Lathund - system för tillbud och arbetsskador

Lathund - system för tillbud och arbetsskador

2 (11)

3 (11) Innehållsförteckning Logga in i systemet... 4 Handlägga ett ärende... 5 Spara ett ärende... 6 Avsluta ett ärende... 6 Skapa en rapport... 7 Skapa en snabbrapport... 7 Skapa en sammanställning över registrerade ärenden... 9 Utse en ersättare vid t.ex. semester... 10

4 (11) Logga in i systemet Arbetstagare anmäler tillbud och arbetsskador till personalenheten och ansvarig chef genom att fylla i ett formulär på www.hjo.se/tillbud. När en arbetstagare har fyllt i och skickat iväg ett formulär får ansvarig chef och personalhandläggare ett e-postmeddelande om att ett nytt ärende har registrerats, samt en direktlänk till kommunens tillbud och skaderapporteringssystem. Ansvarig chef får endast e-postmeddelanden som gäller den verksamheten som denne är ansvarig för och kan endast läsa de ärenden som rör dennes verksamhet. Följande guide beskriver hur du loggar in i systemet och dokumenterar dina åtgärder: 1. Klicka på direktlänken i e-postmeddelandet som systemet skickat till dig när ett nytt ärende har registrerats. Du kan också gå in på https://synpunkt.hjo.se. 2. Logga in med ditt användarnamn och lösenord. 3. Klicka på Visa under Ärenden i den vänstra menyn. 4. Klicka på pilen till höger om Välj ärendetyp och välj Skade- och tillbudsrapportering 5. Öppna det ärende du vill läsa genom att klicka på pennikonen på samma rad som synpunkten. 6. Ärendet öppnas. Klicka på de olika flikarna för att ta del av ärendet. Din uppgift är nu att åtgärda eventuella fel och markera att du har tagit del av ärendet samt ange eventuella åtgärder osv.

5 (11) Handlägga ett ärende Under flik 1 ska arbetstagaren ha fyllt i alla uppgifter om tillbudet/arbetsskadan såsom datum för när det inträffade, arbetsplats, ansvarig handläggare, skadeplats osv. Kontrollera att uppgifterna under flik 1 stämmer och gör eventuella ändringar. Kontakta kansliet om ärendet hör till en annan handläggare. Under flik 2 fyller ansvarig chef i att denne har tagit del av ärendet. Om chefen skickar ett e-postmeddelande, ringer ett samtal, har ett möte etc. med anledning av det inträffade finns det möjlighet att ange detta genom att trycka på pilen till höger om Välj händelsetyp.

6 (11) Spara ett ärende Klicka på knappen Spara i verktygsraden för att spara alla dina ändringar. Om du klickar på knappen Stäng så kommer du tillbaka till ärendeöversikten. Om du anser att ärendet är färdigbehandlat avslutar du även ärendet. Avsluta ett ärende När chefen har tagit del av ärendet och fyllt i chefsanteckningar under flik 2 osv. ska ärendet avslutas. Du avslutar ett ärende genom att klicka på knappen Avsluta i verktygsraden. Knappen blir markerad och anger att ärendet kommer avslutas nästa gång du sparar. Klicka på knappen Spara för att spara samt avsluta ärendet. Klicka på knappen Stäng för att lämna synpunkten och komma tillbaka till ärendeöversikten.

7 (11) Skapa en rapport Som chef ansvarar du för att följa upp och analysera de ärenden som har inkommit för din verksamhet. Detta avsnitt beskriver hur du tar fram en rapport som sammanfattar fördelningen av ärenden som inkommit under en viss period och berör din enhet. Det finns olika sätt att ta fram en rapport. Skapa en snabbrapport 1. När du är inloggad i systemet klickar du på Alla för att nollställa det aktuella urvalet. 2. Sök fram alla synpunkter som rör din förvaltning/verksamhet: a) Välj fältet Ärendet gäller genom att välja i listan under 1. Välj egenskap/fält. b) Välj din verksamhet etc. genom att välja i listan under 2. Ange sökparametrar. Se till att Inkludera underenheter är ikryssad. c) Klicka på Sök. d) Nu listas alla ärenden inom din verksamhet. TIPS! 3. Ifall du gör denna sökning ofta kan du spara den genom att klicka på den lilla disketten längst till höger i rutan Aktuellt urval. 4. Klicka på Rapporter i verktygsraden och välj Snabbrapport (fördelning). 5. Kryssa för rutan Markera alla eller välj de fält du vill ha med i rapporten.

8 (11) 6. Fyll i en rapporttitel och beskrivning. 7. Klicka på Skapa rapport. Du kan exportera rapporten, skriva ut rapporten eller spara den på din hemkatalog.

9 (11) Skapa en sammanställning över registrerade ärenden 1. När du är inloggad i systemet klickar du på Alla för att nollställa det aktuella urvalet. 2. Sök fram alla synpunkter som rör din förvaltning/verksamhet: a) Välj fältet Ärendet gäller genom att välja i listan under 1. Välj egenskap/fält. b) Välj din verksamhet etc. genom att välja i listan under 2. Ange sökparametrar. Se till att Inkludera underenheter är ikryssad. c) Klicka på Sök. d) Nu listas alla ärenden inom din verksamhet. TIPS! 3. Ifall du gör denna sökning ofta kan du spara den genom att klicka på den lilla disketten längst till höger i rutan Aktuellt urval. 4. Välj Skriv ut i verktygsraden. 5. Klicka på fliken Avancerade inställningar och välj de fält du vill ha med i din sammanställning. 6. Välj skriv ut under fliken Utskrift. 7. Sammanställningen skapas och skrivs ut.

10 (11) Utse en ersättare vid t.ex. semester I det fallet att du kommer att vara bort en längre tid, t.ex. semester, kan du utse en ersättare för dig. Genom att utse en ersättare får denne tillgång till dina rättigheter och roller i systemet under begränsad tidsperiod. 1. Navigera till Min sida via länken i vänstermenyn. 2. Klicka på Ersättare i verktygsraden längst upp på sidan. 3. Fönstret som öppnas listar de användare som för tillfället ersätter dig. 4. Klicka på Lägg till ersättare överst i listan för att lägga till en ersättare.

11 (11) 1. Välj den användare som ska ersätta dig. 2. Ange perioden för vilken du ska ersättas. 3. Ange vilken ärendetyp som du ska ersättas för, Skade- och tillbudsrapportering. 4. Ange hur ersättaren ska påverkas, så som rutorna är ikryssade enligt bilden är standard. Klicka på Lägg till för att göra användaren till ersättare. Din ersättare meddelas om detta via e-post och detta visas även under Min sida när denne är inloggad.