Heroma. Resurshanteringsutbildning. Modul 2 Hantera frånvaro. Modul 3 Hantera arbetsförändringar

Heroma Resurshanteringsutbildning Modul 2 Hantera frånvaro Modul 3 Hantera arbetsförändringar

Innehållsförteckning Om Heromas utbildningsmiljöer och övningsmaterial i. Allmänt... 3 ii. Övningsmaterialets uppbyggnad och utseende... 4 iii. Heroma e-learning... 5 vi. Inloggning... 5 v. Att arbeta i överbefolkade utbildningsmiljöer... 6 1. Logga in i Självservice... 8 2. Titta på informationen i självservice... 8 3. Registrera en Adressändring... 8 4. Registrera ansökan om semester en dag... 9 5. Registrera ansökan om kompledigt del av dag... 10 6. Registrera ansökan om semester två dag... 10 7. Registrera ansökan om facklig ledighet... 11 8. Registrera ansökan om utbildning utan lön... 11 9. Registrera att Du arbetat övertid i onsdags... 12 10. Registrera ändrad tid... 13 11. Registrera kompisbyte... 14 12. Skapa en persongrupp... 15 Ärendehantering via Stora Heroma 13. Godkänn ett ärende... 16 14. Tillstyrk ett frånvaroärende som Du Aktiverar och sparar som pågående... 17 15. Skicka ett ärende vidare... 18 16. Tillstyrk ett arbetsförändringsärende och skicka det vidare... 20 Sidan 2 av 36

Ärendehantering via PERSONALÖVERSIKT 17. Ändra personalöversiktsinställningarna... 21 18. Öppna ett ärende... 22 19. Fastställ aktiverad frånvaro... 22 20. Avslå ett ärende... 23 21. Öppna och fastslå övriga ärenden... 23 Omplanering 22. Registrera och fastställ en frånvaro (Sjuk)... 24 23. Frånvaroöversikten... 26 24. Ändra fastställd frånvaro... 26 25. Registrera och fastställ en frånvaro som omfattar mer än 1 dag... 27 26. Registrera en frånvaro del av dag... 28 27. Borttag av fastställd frånvaro... 29 28. Partiell frånvaro... 29 29. Partiell frånvaro... 31 30. Förlängning av partiell ledighet... 31 31. Skapa ett arbetsförändringsärende (Ändra tid)... 32 32. Sök fram vilken ersättare som skulle vara billigast att ta in som ersättare för Anders under hans semester... 33 33. Kontrollera ersättare på Anders semester... 34 34. Boka Anna som ersättare för Anders under hans semester - en dag... 34 35. Boka Anna som ersättare för Anders semester - två dagar... 35 36. Kontrollera ersättare och läs in ersättare på raden under... 36 37. Ta fram en tjänstgöringsuppgift... 36 Sidan 3 av 36

Om Heromas utbildningsmiljöer och övningsmaterial I. Allmänt Välkommen till fjärde modulen av fyra i en översiktsutbildning för Heroma! Heroma är ett system som beroende på var det implementeras helt eller delvis ersätter IFS och Medvind. Heroma levereras och driftsätts av företaget Logica. Det här övningsmaterialet används tillsammans med ett e-learningpaket för att ge dig en introduktion och en översikt av Heroma. Förutom dessa två hjälpmedel finns det möjlighet att läsa mer om Heroma i de manualer som medföljer systemet - mer om detta längre fram. I det här övningshäftet kommer du arbeta med att lägga grunden för och planera ett schema för dig och dina medarbetare. Moment som ingår är till exempel att skapa Personalöversikt och Persongrupp, skapa Verksamhetsunderlag samt att planera, kontrollera och fastställa Schema. Några saker som är bra att känna till inför starten av din introduktion: Utbildningsmiljön är framtagen för en generell organisation och är därför inte anpassad för Partille kommun eller just dig och din verksamhet. Det kan därför i början kännas lite ovant att öva och arbeta med PA-team, verksamhetsunderlag eller konteringar som du normalt inte använder dig av. Då Heroma sjösätts kommer dock alla PA-team, verksamhetsunderlag med mera vara skapade och du kommer känna igen dig på ett helt annat sätt är i den här utbildningsmiljön. Programmets gränssnitt eller utseende kan i början verka förvirrande och svårt att hitta och orientera sig i. Utbildningarna med dina medarbetare under december har dock visat att de allra flesta genom träget och flitigt arbete med övningsmaterialet och e-learningpaketet fått en god introduktion till Heroma. Heromas utbildningsmiljö kan användas av fjorton kursdeltagare och en lärare samtidigt. Då många fler än fjorton finns anställda av Partille kommun skapar detta en del ska vi kalla det utmaningar för att alla ska kunna samsas i utbildningsmiljön och för att kunna hitta sitt sparade arbete mellan övningstillfällena. Lösningen hittar du nedan under punkten: V - Att arbeta i trånga utbildningsmiljöer. Under första delen av utbildningen upptäcktes en del sakfel och språkliga fel i övningsmaterialet något som skapade en del förvirring bland deltagarna och även hos kursledaren. Dessa ska nu vara korrigerade och jag hoppas innerligt att du inte ska hitta några nya under din introduktion. Jag hoppas att du ska det trevligt och att du får nytta av det arbete du lägger ner här med mig under den här och kommande utbildningstillfällen! Patrik Lögdqvist Utbildare Vuxenutbildningen i Partille Sidan 4 av 36

II. Övningsmaterialets uppbyggnad och utseende I Heromas utbildningsmiljö finns en fiktiv organisation där fjorton anställda arbetar. När du loggar in i Heroma blir du en av de fjorton. Beroende på vilken modul du arbetar i och vilka övningsuppgifter du utför har du en av följande två roller: - medarbetare - chef/administratör Det är viktigt att förstå ovanstående för att enklare kunna utföra de uppgifter du har framför dig. Bland annat för du under utbildningen kommer att skapa och hantera olika sorters ärenden både i rollen som medarbetare och i rollen som chef/administratör. När du påbörjar en ny övningsuppgift kommer den se ut som i exemplet här nedan: 3. Ändra Dina inställningar Se Användarmanual Heroma, kap.5 Menyraden Heroma kan anpassas efter Dig som användare. Du ska nu göra en övning så att Du vet hur Du kan ändra färger och textstorlek. Ändra tema till Bonus Höstguld Ändra textstorlek till stor Ändra tillbaka till tema standard/textstorlek normal Först en numrerad rubrik som översiktligt beskriver vad övningen handlar om. Därefter beroende på om tillverkaren ansett det lämpligt en hänvisning till en användarmanual där du kan får reda på mer. Hänvisningen skrivs ut med typsnittet Arial och lite större än övrig text. Du får lära dig hur du hittar till Heromas alla manualer längre fram. Sedan beroende på om tillverkaren ansett det lämpligt en kort introduktion till uppgiften och vad du förväntas göra eller öva dig på. Den här texten skrivs ut med typsnittet Times och sätts kursivt. Slutligen tar själva övningen vid. Den skrivs med Times. Vissa ord i texten är fetmarkerade för att tillverkaren vill fästa din uppmärksamhet på en särskild del i övningen. Det kan till exempel vara ett begrepp i Heroma som är viktigt att kunna eller en knapp som du förväntas trycka på. Sidan 5 av 36

