Lundaprogrammet online Webbläsare Vi rekommenderar att Du använder Mozilla Firefox, oavsett vilket operativsystem Din dator har. Firefox är kostnadsfri och finns att hämta på www.firefox.se. Logga in Gå in på www.lundagrossisten.se och klicka på länken Lundaprogrammet uppe i det högra hörnet. Fyll i Ditt användarnamn och lösenord och klicka på Logga in. Om du stänger fönstret så kommer du att förbli inloggad i 20 min sedan stängs din session. Vid inloggningen finns en kryssruta med titeln Brutto, kryssa i denna om Du tillfälligt endast vill se och visa bruttopriser. Kan vara användbart om/då Du till exempel har en kund bredvid Dig. När Du är inloggad ersätts inloggningsrutan med en knapp som visar ditt firmanamn, klickar Du på denna knapp så visas en dropdown-meny med följande länkar: Lundaprogrammet tar Dig till startsidan. Egna inställningar tar Dig till Dina företagsuppgifter mm. Logga ut lämna lundaprogrammet. Exportera dokument och inställningar från Lundaprogrammet på CD. Har Du tidigare använt Lundaprogrammet på CD-skiva går det att exportera sparade dokument, egna inställningar, kundregister, egna konsumentpriser och standarddebiteringar till Lundaonline. Öppna Lundaprogrammet på CD, klicka på Katalog uppe till vänster och välj sedan Exporterat. Fältet för kundnummer är förifyllt med ditt kundnummer. Ange det lösenord som Du tidigare använt 1
för att ladda hem följefiler och för att logga in på vår hemsida. Kryssa i de alternativ för vad Du vill ska exportera. Välj Kontrollera inloggning om Du får följande medelande: Successfylly logged in to http://www.lundagrossisten.se/onlinecd kan Du klicka på Starta -knappen för att påbörja exporten. När exporten är färdig så kan du logga in på LundaOnlie och se allt du exporterat. Börja med att se över informationen så att allt har importerats korrekt, Tex nummerserier inne på Egna inställningar. Egna inställningar För att underlätta användning av Lundaprogrammet online bör kontaktinformation mm fyllas i för företaget vid första inloggningstillfället. Detta görs under fliken Egna inställningar som finns i menyn till vänster på sidan eller i dropdown-menyn uppe till höger. Denna information används sedan bland annat för att för att fylla i morsvarande fält automatiskt vid skapande av beställningar, offerter, kundfakturor etc. Kom ihåg att trycka på sparaknappen längst ner till höger efter att ändring gjorts innan Du lämnar sidan Egna inställningar. Notera att endast referenser som är registrerade som administratör kan göra ändringar i Egna inställningar 2
I den översta delen av Egna inställningar finns det inga ändringsbara fält utan endast fält med information om kundnummer hos Lundagrossisten och datum för aktiviteter på det aktuella kontot. Andra delen av Egna inställningar har underrubriken Nummerserier. Här är det möjligt att ställa in vilka nummerserier Dina beställningar, fakturor och andra dokument ska ha. Nummerserien startar på det ifyllda numret och varje gång ett nytt dokument skapas kommer numret för motsvarande dokumenttyp ökas med ett. Till exempel så kommer en beställning som skapas på ett konto med nummerserierna i bilden nedan få beställningsnummer 118. Värdet i fältet för beställningars nummerserie kommer att öka till 119 och nästa beställning får följaktligen beställningsnummer 119. Om Du har exporterat Dina uppgifter från CD-programmet så är det viktigt att Du kontrollerar att nummerserierna stämmer. Om Du någon gång tar bort ett dokument och inte vill få en bruten nummerserie så måste Du justera numret här. I delen efter Nummerserier bör kontakt, företagsinformation och leveransadress fyllas i. Endast fältet Företagets namn är obligatoriskt att fylla i men eftersom denna information används vid skapandet av beställningar, fakturor m.m. så är det bra att fylla i så mycket som möjligt för att slippa fylla i det manuellt vid varje beställnings- eller faktureringstillfälle. 3
I nästa del väljs vilket lager och leveranssätt som ska vara standard vid beställningar via Lundaprogrammet. Även dröjsmålsränta, moms och betalningsvillkor i antal dagar ställs in här. Inget av de tre sistnämnda fälten är obligatoriska, men i alla fall betalningsvillkor bör fyllas i då det är ett obligatoriskt fält i offerter, kostnadskalkyler, kundfakturor, fakturaunderlag och kreditfakturor. Nästa del av Egna inställningar ser ut som bilden nedan. Kryssrutan Jag vill använda Lundagrossistens bruttopriser reglerar om Lundagrossistens bruttopriser ska användas. Om Du väljer att använda Lundagrossistens bruttopriser kommer dessa automatiskt föreslås för artiklar vid skapandet av offerter, kundfakturor och andra dokument. Du kan i programmet ändra dessa priser och spara Dina ändringar, och därigenom skapa Din egen prislista. Om Du väljer att inte använda Lundagrossistens bruttopriser kommer alla försäljningspriser vara noll när artiklar läggs till på offerter, kundfakturor etc. om inga egna priser finns sparade för artikeln. Läs mer om hur Du kan sätta egna priser på artiklar på sida 22. Kryssrutan Funktionen för påminnelse av förfallna fakturor styr om modulen Betalade / påminnelser ska visas. Läs mer detta på sida 26. Om Du har en logga som innehåller företagets namn så kan Du kryssa i Dölj företagsnamnet på utskrifter. Näst sist på sidan i Egna inställningar finns möjligheten att lägga till dokumentmeddelanden för de olika dokumenttyperna som finns i Lundaprogrammet. Dessa meddelanden kommer alltid att visas på pdf-filer och utskrifter. För att meddelandet för en dokumenttyp ska visas på en utskrift eller i en pdf-fil måste kryssrutan till vänster om respektive textfält vara ikryssad. 4
