Universitetsgemensam förvaltningsmodell 2016-02-21 IT-avdelningen, Stockholms universitet
Syfte Förvaltningsmodellens syfte är att: säkerställa att IT-stöd ger avsedd nytta i verksamheten erhålla styrbarhet där många organisatoriska parter är inblandade tydliggöra roller och ansvar.
Vad är systemförvaltning? Fyra huvudaktiviteter: Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll
Förvaltningsverksamhet Objektverksamhet=den verksamhet som ska stödjas av IT, t ex utbildning, forskning, studieadministration eller personaladministration.
Förvaltningsobjekt Förvaltningsobjekt består av verksamhetskomponenter och IT-komponenter. Exempel på verksamhetskomponenter: Processer, metoder, rutiner, användningsfall, begrepps- och informationsmodeller, mallar, formulär, utbildningsmaterial, lathundar, instruktioner, kontinuitetsplan, katastrofplan eller behörighetsstrukturer. Exempel på IT-komponenter: IT-system, applikationer, ITtjänster, stödsystem och databaser med tillhörande dokumentation.
Styrbar förvaltning Förvaltningsobjekt 1 Objektfamilj A Förvaltningsobjekt 2 Förvaltningsobjekt 3 Objektfamilj B Förvaltningsobjekt 4 Strategisk plan Innehåll 1 Inledning 1.1 Dokumentets syfte och målgrupp 1.2 Giltighetstid 1.3 Definitioner 2 Objektfamiljen, övergripande beskrivning 2.1 Syftet med objektfamiljen 2.2 Beskrivning av uppdraget 3 Strategiska utmaningar 3.1 SWOT 3.2 Verksamhetsmål 3.3 Yttre påverkansfaktorer 3.4 Förändringar i objektfamiljen 4 Strategisk plan Förvaltningsplan 4.1 Mål och visioner 5 Finansiering 1. Inledning 1.1. Syfte och målgrupp 1.2. Förvaltningsperiod 2. Förvaltningsobjektet Förvaltningsprodukteprodukter Förvaltningsprodukteprodukter Förvaltningsprodukteprodukter Förvaltningsprodukteprodukter 2.1. Objektsverksamhet 2.2. Förvaltningsprodukter 2.3. Närliggande förvaltningsobjekt 2.4. Systemavgränsningar 2.5. Objektets speciella förutsättningar 3. Förvaltningsverksamhetens aktiviteter 4. Mål och budget 4.1. Förutsättningar 4.1.1. Övergripande mål och inriktning 4.1.2. Lagar och förordningar 4.1.3. Problem och behov 4.1.4. Påverkansfaktorer 4.1.5. Planerade projekt 4.1.6. Regelbundna uppgraderingar och driftsättningar 4.2. Mål 4.2.1. Långsiktiga mål 4.2.2. Mål för förvaltningsperioden Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll 4.3. Budget 4.3.1. Kostnader 4.3.2. Intäkter/Finansiering 5. Förvaltningsorganisation 5.1. Bemannad förvaltningsorganisation 5.1.1. Beslutsforum 5.1.2. Arbetsforum
Strategisk plan och förvaltningsplan Strategisk plan Beskrivning av objektfamiljen ingående objekt syfte med objektfamiljen beskrivning av uppdraget Strategiska utmaningar Mål och visioner Budget Förvaltningsplan Beskrivning av förvaltningsobjektet övergripande syfte med objektet ingående verksamhets- och IT-komponenter avgränsningar och relationer till andra objekt och projekt Mål och delmål problem och behov planerade förvaltningsaktiviteter Budget uppskattningar av tid och eventuella andra kostnader totala summan utgör förvaltningsobjektets budget Beskrivning av den bemannade förvaltningsorganisationen
Förvaltningsobjektsarkitektur (FOA)
Principskiss IT-strategisk styrgrupp Rektor Områdesövergripande rådet Eskalering Eskalering Beslutsmandat & behov Underlag Rektorsråd Förvaltningschef Chef Planering och ledningsstöd ITstrategisk styrgrupp Behovsprioritering & beslut IT-chef Chef IT-stab Förankring Koordinerade behov IT-Samordningsgruppen Behovskoordinering & förankring Beslutsmandat Berednings grupp Underlag Sammanställning Universitetsförvaltning Krav och behov av universitetsgemensam IT Finansiella resurser IT-avdelning Personella resurser Akademi Krav och behov av universitetsgemensam IT per område
Objektfamiljstyrgrupp Objektfamiljstyrgruppen har ett långsiktigt perspektiv och ansvarar för objektfamiljens strategiska plan. Deltagare: Objektägare för varje ingående objekt Objektägare IT för varje ingående objekt Representanter från IT-samordningsgruppen Föredragande: Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Objektfamiljstyrgruppen beslutar om: Frågor som berör objektfamiljen, exempelvis etablering av nya objekt inom objektfamiljen Prioritering av resurser mellan objekt inom objektfamiljen Förvaltningsplaner för objekt inom familjen Initiering av projekt inom objektfamiljens verksamhetsområde Eskalering av frågor till IT-strategisk styrgrupp