III. Heroma e-learning Parallellt med det här övningsmaterialet har tillverkaren tagit fram ett e-learningpaket för att du dels ska lära dig Heroma bättre, dels för att du ska kunna arbeta på egen hand och lära dig i egen takt. Heromas e-learningpaket är uppbyggt som ett bildband med textrutor som beskriver Heromas olika delar. Det innehåller också korta övningar och några korta repetitionsfrågor som avslutar varje kapitel. Du behöver inga inloggningsuppgifter för att arbeta med själva e- learningpaketet, däremot måste du vara inlogga som användare mot Partille kommuns webbplats. Du hittar e-learningpaketet på länken: www.partille.se/heromautb På sidan finns en stor gul skylt som ser ut så här: Klicka på den så kommer du till e-learningpaketets startsida. Där finns alla övningar som paketet innehåller. IV. Inloggning Heromas utbildningsmiljö innehåller fyra delar. Två av dem kommer inte att beröras i den här utbildningen. De två är Lön samt Komogå. De delar du kommer att arbeta med är dels Självservice och brist på bättre namn Stora Heroma. I Självservice löser dina medarbetare de allra flesta ärenden som kan uppkomma. Det är förmodligen beroende på din befattning, dina befogenheter och din verksamhet också i Självservice som du själv kommer att arbeta allra mest. I Stora Heroma skapar du de underlag som behövs för att göra ärenden i Självservice. Beroende på hur din organisation ser ut har kanske mycket av det underlag används i Stora Heroma redan gjorts av dig eller dina administratörer när ni börjar arbeta skarpt i februari och mars. När du arbetar med i Heromas utbildningsmiljö har du tillgång till ett av fjorton elevkonton. Du väljer elevkonto beroende på vilken av datorsalens datorer du sitter. Numret står på skärmens övre del till exempel Elev1. Beroende på vilken del av Heroma du vill arbeta är inloggningarna något olika. När du ska logga in på Självservice gör du på följande sätt: Du sitter framför dator Elev1 och har då följaktligen elevkonto nummer ett. 1. Öppna utbildningsmiljöns startsida som finns på www.palett.net 2. På sidan vänstra del står ordet Självservice klicka på ordet. 3. Logga in med ordet anders och sedan ditt elevkonto i detta fallet 01 alltså anders01. Använd inget mellanslag och endast små bokstäver! 4. Lösenordet är detsamma för alla användare - palett Sidan 6 av 36

När du ska logga in i Stora Heroma gör du på följande sätt: Du sitter framför dator Elev1 och har då följaktligen elevkonto nummer ett. 1. Öppna utbildningsmiljöns startsida som finns på www.palett.net 2. Ungefär mitt på sidan ser du en inloggningsruta. 3. Logga in med ordet elev och sedan ditt elevkonto i det här fallet 01 alltså elev01. Använd inget mellanslag och endast små bokstäver! 4. Lösenordet är detsamma som inloggningsordet elev01. Eftersom det finns fjorton elevkonton och ungefär sextio chefer som ska utbildas kommer det att uppstå en del irritationsmoment beroende på att du kommer att dela elevkonton med någon annan. Mer om det finns att läsa i nästa kapitel. V. Att arbeta i överbefolkade utbildningsmiljöer Heromas utbildningsmiljö ligger på en server som tillhör tillverkaren av systemet Logica. På varje server ryms fjorton elevkonton och ett lärarkonto. Partille kommun disponerar en utbildningsserver. Eftersom du är en av drygt sextio kursdeltagare kommer vi hamna i en del logistikhantering som ofelbart innebär en del frustration. En konsekvens är att du kommer att utföra uppgifter, till exempel skapa ärenden, som ser likadana ut som den du delar kontot med skapar. För att undvika att ni löser varandras uppgifter finns det längre fram i övningsmaterialet lathundar för hur du namnger dina uppgifter och med det löper mindre risk att uppgifterna redan lösts när du kommer tillbaka nästa gång. Nu tror jag att du har tillräckligt på fötterna för att kunna sätta igång. Lycka till! Sidan 7 av 36

1. Logga in i Självservice Logga in Självservice enligt de instruktionerna på sidan sex och sju. Du kommer under den här utbildningsmodulen att ha rollen av en anställd eller en chef beroende på vilken funktion du har i verkliga livet. Din fiktiva användare heter Anders Blomster. 2. Titta på informationen i självservice Börja bekanta dig med Självservice genom att titta på Löneuppgifter, Saldouppgifter och se hur arbetskamraterna/medarbetarna arbetar. 1. Titta på Senaste löneuppgifterna genom att först klicka på Självservice, sedan Personligt och slutligen på Löneuppgifter. 2. Titta på Saldouppgifterna klicka sedan på Självservice för att komma tillbaka till Startsidan 3. Titta hur arbetskamraterna arbetar genom att först klicka på Självservice, sedan på Arbetstider och slutligen på Arbetsöversikt grupp. 3. Registrera en Adressändring Du ska prova att ändrad och adress 1. Välj menyalternativet Självservice/Personligt/Namn & Adress 2. Informations- och registreringsfönstret för Namn & Adress med mera öppnas. 3. Skriv in adressändringen. 4. Tryck på Spara. Sidan 8 av 36

4. Registrera ansökan om semester Anders önskar ha semester en dag i nästa månad. Registrera hans semesteransökan för en dag i nästa månad. 1. Klicka på menyalternativet Självservice för att komma till Startsidan. 2. Ställ dig i Kalendern på den dag som du vill göra en semesteransökan på. Klicka med vänster musknapp på den dagens datum. Välj alternativet Registrera Frånvaro i menyfönstret. 3. Du hamnar i fönstret Registrera frånvaro. Ange Orsak till Semester. 4. Kontrollera att du har rätt startdatum för din ansökan och fyll sedan i Tom datum. Antingen genom att skriva in datumet eller genom att klicka på symbolen för Kalendern. 5. Registrera och skicka ärendet genom att klicka på knappen Skicka. Sidan 9 av 36

