1. Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Telge Inköp AB Maria Serey Upphandling TI Utbildning UGL (Södertälje kommun) TI Utbildning UGL (Södertälje kommun) Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1. INLEDNING Telge Inköp AB Telge Inköp AB är ett kommunägt upphandlingsbolag som ansvarar för alla upphandlingar inom Södertälje kommun och de kommunägda bolagen i Telge AB. Telge Inköp AB administrerar även Nykvarns och Salems kommuns upphandlingar Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift och anvisning gäller vid upphandling. Upphandlingen sker enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Södertälje kommun Södertälje har ca invånare som har tillgång till ett varierat boende både i stadsmiljö och nära naturen Med cirka anställda är Södertälje kommun en av Södertäljes största arbetsgivare. För mer information se ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN Upphandlingsform Upphandling sker genom förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling Omfattning Denna upphandling avser utbildningsplatser gällande UGL (Utveckling av grupp och ledare). Volym Det beräknade värdet av upphandlingen, baserat på föregående års förbrukning, uppgår till ca SEK exklusive moms under hela avtalstiden. Telge Inköp AB garanterar dock ingen volym. Sida 1 av 16

2 Anbud ska lämnas för hela upphandlingen/uppdraget. En till tre leverantörer kommer att antas för hela upphandlingen. Om fler än en leverantör antas kommer dessa att rangordnas Kontaktperson Namn: Maria Serey E-post: Elektronisk anbudsgivning Telge Inköp AB strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för anbudsgivaren och för de upphandlande myndigheterna, därför accepterar vi endast elektronisk anbudsgivning genom Support för användning av systemet lämnas/ges på tfn Supporten har öppet från kl.07:00 och fram till kl helgfria vardagar. Användning av upphandlingssystemet är kostnadsfritt för anbudsgivaren. Förfrågningsunderlag hämtas på Anbudsgivare registrerar sig och hämtar handlingar där. Om anbudsgivare inte registrerar sig på tendsign.com utan hämtar handlingarna på annat sätt, t.ex. från annan offentlig databas, kan vi inte garantera att all information kommer alla anbudsgivare tillhanda. För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid besvarande av förfrågan: Svar skall lämnas på därför avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anges. OBS! Bifogade filer skall vara läsbara i Office 2007 alt. Adobe reader Frågor och svar på förfrågningsunderlaget Eventuella frågor angående denna upphandling (inkl. frågor med anledning av att anbudsgivare finner att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart eller motstridigt) ställs genom enligt instruktion på hemsidan. Svar lämnas enbart genom för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information. Frågor gällande förfrågningsunderlaget skall inkomma senast Avropssätt/Beställningssätt Beställning sker separat eller via successiva avrop som görs från respektive beställande enhet Avtalsperiod Avtalet löper på 2 år från det att ramavtal har tecknats och med möjlighet till ytterligare förlängning i ett (1) + ett (1) år. Förlängning av avtal sker på initiativ av Telge Inköp AB, där prisförhandling får ske. Varje part i avtalet företräder sig själv. Part som ingår avtal har vid förlängning rätt att avstå från förlängning ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Anbudets form och innehåll Anbud skall vara skrivet på svenska. Anbudet skall innehålla de handlingar och uppgifter som efterfrågas i underlaget. - Svar på frågor ställda i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärd information som efterfrågas i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärda handlingar för kvalificering av anbudsgivare. Sida 2 av 16

3 - Begärda handlingar för utvärdering av anbudet. Svar och efterfrågad information lämnas på markerade platser i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren uppmanas att begränsa svaren till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga ske endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Om anbudet inte är komplett, saknar klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter, eller om anbudet innehållsmässigt ej helt överensstämmer med förfrågningsunderlagets anvisningar kan anbudet komma att förkastas. Reservationer accepteras inte Anbudstidens utgång Anbud skall vara Telge Inköp AB tillhanda senast Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande i till och med Vid ev. överprövning är anbudsgivaren bunden av sitt anbud till dess överprövningen är avslutad genom lagakraftvunnet avgörande, dock längst till och med Sekretess Enligt offentlighets- och sekretesslag (2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats eller att samtliga anbud offentliggjorts. Därefter blir anbud och andra i upphandlingen ingående uppgifter allmän handling om inte omständigheterna föranleder annat eller att Telge Inköp AB gör en annan sekretessbedömning PRISER Pris ska anges i kronor (SEK) exklusive moms. Pris ska anges i under punkt Pris per utbildningsplats 1.6. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Registrering, skatter och avgifter Anbudsgivaren skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Telge Inköp AB har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Telge Inköp AB med hjälp av Skatteverket har möjlighet att ta fram information om anlitade leverantörer och deras underleverantörer för att se att företagen är registrerade för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, godkänd för F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter. Om anbudsgivaren är från ett annat land än Sverige, och inte är registrerad hos Bolagsverket, skall till anbudet bifogas kopia på registerutdrag från motsvarande register som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är etablerad Anbudsgivare som har nystartat företag Anbudsgivare som har nystartat företag skall i anbudet visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning genom att redovisa, till exempel aktiekapital/annat, kundunderlag och tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti (t ex bankgaranti eller koncerngaranti eller liknande) samt redovisa referens till bank/finansiär. Sida 3 av 16

