Sida 1/15 Anneli Wirtén Administrativa avdelningen 036-395252 Postadress 551 86 Jönköping Besöksadress Hamngatan 4 Tfn 036-39 50 00 Fax 036-12 15 58 E-post lansstyrelsen@f.lst.se www.f.lst.se Plusgiro 6 88 06-9 Bankgiro 5206-5877 Förfrågningsunderlag Länsstyrelsen i Jönköpings län ska genomföra upphandling av konsulttjänst avseende utbildning i ledarskap och medarbetarskap. Ni inbjuds att lämna anbud i enlighet med angivna förutsättningar i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Diarienummer 112-16759-08 Upphandlingsform Förenklad upphandling Sista anbudsdag 2008-11-18 Anbudets giltighet 2009-03-31
Sida 2/15 Innehåll Förfrågningsunderlag...1 Innehåll...2 Upphandlingsföreskrifter...3 Inledning...3 Bakgrund och syfte...3 Kort om uppdraget...3 Avtalsperiod...3 Hela eller delar av uppdraget...3 Upphandlingsform...3 Upphandlande myndighet...4 Förfrågningsunderlag...4 Tilldelningsbeslut...6 Gemensam upphandlingsgrupp...6 Krav på anbudsgivare...7 Juridisk ställning...7 Ekonomisk och finansiell ställning...7 Kompetens och erfarenhet...7 Uppdragsbeskrivning...9 Metodik...9 Förutsättningar...9 Övriga skall-krav...10 Pris...11 Äganderätt...11 Ändringar och tillägg till ABK96 gällande ägande-, upphovs- och nyttjanderätt...11 Prövning och utvärdering av anbud...12 Prövning...12 Metod - betygsfördelning...14 Kommersiella villkor...15 Avtalsperiod...15 Avtalsvillkor...15 Prisangivelser...15 Reservation...15 Ersättning för upprättande av anbud...15 Avtalsbundenhet...15
Sida 3/15 Upphandlingsföreskrifter Inledning I varje län i Sverige finns en Länsstyrelse. Det är en statlig myndighet som främst är riksdagens och regeringens förlängda arm och genomför dess beslut. Länsstyrelserna hör hemma under Finansdepartementet. Länsstyrelsen är en kunskapsorganisation med bred kompetens som ska värna om länets utveckling. Bakgrund och syfte På Länsstyrelsen i Jönköpings län (nedan kallad Länsstyrelsen) arbetar ungefär 240 personer. Under 2006 genomförde Länsstyrelsen en organisationsförändring där tio avdelningar slogs samman till fem. Kort därefter bildades en ny avdelning varför det i dagsläget finns sex avdelningar. För att få den tydlighet och effektivitet man eftersträvade i och med omorganisationen har man från Partsrådet sökt och fått beviljade medel för att genomföra utbildningsinsatser i ledarskap och medarbetarskap för de nya avdelningarna och de nya teamen. Kort om uppdraget Länsstyrelsen har för avsikt att upphandla en utbildningsanordnare för att genomföra projekt utveckling av ett gott ledarskap och medarbetarskap. Denna förfrågan avser insatser som ska genomföras 2009-2010 och gäller: - Utbildning för avdelningschefer och ledningsgrupp i ledarskap - Utbildning för funktionsansvariga i att leda grupper - Utbildning för funktioner i teamutveckling och medarbetarskap Avtalsperiod Avtalet skall gälla 2009-01-01 tom 2010-06-30. I anslutning till avtalstidens slut äger köparen rätt att efter leverantörens godkännande förlänga avtalet ytterligare 6 månader. Hela eller delar av uppdraget Anbud kan enbart lämnas på hela uppdraget. Upphandlingsform Förenklad upphandling i enlighet med kap 15 i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlingsformen medger förhandlingar men upphandlande myndighet behöver inte uppta förhandlingar. Det är därför av stor vikt att alla krav och
Sida 4/15 villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. ABK96 med ändringar och tillägg enligt detta förfrågningsunderlag tillämpas för uppdraget. Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet för denna upphandling är: Länsstyrelsen i Jönköpings län Org. nr 202100-2288 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att anbudsgivaren kontaktar Länsstyrelsen så att missförstånd kan undvikas. Vi besvarar gärna frågor från anbudsgivare med anledning av förfrågningsunderlagets utformning och innehåll. Frågor ställs skriftligt, per brev eller e-post till Länsstyrelsens kontaktperson i upphandlingsfrågor i så god tid att svar kan lämnas senast en vecka före anbudstidens utgång. Frågor om uppdraget besvaras av Anna-Sara Peterson, e-post anna-sara.peterson@f.lst.se. Frågor och svar, förtydliganden och kompletteringar som har betydelse för anbudslämnande kommer kontinuerligt att publiceras på Länsstyrelsens hemsida under Upphandlingar www.f.lst.se samt via Allego. www.allego.se. Anbudsgivaren är skyldig att själv hålla sig uppdaterad under anbudstiden. Annonsering av upphandlingen Annonsunderlaget för denna upphandling har sänts till Allego för publicering i elektronisk databas och i tidningen Anbudsjournalen. Förfrågningsunderlaget med bilagor finns publicerat från på Länsstyrelsens webbplats www.f.lst.se under Upphandlingar. Förfrågningsunderlag Förteckning Detta förfrågningsunderlag består av: - Detta dokument: Upphandlingsföreskrifter, Krav på anbudsgivare, Uppdragsbeskrivning, Prövning och utvärdering av anbud och Kommersiella villkor. - Avtalsutkast, bilaga 1 - Sanningsförsäkran, bilaga 2 - Tidsschema, bilaga 3 Det är anbudsgivarens ansvar att kontrollera att samtliga dokument enligt denna förteckning erhållits.