5. Registrera ansökan om kompledigt del av dag Anders önskar vara kompledig på tisdag eftermiddag i nästa vecka. Registrera hans kompledighetsansökan. 1. Klicka på menyalternativet Självservice för att komma till Startsidan om du inte redan står där. 2. Ställ dig i Kalendern på den dag Anders önskar vara Kompledig. Klicka med vänster musknapp på den dagens arbetspass så får du med dig klockslagen in till nästa registreringsbild. En menylista visas - välj alternativet Registrera Frånvaro. 3. Du hamnar i fönstret Registrera frånvaro. Ange Orsak till Kompledig. 4. Eftersom Anders inte ska vara ledig hela dagen bockar du i Del av Dag. Ange under vilken tid Anders ska vara ledig i de nya rutor som dyker upp. 5. Du ska sätta en bock i rutan Rast ingår om Anders inte kommer att ta rast innan han går på ledighet. Tar Anders sin rast som vanligt innan han går på ledighet ska du inte bocka i rutan. 6. Registrera och skicka ärendet genom att klicka på knappen Skicka. 6. Registrera ansökan om semester under två dagar Anders önskar ha semester under två dagar i nästa månad. Registrera en semesteransökan för de två dagarna. 1. Klicka på menyalternativet Självservice för att komma till Startsidan. 2. Ställ dig i Kalendern på den dag som du vill göra en semesteransökan på. Klicka med vänster musknapp på den dagens datum. Välj alternativet Registrera Frånvaro i menyfönstret. 3. Du hamnar i fönstret Registrera frånvaro. Ange Orsak till Semester. 4. Kontrollera att du har rätt startdatum för din ansökan och fyll sedan i Tom datum. Antingen genom att skriva in datumet eller genom att klicka på symbolen för Kalendern. 5. Registrera och skicka ärendet genom att klicka på knappen Skicka. Sidan 10 av 36

7. Registrera ansökan om facklig ledighet Anders vill vara ledig för facklig verksamhet en dag i nästa månad. Registrera hans ansökan. 1. Klicka på menyalternativet Självservice för att komma till Startsidan. 2. Ställ dig i Kalendern på den dag som du vill göra en semesteransökan på. Klicka med vänster musknapp på den dagens datum. Välj alternativet Registrera Frånvaro i menyfönstret. 3. Du hamnar i fönstret Registrera frånvaro. Ange Orsak till Övrig Frånvaro eftersom det inte finns någon annan frånvaroorsak som passar. Kontrollera att datumen stämmer. 4. Fyll i information i textrutan om vad det är för typ av ledighet Anders söker. Meddela eventuellt att Anders lämnar skriftlig inbjudan eller kallelse direkt till chef eller motsvarande. OBS! Fyll även i ditt eget namn och dagens datum för att du enklare ska kunna skilja ditt ärende från de andra som arbetar på samma dator som du själv. 5. Registrera och skicka ärendet genom att klicka på knappen Skicka. 8. Registrera ansökan om utbildning utan lön Anders vill gå en kurs och ansöker om att vara ledig för utbildning utan lön en dag i nästa månad. Registrera hans ansökan. Du ska nu öva dig att göra en ansökan utanför Kalendern. 1. Klicka på menyalternativet Självservice för att komma till Startsidan. 2. Klicka på Registrera för att öppna undermenyn och sedan Frånvaro. 3. Du hamnar i registreringsfönstret för Frånvaro. 4. Ange Orsak till Övrig Frånvaro - eftersom det inte finns någon annan frånvaroorsak som passar). Fyll i From datum och Tom datum. 5. Fyll i information i textrutan om vad det är för typ av ledighet Anders söker. Meddela eventuellt att Anders lämnar skriftlig inbjudan eller kallelse direkt till chef eller motsvarande. OBS! Fyll även i ditt eget namn och dagens datum för att du enklare ska kunna skilja ditt ärende från de andra som arbetar på samma dator som du själv. 6. Registrera och skicka ärendet genom att klicka på knappen Skicka. Sidan 11 av 36

9. Registrera att Anders arbetat övertid i onsdags Anders arbetade tre timmar beordrad övertid i onsdags förra veckan. Registrera hans övertid och begär att få övertidsersättningen i tid. 1. Klicka på menyalternativet Självservice för att komma till Startsidan. 2. Ställ dig i Kalendern på den dag som Anders har arbetat övertid. I exemplet väljer du onsdagen föregående vecka. Klicka med vänster musknapp på onsdagens arbetspass. Välj alternativet Arbetsförändring i menyn som visas. 3. Du hamnar i fönstret för Registrera arbetsförändringar. 4. Ange Beordrad övertid. 5. Ändra klockslagen From och Tom till den tid Du arbetat övertid, det vill säga tre timmar från passets egentliga sluttid. 6. Ange att Anders arbetade med Aktiviteten som heter Arbetstid och att han vill ha Ersättning som Komp. 7. Fyll i information i textrutan om vad Anders ansökan gäller. OBS! Fyll även i ditt eget namn och dagens datum för att du enklare ska kunna skilja ditt ärende från de andra som arbetar på samma dator som du själv. 8. Registrera och skicka ärendet genom att klicka på knappen Skicka. Sidan 12 av 36

10. Registrera ändrad tid På grund av att Anders haft beredskap ska han vara ledig på fredag i nästa vecka. Registrera en arbetsförändring med ledighetsansökan. 1. Klicka på menyalternativet Självservice för att komma till Startsidan 2. Ställ dig i Kalendern på nästa fredag. Klicka med vänster musknapp på dagens datum. Välj alternativet Arbetsförändring i menyn som visas. 3. Du hamnar i fönstret Registrera arbetsförändringar. 4. Ange Typ av arbetsförändring till Ändra tid. 5. Ange From klockslag till 00:00. 6. Ange Tom klockslag till 24:00. 7. Ange i det här specifika fallet Aktivitet till Fridag. 8. Fyll i information i textrutan om vad Anders ansökan gäller. OBS! Fyll även i ditt eget namn och dagens datum för att du enklare ska kunna skilja ditt ärende från de andra som arbetar på samma dator som du själv. 9. Registrera och skicka ärendet genom att klicka på knappen Skicka. Sidan 13 av 36