Här går det även att sätta ett standardantal för hur många kopior som ska skrivas ut av de olika dokumenttyperna. Detta görs i rutorna till höger om fälten för meddelandetexten. I sista delen av "Egna inställningar" får du välja hur du vill att dina "Enga konsumentpriser" skall behandlas de gånger då vår prislista uppdateras. Avsluta med att trycka på sparaknappen längst ner på sidan för att de inmatade värden/ändringarna som gjorts ska sparas. Ändra lösenord För att ändra lösenord på det aktuella kontot trycker man på länken Ändra lösenord i menyn till vänster. Fyll i det nuvarande lösenordet i fältet Aktuellt lösenord och det nya lösenordet i fältet Lösenord. Skriv det nya lösenordet en gång till i fältet Bekräfta lösenord och klicka på sparaknappen nere till höger. En referens som är administratör kan även ändra lösenord för andra referenser på företaget. Detta görs i delen Referenser och beskrivs närmare på sidan 5. 5
Egen logotype Du kan ladda upp Din egen logotype under förutsättningen att Du har den sparad i ett bildformat (ex: Jpg, gif, png, etc) på Din dator. Klicka på fältet med texten Klicka för att ladda logotyp i menyn till vänster, bläddra till Din logga dubbelklicka eller markera den och tryck på Öppna. Om Du vill byta logga så klickar Du på befintlig logga och väljer på samma sätt som när Du lägger upp en ny. Vill Du ta bort loggan så för muspekaren till logotypen och klickar på det röda krysset. Om Du har Ditt företagsnamn i loggan så kan Du kryssa i Dölj företagsnamnet på utskrifter under Egna inställningar. När den är i klickad så kommer din logga att visas högst upp till vänster på utskrifterna. Referenser Du som är kontoadministratör för Ditt företag kan klicka på länken Referenser i menyn till vänster för att få fram en lista med alla företagets, hos Lundagrossisten, registrerade referenser. Listan kan sorteras efter bland annat namn eller användarnamn genom att klicka på de olika rubrikerna. Klicka ännu en gång för att sortera i omvänd ordning. Finns det många referenser kommer inte alla visas på första sidan och man kan då behöva byta sida genom att klicka på pilarna nere till höger eller visa alla referenser genom att klicka på länken Visa allt som finns under listan. Klicka på en referens för att kunna aktivera, ändra mobilnummer, email-adress eller lösenord. Här går det även att ändra om referensen ska kunna se nettopriser och marginaler. Klicka på Spara - knappen för att ändringarna som gjort ska aktiveras. 6
Aktivt dokument När ett nytt dokument skapats eller ett tidigare sparat dokument öppnas kommer det att bli aktivt. Artiklar som läggs till från katalogen kommer läggas till i detta dokument. Namnet på det aktiva dokumentet kommer att visas i en ruta i det övre högra hörnet tillsammans men en länk till dokumentet med texten Pågående. Den här rutan kommer följa med när man navigerar runt på hemsidan vilket gör att man lätt kan komma tillbaka till det aktiva dokumentet. Detta kan vara speciellt användbart när man bläddrar i katalogen efter artiklar att lägga till på en beställning eller gör en sökning. Skapa dokument I Lundaprogrammet kan Du skapa beställning att skicka direkt till Lundagrossisten. Du kan också skapa offerter, kostnadskalkyler, kundfakturor, fakturaunderlag och kreditfakturor för att skicka till kunder och använda för eget bruk. Beställning För att skapa en ny beställning klicka på Ny Beställning i menyn till vänster. 7
Efter att Du klickat på Ny Beställning i menyn kommer sidan för beställningar visas. Beställningssidan ser ut som bilden nedan. 8
Flera av fälten kommer vara förifyllda med information från Egna inställningar. Värden i dessa förifyllda fält kan naturligtvis ändras specifikt för den aktuella beställningen om andra värden än standardvärdena önskas. Ordermärke, Objekt och Meddelande till Lundagrossisten kommer aldrig vara förifyllda på en ny beställning utan måste fyllas i för varje order. Lägga till artiklar För att lägga till artiklar på Din beställning klicka först på rutan under rubriken Artikel nr (inringat på bilden nedan). Detta fält är aktivt (förvalt) när en ny beställning skapas. Om ingen information 9
rörande leveransadress, till vilket lager beställningen skall skickas etc. ska ändras är det alltså bara att börja lägga till artiklar. Skriv in Lundagrossistens artikelnummer eller RSK-numret på den önskade produkten och tryck enter. Information om artikel kommer då automatiskt fyllas i och fältet för Antal kommer markeras. Fyll i önskat antal att beställa och tryck på enter. Standardvärdet för antal är 1 så ska endast en av artikeln beställas är det bara att trycka på enter igen. När detta är gjort kommer en ny rad på beställningen dyka upp och det är bara att fortsätta skriva in fler artiklar på samma sätt. Om artikeln Du har valt att lägga till redan finns med på dokumentet kommer rutan som syns på bilden nedan att visas. I rutan väljs om artikeln ska läggas till på en ny rad eller om antalet ska ökas på den redan befintliga raden. Artikeln finns inte hemma och andra specialfall Längst ut till vänster i varje artikelrad kan tre olika symboler visas. En grön bock betyder att det ifyllda antalet av varan finns hemma i lager. En rundad röd symbol med ett utropstecken i betyder 10
