Anbudsinbjudan Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter Förfrågningsunderlag stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F 104 22 Stockholm Växel 08-508 33 000 www.stockholm.se

Innehåll 1 Upphandlingen 3 1.1 Inbjudan 3 1.2 Disposition av förfrågningsunderlaget 3 1.3 Upphandlingen i sitt sammanhang 6 2 Administrativa bestämmelser 7 2.1 Allmänt 7 2.2 Inbjudan att lämna anbud 8 2.3 Upphandlingsförfarande 8 2.4 Anbudstidens utgång 8 2.5 Anbudets giltighet 8 2.6 Anbudet 9 2.7 Frågor och svar 10 2.8 Offentlighet och sekretess 10 3 Vad händer när anbuden kommer in? 11 3.1 Anbudsöppning 11 3.2 Prövning av anbud 12 3.3 Utvärdering och förhandling 12 3.4 Tilldelningsbeslut 13 3.5 Avtal 13 4 Utvärdering 13 4.1 Allmänt 13 4.2 Utvärderingskriterier Funktionell Kvalitet 16 4.3 Beräkning av kvalitetspoäng 20 4.4 Förhandling 21 4.5 Bedömning av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet 21 2 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

1 Upphandlingen 1.1 Inbjudan Staden, enligt definition i Bilaga A 1 (Begrepp och definitioner), har efter genomförd kvalificering fattat beslut om vilka anbudsgivare som härmed inbjuds att delta i Stadens upphandling av tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter. Inbjudna anbudsgivare erbjuds möjlighet att lämna anbud enligt de förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag. 1.2 Disposition av förfrågningsunderlaget 1.2.1 Allmänt Underlaget för denna upphandling utgörs av ett förfrågningsunderlag bestående av denna anbudsinbjudan med tillhörande bilagor. Förfrågningsunderlaget ska ses som en helhet. För att få en fullständig förståelse för upphandlingen måste anbudsgivaren ta del av samtliga bilagor. 1.2.2 Förfrågningsunderlag och struktur Rubriker nedan märkta med U visar dokument och bilagor som utgör upphandlingsunderlag innehållande administrativa förutsättningar, nulägesbeskrivningar och svarsbilagor. Rubriker (med fet text) nedan märkta med A visar de dokument och bilagor som efter avslutad upphandling kommer utgöra huvudavtal och avtalsbilagor till Avtalet. U A A 1 Anbudsinbjudan (detta dokument) I detta dokument beskrivs de administrativa förutsättningarna för upphandlingen samt förutsättningar för utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt. Kommersiella villkor I bilagan framgår de av Staden formulerade avtalsvillkoren i huvudavtalet. Begrepp och definitioner I bilagan presenteras begrepp och definitioner specifika för Avtalet och Tjänsterna. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 3 (24)

A 2 Deltagande förvaltningar Bilagan redovisar de förvaltningar som omfattas av Avtalet. A 3 Styrning och planering Bilagan beskriver på övergripande nivå formerna för styrning och planering av Tjänsterna. A 4 Kontinuerliga förbättringar Bilagan beskriver formerna för kontinuerliga förbättringar av Tjänsterna. A 5A Införande Bilagan beskriver de övergripande förutsättningarna för Införandet av Tjänsterna. A 5B Leverantörens preliminära plan för Införandet Bilagan kommer att innehålla Leverantörens preliminära plan för genomförandet av Införandet. A 6A Generella krav på Tjänsterna Bilagan beskriver de förutsättningar som är gemensamma för samtliga Tjänster. A 6B Hållbar it Bilagan beskriver Stadens förväntningar på hur Leverantören kommer att arbeta med social och ekologisk hållbarhet. A 7A Tjänster för Digitala Enheter Bilagan beskriver de tjänster som Användare kommer att kunna nyttja med Digitala Enheter. A 7B Service Desk Bilagan beskriver Service Desk och den Portal som leverantören kommer att tillhandahålla. A 7C Leveranser från GSIT 2.0-leverantören Denna bilaga beskriver gränssnitt mellan Leverantören och GSIT 2.0-leverantören 4 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

A 7D Servicenivåer Bilagan beskriver servicenivåer för Tjänsterna. A 8 A 9 Prislista Bilagan beskriver principerna för prissättning av Tjänster och kommer att innehålla priser. Säkerhet Bilagan beskriver de säkerhetsmässiga regler och förutsättningarna som gäller för Tjänsterna. A 10 Riktlinjer informationssäkerhet Bilagan innehåller förtydligande av Stockholm stads riktlinje informationssäkerhet för de pedagogiska verksamheterna. A 11 Benchmarking Bilagan beskriver processen för genomförande av en strukturerad kontroll av pris- och kvalitetsnivån på de levererade Tjänsterna i förhållande till på marknaden gällande priser och kvalitet för motsvarande tjänster. A 12 Faktureringsrutiner Bilagan beskriver faktureringsrutiner för kommande leverans. A 13 Underleverantörer Bilagan kommer att innehålla förteckning över eventuella underleverantörer som Leverantören avser att använda under Avtalet för att uppfylla leveransen av Tjänsterna. A 14 Avveckling Bilagan beskriver de övergripande förutsättningarna för avveckling av Tjänsterna. A 15 Garantier Bilagan används om Leverantören bifogar en moderbolagsgaranti eller motsvarande. A 16 Mall för operativt samverkansavtal med Produktleverantör Bilagan utgör ett operativt samverkansavtal mellan Leverantören och Produktleverantör. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 5 (24)

