1(11) Datum Diarienummer 2016-10-11 DNRGS160031 Regionservice Stab och ledning Monica Liljeroth Ekonomichef Regionstyrelsen Månadsrapport, period 1-9 år 2016 Månadsrapport Driftnämnden Regionservice Period 1-9 Kort sammanfattning Driftnämndens styrning genom Mål och inriktning bedöms kunna uppfyllas i de allra flesta avseenden. Breddinförandet av vårdnära service under hösten 2016 är en utmaning för verksamheten. RGS har hitintills kunnat svara upp mot Hallands sjukhus förväntningar på bemanning av vårdnära service. Målet med utvecklad tydlighet i vårt tjänsteutbud med transparanta och överenskomna prismodeller är omfattande och bedöms behöva pågå under längre tid än tidigare gjord bedömning. Detta arbete genomförs också i dialog med regionledningen. Målet att förvaltningen minst ska uppnå ett nollresultat medför att några områden måste gå med ett positiv resultat då andra områden bedöms få ett kraftigt negativt resultat. Arbetet med att verkställa åtgärdsplaner inom olika verksamheter pågår. Trots detta prognostiseras ett negativt resultat på helåret. Regionservice redovisar ett positivt resultat på 13,2 mnkr för period 1-9. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är -2,7 mnkr. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-8) har ökat med 4,7% jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya och utökade uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Helårsprognos för år 2016 är ett negativt resultat på 2,0 mnkr. Sjukfrånvaro period 1-9: Sjukfrånvaron under perioden är 5,2% och är en liten ökning med 0,3 procentenheter i jämförelse med samma period föregående år. Den positiva trenden med minskad sjukfrånvaro fortsätter dock. Efter UR 1 låg sjukfrånvaron på 6,7%, efter UR 2 på 5,3% och nu är sjukfrånvaron 5,2%. Periodens resultat, januari september Driftnämnden redovisar ett positivt resultat på 13,2 mnkr för period 1-9. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är -2,7 mnkr. Regionfastigheters resultat uppgår till +17,7 mnkr och övriga verksamheter inom Regionservice redovisar ett resultat på -4,4 mnkr. Verksamhetens intäkter inklusive förvaltningsinterna poster uppgår till 745,2 mnkr medan kostnaderna inklusive finansnetto uppgår till 732,0 mnkr. Resultatet för rullande 12 månader är -10,3
2(11 ) mnkr en avvikelse gentemot budget på -8,7 mnkr. De faktiska intäkterna för perioden är 24,4 mnkr (3,4%) högre än samma period föregående år. Intäktsökningen beror på nya samt utökade uppdrag. De faktiska personalkostnaderna är 18,8 mnkr (8,3%) högre än kostnaderna för samma period föregående år. Kostnadsökningen beror dels på en genomsnittlig löneökning på 2,5% dels på nya och utökade uppdrag. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-8) har ökat med 4,7% jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya och utökade uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Prognos För några av verksamheterna bedömer vi ett underskott trots åtgärdsplaner och för förvaltningen i sin helhet så är helårsprognosen ett underskott på 2,0 mnkr. Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Beslut att "ta hem varuförsörjningen i egen regi" bedöms fortsatt kunna verkställas till den 1 maj 2017 som planerat. Varuförsörjning från nuvarande leverantör, Mediq, har under sommaren fungerat bra efter det att leveransen numera sker från huvuddepå i Kungsbacka. Det finns överenskommelser med nuvarande leverantör om backupverksamhet som en övergångslösning om övertagande behöver ytterligare tid för kvalitetssäkring av funktionaliteten. Regionstyrelsen har gett driftnämnden i uppdrag att ta fram ett beslutsunderlag för möjliga lösningar för kostförsörjningen på lång sikt. Uppdragsrapporten till regionstyrelsen är förskjuten i tid med avrapportering i december. Vid Microsofts revision, våren 2016, av Region Hallands licenser har det uppkommit en ogynnsam ekonomisk konsekvens som RGS inte i alla stycken kunnat blicka över. Ekonomisk överenskommelse innebär en ofinansierad post på 5 mnkr. Nödvändiga effektiviseringar har präglat RGS totala verksamhet sedan styrningen om utebliven kostnadskompensation för