Datum 2010-01-26 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av tjänster för avyttring av möbler och kontorsinredning
Upphandling av tjänster för avyttring av möbler och kontorsinredning Diarienummer 10-490/9.72 Författare Anna-Karin Hellsten Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 Stockholm 08-678 55 00 pts@pts.se www.pts.se Post- och telestyrelsen 2
Innehåll Om PTS 4 1 Upphandlingens syfte 5 2 Krav på anbudsgivaren 6 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet 6 2.1.1 Beskrivning av företaget 6 2.1.2 Underleverantörer 6 2.2 Juridisk ställning 6 2.2.1 Registreringsbevis 6 2.2.2 Skattekontroll 6 2.2.3 Sanningsförsäkran 6 2.3 Ekonomisk ställning 7 2.3.1 Kreditupplysning 7 3 Krav på uppdraget 8 3.1 Besök på plats 8 4 Kommersiella villkor 9 4.1 Ersättning 9 4.2 Avtalstid 9 4.3 Kommersiella villkor i övrigt 9 5 Utvärdering 10 5.1 Lika poäng efter utvärdering 10 6 Allmänna förutsättningar för anbudet 11 6.1 Tidsfrister 11 6.2 Upphandlingsform 11 6.3 Anbudets form och antal 11 6.4 Anbudets innehåll 11 6.5 Språk 12 6.6 Bekräftelse/checklista 12 6.7 Frågor och svar 12 6.8 Sekretess 12 6.9 Undertecknande, behörig firmatecknare 13 6.10 Kontaktperson 13 6.11 Inlämnande av anbud 13 Bilagor till förfrågningsunderlaget: 1. Avtal 2. Bekräftelse/checklista - fylls i av anbudsgivaren 3. Sanningsförsäkran - fylls i av anbudsgivaren 4. Begäran om upplysning vid offentlig upphandling (SKV 4820) - fylls i av anbudsgivaren Post- och telestyrelsen 3
Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: konsumenternas intressen i centrum effektiv konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och fem lokala tjänsteställen (Kiruna, Luleå, Limhamn, Kungsbacka och Sköndal). Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare http://www.pts.se/. Post- och telestyrelsen 4
1 Upphandlingens syfte har, med anledning av att lokalhyresavtalet för myndighetens lokaler på Birger Jarlsgatan 16 i Stockholm är på väg att löpa ut, beslutat att flytta till nya lokaler vid Valhallavägen 117. Inflyttning ska vara genomförd den 1 mars 2010. I samband med flytten har PTS behov av att avyttra befintliga möbler och lösöre som inte kommer att flyttas med till de nya lokalerna. För avyttring av inredning finns det inga statliga ramavtal varför PTS väljer att upphandla detta genom förenklad upphandling. Uppdraget innefattar att avveckla befintlig kontorsinredning på Birger Jarlsgatan 16. PTS önskar att uppdraget ska genomföras på ett kostnadseffektivt sätt, d.v.s. till så låg kostnad som möjligt. Utvärdering av anbud kommer att ske genom modellen lägsta pris. Anbudsgivaren har möjlighet att själv avgöra hur uppdraget på bästa sätt ska genomföras på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt: genom att destruera, avyttra och/eller hantera inventarierna på annat lämpligt sätt. Post- och telestyrelsen 5
2 Krav på anbudsgivaren 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet 2.1.1 Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en beskrivning av anbudsgivaren och dess verksamhet. 2.1.2 Underleverantörer Om anbudsgivaren avser att använda underleverantörer ska dessa redovisas med namn och organisationsnummer. Underleverantörer ska uppfylla samma krav som anbudsgivaren avseende punkterna 2.2.2 Skattekontroll och 2.3.1 Kreditupplysning, d.v.s. bilaga 4 och kreditupplysning ska bifogas även för eventuella underleverantörer. 2.2 Juridisk ställning 2.2.1 Registreringsbevis Till anbudet ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis. För utländska anbudsgivare bifogas liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. 2.2.2 Skattekontroll Anbudsgivaren ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter genom att bifoga Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling ifylld, se bilaga 4. Utländsk anbudsgivare ska uppfylla motsvarande villkor i sitt hemland, vilket ska bestyrkas genom intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett krav att intyg/blankett enligt denna punkt inte får vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. 2.2.3 Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 3, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till att samtliga krav inte är uppfyllda. Post- och telestyrelsen 6
Observera att det är ett krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig firmatecknare. 2.3 Ekonomisk ställning 2.3.1 Kreditupplysning Anbudsgivaren ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens finansiella och ekonomiska stabilitet. Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst två enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. Observera att intyget om kreditupplysning inte får vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Post- och telestyrelsen 7