att det ifyllda antalet av varan inte finns i lager. En gul triangel med ett utropstecken i betyder antingen att varan är en nettoartikel eller att varan är en gul artikel. Är artikeln en nettoartikel kommer ingen kundrabatt dras på den och frakt tillkommer om varan inte hämtas på ett Lundalager. Är det en gul artikel är det antingen en vara som måste beställas från leverantören eller en vara som är lagerlagd endast på vissa Lundalager. Håll muspekaren över symbolen för att få upp en förklaring till dess betydelse. I vissa fall kan det vara en kombination flera av de ovan beskrivda betydelserna. Till exempel kan en vara både vara en nettoartikel och vara slut på lagret man vill beställa ifrån. Då kommer den röda ikonen visas men den förklarande texten kommer säga både att varan är slut på det valda lagret och att det är en nettoartikel. Denna symbol betyder att denna artikel finns på en kampanj. Håll muspekaren över symbolen för att se hur länge kampanjen är aktuell. Bläddra i katalogen Om artikelnumret inte är känt går det att söka efter det genom att bläddra i katalogen. Man kommer åt katalogen genom att trycka på länken Produkter högst upp i menyn till vänster. Menyn för katalogen visas även till vänster på de delar av hemsidan som inte tillhör Lundaprogrammet. Katalogen är upplagd på samma sätt som den fysiska Lundakatalogen i pappersformat. Artiklarna är uppdelade i olika produktkategorier uppmärkta med en bokstav, A-Z. Klicka på en kategori för att underkategorierna ska visas på sidan. På bilden nedan har kategori F, klämringskopplingar, valts och underkategorierna, i det här fallet olika fabrikat, visas. 11
Klicka vidare på underkategorierna för att komma in på en mer detaljerad nivå där artiklarna kan läggas till på det aktiva dokumentet. Genom att först klicka på Förkromade under Vattete och sedan Fkr VA 1130 Rak koppling cu x cu kommer vi in på sidan för raka förkromade Vattetekopplingar. På bilden ovan är två av knapparna med en kundvagn på ifyllda och har en siffra på sig. Detta visar att dessa artiklar redan finns samt hur många som är tillagda på dokumentet. Alternativ navigering Vid navigering i katalogen kommer en rad som visar vilken underkategori man befinner sig i att synas i toppen av sidan. De olika kategorierna ( Klämringskopplingar, Vatette och Mässing på bilden nedan) är klickbara länkar och leder till respektive underkategori. Håller man muspekaren över pilen till höger om varje kategori kommer de andra kategorierna på samma nivå visas som klickbara länkar 12
i en dropdown-meny. På bilden nedan kan man till exempel välja klämringskopplingar av andra fabrikat genom att hålla muspekaren över pilen till höger om texten Vatette. Lägga till artiklar från katalogen Kan göras på följande sätt: Enstaka artiklar Vill man lägga till en enda av en artikel kan man göra detta genom att trycka på den blåa knappen med en kundvagn på. För varje tryck på kundvagnen kommer antalet att öka med ett. Det går även att helt enkelt skriva i antalet man vill ha i rutan med rubriken antal för rätt artikel och sedan trycker på antigen på kundvagnen på eller på knappen med texten Lägg till för att artiklarna ska läggas till. Flera artiklar Det går även att lägga till flera olika artiklar samtidigt genom att fylla i antal för flera artiklar och sedan trycka på knappen Lägg till. Trycker man på enter när ett fält för antal är aktivt så kommer markören att hoppa till nästa rad. Hel förpackning Vill man lägga till en hel förpackning av en artikel kan man istället för att skriva in antalet trycka på knappen märkt med FP för att få upp förpackningsantalet i rutan för antal och sedan klicka på Lägg till. Antalet för en förpackning är även detsamma som antalet det krävs för att få mängdpris. Tryck flera gånger på FP för att öka antalet med hela förpackningar. Inget aktivt dokument? Är inget dokument aktivt när en artikel läggs till på något av ovan beskrivda sätt kommer en ruta visas för att välja vilken typ av dokument som ska skapas. Välj dokumenttyp och klicka på Lägg till så kommer ett nytt dokument att skapas med artikeln/artiklarna tillagda. 13
Artikelsökning Ett alternativ till att bläddra i katalogen är att använda sökfältet som finns i sidans övre del. Det går att söka både på artikelnummer och fritext. Sökningen kommer inte enbart visa sökträffar på artiklar i katalogen som stämmer överens med söktexten, utan även dokument i Lundaprogrammet och dokument på hemsidan kommer att visas som sökträffar. Klicka på fliken Katalog x träffar för att visa sökträffarna som rör artiklar i katalogen. Klicka sedan på den önskade sökträffen för att komma till artikelns katalogsida och därifrån lägga till artikeln på samma sätt som när den bläddrades fram i katalogen. Spara eller skicka beställning När alla artiklar som ska läggas till är tillagda är det bara att klicka på Skicka -knappen för att beställningen ska skickas till det valda Lundalagret. Efter att ordern är skickad till Lundagrossisten kommer alla fält som tidigare gått att redigera att bli gråa och inte längre gå att ändra. Skicka - knappen kommer att försvinna så att man inte av misstag råkar skicka samma beställning en gång till. Det går fortfarande att se ordern, skriva ut den, göra om den till pdf-format och konvertera den till beställning, offer, kostnadskalkyl, kundfaktura och fakturaunderlag. Hur detta görs beskrivs separat i andra delar av det här dokumentet (öppna sparade dokument sida 16, skriva ut/skapa pdf-filer sida 20, konvertera dokument sida 19) Om beställningen inte färdig att skickas till Lundagrossisten går det att spara den för senare användingen genom att trycka på Spara -knappen som finns i både toppen och botten av beställningsdokumentet. Offert/Kostnadskalkyl/Kundfaktura/Fakturaunderlag/Kreditfaktura De dokumenttyper som finns i Lundaprogrammet utöver Beställning är Offert, Kundfaktura, Fakturaunderlag, Kreditfaktura och Kostnadskalkyl. Upplägget för dessa dokument skiljer sig inte sinsemellan i någon större utsträckning och de kommer därför beskrivas gemensamt här. 14
