KRISHANTERINGSPLAN Ett avsnitt under säkerhet i IS Instruktinssamling MODO Hckey kncernen
Innehåll Avsnitt Bilagr 1. Inledning 2. Definitin 3. Flödesschema 4. Krisledningsgruppens sammansättning 5. Ansvar ch arbetsfördelning 6. Infrmatin vid krissituatiner 1. Handlingsplan när lycka eller allvarligt tillbud inträffar 2. Emtinell Första hjälpen 3. Handlingsplan vid dödsfall 4. Uppföljning samtal ch debriefing 5. Att anrdna en minnesstund 6. Flaggningsregler 7. Krisens faser IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 2
1. Inledning Krishantering ch dess övergripande rll är att vid uppkmmen kris på bästa sätt tillvarata ch skydda LIV ch HÄLSA, VARUMÄRKET ch EGENDOM ch därmed förhindra frtsatt skada. 2. Definitin 2.1 Med en kris avses här: LIV OCH HÄLSA. Olyckstillbud eller skada inm MODO Hckey ch EAB, dess aktiva, persnal eller besökare, med dödlig utgång eller då skadan inte kan anses sm ringa. Samt då föreningens ch blagets aktiva, persnal eller besökare blir utsatta för rån, överfall, ht m våld, allvarlig kränkning, bmbht eller annat våldsbrtt. VARUMÄRKE. Tillbud eller förtrendebrist baserat på händelser sm kraftigt påverkar varumärket negativt. EGENDOM. Brandtillbud, stöld, IT-relaterat avbrtt - övergrepp eller infrmatinsstöld, kemikalielycka, långvariga störningar i el eller vattenförsörjningsnät, byggnadsteknisk fel eller fara sm möjliggör eller kraftigt begränsar frtsatt verksamhet. 2.2 En kris kan slå mt en eller flera av vanstående rubriker ch krisledningsgruppens rll är därför att överblicka hela mfattningen av skadan ch svara för att rätt åtgärder sätts in för att hantera den uppkmna krisen. Säkerhetschef kan ckså bedöma att denna plan är tillämplig vid andra situatiner ch tillbud än vanstående exempel. IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 3
Ring 112 Bedömning av läget, m kris så kalla fas 1 grupp IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 4
3. Krisledningsgruppens sammansättning 3.1 Krisledningsgruppens sammansättning föregås av två faser. Den första fasen sker medelbart när infrmatin m en krisartad händelse inträffat når rganisatinen. I den första fasen fattas via telefn eller mejl skyndsamt beslut m inledningsvis Fas 1 Grupp ska kallas samman ch vilka övriga berörda funktiner inm verksamheten sm skall ingå i krisledningsgruppen. Fas 2 Grupp består av Fas 1 Grupp ch den aktuella avdelningsansvarige/chef/lagansvarig, eller mtsvarande, samt den externa kmpetens sm ev. anlitas. 3.2 Säkerhetsansvarig ansvarar, tillsammans med VD, ytterst för att Fas 1 Grupp sammankallas. Fas 1 Grupp - VD Anders Trllsås 073 364 49 48 - Infrmatinsansvarig Anders Trllsås 073 364 49 48 - Säkerhetsansvarig Jnny Engström 070 292 58 35 - Arenachef Bengt Hedin 070 570 78 32 - Persnalansvarig Pia Rubing 070 579 51 45 - Stödfunktin Nicke Anderssn 070 327 00 94 Fas 2 Grupp - Berörd avdelningschef/lagledare eller mtsvarande - Serviceansvarig, mat ch dryck. - Extern specialistkmpetens - Human Resurs - Präst, Svenska Kyrkan - Skyddsmbud IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 5
4. Ansvar ch arbetsfördelning 4.1 Nedanstående ansvar ch arbetsfördelning är avsedd att underlätta krishantering ch arbetet därefter. Varje kris är dck unik ch kräver flexibilitet ch bedömningar sm utgår från den faktiska situatinen. Säkerhetschef tillsammans med VD ansvarar för att krisledningsgrupp vid uppkmmen kris skyndsamt sätts samman. Deltagare inm krisledningsgruppen kan variera berende på krisens art ch frm. 4.2 Verkställande direktör. Anders Trllsås Har det övergripande ansvaret inm rganisatinen. Ansvaret för den perativa krisledningsgruppen har delegerats till Säkerhetschef. 4.3 Infrmatinsansvarig. Anders Trllsås Externt infrmatinsansvarig ch svarar för samtliga kntakter med medierna (se avsnitt 5.3). Tillsammans med persnalansvarig har infrmatinsansvarig ansvaret för övergripande intern infrmatin i fall då samtliga anställda ch aktiva bör infrmeras. 4.4 Arenachef. Bengt Hedin Ansvarar för att lkal för krisledningsgrupp finns att tillgå (se bilaga 3). 