FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Datum 2009-01-08 Beteckning 603-112-09 Sida 1/9 Länsstyrelsen i Jönköpings län inbjuder till anbudsgivning avseende köp av konsulttjänster för kompetensutveckling av verksamma i lantbruksföretag i Jönköpings län. Postadress 551 86 Jönköping Besöksadress Hamngatan 4 Tfn 036-39 50 00 Fax 036-12 15 58 E-post lansstyrelsen@f.lst.se www.f.lst.se Postgiro 3 51 76-7 Sista anbudsdag är 2009-01 28 Förfrågningsunderlaget innehåller 1 Upphandlingsföreskrifter 1.1 Kort om uppdraget 1.2 Avtalsperiod 1.3 Upphandlingsform och antagande av anbud 1.4 Upphandlande myndighet 1.5 Annonsering och förfrågningsunderlag 1.6 Förfrågningsunderlagets innehåll 1.7 Anbudets giltighet, form och inlämnande 1.8 Sekretess och offentlighet 1.9 Tilldelningsbeslut 2 Krav på anbudsgivare 2.1 Juridisk och ekonomisk ställning 2.2 Förmåga och kapacitet 2.3 Krav på utförare 2.4 Övriga krav 3 Uppdragsbeskrivning 3.1 Målgrupp 3.2 Specifikation av enskild rådgivning 3.3 Specifikation av medverkan 3.4 Logotyp och finansieringstext 3.5 Inrapportering av indikatorer 3.6 Redovisning av genomförda aktiviteter 3.7 Pris 3.8 Omfördelning och tillägg 3.9 Tidpunkter för avstämning och krav på genomförande 4 Prövning och utvärdering av anbud 4.1 Prövning 4.2 Utvärdering 5 Kommersiella villkor
Sida 2/9 1 Upphandlingsföreskrifter 1.1 Kort om uppdraget Den svenska staten avsätter, tillsammans med den Europeiska Unionen, inom Landsbygdsprogrammet 2007 2013, medel för kompetensutveckling. Länsstyrelsen i Jönköpings län inbjuder intresserade aktörer att lämna anbud på genomförande av kompetensutveckling av verksamma inom lantbruksföretag i Jönköpings län. Kompetensutvecklingsinsatser genomförs inom följande områden. 1. Ett rikt odlingslandskap 2. Ingen övergödning 4. Begränsad klimatpåverkan 5. Ekologisk produktion 6. Djurens välfärd 7. Tvärvillkorsutbildning 8. Företagsutveckling inom gröna näringarna 9. Företagsutveckling utanför gröna näringarna 10. Landsbygdsutveckling Denna upphandling gäller anbud på enskild rådgivning inom målområde 2, 5 och 6. Anbud tas också in på timkostnad för medverkan i aktiviteter som länsstyrelsen ansvarar för. 1.2 Avtalsperiod Avtalsperioden är från ingånget avtal till 2011-01-31. 1.3 Upphandlingsform Upphandlingsform är förenklad upphandling i enlighet med kap 15 i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlingsformen medger förhandlingar men upphandlande myndighet behöver inte uppta förhandlingar. Det är därför av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. ABK96 med ändringar och tillägg enligt detta förfrågningsunderlag tillämpas för uppdraget (bifogas ej). 1.4 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet för denna upphandling är Länsstyrelsen i Jönköpings län 551 86 Jönköping Org. nr 202100-2288 Frågor om uppdraget besvaras av Thordis Samuelsson tel 036 39 51 94, e-post thordis.samuelsson@lansstyrelsen.se. 1.5 Annonsering och förfrågningsundelag Annonsunderlaget för denna upphandling har 2009-01-08 sänts till Allego för publicering i elektronisk databas och i tidningen Anbudsjournalen.