ökade kostnader aviserades från och med 2014. Inom de flesta funktioner har detta uppdrag varit lyckat. Även om detta pågår är bedömningen att en ekonomi i balans 2016 på förvaltningsnivå inte kan uppnås om inget händer som förnärvarande är oöverblickbart. Störst utmaning för att på sikt uppnå en balanserad ekonomi har kost- och städfunktionerna och numera även IT-funktionen enligt stycket ovan. Åtgärdsplaner inom dessa funktioner är under verkställande. Framtidsarbetet Arbetet med konceptet Vårdnära service pågår fortsatt på två vårdavdelningar inom Hallands sjukhus. I Kungsbacka respektive Halmstad. Arbetet sker enligt den modell för utvecklad arbetsfördelning som tagits fram i samarbete mellan RGS och
3(11 ) HS och där syftet är att kartlägga kritiska funktioner inom verksamheten (vården), inventera arbetsmoment och förflytta dessa mellan yrkeskategorier. Målet är att frigöra tid för sjukvårdspersonalen och att främja teamarbete kring patienten för att underlätta flödet genom vårdprocessen. Administrativt stöd och vårdnära serviceteam fyller upp underifrån i moment som inte kräver legitimation eller sjukvårdsutbildning. Höstens breddinförandeplan är uppstartad tillsammans med HS och löper i 10- veckors cykler. Först ut under hösten är resterande kirurgkliniken i Halmstad, medicinkliniken i Varberg samt akutklinikerna i på respektive sjukhus. Respektive förvaltning, HS och RGS, har utsett processledare för uppdraget och uppstartsmötena är genomförda. I planen tas hänsyn till samordningsvinster i såväl HS som RGS verksamheter. Minskning av vårdskador och återinläggningar tror vi blir en effekt av införandet. Mätningar och kvalitetskontroller blir en naturlig del av det nya arbetssättet och ett sätt att kunna styrka effekten. Den stora utmaningen för RGS i dagsläget är att få medarbetarna med oss i förändringsarbetet, skapa engagemang och en positiv känsla inför de utmaningar vi står inför. Vad har hänt sedan förra rapporteringen? Vi prognosticerar fortfarande ett underskott på 2,0 mnkr. Främst beror det på den ovan beskrivna konsekvensen av revisionen av Microsoftlicenser. Investeringar Fastställd investeringsbudget för maskiner och utrustning uppgår till 25,0 mnkr för helåret och verksamheten gör bedömningen att investeringsnivån för helåret kommer att uppgå till ca 20,0 mnkr. Bilagor Måluppföljning Ekonomiredovisning Personalredovisning Verksamhetsstatistik Halmstad 2016-10-27 Driftnämnden Regionservice Henrik Erlingson Ordförande Torbjörn Svanberg Förvaltningschef
Öka verkningsrad Måluppföljning Regionfullmäktiges mål Driftsnämndens mål/inriktning Indikatorer Kommentar Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform Andelen vårdskador ska halveras till 2018 Delta i regionens åtgärdsarbete med fokus på utveckling av vårdnära service. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. Piloter i takt med HS införande av framtidsarbetet. Breddinförande beslutat till höst/vår 2016/2017. RGS följer HS införandetakt enligt interna överenskommelser. Öka verkningsgraden Bidra med kunskap och nära samarbete kring aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Utveckla förmågan till ledning och styrning av förvaltningens huvuduppdrag. Utveckla tydligheten i vårt tjänsteutbud kopplat till avtal (externa kunder), överenskommelser / uppdrag (interna kunder). Överenskomna aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Resultat från kundundersökning. Transparanta och överenskomna prismodeller (årligen utvärderade, rullande och justerade). Slutstädningar,inkl sängtvätt, som ökat under året och införande av VNS team bedöms bidra till färre vårdskador. Inom GAS återkopplas positiva reaktioner (finns systematiska kundundersökningar). Kundundresökning inom IT genomförs som är under analys. Inom andra funktioner delvis oklart då vi inte har en klar struktur för att följa hur kunden upplever RGS leverans. Arbete med detta pågår. Arbete pågår främst med Närservice/kost och städ samt inom IT/Tele området. RGS är också beroende av den centrala ekonomistyrningen för att nå detta mål. Ett arbete pågår under ledning av RK där RGS deltar.