Styrning av förvaltningsobjekt Verksamheten Objektägare Gemensam styrning BUDGETNIVÅ Objektstyrgrupp IT-avdelningen Objektägare IT BESLUTSNIVÅ Förvaltningsledning Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Systemspecialist OPERATIV NIVÅ Arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt IT-specialist Användarstöd
Budgetnivå Objektägare Objektägare BUDGETNIVÅ Objektstyrgrupp Objektägare IT Objektägaren har det övergripande ansvaret för det verksamhetsnära förvaltningsarbetet inom objektet. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: Ansvara för att verksamheten erhåller behovsanpassade förvaltningsprodukter Ansvara för att objektet följer gällande lagar och interna styrdokument Ansvara för att objektet har en aktuell förvaltningsplan Ansvara för att förvaltningsorganisationens effektivitet utvärderas periodiskt Ansvara för att nödvändiga avtal tecknas för verksamhetsnära förvaltning Fastställa förvaltningsplanen tillsammans med objektägare IT Bemanna rollen förvaltningsledare Säkerställa att det finns ekonomiska medel för att realisera verksamheten för objektet Säkerställa att det finns tillräckliga personella resurser för att realisera verksamhetsnära förvaltningsverksamheten för objektet Vara ordförande vid styrgruppsmöten Säkerställa att relevanta styrdokument kommer till förvaltningsledares och objektägare ITs kännedom
Budgetnivå Objektägare IT BUDGETNIVÅ Objektägare Objektstyrgrupp Objektägare IT Objektägare IT har det övergripande ansvaret för det IT-nära förvaltningsarbetet inom objektet. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: Ansvara för att verksamhetens behov av IT-stöd tillgodoses Ansvara för att IT-stödet följer gällande lagar och förordningar Ansvara för att nödvändiga avtal tecknas för IT-nära förvaltning Fastställa förvaltningsplanen tillsammans med objektägare Bemanna rollen förvaltningsledare IT Säkerställa med portföljkoordinator att det finns tillräckliga personella resurser för att realisera IT-nära förvaltningsverksamheten för objektet Delta vid styrgruppsmöten Säkerställa att relevanta styrdokument kommer till förvaltningsledare IT s kännedom
Budgetnivå Objektstyrgrupp BUDGETNIVÅ Objektägare Objektstyrgrupp Objektägare IT Deltagare: Objektägare (ordförande) Objektägare IT Föredragande: Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Objektstyrgruppen beslutar om: Frågor som berör objektet Inför förvaltningsåret (förvaltningsplan): Budget Prioritering av resurser inom objektet Under innevarande förvaltningsår (revision av förvaltningsplan): Omprioritering av budget inom beslutade budgetramar Omprioritering av tillgängliga resurser inom objektet Omprioritering av vidareutveckling inom objektet
Beslutsnivå Förvaltningsledare BESLUTSNIVÅ Förvaltningsledare Förvaltningsledning Förvaltningsledare IT Leder förvaltningsarbetet inom förvaltningsobjekt och säkerställer att målen i förvaltningsplanen nås samt att förvaltningsprodukter ger avsedd nytta i objektsverksamheten. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: Ansvara för att verkställa förvaltningsplanens mål inom givna ramar på ett kostnadseffektivt sätt Ansvara för att godkänna leveranser från IT-parter Ansvara för kommunikation och marknadsföring om objektet till användare/verksamheten Befogenhet att avropa mot ingångna avtal Befogenhet att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan Identifiera och formulera behov av rollen tjänsteansvarig samt roller på operativ nivå Utarbeta förvaltningsplan tillsammans med förvaltningsledare IT Kontinuerligt rapportera status, avvikelser och uppföljning av kostnader till objektägare och styrgrupp Prioritera, besluta, planera, genomföra och följa upp aktiviteter inom ramen för förvaltningsplanen Beskriva och sammanställa krav Säkerställa att kontinuerliga acceptanstester genomförs Resursplanera på verksamhetssidan på detaljerad nivå samt samordna, leda, motivera och engagera verksamhetsresurser Leda förvaltningsledningsmöten Ställa krav på andra objekt och projekt ur ett förvaltningsperspektiv Omvärldsbevaka ur ett verksamhetsperspektiv