11. Registrera kompisbyte Anders och Mikael önskar byta arbetspass en dag i nästa månad. Registrera arbetsbytet. 1. Klicka på menyalternativet Självservice/Registrera/Arbetsöversikt för att komma till arbetsöversikten. 2. Markera i Arbetsöversikten den dag på Mikaels arbetspass som du vill byta med. Klicka med vänster musknapp på dagens datum. Välj menyalternativet Anställds byte i menyn som visas. 3. Du hamnar i fönstret Anställds byte. Vem du önskar göra arbetsbyte med är redan ifyllt tillsammans med From datum och Tom datum. 4. Du ser i fönstret vilken arbetstid du byter till. 5. Vill du skriva en anmärkning kan du göra det i textrutan. 6. Registrera och skicka ärendet genom att klicka på knappen Skicka. Ärendet kommer att skickas både som ett från dig och som ett ärende från Mikael. Du är nu färdig med övningarna som görs i modulen Självservice. För att gå vidare behöver du logga in i Stora Heroma. Hur du gör kan du läsa om på sidan 7. Sidan 14 av 36

12. Skapa en persongrupp Läs mer i manual Personurval. De ärenden du nu skapat under ditt arbete i modulen Självservice ska nu hanteras i Stora Heroma. För att lättare kunna förstå konsekvenser på bemanningen ska vi skapa en grupp med personer som tillhör samma verksamhetsunderlag. Du skapar en grupp på samma sätt som du lärde dig under Modul 1. Har du inte deltagit i den eller glömt bort hur man gör kommer nedan en kort repetition. Du ska skapa en persongrupp med följande fyra anställda och döpa gruppen till Kontoret Dag: Anders Blomster Mikael Larsson Elisabeth Bernander Elin Persson Logga in i Stora Heroma instruktionen hittar du på sidan sju. 1. Öppna Personurval genom att öppna Funktionsområdet Allmänt i Kompassen och sedan välja menyvalet Personurval. 2. Arbetsytan Personurval - Alla öppnas. Du kan här se även tidigare skapade grupper. 3. Eftersom vi ska skapa en ny Grupp klickar du på knappen Ny. 4. Fönstret för sökning av Personurval öppnas. Till vänster finns möjlighet till Enkel eller Avancerad sökning. Har du har färre antal medarbetare än tjugo eller en begränsad behörighet räcker det att du klickar på knappen Sök. Har du flera arbetare än tjugo eller större behörighet kan du välja att söka efter personerna via deras namn. 5. De hittade personerna enligt din sökning dyker upp i den övre högra delen av fönstret Hittade personer. 6. Välj vilka personer som ska vara med i din Grupp genom att bocka för rutan framför deras respektive personuppgifter. Blir det bara en träff av din sökning blir den personen automatiskt vald. Välj de fyra personer som står angivet i början av övningen. 7. De valda personerna hamnar i nedre, högra delen av fönstret under Valda personer. Klicka på knappen Spara som grupp då du valt klart. 8. Du hamnar nu åter i Arbetsytan Personurval - Alla. Nu ska du namnge din grupp. Klicka i fältet med texten Benämning och döp gruppen till Kontoret Dag. 9. Klicka på knappen Spara. 10. Stäng Arbetsytan genom att klicka på krysset i fliken Personurval Alla. Sidan 15 av 36

Ärendehantering via Stora Heroma 13. Godkänn ett ärende Logga in Dig i Heroma. Du hamnar automatiskt på Startsidan. Du har nu bytt roll och agerar chef till bland andra Anders Blomster. På Startsidan hittar du bland annat de ärenden som du själv skapat eller som någon skickat till dig. Titta om ärendena från Självservice ligger bland dina ärenden. Om inte kan du uppdatera sidan genom att klicka på knappen Uppdatera på verktygsraden. I den här övningen ska du som godkänna Anders semesteransökan om två dagar. 1. Om du inte redan är där - gå till Startsidan genom att klicka på fliken Startsida. Har du öppna Arbetsytor så stäng dem. 2. Sök upp Anders semesteransökan om två dagar och markera ärendet genom att klicka på det med vänster musknapp. 3. Klicka på knappen - ärendet öppnas. 4. Granska ärendet verkar allt okej så klicka på knappen Fastställ. 5. Ärendet registreras nu som godkänt och ett meddelande skickas till Anders att hans semesteransökan blivit beviljad. 6. Stäng Arbetsytan genom att klicka på krysset i fliken. Sidan 16 av 36

14. Tillstyrk ett frånvaroärende som Du Aktiverar och sparar som pågående. Ibland har du inte beslutanderätt utan ska enbart tillstyrka/avstyrka ett ärende. Du kan då aktivera de ärenden du tillstyrkt så att du på Personalöversikten kan se att en planerad ledighet finns inlagd. Öppna ärendet med Anders begäran om facklig ledighet. I den här övningen anser du att det är okej att Anders får ledigt. En vikarie finns men du får inte fatta beslut i ärendet. Du ska: - Aktivera ärendet så att du ser att Anders ska vara ledig - Skriva en anmärkning att vikarie finns till den som ska fatta beslutet. - Stänga ärendet utan att avslå eller godkänna begära genom att. spara det som ett pågående ärende. 1. Om du inte redan är där - gå till Startsidan genom att klicka på fliken Startsida. Har du öppna Arbetsytor så stäng dem. 2. Sök upp Anders ansökan om facklig ledighet (omnämns i fönstret som övrig frånvaro) och markera ärendet genom att klicka på det med vänster musknapp. 3. Klicka på knappen - ärendet öppnas.. 4. Granska ärendet. Anders har inte satt korrekt Löneart i sin ansökan - ändra den till rätt genom att välja Fackligt uppdrag med lön. 5. Klicka på (När man t ex har ändrat datum eller löneart måste man klicka på Beräkna för att komma vidare). 6. Klicka på knappen. Fönstret Anmärkning öppnas. Skriv in OK timvikarie finns följt av din signatur i anmärkningsfältet. Klicka på Spara - ändringarna sparas och fönstret stängs. 7. Klicka på. Du har nu gjort att frånvaron syns i Personalöversikten som planerad (aktiverad) men inte slutligen beslutad. 8. Klicka på - ärendet stängs. 9. Stäng Arbetsytan på vanligt sätt. 10. Du ser i listan med dina ärenden att det ändrat status till Pågående (aktiverat). Sidan 17 av 36