Sida 3/9 Förfrågningsunderlaget med bilagor finns publicerat från 2009-01-08 på Länsstyrelsens webbplats www.lansstyrelsen.se/jonkoping under Upphandlingar. Eventuella förtydliganden och kompletteringar som har betydelse för anbudslämnande kommer att publiceras på Länsstyrelsens hemsida under Upphandlingar samt via Allego. Förfrågningsunderlaget i pappersform kan beställas via telefon 036-39 52 21 eller 036-39 51 94 eller via e-post doris.lindstrand@lansstyrelsen.se eller thordis.samuelsson@lansstyrelsen.se. 1.6 Förfrågningsunderlagets innehåll Detta förfrågningsunderlag består av - Detta dokument Upphandlingsföreskrifter, Krav på anbudsgivare, Uppdragsbeskrivning, Prövning och utvärdering av anbud, Kommersiella villkor. - Modulbeskrivningar enligt punkt 3.2, bilaga 1 - Uppgiftsblankett, bilaga 2 - Företags- och personalblankett, bilaga 3 - Anbudsblankett, bilaga 4 Det är anbudsgivarens ansvar att kontrollera att samtliga dokument enligt denna förteckning erhållits. 1.7 Anbudets giltighet, form och inlämnande Anbudsgivaren skall besvara eller kommentera anbudsunderlagets samtliga kravspecifikationer punkt för punkt genom ifyllande av Uppgiftsblankett (bil. 2), Företags- och personalblankett (bil. 3) samt Anbudsblankett (bil. 4). Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Anbudet skall vara skriftligt och på svenska. Anbudet skall vara bindande till och med 2009-03-31. Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs antagna anbuds giltighet fram till dess avtal kan tecknas, dock högst i fyra månader efter angiven giltighetstid. Anbudet skall vara Länsstyrelsen till handa senast 2009-01-28. I det fallet något av skall-kraven inte uppfylls eller besvaras kommer anbudet att förkastas. Anbudet skall förpackas i dubbla kuvert varvid innerkuvertet ska vara slutet och märkt med Anbud kompetensutveckling och Dnr 603-112-09. Anbud via fax eller e-post accepteras inte. Anbud sänds till Länsstyrelsen i Jönköpings län Landsbygdsavdelningen 551 86 Jönköping
Sida 4/9 Besöksadress och brevlåda Hamngatan 4 Jönköping. 1.8 Sekretess och offentlighet Anbudshandlingarna omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 1.9 Tilldelningsbeslut och avtal Länsstyrelsen kommer efter tilldelningsbeslutet och innan avtal tecknas att underrätta samtliga anbudsgivare om vilka anbud som antagits, inklusive omfattning och pris. Härigenom ges en anbudsgivare möjlighet att få tilldelningsbeslutet prövat i förvaltningsdomstol. Tidsfristen att överklaga ett tilldelningsbeslut är 10 dagar från det att upplysningar om beslutet avsänts per post, e-post eller telefax. 2 Krav på anbudsgivare 2.1 Juridisk och ekonomisk ställning Anbudsgivaren och samtliga eventuella underleverantörer skall uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren skall i Uppgiftsblankett, bilaga 2, ange följande uppgifter om företaget samt bifoga begärda verifikationer företagets huvudsakliga verksamhet företagsform (verifieras med ett högst 6 månader gammalt registreringsbevis från Bolagsverket för registreringsskyldiga företag, stadgar när det gäller ideell förening) firmatecknare (verifieras med registreringsbevis, för ideella föreningar med stadgar och protokollsutdrag) organisationsnummer uppgift om antalet anställda i företaget ifylld och av Skatteverket undertecknad blankett SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter inte äldre än 2 månader räknat från sista anbudsdag kontaktpersons namn, e-postadress, telefon och adress Om anbudsgivaren planerar att anlita underleverantör ska anbudsgivaren verifiera att underleverantören uppfyller lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatteoch avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren skall ha en stabil finansiell och ekonomisk ställning. Det är av stor vikt för Länsstyrelsen att uppdraget inte påverkas negativt av att leverantören har en instabil ekonomi. Länsstyrelsen kommer vid behov att kontrollera och bedöma anbudsgivarens ekonomiska ställning.
Sida 5/9 2.2 Förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall ange geografiskt område inom länet där verksamhet kommer att utföras. Om anbudsgivaren inte tidigare har genomfört kompetensutveckling av lantbrukare på uppdrag av Länsstyrelsen i Jönköpings län skall denne som referens ange avtalsparter för vilka anbudsgivaren har fullgjort liknande uppdrag. Referensuppgifterna ska innehålla typ av uppdrag, tidpunkt samt uppdragets omfattning referenspersoner med namn, telefonnummer och e-postadress 2.3 Krav på utförare För att säkerställa kvaliteten på rådgivningen/utbildningen skall personer som utför rådgivning/utbildning ha god kompetens inom området. Anbudsgivaren skall verifiera nedanstående krav genom att fylla i Företags- och personalblanketten. Under avtalstiden tillkommande utförare skall godkännas av Länsstyrelsen innan personen utför avtalade uppdrag. Nedanstående krav på utförare gäller också underleverantör och dess personal. Personer som utför rådgivning/utbildning skall ha agronom- eller lantmästarexamen med relevant inriktning eller på annat sätt förvärvat motsvarande kompetens. Personer som utför enskild rådgivning inom växtnäringsområdet ska ha deltagit i grund- eller fortbildningskurs i dataprogrammet STANK in MIND. Även dokumenterad flerårig användning av STANK in MIND eller liknande dataprogram, kan efter bedömning av Länsstyrelsen anses motsvara genomförd kurs. Vid rådgivning/utbildning med inriktning på ekologisk produktion (modul 320, 325, 360, 365) krävs genomförd Kurs för rådgivare inom ekologisk produktion, Högre specialkurs i ekologisk produktion eller högskolekurs om minst 5 poäng i ekologisk produktion. Dokumenterad flerårig erfarenhet av rådgivning inom ekologisk produktion kan efter bedömning av Länsstyrelsen anses motsvara genomförd kurs. För upprättande av driftskalkyl (modul 340) med inriktning på ekologisk produktion, skall utföraren ha ekonomisk utbildning eller motsvarande ekonomisk inriktning på agronom- eller lantmästarexamen samt god kännedom om regelverk för certifiering och EU-ersättning för ekologiska produktionsformer. Personer som utför byggnadsrådgivning (modul 450, 455) skall ha byggnadsingenjörsexamen eller agronom- eller lantmästarutbildning med relevant inriktning och vara väl insatt i djurskyddsbestämmelserna. I de fall rådgivningen omfattar företag som bedriver eller har för avsikt att bedriva ekologisk produktion krävs också god kännedom om regelverk för certifiering och EU-ersättning för ekologiska produktionsformer.