Sida 5/15 Anbuds giltighet och form Anbud skall: innehålla företagsnamn, kontaktperson, adress, telefonnummer och organisationsnummer, vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren, vara skrivet på svenska samt vara bindande till och med 2009-03-31, vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet. Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs antaget/antagna anbuds giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock högst i fyra månader efter angiven giltighetstid. Anbudsinlämnande Anbud skall: - paketeras i dubbla kuvert där innekuvertet är slutet och märkt med Anbud utbildning i ledarskap och medarbetarskap, samt Dnr 112-16759-08. - innehålla ett (1) komplett original, ej häftat eller inbundet samt - vara inkommet senast 2008-11-18 under förutsättning att det publiceras till Länsstyrelsen. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Observera att anbud via fax eller e-post inte accepteras. Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Länsstyrelsen i Jönköping län 551 86 JÖNKÖPING Besöksadressen är Hamngatan 4. Öppettider är måndag-fredag 08.00-16.00. Övriga tider hänvisas till brevlådan på dörren vid huvudingången till Länsstyrelsen. Sekretess och offentlighet Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan
Sida 6/15 begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av den upphandlande myndigheten och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas och avtal sluts. Härigenom ges en leverantör möjlighet att få tilldelningsbeslutet prövat i förvaltningsdomstol under en föreskriven tidsfrist innan avtal slutits. Tidsfristen för rättens prövning av ansökan är 10 dagar efter det att upplysningar om tilldelningsbeslutet avsänts (per post, e-post eller telefax) eller om rätten fattat ett interimistiskt beslut 10 dagar efter det att beslutet upphävts. Därefter kan, om domstolens beslut inte innebär annat, kontrakt tecknas. Gemensam upphandlingsgrupp För framtagandet av detta förfrågningsunderlag och för utvärdering av anbuden har en upphandlingsgrupp etablerats. Gruppen består av Monica Flodström, Anneli Wirtén, Torvald Svensson, Ola Broberg och Anna-Sara Peterson.
Sida 7/15 Krav på anbudsgivare Juridisk ställning Anbudsgivaren och samtliga eventuella underleverantörer skall uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare skall som bevis bifoga: Kopia på det vid anbudslämnandet gällande registreringsbeviset för företaget från Bolagsverket eller motsvarande. Detta gäller inte för svenska statliga myndigheter eller andra organisationer där registreringsskyldighet i Bolagsverkets register inte föreligger. Sanningsförsäkran, bilaga 3, ifylld och undertecknad av behörig företrädare. Ifylld och av Skatteverket undertecknad blankett SKV 4820 - Begäran/Svar Offentliga uppgifter, inte äldre än 2 månader räknat från sista anbudsdag. Detta gäller inte för svenska statliga myndigheter. Blanketten hämtar anbudsgivaren via Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se. Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil finansiell och ekonomisk ställning. Det är av stor vikt för Länsstyrelsen att uppdraget inte påverkas negativt av att leverantören har en instabil ekonomi. Länsstyrelsen kommer att kontrollera och bedöma anbudsgivarens ekonomiska ställning med hjälp av UC AB:s riskklassning. I de fall anbudsgivaren uppfyller UC:s riskklass 3 eller bättre kommer kravet avseende ekonomisk stabilitet anses vara uppfyllt. Skulle riskklassen inte uppfyllas kan Länsstyrelsen begära kompletterande upplysningar. Kompetens och erfarenhet Den konsult/de konsulter som för Anbudsgivarens räkning ska utföra uppdraget skall ha lämplig utbildning och erfarenhet för uppdraget. Som bevis skall CV bifogas tillsammans med utbildningsintyg/kursintyg/ /kursplaner som kan bekräfta uppgivna dokumenterade kunskaper: - Dokumenterade kunskaper inom FIRO-teorin - Dokumenterad erfarenhet av arbete med personlighetstyper/preferensprofiler/stilstudier. Kapacitet Anbudsgivaren skall förfoga över nödvändiga resurser för att kunna genomföra uppdraget.