A 17 Mall för operativt samverkansavtal med GSIT 2.0- leverantören Bilagan utgör ett operativt samverkansavtal mellan Leverantören och GSIT 2.0-leverantören. U 1A Svarsbilaga anbud Av denna bilaga framgår hur anbudsgivaren ska utforma och strukturera de beskrivningar som efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Bilagan innehåller svarsformulär som ska besvaras, undertecknas och lämnas in med anbudet. U 1B Svarsbilaga avvikelser Funktionell Kvalitet I denna bilaga framgår anbudsgivarens förslag på avvikelser av funktionell karaktär som anbudsgivaren önskar göra. U 2 U 3 U 4 U 5 Svarsbilaga priser I denna bilaga ska anbudsgivaren lämna sina priser. Nuläge och volymer Denna bilaga innehåller en nulägesbeskrivning av befintlig leverans. Målarkitektur Bilagan utgör en övergripande målarkitekturbeskrivning. Styrande dokument Bilagan innehåller de av kommunfullmäktige beslutade och nu gällande styrdokumenten inom it-området. Publicerade frågor och svar samt eventuella förtydliganden och kompletteringar under anbudstiden utgör en integrerad del av förfrågningsunderlaget. 1.3 Upphandlingen i sitt sammanhang Denna upphandling innebär ett stort, komplext och ett för Staden viktigt åtagande. Upphandlingen omfattar tjänster för it-service, vilket inkluderar tjänster för Digitala Enheter och Service Desk. Med Digitala Enheter avses exempelvis smarta telefoner, surfplattor samt bärbara och stationära datorer, med olika operativsystem. Närmare beskrivningar av de tjänster som upphandlas framgår av förfrågningsunderlaget. Parallellt med denna upphandling genomför Staden en upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning för stadens pedagogiska 6 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

verksamheter (Dnr 2.4.2-8831/2015). De produktleverantörer som Staden kommer att teckna avtal med kommer att tillhandahålla och leverera Digitala Enheter som avses användas inom ramen för detta Avtal. Utförandet av Tjänsterna kommer att kräva ett välfungerande samarbete mellan de parter som tilldelas respektive uppdrag. Inom ramen för Avtalet kommer de parter som tilldelas respektive uppdrag att teckna ett operativt samverkansavtal, se Bilaga A 16 (Mall för operativt samverkansavtal med Produktleverantör). Stadens Administrativa Verksamheter genomför en upphandling av gemensam it-service (GSIT 2.0), (Dnr 220-1699/2015) avseende arbetsplatstjänster, server- och applikationsdrift samt en service desk. Även i detta fall kommer den anbudsgivare som tilldelas uppdrag enligt detta Avtal att teckna ett operativt samverkansavtal med den leverantör som tilldelas uppdrag i Stadens Administrativa Verksamheters upphandling, se Bilaga A 17 (Mall för operativt samverkansavtal med GSIT 2.0-leverantören). 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Allmänt Staden vill betona den mycket stora vikt som i offentlig upphandling läggs på formella krav och korrekt dokumentation. Staden är strikt i sin bedömning av att inkomna anbud lever upp till ställda krav. Staden uppmanar därför alla anbudsgivare att särskilt noga granska sitt anbud och säkerställa att alla efterfrågade uppgifter är lämnade, alla begärda redovisningar är inkluderade, samt att dessa är utformade på ett sådant sätt att det tydligt framgår att anbudet lever upp till ställda krav. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar samtliga krav kommer att förkastas. Kraven som anbudsgivaren ska uppfylla framgår av denna anbudsinbjudan samt Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud). Av Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud) framgår vilka bilagor som ska accepteras i sin helhet. Nedan under avsnitt 4.2.2, framgår vilka bedömningsområden och bilagor som Staden kommer att utvärdera. Staden kommer att teckna avtal med en (1) anbudsgivare. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 7 (24)

Staden förbehåller sig rätten att avbryta denna upphandling om erforderliga politiska beslut inte fattas som krävs för upphandlingens fullföljande. 2.2 Inbjudan att lämna anbud Anbud får endast lämnas av anbudsgivare som skriftligen inbjudits av Staden att delta i upphandlingen. Anbud kan därmed inte lämnas av andra juridiska personer än de som tillställts inbjudan direkt från Staden. 2.3 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för förhandlat förfarande vid upphandling av tjänster enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Förfarandet ger Staden, men inte anbudsgivaren, rätt att uppta förhandling om innehållet i lämnat anbud. Staden garanterar inte att förhandlingar kommer att upptas med anbudsgivare. Anbudsgivaren ska därför vid anbudstillfället lämna ett så fördelaktigt anbud som möjligt. Krav som ska vara uppfyllda enligt denna anbudsinbjudan och Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud) kan inte bli föremål för förhandling. Om förhandlingar kommer att upptas förväntas anbudsgivaren representeras av person som är behörig att företräda parten i de frågor som behandlas vid mötet. 2.4 Anbudstidens utgång Anbud ska vara Staden tillhanda senast den 31 maj 2016, eller sådant senare datum som Staden skriftligen underrättar inbjudna anbudsgivare om. Observera att Staden inte har möjlighet att pröva ett anbud som inkommer efter den detta datum. 2.5 Anbudets giltighet Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 30 april 2017. I det fall upphandlingen vid denna tidpunkt är föremål för överprövning hos allmän förvaltningsdomstol, förlängs anbudets giltighetstid per automatik till och med den dag som infaller en månad efter det att allmän förvaltningsdomstols slutliga beslut vunnit laga kraft. 8 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

