Förfrågningsunderlag 2016-01-29 Upphandlande organisation Västerås stad Lilian Svensson Upphandling Upphandling av bostäder med särskild service enligt SoL 2015/933-IFN-061 Sista anbudsdag: 2016-03-08 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1 Inbjudan Västerås stads Individ och familjenämnd är beställande enhet och ansvarig för denna upphandling. Uppgifter om respektive boende finns i objektbeskrivningarna. Anbudsgivaren kan välja att offerera på ett, två eller samtliga objekt. Av anbudet ska framgå vilka objekt som avses. Om anbudet avser fler objekt och beskrivningarna av dessa skiljer i anbudet, skall det av anbudet klart framgå vilket objekt som beskrivningen avser. Anbudsgivare och utförare benämns synonymt i detta förfrågningsunderlag. 1.1.1 Volym Bostad med särskild service samt motivationsboende, målgrupp vuxna med missbruksproblematik i kombination med psykisk ohälsa. Upphandlingen omfattar tre boenden som beskrivs i separata objekts-och villkorsbeskrivningar. Anbudsgivare kan lägga anbud på avtalsområden; Avtalsområde 1: Furan Avtalsområde 2: Eken Avtalsområde 3: Tennkronan 1.2 Allmän orientering 1.2.1 Den upphandlande myndigheten Västerås stad är en politiskt styrd organisation. Det innebär att huvudansvaret för verksamheten ligger hos de förtroendevalda politikerna, det vill säga kommunfullmäktige. De beslutar bland annat om hur staden ska organiseras vilka nämnder som ska finnas för att fullgöra stadens uppgifter. Sida 1 av 9
Individ-och familjenämnden är beställare av vård och omsorg för personer med missbruksrelaterade problem och har avtal med både privata aktörer och uppdrag med egenregin. Sociala nämndernas förvaltning, SNF, är den förvaltning som är knuten till Individ-och familjenämnden som i detta fall är den upphandlande myndigheten. Ytterligare information om Västerås stads organisation finns på www.vasteras.se. 1.2.2 Upphandlingsförfarandet Upphandlingen görs enligt kap. 15 LOU och anbudsutvärderingen görs utifrån att ställda krav på anbudsgivare och uppdrag bedöms vara uppfyllda samt det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Om flera anbudsgivare hamnar på samma poäng, kommer lottning att avgöra vilket bud som antas. 1.2.3 Syfte med upphandlingen Individ- och familjenämndens strävan är att i än högre utsträckning möjliggöra att kvaliteten får genomslagskraft vid upphandlingar och att skattemedlen används effektivt. 1.2.4 Praktiska förutsättningar för upphandlingen Distributionen av förfrågningsunderlaget görs enbart elektroniskt av TendSign, via länken https://tendsign.com/ Frågor ska vara skriftliga via TendSign dokument https://.com/ Frågor om upphandlingen ska ställas via TendSign och svar ges enbart via TendSign. Endast skriftliga svar är bindande för beställaren. Svaren delges samtliga registrerade anbudsgivare via samma länk. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Kontaktuppgifter till TendSign support för anbudsgivare: Support för hantering av upphandlingssystemet ges på telefon 013-47 47 520. för aktuella öppettider för supporten se följande länk: http://www.opic.com/sv/tendsign/kontakt/ Till anbudet ska efterfrågade bilagor finnas, bilagor ska bifogas i filformat PDF. Anbudet ska vara skriftligt, författat på svenska. Enstaka, för branschen, vedertagna fackuttryck får användas, om de är på ett annat språk än svenska. Beställaren förbehåller sig rätten att via anbudsgivaren och på dennes bekostnad, begära in översättning om så bedöms nödvändigt för korrekt förståelse av anbudet. Innan anbudets inlämnande förväntas anbudsgivaren ha kunskap om de lokala förutsättningarna. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud 6 månader efter sista anbudsdag. Om upphandlingen/tilldelningsbeslut blir föremål för överprövning enligt 16 kap. LOU och nämnda tid överskrids, är anbudsgivaren bunden vid sitt anbud tills dess att överprövningsprocessen är avslutad och kontrakt har tecknats mellan anbudsgivaren och beställaren. Anbudet kan komma att antas utan föregående förhandling. Egenregin kan lämna anbud och ges samma villkor som övriga anbudsgivare. Om egenregin lämnar bästa budet, kan upphandlingen formellt komma att avbrytas, för överenskommelse med egenregin. 1.2.5 Bilagor Objektbeskrivning Sida 2 av 9
