Förfrågningsunderlag 2011-11-17 Upphandlingsansvarig Upphandling Mora kommun Tolktjänster Juhani Halonen 2011/55 Sista anbudsdag: 2012-01-05 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. AVTAL 1.1. Avtalsvillkor Mellan Mora kommuns Inköpscentral, 792 80 MORA, med org. Nr 212000-2213 och xxx (nedan kallad Leverantören) har följande avtal slutits. 1.1.1. Mora kommuns Inköpscentral/Köparens kontaktperson Mora kommuns Inköpscentral, (Avtalsfrågor) Kontaktperson: Juhani Halonen E-postadress: juhani.halonen@mora.se 1.1.2. Leverantörens kontaktperson Ange Leverantörens kontaktperson Leverantörens kontaktperson för avtalet, telefonnummer, mobilnummer, e-postadress (Fritextsvar) 1.1.3. Avropsropsberättigare Älvdalen, Orsa och Mora samt Rättvik och kommunernas bolag. 1.1.4. Kontaktperson (Verksamhetsfrågor) Anges vid avrop. 1.1.5. Omfattning Ramavtal för successiva avrop på förekommande tolk- och översättningstjänster för kommunernas verksamheter i enlighet med förfrågan. Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 1 av 17
1.1.6. Avtalstid Detta avtal gäller fr. o m. 2012-02-01 och t. o. m. 2015-01-31 Mora kommuns Inköpscentral har rätt att förlänga avtalet medett (1) år. Avtalet upphör att gälla utan föregående uppsägning. 1.1.7. Pris Köparen ersätter Leverantören för utförda tjänster enligt upprättad prislista. I anbudet skall timpris för tolkning och översättning oberoende språk anges. I timpriset skall innehålla samtliga med tolkningen förenade ksotander, dvs. arbetsgivaravgifter, eventuella kostnader för resa och restid osv. Ersättning beräknas per varje påbörjad tolkningstimme på plats hos Köparen. I anbudet skall också anges om eventuella tilläggskostnader, t.ex. om tolkningen sker på obekväm arbetstid eller helger. Övrtid ersätts inte specifikt. Ett alternativt pris för översätting skall anges per ord. Lägsta debitering vid översättning är 100 ord, alternativt en (1) timme beroende på vilken ersättningsform som tillämpas. 1.1.8. Prisförändringar Priserna är kalenderårsvis från om med avtalsstart. 1.1.9. Administrativ ersättning Mora kommuns Inköpscentral kommer att ta ut en administrativ ersättning på 1 % baserat på inköpsvolymen (inköpsvolym = hur mycket en avropande myndighet/bolag under en period har gjort inköp från ramavtalet i kronor) exkl moms. Leverantörens utbetalning av ersättningen skall ske halvårsvis i efterskott till Mora kommuns Inköpscentral genom insättning på Postgirokontot 12 42 10-6. Vid insättningen skall "upphandling 2011/55" anges som referens. Mora kommuns Inköpscentral kommer att kontrollera inköpsvolymer och relatera dem till erhållna administrativa ersättningar. Leverantören skall korrigera eventuella fel i utbetalda ersättningar medelbart och missbruk ger Mora kommuns Inköpscentral rätt att häva ramavtalet och kräva skadestånd motsvarande den kostnad en ny upphandling av aktuellt ramavtal genererar. 1.1.10. Mervärdesskatt Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på samtliga priser 1.1.11. Underleverantör/Underkonsult Leverantör får anlita underkonsulter/underleveranörer för fullgörande av sina förpliktelser enligt detta ramavtal. Leverantör ansvarar i förekommande fall för eventuell underkonsults/underleverantörs arbete såsom för eget arbete helt i enlighet med villkoren i detta ramavtal. 1.1.12. Utbyte av Konsult/Projektledare/Nyckelpersoner Leverantören får inte byta ut uppdragsledare eller annan i kontraktet namngiven person utan att Mora kommuns Inköpscentral i förväg skriftligt godkänt detta. Leverantören är skyldig att byta ut konsultmedarbetare som enligt Köparens bedömning inte Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 2 av 17