4 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha tillräckligt stabil ekonomisk och finansiell ställning för att kunna genomföra uppdraget. Riskklassificering skall vara minst 3(UC)/A(Soliditet)/motsvarande klassificering eller högre. Om Anbudsgivaren har lägre riskklassificering eller ovanligt låga respektive negativa nyckeltal utifrån branschgenomsnittet och/eller negativt resultat skall Anbudsgivaren ändå anses uppfylla ovanstående krav om man i anbudet lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter genom att ta en kreditupplysning, ta egna referenser samt att i efterhand infordra bevis. Ange förklaring om Anbudsgivaren har mindre än 3 (UC)/A(Soliditet) eller motsvarande. (Fritextsvar) Teknisk förmåga, kapacitet och erfarenhet Anbudsgivaren skall ha tillräcklig teknisk förmåga och kapacitet för att kunna genomföra det uppdrag som upphandlingen avser samt erfarenheter av liknande komplexa uppdrag. Anbudsgivaren skall ange 3 st referensuppdrag, dessa ska vara utförda under åren 2011, 2012, 2013, 2014 med tillhörande kontaktuppgifter. Referensuppdragen ska vara utförda inom offentlig verksamhet och motsvara denna upphandling. Utbildningarna ska vara riktade mot deltagare från offentlig verksamhet och ska inte ha genomförts av annan än i anbudet offererade handledare. Kontaktuppgifterna bör innehålla årtal för utfört referensuppdrag, beskrivning av Anbudsgivarens arbete och värde i uppdraget samt referenspersoner med namn, telefonnummer och e-post. Referenserna skall kunna styrka: att Anbudsgivaren uppfyllt ställda tid- och kostnadskrav att Anbudsgivaren uppfyllt ställda miljö- och kvalitetskrav Telge Inköp AB äger rätt att tillfråga andra referenser än de som Anbudsgivaren anger i sitt anbud. Telge Inköp AB äger också rätt att nyttja egna uppgifter om leverantören som dokumenterats i samband med leverantörsuppföljning efter tidigare utförda uppdrag Företagspresentation Anbudsgivaren ska bifoga beskrivning av företagets organisation, ägarstruktur, tjänster/verksamhet samt företagets resurser. Anbudsgivaren har bifogat redovisning enligt ovan. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Intyg att Anbudsgivaren förfogar över andra resurser Intyg att Anbudsgivaren förfogar över resurser. Om Anbudsgivaren använder sig av andra företags kapacitet, förmåga eller kunnande skall Anbudsgivaren visa att denne förfogar över de resurser som erfordras för uppdraget Försäkringsbevis Anbudsgivaren skall ha nödvändiga försäkringar för uppdraget. Kopia på gällande försäkring Sida 4 av 16