Inventarieförteckning Personalförteckning Täthetsschema Ritningar 1.2.6 Offentlighetsprincipen Västerås stad omfattas av offentlighetsprincipen som innebär att allmänheten har rätt att ta del av de handlingar som kommer till myndigheten. 1.2.7 Upphandlingens tidplan Visning av lokal Eken: 2016-02-16 kl 10-11 samt 2016-02-26 kl 10-11 Kontaktperson: Anders Berg, 010-2112088. Visning av Furan och Tennkronan 2016-02-15 alt 2016-02-18, kl 08-17. Kontaktpersoner: Samordnare Furan, Jyrki Hiltunen 021-977 03 04, samordnare Tennkronan, Mariell Larsson 021-444 02 07. 2016-01-29 Förfrågningsunderlag publiceras i TendSign 2016-02-29 Sista dag för frågor i TendSign 2016-03-08 Sista anbudsdag 2016-03-09 Anbudsöppning 2016-05-26: Preliminärt tilldelningsbeslut 1.2.8 Beskrivning av verksamheterna Uppdraget omfattar drift av bostäderna Eken, Furan och Tennkronan, bostäder med särskild service enligt 5 kap 7 SoL samt motivationsboende. Hälso- och sjukvård, inklusive rehabiltering utgör en integrerad del i Eken och Furan. Boendet Tennkronan är ett motivationsboende där målet är att den boende skall motiveras och skapa bättre förutsättningar för ett ordinärt boende. 1.2.8.1 Eken Ekens omvårdnadsboende är ett sk.lågtröskelboende med 18 lägenheter och 15 akutplatser för hemlösa. Lågtröskelboende betyder att det inte råder krav på nykterhet/drogfrihet. Eken är i första hand avsett för personer med missbruksproblem. Utöver missbruksproblem kan personer boende på Eken även ha psykiska och/eller somatiska funktionshinder. Omvårdnads- och servicebehovet kan variera från omfattande behov till inga insatser alls. Placeringarna i boendet görs av socialtjänsten med ett biståndsbeslut/vårdplan som underlag för varje boende. Boendet är ett särskilt boende med hälso-och sjukvårdsansvar upp till sjuksköterskenivå. 1.2.8.2 Furan Furans omvårdnadsboende är en bostad med särskild service enligt 5 kap 7 socialtjänstlagen. På Furan finns 21 lägenheter för permanent boende. Verksamheten vänder sig till hemlösa med behov av stöd för sin dagliga livsföring. Målgruppen är kvinnor och män med missbruksproblem, ibland i kombination med fysisk eller psykisk funktionsnedsättning. De boendes omvårdnads- och servicebehov kan vara varierande. Ansökan sker via biståndsbeslut. Upplåtelseformen av lägenheterna är hyresavtal i andra hand via Fastighetskontoret, där kvarlevnadsprincipen och palliativ vård erbjuds. En genomförandeplan skrivs med den enskilde utifrån den insatsplan som socialkontor vuxen skrivit tillsammans med klienten. Målet är att höja livskvalitén hos den boende, bland annat Sida 3 av 9
genom minskat missbruk. Verksamheten har hälso- och sjukvårdsansvar till sjuksköterskenivå. Sjuksköterska finns att tillgå dygnet runt. 1.2.8.3 Tennkronan- Motivationsboende Boendet är i första hand avsett för personer med missbruksproblem. Motivationsboendet Tennkronan erbjuder en nykter och drogfri boendemiljö med personalbemanning dygnet runt, för män och kvinnor i åldrarna 20-65 år. Det finns 17 rum varav några är större och kan erbjudas par. Parboende är dock sällsynt. Ansökan sker via biståndsbeslut och individuell handlingsplan skrivs med den enskilde. På boendet får personen stöd i sin färdighetsträning för bästa möjliga förberedelse inför ett självständigt boende. Dagarna ägnas åt öppenvårdsbehandling eller sysselsättning utanför huset. Tennkronan har sedan september 2013 öppnat upp för ytterligare en plats för motsvarande målgrupp som socialkontor Vuxen kan använda sig av vid behov. De boende erbjuds helinackordering. 1.2.9 Avtalstid Boendena hanteras i denna upphandling i samma förfrågningsunderlag. Separata avtal kommer att tecknas för varje boende. För Eken är avtalstiden 2017-01-01-2020-01-31 med möjlighet till förlängning med maximalt 12 månader För Furan är avtalstiden 2017-01-01-2020-01-31 med möjlighet till förlängning med maximalt 12 månader För Tennkronan är avtalstiden 2017-01-01-2020-01-31 med möjlighet till förlängning med maximalt 12 månader. Har avtalen förlängts med maximalt 12 månader upphör avtalen med automatik. Vid avtalsstart gäller att kraven på utföraren samt utlovad kvalitét i avtalen ska kunna uppfyllas. 