AAS konferens 2021 oktober 2010 R7earkiv Birgitta Torgén Områdeschef information och dokumentation, Örebro läns landsting Styrgruppsordförande R7earkiv
Disposition Bakgrund Projektet Lösningen Förvaltningsorganisation Nuläge Fördelningsprinciper Samverkan
Bakgrund digitalisering av handlingar legala krav 450 system ursprunglig programvara osäker (informationen ej tolkningsbar över tid) och kostsam
450 system i ett landsting
Ursprunglig programvara osäker
2007
Landstingsdirektörernas beslut 2008 Direktivet mål De sju landstingen har 2009 ett gemensamt elektroniskt arkiv gemensam drift och förvaltning
R7lösning, direktivet utgå från SLLs lösning erfarenheter från Skåne R7earkiv annat innehåll nulägesanalys
Avgränsning Tre piloter för att skapa projektleverans till acceptanstest pilot 1 pilot 2 pilot 3 enkelt journalsystem (MEDEX), utveckling av grundfunktionalitet i portalen ekonomisystem (MISTRAL) och diarier (PACT), behörighetsadministration, m m journalinformation från flera landsting (JIII), full funktionalitet i portalen
elektroniska dokument i enhetligt format validering, val av mottagarmiljö, återkoppling till inleveransansvarig R7earkiv gränssnitt R7earkivportal mellanarkiv fysisk förflyttning slutarkiv utsökning utlämning
Andra mellanarkivlösningar Verksamhetssystem Verksamhetssystem export mellanarkiv export R7earkiv (slutarkiv) R7earkiv som mellanarkivlösning Verksamhetssystem Verksamhetssystem export R7earkiv R7earkiv mellanarkiv slutarkiv
Förvaltningsorganisation Budgetnivå Verksamhetsnära förvaltning Objektägare Styrgrupp ITnära förvaltning ITsystemägare Beslutsnivå Objektsansvarig Förvaltningsgrupp ITsystemansvarig Operativ nivå Objektspecialister Driftansvarig, applikationsansvarig, utvecklare m.fl.
Nuläge Restlistan omfattande och piloterna ej färdigställda Återgång till projektstatus för att färdigställa produkten Budget hålls 2010, men verksamhetsmässigt har resultatmål ej uppnåtts Förslag till fortsatt gemensamt arbete kring R7earkiv Återgång i förvaltning juni 2011
I kvarvarande projekt ingår Genomförande av prioriterat kvarvarande utvecklingsarbete Acceptanstester Definiera och skapa förvaltningsorganisation Överlämning till förvaltning Beredning av driftmiljö Beräkning av och förslag till löpande förvaltningsbudget inkl drift
Projektorganisation 1 oktober 201030 juni 2011 Styrgrupp Styrgrupp Befintlig Befintlig styrgrupp styrgrupp Beställarrepresentant Beställarrepresentant Objektspecialistgrupp Objektspecialistgrupp IT IT Applikationsspecialist Applikationsspecialist Driftansvarig Driftansvarig Utvecklare Utvecklare (konsult?) (konsult?) Projekgrupp Projekgrupp Projektledare Projektledare 2 2 arkivarier arkivarier IT IT resurs resurs (deltar (deltar även även i i obj.spec.grupp) obj.spec.grupp) Referensgrupp Referensgrupp (Tidigare (Tidigare förv.gruppen) förv.gruppen) 1 1 arkivarie/repr. arkivarie/repr. Per Per landsting landsting Befintliga Inleveranser 1st journal system 1 st ekonomi system
Fördelningsprinciper Projektkostnad fördelas utifrån befolkningstal Baskostnad för slutarkiv fördelas utifrån befolkningstal Merkostnad för mellanarkivsfunktion fördelas mellan de landsting som nyttjar funktionen enligt befolkningstal eller nyttjandegrad De landsting som vill leverera in återstående piloter står för kostnaderna för detta Exportkostnader står respektive inlevererande landsting för
Vad behöver objekt/systemägare tänka på? Nu finns möjlighet att leverera elektronisk information för mellan och slutarkivering Om hänsyn till arkiveringskraven tas redan vid upphandling av nya system kan onödiga kostnader undvikas I respektive budget bör resurser (ekonomiska och personella) avsättas för avveckling och arkivering
Hur påverkar R7earkiv verksamheterna? Standardiserade inleveranser Med hjälp av Inleveransspecifikationerna styrs hur informationen ska se ut när den levereras till mellanarkiv respektive arkivmyndighet. R7:s samtliga journalsystem kommer att ha gemensam struktur och utseende. Exportkostnader Idag små öar imorgon en hel kontinent
Samverkan R7earkiv, REDA och SLL Avtal Gemensamt utbyte, utveckling och förvaltning av framtagen källkod (R7earkiv och SLL började, REDA hänger på) Vision Vi äger ett nationellt leverantörsoberoende koncept för e arkivering, för såväl mellanlagring som slutarkivering Exempel på aktiviteter Förädla inleveransspecifikation för journalhandlingar Finna arbetsformer för att utarbeta inleveransspecifikationer för fler handlingstyper
ENSAM Initiativ till nationell samverkan i ENSAM (earkiv i nationell samverkan) med företrädare från stat, kommun och landsting: Reda/R7earkiv/SLL, SAMBRUK, LDBcentrum, Riksarkivet, Stockholms stadsarkiv, Kungliga biblioteket, AGDA Rekommendation: METS basprofil för paketering av earkiv (ENSAMs metadatagrupp, rapport maj 2010).