Förfrågningsunderlag 2011-12-23 Upphandlingsansvarig Upphandling Telge Inköp AB Handledning-SK/Äk Ann-Christin Lindberg TI 2011-1062 Sista anbudsdag: 2012-01-30 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1. INLEDNING 1.1.1. Telge Inköp AB Telge Inköp AB är ett kommunägt upphandlingsbolag som ansvarar för alla upphandlingar inom Södertälje kommun och de kommunägda bolagen i Telge AB. Telge Inköp administrerar även Nykvarns och Salems kommuns upphandlingar. 1.1.2. Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift och anvisning gäller vid upphandling. Upphandlingen sker enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 1.2. UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 1.2.1. Södertälje kommun Södertälje har ca 85 000 invånare som har tillgång till ett varierat boende både i stadsmiljö och nära naturen Med cirka 6 000 anställda är Södertälje kommun en av Södertäljes största arbetsgivare. För mer information se www.sodertalje.se 1.3. ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN 1.3.1. Upphandlingsform Upphandling sker genom förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 1.3.2. Kontaktperson Namn: Ann-Christin Lindberg E-post: ann-christin.lindberg@telge.se 1.3.3. Elektronisk anbudsgivning Utskrivet: 2011-12-23 11:34 Sida 1 av 7
Tegle inköp strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för anbudsgivaren och för de upphandlande myndigheterna, därför accepterar vi endast elekronisk anbudsgivning genom www.tendsign.com Support för användning av systement lämnas/ges av OPIC.com, tfn 013-474 75 40. Användning av upphandlingssystemet är kostnadsfritt för anbudslämnaren. Förfrågningsunderlag hämtas på www.tendsign.com. Anbudsgivare registrerar sig och hämtar handlingar där. Om anbudsgivare inte registrerar sig på tendsign.com utan hämtar handlingarna på annat sätt, t.ex. från annan offentlig databas, kan vi inte garantera att all information kommer alla anbudsgivare tillhanda. För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid besvarande av förfrågan: Svar skall lämnas på därför avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anges. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. OBS! Bifogade filer skall vara läsbara i Office 2007 alt. Acrobat reader. I de fall anbuden behöver kompletteras med annan information, typ tabell och grafisk illustration som inte kan skickas elektroniskt, skall informationen läggas i ett neutralt kuvert/paket, förseglat och tydligt märkt "TI 2011-1062" samt skickas till: Telger Inköp Inköparens namn Box 633 151 27 Södertälje Kompletterande information, paketerat enligt ovan, kan också lämnas till receptionen på Storgatan 42 öppet vardagar mellan kl. 08.30 och 16.30. Fredagar kl 15:00. 1.3.4. Frågor och svar på förfrågningsunderlaget Eventuella frågor angående denna upphandling (inkl. frågor med anledning av att anbudsgivare finner att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart eller motstridigt) ställs genom www.tendsign.com, enligt instruktion på hemsidan. Svar lämnas enbart genom www.tendsign.com för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information. Frågor gällande förfrågningsunderlaget skall inkomma senast 2012-01-17 1.3.5. Avropssätt/Beställningssätt Beställning sker separat och via successiva avrop som görs från respektive beställande enhet. 1.3.6. Avtalsperiod Avtalet löper på 2 år från det att ramavtal har tecknats och med möjlighet till ytterligare förlängning i ett (1) + ett (1) år. Förlängning av avtal sker på initiativ av Telge Inköp AB, där prisförhandling får ske. 1.4. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 1.4.1. Anbudets form och innehåll Utskrivet: 2011-12-23 11:34 Sida 2 av 7
Anbud skall vara skrivet på svenska. Anbudet skall innehålla de handlingar och uppgifter som efterfrågas i underlaget. - Svar på frågor ställda i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärd information som efterfrågas i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärda handlingar för kvalificering av anbudsgivare. - Begärda handlingar för utvärdering av anbudet. Svar och efterfrågad information lämnas på markerade platser i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare uppmanas att bergränsa svaren till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga ske endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Om anbudet inte är komplett, saknar klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter, eller om anbudet innehållsmässigt ej helt överensstämmer med förfrågningsunderlagets avnvisningar kan anbudet komma att förkastas. Reservationer accepteras inte. 1.4.2. Anbudstidens utgång Anbud skall vara Telge Inköp AB tillhanda senast 2012-01-30 1.4.3. Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande i 90 dagar räknat från sista anbudsdag. Vid ev. överprövning är anbudsgivaren bunden av sitt anbud till dess överprövningen är avslutad genom lagakraftvunnet avgörande, dock högst sex månader efter anbudstidens utgång. 1.4.4. Sekretess Enligt sekretesslagen offentlighets- och sekretesslag (2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats eller att samtliga anbud offentliggjorts. Därefter blir anbud och andra i upphandlingen ingående uppgifter allmän handling om inte omständigheterna föranleder annat eller att Telge Inköp gör en annan sekretessbedömning. 1.5. PRISER Priser skall anges i kronor (SEK) exklusive moms. Priser skall ges per timme och anbudsområde. Ange pris per timme miljöter/boendehandl barb o ungdom: Ange pris per timme miljöter/boendehandl försörjnstöd: Ange pris per timme miljöter/boendehandl verksamh f pers funkneds: Ange pris per timme miljöter/boendehandl vux missb/psyk: Ange pris per timme: Ange pris per timme processhandl barnoung: Ange pris per timme processhandl försörjn: Ange pris per timme processhandl mynd f pers funkneds: Utskrivet: 2011-12-23 11:34 Sida 3 av 7
Ange pris per timme processhandl verks f pers m funkneds: Ange pris per timme processhandl vuxen missbr/psyk: Ange pris per timme: Ange pris per timme ärendhandl barn ochung: Ange pris per timme ärendehandl försörjn: Ange pris per timme ärendehandl mynd f pers m funkneds: Ange pris per timme ärendehandl verksam f pers m funkneds: Ange pris per timme ärendehandl vux missb/psyk: Ange pris per timme ärendehandl äldreoms: 1.6. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 1.6.1. Registrering, skatter och avgifter Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Telge Inköp AB har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Telge Inköp AB med hjälp av Skatteverket har möjlighet att ta fram information om anlitade leverantörer och deras underleverantörer för att se att företagen är registrerade för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter. Om anbudsgivare är från ett annat land än Sverige, som inte är registrerad hos Bolagsverket, skall till anbudet bifoga kopia på registerutdrag från motsvarande register som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Uppfyller Anbudsgivarenkravet avs skatter och avgifter? (/ svar) Är reg från bolagsreg bifogat anbudet om företag från annat land? 1.6.2. Anbudsgivare som har nystartat företag Anbudsgivare som har nystartat företag eller på annat sätt inte kan uppvisa rating skall i anbudet visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att redovisa aktiekapital/annat, kundunderlag och på anmodan tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti (t ex bankgaranti eller koncerngaranti) samt redovisa referens till bank/finansiär. Uppfyller Anbudsgivaren med nystartat företag kravet på ek stabilitet? 1.6.3. Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha tillräckligt stabil ekonomisk och finansiell ställning för att kunna genomföra uppdraget. Riskklassificering skall vara minst 3(UC)/A(Soliditet)/motsvarande klassificering eller högre. Om Anbudsgivaren har lägre riskklassificering eller ovanligt låga respektive negativa nyckeltal Utskrivet: 2011-12-23 11:34 Sida 4 av 7
utifrån branschgenomsnittet och/eller negativt resultat skall Anbudsgivaren ändå anses uppfylla ovanstående krav om man i anbudet lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter genom att ta en kreditupplysning, ta egna referenser samt att i efterhand infordra bevis. Uppfyller Anbudsgivaren ställt krav avs ekonomi (ej nystart) (/ svar) 1.6.4. Företagetspresentation Beskrivning av företagets organisation, ägarstruktur, tjänster/verksamhet samt företagets resurser. Beskriv företaget. 1.6.5. Försäkringsbevis Anbudsgivaren skall ha nödvändiga försäkringar för uppdraget. Kopia på gällande försäkring skall på anmodan lämnas till beställaren senast 4 veckor efter avtalsteckning. 