5 skall på anmodan bifogas anbudet Kvalitetspolicy, Kvalitetssystem, Certifiering Anbudsgivaren skall redovisa hur kvalitén i verksamheten dokumenteras. Anbudsgivaren skall ha ett system eller rutiner för att hålla en hög nivå av kvalité i sin verksamhet. Anbudsgivaren skall redovisa detta i bilaga. Anbudsgivaren har bifogat redovisning enligt ovan. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Miljö Lagar och andra krav Anbudsgivaren ansvarar för att alla svenska lagar och förordningar inom miljöområdet, som idag gäller eller aktualiseras under avtalsperioden efterlevs, med särskilt beaktande av miljöbalk (1998:808) kap. 2 (allmänna hänsynsregler) och kap.14 (Kemiska produkter och biotekniska organismer) och Avfallsförordningen 2011:927. Varor, metoder m.m. Förekomst av ämnen i som återfinns i Kemikalieinspektionens Prioriteringsguide (PRIO) och begränsningsdatabas skall begränsas i varor och material som används inom ramen för avtalet. Certifiering Anbudsgivaren ska kunna verifiera att man driver ett systematiskt förbättringsarbete med miljöfrågor. Om anbudsgivaren är certifierad enligt ISO14001 eller EMAS anses detta krav uppfyllt, kopia på certifikat bifogas om så är fallet. I annat fall beskriver anbudsgivaren hur denne uppfyller detta. Följande punkter ska täckas av beskrivningen: - redogörelse för det egna miljöarbetet - namnge företagets miljöansvarige Underleverantörer Företaget har det fulla ansvaret för att eventuella underleverantörer följer de miljökrav som ställs i upphandlingen. Revision kan ske vid olika tidpunkter under avtalsperioden. Bifoga antingen intyg om giltig certifiering eller beskriv det egna miljöarbetet. Namn och kontaktuppgifter på miljöansvarige. (Fritextsvar) Redogör för det egna miljöarbetet. (Fritextsvar) Om anbudsgivaren är certifierad enligt ISO14001 eller EMAS bifoga intyg på detta. (Bifogat dokument) Avtalsförslag Anbudsgivaren skall godkänna Avtalsförslaget. Godkänner Anbudsgivaren avtalsförslaget? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Uppförandekod för leverantörer Södertälje kommun och dess bolag arbetar för en hållbar utveckling och har därför infört en uppförandekod för leverantörer. Uppförandekoden för leverantörer ska accepteras av anbudsgivare. Anbudsgivaren förbinder sig därmed att sträva mot att leva upp till dessa minimistandarder. Sida 5 av 16

6 Bilaga: Uppförandekoden för leverantörer Uppföljning av uppförandekoden kommer att ske genom en årlig enkät som skickas till anbudsgivaren. Enkäten är en självutvärdering och är webbaserad. Länk till webbenkäten kommer att skickas via mail till ansvarig kontaktperson hos antagen leverantör. Anbudsgivare kan läsa de frågor som kommer ställas i enkäten i bifogat dokument Enkätfrågor. Dessa ska inte besvaras nu utan är i informationssyfte. Uppföljning av uppförandekoden kan även komma att ske genom revision hos leverantör utförd av Beställaren eller tredjepart. Bilaga: Enkätfrågor Godkänner anbudsgivaren ovanstående skrivning (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Underskrift av anbud och sanningsförsäkran Vi lämnar härmed anbud i rubricerad upphandling och vårt anbud uppfyller samtliga ställda skall krav i förfrågningsunderlaget samt intygar att företaget är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 1 och 2. Ange behörig företrädare för anbudet. Namn och kontaktuppgifter till behörig företrädare för anbudet. (Fritextsvar) 1.7. KRAV PÅ VARA/TJÄNST Krav på utbildningsort Utbildningarna i UGL ska kunna genomföras på ort tillgänglig med allmänna kommunikationsmedel från Södertälje. Anbudsgivaren ska hålla i minst tio (10) st utbildningar i UGL kommande året inom detta avstånd. Anbudsgivaren ska ange i vilka orter som man planerar utbildningar inom detta avstånd samt ange datum vid respektive ort då man planerar att hålla utbildningar i UGL för kommande kalenderår. Anbudsgivaren ska redogöra för detta i bilaga. Anbudsgivaren har bifogat redovisning enligt ovan. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Telefonrådgivning och återkoppling Anbudsgivaren ska erbjuda återkoppling och telefonrådgivning. Telefonrådgivning kan avse kontakt med enskild medarbetare som ska gå utbildningen eller återkoppling och konsultation till beställande chef. Anbudsgivaren ska beskriva hur telefonrådgivning och återkoppling sker samt vilka tider som Anbudsgivaren är tillgänglig. Anbudsgivaren ska redogöra för detta i bilaga. Anbudsgivaren har bifogat redovisning enligt ovan. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Sida 6 av 16

