Riskhantering Sida 1
Om riskhantering Risker i projekt är händelser som äventyrar vår möjlighet att nå projektets mål. Riskhantering innefattar att göra analyser där risker och åtgärder identifieras, men också att planera in och genomföra åtgärder samt att kontinuerligt följa upp effekterna av åtgärderna och riskernas status. Ansvaret för hantering av projektrisker ligger hos projektledningen. I mer komplexa projekt kan man behöva definiera specifika roller för detta ändamål. Alla nivåer i projektet bör involveras för att hantera en komplett riskbild. Ett öppet klimat där man lyssnar till vad alla har att säga ger en god grund för att hitta alla risker och värdera dom på rätt sätt. Styrgruppen bör ständigt hållas informerad om riskbilden för att därmed kunna stötta projektet i riskhanteringen. Riskpotten som styrgruppen förfogar över ska ställas till projektets förfogande vid behov Medarbetare i projektet är ofta delaktiga i att genomföra riskrelaterade åtgärder. Det är av vikt att projektledningen beskriver nyttan med dessa åtgärder och vad konsekvensen blir om de uteblir. Det ger energi och motivation till att utföra åtgärderna. Riskhantering pågår genom hela projektet. Det underlättar om man är öppen och ser objektivt på det som händer i projektet. Risker har en tendens att krympa om man analyserar dom. Att försöka förringa riskerna eller hoppas att saker löser sig på egen hand är inte en bra strategi. Om man väntar med att sätta in åtgärder kan riskerna och dess konsekvenser i stället förvärras. Projektmålets prioritering tid, kostnad och resultat bör guida i val av åtgärder. Parallellt med analys av risker bör vi även söka möjligheter som kan underlätta för projektet. Möjligheter kan hanteras på motsvarande sätt som risker med analys, värdering och åtgärder. Sida 2
Riskhantering, syfte Att gemensamt skapa god framförhållning en kontrollerad riskbild ökade möjligheter att lyckas med projektet samsyn på projektets möjligheter att nå målet trygghet Vi vet att framtiden medför förändring Vi kan påverka framtiden Vi anar mer än vi är medvetna om Sida 3
Olika ansvarsområden Riskhantering på olika nivåer Strategiska mål Verksamhetsrisker Möjligheten att nå verksamhetens mål Kund Personal Process Ekonomi Produkt Effektrisker Möjligheten att uppfylla effektmålet Projektrisker Möjligheten att uppfylla projektmålet Effektmål Projektmål Risker som identifieras på en nivå kan ha påverkan på en annan Sida 4
Riskhantering i projekt Riskhantering Riskanalyser Riskhantering upprätthålla en aktuell riskbild för projektet genom att genomföra riskanalyser prioritera risker och besluta om åtgärder planera in och genomföra åtgärder hantera budget och riskpott följa upp effekter av åtgärder kommunicera och stämma av med styrgrupp Riskanalys identifiera risker beskriva risker värdera risker identifiera åtgärdsförslag I agila arbetssätt är riskanalys och riskhantering kopplad till iterationerna Sida 5
Riskanalys, när Olika syfte i projektets olika faser Förbereda Genomföra Avveckla BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP5 BP5 BP6 BP7 BP8 Initialt undersöka om förutsättningar finns för projektet inriktning på realism och generella förutsättningar underlag för val av strategi för genomförandet Inför BP3 identifiera hela riskbilden för genomförandet gemensam helhetssyn kontrollerad riskbild Under genomförandet hålla riskbilden aktuell mäta förändringen av riskbilden inriktning på helheten Sida 6
Riskanalys, arbetsgång Utgå från idé och mål 1. Arbeta individuellt och lista möjliga händelser som kan försvåra för projektet att nå målet 2. Sammanställ en gemensam bild 3. Tydliggör bakomliggande orsaker för varje risk 4. Gruppera exempelvis i typer eller mot leveranser 5. Värdera genom bedömning av sannolikhet och påverkan 6. Identifiera möjliga åtgärder 7. Överlämna resultatet till projektledningen för vidare arbete Punkt 1 kan göras före mötet för att spara tid I små, enkla projekt kan även kalkyler och beslut om åtgärder ske på samma möte Samma arbetsgång kan användas för möjlighetsanalys Sida 7
Riskbeskrivning Framtida möjlig händelse med konsekvenser som påverkar projektets måluppfyllelse Exempel Möjlig händelse vi inte får tillgång till utlovad specialistkompetens utrustning för test är inte klar i tid (inberoende) nya krav kommer in sent i projektet Det orsakas av att ett annat projekt behöver samma resurs levererande projekt inte blir klart på utlovad tid nya intressenter dyker upp under genomförandet Påverkan blir att delprojekt A kommer inte att gå att genomföra projektet blir försenat i motsvarade grad, eller mer projektet blir försenat och/eller fördyrat Möjligheter, dvs händelser med positiva konsekvenser, kan analyseras på motsvarande sätt Sida 8