Beslutsnivå Förvaltningsledare IT BESLUTSNIVÅ Förvaltningsledare Förvaltningsledning Förvaltningsledare IT Leder det IT-nära förvaltningsarbetet inom förvaltningsobjekt och säkerställer att målen i förvaltningsplanen nås genom leveranser i tid, med rätt kvalitet och till rätt kostnad. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: Ansvara för att verkställa förvaltningsplanens IT-relaterade mål inom givna ramar på ett kostnadseffektivt sätt Ansvara för att IT-stöden är tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen nivå Ansvara för att tekniska samband fungerar tillfredsställande Befogenhet att avropa mot ingångna avtal Befogenhet att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan Identifiera och formulera behov av rollen tjänsteansvarig IT samt roller på operativ nivå Utarbeta förvaltningsplan tillsammans med förvaltningsledare Kontinuerligt rapportera status, avvikelser och uppföljning av kostnader till förvaltningsledare, objektägare IT och styrgrupp Prioritera, planera, genomföra och följa upp IT-aktiviteter inom ramen för förvaltningsplanen Resursplanera på IT-sidan på detaljerad nivå samt samordna, leda, motivera och engagera ITresurser Delta vid förvaltningsledningsmöten Ställa krav på andra objekt och projekt ur ett förvaltningsperspektiv Omvärldsbevaka ur ett tekniskt perspektiv
Beslutsnivå Förvaltningsledning BESLUTSNIVÅ Förvaltningsledare Förvaltningsledning Förvaltningsledare IT Deltagare: Förvaltningsledare (ordförande) Förvaltningsledare IT Roller på operativ nivå vid behov Förvaltningsledningsgruppens arbetsuppgifter: Besluta om prioritering och planering inom ramen för förvaltningsplan Ta fram förslag till förvaltningsplan och revisioner av förvaltningsplan Ta fram beslutsunderlag för objektstyrgrupp Följa upp utfall mot förvaltningsplanen
Operativ nivå Systemspecialist Systemspecialist OPERATIV NIVÅ Arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt IT-specialist Systemspecialisten utgör förvaltningsorganisationens kontaktyta för användarna av IT-stöden. Rollen har till uppdrag att vidareutveckla verksamheten kring objektet med hjälp av IT-stöd. Exempel på arbetsuppgifter: Utföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag av FL Fånga och formulera krav på IT-stöd ur ett verksamhetsperspektiv Arbeta med användbarheten ur ett användarperspektiv Skriva och uppdatera användarmanualer
Operativ nivå IT-specialist Systemspecialist OPERATIV NIVÅ Arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt IT-specialist IT-specialist är den övergripande benämningen på någon som arbetar med objektet ur ett tekniskt perspektiv, t.ex. kravhantering, interaktionsdesign, testledning, teknisk dokumentation, drift och systemutveckling. Exempel på arbetsuppgifter: Utföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag av FL-IT Stödja FL/FL-IT vid förstudier, utformning av kravspecifikationer och definition av effektmål Tillse att driften av objektet sker enligt SLA/förvaltningsplan/överenskommelser. Skapa och utföra system- och integrationstester Programmera (nyutveckling och vidareutveckling) baserat på definierade riktlinjer Utföra felsökning och felrättning
Årsplan för förvaltningsstyrning 15 nov (senast) Planer fastställda av styrgrupper Början av december Årsplan kommande år Skriva årsrapport 31 jan (senast) Rapport föredragen för styrgruppen Ev. justera planen 15 okt Preliminär plan finns Ta fram preliminär förvaltningsplan för nästa år. samtliga objekts förvaltningsplaner sammanställs Början av mars Sammanfattning föregående år Ev reviderad årsplan Mitten av september Ev reviderad plan för hösten Skriva statusrapport 15 juni (senast) Rapport föredragen för styrgruppen