2.6 Anbudet 2.6.1 Underlag för anbud Förutsättningarna för att lämna anbud anges i detta skriftliga förfrågningsunderlag, med tillhörande bilagor och avser ett helhetsåtagande för det som ingår i förfrågningsunderlaget. Även tillkommande information publicerad i Visma TendSign under anbudstiden utgör underlag för anbud. Anbudsgivaren ansvarar för att uppgifterna om anbudsgivaren hos Visma TendSign är korrekta. Om en kontaktperson byts ut, tillfälligt eller permanent, under den tid upphandlingen pågår, är det anbudsgivaren som svarar för att uppgifterna ändras hos Visma TendSign och att Staden informeras om förändringen. 2.6.2 Form för anbudet Anbud ska lämnas i elektronisk form genom upphandlingsverktyget Visma TendSign. 2.6.3 Anbudsspråk och formalia Anbud ska lämnas på svenska. Enstaka ord, fraser, vedertagna begrepp samt tekniska specifikationer eller liknande uppgifter och handlingar får dock vara på engelska. Eventuella intyg och officiella dokument som inte kan tas fram på svenska och som i original är författade på annat språk, får lämnas utan att översättas till svenska. Anbudsgivaren ska på begäran av Staden kunna översätta sådana intyg och officiella dokument från originalspråk till engelska. 2.6.4 Anbudets innehåll Anbudsgivare ska i anbudet visa att de i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. Anbudsgivaren ska använda Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud), Bilaga U 1B (Svarsbilaga avvikelser Funktionell Kvalitet) och Bilaga U 2 (Svarsbilaga priser) vid lämnande av anbud. Endast svarsrutor i dokumenten är åtkomliga för ifyllnad, innehållet får i övrigt inte ändras. Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud) ska undertecknas av behörig företrädare för anbudsgivaren och skannas in som en separat bilaga till anbudet. Anbudsgivare ska, om Staden så begär, styrka företrädarens behörighet genom skriftlig dokumentation, exempelvis registerutdrag för officiella register eller giltig fullmakt. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 9 (24)

2.6.5 Kostnader associerade med anbudslämning och upphandlingsprocesserna Staden kommer inte att ersätta anbudsgivare för kostnader av något slag som rör eller uppkommer i samband med att upphandlingen genomförs. Ersättning utgår därmed inte heller för anbudsgivarens eventuella kostnader och utlägg i samband med förhandlingar, för det fall sådana förekommer. 2.7 Frågor och svar I det fall en anbudsgivare uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska anbudsgivaren kontakta Staden på nedan angivet sätt. Notera att Staden enbart kommer att besvara frågor som kompletterar eller förtydligar den information som lämnats i förfrågningsunderlaget. Frågor kan enbart ställas via Visma TendSigns funktion för frågor. Samtliga av Staden lämnade svar kommer att distribueras genom Visma TendSigns funktion för frågor och svar. Eventuella frågor tas emot så snart som möjligt så att eventuella förtydliganden kan publiceras i god tid innan sista anbudsdag. Staden kan inte lämna några garantier för att svar kan lämnas på frågor som inkommer senare än fjorton (14) kalenderdagar före sista anbudsdag. Svar på frågor skickas ut senast sju (7) kalenderdagar före sista anbudsdag. Detta på grund av att Staden av likabehandlingsskäl är förhindrat att lämna tillkommande information i slutet av anbudstiden. 2.8 Offentlighet och sekretess Staden omfattas normalt av offentlighetsprincipen, vilket innebär bland annat att allmänna handlingar ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Absolut sekretess gäller, enligt 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), under hela upphandlingsprocessen till dess att alla anbud offentliggörs, eller beslut om leverantör och anbud fattats, eller att ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir alla anbud och övriga dokument normalt offentliga handlingar. Undantag kan huvudsakligen göras i två fall: om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs Om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs. 10 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