För att skapa en ny offert/kundfaktura/fakturaunderlag/kreditfaktura/kostnadskalkyl håll muspekaren över Nytt dokument i menyn till vänster. Klicka på den dokumenttyp som ska skapas i dropdown-menyn som visas till höger om Nytt dokument. I den övre delen av dokumentet fylls den egna informationen i. På bilden nedan är detta delen som är inramad med en etta bredvid sig. De flesta fälten kommer vara förifyllda med information från Egna inställningar om informationen finns där. Offertmärke, eller Fakturamärke etc. beroende på dokumenttyp, kommer aldrig vara förifyllt. Värdet i fältet Offertnummer, eller Fakturanummer etc. beroende på dokumenttyp, är inte redigerbart. Det hämtas från den aktuella nummerserien i Egna inställningar. 15
I den andra delen av dokumented, inramad med siffran två bredvid på bilden ovan, fylls dokumentmottagaren information i. Finns mottagaren redan sparad i kundregistret kan informationen hämtas därifrån. Skriv in kundnumret eller klicka på knappen till höger om fältet för Kund nr markerat med för att få upp kundregistret. Fönstret som syns på bilden nedan kommer då visas. Välj där vilken av de befintliga kundernas information som ska användas i dokumentet genom att klicka på den aktuella raden. Om det skulle 16
finnas så många kunder i kundregistret att den aktuella kunden blir svår att hitta går det att göra en sökning i sökfältet upp till vänster. Det går även att lägga till nya kunder i kundregistret här genom att trycka på knappen Ny kund. Du kan sortera genom att klicka på de olika kolumnöverskrifterna. Fältet för meddelande till betalaren skiljer sig lite mellan de olika dokumenttyperna. Gemensamt för alla dokument är att texten som skrivs i meddelandefältet kommer att visas på de utskrifter som görs och i de pdf-filer som skapas. Hur långa dessa meddelanden kan vara skiljer sig lite mellan dokumenttyperna. Meddelanden i offerter och kundfakturor kan endast vara 200 tecken långa, men meddelanden i de andra dokumenttyperna, alltså fakturaunderlag, kostnadskalkyl och kreditfaktura, kan vara 400 tecken långa. För offerter och kundfakturor kommer även standardmeddelandet för dokumenttypen som kan sättas i Egna inställningar att visas på utskrifterna och i pdf-filerna som skapas. Lägga till artiklar Tillägget av artiklar i en offert/kundfaktura/fakturaunderlag/kreditfaktura/kostnadskalkyl görs på samma sätt som i en beställning, antigen genom att skriva in Lundagrossistens artikelnummer direkt i dokumentet, genom att bläddra fram artikeln i katalogen eller genom att söka fram artikeln genom att använda sökfältet. För mer om hur artiklar kan läggas till se förklarningen i beställningsdelen sida 7. Dock finns det några saker som skiljer de andra dokumenttyperna från beställningar när det kommer till artiklar som behöver närmare beskrivning. Lägga till rader mitt i dokumentet Det går att lägga till nya rader mellan två existerande rader genom att klicka på den blåa cirkel med ett plustecken i som finns till höger på varje rad. En ny rad kommer dyka upp nedanför raden vars plustecken man klickat på. För att lägga till en artikel på denna rad måste Du ange art. eller RSK i artikelfältet. 17
Standarddebiteringar Standarddebiteringar används för att offerera och/eller fakturera vanligt förekommande kostnader, till exempel arbetstid, bilkostnader eller förbrukningsmaterial. Klicka på knappen Lägg till standard för att lägga till en standarddebitering som artikel på ett dokument. Knappen finns i raden av knappar som synd både i toppen och i botten av dokumentet. Ett fönster med de inlagda standarddebiteringarna kommer visas. Välj önska standarddebitering genom att klicka på den. Det går även att söka bland standarddebiteringarna genom att använda sökfältet uppe i vänstra hörnet av fönstret. Standarddebiteringen kommer att dyka upp på raden: Nu kan du, vid behov, ändra tex beskrivningen genom att klicka på kugghjulet ute till höger på raden. En ändring som görs här påverkar inte den sparade listan med standarddebiteringar. Läs mer om hantering av standarddebiteringar på sidan 29 18
A9999-artiklar För att kunna lägga till artiklar som inte har något Lundanummer, exempelvis specialbeställningar av ej lagerlagt material, finns artikelnumret A9985 till A9999. Ange något av dessa och Du får upp ett fönster där beskrivning, försäljningspris, nettoinköpspris och enhetstyp (max 4 tecken) kan fyllas i. Det går sedan att få upp samma fönster för att redigera A9999-artikeln genom att klicka på kugghjulet längst ute till höger på raden för artikeln. Rot I Fakturaunderlag, i Kundfaktura och på Offert går det att skriva ROT som artikelnummer och sedan trycka på enter för att lägga in ett ROT-avdrag. Fyll i kundens information och summan som ska dras av för ROT-arbetet i fönstret som dyker upp. Klicka på Spara och ROT-avdraget visas som en rad i artikellistan. Avdraget kommer sedan dras av på fakturabeloppet. Det går att redigera ROT-artiklar på samma sätt som A9999-artiklar. Klicka på kugghjulet ute till höger för att få upp fönstret för ROT-artikeln för att göra en ändring. På kundutskrift visas endas namn, fastighetsbeteckning och summa. Detta för att Du inte bör skicka brev med fullständiga personnummer i onödan. På utskrift för eget bruk finns personnumret med. Vid fler fastighetsägare/rotavdrag går det att lägga till flera rader med ROT-artikeln. 19