7 Krav på handledare av utbildningen UGL Anbudsgivare ska tillhandahålla minst två certifierade handledare samt en ersättande certifierad handledare, samtliga handledare ska ha minst 2 års erfarenhet av att arbeta som certifierad handledare vid UGL utbildningen. Som bevis på att kraven på certifiering och arbetslivserfarenhet är uppfyllda ska till anbudet bifogas följande: 1. Bevis om varje offererad handledares certifiering 2. CV för varje offererad handledare, där arbetslivserfarenhet som certifierad handledare framgår tydligt. Anbudgivaren har bifogat bevis enligt ovan. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Krav på utbildningen UGL Utbildningen ska ske i internat form med helpension och omfatta fyra övernattningar. Utbildningen ska bedrivas i grupp om åtta till tolv personer. Varje grupp ska ha två certifierade handledare som följer deltagarna hela tiden. De certifierade handledarna ska följa riktlinjerna för UGL Pris per utbildningsplats Pris för hel UGL-utbildning, inklusive helpension och fyra övernattningar, lämnas per deltagare. Samtliga kostnader ska ingå i priset. Förberedelsetid, planering och uppföljning av utbildningstillfällen/handledning ska ingå i det angivna priset. Möten (2 gånger per år) med kontaktperson hos beställaren kring utbildningsinnehåll och utbildningsresultat antingen hos beställaren eller via telefon ska ingå i priset. Ange pris per utbildningsplats. (Prisruta) 1.8. ÖPPNING AV ANBUD Inkomna anbud öppnas, planerat dagen efter sista anbudsdag. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär får dock även handelskammar representanter närvara, förutsatt att anbudsgivaren ansvarar för kostnaderna för sådana representanter PRÖVNING AV ANBUD Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de ställda krav i förfrågningsunderlaget och de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Arbetet med att utvärdera de inkomna anbuden kommer att genomföras i tre steg enligt nedan: Kontroll av anbudsgivaren Kontroll av att anbudsgivare uppfyller de administrativa skallkraven som återfinns i avsnitt 4 samt de krav som framgår av LOU/LUF 10 kap. och val av deltagare utifrån LOU/LUF kap Kontroll av krav på vara/tjänst Kontroll av att de krav som ställs på vara/tjänst är uppfyllda och att anbudsgivaren har accepterat kommersiella/avtalsvillkor. I detta steg kontrolleras även att anbudsgivaren har lämnat ett komplett anbud och detta anbud inte innehåller några reservationer. De anbudsgivare som uppfyller steg 1 och 2 går vidare till steg 3, utvärdering enligt nedan Utvärdering Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. De anbud som klarat kvalificeringskrav och ska-krav kommer att utvärderas. Vilka kriterier som ligger till grund för Sida 7 av 16

8 utvärdering, hur kriterierna kommer att bedömas beskrivs här nedan Pris per utbildningsplats Ett totalpris räknas fram och kommer att utgöra grund för utvärdering. Totalpriset räknas fram som offererat Pris per utbildningsplats multiplicerat med det fiktiva antalet utbildningsplatser sextio (60) Totalpris = [Pris per utbildningsplats] x Kvalitet Kvalitet är indelat i två underkriterier 1. Tillgänglighet och service 2. Resurser och kompetens Utvärderingen sker med hjälp av en mervärdesmodell med ett absolut värde på kriterierna. Med det avses en modell där anbudsgivaren får ett tillägg i kronor på priset om denne inte erhåller full poäng, avseende respektive kriterium. Prispåslaget läggs till anbudsgivarens totalpris och är endast en matematisk beräkning för att kunna jämföra anbudens priser (jämförelsepris) med uppfylls kvalitet och innebär inte att anbudspriset blir högre. Vid utvärderingen poängsätts respektive underkriterie utifrån en skala på 0-3, beroende på hur väl respektive anbud uppfyller kriteriet och motsvarar det som efterfrågats, dess tydlighet, trovärdighet och relevans. Beskrivningar ombedes vara metodiska och konsekventa och inte vara mer omfattande än nödvändigt. Därefter beräknas ett prispåslag i förhållande till hur stor del av maximal poäng för kriteriet som inte uppnås enligt nedan: 0 poäng = fullt prispåslag 1 poäng = prispåslaget multipliceras med 0,66 2 poäng = prispåslaget multipliceras med 0,33 3 poäng = inget prispåslag Hur utvärderingen går till Med mervärde avses ett tydligt koncept där tjänstens utförande, tillgänglighet och resurser tillsammans utgör en bra helhet, vilket ger beställaren möjlighet till att erbjuda sina medarbetare en hög kvalitet på utbildning. Bedömningen av mervärde görs med utgångspunkt i anbudsgivarens inkomna beskrivningar i enlighet med nedstående punkter. 1. Tillgänglighet och service se punkt och Maximalt prispåslag för - Tillgänglighet och service är kronor. Anbudsgivaren ska beskriva: Vilken tillgänglighet (utbildningsorter, utbildningstillfällen, telefonrådgivning mm) som erbjuds för verksamheten. Hur återkoppling sker. 3 poäng Utmärkt Anbudsgivarens beskrivning av tillgänglighet och service bedöms hålla en utmärkt nivå med hög tillgänglighet och service för beställaren. Anbudsgivaren har tydliga och relevanta rutiner för återkoppling. Ligger över förväntad nivå. 2 poäng Mycket bra Anbudsgivarens beskrivning av tillgänglighet och service bedöms hålla en mycket bra nivå. Anbudsgivaren har klara rutiner för återkoppling. Ligger på förväntad nivå. 1 poäng Bra Anbudsgivarens beskrivning av tillgänglighet och service bedöms hålla en bra nivå. Sida 8 av 16