Sida 6/9 Personer som ska utföra uppdraget bör årligen delta i någon av de för ämnesområdet arrangerade fortbildningskurser som Jordbruksverket, Länsstyrelsen eller annan organisation ansvarar för. 2.4 Övriga krav Anbudsgivaren, underleverantör eller personal får inte syssla med försäljning eller marknadsföring av insatsvaror, maskiner eller byggnadsvaror avsedda för jordbruksföretag. 3 Uppdragsbeskrivning 3.1 Målgrupp Aktiviteterna ska vara öppna för alla som ingår i målgruppen. Målgrupp för aktiviteter i denna upphandling är verksamma i lantbruksföretag i Jönköpings län. 3.2 Specifikation av enskild rådgivning Rådgivningarna ska genomföras, dokumenteras och redovisas enligt specifikation i modulerna 210, 215, 320, 325, 340, 360, 365, 450 och 455. Uppdragstagare skall ta fram eget kundunderlag inom målgruppen. I den mån Länsstyrelsen får kännedom om personer/företag som är intresserade av någon av rådgivningsmodulerna kan dessa hänvisas till respektive uppdragstagare. Rådgivningen ska genomföras på det svenska språket. Anbud lämnas som styckpris för respektive modul. 3.3 Specifikation av medverkan Anbud kan lämnas på timkostnad för medverkan i eller genomförande av aktiviteter som Länsstyrelsen ansvarar för. Kostnader för resor till och från aktiviteter ersätts särskilt och ska inte ingå i angiven timkostnad. Av anbudet skall också framgå vilket/vilka ämnesområden respektive timkostnad omfattar. 3.4 Logotyp och finansieringstext Nedanstående logotyp skall användas i dokumentation av enskild rådgivning samt i annonser och inbjudningar till upphandlade aktiviteter. Logotypen ska kompletteras med texten Aktiviteten är delfinansierad med EU-medel. Logotypen finns i svartvit respektive färg och kan hämtas hos Jordbruksverket www.sjv.se under rubriken Projektstöd. 3.5 Inrapportering av indikatorer Genomförda aktiviteter ska inrapporteras till Jordbruksverket med hjälp av e- tjänsten KOMPIS (KompetensutvecklingsIndikatorSystem). För enskild rådgivning samt kurser och studieresor ska deltagarnas namn och personnummer anges, för övriga aktiviteter antalet deltagare fördelat på kvinnor och män. Anbudsgivare skall i det lämnade anbudet inkludera eventuella kostnader för insamling/avrapportering av begärda uppgifter. I det fall Jordbruksverket förändrar kraven på inrapportering gäller de nya kraven från och med en vecka efter att Jordbruksverket meddelat förändringen.