Egen text Det går att lägga till rader med text bland artiklarna i alla dokument förutom beställningar genom att helt enkelt skriva vad som helst istället för ett artikelnummer. Om Lundaprogrammet inte känner igen värdet i artikelnummerfältet kommer det tolka det som en textrad och inte skriva ut några värden för pris, antal, enhet osv. Det går även att spara texter som standarddebiteringar. Läs mer om detta under standarddebiteringar på sidan 29. Decimaltal I alla dokumenttyper förutom beställningar går det att använda sig av decimaltal i fältet för antal. Detta kan vara användbart om en kund ska debiteras på 5m allroundband när en hel rulle är 10m. Hantera dokument Öppna sparade dokument Klicka på länken Sparade Beställningar i menyn till vänster för att öppna en spara beställning. För att öppna ett dokument av annan typ än beställning, håll muspekaren över länken Sparade Dokument i samma meny och klicka sedan på den dokumenttyp som ska öppnas i dropdown-menyn som dyker upp till höger. Sidan som visas är likadant upplagd för alla dokumenttyper. De sparade dokumenten av den valda typen visas tio stycken per sida. Byt sida genom att klicka på de blåa pilarna nere till höger. Visa alla dokument genom att klicka på Visa allt. Oberserva att det kan ta lång tid att visa allt om det är många dokument. 20
Det går att sortera dokumenten efter de olika rubrikerna genom att klicka på dem. Klicka ännu en gång för att sortera i omvänd ordning. Vilken rubrik och i vilken ordning, fallande eller stigande, dokumenten för tillfället är sorterade i visas med en triangel till höger om rubriken. En röd triangel som pekar neråt betyder att dokumenten är sorterade i fallande ordning, alltså högst siffror eller nyaste datumet först eller i omvänd alfabetisk ordning, beroende på vilken rubrik man valt att sortera efter. En grön uppåtpekande triangel visar att dokumenten är sorterade i stigande ordning, alltså lägst siffror eller äldsta datumet först eller i alfabetisk ordning, beroende på vilken rubrik man valt att sortera efter. Det går att söka bland sparade dokument av den valda typen genom att skriva in valfritt sökord i sökfältet som är placerat över listan med dokumenten. Det går att bland annat att söka på artiklar som finns i dokumentet genom att skriva in Lundagrossistens artikelnummer, RSK-nummer eller benämning, märke, objekt, inskrivet kundmeddelande mm. 21
Klicka i kryssrutan Inkludera Undermappar för att även söka i existerande undermappar, annars görs sökningen endast i aktuell mapp. Ta bort dokument Det går att ta bort sparade dokument genom att klicka på krysset till höger på dokumentets rad. Det går även att dra dokumentet till papperskorgen (håll ner vänster musknapp när muspekaren befinner sig över raden i fråga. Med knappen intryckt kan Du nu flytta raden. Släpp knappen först när muspekaren befinner sig över papperskorgen). Om man skulle ångra sig och vilja flytta ett dokument från papperskorgen tillbaka till sparade beställningar får man först öppna papperskorgen genom att klicka på ikonen eller hålla muspekaren över ikonen och klicka på öppna i meny som då visas. Väl inne papperskorgen är det sedan bara att dra det tidigare borttagna dokumentet till mappen för de sparade dokumenten ovanför listan med borttagna dokument (till exempel Sparade Beställningar som på bilden nedan) Vill Du ta bort dokumentet permanent så håller Du muspekaren över papperskorgen och väljer Töm papperskorgen. Du kan även öppna papperskorgen och permanent ta bort ett dokument i taget med det röda krysset. Varje dokumenttyp har sin egen papperskorg. Mappar I Lundaprogrammet går att skapa undermappar för att kunna sortera Dina sparade dokument. Klicka på länken Ny mapp i menyn ovanför listan med dokument i den aktuella mappen/vyn. Skriv in 22
namnet på den nya undermappen i textfältet som dyker upp och tryck på enter. Öppna undermappen genom att klicka på den, eller genom att dra muspekaren över den och klicka på öppna i menyn som visas. Dra ett dokument från listan till mappen för att flytta det dit. (håll ner vänster musknapp när muspekaren befinner sig över raden i fråga. Med knappen intryckt kan Du nu flytta raden. Släpp knappen först när muspekaren befinner sig över undermappen). När muspekaren hålls över en mapp kommer en meny fram varifrån mappen kan öppnas, raderas eller ett namnbyte av mappen kan göras. Om en mapp raderas kommer innehållet i denna att flyttas till papperskorgen, själva mappen försvinner helt och hållet. Konvertera mellan dokumentstyper Ibland kan det vara användbart att göra om ett dokument från en typ till en annan. Till exempel kan ett fakturaunderlag göras om till en faktura när det är dags att fakturera kunden. I Lundaprogrammet kan dokument göras om till beställningar, offerter, kundfakturor och fakturaunderlag. Börja med att öppna det sparade dokumentet som ska göras om till en annan dokumenttyp. Klicka sedan på knappen Spara som som finns till vänster i raden av knappar som finns både över och under artiklarna i dokumentet. En ruta visas där man kan välja vilken dokumenttyp dokumentet ska konverteras till. I rutan väljer man även i vilken mapp det nya dokumentet ska sparas i och vad dokumentet ska heta. Programmet kommer föreslå nästa nummer i nummerserien som namn. Klicka på Spara när valen är gjorda och det nyaskapade dokumentet kommer vara det aktiva dokumentet och visas på skärmen. 23