3 Krav på uppdraget Leverantören ska under perioden 1 mars till 5 mars klockan 15.00 tömma lokalerna på Birger Jarlsgatan 16 på allt lösöre. Observera att lokalerna ska vara helt tömda senast den 5 mars klockan 15.00. Leverantören ska på förfrågan efter uppdragets genomförande kunna visa att eventuell destruktion av inventarier har skett på ett miljömässigt riktigt sätt, t.ex. att plaster har levererats till anläggning avsedd för destruering av sådana. Kravet kan t.ex. uppfyllas genom uppvisande av intyg, körjournal etc. All märkning som eventuellt kan finnas på möbler, där det framgår att möblerna kommer från PTS, ska tas bort. Anbud ska innefatta ett totalt avvecklingsförslag där samtliga kostnader för uppdraget är inkluderade. Observera att PTS inte kommer att stå för kostnader som inte specificerats i anbudet. Oavsett på vilket sätt leverantören väljer att genomföra uppdraget ska tillämpliga lagar följas. 3.1 Besök på plats För att bilda sig en uppfattning om uppdragets omfattning rekommenderas anbudsgivare att kontakta PTS för att boka tid för att besöka lokalerna och genomföra en okulärbesiktning senast den 11 februari. Kontaktperson är Thomas Sahlin. Thomas Sahlin kan nås på telefon 08-678 56 04 alternativt e-post till adressen thomas.sahlin@pts.se Post- och telestyrelsen 8
4 Kommersiella villkor 4.1 Ersättning Ett totalpris (angivet i svenska kronor) för utförande av uppdraget ska anges i anbudet. Detta pris ska innefatta samtliga krav som PTS ställt på tjänsten. Observera att inga tillkommande kostnader utöver dessa kommer att accepteras av PTS. 4.2 Avtalstid Avtalstiden löper från tidpunkten då det finns ett avtal som är påskrivet av båda parterna till dess att arbetena är färdigställda. 4.3 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat avtal ska gälla, se bilaga 1. Post- och telestyrelsen 9
5 Utvärdering Endast anbud som uppfyller samtliga ställda krav kommer att utvärderas, se närmare punkten 6.4 i förfrågningsunderlaget. Vid utvärderingen kommer anbudet med det lägsta totalpriset för uppdraget att antas som vinnande anbud. 5.1 Lika poäng efter utvärdering Om situationen uppstår att två eller flera anbud har offererat samma pris för uppdraget, kommer lottning att genomföras för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet. På begäran av en anbudsgivare kommer en av en handelskammare utsedd person att närvara. Kostnaderna för detta ska betalas av den som framställt begäran. Post- och telestyrelsen 10
6 Allmänna förutsättningar för anbudet 6.1 Tidsfrister Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 16 februari 2010 och ska vara bindande t.o.m. den 16 mars 2010. 6.2 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. Observera att anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 6.3 Anbudets form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget samt hänvisa till de punkter som anges i detta. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna 2.2.1, 2.2.2 samt eventuell fullmakt enligt 6.9 kan lämnas i ett exemplar. 6.4 Anbudets innehåll Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbuden är det av stor vikt att anbuden innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. LOU medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Det är därför viktigt att anbudsgivare accepterar bilagda avtal i ursprungligt skick. Anbud med reservationer vad gäller innehållet i bifogade avtal, eller reservationer mot villkoren i övrigt i förfrågningsunderlaget, kan komma att förkastas. Det är därför mycket viktigt att anbudsgivare anger priset baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag och bifogat avtal (bilaga 1). Post- och telestyrelsen 11
6.5 Språk Anbud ska avlämnas på svenska. 6.6 Bekräftelse/checklista Anbudsgivare ska i anbud bekräfta att villkoren i detta förfrågningsunderlag accepteras, genom att fylla i bifogad bekräftelse, bilaga 2. Bekräftelsen används för att underlätta både anbudsgivares och den upphandlande myndighetens kontroll av anbud. 6.7 Frågor och svar PTS vill uppmana anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget med bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via post eller e-post till handläggaren Anna-Karin Hellsten. E-post: anna-karin.hellsten@pts.se Postadress: PTS, att. Anna-Karin Hellsten, Box 5398, 102 49 Stockholm PTS vill ha alla frågor senast den 10 februari för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida http://www.pts.se/upphandling Efter den 12 februari kommer inga ytterligare svar att publiceras. 6.8 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. Post- och telestyrelsen 12
6.9 Undertecknande, behörig firmatecknare Anbud ska vara undertecknat av behörig firmatecknare. För det fall att behörig firmatecknare inte framgår av bifogat registreringsbevis, ska behörighet styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. 6.10 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post bör adress för detta anges. 6.11 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud - Upphandling av tjänster för avyttring av möbler och kontorsinredning, Dnr 10-490/9.72 insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception som har öppet kl. 08.00-17.00 varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 26 januari 2010 Anna-Karin Hellsten Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 13