Arbetsgivare Stark konkurrenskraft Utveckla ledningssystemet med fokus på de viktigaste processer. Delta i regionens åtgärdsarbete och arbeta för att finna nya sätt att leverera tjänst med ökad eller bibehållen kvalitet till samma eller lägre kostnad. Processbeskrivningar Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. Vid extern revision i mars identifierades behov av att tydliggöra ansvar och befogenheter i våra beskrivna processer. Arbete med detta pågår och är i sitt slutskede. Piloter i takt med HS införande av framtidsarbetet. Breddinförande beslutat till höst/vår 2016/2017. RGS följer HS införandetakt enligt interna överenskommelser. Budgetramen ska hållas Halland är en region som stimulerar till innovationer, förnyelser och ökat företagande Förvaltningen ska minst uppnå ett nollresultat. Bidra med kompetens och kreativa upphandlingsmetoder för att skapa förutsättningar för regional utveckling. Månadsrapporter med realistiska helårsprognoser. Möjliggjort för små och medelstora företag att konkurrera vid upphandlingar. Skapa förutsättningar för nya företag. Åtgärdsplaner är under genomförande inom städ, kost och IT. Avgörande att andra verksamheter går med ekonomiskt överskott. Särskild satsning genomförd på livsmedelsupphandlingen dock utan slutliga positiva effekter Översyn av mallar och eventuella hinder är påbörjade aktiviteter. Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare. Beslutat chefsuppdrag implementerat. Arbetsgivarfrågor (ska utvecklas av regionkontoret). Kompetensförsörjning (ska utvecklas av regionkontoret). Arbetsmiljö (ska utvecklas av regionkontoret). Nya chefsuppdraget bearbetat på RGS chefsmöte. Implementering pågår. Saknar RK:s styrning Saknar RK:s styrning Saknar RK:s styrning
Hög attraktivitet Miljö- och klimatprofilen ska vara tydlig, långsiktig och föredömlig Öka tydligheten i ledarskapet och medarbetarskapet i hela organisationen. Utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. I enlighet med den kommande styrningen från regionfullmäktige. Öka följsamheten till Strategi för energieffektivisering 2014-2020 avseende elbilar Resultat av medarbetarundersökning hösten 2016. Utvärdering mellan arbetsgivare / arbetstagare. Indikatorer ska efter regionfullmäktiges styrning utvecklas av regionkontoret. Beslutsunderlag för långsiktigt införande av elbilar inom bilpool och förvaltningens verksamhetsbilar. Mätning kommer först i oktober. Chefsmätningen under hösten 2015 ger positiva signaler om utveckling. Samverkansgrupper på alla nivåer implementerade. Årshjul för systematiskt arbetsmiljöarbete bearbetade vid respektive samverkansgrupp. Saknar RK:s styrning Beslut togs i driftnämnden i juni. Grönt = målet uppnått alternativt bedöms nås Gult = arbetet pågår målet bedöms uppnås Rött = ej påbörjat alternativt att målet ej bedöms nås
Ekonomiredovisning Resultaträkning samt prognos utfall p 1-9 utfall p 1-9 budget p Periodavvikelse Prognos- Prognos- Kontoklass, belopp i tkr år 2015 år 2016 Årsbudget 1-9 år 2016 utfall avvikelse Verksamhetens intäkter 720 798 745 172 740 457-4 715 989 699 978 799 10 900 Kostnader för personal -226 682-245 524-238 755 6 769-318 352-324 954 700 Kostn för köpt verksamhet, mtrl varor -25 587-24 314-20 934 3 381-28 731-28 731 0 Övriga verksamhetskostnader -242 141-271 043-256 658 14 385-358 646-351 946-6 700 Övriga verksamhetskostnader,avskrivn -70 250-165 195-175 492-10 297-234 465-231 565-2 900 Intäkter och kostnader utanför res. -134 174-25 861-32 702-6 841-43 603-43 603 0 Resultat 21 964 13 235 15 916 2 681 0-2 000 2 000 Investeringsredovisning utfall p 1-9 utfall p 1-9 budget p Periodavvikelse Prognos- Prognos- Investeringar, belopp i tkr år 2015 år 2016 Årsbudget 1-9 år 2016 utfall avvikelse Investeringar i fastigheter och mark*) -137 098-173 049-187 500 14 451-250 000-250 000 0 Investeringar i inventarier och utrustning -5 002-7 402-18 750 11 348-25 000-20 000-5 000 Summa investeringar -142 100-180 451-206 250 25 799-275 000-270 000-5 000
Personalredovisning Arbetad tid RGS hade en arbetad tid på 1 057 172 timmar under perioden januari-september i jämförelse med förra årets 1 007 050 timmar. Ökningen i antalet timmar beror på utökade uppdrag och resurser. Regionservice har i dagsläget en närvarotid om 76,6% och en frånvarotid om 23,4%. (2015: 77,4% och 22,6%). Tidsanvändning perioden januari-september LAGSTADGAD LEDIGHET NÄRVARO Totalt Timmar % 46 754 4,4% 810 305 76,6% SEMESTER 120 326 11,1% SJUKERSÄTTNING TILLSVIDARE OCH SJUKFRÅNVARO 51 361 5,2% STUDIER MED LÖN/DEL AV LÖN ÖVRIG LEDIGHET/KOMP 3 721 0,4% 24 705 2,3% Totalt: 1 057 172 100% Mertid/övertid av närvaro Mertid/övertid ligger på samma nivå i år i jämförelse med föregående år. 2016: 0,7% (2015 = 0,7%). Antal timmar för timlön har ökat marginellt i jämförelse med föregående år. 2016: 9,7% (2015 = 9,6%).
