LibNet 2.1 onlinetjänst

LibNet 2.1 onlinetjänst Användarguide

Innehållsförteckning 1. Generell information... 3 1.1. Tekniska krav... 4 2. Kunduppgifter... 5 2.1. Användarprofiler... 6 2.1.1. Ändra en befintlig användarprofil... 7 2.1.2. Skapa en ny användarprofil... 7 2.2. Användare... 8 2.2.1 Lägga till en ny användare... 9 2.2.2. Ändra en befintlig användare...11 3. Titelsökning...12 3.1. Utökad sökning...13 3.2. Att göra en ny beställning...14 4. Prenumerationer...17 4.1. Sök efter prenumeration...17 4.2. Utökad prenumerationssökning...18 4.3. Förnyelser...19 4.4. Skriva ut cirkulationslista...23 4.5. Ankomstbevakning...24 4.6. Reklamation...25 4.7. Adressändring...27 4.8. Direktprenumerationer...29 4.8.1 Addera en ny prenumeration...30 5. Sök bland tidigare reklamationer...31 6. Rapporter...32 7. Inställningar...33 7.1. Faktureringsadresser...34 7.1.1. Ändring av faktureringsadress...35 7.1.2. Lägg till ny faktureringsadress...36 7.2. Leveransadresser...37 7.2.1 Ändra kostnadsställe...38 7.2.3 Lägg till en ny leveransadress...40 7.3. Kostnadsställen...41 7.3.1. Ändra kostnadsställe...42 7.3.2. Lägg till kostnadsställe...43 7.4. Cirkulationslistor...44 7.4.1. Skapa en cirkulationslista...44 7.4.2. Ändra cirkulationslista...45 7.5. Förvaringsplatser...45 7.5.1. Lägg till en förvaringsplats...46 7.5.2. Ändra förvaringsplats...46 7.6. Kategorier...47 7.6.1. Lägg till en kategori...47 7.6.2. Ändra kategori...48 7.7. Ladda ner information...49 7.7.1. Exempelfil...49 7.7.2. Ladda ner information...50 2

1. Generell information LibNet 2.1är en onlinetjänst för administration av prenumerationer. Man kan beställa, söka, reklamera, förnya och ändra prenumerationer. Tjänsten har även ankomstbevakning på prenumerationer och göra cirkulationslistor. Utöver dessa vanliga funktioner finns det en mängd olika rapporter tillgängliga i PDF och Excel-format. Det är användarrättigheterna som styr vilka funktionaliteter man har tillgång till. Om ni inte har tillgång till alla funktionaliteter, men önskar att få en rapport över specifikt material, kontakta vår kundservice så hjälper vi till. Ni loggar in i LibNet genom vår hemsida www.lminfo.se där ni ser inloggningsfliken i översta högra hörnet. 3

1.1. Tekniska krav LibNet 2.1 bygger på SSL-säkerhet och fungerar bäst med Internet Explorer 7.0 eller Mozilla Firefox 2.0 webbläsarna, eller nya versioner av dessa två. Man måste acceptera cookies och JavaScript. För att kunna nyttja rapportfunktionerna måste man ha Adobe Acrobat och/eller MS Excel-programvaran installerad på sin dator. 4

2. Kunduppgifter Om du är utsedd som administratör för er organisation har du särskilda rättigheter att ändra och skapa användarprofiler i LibNet. Du kan även skapa cirkulationslistor. En vanlig användare kan inte se de olika användarprofilerna eller ändra på dessa. Du kan även ändra dina egna profiluppgifter, såsom byta lösenord. 5

2.1. Användarprofiler Varje enskild användare har en användarprofil. Dessa användare skapas efter mallar, som styr kontots utseende och användarrättigheterna, men kan ändras vid behov. 6

2.1.1. Ändra en befintlig användarprofil Kunduppgifter Användare Klicka på en användare och ändra inställningar/profil Spara 2.1.2. Skapa en ny användarprofil Kunduppgifter Användarprofil Lägg till Ge profilen ett passande namn Delegera användarrättigheter Spara 7

2.2. Användare I fliken Användare kan man underhålla befintliga och skapa nya användare. Det är även i detta menyval som man skapar användare för cirkulationslistorna. Kunduppgifter Användare 8