9 Anbudgivaren har rutiner för återkoppling. Beskrivningen är något otydligt. Ligger under förväntad nivå. 0 poäng Inget utmärkande Anbudsgivarens beskrivning av tillgänglighet och service bedöms vara otydlig och otillräcklig. Ligger mycket under förväntad nivå. 2. Resurser och kompetens se punkt Maximalt prispåslag för Resurser och kompetens kronor Anbudsgivaren ska beskriva: Antal erbjudna resurser och deras kompetens (utbildning, certifiering etc). Bifoga CV. Resursernas arbetslivserfarenhet som handledare inom utbildningen UGL. 3 poäng Utmärkt Anbudsgivarens beskrivning bedöms hålla en utmärkt nivå och gör sannolikt att anbudsgivaren kan bedriva tjänsten med hög kvalitet, då redovisade kompetenser, resurser och deras erfarenhet säkerställer en mycket hög kvalitet på verksamheten, vilket är ett mervärde. Ligger mycket över förväntad nivå. 2 poäng Mycket bra Anbudsgivarens beskrivning bedöms hålla en mycket bra nivå och gör sannolikt att anbudgivaren kan bedriva tjänsten med mycket bra kvalitet, då redovisade kompetenser, resurser och deras erfarenhet säkerställer kvaliteten på verksamheten. Ligger på en förväntad nivå. 1 poäng Bra Anbudsgivarens beskrivning bedöms hålla en bra nivå. Erbjuder kompetens och resurser utifrån ska-krav. Ligger under förväntad nivå. 0 poäng Inget utmärkande Anbudsgivarens beskrivning redovisar innehåll som bedöms vara otydlig och otillräcklig. Ligger mycket under förväntad nivå. Det erhållna prispåslaget för respektive underkriterie adderas till respektive anbuds totalpris. Det anbud som får det lägsta jämförelsevärdet är det ekonomiskt mest fördelaktiga och kommer att antas. Om två anbud hamnar på samma lägsta jämförelsevärde kommer den anbudsgivare med lägst påslag att antas. Om beställaren väljer att teckna avtal med fler än en (1) leverantör, men högst tre (3) kommer dessa att rangordnas efter lägsta jämförelsevärdet. Om två anbud hamnar på samma jämförelsevärde kommer den anbudsgivare med lägst påslag få högre rangordning AVBRYTANDE AV UPPHANDLING/ ÖVERGÅNG Upphandlingen eller delar av denna kan komma att avbrytas eller övergå till förhandlad upphandling om sakliga skäl föreligger. Exempel på sakliga skäl är om vi upptäcker allvarliga fel eller brister i förfrågningsunderlaget, om ingen anbudsgivare uppfyller kraven eller om endast en anbudsgivare kvalificerats i upphandlingen eller om priset blir för högt i förhållande till vad som beräknats eller om förutsättningarna för upphandlingen väsentligen ändrats (t.ex. p.g.a. politiska beslut) TILLDELNINGSBESLUT Upplysning om tilldelningsbeslut kommer så snart utvärderingen är klar att skickas till samtliga anbudsgivare. Sida 9 av 16

10 1.12. AVTALSTECKNING Fr o m dagen efter utskick av upplysning om tilldelningsbeslut gäller en avtalsspärr om 10 dagar. Avtal kommer, om inte domstol beslutat om annat eller att det framkommit annat skäl till att ändra tilldelningsbeslutet, att tecknas snarast efter avtalsspärrens utgång. Avtalet blir bindande först när avtalet undertecknats av parterna. Sida 10 av 16