4.5 Stödfunktin. Nicke Anderssn Ingår i rdinarie krisledningsgrupp med rllen sm stödfunktin. 4.6 Säkerhetsansvarig. Jnny Engström Säkerhetschefen är den stödfunktin sm samrdnar allt krishanteringsarbete i enlighet med denna plan. Säkerhetschefen skall ckså löpande infrmera VD, persnalansvarig ch infrmatinsansvarig m pågående utveckling. Säkerhetschefen samrdnar vidare kntakter med plis, räddningstjänst ch andra specialistfunktiner t ex extern specialistkmpetens sm företagshälsvård men även telefnväxeln ch i förekmmande fall VD efter den akuta fasen vid en definierad kris. 4.7 Persnalansvarig. Pia Rubing Ansvarar tillsammans med infrmatinsansvarig för att övergripande intern infrmatin kmmuniceras till samtliga anställda ch aktiva. Vidare ansvarar persnalansvarig att för stödja aktuell avdelningschef i infrmatinsarbetet till berörda. 4.8 Berörd avdelningsansvarig/chef/ lagledare eller mtsvarande Ansvarar för att tillsammans med persnalsansvarig ch Infrmatinsansvarig infrmera särskilt drabbad persnal. IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 6
5. Infrmatin vid krissituatiner 5.1 Anställda ch aktiva Aktuell ch krrekt infrmatin till anställda ch aktiva sm är drabbade har högsta priritet. Samråd bör ske med säkerhetschef ch infrmatinsansvarig. Berörd avdelningschef har det övergripande ansvaret, tillsammans med aktuell lagledare eller mtsvarande för, att infrmatin lämnas på det sätt sm bäst svarar mt behvet. För krissamtal, debriefing ch andra liknande åtgärder av specialistkaraktär ansvarar säkerhetschef för. Terapeutiska åtgärder på lång sikt är i de flesta fall landstingets ansvar ch aktuell avdelningschef ansvarar för att övervaka persnalens eller de aktivas hälsa i enlighet med rådande arbetsmiljölag. Infrmatinsansvarig ch mediaansvarig svarar i samråd med säkerhetschefen för den övergripande infrmatin sm lämnas på MODO Hckey ch Fjällräven Centers webbplatser. Infrmatinen skall i första hand skyndsamt skickas ut via mejl till samtliga anställda innan den publiceras eller externt kmmuniceras. Om webbplatser ch mejl är brukbart skall samtliga avdelningsansvariga/chefer/lagledare eller mtsvarande kntaktas via telefn för att sedan i sin tur meddela de aktiva/medarbetaren. 5.2 Anhöriga Plismyndigheten ansvarar i första hand för att underrätta anhöriga när en lycka inträffat. Vid andra incidenter sköter respektive avdelningschef, eller persnal utsedd av krisledningsgruppen, för kntakt med anhöriga efter samråd med krisledningsgruppen. 5.3 Media Infrmatin till medierna m händelseförlpp, knsekvenser, åtgärder m m i MODO Hckey till följd av den uppkmna händelsen samrdnas av infrmatinsansvarig. Infrmatinsansvarig skall av berörda tjänstemän kntinuerligt få tillgång till alla fakta sm behövs för att medierna skall få krrekt infrmatin m händelseförlppet. Frågr till enskilda medarbetare sm rör krisen ch myndighetens agerande till följd av denna kan hänvisas till infrmatinsansvarig. Att endast en persn uttalar sig vid dessa tillfällen är viktigt för att förebygga ryktesspridning ch spekulatiner i medierna vilket kan medföra nödigt lidande för anställda ch anhöriga. Infrmatin till medierna avser inte åtgärder ch bedömningar sm rättsväsende, räddningstjänst, sjukvård m fl svarar för. IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 7
Bilaga 1. Handlingsplan när lycka eller allvarligt tillbud inträffar Målsättningen med denna handlingsplan är att underlätta krisledning vid t ex lycka, katastrf, dödsfall eller svår sjukdm ch att ge ett bra mhändertagande. Den inm MODO Hckey sm får infrmatin m en krisartad händelse eller incident skall i första hand kntakta Säkerhetsansvarig Jnny Engström 070 292 58 35, ch i andra hand VD Anders Trllsås 073 364 49 48 sm därefter sammankallar krisledningsgruppen. När Fas 2 gruppen är sammankallad skall denna handlingsplan finnas sm ett stöd i det initiala krisledningsarbetet. Stödpunkter för effektiv inledning 1. Kartläggning ch övergripande bild av det sm inträffat - Vad har hänt - Hur många är skadade eller mkmna - Vilka är de drabbade - Hur har skadan uppstått - Vem eller vilka är närmast anhöriga - Säkerhetsansvarig Jnny Engström ansvarar för att hämta in infrmatin från myndigheter ch blåljusenheter på plats. 