En anbudsgivare som önskar att uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas ska ange det i en separat bilaga, se Bilaga U 1A Svarsbilaga avsnitt 8, liksom vad i handlingen som är skyddsvärt och vilken skada denne skulle lida om uppgifterna röjs. Notera i sammanhanget att generella och svepande påståenden att anbudsgivaren skulle åsamkas skada om uppgifterna röjs normalt sett inte, annat än om skälen till varför detta är fallet uppenbart framgår av den utpekade informationen, är tillräckligt för att sekretessbelägga uppgifter. Bedömningen om tillräckliga skäl för sekretess föreligger görs av Staden i samband med att någon begär att få tillgång till uppgifterna. Sekretessprövning kan således aldrig göras i förväg. Möjligheten för en anbudsgivare att erhålla begärd sekretess är generellt mycket begränsad. Staden kan därför inte lämna garantier om att önskemålet om sekretessbeläggning uppfylls. Observera att den motivering som anbudsgivaren lämnar i samband med inlämnande av ansökan eller anbud är den som Staden kommer att utgå ifrån vid en eventuell sekretessprövning. Det innebär att utlämnande av uppgifter kan komma att ske utan att detta kommuniceras med anbudsgivaren och utan att anbudsgivaren bereds möjlighet att inge ytterligare motiveringar. Det är alltså upp till anbudsgivaren att ha tillräckliga kunskaper om offentlighetsoch sekretesslagen för att rätt kunna motivera den sekretess som anbudsgivaren anser nödvändig på affärsmässiga grunder eller andra grunder. I det fall anbudsgivarens motiveringar för åberopande av sekretess bedöms som otillräckliga för att utgöra en sekretessgrund i lagens mening, kan berörd information komma att lämnas ut utan att detta kommuniceras med anbudsgivaren. Stadens skriftliga beslut i sekretessärendet om att inte lämna ut handlingar kan överklagas. I övrigt se offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 3 Vad händer när anbuden kommer in? 3.1 Anbudsöppning Efter anbudstidens utgång kommer Staden att genomföra anbudsöppning och protokollföra inkomna anbud. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 11 (24)

3.2 Prövning av anbud Vid prövningen av inkomna anbud kontrolleras att de krav som ställs på anbuden är uppfyllda. Utöver de krav som framgår av denna anbudsinbjudan, finns i avsnitt 3 i Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud) en sammanställning över de krav i bilagorna märkta A, se även 1.2.2 Förfrågningsunderlagets struktur som ska vara uppfyllda. Endast de anbud som uppfyller samtliga krav tas vidare till utvärdering och förhandling. Anbud som inte är kompletta kan därmed komma att uteslutas. Anbudsgivaren kan alltså inte utgå ifrån att ett anbud som inte är komplett i förhållande till de krav som anges i förfrågningsunderlaget kan kompletteras efter sista anbudsdag eller i anslutning till förhandlingen. 3.3 Utvärdering och förhandling De anbud som klarar prövningen enligt 3.2 Prövning av anbud går vidare till nästa steg som är utvärdering och förhandling. Staden garanterar emellertid inte att förhandlingar kommer att upptas. Detta innebär att ett anbud kan komma att antas även utan föregående förhandling. Det är alltså av stor vikt att anbudsgivaren gör sitt yttersta för att presentera ett bra och komplett lösningsförslag redan i det ursprungliga anbudet. För att säkerställa att Staden uppfattat uppgifterna i anbudet korrekt kan det bli aktuellt för anbudsgivarna att ge en anbudspresentation, där anbudsgivaren redogör för innehållet i anbudet. Behörig företrädare för anbudsgivaren förväntas kunna genomföra en sådan anbudspresentation inom tio (10) arbetsdagar från när Staden så begär. Förhandlingar kan komma att ske i successiva steg enligt LOU 4 kap. 4. Efter genomförd förhandling sker tilldelning baserat på de tilldelningskriterier och metod för anbudsutvärdering som framgår av avsnitt 4 Utvärdering. 3.4 Färdigställande av avtal Förhandlingarna avslutats med att Staden och viss(a) anbudsgivare gemensamt färdigställer det avtal som kan komma att ingås mellan Staden och anbudsgivare. Vid färdigställandet kommer 12 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

förfrågningsunderlaget ligga till grund för avtalet och valda delar av berörd(a) anbudsgivares anbud, såsom detta modifierats efter eventuella förhandlingar, att arbetas om från att vara upphandlingsdokumentation till att bli avtalsinnehåll. Stadens avsikt är att det inför färdigställandet av avtalet inte finns några utestående förhandlingspunkter, utan färdigställandet av avtalet kommer endast avse justeringar som är nödvändiga för att arbeta om underlaget till avtalsdokumentation. Anbudsgivare bör vara medveten om att Staden, i syfte att bibehålla konkurrensen genom hela upphandlingsprocessen, kan komma att färdigställa avtal med flera anbudsgivare. Som framgår av bland annat avsnitt 3.5 kommer dock endast ett (1) avtal att ingås av Staden. 3.4 Tilldelningsbeslut Beslut om vilket anbud som antagits fattas skriftligt. Så snart Staden fattat tilldelningsbeslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att meddelas samtliga anbudssökande och anbudsgivare som deltagit i upphandlingen. Varken tilldelningsbeslutet eller meddelandet om tilldelningsbeslutet utgör en accept i avtalslagens (Lag (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenheträttens område) mening. 3.5 Avtal Som ett resultat av upphandlingen kommer ett (1) avtal (förlaga till avtal utgörs av Bilaga A (Kommersiella villkor)) att tecknas mellan Staden och vald anbudsgivare. Avtalet tecknas tidigast när avtalsspärren löpt ut. Avtalsspärrens längd kommer att anges i meddelandet om tilldelningsbeslut. 4 Utvärdering 4.1 Allmänt 4.1.1 Övergripande metod De anbud som uppfyller samtliga ställda krav kommer att utvärderas enligt vad som anges i detta avsnitt. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 13 (24)