15. Skicka ett ärende vidare Är det så att du inte har beslutanderätt utan enbart ska tillstyrka eller avslå ett ärende kan du via Ärendepanelen på Startsidan skicka ärendet vidare till beslutsfattaren som behandlar det vidare. Vill du komplettera med en kommentar öppnar du först ärendet och skriver in en anmärkning innan ärendet skickas vidare. I den här övningen ska du skicka det pågående ärendet med begäran om facklig ledighet, (som du hanterade i en tidigare övning) vidare till beslutsfattare UTB00. 1. Om du inte redan är där - gå till Startsidan genom att klicka på fliken Startsida. Har du öppna Arbetsytor så stäng dem. 2. Gå till panelen med dina listade ärenden. Markera ärendet - med den fackliga ledigheten. (övrig frånvaro AB) och klicka på Skicka vidare. 3. Bilden vidarebefordring av ärenden öppnas (se ovan). 4. Har du inte tidigare skickat ärenden till den person du nu vill skicka till, måste du söka fram denne. De tio senaste du skickat ärenden till sparas som senast använda personer. Utb00 heter Master så man söker genom att skriva Master i fältet för Personsökning och klicka på Sök. 5. Användare som hittas visas i nedanför rutan Personsökning. Sidan 18 av 36

6. Markera användare UTB00 och klicka på OK. 7. Du får en bekräftelse att ärendet skickats till UTB00 - klicka OK. Ärendet har nu skickats iväg och försvunnit från Din ärendeöversikt. 8. Ändrar du Filtrering genom att klicka på knappen och välja Alla mina ärenden kan du se ärendet fram till dess det blivit fastställt. Ändra sedan tillbaka filtreringen till egna ärenden. 9. Du ser att ärendet ändrat Status till Godkänd i ärendelistan. Om du läser om sidan via knappen Uppdatering på Verktygsraden försvinner ärendet från listan. Sidan 19 av 36

16. Tillstyrk ett arbetsförändringsärende och skicka det vidare Bered Anders begäran om ersättning för beordrad övertid. Aktivera arbetsförändringen eftersom du vet att Anders utfört den och ange i anmärkningsfältet att Anders arbetat övertid som extraresurs på grund av sjukdom. 1. Om du inte redan är där - gå till Startsidan genom att klicka på fliken Startsida. Har du öppna Arbetsytor så stäng dem. 2. Gå till panelen med dina listade ärenden. Markera ärendet. och öppna det genom att klicka på Visa/Öppna. 3. Du hamnar i Personalöversikt Ärende. I Personalöversikten finns enbart Anders inläst. Personalöversikten visar två rader rad ett visar Anders ursprungliga schema, rad två visar hur det ser ut den dag arbetsförändringen avser. 4. Samtidigt har en Arbetsförändringsflik skapats Beordrad övertid AB med information om Anders arbetsförändring. 5. Granska informationen i arbetsförändringsfliken. och Bekräfta Anders begärda ersättningsförslag i fältet Välj ersättningsmodell. Anders förslag ligger förvalt och du måste bekräfta ersättningen genom att klicka på valet i den nedfallna menyn. Heroma gör en automatsikt beräkning och visar resultatet i Ersättningsrutan. 6. Om Du inte anser att ersättningen är rätt kan du ändra den och ge en manuellt uträknad ersättning. Om övertiden skulle ha en avvikande kontering klickar du på knappen Byt aktivitet mm. Glöm inte att ange orsaken till övertiden om du lättare vill kunna följa upp den! 7. Eftersom du inte har befogenhet att fastställa ärendet så klicka på knappen Anmärkning och skriv in en bekräftelse samt din signatur. Klicka på knappen Aktivera pass. 8. Är allt i sin ordning så klicka på Spara som pågående och stäng Arbetsytan Personalöversikt Ärenden. Du ska nu skicka ärendet vidare till beslutsfattaren utb00: 9. Markera ärendet med den beordrade övertiden och klicka på Skicka vidare. Fönstret Vidarebefordring av ärenden öppnas. 10. Har du inte tidigare skickat ärenden till den person du nu vill skicka till, måste du söka fram denne. De tio senaste du skickat ärenden till sparas som senast använda personer. Utb00 heter Master så man söker genom att skriva Master i fältet för Personsökning och klicka på Sök. 11. Användare som hittas visas i nedanför rutan Personsökning. Markera användare UTB00 och klicka på OK. Du får en bekräftelse att ärendet skickats till UTB00 - klicka OK. Ärendet har nu skickats iväg och försvunnit från din ärendeöversikt. Sidan 20 av 36

17. Ändra personalöversiktsinställningarna Du kan påverka vilken information som visas på din personalöversikt. Dessa inställningar gör du via menyraden Redigera /personalöversiktsinställningar. I den här övningen ska du ändra dina inställningar så att aktiverad frånvaro markeras. Det innebär att du kan skilja en frånvaro som är pågående (aktiverad) från en fastställd frånvaro. Den aktiverade frånvaron får grå ränder. 1. Öppna en tom Personalöversikt och läs in en Grupp. 2. Klicka på Redigera på menyraden - välj Personalöversiktsinställningar. Fönstret Ändra inställningar öppnas. 3. Bocka i Markera aktiverad frånvaro under Passtyp/Frånvaro/Idnr. Klicka på OK. Sidan 21 av 36

18. Öppna ett ärende På personalöversikten visas personens pågående ärenden via Ärendebollar. Alla användare av Heroma med behörighet till personen ser Ärendebollarna. I den här övningen ska du öppna en personalöversikt med gruppen Kontoret Dag. Och titta på Anders ärenden via Ärendebollar. Du ska öppna Anders semesteransökan för en dag och fastställa ärendet. 1. Gå till funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. 2. Öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Kontoret Dag. 3. I Anders rad ser du Ärendebollar längst ut till höger. Klicka på den gula frånvarobollen Ärendet öppnas - du ser att Anders har begärt semester. Det är en stjärna efter Övrig frånvaro som visar att Anders skrivit in kompletterande information. 4. Klicka på ärendet med semesterönskemål. Personalöversikten ändrar utseende. De andra schemaraderna minimeras och det har skapats en frånvaroflik Semester AB med information om frånvaron. 5. Granska informationen. och fastställ ansökan Ett meddelande skickas nu till Anders att semestern är godkänd. 6. Stäng Arbetsytan på vanligt sätt. 19. Fastställ aktiverad frånvaro Du har varit i kontakt med Anna som är timanställd. Hon kan ersätta Anders som är frånvarande på grund av utbildning. I den här övningen ska du fastställa Anders ansökan om frånvaro för utbildning utan lön. 1. Befinner du dig inte i en Personalöversikt med Gruppen Kontoret Dag inläst så gå till Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen, öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Kontoret Dag. 2. Klicka på den gula Ärendebollen på Anders personrad - du kan se att Anders bland annat begärt Övrig frånvaro - klicka på ärendet. Personalöversikten ändrar nu utseende, Mikaels schemarad minimeras och det har skapats en Frånvaroflik Övrig Frånvaro AB. 3. Eftersom detta är en övrig frånvaro så måste du välja rätt Löneart i detta fallet Utbildning utan lön. 4. För kunna fastställa ärendet måste du först trycka på knappen. 5. Knappen Fastställ blir valbar - fastställ frånvaron. Sidan 22 av 36