2.2.1 Lägga till en ny användare Kunduppgifter Användare Lägg till Mata in uppgifterna För- och efternamn är obligatoriska fält, men även uppgift om e-post bör lagras. Ingen e-postavisering för attest av prenumerationer Om användaren inte behöver attestera någon annans prenumerationer, utan slutför sina egna beställningar bör denna funktion bockas bort. Klicka för rutan Ingen e-postavisering för förnyelser ifall personen ifråga inte ska ha någon förnyelseavisering till sin e-post. Välj matchande profil, som kan annars skapas i Användarprofil-menyn om du inte hittar någon lämplig profil Välj de leverans- och faktureringsadresser som användaren ska knytas till i menyn Adresser som användaren behörighet till Spara Om det är tänkt att användaren ska logga in i tjänsten, måste användaren få ett lösenord. Detta gör du i inställningen Ange lösenord. Personer som endast är med i cirkulationslistor behöver inget lösenord. OBS! Ifall en användare inte ser alla sina prenumerationer kan detta bero på att man inte knutit an alla leveransadresser till användarens profil. Här kan du välja vilka adresser som hör ihop med respektive användare. Markera adressen genom att klicka på den aktuella adressen i den övre drop-boxen. Klicka sedan på nedåtgående pilen för att föra över dem till den nedre drop-boxen. Man kan även dubbelklicka på enskilda adresser, vilket markerar dessa som valda. Vill man ta bort adresser gör man omvänt, d.v.s. för över dem uppåt. 9

10

2.2.2. Ändra en befintlig användare Kunduppgifter Användare Klicka på den aktuella användaren Ändra uppgifter Spara 11

3. Titelsökning Man kan söka efter en tidning eller tidskrift i menyn Titeldatabas. I den enkla sökningen anger man titelns namn. Om man vill begränsa sin sökning eller söka med hjälp av andra kriterier än namn använder man Utökad sökning. I utökad sökning kan man ange ISSN, förlag, vilket format man letar efter m.m. När man hittat den tidning eller tidskrift man vill beställa för man över den till sin varukorg genom att klicka på varukorgs-ikonen. Titeldatabas Skriv namn eller del av namnet Klicka på sök 12

3.1. Utökad sökning Titeldatabas Utökad sökning i information och valda sökkriterier Klicka på sök 13

3.2. Att göra en ny beställning När man ska göra en ny beställning börjar man med att leta rätt på den tidning eller tidskrift man vill beställa. Titeldatabas Sök efter titel Klicka på varukorgen 14

Ändra start- och stoppdatum vid behov Välj korrekt leveransadress i rullgardinsmenyn. Om den sökta adressen inte finns, gör en ny genom att klicka på Ny leveransadress knappen. Eventuella kommentarer kan skickas med beställningen Fältet IP-adress måste fyllas i om access till titeln medges via IP-igenkänning Lägg varan i varukorgen Upprepa proceduren med nästa titel 15

Beställningarna måste bekräftas i varukorgen för att köpen ska gå igenom. Välj Markera alla eller markera vart och ett av beställningarna med kryss. Klicka sedan på Bekräfta valda prenumerationer. Om man har beställningar i varukorgen som inte ska beställas kan dessa avlägsnas genom att man kryssar för dem och väljer Ta bort valda prenumerationer. 16

4. Prenumerationer Man kan söka efter sina prenumerationer med hjälp av en snabbsökning, eller utökad sökning. Det går att söka endast på kostnadsställe och leveransadress till exempel. Om man inte aktivt väljer något av fälten utan endast klickar på sök får man alla prenumerationer i träffbilden. Det går att göra adressändringar, ändra mottagare, reklamerar och ankomstbevaka i detta menyval. 4.1. Sök efter prenumeration Prenumerationer Skriv titeln i sökrutan eller lämna den tom Klicka på sök 17

4.2. Utökad prenumerationssökning Prenumerationer Utökad sökning Här kan man söka m.h.a exempelvis leveransadress och titel, eller kostnadsställe och mottagare. Man kan korssöka för att snabbt få just den prenumeration man letar efter. Klicka på sök Här kan man även leta rätt på de prenumerationer som behöver förnyas inom 4 månader genom att välja sökfält Bör förnyas inom 4 månader eller alla. 18

4.3. Förnyelser Man kan leta rätt på sina förnyelser på två sätt. Det första tillvägagångssättet är att man går via LibNet s förstasida: Klicka på Visa förnyelser som skall förnyas inom 4 månader eller Visa alla 19

Den andra metoden bygger på utökad sökning: Prenumerationer Utökad sökning Mata in sökkriterierna Välj Inom 4 månader eller Alla i sökfältet Bör förnyas Klicka på sök OBS! Välj Visa alla om du vill se alla förnyelser på samma sida 20

Denna lista visar alla förnyelser: Om du vill ändra en adress på en beställning innan den förnyas, klicka på kuvert-ikonen. Man kan förnya en prenumeration genom att klicka på den blåa ikonen eller genom att kryssa för rutan längst till vänster och sedan välja Förnya valda prenumerationer. Man kan avbeställa en prenumeration genom att klicka på den röda kryss-ikonen eller genom att kryssa för prenumerationen längst till vänster och sedan välja Ta bort valda prenumerationer längst ned. Nu flyttas du till varukorgen, ifall du har rätt att bekräfta beställningar (inställningar på användarnivå). I annat fall skickas dina beställningar till den som ska attestera och denne får även email som talar om att det finns beställningar som väntar på attest. OBS! Man kan endast se förnyelserna en åt gången. Om man vill se samtliga prenumerationer som ska förnyas ska man i Utökad sökning välja Visa alla. 21