Det går att spara ett dokument som samma typ det redan är vilket kan vara användbart om man till exempel vill göra en likadan beställning man tidigare gjort. Observera att egna standarddebiteringar, A999-artiklar, ROT-avdrag och textrader kommer försvinna vid konvertering till beställning, eftersom dessa rader inte är artiklar som går att beställa. Sammanfoga fakturaunderlag I Lundaprogrammet går det både att sammanfoga flera fakturaunderlag till ett fakturaunderlag eller till en kundfaktura och att lägga till ett eller flera fakturaunderlag till existerande fakturaunderlag och kundfakturor. Börja med att gå in på sparade fakturaunderlag från menyn till vänster på sidan. Välj sedan de fakturaunderlag som ska sammanfogas eller läggas till genom att klicka kryssrutorna till vänster på önskade dokuments rader. När minst ett fakturaunderlag är förkryssat kommer två knappar visas till höger ovanför listan. Klicka på knappen Spara som för att sammanfoga de ikryssade fakturaunderlagen till antingen ett nytt fakturaunderlag eller en ny faktura. Fönstret som syns på bilden nedan kommer då visas. Välj dokumenttyp som ska skapas, i vilken mapp som ska skapas, vilket dokument som ska vara huvuddokument för den nya filen och vad den nya filen ska heta. Klicka sedan på spara. Det nya dokumentet skapas, sätts som aktivt dokument och sidan omdirigeras till det nyskapade dokumentet. 24
Klicka på knappen Lägg till för att lägga till ikryssade fakturaunderlag till ett redan existerande fakturaunderlag eller kundfaktura. I fönstret som då visas (bilden nedan) går det att välja att lägga till ikryssade fakturaunderlag på det nu aktiva dokumentet, om detta är ett fakturaunderlag eller en kundfaktura, genom att klicka på knappen På aktivt dokument. Ska de ikryssade fakturaunderlagen inte läggas till på det aktiva dokumentet går det att välja ett annat dokument genom att först klicka på knappen Fakturaunderlag, sedan välja dokument i fönstret som visas och avsluta med att trycka på OK -knappen. När tilläggningen är klar kommer sidan omdirigeras till dokumentet där fakturaunderlagen lagts till och detta dokument kommer bli satt som det aktiva dokumentet. Färdigställa fakturaunderlag/faktura I dokumenttyperna Fakturaunderlag och Kundfaktura finns det en knapp som men texten Färdigställd i raden av knappar. Klicka på knappen för att färdigställa fakturaunderlaget eller kundfakturan. Ett färdigställt dokument får en grå bakgrund i alla listor, detta kan vara användbart om tex Den som fakturerar vill kunna se vilka dokument som är klara för fakturering. I mappen för sparade fakturaunderlag och mappen för sparade kundfakturor går det att välja ett endast visa färdigställda fakturor genom att klicka i kryssrutan Visa endast färdigställda 25
Skriva ut dokument och skapa pdf-filer Skriva ut För muspekaren över knappen Skriv ut i knappraden som finns placerad både i toppen och i botten av ett dokument för att upp alternativ för de olika utskriftsversionerna som finns. Klicka på den önskade utskriftsversionen för att få fram ett fönster med skrivaralternativ och inställningar och tryck där på skriv ut. De utskriftsversioner som finns är: Kundversion I kundversionen visas endast bruttopriserna som kunden kommer betala, inga inköpspriser eller täckningsbidrag. Beställningar kan inte skrivas ut i den här formen. Eget bruk (OBS! Lämna inte ut eller skicka denna till Din kund) I versionen Eget bruk visas både kundens pris och täckningsbidrag. För beställningar visas artiklarnas inköpspriser. För användare/referenser som inte får se nettopriser och marginaler kommer detta alternativ inte visas bland utskriftsalternativen. Både Kundversion och Eget bruk Skriver ut både en kundversion och en version för Eget bruk enligt beskrivningarna ovan. Utan priser per artikelrad I utskriftsalternativet Utan priser per artikelrad visas som namnet antyder inget pris för varje artikel. Bara totalsumman för hela dokumentet visas. För beställningar visas inga priser för den här utskriftsversionen. Utan några priser eller summor (endast fakturaunderlag) I det sista utskriftsalternativet, Utan några priser och summor, skrivs dokumentet ut helt utan priser och summor. Antalet kopior som skrivs ut av de olika dokumenttyperna som går att ställa in i Egna inställningar Skapa pdf-filer Att skapa pdf-filer skiljer sig inte mycket från att skriva ut dokument. Dra muspekaren över Skapa PDF som finns placerad bredvid Skriv ut -knappen för att få upp de olika versioner av dokumentet som kan skapas i PDF-form. Versionerna är desamma som för utskrift. Klicka på önskad version för att spara den som PDF-fil. Välj sedan vart Du sparar PDFn så att Du enkelt kan bifoga den i ett e-post meddelande. Denna funktion kan även användas som förhandsgranskning / utskriftskontroll. 26