Stadens angreppssätt vid utformningen av förfrågningsunderlaget har varit att så långt som möjligt utforma detta i allmänna och funktionella termer, och om möjligt undvika att fastställa hur detaljerade lösningar ska utformas. Avsikten är därmed att ge anbudsgivaren flexibilitet vid val av sina lösningar. Staden kommer att anta den anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån följande kriterier: Funktionell kvalitet (nedan Funktionell Kvalitet ) Pris o Funktion och måluppfyllelse ( Bedömningsaspekt 1 ) o Trovärdighet ( Bedömningsaspekt 2 ) Funktionell Kvalitet är ett sammansatt kriterium baserat på de två aspekterna, funktion och måluppfyllelse samt trovärdighet. Anbudsgivaren uppmanas därför att beskriva sina föreslagna lösningar gentemot kraven på ett tydligt, relevant och trovärdigt sätt, och göra detta på ett sådant sätt att det är möjligt att bedöma om och hur (jämför Bedömningsaspekt 1 ovan) kraven på funktionalitet och prestanda kommer att uppnås av Anbudsgivaren. Uteblivna eller alltför övergripande eller grunda beskrivningar av de erbjudna lösningarna kan innebära låg trovärdighet och därmed låga poäng i utvärderingen (jämför Bedömningsaspekt 2 ovan). Anbudsgivarens föreslagna lösningar kommer att utvärderas inom ett antal bedömningsområden som speglar olika delar av leveransen enligt 4.2.2 Bedömningsområden. 4.1.2 Stadens Efterfrågade Funktioner och Styrande Målen De funktioner, processer och tjänster som Staden efterfrågar i upphandlingen följer av bilagorna A A17 (gemensamt de Efterfrågande Funktionerna ). Staden har dessutom ställt upp ett antal styrande mål, vilka framgår av punkt (a) - (f) i avsnitt 2.2 Styrande Mål för Tjänsterna (de Styrande Målen ) i Bilaga A (Kommersiella villkor). De Styrande Målen är således de övergripande behov som Staden förväntar att den vinnande anbudsgivarens goda lösningar på de Efterfrågade Funktionerna tillgodoser. Av bilagorna A A17 framgår således de Efterfrågade Funktionerna, vilka tillsammans med de Styrande Målen, är Stadens utgångspunkt vid bedömningen av anbuden från respektive anbudsgivare, enligt vad som närmare beskrivs nedan i avsnitten 4.2 Utvärderingskriterier Funktionell Kvalitet. 14 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

4.1.3 Anbud Funktionell Kvalitet Anbudsgivare förväntas utgå från Stadens Efterfrågade Funktioner och de Styrande Målen när denne i anbudet beskriver sina förslag till lösning för utförandet av tjänsterna (nedan Lösningsförslag ). Anbudsgivarens anbud bör utformas så att det för varje bedömningsområde (se avsnitt 4.2.2 Bedömningsområden) finns en bilaga med anbudsgivarens Lösningsförslag (med eventuella underbilagor) enligt vad som framgår av Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud), som omfattar och som tydligt anger vilken funktionalitet anbudsgivaren åtar sig att leverera och som tydliggör eventuella begränsningar eller avgränsningar i den av anbudsgivaren erbjudna funktionen jämfört med de Efterfrågade Funktionerna och Styrande Målen (Bedömningsaspekt 1). Anbudsgivarens Lösningsförslag förväntas vidare tydligt beskriva hur anbudsgivaren kommer att uppnå funktionaliteten. Av beskrivningen bör därför framgå hur anbudsgivarens lösning på ett trovärdigt sätt stödjer utlovad funktionalitet (Bedömningsaspekt 2). Notera att det Staden efterfrågar ovan är att anbudsgivaren tydligt beskriver både vilken funktionalitet som kommer att levereras och hur detta säkerställs. Anbudsgivaren uppmanas därför att beskriva sina föreslagna lösningar på ett tydligt, relevant och trovärdigt sätt, och göra detta på ett sådant sätt att det är möjligt att bedöma om och hur den utlovade funktionaliteten samt måluppfyllelsen i lösningen kommer att uppnås. Uteblivna eller alltför övergripande eller grunda beskrivningar av de erbjudna lösningarna kommer att tillmätas låg trovärdighet och därmed låga poäng i utvärderingen. Delar av anbudsgivarens lösningar kommer att inarbetas i de slutliga avtalsbilagorna. Notera dock att det faktum att Staden granskar trovärdigheten i anbudsgivarens Lösningsförslag inte innebär att Staden ikläder sig ansvar för lösningens förmåga att uppnå utlovat resultat vid leveranstidpunkten. Detta ansvar, liksom ansvaret för eventuella felrättande åtgärder, vilar på anbudsgivaren. Om anbudsgivaren väljer att hänvisa till sina standardprocesser eller standardlösningar bör en sådan beskrivning tydligt utvisa standardprocessen/standardlösningen samt i vilken omfattning och på vilket sätt processen/lösningen är tänkt att tillämpas och anpassas till de i upphandlingen specifika tjänsterna. Om anbudsgivaren inte fullt ut accepterar de föreslagna texterna i bilagor A A17 och där sådana texter inte är krav enligt vad som framgår av Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud), redovisas dessa avvikelser i Bilaga U 1B (Svarsbilaga avvikelser Funktionell Kvalitet) utöver anbudsgivarens Lösningsförslag. Om anbudsgivaren inte tydligt anger annat enligt vad som framgår av Bilaga U 1B (Svarsbilaga avvikelser Funktionell Kvalitet), gäller Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 15 (24)