Sida 8/15 Uppföljnings- och kvalitetsarbete Anbudsgivaren skall utifrån ett kvalitetssäkringsperspektiv göra en uppföljning till Länsstyrelsen på genomförda utbildningar. Uppföljningen utformas i samråd med Länsstyrelsen. Underleverantörer Anbudsgivaren skall uppge eventuella underleverantörer. Underleverantören och dess personal skall uppfylla samtliga krav som ställs på anbudsgivaren. Om underleverantör anlitas skall anbudsgivaren i anbudet beskriva på vilket sätt underleverantören/er uppfyller ställt krav.
Sida 9/15 Uppdragsbeskrivning Under perioden januari 2009 till juni 2010 skall 200-250 medarbetare på Länsstyrelsen i Jönköping utbildas i ledarskap och medarbetarskap. Tidsåtgång för genomförande är mellan 80 och 95 utbildningsdagar beroende på antalet deltagare. Antalet utbildningsdagar mellan 80 och 95 avropas efter behov. Upphandlingen avser en anbudsgivare som genom en eller flera konsulter skall genomföra de olika kursmomenten när det gäller avdelningschefer/ledningsgrupp, funktionsansvariga och funktioner samt att för dessa tre nivåer ta fram utbildningsmaterial man har för avsikt att använda i utbildningarna. Med utbildningsmaterial avses skriftligt material kring föreläsningsdelarna i utbildningarna samt övningar som används för att tillämpa teoridelarna upplevelsebaserat. Om anbudsgivaren avser att använda flera konsulter för att genomföra uppdraget skall anbudsgivaren i sitt anbud beskriva på vilket sätt uppdraget delas mellan konsulterna alternativ genomförs gemensamt. Utbildningarna består av tre delar, en del för ledningsgrupp/avdelningschefer, en del för funktionsansvariga (gruppledare) och en del för funktionerna (grupper). De olika delarna består i sin tur av olika kursmoment. Funktionerna består av 6-15 medlemmar som idag arbetar tillsammans i ett arbetslag. Metodik Metodiken som skall användas är en blandning av föreläsning och upplevelsebaserad inlärning. Förutsättningar Teoribildningen skall utgå från FIRO-teorin. Förslag till kursplan för Avdelningschefer/Ledningsgrupp Kursmoment 1: En dags genomgång av gruppteori och gruppledning och personlighetstyper/preferensprofiler/stilstudier Kursmoment 2: Kursmoment 3: Kursmoment 4: Kursmoment 5: En dags genomgång av utvecklingssamtal, kompetens(försörjning) och rekrytering En dags genomgång av förändringsarbete En dags genomgång om mötesteknik beslutsprocesser och delegering En dags genomgång av ledningsgruppens arbetsformer, uppdrag och roll
Sida 10/15 Kursmoment 6: En halv dags återkoppling på gruppernas status, efter att avdelningschefens funktionsansvariga och deras respektive funktion har avslutat sina kursmoment. Även individuellt formad återkoppling och repetition. Kursplan för Funktionsansvariga Kursmoment 1: En dags genomgång av gruppteori och personlighetstyper/stilstudier/preferensprofiler Kursmoment 2: Kursmoment 3: Kursmoment 4: Kursmoment 5: Kursplan för Funktion Kursmoment 1: Kursmoment 2: En dags genomgång av förändringsarbete och arbetsfördelning En dags genomgång av mötesteknik och beslutsprocesser En dags genomgång av kompetensutveckling, rekrytering och lärande En halv dags återkoppling. Utbildningsledaren observerar ett möte som funktionsansvarig har med sin funktion. Utbildningsledaren återkopplar därefter sina observationer till funktionsansvarig. Individuell genomgång och återkoppling beroende på behov och önskemål hos funktionsansvarig. En dags genomgång av gruppteori och personlighetstyper/stilstudier/preferensprofiler En dags fortsättning på moment 1. Utveckling, lärande och kompetens. Kursmoment 3: En halv dags återkoppling efter kursmoment 2. Utbildningsledaren observerar ett möte som funktionsansvarig har med sin funktion. Utbildningsledaren återkopplar därefter sina observationer till funktionen. Går även igenom hur arbetet i gruppen fungerar. Övriga skall-krav Anbudsgivaren skall i sitt anbud beskriva sitt utbildningsupplägg för avdelningschefer/ledningsgrupp, funktionsansvariga och funktioner. Utbildningsupplägget skall utgå från Länsstyrelsens förslag till kursplan. Anbudsgivaren skall beskriva hur metodiken i utbildningen tillämpas och vad för typ av material anbudsgivaren avser använda.