Bekräfta: Du kan Markera samtliga prenumerationer och bocka av de som inte ska förnyas längst ned på sidan, för att snabbare administrera förnyelser. Genom att du klickar på Bekräfta valda prenumerationer -länken kommer allt flyttas till varukorgen och i övre sidhuvudet syns ett meddelande om att förnyelserna skickats iväg. Du får också en bekräftelse per email om dina förnyade prenumerationer. OBS! Om dina användarrättigheter är begränsade kan du inte själv förnya prenumerationerna helt och hållet utan den person som är attestor får meddelande om förnyelser som behöver attesteras. 22

4.4. Skriva ut cirkulationslista Sök rätt på prenumerationen Klicka på Skriv ut cirkulationslista -ikonen Fyll i under Utgivningsnummer fr.o.m. vilket nummer som cirkulation ska användas för titeln Välj önskad cirkulationslista Klicka på Skriv ut Cirkulationslistan öppnas i PDF-format och kan skrivas ut 23

4.5. Ankomstbevakning Sök rätt på prenumerationen Klicka på Ankomstinformation-ikonen Markera på nedersta raden antal ankomna tidskrifter samt eventuell kommentar Klicka på Spara ankomstuppgift -knappen Ifall du redan har ändrat under Inställningar-menyn så att du har förvaringsplatser och kategorier kan du här addera uppgift om dessa direkt. Du kan även addera tilläggsinformation härifrån. 24

4.6. Reklamation Sök rätt på prenumerationen Klicka på Reklamation-ikonen 25

Välj valfritt orsak i rullgardinsmenyn. Om du saknar rätt orsak välj Övrig orsak och beskriv problemet. Under ytterligare uppgifter kan du skriva en längre redogörelse. Glöm inte att ange vilket nummer och årgång reklamationen avser. Ifall reklamationen gäller flera nummer kan dessa fyllas i under samma fält. Skicka 26

4.7. Adressändring Prenumerationer Skriv in titeln för prenumerationen som ska ändras i sökfältet Sök Klicka på kuvertet 27

Fyll i från vilket datum ändringen ska gälla Välj om ändringen avser leverans- eller faktureringsadress Välj ifall ändringen avser endast den aktuella prenumerationen eller samtliga prenumerationer till den aktuella leveransadressen. Fyll i den nya adressen Skicka 28

4.8. Direktprenumerationer Under menyn Direktprenumerationer kan man lägga till information om prenumerationer som kommer från annan part än LM Informationstjänst, t.ex. gratistidningar, direktbeställda titlar osv. Dessa prenumerationer kan ändå administreras på samma sätt som övriga, man kan skapa cirkulationslistor, ha ankomstbevakning etc. 29

4.8.1 Addera en ny prenumeration Prenumerationer Direktprenumerationer (aktiva) Lägg till Fyll i uppgifter Spara 30

5. Sök bland tidigare reklamationer I menyn Reklamationer kan du gå igenom tidigare gjorda reklamationer och se deras status. Sök efter en reklamation med hjälp av titel eller lämna fältet tomt, vilket gör att sökningen görs på samtliga reklamationer. Sök Reklamationen får du upp genom att klicka på titeln. Här framgår information om reklamationen och svar. Genom att klicka på ikonen Godkänn kan du kvittera reklamationen som slutförd. När man passerat detta steg kan man ta bort reklamationen med hjälp av ikonen Ta bort 31

6. Rapporter I menyn Rapporter kan man producera olika slags rapporter baserat på prenumerationerna. Rapporterna finns tillgängliga i PDF- eller Excel-format. Välj önskad rapport Begränsa enligt önskade kriterier. Om du inte vill mata in sökkriterier eller begränsa urvalet kommer all information med i rapporten. Välj valfritt format Skapa rapport 32

7. Inställningar I menyn Inställningar syns bl.a. leverans- och faktureringsadresserna. I denna meny kan man lägga till kostnadsställen, som sedan syns vid nybeställning. Under fliken Cirkulationslistor kan du skapa cirkulationslistor till beställda prenumerationer. Man kan även lägga till förvaringsplatser (hyllbeteckningar t.ex.) samt kategorier som sedan kan användas som tilläggsinformation om man använder ankomstbevakning. Ladda ner information gör det möjligt att snabbt ladda ner data med CSV-import. Till exempel kan man ladda ner ett stort antal användare, kostnadsställen m.m. 33