2. Behv av extern kmpetens? - Human Resurs, Krisledningsstöd - Svenska Kyrkan, Präst 3. Intern ch anhörig infrmatin - Hur når vi ut med infrmatin till persnal ch aktiva - Emtinell förstahjälpen, se bilaga 2 - Vilka anhöriga skall kntaktas - Skall ett infrmatinsmöte med persnal kallas samman - Vilken infrmatin finns redan tillgänglig utanför rganisatinen 4. Extern infrmatin - VD Anders Trllsås, eller den han utser, ansvarar för ev. pressknferens ch intervjuer - Samtlig persnal hänvisar detaljerade frågr från media till Anders Trllsås 5. Övriga åtgärder - Ritualer eller srgeuttryck, vad är lämpligt - Flaggning, se bilaga - Minneshögtid för persnal, se bilaga 5 - Emtinell förstahjälpen IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 8
Bilaga 2 Emtinell Första hjälpen När en arbetsplatslycka eller annan krisartad händelse inträffar inm MODO Hckey kan emtinell förstahjälpen vara en åtgärd sm sätts in i det akuta skedet. Nedan finns en krt handlingsplan hur den kan utföras. Låt ingen gå direkt hem. Samla alla inblandade på en trygg ch avskärmad plats (sammanträdesrum). Tänk på möjligheten att bjuda på varm dryck ch eventuellt mat. Låt alla få möjlighet att kntakta anhöriga, dvs. den egna familjen eller mtsvarande. Ge de inblandade möjlighet att få prata m det inträffade ch få vädra sina känslr. Ge extra msrg ch uppmärksamhet till dem sm behöver det. Undvik att leta efter syndabckar. Infrmera m stressreaktiner sm kan kmma. Ordna scialt kntaktnät för kvällen. Bestäm var ch när gruppen skall träffas nästa dag. Ingen bör gå innan samlingen är avslutad IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 9
Bilaga 3. Handlingsplan vid dödsfall Plisen ch sjukhuset har yttersta ansvaret för att meddela de anhöriga när en persn avlider. I samråd med sjukhuset skall MODO Hckeys representant, sm utses av krisledningsgruppen, kntakta de anhöriga ch inhämta deras medgivande till att berätta m dödsrsaken för aktiva ch persnal. Om de anhöriga inte ger sitt tillstånd till detta skall detta respekteras. Påföljande mrgn hissas flaggan på halv stång. Se Flaggningsregler bilaga 6. Om anhöriga ger sitt medgivande sammankallar ledningsgrupp alt krisledningsgrupp samtlig berörd persnal eller aktiva inm rganisatinen ch berättar m dödsfallet. - Var bservant på reaktiner hs persnal ch aktiva. Tala öppet ch knkret m det sm har hänt. Låt alla tala m sina tankar ch känslr. - Dödsfall väcker djupa existentiella frågr m liv ch död, m livets mening, m skuld ch skam hs de flesta av ss. - Företagshälsvård eller präst kan gärna närvara under denna samling. De kan dessutm sedan vara med ch framföra budskapet till aktiva ch persnal. Tänk igenm ch diskutera hur budskapet m dödsrsaken skall framföras till berörda aktiva ch persnal. Berätta så knkret sm möjligt m det sm inträffat för alla berörda. - alla lika reaktiner är tillåtna - ingen är tvingad att yttra sig - var ch en skall tala för sig ch få prata till punkt - Se Att tänka på vid mötet i det akuta skedet samt Emtinell första hjälpen Ledningsgrupp alt krisledningsgrupp ansvarar för att minnesstund planeras ch genmförs enligt bilaga 5. IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 10
Bilaga 4. Uppföljning samtal ch debriefing Efter en traumatisk händelse sm exempelvis ett dödsfall eller lyckshändelse är det en gd hjälp i läkningsprcessen hs var ch en av de inblandade att samlas ch gå igenm sina intryck ch reaktiner. Samtalet skall ske i nära anslutning till händelsen (dck ej samma dag!). Inledning Samtliga berörda inm MODO Hckey skall inbjudas att vara med, det skall dck vara frivilligt för var ch en att delta. Är det många inblandade är det bäst att göra det i mindre grupper, tillsammans med dem man känner sig trygg. Ansvarig för att hålla i mötet utses av krisledningsgruppen. Extern kmpetens sm präst eller företagshälsvård kan verka sm mderatrer. Samtalet måste få ta den tid sm behövs Alla sm är närvarande skall kunna lita på att det sm sägs inte förs vidare till någn annan. Uppmana