samtliga de av Staden Efterfrågade Funktionerna i sin helhet och anses ingå i anbudsgivarens åtagande och prissättning. 4.2 Utvärderingskriterier Funktionell Kvalitet 4.2.1 Generellt Utvärderingsmodellen innebär att anbud som erbjuder ett funktionellt lösningsförslag som har hög kvalitet, det vill säga i hög grad lever upp till (i) de Efterfrågade Funktionerna och (ii) de Styrande Målen samt genom anbudsgivarens tekniska och organisatoriska lösningsbeskrivning gör det i hög grad trovärdigt att de Efterfrågade Funktionerna och Styrande Målen kommer att nås, kommer att erhålla poäng vid anbudsutvärderingen motsvarande det mervärde som Lösningsförslaget innebär. Bedömningen av i vilken grad anbudsgivarens Lösningsförslag lever upp till önskad nivå görs med utgångspunkt i Stadens förlagor till avtal (bilagor märkta A ovan). Utvärderingen av Lösningsförslaget inom respektive bedömningsområde kommer att genomföras genom att en av Staden utsedd bedömningsgrupp, med relevanta kunskaper om det aktuella bedömningsområdet, tillämpar nedan beskrivna poängskalor för de två aspekterna, funktion och måluppfyllelse respektive trovärdighet för varje bedömningsområde, varefter bedömningsområdets kvalitetspoäng fastställs enligt vad som framgår av avsnitt 4.3 Beräkning av kvalitetspoäng nedan. 4.2.2 Bedömningsområden Utvärderingen kommer att genomföras avseende följande bedömningsområden: Bedömningsområde Införande Innehåll/omfattning Bilaga 5A (Införande) Bilaga 5B (Leverantörens preliminära plan för Införandet) Samverkan Bilaga 3 (Styrning och planering) Bilaga 7C (Leveranser från GSIT 2.0- leverantör) Tillhandahållande av Tjänster Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna) Bilaga 7D (Servicenivåer), avsnitt 1 och 2 16 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar) Tjänster för Digitala Enheter Bilaga 7A (Tjänster för Digitala Enheter) Bilaga 7D (Servicenivåer), avsnitt 3 Service Desk Bilaga 7B (Service Desk) Bilaga 7D (Servicenivåer), avsnitt 4 I Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud) framgår de aktuella bedömningsområdena. Utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de redovisningar (Lösningsförslag) som anbudsgivaren lämnat i sitt anbud. Det är därför viktigt att anbudsgivaren till sitt anbud bifogar tillräckligt detaljerad information. Notera att om det i förfrågningsunderlagets bilagor/avsnitt finns hänvisningar till andra bilagor, avsnitt eller krav så kommer dessa också att ingå i utvärderingen av respektive bedömningsområde. 4.2.3 Poängskalan för funktion och måluppfyllelse Vid utvärderingen av funktion och måluppfyllelse kommer Staden att bedöma anbudet baserat på hur väl, det vill säga i hur hög grad, de i anbudet beskrivna funktionella lösningsförslagen uppfyller de Efterfrågade Funktionerna och de Styrande Målen. Utvärderingen sker per bedömningsområde. Antaganden och förbehåll i anbudet, genom anbudsgivarens Lösningsförslag eller föreslagna avvikelser gällande Funktionell Kvalitet, som begränsar funktion och måluppfyllelse i anbudsgivarens anbud eller som är begränsande för Staden, kommer att ingå i Stadens bedömning av funktion och måluppfyllelse. Bedömningen av funktion och måluppfyllelse (Bedömningsaspekt 1) kommer att utgå från följande poängskala: Utmärkt funktion och måluppfyllelse (3 poäng) Utvärderingen visar att anbudsgivarens Lösningsförslag fullt ut omfattar de Efterfrågade Funktionerna, eller har någon/några i sammanhanget obetydlig(a) avvikelse(r) i förhållande till dessa och att anbudsgivarens funktionella lösningsförslag leder till mervärden genom att de i mycket stor utsträckning uppfyller de behov som framgår av de Styrande Målen. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 17 (24)