Sida 11/15 Pris Pris skall lämnas som totalsumma för genomförandet för konsult/konsulter. För att lämna anbud skall offerten befinna sig inom befintlig budgetram på 1,2 miljoner SEK. Resekostnader och utlägg Resor, traktamente med mera skall vara inräknade i anbudspriserna. Utbildningen genomförs i lokaler som tillhandahålles kostnadsfritt av köparen. Kaffe och lunch står deltagarna för själva. Äganderätt Länsstyrelsen skall äga rättigheten till allt material som produceras och tas fram inom ramen för uppdraget. Ändringar och tillägg till ABK96 gällande ägande-, upphovsoch nyttjanderätt Med ändring av ABK96 7.1 -- 7.9 har Beställaren upphovsrätt enligt upphovsrättslagen till allt arbetsresultat som produceras inom ramen för uppdragsavtalet. företag/konsult/föreslagen person har emellertid upphovsrätt till de metoder och dylikt som dessa/denne utvecklat utan direkt anknytning till uppdraget. Parterna kan ingå avtal om att företag/konsult/föreslagen person äger nyttja arbetsresultaten för egen del, men sådan överenskommelse skall, för att vara giltig, dokumenteras skriftligt av behörig företrädare för företag/konsult/föreslagen person och Beställare. Allt arbetsmaterial som tillkommer i samband med uppdraget skall överlämnas till Beställaren fortlöpande eller senast vid slutredovisningen. Företag/konsult/föreslagen person ansvarar för arbetsresultat, besiktning, med mera intill dess att slutredovisning skett.
Sida 12/15 Prövning och utvärdering av anbud Prövning Först prövas att anbuden uppfyller de formella kraven som att det inkommit i rätt tid, är undertecknat av behörig företrädare och författat på svenska. Därefter prövas att anbuden uppfyller de skall-krav som ställts på anbudsgivaren i avsnittet om Krav på anbudsgivare och i avsnittet Uppdragsbeskrivning. De anbud som visat sig uppfylla dessa krav är kvalificerade för utvärdering. Observera att alla skallkrav måste vara uppfyllda. Ett icke uppfyllt skallkrav innebär normalt att anbudet inte kommer att få vara med i den slutliga utvärderingen. Utvärderingen sker efter värderingsprincipen sammantaget ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till nedanstående kriterier. Kriterierna är kort definierade nedan samt inbördes rangordnade och viktade efter den betydelse varje enskilt kriterium tillmäts i förhållande till varandra. Anbudsgivarens svar på kraven utvärderas och poängsätts utifrån angivna poängskalor. Referenser För att kunna utvärdera anbuden på ett så objektivt sätt som möjligt skall anbudsgivaren redovisa de uppdrag konsulten/konsulterna har genomfört när det gäller chefer/ledningsgrupper, gruppledare och grupper. Uppdragen skall ha likvärdigt det innehåll Länsstyrelsen föreslår i kursplanen enligt detta förfrågningsunderlag. Uppdragen skall vara minst tre stycken per konsult och skall vara genomförda under åren 2003-2008. Referenserna skall vara aktuella och tillgängliga. Uppgifter som skall finnas angivna är: - Typ av uppdrag för chef/ledningsgrupp, gruppledare och grupper samt tidpunkt för uppdraget. - Metodik som tillämpats för givna uppdrag. - Referenspersoner angivna med namn, telefonnummer och e- postadress - Uppgift om uppdraget erhållits i konkurrens.