11 2. Avtalsförslag 2.1. Parter Detta avtal är upprättat mellan Södertälje kommun org. nr nedan kallad Beställaren, och [Bolagetsnamn:] org. nr. [Nummer:] nedan kallad Leverantören. Varje part i avtalet företräder sig själv. Part som ingår avtal har vid förlängning rätt att avstå från förlängning Handlingarnas inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande bestämmelser i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. Detta avtal 3. Förfrågningsunderlag daterad [Datum:] 4. Anbud, daterad [Datum:] Uppgifter i anbudet som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse om att de skall gälla Avtalstid Avtalet löper på 2 år från det att avtal har tecknats och med möjlighet till förlängning i ett (1) + ett (1) år. Förlängning av avtal sker på initiativ av Beställaren, där prisförhandling får ske Kontaktpersoner Beställaren Telge Inköp AB [Namn:] [Telefonnummer:] [E-post:] Södertälje kommun [Namn:] [Telefonnummer:] [E-post:] Leverantören [Bolagetsnamn:] [Organisationsnummer:] [Postgironummer:] [Bankgironummer:] [Adress:] [Postadress:] [Telefonnummer (växel):] [Kontaktperson:] [Telefonnummer:] [E-post:] Parterna skall tillse att hålla varandra underrättade om förändringar i kontaktuppgifter samt vid utbyte av kontaktpersonerna enligt ovan Utbyte av nyckelpersoner Utsikterna att framgångsrikt fullfölja samtliga delar av avtalet samt att detta skall medföra Sida 11 av 16

12 att förväntat resultat erhålles för Beställaren beror bl.a. på att det vid var tid föreligger ett bra samarbete mellan parterna och att personer, som är av särskild betydelse för avtalet eller för delar därav samarbetar på lämpligt sätt. Leverantören skall på uppmaning av Beställaren byta ut personal som enligt Beställaren inte samarbetar på ett lämpligt sätt med Beställarens personal, eller som av annan anledning inte är lämplig för den roll personen har i avtalets utförande. Utbyte skall ske mot person som minst har samma kvalifikationer som den person som skall bytas ut. Innan Beställaren lämnar sådan uppmaning som avses ovan skall parterna ha försökt lösa situationen genom diskussion mellan de personer som är ansvariga för avtalet hos respektive part Omfattning Avtalet omfattar utbildningsplatser gällande UGL enligt förfrågningsunderlaget daterat [Datum:] Leverantörens åtagande Leverantören ska tillhandahålla konsulter för uthyrning inom avtalade yrkeskategorier. Leverantören ska utföra åtagandet på ett fackmannamässigt sätt med lämpliga, kvalificerade och kompetenta konsulter. Leverantörer ska ha rutiner för att kontrollera att konsulter som anvisas har kunskap och kompetens för uppdraget i enlighet med de kompetenskrav som ställts för de yrkeskategorier som ingår i detta avtal, samt i de fall där detta krävs har den yrkeslegitimation som krävs för uppdraget. Där så är tillämpligt ska Leverantören arbeta för att Beställaren i största möjliga omfattning får konsulter som tidigare har använts av Beställaren Avtalspriser Priserna är exklusive mervärdesskatt (SEK) och inkluderar samtliga kostnader för uppdraget såsom arbetskostnad, administrativa kostnader, rese- och traktamentskostnader, fordon och övrig teknisk utrustning, monteringskostnader, emballage etc. Pris per utbildningsplats: xxx SEK Priserna är fasta under avtalsperioden. Vid tidpunkten för en eventuell förlängning kan prisdiskussion komma att ske. Skulle parterna ej komma överens i en sådan förhandling så kommer senast avtalade priser att gälla i tre (3) månader. Under tiden kommer en ny upphandling att ske. Därefter sägs avtalet mellan parterna upp. Vid nya priser gäller att dessa är fasta i en tolvmånadersperiod. Retroaktiva prishöjningar godkänns ej. Beställaren eftersträvar ett nära samarbete, med maximalt inflytande, med den eller de leverantörer som sedermera erhåller uppdraget. Målet med denna upphandling är bland annat att Beställarens totalkostnader för efterfrågade tjänster skall sänkas Betalningsvillkor För Södertälje kommun gäller följande villkor: Betalning för fakturerade och godkända leveranser sker 30 dagar efter fakturadatum. Detta gäller även räntefakturor. Expeditions-, order-, fakturerings- eller andra avgifter samt eventuella dröjsmålsräntor som överstiger räntelagens bestämmelser godtages ej. Vid försening av betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagens bestämmelser. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande skattelagstiftning. Fakturering sker en gång per månad Faktureringsvillkor Sida 12 av 16

