Semesteravtal 6, Månadslön, kommunal/stat/landsting (Intjänandeår = innevarande år) Semesterårsskifte 2017 Innevarande år betyder att semestern tjänas in under samma år som den tas ut, det vill säga att kalenderåret och semesteråret sammanfaller. De anställda får på detta sätt ut hela sin semesterrätt i samband med semesterberäkningen, som ska göras efter januarilönen är utbetald. Detta innebär också att de som har en anställning från och med första januari till och med sista december kan ta ut hela sin semester men om de slutar under året, blir de återbetalningsskyldiga. Semesterberäkningen utförs i samband med årsskiftet eller efter att januarilönen är avräknad om avvikelserna för december lönebereds i januari följande år. Vid semesterberäkning flyttas kvarvarande betalda dagar till sparade dagar och anställdaregistret uppdateras med nya betalda semesterdagar efter angiven semesterrätt. Vid semesterberäkning tas hänsyn till förändring av semesterrätt om den anställde under intjänandeåret fyller 40 eller 50 år. Anställda som slutar eller börjar under året ska, oavsett semesterrätt, uppdateras med obetalda dagar motsvarande en semesterrätt på 25 dagar. Om de anställda tar ut semester för både december och januari i samband med januarilönen, ska du, innan du skriver ut lönespecifikationer: 1. Uppdatera semesterdagar och läsa transaktioner för föregående år med datum 20160101-20161231. 2. Göra semesterberäkning för innevarande år 20170101-20171231. 3. Uppdatera betalda semesterdagar för innevarande år med datum 20170101-20171231. 1. Uppdatera semesterdagar 20160101-20161231 Du ska använda funktionen Uppdatera semesterdagar/timmar efter varje definitiv lönekörning innan du skriver ut lönespecifikationerna. Läs gärna mer i dokumentet Uppdatera semesterdagar/timmar genom att klicka här» Dokumentet ligger även på Kundtorget under rubriken PROGRAMSUPPORT - Semester. 1
Semesterskuldens procentsatser utgår från att de anställda har ersättningar vid uttag av semester enligt formel: månadslön * 12/365 * 0,605 % Om en anställd slutar under året och semesterersättning ska betalas ut kontant ska ersättning utgå enligt formel: månadslön * 12/365 * 1,4 + 0,605 % Därav procentsatserna 5,21 % som är en ungefärlig summering av 0,6 % (enligt första formeln) och 4,6% (enligt andra formeln). Betald och sparad semester på kommunala avtal utbetalas efter aktuell sysselsättningsgrad. Förslag på löneartsinställningar - SemesterdagstiIlägg: Månadslön + eventuella lönetillägg 0,605 % 2
- Semesterersättning slutlön (manuellt - ej via slutlönefunktionen): Månadslön * 12 * 1.4/365 + 0,605 % 2. Semesterberäkning, Semesteravtal 6 Gå in under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Semesterberäkning och välj Semesteravtal 6 Månadslön med semestertillägg (Intjänande år = innevarande år). Fyll i datum för Intjänandeperiod och Läs transaktioner. Det är viktigt att du anger datum på samma sätt som du gjorde vid föregående semesterårsskifte. I beräkningsunderlaget används följande information: Lönearter för ej semesterlönegrundande frånvarodagar (kalenderdagar) Lönearter för semesterlönegrundande frånvarodagar (kalenderdagar) Har du inte löneberett frånvaron/närvaron med Datum och inte heller markerat Läs transaktioner i första hand på from/tom datum, delar programmet istället in transaktionerna efter vilken löneperiod de tillhör. Löneperiod anges i samband med definitiv avräkning. Utbetalningsdatum har ingen betydelse. 3
Kvalificerar sig anställd till fler semesterdagar utifrån ålder enligt Allmänna bestämmelser markeras alternativet Räkna upp betald semester enligt AB-avtalet om anställd När du klickar på OK i ovan bild får du frågan om säkerhetskopiering. Detta meddelande förutsätter att du har inställning för automatiska säkerhetskopior innan semesterberäkning. Den inställningen finns under menyn Arkiv - fliken Allmänt - knappen Avancerade inställningar - fliken Säkerhetskopiering. Enbart lista Börja med att välja Enbart lista och stämma av uppgifterna innan du går vidare och låter programmet beräkna nya dagar. I bilden Semesterberäkningsurval har du möjlighet att göra vissa val exempelvis hur semesterdagar ska avrundas, flytta kvarvarande betalda dagar till sparade etc. Om du tycker att någonting inte stämmer på den presenterade listan kan du, efter att du skrivit ut den klicka på Visa logg och undersöka vad som kan vara fel. 4
Kontrollera och godkänn varje person När du har kontrollerat listan och godkänt den är det dags för semesterberäkningen. Det är vid semesterberäkningen anställdaregistret uppdateras med nya semesterdagar. Väljer du alternativet Kontrollera och godkänn varje person kan du göra fortfarande göra ändringar på varje person innan du godkänner genom att klicka på OK & Nästa. Observera att du måste trycka Enter när du kommer in på den första anställde för att programmet ska börja sin beräkning. Programmet talar om för dig hur många betalda dagar personen har kvar och hur många som kan sparas. Detta grundar sig på vad du har fyllt i för gränser under menyn Arkiv - Inställningar - fliken Semester. Där anger du hur många semesterdagar per år som de anställda får spara, hur många år dagarna får sparas, samt hur många dagar som får sparas totalt. Kontrollera kollektivavtalets gränsvärden. Kontroll görs hur länge de sparade semesterdagarna har sparats. 5
Om den anställde har betalda dagar kvar, får du frågan om de ska föras över till sparade. Programmet talar om hur många dagar som kan sparas, resterande betalas ut om du har lönearter för utbetalning av överskriden semester under menyn Arkiv - Inställningar - fliken Semester. När du godkänt förslagen kan du se totalt antal sparade dagar fördelade per semesterår. Till sist får du upp semesterberäkningsbilden där du fortfarande kan göra manuella ändringar. Alla fält kan korrigeras om det skulle behövas. När du är nöjd med beräkningen klickar du OK & Nästa för att godkänna personen. Det är då uppdatering av den anställdes semesteruppgifter sker i anställdaregistret. 6
Semesterlönegrundande anställningstid/dagar Den semesterlönegrundande anställningstiden räknas fram genom att antalet kalenderdagar under intjänandeåret justeras med hänsyn till anställnings- och avgångsdatum om personen börjat eller slutat under intjänandeåret. Dessa dagar minskas sedan med ej semesterlönegrundande frånvarodagar om sådana finns registrerade. Semesterlönegrundande frånvaro Om en anställd överskrider gränserna för semesterlönegrundande frånvaro, exempelvis är föräldraledig i mer än 120 dagar, dras de överskridna dagarna från den semesterlönegrundande anställningstiden. Intermittent deltid Om en anställd arbetar intermittent deltid räknas nettodagar fram med hjälp av semesterfaktor i anställdaregistret. (antal veckor i schemaperioden*5/antalet arbetsdagar.) Semesterberäkningen presenteras i rapportformat. Spara denna rapport. Beräkna och uppdatera utan kontroll Har du många anställda tar det lång tid att välja alternativet Kontrollera och godkänn varje person. Då kan du istället välja alternativ Beräkna och uppdatera utan kontroll. Det är viktigt att du då har tagit ut Enbart lista först och kontrollerat noga att allting stämmer. 7
Nu har semesterfliken i anställdaregistret uppdaterats med nya betalda dagar samt kvarvarande dagar har flyttats till sparade dagar och du kan skriva och skicka ut lönespecifikationerna för januari. 8