20. Avslå ärende Öppna ärendet med Anders begäran om kompledighet och avslå begäran. 1. Befinner du dig inte i en Personalöversikt med Gruppen Kontoret Dag inläst - gå till Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen, öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Kontoret Dag. 2. Klicka på den gula Ärendebollen på Anders personrad. Du ser att Anders bland annat begärt Kompledigt - klicka på ärendet. Personalöversikten ändrar utseende, Anders schemarad minimeras och det har skapats en frånvaroflik Kompledigt AB med information om frånvaron. 3. Granska ärendet - läs eventuellt informationen i Ärendeinfo och i Del av dag. 4. Klicka på knappen - Anders innestående Komptid visas. Du ser att Anders inte har någon innestående Komptid. Stäng bilden genom att klicka på avbryt. 5. Klicka på. Du får en varning Är Du säker att du vill ta bort frånvaron? Bekräfta genom att klicka på OK. Ärendet stängs. Ett meddelande kommer att skickas till Anders att begäran är avslagen. 21. Öppna och godkänn övriga ärenden Öppna Anders övriga ärenden och fastställ dem. Sidan 23 av 36

OMPLANERING Läs mer i manual Förändringar mot Arbetstidsplanering. Ibland måste man lägga in frånvaro och arbetsförändringar via Heroma utan att ett ärende inkommit från den anställde. Det gäller till exempelvis vid uppstart när redan beviljade ledigheter finns och vid oplanerad frånvaro som inte söks via Självservice. Läs in din grupp Månanst i personalöversikten. 22. Registrera och fastställ en frånvaro (Sjuk) Läs mer i manual Förändringar mot Arbetstidsplanering. Elin ringer och sjukanmäler sig. Hon beräknar att vara tillbaka i morgon. Lägg in sjukfrånvaron. Lägg sjukfrånvaron utan tom datum men med bevakning att hon förmodligen är åter i morgon. Fastställ frånvaron. I samband med att ärendet skapas skickas ett ärende om friskanmälan till Elin i Självservice. Du kan utföra den här uppgiften på två sätt. Antingen genom att markera Elins arbetspass och klicka med höger musknapp följande meny öppnas: Sidan 24 av 36

Eller genom att använda menyn Omplanera 1. Om du inte har en Personalöversikt med Elin inläst så öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Månanst. 2. Markera dagens dagruta på Elin. 3. Klicka med höger musknapp så öppnar sig en meny. (se föregående sida) Välj först Frånvaro sedan Sjukfrånvaro. 4. Alternativt välj Omplanera/Sjukfrånvaro via menyraden (se bilden till vänster). En flik för Frånvaroregistrering öppnas. Granska informationen. och kontrollera datum och Frånvaroorsak/löneart. Sjukfrånvaro läggs automatiskt in utan Tom datum och med ett Bevakningsdatum sju dagar framåt. Vill du ändra Bevakningsdatumet klickar du på knappen Anmärkning och ändrar det. Ändra bevakningsdatumet till i morgon och spara sedan. 5. Fastställ frånvaron - om du ändrat någon uppgift måste du Beräkna innan knappen Fastställ blir valbar. Sidan 25 av 36

23. Frånvaroöversikten Läs mer i manual Förändringar mot Arbetstidsplanering. På frånvaroöversikten ser Du all pågående och fastställd frånvaro Titta på frånvaroöversikten för Elin. 1. Markera Elin. 2. Välj menyalternativet Frånvaroöversikt under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. Frånvaroöversikten öppnas. Här ser Du Elins fastställda sjukfrånvaro. 3. Stäng frånvaroöversikten. 24. Ändra fastställd frånvaro Se Användarmanual Förändringar mot Arbetstidsplanering. Det är via frånvaroöversikten man ändrar och tar bort fastställd frånvaro. Elin ringer och meddelar att hon är frisk. (Det går även att rapportera detta via Självservice). Friskanmäl Elin så att sjukperioden enbart blir en dag. 1. Öppna Elins Frånvaroöversikt om du inte redan har den öppen. Markera frånvaroposten med hennes fastställda sjukfrånvaro, klicka på knappen Visa/Ändra - fönstret Visa/Ändra frånvaro öppnas. 2. Ändra tom datumet, klicka på knappen Beräkna och sedan på knappen Fastställ. Stäng frånvaroöversikten via krysset i fliken Arbetsförändring/Frånvaro. Sidan 26 av 36

25. Registrera och fastställ en frånvaro som omfattar mer än en dag. Läs mer i manual Förändringar mot Arbetstidsplanering. Elin har sedan långt tidigare en semester beviljad. Lägg in hennes beviljade semester föregående månad den 24 till 26 september. 1. Om Du inte har en personalöversikt med Elin inläst så öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Månanst. 2. Sök dig fram i Personalöversikten tills du har Elins semesterperiod synlig det vill säga den 24 till 26 september. 3. Markera alla dagarna då Elin ska ha semester. Klicka i Dagrutan för den 24:e, håll nere vänster musknapp och dra till den 26:e. Släpp vänster musknapp och klicka på höger musknapp. En menylista öppnas - Välj Frånvaro/Semester. 4. En flik för frånvaroregistrering öppnas. Kontrollera att Datum och Frånvaroorsak/löneart stämmer. Fastställ frånvaron, om du ändrat någon uppgift måste du Beräkna innan du kan fastställa ärendet. Sidan 27 av 36

26. Registrera en frånvaro del av dag Läs mer i manual Förändringar mot Arbetstidsplanering. Elisabeth har en beviljad ledighet för studier utan lön på torsdag eftermiddag eftersom hon går en kvällskurs. Lägg in hennes beviljade ledighet torsdag efter arbetspassets slut. 1. Om Du inte har en personalöversikt med Elin inläst så öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Månanst. Markera torsdagens dagruta på Elisabeth. 2. Klicka med höger musknapp - välj Frånvaro/Övrig frånvaro. En flik för frånvaroregistrering öppnas. 3. Granska informationen. I processen Övrig frånvaro måste man oftast ändra Löneart. Ändra Löneart till Studier utan lön. 4. Eftersom Elisabeth ska vara frånvarande enbart en del av dagen ska Du klicka på knappen. 5. Fönstret del av dag öppnas. Eftersom frånvaron omfattar enbart 1 dag finns arbetstider för den dagen i bilden. Du ska nu ange under vilken tid Elisabeth är frånvarande. Ange att rasten ingår i frånvarotiden. Klicka på OK. 6. Fastställ frånvaron, om du ändrat någon uppgift måste du Beräkna innan du kan fastställa ärendet. Sidan 28 av 36