13 Samtliga fakturor till Beställaren innehåller vår referens = beställar-id och ska vara specificerade per artikel/tjänst, mängd pris och leveranstillfälle (fullfaktura). Om s.k. fullfaktura ej är möjlig ska följesedel på avsedd leverans alltid bifogas fakturan. Fakturor som saknar beställar-id, är ospecificerade och/eller utan följesedel kommer att returneras som felaktig faktura. Fakturan ska komma från Leverantören och inte via något annat bolag t ex inkassokredit. Södertälje kommun Fakturan sändes till: Södertälje kommun, Fakturor, beställar-id, (6 siffror) Södertälje Leverantörsfakturor till Södertälje kommun ska vara elektroniska. Kommunen kan hantera elektroniska fakturor i olika format men föredrar Svefaktura. Kommunens VAN-operatör är Tieto, som mottagaridentitet på fakturan används kommunens organisationsnummer Samtliga fakturor till Södertälje kommun ska innehålla vår referens = beställar-id (sex siffror), fakturan ska vara specificerad per artikel/tjänst, mängd, pris och leveranstillfälle. Faktura utan beställar-id anses som ospecificerad och kommer att returneras som felaktig. Fakturan ska komma från Leverantören och inte via något annat bolag t.ex. inkassokredit Administrativ avgift Leverantören skall till Telge Inköp AB betala en administrativ avgift motsvarande 2 procent av fakturerat belopp (SEK, exkl. moms) halvårsvis i efterskott under avtalets giltighetstid. Leverantören skall redovisa fakturerat belopp per halvår till Telge Inköp AB utan anmodan senast 10 arbetsdagar efter halvårets slut. Fakturerat belopp ligger till grund för faktura till Leverantören med 30 dagar netto. Redovisning skall ske även om ingen försäljning har skett eller inga avrop gjorts. Om Leverantören inte redovisar fakturerat belopp för avtalad tjänst/vara enligt krav ovan kan Leverantören komma att debiteras administrationsavgift på 2 procent på den totala volymen (total spend) på samtliga tjänster som Leverantören levererat och fakturerat bolag/kommun (org.nr.) under denna aktuella period. Fakturaadress Leverantören Administrativ avgift: [Leverantör:] Box [Box nummer:] [Postnummer:] [Ort:] Adress Beställaren underlag för Administrativ avgift: Telge Inköp AB, inkop@telge.se Avrop/beställning Information om beställning Leverantören ska ta emot Beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna Leveranstiden. Beställning ska, för att vara gällande, göras skriftligen. Kraven i förfrågningsunderlaget ska alltid gälla som grund vid en beställning. Södertälje kommun Södertälje kommun ska under avtalsperioden beställa varor och tjänster elektroniskt i kommunens beställningssystem som är en integrerad del av ekonomisystemet. Sida 13 av 16

14 Leverantören ska följa inköpssätt enligt nedan: Enkel prislista Leverantören ska förse kommunen med en prislista i excel format. Avrop från avtalet sker via e-post till leverantören. Leverantören ska vid utförandet av tjänsten uppge en kontaktperson som ska motta beställningarna via e-post Rangordning av leverantörer Beställaren tecknar avtal med max 3 leverantörer. Leverantörerna är sinsemellan rangordnade vilket innebär att samtliga avrop skall ske från leverantör nr 1. I det fall Leverantören nr 1 ej uppfyller åtagandet enligt detta avtal har Beställaren rätt att utan föregående hävning avropa från Leverantör nr 2 och därefter Leverantör nr 3. Beslut om byte av Leverantör fattas av Beställaren och beslutet omfattar därmed alla avropande enheter Avbeställning Avbeställning innan uppdrag påbörjas Beställaren ska kostnadsfritt kunna avbeställa viss utbildningsplats fram till och med dagen innan utbildningen skulle ha börjat Utbyte av konsult/handledare Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut inhyrd konsult om Beställaren anser att denne av något skäl inte är lämplig för uppdraget. Vid oplanerad frånvaro, t.ex. sjukdom eller liknande omständighet, hos inhyrd konsult ska Leverantören utan oskäligt dröjsmål tillhandahålla lämplig ersättare med motsvarande kompetens. Om konsult som Leverantören ställer till Beställarens förfogande för ett uppdrag, på grund av annan omständighet än ovan är frånvarande i sådan utsträckning att det finns risk för att Leverantörens förpliktelser gentemot Beställaren inte kommer att uppfyllas inom överenskommen tid, ska Leverantören utan oskäligt dröjsmål lämna förslag på annan person med minst motsvarande kompetens efter det att Beställaren påtalat detta förhållande. Namngiven inhyrd konsult får i övrigt inte bytas ut mot annan, om inte ett sådant byte godkänts av Beställaren Ansvar och försäkringar Leverantören ska tillställa Beställaren försäkringsbrev eller annat bevis gällande ansvars- och allriskförsäkring senast inom fyra veckor från avtalets tecknande Sekretess Leverantören förbinder sig att följa de regler om tystnadsplikt och sekretess som gäller enligt sekretesslagen (2009:400). Leverantören förbinder sig att aldrig, varken före, under eller efter avtalets giltighetstid yppa eller röja sådana uppgifter som Leverantören fått kännedom om och som rör Beställaren och dess medarbetare/deltagarna. Leverantören förbinder sig att tillse att egen personal och underleverantör gör motsvarande åtagande Underleverantörer Leverantören äger inte rätt att anlita eller byta underleverantör för utförandet av de åtaganden som stadgas i detta avtal, utan beställarens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Om leverantören utnyttjar underleverantör för genomförande av viss del av uppdraget, svarar leverantören för underleverantörens arbete som för eget Statistik Sida 14 av 16