God funktion och måluppfyllelse (2 poäng) Utvärderingen visar att anbudsgivarens Lösningsförslag i stor utsträckning omfattar de Efterfrågade Funktionerna, men har mindre avvikelser på ett fåtal punkter i förhållande till dessa och att anbudsgivarens Lösningsförslag leder till mervärden genom att de i stor utsträckning uppfyller de behov som framgår av de Styrande Målen. Acceptabel funktion och måluppfyllelse (1 poäng) Utvärderingen visar att anbudsgivarens Lösningsförslag i huvudsak omfattar de Efterfrågade Funktionerna, men har icke obetydliga avvikelser på ett antal punkter i förhållande till dessa och/eller att anbudsgivarens Lösningsförslag endast leder till begränsade mervärden genom att huvudsakligen, men inte i alla avseenden, uppfyller de behov som framgår av de Styrande Målen. Bristande funktion och måluppfyllelse (0 poäng) Utvärderingen visar att anbudsgivarens Lösningsförslag i väsentlig grad saknar funktioner som framgår av de Efterfrågade Funktionerna, eftersom det finns betydande avvikelser på ett flertal punkter eller att anbudsgivarens Lösningsförslag leder till mycket begränsade mervärden genom att de endast i mycket begränsad utsträckning uppfyller de behov som framgår av de Styrande Målen. 4.2.4 Poängskalan för trovärdighet Vid utvärderingen av trovärdighet kommer Staden att bedöma anbudet baserat på hur trovärdigt anbudsgivarens Lösningsförslag inom respektive bedömningsområde är underbyggd och leder till en leverans med de funktioner som anbudsgivaren beskrivit. Antaganden och förbehåll i anbudet som begränsar trovärdigheten i anbudsgivarens anbud, kommer att ingå i Stadens bedömning av trovärdighet. Det räcker alltså inte med att anbudsgivaren utlovar en viss funktionalitet, utan för att tilldelas poäng avseende trovärdighet förväntas anbudsgivaren ha gjort det troligt att anbudsgivaren kommer att tillhandahålla en lösning som leder till en leverans med de funktioner och egenskaper som utlovats. Exempel på typer av beskrivningar som kan användas för att styrka trovärdigheten är följande: Lösningsförslag som är utförliga och visar hur den utlovade funktionaliteten kommer att uppnås. Lösningsförslag som omfattar skisser över tänkta skärmbilder eller andra beskrivningar som på ett tydligt sätt visar hur lösningen kommer att vara 18 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

utformad och som tydliggör lösningens användarvänlighet ur ett användarperspektiv. Beskrivningar i Lösningsförslaget av den bakomliggande organisationen och de resurser som avses tillsättas av anbudsgivaren, hur väl anpassad organisationen och resurserna är till den funktionella lösningen och hur organisationen och resurserna utgår från redovisade erfarenheter från andra leveranser. Lösningsförslag som visar att den personal som kommer att utföra tjänsterna inom respektive bedömningsområde har lämplig kompetens. Beskrivningar avseende att den funktionella lösningen har använts tidigare av anbudsgivaren hos annan kund med gott resultat, och att detta resultat kan styrkas. Beskrivningar av huruvida den funktionella lösningen är vanligt förekommande på marknaden med goda resultat. Bedömningen av trovärdighet (Bedömningsaspekt 2) kommer att utgå från följande poängskala: Utmärkt trovärdighet (3 poäng) Lösningsförslaget bedöms utvisa att anbudsgivaren med mycket stor sannolikhet kommer att kunna uppnå en leverans med alla de egenskaper som beskrivits, med obetydliga avvikelser eller obetydliga osäkerhetsmoment. God trovärdighet (2 poäng) Lösningsförslaget bedöms utvisa att anbudsgivaren med stor sannolikhet kommer kunna uppnå en leverans med de egenskaper som beskrivits, men med vissa mindre avvikelser och/eller med vissa mindre osäkerhetsmoment. Acceptabel trovärdighet (1 poäng) Lösningsförslaget bedöms utvisa att anbudsgivaren sannolikt kommer kunna uppnå en leverans med de egenskaper som beskrivits, men med vissa avvikelser och/eller med vissa osäkerhetsmoment. Bristande (0 poäng) Lösningsförslaget bedöms utvisa att anbudsgivaren sannolikt inte kommer kunna uppnå en leverans med de egenskaper som beskrivits, och/eller att förslaget är så bristfällig att det inte går att bedöma sannolikheten av i vilken utsträckning Lösningsförslaget kommer att kunna realiseras. Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 19 (24)

4.3 Beräkning av kvalitetspoäng Utvärderingen av varje bedömningsområde inom Funktionell Kvalitet kommer, som framgår av avsnitt 4.1.1 Övergripande metod, att ske utifrån de två aspekterna, funktion och måluppfyllelse (Bedömningsaspekt 1) respektive trovärdighet (Bedömningsaspekt 2), som redogjorts för ovan. Varje bedömningsområde inom Funktionell Kvalitet kommer således att ha två olika poäng, en för respektive aspekt. För fastställande av poäng för bedömningsområdet kommer dessa båda poäng att multipliceras och utgöra bedömningsområdets kvalitetspoäng. Den maximala kvalitetspoängen per bedömningsområde är således nio (9) poäng (tre (3) poäng multiplicerat tre (3) poäng). Om en anbudsgivare erhåller noll (0) poäng på någon av de två aspekterna, funktion och måluppfyllelse (Bedömningsaspekt 1) respektive trovärdighet (Bedömningsaspekt 2) blir således detta bedömningsområdes kvalitetspoäng noll (0). Genom att summera kvalitetspoängen för samtliga bedömningsområden erhåller Staden sedan anbudets totalpoäng för Funktionell Kvalitet. 20 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