27. Borttag av fastställd frånvaro Läs mer i manual Förändringar mot Arbetstidsplanering. Elisabeths kvällskurs blev inställd så hon återtar ledigheten. Ta bort Elisabeths fastställda ledighet. 1. Om Du inte har en personalöversikt med Elisabeth inläst så öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Månanst. Markera Elisabeth. 2. Välj menyalternativet Frånvaroöversikt under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. Frånvaroöversikten öppnas. Här ser Du Elisabeths fastställda frånvaro. Markera frånvaron och klicka på. Du får en varning om du verkligen vill ta bort vald frånvaro. Klicka på OK. 28. Partiell frånvaro Lärs mer i manual Förändringar mot Arbetstidsplanering. Mikael har ansökt om partiell ledighet 25 % för att vara hemma med barnen i 3 månader från och med den 1: e januari. Hans nya arbetstider ska vara Måndag - Fredag 08-15 med 60min rast. Du ska lägga in den partiella ledigheten och Mikaels nya partiella schema på 75% OBS! Partiell ledighet läggs in i 2 steg. 1. Den partiella ledigheten läggs in mot ett grundschema Saknas grundschema måste ett sådant skapas. 2. Det nya tidsbegränsade partiella schemat läggs in via funktionen. Omplanera schema under menyn Ändra schema. Lägg in den partiella frånvaron 1. Om Du inte har en personalöversikt med Mikael inläst så öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Månanst. Markera dagens dagruta på Mikael. 2. Klicka med höger musknapp - välj Frånvaro/Partiell frånvaro. 3. En flik för frånvaroregistrering öppnas. Du får en påminnelse att Grundschema måste väljas. Klicka OK. 4. Ändra From och Tom datumen till 090101 090331. 5. I processen Partiell frånvaro måste man oftast ändra löneart. Ändra löneart till VAB inom 18 månader. Ändra omfattning till 25 %. 6. Eftersom frånvaron inte ska lägga sig mot det aktuella schemat måste vi klicka på och tala om vilket schema det ska lägga sig emot. Sidan 29 av 36

7. Bilden grundschema öppnas. Bilden är 2-delad, överst ser du befintliga grundscheman och nederst aktuella schemauppgifter. Mikael har inget grundschema upplagt. Vi skapar därför ett grundschema av hans 100 % schema. Klicka på. 8. En kopia av hans 100 % schema läggs i grundschemauppgifter. Schemat är markerat så du behöver bara trycka på OK. 9. Du är åter i frånvarofliken. Det har tillkommit en grå bakgrund på schemaraden. Eftersom uppgifter är ändrade måste du klicka på Beräkna innan du kan fastställa ärendet. 10. Fastställ frånvaron - du är åter i personalöversikten. Skapa det nya partiella schemat 11. Markera Mikael, gå till Ändra schema på menyraden. 12. Välj Omplanera schema. En bild öppnas där du ska välja datum för när det nya schemat ska gälla. Välj samma datum som den partiella frånvaro du nyss lagt in det vill säga. 090101-090331. Klicka på OK. 13. Heroma skapar en Bemanningsperiod med Mikael i verksamhetsunderlaget Kontoret Dag för den angivna tiden. Vi hamnar direkt i schemats planeraläge. Mikaels nuvarande schema visas så att man kan ha det att utgå ifrån. 14. Planera in Mikaels nya arbetstider och Kontrollera/Fastställ schemat. 15. Stäng den skapade Personalöversikten Sidan 30 av 36

29. Partiell frånvaro Läs mer i manual Förändringar mot Arbetstidsplanering. I den hör övningen ska du: - titta på resultatet av den inlagda partiella ledigheten och det partiella schemat. - titta på Mikaels schemauppgifter. Titta på Mikaels grundschema. - titta på personalöversikten hur det ser ut vid nästa årsskifte. - titta på Mikaels frånvaroöversikt. Studera ovanstående. 30. Förlängning av partiell ledighet Läs mer i manual Förändringar mot Arbetstidsplanering. Mikael har ansökt om en förlängning av den partiell ledighet 25 % i ytterligare 2 månader. Han ska fortsätta arbeta enligt samma partiella schema. I den här övningen ska du förlänga Mikaels partiella schema. OBS! Även förlängningen läggs in i två steg: Steg ett förläng och lägg ny partiell ledighet mot grundschema. I normalfallet ansöker den anställde via självservice om en ny partiell ledighet. Vi kommer därför att hoppa över detta steg eftersom det är identiskt med föregående övning. Steg två - förläng det aktuella deltidsschemat. 1. Om du inte har en Personalöversikt med Mikael inläst så öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Kontoret Dag - markera Mikael. 2. Gå till Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. Välj där menyalternativet Schemauppgifter. 3. Arbetsytan för schemauppgifter öppnas. Du ser att Mikael har ett partiellt schema på 75 procent samt ett fullt schema som ligger före och efter det partiella schemat. För att vi ska kunna förlänga det partiella schemat måste vi först ange att det fulla schemat efter det partiella schemat ska börja gälla senare. Markera det fulla schemat som startar 090401 och klicka på knappen Ange det nya From datumet till 090601 - klicka på Spara. 4. Du får en varning om att schemat förkortas och att eventuella pass kommer att försvinna. Klicka på OK 5. Nu kan du förlänga det partiella schemat. Markera och klicka på Ange det nya Tom datumet till 090531 - Spara. 6. Det partiella schemat är nu förlängt. Stäng arbetsytan för schemauppgifter. Sidan 31 av 36

31. Skapa ett arbetsförändringsärende (Ändra tid) I den här övningen ska du göra en arbetsförändring via processen Ändra tid och ge Elin tidsförskjutningstillägg. Du ber Elin förskjuta sitt arbetspass på onsdag och komma fem timmar senare. 1. Gå till Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. Öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Månanst. 2. Markera arbetspasset för onsdagen och klicka med höger musknapp. Välj alternativet Arbetsförändring/Ändra tid i menyn som öppnas. 3. Personalöversikten ändrar utseende. De andra personernas schemarader har minimerats. Två rader visas för Elin - den första raden visar hennes schema innan arbetsförändringen, på den andra raden ska du ange vilka tider Elin ska arbeta. Ange den nya tiden och tryck på Enterknappen på tangentbordet. 4. Ange vilken ersättning Elin ska få för arbetsförändringen. Klicka på Förskjuten arbetstid. Heroma beräknar automatiskt vilken ersättning Elin ska få. Du hamnar i det sista steget av tre då all information matats in. 5. Granska informationen i arbetsförändringsfliken och fastställ ärendet. Du hamnar åter i Arbetsytan för Personalöversikten. Sidan 32 av 36