15 Leverantören skall kostnadsfritt, en (1) gång per år, senast två (2) månader efter statistikperiodens slut, lämna statistikuppgifter över utförda leveranser per enhet, totalt antal och kronor (samtliga avropares order sammanräknade). Statistikperioden är 12 månader och den första börjar den [Datum:]. Statistiken ska skickas i elektroniskform till ansvarig handläggare enligt nedan: Kontaktperson: [Namn:] e-post: [e-post:] Uppförandekod för leverantörer Uppförandekoden för leverantörer specificerar de minimistandarder som Södertälje kommun och dess bolag förväntar sig av sina leverantörer. Leverantören har godkänt Södertälje kommuns uppförandekod för Leverantörer. Uppföljning av uppförandekoden kommer att ske genom en årlig enkät som skickas till Leverantören. Enkäten är en självutvärdering och är webbaserad. Länk till webbenkäten kommer att skickas via mail till ansvarig kontaktperson hos Leverantören. Leverantören skall: Svara på enkäten sanningsenligt och inom två (2) veckor från mottagande av webblänk. Ansvara för att meddela Telge Inköp vid ändring av kontaktperson via mail till: inkop@telge.se Uppföljning av uppförandekoden kan även komma att ske genom revision hos Leverantören utförd av Beställaren eller tredje part. Leverantören ska vara behjälplig vid revision Kollektivavtalets bestämmelser Leverantören får inte vidta åtgärder som innebär att gällande lag eller gällande kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om Leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal skall ändå motsvarande villkor gälla för Leverantörens anställda. Det samma skall gälla för eventuella underleverantörer som Leverantören anlitat för att fullgöra avtalet Omförhandling Om förutsättningarna för avtalets ingående ändras väsentligt under avtalstiden äger parterna rätt att uppta förhandling utifrån sådan förändring. Exempel på en sådan förändring kan vara tillkomst eller bortfall av produkter eller ändringar p.g.a. politiska beslut. Anmälan om omförhandling skall ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse Uppsägning Om Leverantören under avtalsperioden inte uppfyller de åtaganden som avtalet omfattar skall skriftligt påpekande ske av Beställaren. Om Leverantören efter två (2) skriftliga påpekanden fortfarande inte uppfyller sina åtaganden kan uppsägning ske med tre (3) månaders uppsägningstid. Under denna uppsägningstid fortsätter avtalets villkor och priser att gälla Hävning Beställaren har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om något av följande inträffar: Leverantören försätts i konkurs, likvidation eller på annat sätt befinner sig på obestånd. Leverantören gör sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Leverantören inte fullgör lagenliga skyldigheter Information/Samråd Parterna skall fortlöpande hålla varandra informerade om förhållanden som i något avseende kan påverka vad som här avtalats. Sida 15 av 16

16 2.25. Force Majeure Endast inträffad händelse helt utanför parts kontroll och möjlighet att styra kan åberopas som Force Majeure-händelse. Om sådan händelse inträffat ska parterna dock göra allt som är möjligt för att nedbringa skadeeffekterna. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna avtalspunkt Tillägg och ändringar Tillägg och ändringar i detta avtal skall för att gälla vara skriftliga och undertecknade av behöriga företrädare för båda parter samt tydligt anges såsom ändringar i eller tillägg till detta avtal Överlåtelse av avtal Avtal får ej överlåtas på annan juridisk person utan Beställarens skriftliga medgivande Tvist Tvist rörande hela detta avtal skall avgöras i svensk allmän domstol med Södertälje tingsrätt som första instans Undertecknande av avtal Avtalet är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. Södertälje [Datum:] För Södertälje kommun /genom Telge Inköp AB Anna-Karin Renström VD [Ort:] [Datum:] För [Leverantören:] [Namnförtydligande:] [Titel:] Sida 16 av 16