Sjukfrånvaro av den totala arbetstiden RGS totala sjukfrånvaro för perioden är 5,2% (2015 = 4,9%). Den genomsnittliga sjukfrånvaron för kvinnor är 6,3% och för män 3,2%. I jämförelse med föregående år var sjukfrånvaron 5,6% för kvinnor och 3,4% för män vilket innebär en ökning med 0,7 procentenheter för kvinnorna och en minskning med 0,2 procentenheter för männen. Målvärde för sjukfrånvaron totalt under 2016: 5,1%. Trenden är att sjukfrånvaron successivt minskar under året. Efter UR 2 låg sjukfrånvaron på 5,3%. Typ av tid Total Timmar % Sjukfrånvaro och sjukersättning timmar 51 361 5,2% Övrig tid 928 303 94,8% Totalt: 979 665 100,% Kön Sjukfrånvaro timmar Procentandel av sjukfrånvaro tid K 40 605 6,3% M 10 756 3,2% Totalt: 51 361 5,2% Sjukfrånvarointervall (kort, mellan och lång) I jämförelse med föregående år har den korta sjukfrånvaron minskat med 0,2 procentenheter, mellan sjukfrånvaron har ökat med 0,1 procentenhet och den långa sjukfrånvaron har ökat med 0,8 procentenhet. Ökningen av den långa sjukfrånvaron kan härledas till ett antal svåra sjukfall inom förvaltningen. Sjukskrivningslängd Kort (- 14 dgr) Sjukfrånvaro timmar Total Procentandel av total tid 27 392 2,8% Mellan (15-90 dgr) 10 686 1,1% Lång (91 - dgr) 13 283 1,4% Totalt: 51 361 5,2% Genomsnittligt antal anställda Snittanställningar (tillsvidareanställda, visstidsanställda och övriga) för perioden uppgår till 675 (år 2015 = 653).
Verksamhetsstatistik Produktionstal - Jan-sep Jan-sep Verksamhetsstatistik 2015 2016 Gemensam Administrativ Service Antal ärenden (samtal & webbärenden) 57 105 57 244 IT-service Antal ärenden (samtal & webbärenden) 46 234 46 174 Antal klientdatorer 8 000 8 211 Antal servrar 714 Kommunikation Antal inkommande samtal - Kundtjänst 17 262 17 746 Antal deltagare - Utbildning & Event 3 985 5 155 Antal projekt - Utbildning & Event 111 107 Kostservice* Antal dygnsportioner 136 167 133 494 Logistikservice** Antal körda mil godstransporter 45 297 45 256 Regionfastigheter Antal kvm yta - Fastigheter 437 930 437 930 Andel uthyrda lokaler 94,7% 94,7% Teknisk Service Antal utförda arbetsordrar avhjälpande underhåll 12 895 12 826 Antal utförda arbetsordrar beredskap 951 930 Antal utförda arbetsordrar drift/förebyggande underhåll 17 037 16 683 Städ- och Vaktmästeriservice Antal kvm städad yta 279 595 288 033 Antal patienttransporter (HS Vbg) 25 359 28 589 Teleservice Antal inkommande samtal - Televäxlarna 1 007 134 987 686 Antal besök - Receptionen (HS Hstd) 88 980 92 256 * Alternativa frukostbrickor ingår. ** Endast egen regi - transporter utförda av entreprenörer är inte medräknade.