Exempel utvärdering: Ett anbud uppnår för ett bedömningsområde en hög poäng för aspekten funktion och måluppfyllelse, eftersom anbudsgivarens Lösningsförslag fullt ut omfattar de Efterfrågade Funktionerna, eller har några i sammanhanget obetydliga avvikelser i förhållande till dessa och att anbudsgivarens Lösningsförslag leder till mervärden genom att de i mycket stor utsträckning uppfyller de behov som framgår av de Styrande Målen. (3 poäng). Lösningsförslaget bedöms utvisa att anbudsgivaren med stor sannolikhet kommer kunna uppnå en leverans med de egenskaper som beskrivit, men med vissa mindre avvikelser och/eller med vissa mindre osäkerhetsmoment. Poäng för aspekten trovärdighet blir därför god (2 poäng). Kvalitetspoängen för bedömningsområdet fastställs då till 6 poäng, det vill säga 3 poäng multiplicerat med 2 poäng. Kvalitetspoängen för vart och ett av de resterande fyra (4) bedömningsområdena fastställs också (utelämnas i exemplet). Notera att i exemplet ovan har inte beaktats eventuella justeringar av anbudets poäng som kan följa under eventuella förhandlingar. 4.4 Förhandling Staden kan komma att genomföra förhandlingar. Sådana förhandlingar sker i successiva steg för att minska antalet anbud som förhandlingen omfattar. Utvärderingsmodellen som beskrivits ovan i detta avsnitt 4 kommer att tillämpas för att minska antalet anbud förhandlingen omfattar. Förhandlingar kan, om de sker, genomföras i olika förhandlingsomgångar, som i sig kan omfatta ett eller flera förhandlingstillfällen. Förhandlingar kan omfatta alla förhandlingsbara krav och villkor, inklusive anbudspris. Förhandlingar kommer, om inte Staden meddelar annat, att ske på svenska. 4.5 Bedömning av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Efter prövning av anbuden och eventuella förhandlingar kommer Staden att genomföra en slutlig utvärdering. Staden kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Det innebär att Staden kommer att väga samman kriteriet Funktionell Kvalitet med Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 21 (24)

pris och baserat på detta välja det ekonomiskt mest fördelaktiva anbudet. Ett anbud som vid den slutgiltiga utvärderingen erhåller poäng noll (0) för något enskilt bedömningsområde i Funktionell Kvalitet kommer inte kunna gå vidare till den slutliga utvärderingen och kommer därmed inte att kunna anses som ekonomiskt mest fördelaktigt. Ett sådant anbud kommer således inte att antas, även om priset är lågt. Utvärderingen av vilket anbud som utgör det ekonomiskt mest fördelaktiga kommer att göras genom en sammanvägning av pris och kvalitet enligt följande. Priser ska avges i enlighet med de instruktioner som framgår av Bilaga A 8 (Prislista) och Bilaga U 2 (Svarsbilaga pris). Prislistans kvantitetsuppgifter för tjänster är baserade på en bedömning av åtagandets omfattning utifrån i förfrågningsunderlaget angivna förutsättningar och krav i syfte att klarlägga den beräknade totalvolymen för Tjänsterna. Observera att de volymer som ligger till grund för beräkningen inte ska tolkas som en utfästelse inför kommande leveranser. Angivna priser räknas i Bilaga U 2 (Svarsbilaga pris) ihop till ett sammanräknat pris, vilket är anbudspriset. Anbudspriset utgör grunden vid beräkningen av anbudets utvärderingstal. Den totalpoäng som respektive anbud erhållit avseende Funktionell Kvalitet utgör anbudets totala kvalitetspoäng. Den kvalitetspoäng som varje bedömningsområde erhåller multipliceras med en (1) poäng eller en halv (0,5) poäng, beroende på vilken viktning respektive bedömningsområde har. På så sätt erhålls ett poängavdrag. 22 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter

Bedömningsområdena viktas enligt följande: Bedömningsområde Vikt/Poäng Maximal kvalitetspoäng Maximalt poängavdrag Införande 1 p 9 p 9 p Samverkan 0,5 p 9 p 4,5 p Tillhandahållande av Tjänsterna 0,5 p 9 p 4,5 p Tjänster för Digitala Enheter 1 p 9 p 9 p Service Desk 1 p 9 p 9 p Varje poängavdrag motsvarar ett avdrag med en (1) procent av anbudspriset. Anbudspriset efter avdrag för kvalitetspoäng utgör utvärderingstalet. Anbud med lägst utvärderingstal vinner upphandlingen. Illustrativt exempel: Införande Samverkan Tillhandahållande av Tjänsterna Tjänster för Digitala Enheter Service Desk Erhållen kvalitetspoäng 6 3 6 6 3 Viktning 1 0,5 0,5 1 1 Poängavdrag 6 1,5 3 6 3 Totalt Poängavdrag (%) 19,5 Anbud Sammanräknat pris Totalt poängavdrag (%) Utvärderings tal Anbudsvinn are A 270 19,5 217,35 - B 255 4 244,8 - C 300 30 210 Anbud C D 330 36 211,2 - Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter 23 (24)

I exemplet ovan är det anbudsgivare C med lägst utvärderingstal som vinner upphandlingen. Om två, eller flera, anbud får samma utvärderingstal, kommer den anbudsgivare vars anbud fått högsta totala kvalitetspoäng att antas för ingående av avtal. I de fall anbud fortfarande inte går att särskilja kommer lottning att genomföras. 24 (24) Tjänster för it-service för Stockholms stads pedagogiska verksamheter