Sökning i dokument Skriv in ett sökord i det stora sökfältet i den övre delen av Lundaprogrammet för att söka bland dokumenten som sparas. Sökningen kommer inte enbart ge sökträffar på dokument, men de träffar som är på sparade dokument kommer att listas under fliken Lundaprogrammet. Träffar på artiklar i katalogen visas under fliken Katalog och träffar från hemsidan visas under fliken Hemsida. Fliken Lundaprogrammet som innehåller de sparade dokumenten som gett träffar kommer vara förvald. Klicka på de understruka dokumentnamnen för att komma till dokumentet. Egna konsumentpriser Egna konsumentpriser används om Du inte vill använda Lundagrossistens bruttopriser. Klicka på länken Egna konsumentpriser i menyn till vänster för att komma till sidan för hantering av egna konsumentpriser. Listan med egna konsumentpriser kan sorteras efter de olika rubrikerna genom att trycka på dem, och sorteras i omvänd ordning genom att trycka ännu en gång. Skriv ett sökord i sökfältet ovanför listan med egna konsumetpriser och tryck på enter för att söka i listan. På detta sätt kan Du enkelt skapa Din egna unika prislista. Om Du i egna inställningar väljer att klicka ur Använd Lundagrossistens bruttopriser kommer alla konsumentpriser att vara 0 och Du får bygga upp Din prislista från grunden. 27
Lägg till Klicka på + Ny rad för att lägga till ett eget konsumentpris för en artikel. En ny rad i listan kommer att visas. Skriv in artikelnumret för artikeln vars konsumentpris ska ändras i fältet som blir markerat och de andra fälten kommer fyllas i. Fyll i det nya priset i fältet Eget bruttopris och svara OK på frågan om ändringarna ska sparas. Det nya priset kommer ny användas när artikeln läggs till i ett dokument. Egna konsumentpriser kan även läggas till genom att ändra priset på en artikel som är tillagd i ett dokument. När priset ändras kommer ett fönster upp med frågan om det nya priset ska sparas. Klicka på knappen Spara pris för att priset ska sparas som ett eget konsumentpris för artikeln. Klicka på knappen Spara inte pris för att endast använda priset på det aktuella dokumentet men inte spara det nya priset. Ändra Ändra ett eget konsumentpris genom att klicka på den del som ska ändras. Texten blir då redigerbar. Gör den önskade ändringen och klicka på enter. Svara OK på frågan som kommer upp och ändringen är genomförd. Ta bort Klicka på det röda krysset placerat längst ut till höger i varje rad för att ta bort ett eget konsumentpris. 28
Standarddebiteringar Standarddebiteringar är till för att underlätta offertering och fakturering av vanligt förekommande kostnader som till exempel arbetstid eller kostnad för bil. För att komma till sidan för standarddebiteringar klicka på länken Standarddebiteringar i menyn till vänster. En lista med de standarddebiteringar som finns kommer visas. Listan med standarddebiteringar kan sorteras efter artikelnummer, text eller pris genom att klicka på de olika rubrikerna. Det går även att söka i listan genom att skriva ett sökord i sökfältet ovanför listan och trycka på enter. Lägg till Klicka på + Ny rad för att lägga till en ny standarddebitering. Fyll i artikelnummer i fältet Artikelnummer, beskrivning av debiteringen i fältet Text, pris i fältet Pris och enhet i fältet Enhet. Artikelnumret kan vara max sju tecken långt. Börjar artikelnumret med ordet text kommer standarddebiteringen tolkas som en textrad (läs mer nedan). Spara ändringarna och den nya standarddebiteringen är skapad. Observera att artikelnumret får innehålla max 7 tecken. Text som standarddebitering Det går också att lägga till texter som standarddebiteringar. Tillvägagångssättet är detsamma som uppläggning av andra standarddebiteringar förutom att artikelnumret måste börja med order text, till exempel TEXT01, TEXT02 osv. Skriv sedan önskad text i fältet för beskrivning och lämna fältet för pris tomt. När en textstandarddebitering använd i ett dokument kommer sedan enbart texten, inte artikelnumret, visas. Ändra standarddebitering Det går att redigera de olika delarna av en standarddebitering (artikelnummer, text och pris) genom att klicka på det man vill ändra i debiteringen. Texten blir då redigerbar. Ändra till önskat artikelnummer, beskrivning eller pris och klicka på enter. Svara OK på frågan som kommer upp och ändringen är genomförd. 29
Ta bort standarddebitering Klicka på det röda krysset placerat längst ut till höger i varje rad för att ta bort en standarddebitering. Kundregister Klicka på länken Kundregister i menyn till vänster för att komma till kundregistret där registrerade kunder listas. Listan med kunder kan sorteras efter de olika rubrikerna som finns i listan genom att klicka på dem. Klicka ännu en gång för att sortera i omvänd ordning. Använd sökfältet som är placerat över listan för att söka i kundregistret. Ta bort kund Klicka på det röda krysset placerat längst ut till höger i varje rad för att ta bort en kund ur registret. Om Du har många inaktiva kunder som Du ändå vill ha kvar så kan Du välja att dölja dem med funktionen Dölj kund dessa kunder syns då först när Du aktivt väljer Visa dolda. Ändra kund Klicka på ett kundnummer för att få fram mer information om kunden än det som visas i listan. Här går det att ändra kundinformation genom att ändra texten i fälten som finns och sedan trycka på Spara -knappen längst ner på sidan. Lägg till ny kund Klicka på Ny kund i menyn till vänster för att lägga till en ny kund i kundregistret. Fyll i fälten som finns på sidan som kommer upp. Kundnummer, Leveransadress, Postnummer, Ort och Betalare är obligatoriska fält och måste fyllas i. Resterande fält kan lämnas tomma, men ju fler fält som fylls i desto fler fält kommer automatiskt fyllas i när kunden väljs från kundregistret i ett dokument. Klicka på Spara -knappen när alla fält som ska fyllas i är ifyllda och kunden finns nu i kundregistret. Det går även att lägga