Fråga varför 5 gånger För att hitta den orsak som är effektivast att åtgärda Exempel Händelse Nya krav kommer in sent i projektet Varför? Varför? Varför? Nya intressenter dyker upp sent Vi hittar inte alla intressenter från början Rätt personer deltar inte i intressentanalysen Svårt att hitta åtgärder? Fortsätt att fråga varför Varför? Svårt att få rätt personer att delta Varför? Intressentanalys prioriteras inte Åtgärdsförslag: Sök stöd av styrgruppen för att prioritera upp intressentanalysen Sida 9
Riskbedömning Hög påverkan, H mycket svårt att nå målet allvarligt hinder H LH MH HH Medel påverkan, M skapar svårighet M LM MM HM Låg påverkan, L skapar störningar skapar irritation L LL ML HL L M H Sannolikhet att händelsen inträffar Bedömningen ger underlag för prioritering av risker inför beslut om åtgärder Sida 10
Påverkan om händelsen inträffar Visualisera riskbilden H 7 2 5 Ger en grafisk översikt Visar de risker som är öppna Cirklarnas storlek indikerar antalet risker M 2 6 L 2 4 L M H Sannolikhet att händelsen inträffar Lämplig som bilaga till statusrapporten Risklista Sida 11
Prioritering Underlag för vidare arbete med åtgärder H M L L M H Kund Process Personal Produkt Ekonomi Effektmål Prioritera i första hand baserat på riskbedömningen Ta även hänsyn till andra aspekter som strategiska mål, effektmål och intressenternas risktolerans Inkludera beställare och projektägare i dialogen Enbart riskbedömningen kan ibland räcka för att göra en prioritering Sida 12
Typer av åtgärder Arbeta med en risk i taget, lista åtgärder Eliminera annan strategi/ arbetsprocess väljs för att undvika risken helt Bevaka inga åtgärder vidtas, ingen energi ska läggas på att hantera denna risk Reducera åtgärder vidtas för att minska riskens - sannolikhet och/eller - påverkan på projektet Överföra annan verksamhet eller annat projekt övertar risken Fokusera i första hand på de allvarligaste riskerna Eliminera eller överföra risker är inte alltid möjligt Sida 13
Kalkylera kostnader och besluta om åtgärder Arbeta med en risk i taget bedöm kostnaden för påverkan om inget görs kalkylera kostnaden för varje föreslagen åtgärd jämför kostnaden om ingenting görs med åtgärdernas kostnader fatta beslut om åtgärd eller kombination av åtgärder besluta om åtgärden ska genomföras direkt eller senare vid behov Sammanställ en helhetsbild för projektet visa påverkanskostnader och kostnader för åtgärder förankra hos styrgruppen Räkna om till pengar så att posterna går att jämföra med varandra Ta hänsyn till målbildens prioritet vid val av åtgärd Definiera vad som indikerar behovet att aktivera en åtgärd Sida 14
Riskpott och projektbudget Pengar för åtgärder disponeras av styrgruppen eller projektet Åtgärd aktiveras vid behov åtgärd att hantera risken planeras men genomförs ej den kalkylerade kostnaden läggs i riskpotten som disponeras av styrgruppen (sannolikhet: låg=20%, medel=50%, hög=80%) av den kalkylerade kostnaden) Åtgärd ska genomföras åtgärd för att hantera risken blir en del av projektets budget Riskpott Arbete (persontid) och omkostnader O s ä k e r h e t Riskpott buffert, om kalkylförutsättningarna inte håller Osäkerhet buffert, inom överenskomna förutsättningar Projektbudget Pengar för påverkanskostnad ska också finnas i riskpotten Sida 15
Risklista Aktuell förteckning över risker och åtgärder Nr Beskrivning Risktyp Sannolikhet Påverkan Åtgärd Aktuell prio AnsvarigÅtgärd Stängd klar datum Beskrivning av risk och dess orsak Låg Medel Hög Låg Medel Hög Beskrivning av åtgärd och kommentar Projektets riskbild är levande, håll risklistan aktuell Åtgärder hanteras i projektets detaljtidsplan och åtgärdslista Att informera projektägare/styrgrupp om risker som ligger utanför projektets åtagande men som påverkar effektmålet Risklista Sida 16
Riskanalysmöte D A G O R D N I N G Inledning genomgång av förväntningar och arbetssätt gå igenom idé och mål för projektet beskriv nuläget Riskanalys lista händelser och deras orsaker, värdera, gruppera och identifiera åtgärder Avslutning hur hanterar och informerar vi om identifierade risker och åtgärdsförslag N Ä R Vid planerat tillfälle R E S U L T A T Uppdaterad risklista, förslag på åtgärder och ansvariga Opartisk seminarieledare Helhetssyn, bredd i gruppen och skilda åsikter, ger bästa resultat Öppet arbetsklimat, fritt kunna visa oro Ingen risk är för liten att ta upp Fantasi och erfarenhet behövs Flera möten med olika deltagare kan vara effektivt Sida 17
Riskhantering, checklista Är riskanalyser inplanerade? Deltar personer med olika roll, erfarenhet och åsikter i riskanalyserna? Leds analyserna av en opartisk person? Finns en aktuell helhetsbild av påverkanskostnader och åtgärdskostnader? Är risklistan uppdaterad och aktuell? Har vi arbetat med att identifiera möjligheter? Är riskerna grupperade på ett lämpligt vis? Är orsakerna till varje risk hittade Är beslut om val av åtgärder baserade på kalkyler? Är varje åtgärd kostnadseffektiv och relevant? Har omvärldsriskerna förankrats hos ansvariga (inberoenden)? Tas resultatet av riskanalysen på allvar av - styrgruppen? - projektledningen? - medarbetarna? - berörda intressenter? Genomförs föreslagna åtgärder? Sida 18