1.6.6. Kvalitetspolicy (vid behov) Anbudsgivaren skall redovisa hur kvalitén i verksamheten dokumenteras. Anbudsgivaren skall ha ett system eller rutiner för att hålla en hög nivå av kvalité i sin verksamhet. Redovisas i anbudet. Är rutiner för kvalitetssäkring redovisade? Är rutiner för kvalitetssäkring redovisade? 1.6.7. Underskrift av anbudet och sanningsförsäkran Vi lämnar härmed anbud i rubricerad upphandling och vårt anbud uppfyller samtliga ställda skall krav i förfrågningsunderlaget samt intygar att företaget är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 1 och 2. Anbudsgivare anger namn på behörig företrädare för företaget att lämna anbud. Behörig företrädare för anbudet: [namn] Har anbudsgivaren lämnat namn på behörig företrädare för företaget? 1.7. KRAV PÅ VARA/TJÄNST Mer detaljerad beskrivning finns i separat dokument som följer med underlaget. De avsnitt och frågor som tillhör den sk generella delen i upphandlingen avser samtliga anbudsgivare oavsett vilket avtalsområde man sedan väljer att offerera på. Varje avtalsområde har sina ytterligare specifika krav som skall uppfyllas och besvaras. 1.8. ÖPPNING AV ANBUD Inkomna anbud öppnas, planerat dagen efter sista anbudsdag. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär får dock även handelskammar- representanter närvara, förutsatt att anbudsgivaren ansvarar för kostnaderna för sådana representanter. Utskrivet: 2011-12-23 11:34 Sida 5 av 7
1.9. PRÖVNING AV ANBUD Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Arbetet med att utvärdera de inkomna anbuden kommer att genomföras i tre steg enligt nedan: 1.9.1. Kontroll av anbudsgivaren Kontroll av att anbudsgivare uppfyller de administrativa skallkraven som återfinns i avsnitt 4 samt de krav som framgår av LOU 10 kap. och val av deltagare utifrån LOU kap.11. 1.9.2. Kontroll av krav på vara/tjänst Kontroll av att de krav som ställs på vara/tjänst är uppfyllda och att anbudsgivaren har accepterat kommersiella/avtalsvillkor. I detta steg kontrolleras även att anbudsgivaren har lämnat ett komplett anbud och detta anbud inte innehåller några reservationer. De anbudsgivare som uppfyller steg 1 och 2 går vidare till steg 3, utvärdering enligt nedan. 1.9.3. Utvärdering Varje anbuds/delområde kommer att utvärderas separat. Vi kommer att anta en eller flera leverantörer per anbuds/delområde. Det anbud som har lägst timpris per anbudsområde/delområde kommer att antas och anbuden rangordnas enligt lägsta pris inom resp anbuds/delområde. 1.10. AVBRYTANDE AV UPPHANDLING/ ÖVERGÅNG Upphandlingen kan komma att avbrytas eller övergå till förhandlad upphandling om sakliga skäl föreligger. Exempel på sakliga skäl är om ingen anbudsgivare uppfyller kraven eller om endast en anbudsgivare kvalificerats i upphandlingen eller priset för högt i förhållande till vad som beräknats eller om förutsättningarna för upphandlingen väsentligen ändrats (t.ex. p.g.a. politiska beslut). 1.11. TILLDELNINGSBESLUT Upplysning om tilldelningsbeslut kommer så snart utvärderingen är klar att skickas till samtliga anbudsgivare. 1.12. AVTALSTECKNING Fr o m dagen efter utskick av upplysning om tilldelningsbeslut gäller en avtalsspärr om 10 dagar. Avtal kommer, om inte domstol beslutat om annat eller att det framkommit annat skäl till att ändra tilldelningsbeslutet, att tecknas snarast efter avtalspärrens utgång. Avtalet blir bindande först när avtalet undertecknats av parterna. 1.13. ACCEPT 1.13.1. Accept Anbudsgivaren skall uppfylla samtliga skallkrav i förfrågningsunderlaget. Accepterar anbudsgivaren samtliga ställda skallkrav i förfrågningsunderlaget för generell del och sitt offererade delområde samt är samtlig efterfrågad information och bilagor bifogade anbudet? (/ svar) Utskrivet: 2011-12-23 11:34 Sida 6 av 7
Är samtlig i upphandlingen efterfrågad information eller bilagor avs generell del och inom sitt offererade delområde bifogat anbudet? (/ svar) Uppfyller anbudsgivaren samtliga ställda skallkrav i förfrågningsunderlaget för generell del och sitt offererade delområde? (/ svar) 1.14. UNDERSKRIFT AV ANBUDET OCH SANNINGSFÖRSÄKRAN 1.14.1. Underskrift av anbudet och sanningsförsäkran Vi lämnar härmed anbud i rubricerad upphandling samt intygar att företaget är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 1 och 2. Anbudsgivare anger namn på behörig företrädare för företaget att lämna anbud. Utskrivet: 2011-12-23 11:34 Sida 7 av 7