32. Sök fram vilken ersättare som skulle vara billigast att ta in som ersättare för Anders under hans semester. Det finns en funktion för att söka fram ersättare och se vad en eventuell ersättare skulle kosta eller hur mycket övertid och dylikt som personen redan arbetat. I den här övningen ska du söka i Grupperna Månast och Timanst för att hitta den ersättare som är dyrast respektive billigast att ta in. Du ska också se om den billigaste ersättaren är tillgänglig. 1. Gå till Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. Välj menyalternativet Sortera ersättare. Öppna en tom Arbetsyta för att kunna sortera ersättare öppnas. Läs in Grupperna Månanst och Timanst. 2. Titta i Översikten för att se vilken information som finns om ersättarna. Du kan sortera respektive kolumn genom att dubbelklicka i kolumnens rubrik. 3. Ett Ersättningsindex finns framräknat baserat på personens månadslön/165. Indexet visar att Elin är dyrast och Yngve billigast att ta in som ersättare - vid samma typ av ersättning. 4. Bocka i rutan för den eller dem du vill undersöka tillgängligheten på. Det visar sig att Anna inte är uppbokad. 5. Nu kan du gå vidare till nästa övning. Sidan 33 av 36

33. Kontrollera ersättare på Anders semester. Det finns en funktion för att snabbt få en överblick på vilken frånvaro som är ersatt eller inte. 1. Öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Månadsanst. Välj de datum då Anders har sökt semester och klicka på Ersättarsymbolen. 2. Anders Blomsters semester markeras med röda ränder. I bildens nedre kant öppnas en ruta som informerar om att detta är en frånvaro som bör ersättas. 34. Boka Anna som ersättare för Anders under hans semester - en dag 1. Gå till Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen, öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Månadsanst. Komplettera med Gruppen Timanst. 2. Markera arbetspasset i Annas dagruta. Klicka med höge musknapp välj menyalternativ Arbetsförändring/Ersättare. Du får en signal att Anna saknar schema. Klicka på OK. 3. Personalöversikten ändrar nu utseende. Första raden visar Anders schema och frånvaro. Två rader visas för Anna. De andra personernas schemarader har minimerats. Eftersom enbart Anders var frånvarande den dag Anna skulle in och ersätta föreslår systemet att det är Anders som ska ersättas. Om det är flera personer som är frånvarande eller om det av andra orsaker är fel person som står som ersatt kan den ersatta personen ändras via fältet Ersatt person. 4. Den övre av Annas rader visar hennes schema innan arbetsförändringen och den undre raden visar schemat efter arbetsförändringen. Anders pass har med automatik överförts till Anna. 5. Välj Ersättningsmodell - eftersom Anna är timanställd ska hon inte ha någon ytterligare ersättning. Timlönen betalas ut med automatik de timmar hon arbetar på sitt schema. Klicka alltså på Ingen ersättning. 6. Granska informationen i arbetsförändringsfliken och fastställ ärendet. Du är tillbaka i Personalöversikten. Sidan 34 av 36

35. Boka Anna som ersättare för Anders semester - två dagar Boka in Anna som ersättare. 1. Gå till Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen, öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Månadsanst. Komplettera med Gruppen Timanst. 2. Förflytta dig i personalöversikten så att du ser de dagar Anders ska vara ledig. 3. Klicka i Annas dagruta den första dagen hon ska ersätta. Håll nere vänster musknapp och dra till den sista dagen hon ska ersätta - dagarna markeras. Högerklicka och välj alternativet Arbetsförändring/Ersättare i den menylista som visas. 4. Du får en signal att Anna saknar schema. Klicka på OK. 5. Personalöversikten ändrar nu utseende. Första raden visar Anders schema och frånvaro. Två rader visas för Anna. De andra personernas schemarader har minimerats. Eftersom enbart Anders var frånvarande de dagar Anna skulle in och ersätta föreslår systemet att det är Anders som ska ersättas. Om det är flera personer som är frånvarande eller om det av andra orsaker är fel person som står som ersatt kan den ersatta personen ändras via fältet Ersatt person. 6. Den övre av Annas rader visar hennes schema innan arbetsförändringen och den undre raden visar schemat efter arbetsförändringen. Anders pass har med automatik överförts till Anna. Om du tidigare inte markerat dagarna hade du manuellt fått ändra tom datum i arbetsförändringen och passen hade fått flyttats manuellt. 7. Välj Ersättningsmodell - eftersom Anna är timanställd ska hon inte ha någon ytterligare ersättning. Timlönen betalas ut med automatik de timmar hon arbetar på sitt schema. Klicka alltså på Ingen ersättning. 8. Granska informationen i arbetsförändringsfliken och fastställ ärendet. Du är tillbaka i Personalöversikten. Sidan 35 av 36

36. Kontrollera ersättare och läs in ersättare på raden under 1. Öppna en tom personalöversikt och läs in gruppen Månanst. 2. Ändra datum så att Du ser Anders semester. 3. Klicka på visa ersättarsymbolen. 4. Du ser att Anders frånvaro inte längre har rödvita ränder. Dvs säga frånvaron har ersätts och någon ytterligare ersättare behövs inte. 5. Markerar Du Anders personrad så ser Du vem som ersätter Anders. 6. Eftersom Anders är ersatt finns det på hans personrad en liten gubbe. Klickar man på den gubben ser man hans ersättare och kan välja att läsa in Alla eller enbart vald ersättare. 7. Klicka på gubben och välj Anna. 8. Personalöversikten ändrar utseende. Anna läses in i gruppen. Annas och Anders schema syns maximerade medan de andras scheman har minimerats. Annas schema hamnar under Anders. 37. Ta fram en tjänstgöringsuppgift Ta fram en tjänstgöringsrapport för innevarande månad på Anna Mårtensson och se att hon får timlön för timmarna. 1. Öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Timanst. 2. Välj menyvalet Rapporter under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. 3. Arbetsytan för Rapporturval visas. Välj rapport Tjänstgöringsuppgift. Välj datumintervall Innevarande månad. Välj person Anna som är redan inläst eftersom hon tillhör aktiv grupp. Välj Inställningar. Klicka på knappen. 4. Rapporten skapas. Titta på informationen och stäng rapporten. 5. Stäng Arbetsytan för Rapporturval och Personalöversikten. Sidan 36 av 36