fullgör uppdrag på ett godtagbart. 1.1.13. Avropsrutin Parterna skall överskomma om lämpliga avropsrutiner med systemstöd. 1.1.14. Leveranstid Verksamheten kommer att behöva både telefontolkar och platstolkar. En del av tolkbokningarna kommer att göras några dagar i förväg, men det skall även finnas beredskap för att tillhandahålla en tolk med kort varsel, både över telefon och på plats. Det finns därför ett behov att kunna få tillgång till både telefontolk och platstolk med en timmes varsel. 1.1.15. Leveransrutiner Leverantören och respektive avropande verksamhet överenskommer om lämpliga leveransrutiner. 1.1.16. Fakturering Fakturan skall innehålla följande: - Fakturanummer - Fakturadatum - Förfallodatum/betalningsvillkor - Fakturabelopp - Momsbelopp - Organisationsnummer/VAT-nummer - Plusgiro Bankgironummer eller bankkonto inkl. clearingnummer. - Avtals-/Beställningsnummer - Beställande enhet/förvaltning Kostnadsposter skall vara specificerade och på begäran verifierade. Mora kommun: separata fakturor i ett exemplar för varje leverans tillställes, Mora kommun, Redovisningsenheten, 792 80 MORA. Morastrand AB: separata fakturor i ett exemplar för varje leverans tillställes, Köpmannagatan 16, 792 30 MORA. Moraparken AB: separata fakturor i ett exemplar för varje leverans tillställes, Box 294, 792 25 MORA. Nodava AB: separata fakturor i ett exemplar för varje leverans tillställes, Box 100, 794 22 Orsa. Orsa kommun: separata fakturor i ett exemplar för varje leverans tillställes, Ekonomienheten, Box 23, 794 21 Orsa. Orsa Bostäder AB: separata fakturor i ett exemplar för varje leverans tillställes, Box 18, 794 21 Orsa. Orsalokaler AB: separata fakturor i ett exemplar för varje leverans tillställes, Box 18, 794 21 Orsa. Älvdalens kommun: separata fakturor i ett exemplar för varje leverans tillställes, Box 100, 796 22 Älvdalen. Norra Dalarnas Fastighets AB: separata fakturor i ett exemplar för varje leverans tillställes, Box 43, 796 21 Älvdalen. 1.1.17. Elektroniska fakturor Enligt skall-kravet på leverantören och antagen leverantörs anbud. Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 3 av 17
1.1.18. Betalningsvillkor 30 dagar netto från fakturans ankomst och godkänd leverans/utförande, därefter accepteras dröjsmålsränta enligt räntelag. Expeditions- och faktureringsavgifter eller avgifter av liknande slag accepteras ej. Fakturor med ofullständiga uppgifter återsänds till Leverantören för rättelse. Betalning sker 30 dagar netto efter till Mora kommuns Inköpscentral inkommen korrekt faktura. Vid försenad betalning gäller villkoren i räntelagen. Vid tvist om en fakturapost kommer Mora kommuns Inköpscentral betala den ostridiga delen av fakturan. 1.1.19. Byte av tolk Om inte av Leverantörens tolk kan göra sig förstått i samtal på svenska har Kunden rätt att kräva att tolken byts ut och att byte av tolk inte ska medföra extra kostnader för Köparen. 1.1.20. Ansvar och försäkringar Leverantören svarar för skada som Leverantören orsakat Köparen genom vårdslöshet eller försummelse från Leverantörens sida. Arbete som inte utförs på ett fackmässigt sätt skall om Köparen så påfordrar snarast rättas av Leverantören utan ersättning. Leverantören skall under ansvarstiden hålla en ansvarsförsäkring till betryggande belopp eller ställa säkerhet enligt gällande rätt. Leverantören skall på begäran till Köparen överlämna försäkringsbrev eller annat bevis om att försäkring eller säkerhet finns. 1.1.21. Ägande- och nyttjanderätt Mora kommuns Inköpscentral erhåller utan extra kostnader fullständig ägande- och förfoganderätt till utvecklad och levererad uppdragsresultat sådana som rapporter och motsvarande, vilka har uppkommit på Mora kommuns Inköpscentral bekostnad vid utförande av detta uppdrag. 1.1.22. Rangordning mellan avtalshandlingar Handlingarna kompletterar varandra. Om de i något avseende skulle vara motsägelsefulla gäller, om inte omständigheter föranleder annat, följande ordning: 1. Skriftliga avrop från och/eller tillägg till detta avtal. 