1.2.10 Anbudspris Anbudspriset ska täcka alla kostnader för verksamheten dygnet runt året runt exkl lokalkostnader under avtalstiden. Anbudsgivaren står för avskrivningskostnaden för samtliga inventarier under avtalsperioden. Anbudsgivaren kan i denna upphandling lägga anbud på ett eller flera avtalsområden, 1-3 Upphandingen kan komma att avbrytas om inga anbud inkommer som ligger inom ramen för nämndens godtagbara pris. Anbudspris anges i utvärderingsmatrisen för respektive avtalsområde. 1.2.10.1 Moms Tjänsten som omfattas av denna upphandling är i huvudsak inom kategorin social omsorg och är därför att betrakta som momsbefriade. Det innebär att en anbudsgivare ska ange ett pris som innefattar den ej avlyftbara ingående momsen på momspliktiga varor och tjänster. Kommunens egenregi omfattas av det särskilda momssystemet för kommuner och landsting som gör det möjligt att lyfta av den ingående momsen. Vid köp av verksamhet från icke kommunal utförare erhåller kommunen ett särskilt momsbidrag som uppgår till 6 procent. Detta momsbidrag syftar till konkurrensneutralitet mellan kommunal och icke kommunal utförare. Sida 4 av 9
Innan inkomna anbud ställs mot varandra görs en justering av icke kommunala anbudsgivares priser genom att multiplicera dem med 0,94. 1.3 Krav på anbudets utformning 1.3.1 Rättelse, tilldelning och avtal Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller annat uppenbart fel i anbudet får rättas. Beställaren kan medge att anbudet förtydligas om det kan göras utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsförtydliganden kan bli aktuellt om beställaren bedömer att inkomna anbud som uppfyller kvalificeringskraven kräver klargörande med anbudsgivaren. Även enskilda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare kan bli aktuellt om beställaren bedömer att det krävs. Anbudsförtydliganden eller förhandlingar görs på sådant sätt att inte någon anbudsgivare särbehandlas. 1.3.2 Motiv för förkastande av anbud Anbud kan komma att förkastas om lämnade uppgifter är ofullständiga eller oriktiga. Om sådana förhållanden föreligger som framgår av 15 kap. 13 LOU och 10 kap. 1 och 2 LOU kommer aktuellt anbud att förkastas. Om beställaren begär upplysningar och anbudsgivaren underlåter att lämna sådana upplysningar eller lämnat felaktiga uppgifter, kan den få sitt anbud förkastat. 1.3.3 Uteslutning av sökande En anbudsgivare som är i konkurs, är föremål för en konkurs eller föremål för företagsrekonstruktion utesluts från LOU-upphandlingen. Har anbudsgivaren genom lagakraftvunnen dom dömts till brott avseende yrkesutövningen eller gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen utesluts den sökande. 1.3.4 Avbrytande av upphandling Upphandlingen kan avbrytas om inget inlämnat anbud uppfyller förfrågningsunderlagets krav på anbudens utformning, eller inte uppfyller förfrågningsunderlagets krav. Upphandlingen kan även komma avbrytas om priset ligger utanför lägsta respektive högsta gräns för viktningen bedöms vara onormalt lågt, i enlighet med LOU 12 kap. 3. Vinner anbud lämnat av egenregin, kan upphandlingen formellt komma att avbrytas för överenskommelse med denna. Upphandlingen kan komma att avbrytas till följd av politiska beslut. 1.3.5 Tilldelningsbeslut När beställaren har beslutat om vilken anbudsgivare som har vunnit upphandlingen, upphör den absoluta sekretessen. Ett tilldelningsmeddelande om vilken anbudsgivare som har tilldelats avtal och skälen till det, skickas elektroniskt via TendSign. Tilldelningsmeddelandet kommer att skickas till samtliga anbudsgivare på den e-postadress som anbudsgivaren angivit vid registrering i TendSign. Om en anbudsgivare begär överprövning prövas ärendet av förvaltningsrätten. Efter att förvaltningsrätten har avgjort målet gäller en avtalsspärr om 10 dagar från domen (om domen inte innebär något annat). Samma sak, det vill säga en avtalsspärr om 10 dagar, gäller om kammarrätten upphävt ett interimistiskt beslut av innebörden att den upphandlade myndigheten inte får ingå eller fullgöra ett avtal innan något annat bestämts. 1.3.6 Upprättande av avtal Avtal upprättas och undertecknas av beställaren och anbudsgivaren. Avtal tecknas tidigast 10 dagar efter tilldelningsbeslut då avtalsspärren upphör. Vid en eventuell överprövning Sida 5 av 9