till nya kunder i kundregistret direkt från ett dokument. Klicka först på knappen märkt med bredvid fältet för kundnummer. Klicka sedan på Ny kund i fönstret som dyker upp, fyll i kundens information i formuläret och klicka på spara. Kunden finns nu i kundregistret. Följefiler Om Lundagrossisten har aktiverat webbföljesedlar på dig kommer det att skickas en elektronisk följesedel för varje order som registreras innehållande information om vad som har beställts, artiklar, antal mm. Dessa filer kan man se genom att klicka på länken Öppna följefiler i menyn till vänster. De följefiler som finns visas i en lista som kan sorteras om genom att klicka på de olika rubrikerna som finns. I listan kan man se ordermärke, objekt, följesedelsnummer (som motsvarar ordernumret hos Lundagrossisten), datum mm. Klicka på följefilens nummer för att komma in på filen och se hela följesedeln. Eller klicka på den röda symbolen till vänster för att öppna följefilen som pdf. 30
Det går att söka bland följefilerna och sortera dem i mappar på samma sätt som andra dokument. Läs mer om detta på sidan 20. Skapa dokument av följefiler Det går att skapa fakturaunderlag eller kundfakturor genom att ta artiklarna från en eller flera följefiler och göra om det till den önskade dokumenttypen. När en eller flera av kryssrutorna till vänster bredvid följefilernas nummer kryssats i kommer en två knappar att visas till höger över listan med följefiler. En med texten Spara som och en med texten Lägg till. Klicka på Spara som - knappen och ett fönster kommer upp där man kan välja om ett fakturaunderlag eller en kundfaktura ska skapas, i vilken mapp dokumentet ska skapas, dokumentnamn mm. Klicka på Spara och det nya dokumentet skapas som en sammanslagning av de ikryssade följefilerna. Sidan omdirigeras till det nyskapade dokumented som även sätts som aktivt dokument. 31
Importera följefil till fakturaunderlag/kundfaktura Klicka på knappen Lägg till för att lägga till ikryssade följefiler till ett redan existerande fakturaunderlag eller kundfaktura. I fönstret som då visas (bilden nedan) går det att välja att lägga till ikryssade fakturaunderlag på det aktiva dokumentet, om detta är ett fakturaunderlag eller en kundfaktura, genom att klicka på knappen På aktivt dokument. Ska de ikryssade fakturaunderlagen inte läggas till på det aktiva dokumentet går det att välja ett annat dokument genom att först klicka på knappen Fakturaunderlag, sedan välja dokument i fönstret som visas och avsluta med att trycka på OK -knappen. När tilläggningen är klar kommer sidan omdirigeras till dokumentet där fakturaunderlagen lagts till och detta dokument kommer bli satt som det aktiva dokumentet. Fakturor från lundagrossisten Genom att klicka på länken Fakturor från Lundagrossisten får man fram en lista fakturorna som skickats från Lundagrossisten. Fakturorna kan hanteras på samma sätt som andra dokument i Lundaprogrammet när det kommer till sökning, sortering och borttagning. Läs mer om hantering av dokument på sida 20. För att Du här ska kunna öppna en faktura måste Du vara registrerad som mottagare av faktura i PDF format. Är Du inte redan detta så kontakta Lundagrossisten. Betalade/påminnelser Om kryssrutan Använd funktionen för påminnelser av förfallna fakturor är ikryssad i Egna inställningar kan man få fram en lista av obetalda kundfakturor genom att klicka på länken Betalade / påminnelser i menyn till vänster. Vid länken i menyn visas hur många obetalda förfallna fakturor som finns med en siffra, denna siffra blinkar så fort det finns en förfallen obetald faktura. När man kommer in på sidan visas enbart obetalda och förfallna fakturor. Klicka i kryssrutan Visa alla obetalade fakturor för att alla obetalda fakturor ska visas. Listan kan sorteras efter de olika rubrikerna genom att klicka på dem och det går att söka bland fakturorna genom att skriva i sökfältet som är placerat ovanför listan. 32
Markera fakturor som betalade Klicka i kryssrutan till vänster om fakturorna som ska markeras som betalda och klicka på knappen med texten Betalade. Denna knapp kommer vara dold om inga kryssrutor är ikryssade. De betalda fakturorna kommer försvinna från den här listan och texten Ja kommer att visas i kolumenen Betald i mappen för sparade kundfakturor. Betalningsdag blir det datum som fakturan markeras som betald. Om Du ska räntefakturera kan Du justera betalningsdag på räntefakturan. Skapa påminnelser Om fakturan inte blivit betald i tid går det att skapa en påminnelsefaktura genom att klicka på den röda ikonen till vänster om fakturanumret. En ruta kommer visas där en påminnelseavgift kan läggas till. Fyll i belopp för påminnelseavgiften eller lämna tom om ingen påminnelseavgift önskas. Klicka på ok och en fakturapåminnelse skapas där påminnelseavgift och dröjsmålsränta är inkluderade i summan att betala som en pdf-fil. 33
Räntefaktura Om Du har fått betalt för en faktura efter förfallodagen kan Du skapa en räntefaktura. I den vänstra menyn, välj Nytt dokument och klicka sedan på Räntefaktura. Detta dokument skiljer sig lite från de övriga. Art nr R9999 är den enda artikel som går att lägga in här. Skriv in det och tryck på enter. Nu kan Du antingen ange all uppgifter manuellt eller så kan Du, genom att trycka på bläddra, välja den eller de faktura/fakturor som skall räntefaktureras. Uppgifter om kund etc kommer automatiskt med från den ursprungliga fakturan. Dröjsmålsräntan beräknas på vilken räntenivå Du angett i egna inställningar. 34