7.1. Faktureringsadresser Du kan ta bort en faktureringsadress genom att klicka på ikonen Ta bort Du kan addera en e-fakturaadress genom att klicka på ikonen Ändra e-fakturaadress OBS! Även om det finns en Ta bort -knapp i systemet så kan man inte ta bort fakturerings- eller leveransadresser hur som helst då detta påverkar prenumerationerna. I sådana fall där ni vill ta bort något ber vi er kontakta vår kundservice. 34

7.1.1. Ändring av faktureringsadress Inställningar Faktureringsadress Klicka upp adressen som ska ändras Utför ändringar Skicka 35

7.1.2. Lägg till ny faktureringsadress Inställningar Faktureringsadresser Lägg till Fyll i uppgifter Spara 36

7.2. Leveransadresser Du kan ta bort leveransadresser genom att klicka på Ta bort -ikonen Du kan ändra kostnadsställe till en leveransadress genom att klicka på Ändra kostnadsställe -ikonen 37

7.2.1 Ändra kostnadsställe Välj lägg till kostnadsställe längst ned Spara OBS! Även om det finns en Ta bort -ikon så bör man inte ta bort leverans- eller faktureringsadress utan att kontakta vår kundservice då detta påverkar befintliga prenumerationer. OBS! Om du ändrar kostnadsställe så ändras inte faktureringsadressen per automatik. Om du ska redigera kostnadsställe och faktureringsadress samtidigt ber vi dig kontakta vår kundservice. 38

7.2.2. Ändra leveransadress Inställningar Leveransadresser Klicka på den adress som ska ändras helt Gör ändringar Skicka OBS! När du ändrar en leveransadress i detta menyval ändras samtliga prenumerationer som har denna leveransadress. Om du ska ändra en enskild prenumerations leveransadress gör du denna ändring på prenumerationsnivå (Prenumerationer välj prenumeration ändra adress) 39

7.2.3 Lägg till en ny leveransadress Inställningar Leveransadresser Lägg till Fyll i uppgifter Spara 40

7.3. Kostnadsställen 41

7.3.1. Ändra kostnadsställe Inställningar Kostnadsställen Klicka på det kostnadsstället som ska ändras Gör ändringar Spara 42

7.3.2. Lägg till kostnadsställe Inställningar Kostnadsställen Lägg till Ge kostnadsstället ett namn/beteckning Spara 43

7.4. Cirkulationslistor Innan man skapar en cirkulationslista måste man mata in de personer som ska vara del av cirkulationen under fliken Användare eller i Ladda ner information. 7.4.1. Skapa en cirkulationslista Inställningar Cirkulationslistor Lägg till I namn-fältet skriver man in cirkulationslistans namn, t.ex. titeln på tidskriften Man för över läsare från den vänstra bilden till den högra med hjälp av pilen Läsarnas inbördes ordning kan ändras med hjälp av upp- och ner pilarna Mata in vart/till vem tidskriften ska returneras efter cirkulation För in uppgift om administratörens e-postadress (den som har hand om cirkulationens administration) Under fältet övriga uppgifter kan man skriva in information till läsarna Spara 44

7.4.2. Ändra cirkulationslista Inställningar Cirkulationslistor Klicka på den cirkulationslista du vill ändra Gör ändringarna, du kan addera och ta bort läsare med hjälp av pilar Kom ihåg att spara dina ändringar 7.5. Förvaringsplatser 45

7.5.1. Lägg till en förvaringsplats Inställningar Förvaringsplatser Lägg till Ange namn och ev beskrivning till förvaringsplatsen (hyllbeteckning, läsplats) Spara 7.5.2. Ändra förvaringsplats Inställningar Förvaringsplatser Välj den förvaringsplats du vill ändra Gör dina ändringar Spara 46

7.6. Kategorier 7.6.1. Lägg till en kategori Inställningar Kategorier Lägg till Ge ett namn och ev. beskrivning Spara 47

7.6.2. Ändra kategori Inställningar Kategorier Klicka på den kategori du vill ändra Genomför ändringar Spara 48

7.7. Ladda ner information Du kan importera in data i LibNet genom att ladda ner dem i CSV-format. Man kan ladda ner cirkulationslistor (kräver att läsarna laddats ned (Användare), användare, faktureringsadresser, leveransadresser samt kostnadsställen. 7.7.1. Exempelfil Inställningar Ladda ner information Välj vad för slags information som ska importeras Ladda ner exempelfilen (CSV) Hantera data enligt exempelfilen och spara 49

7.7.2. Ladda ner information Inställningar Ladda ner information Välj vad som ska laddas ner Klicka på Bläddra Välj den fil som ska laddas ner (importeras) Ladda ner 50