prövas ärendet av förvaltningsrätten. Efter att förvaltningsrätten har avgjort målet gäller en avtalsspärr om 10 dagar från domen (om domen inte innebär något annat). Samma sak, dvs en avtalsspärr gäller om kammarrätten upphävt ett interimistiskt beslut av innebörden att den upphandlande myndigheten inte får ingå eller fullgöra ett avtal innan något annat bestämts. 1.3.7 Acceptans av avtalsvillkor Anbudsgivaren godkänner de administrativa förutsättningarna och kraven: Anbudsgivaren godkänner avtalsvillkoren. (/ svar) 1.3.7.1 Anbudets omfattning Vilka avtalsområden omfattar anbudet? Omfattar anbudet avtalsområde Furan? (Fasta svarsalternativ) 100 0 Omfattar anbudet Eken (Fasta svarsalternativ) 100 0 Omfattar anbudet avtalsområde Tennkronan? (Fasta svarsalternativ) 100 0 1.4 Kvalificeringskrav på anbudsgivaren 1.4.1 Ekonomi Alternativ 1. Anbudsgivare ska bifoga registerutdrag om godkännande för F-skatt och ska genom utdrag från UC eller motsvarande register alternativt kreditrating visa att den har tillräcklig kapacitet. Alternativ 2. Nystartat företag som inte ännu har registerutdrag för F-skatt eller kan visa utdrag från UC eller kreditföretag ska vid anbud bifoga: 1. Affärsplan 2. Uppgifter om verkställande direktör eller motsvarande 3. Uppgifter om styrelseledamöter 4. Bankgaranti, kreditlöfte, uppgifter om rörelsekapacitet eller motsvarande för att bekräfta att utföraren kan finansiera de två första månadernas drift, beräknat exklusive ersättning från kommunen vid ett eventuellt avtal. Nämnden kommer via årsredovisning, kreditrating eller kontroll via Skatteverket att granska anbudsgivarens ekonomiska ställning. Bifoga handlingar enligt alternativ 1 eller 2. Bifoga handlingar enligt alternativ 1 eller 2. (Bifogat dokument) 1.4.2 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Anbudsgivare ska bifoga en beskrivning av processer och rutiner för sitt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Av beskrivningen ska de olika områdena enligt aktuell SOSFS framgå. Sida 6 av 9
Bifoga översikt. (Bifogat dokument) 1.4.3 Krav på verksamhetschef Anbudsgivaren ska bifoga CV eller kravprofil på verksamhetschef. Av CV/kravprofil ska framgå att chef uppfyller bestämmelsen enligt avtalsvillkor. Bifoga CV. (Bifogat dokument) 1.4.4 Referenser Nämnden använder referenser i kvalificeringsfasen. Syftet med referenser är att fastställa att anbudsgivaren har tillräcklig förmåga och kapacitet att genomföra uppdraget. Hanteringen av referenser sker enligt tre alternativ: 1. För redan verksamma utförare inom staden och nämndens ansvarsområde gäller att referenser inte behöver uppges. Nämnden gör en bedömning av anbudsgivarens lämplighet, vilket utgår från dennes förmåga att utföra uppdrag inom nämndens ansvarsområde i staden det senaste året. De omständigheter som utgör grund för bedömningen är resultat av uppföljningar samt kvaliteten i utförandet. Om anbudsgivaren under senaste året haft fler än tre påpekanden avseende kvalitet och tillämpning av avtalet och utföraren trots detta inte visat förmåga att förbättra dessa, bedöms inte anbudsgivaren vara lämplig att bedriva utförande av verksamheten i staden. Anbud från sådana anbudsgivare kommer att förkastas. 2. Anbudsgivaren för redan verksamma företag, som inte är utförare inom staden och nämndens ansvarsområde, ska lämna kontaktuppgifter till tre referenter. I kontaktuppgifterna ska det framgå referentens kontaktuppgifter, titel och vilken typ av samarbete anbudsgivaren och referenten haft. Referenterna ska kunna lämna uppgifter avseende både företag och företagets företrädare. 