Sida 13/15 Rangordning/Viktning Rangordning 1. Kursupplägg 2. Konsultens/konsulternas erfarenhet och skicklighet 3. Metodik 4. Pris Viktning 40% 30% 15% 15% Kursupplägg Som angivet i Uppdragsbeskrivningen skall anbudsgivaren i sitt anbud, med utgångspunkt från Länsstyrelsens förslag till kursplan, beskriva sitt upplägg för utbildningen. Anbudsgivaren skall beskriva hur metodiken i utbildningen tillämpas och vad för typ av material anbudsgivaren avser använda. Anbudsgivaren är fri att lägga till och/eller dra ifrån delar av innehållet i kursmomenten. Anbudsgivaren skall under alla omständigheter motivera sitt kursupplägg och vilka mål man uppnår med sitt upplägg. Om anbudsgivaren avser använda två eller flera konsulter skall anbudsgivaren beskriva hur uppdragets olika delar fördelas mellan alternativt genomförs gemensamt av dessa konsulter. Anbudsgivare kan komma att kallas till presentation för att beskriva, förklara och motivera sitt kursupplägg. Utvärderingskriteriet kursupplägg utvärderas på en skala från 1-5 där fem är högst poäng. Konsultens/konsulternas erfarenhet och skicklighet För 5 poäng: Konsult/konsulter har genomfört flera uppdrag för chefer/ledningsgrupper, gruppledare och grupper där vart och ett utförts inom en och samma organisation som varit offentlig förvaltning. För 4 poäng: Konsult/konsulter har genomfört flera uppdrag för chefer/ledningsgrupper, gruppledare och grupper där vart och ett utförts inom en och samma organisation. För 3 poäng: Konsult/konsulter har genomfört uppdrag för chefer/ledningsgrupper, gruppledare och grupper inom olika organisationer som varit offentliga förvaltningar. För 2 poäng: Konsult/konsulter har haft uppdrag för chefer/ledningsgrupper, gruppledare och grupper inom olika organisationer.
Sida 14/15 För 1 poäng: Konsult/konsulter har haft uppdrag för chefer/ledningsgrupper eller gruppledare eller grupper. Metodik För 5 poäng: Referenser kan bekräfta att konsulten/konsulterna har tillämpat metodiken teori i kombination med upplevelsebaserat lärande och ger konsulten/konsulterna omdömet mycket bra. För 3 poäng: Referenser kan bekräfta att konsulten/konsulterna har tillämpat metodiken teori i kombination med upplevelsebaserat lärande och ger konsulten/konsulterna omdömet bra. För 1 poäng: Referenser kan bekräfta att konsulten/konsulterna har tillämpat metodiken teori i kombination med upplevelsebaserat lärande och ger konsulten/konsulterna omdömet godtagbart. Pris Anbud med lägsta pris får 5,00 poäng, övriga anbud får betyg i relation till lägsta offererade pris. Metod - betygsfördelning Respektive kriteriums poäng viktas i förhållande till angiven procentsats för kriteriet. Summan av de viktade poängen utgör anbudets totalbetyg. I det fall flera anbudsgivare får samma totalsumma gäller inbördes ordning utifrån kriteriernas rangordning. Länsstyrelsen kommer att anta det anbud som får den högsta sammanlagda summan för samtliga kriterier.
Sida 15/15 Kommersiella villkor Avtalsperiod Avtal avses löpa t o m 2010-06-30. Därefter äger köparen rätt att efter leverantörens godkännande förlänga avtalet med 6 månader. Avtalsvillkor Avtalsvillkor för denna upphandling framgår av bifogat avtalsutkast, bilaga 1, vilka skall accepteras i sin helhet. Prisangivelser Pris skall anges i SEK exklusive mervärdeskatt. Pris skall anges i enlighet med punkt 3.2. Reservation Länsstyrelsen äger även rätt att förkasta inkomna anbud om de innehåller ett för högt pris eller av annan orsak är oförmånliga. Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättandet av anbud utgår ej. Avtalsbundenhet Avtalsbundenhet inträder när skriftliga avtal undertecknats av behöriga företrädare för båda parter.