deltagarna att prata m sina upplevelser: - Vad sm faktiskt inträffat. - Vad man tänkte. - Vilka känslr sm väcktes. - Vilka stressfaktrer sm uppstd. - Hur känner de idag? Om gruppledare utses, skall gruppledare lyssna aktivt fråga, undra, klargöra. Gruppledaren skall dck inte styra aktivt. Låt gruppen finna sin egen frm. Var uppmärksam på att låta alla kmma till tals. Alla reaktiner är tillåtna. Låt även ilska kmma fram utan att leta efter syndabckar. Avsluta mötet: Hur vill deltagarna gå vidare? Diskutera behvet av ytterligare möten. Var mycket uppmärksam på eventuella reaktiner i det frtsatta arbetet en lång tid efter det inträffade. IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 11
Bilaga 5. Att anrdna en minnesstund När någn aktiv, persnal eller publik har avlidit skall en minnesstund anrdnas någn dag efter det inträffade när det passar bäst. Gärna inm en vecka. Kntakta de anhöriga ch berätta att en minnesstund planeras. Fråga m de har några särskilda önskemål ch inbjud dem att vara med. Alla sm känner att de vill skall få möjlighet att vara med ch därför måste infrmatin m minnesstunden nå ut över hela rganisatinen. Glöm inte de ideella ch de persner sm är tjänstlediga eller sjukskrivna etc. Infrmera då även m vem de skall vända sig till m de vill vara med ch medverka på någt sätt. Om behvet finns inbjud även präst eller företagshälsvård till minnesstunden. Anrdna minnesstunden i ett rum där alla kan få plats. På en utsedd plats placeras ett brd med vit duk ch ett ft på den avlidne. Ett ljus tänds för den avlidne, flera m det är fler. Krisledningsgruppen utser en särskild persn sm är ansvarig för minnesstunden. Det kan exempelvis vara förtrendevald eller någn annan sm känner för detta. Minnesstunden skall inte vara för lång. Några rd kan sägas m den avlidne, läsa en dikt eller göra det sm känns riktigt. Representanter från krisledningsgruppen bör dröja sig kvar efter minnesstunden ch finnas till hands för de sörjande. IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 12
Bilga 6. Flaggningsregler Flaggning på halv stång sker i samband med dödsfall vid följande tillfällen: dagen då dödsfallet inträffat eller dagen efter dagen då jrdfästningen äger rum Flaggan hissas först i tpp ch halas så ned en tredjedel av stångens längd. Begravningsdagen skall flaggan hissas på halv stång. När jrdfästningen ägt rum hissas flaggan i tpp varefter den nedhalas antingen medelbart eller enligt allmänna flaggregler. Flaggningen mbesörjs av Arenachef. IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 13
Bilaga 7. Krisens faser Krisens förlpp brukar delas in i fyra faser. Det är dck viktigt att kmma ihåg att dessa faser inte är klart åtskilda från varandra ch ibland kan någn av dem saknas helt, men mdellen är ett hjälpmedel i att förstå krisens förlpp. Chckfasen Denna fas varar från ett krt ögnblick upp till några dygn. Individen håller verkligheten ifrån sig med all kraft. Även m man verkar välrdnad till ytan är det kas inmbrds ch man klarar inte av att ta in infrmatin. - Förnekande, det är inte sant - Förvirring ch hysteriska reaktiner - Upplever sig utanför sig själv - Ligger tyst ch rörlig paralyserad - Olika krppsliga symtm såsm hjärtklappning, darrningar, yrsel, illamående Reaktinsfasen Denna fas bör ej pågå längre än 6-8 veckr. Individen tvingas att öppna ögnen för det skedda. - sårbarhet - ångest - sömnsvårigheter - depressin - ilska ch aggressivitet - kncentratinssvårigheter - skuld, skam ch självförebråelser - Varför? upprepas fta gång på gång Bearbetningsfasen Denna fas kan pågå från några månader upp till ett år. Det akuta skedet har nu lämnats ch individen börjar återigen vända sig mt framtiden. - kan sätta rd på vad sm hänt - känner srg - Viktigt att ha någn att prata med Nyrienteringsfasen Individen ser möjligheter, nya intressen har ersatt de förlrade. Krisen blir ett stycke av livet ch inte någt sm skall glömmas. Individen lever med det förgångna sm ett ärr sm alltid kmmer att finnas där men det är bearbetat ch börjar acceptera det sm inträffat. IS Säkerhet - Krishanteringsplan Jnny Engström 14