3. För nybildade företag ska anbudsgivaren lämna kontaktuppgifter till tre referenter avseende företrädaren, den fysiska personen, för det nybildade företaget. I kontaktuppgifterna ska det framgå referentens kontaktuppgifter, titel och vilken typ av samarbete anbudsgivaren och referenten haft. Referenterna ska vara oberoende av varandra och får inte vara verksamma inom det företag som den referensen avser. Utifrån följande frågor får referenten skatta företagets och eller företrädarens kvalité på utförandet som "Ej tillfredsställande till tillfredsställande". Det referenserna avser får inte vara äldre än fem år. De frågor som referenterna kommer få besvara är: Gällande företaget: 1 Hur har företaget utfört uppdraget? 2. Har företaget påvisat tillfredställande kunskap gällande lagar, författningar och föreskrifter? 3. Har företaget tillfredsställande och relevant kunskap inom verksamhetens område och målgruppens behov? 4. Har företaget tillfredsställande lämplighet att utföra uppdrag inom området missbruksboende? Gällande företrädare för företaget: 1. Hur har företrädaren utfört uppdraget? 2. Har företrädaren för företaget påvisat tillfredställande kunskap gällande lagar, författningar och föreskrifter? 3. Har företrädaren för företaget påvisat tillfredsställande kunskap om verksamhetens område och målgruppens behov? Sida 7 av 9
4. Har företrädaren tillfredsställande lämplighet att utföra uppdrag inom området mirrbruksboende? Det krävs att samtliga referenter anger att nivån är tillfredsställande på alla frågor för att anbudet ska gå vidare i kvalificeringen. Observera att samtliga anbudsgivare måste bifoga tre referensblanketter. För redan verksamma utförare i Västerås stad och nämndens ansvarsområde gäller att rutan "Ej relevant" ska kryssas i på referensblanketten. Det krävs att samtliga referenter anger att nivån är minst tillfredsställande för att anbudet ska gå vidare i kvalificeringen. Beställaren kontaktar referenterna för att ställa frågorna. Om referenten inte kan svara kommer detta att hanteras som ett nej. Ange namn och kontaktuppgifter till referent (Fritextsvar) Referensuppgifter har angivits (/ svar) Referenten har varit kontaktbar. Minst tre kontaktförsök vid olika tillfällen har utförts. (/ svar) Företrädaren har påvisat tillfredsställande kunskap gällande lagar, författningar och föreskrifter? (/ svar) Företaget/företrädaren är lämpade att utföra uppdrag inom området missbruksboende? (/ svar) Samtliga svar är tillfredställande (/ svar) 1.4.5 Uppfyllnad av kvalificeringskrav Anbudsgivaren uppfyller samtliga kvalificeringskrav/gällande krav på anbudsgivaren. (/ svar) Anbudsgivaren uppfyller samtliga kvalificeringskrav/gällande krav på anbudsgivaren. (/ svar) 1.4.6 Krävande brukare Målgruppen för dessa bostäder som avses i upphandlingen kan i vissa fall beskrivas som mer krävande och mindre förutsägbara till följd av sin livssituation. T.ex. kan det förekomma att boende kan bli fysiskt och verbalt utåtagerande m.m. Nämndens erfarenhet är att det krävs ett lösningsfokuserat förhållningssätt, dels i förhållande till den enskildes faktiska behov som beskrivs i genomförandeplanen men även i förhållande till övriga boenden, personalens förmåga att hantera situationen och arbeta för en lösning etc. Anbud som beskriver på vilket sätt arbetet skulle bedrivas i dessa situationer, erhåller ett mervärde vid sidan om offererat pris. Ett åtagande kan endast gälla samtliga avtalsområden. Sida 8 av 9
Omfattar anbudet ett omhändertagande även av särskilt krävande brukare? (/ svar) 100 0 Om ja, beskriv utförandet av tjänsten. (Fritextsvar) Ange eventuella oberoende referenter som kan bekräfta trovärdigheten av utfästelsen. (Fritextsvar) Om relevant verksamhet f.n. bedrivs utanför Västerås kommun, ange relevant socialkontor. (Fritextsvar) 1.5 Anbudsprövning 1.5.1 Tilldelningsgrund Tilldelningsgrunden är ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Anbudsutvärderingen sker i 2 steg. I steg 1 kontrolleras att anbudsgivaren accepterar de administrativa kraven och uppfyller kvalificeringskraven. Samtliga handlingar som efterfrågas ska finnas bilagda. De anbudsgivare som är kvalificerade enligt steg 1, går vidare till steg 2 där det ekonomiskt mest fördelaktiga i kombination med kvalitetspoäng tilldelas kontraktet. Om två anbudsgivare hamnar på samma nivå avgörs upphandlingen genom lottning. Sida 9 av 9