Sida 7/9 3.6 Redovisning av genomförda aktiviteter Redovisning och rekvisition av medel för avtalade och genomförda aktiviteter görs som delredovisningar senast den 1:e i månaderna april och oktober 2009, januari, april, oktober och december 2010 samt 15 februari 2011. Ändringar kan komma att göras i angivna datum om Jordbruksverket ändrar sitt beslut om utbetalningsadagar. Utbetalning till uppdragstagare görs när redovisningen har godkänts av Länsstyrelsen. 3.7 Pris Pris skall anges i SEK och exklusive mervärdesskatt. Anbud skall lämnas som styckpris för en eller flera moduler. Ingen avgift får tas ut av deltagarna. Aktiviteterna får inte delfinansieras av andra statliga medel eller EU-medel. Anbudsgivaren skall också ange det antal av respektive modul som anbudsgivaren önskar genomföra. Anbud på timkostnad för medverkan i aktiviteter som Länsstyrelsen ansvarar för lämnas enligt specifikation i 3.4. 3.8 Omfördelning och tillägg Uppdragstagare som har avtal som omfattar mer än en modul kan inom den avtalade kostnadsramen få göra omfördelning mellan ingående moduler. Omfördelning kan göras efter skriftligt medgivande från Länsstyrelsen. Utökning av antalet moduler enligt avtalen kan bli aktuellt om ökad efterfrågan inte kan lösas med hjälp av omfördelning mellan moduler. Utökningen görs som ett tilläggsavtal med oförändrat pris för modulen/modulerna. Tilläggsavtal kan tecknas under förutsättning att medel finns tillgängliga. 3.9 Tidpunkter för avstämning och krav på genomförande I samband med redovisningen den 1 oktober 2009, den 1 april 2010 och den 1 oktober 2010 skall uppdragstagaren redovisa till Länsstyrelsen om man kommer att kunna fullfölja de aktiviteter som ingår i avtalet och om förändringar i efterfrågan gör att omfördelning eller utökning kan bli aktuell. Länsstyrelsen kräver att minst 20% av avtalad volym skall vara genomfört och redovisat senast 1 oktober 2009. Länsstyrelsen kräver att minst 50% av avtalad volym skall vara genomfört och redovisat senast 1 april 2010. Länsstyrelsen kräver att minst 70% av avtalad volym skall vara genomfört och redovisat senast 1 oktober 2010. Uppdragstagare som inte uppnår angivna volymer får den avtalade totalvolymen minskad på så sätt att redovisade aktiviteter till och med den 1 oktober 2009 kommer att utgöra 20% av totalvolymen. På motsvarande sätt minskas aktuell avtalad totalvolym vid de båda andra avstämningstillfällena. Om speciella omständigheter föreligger kan Länsstyrelsen göra undantag från dessa krav.
Sida 8/9 4 Prövning och utvärdering av anbud 4.1 Prövning Först prövas att anbuden uppfyller de formella kraven som att det inkommit i rätt tid, är undertecknat av behörig företrädare och författat på svenska. Därefter prövas att anbudet uppfyller de krav som ställs på anbudsgivaren enligt kapitel 2. De anbud som uppfyller ställda krav genomgår utvärdering enligt 4.2 nedan. Observera att alla skall-krav måste vara uppfyllda. Ett icke uppfyllt skallkrav innebär normalt att anbudet inte tas med i den slutliga utvärderingen. 4.2 Utvärdering Länsstyrelsen kommer att utvärdera anbuden på timkostnad per ämnesområde och på varje enskild modul oberoende av anbudsgivarens anbud på andra moduler. Anbud kan komma att antas helt eller delvis. En eller flera anbudsgivare kan komma att antas oberoende av varandra. Utvärderingen sker efter principen mest ekonomiskt fördelaktig med hänsyn tagen till nedanstående kriterier. Kriterierna är inbördes rangordnade och viktade efter den betydelse de tillmäts i förhållande till övriga kriterier. Kriterier efter rangordning Viktning 1 Förmåga, kompetens och leveranstrygghet 40 % 2 Geografiskt område 30 % 3 Pris 30 % Förmåga, kompetens och leveranstrygghet bedöms utifrån tidigare uppdrag hos Länsstyrelsen alternativt utifrån lämnade referenser. Bedömning av kriterium 1 och 2 görs enligt nedanstående poängskala. Poäng Förmåga, kompetens, leveranstrygghet Geografiskt område 4 Mycket bra standard Hela länet 3 Bra standard Länet förutom 1-3 kommuner 2 Godtagbar standard Delar av länet 1 Ej godtagbar standard Enstaka kommun Utvärdering av priset görs enligt beräkningen (lägsta offererade pris / anbudets pris) x 4. Anbudet/anbuden med lägsta offererade pris får på detta vis 4 poäng. Respektive kriteriums poäng viktas enligt angiven procentsats. Summan av de viktade poängen utgör anbudets totalbetyg. I det fall två anbud får samma totalbetyg gäller högsta poäng för enskilt kriterium räknat efter rangordning. 5 Kommersiella villkor Avtal tecknas snarast möjligt efter att Länsstyrelsen fattat beslut om vilka anbud som ska antas. Avtalet löper till och med den 31 januari 2011. Länsstyrelsen har rätt att förkasta inkomna anbud om de innehåller ett för högt pris eller av annan orsak är oförmånliga. Ersättning för upprättande av anbud utgår ej.
Sida 9/9 Avtalsbundenhet inträder när skriftliga avtal har undertecknats av behöriga företrädare för båda parter.