2. Avtal 3. Förfrågningsunderlag 4. Anbud 1.1.23. Tvist Tvist med anledning av avtalet mellan köpare och leverantör ska, om parter ej kommer överens, avgöras av svensk domstol närmast belägen Mora kommuns Inköpscentrals hemort med tillämpning av svensk rätt. 1.1.24. Hävning Om Leverantören under avtalets gång häftar i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker eller bristerna avseende betalning upprepas, är parterna överens om att detta är rättslig grund för Mora kommuns Inköpscentral att häva avtalet, utan att säljaren Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 4 av 17
kan ställa ekonomiska krav på Mora kommuns Inköpscentral. Sådan hävning kan ske med omedelbar verkan. På samma sätt gäller om förekommande underleverantörer häftar i skuld för skatter och/eller sociala avgifter och rättelse inte sker eller bristerna avseende betalning upprepas. I händelse av att Leverantören inte visar sig uppfylla angivna krav på sitt genomförande av uppdragen och/eller eventuella angivna brister ej åtgärdas på ett godtagbart sätt kan avtal sägas upp i förtid. Köparen äger rätt att säga upp avtalet om Leverantören inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta avtal. Företaget skall rätta till skriftligen dokumenterade allvarliga brister inom 1 månad. Om detta ej sker förbehåller sig Kommunen rätten att säga upp avtalet. Leverantören äger härvid rätt till ersättning för utfört arbete endast om resultatet 1.1.25. Sekretess I den mån det inte finns särskilda sekretessregler för uppdraget förbinder sig Leverantören att inte röja hos Köparen sekretessbelagd uppgift. Det får inte ske muntligt eller genom att handling lämnas ut eller ske på annat sätt. Leverantören får inte utnyttja sådana uppgifter och skall med sin personal träffa avtal om samma tystnadsplikt. Leverantören ansvarar för att såväl erhållna som av denne upprättade handlingar förvaras så att de inte kan åtkommas av obehörig. Leverantören skall med underkonsult träffa avtal med motsvarande förbehåll. 1.1.26. Force majeure Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal, om underlåtenheten har sin grund i omständighet som part ej råder över och som förhindrar fullgörandet av förpliktelsen. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befriande omständighet skall anses krig, krigshandling, myndighets åtgärd, konflikt på arbetsmarknaden, naturkatastrof och därmed jämställd händelse. För att få befrielse enligt första stycket ovan ska part utan dröjsmål meddela den andra parten härom. 1.1.27. Ansvar Leverantören svarar för skada som Leverantören orsakat Köparen genom vårdslöshet eller försummelse från Leverantörens sida. Arbete som inte utförs på ett fackmässigt sätt skall om Köparen så påfordrar snarast rättas av Leverantören utan ersättning. Leverantören skall under ansvarstiden hålla en ansvarsförsäkring till betryggande belopp eller ställa säkerhet enligt gällande rätt. Leverantören skall på begäran till Köparen överlämna försäkringsbrev eller annat bevis om att försäkring eller säkerhet finns. 1.1.28. Överlåtelse Detta avtal får ej överlåtas utan Mora kommuns Inköpscentrals skriftliga godkännande. 1.1.29. Hänvisning till standardavtal I övrigt skall ABK 09 i tillämpliga delar gälla. Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 5 av 17
1.2. Acceptans 1.2.1. Acceptans av avtalsvillkor Anbudsgivaren skall acceptera samtliga ovan angivna avtalsvillkor. Accepterar Anbudsgivaren samtliga angivna avtalsvillkor? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 6 av 17
2. Kravspecifikation Tjänster 2.1. Krav på tjänsten 2.1.1. Beskrivning av uppdrag/aktiviteter som skall utföras Köparen kommer att starta ett boende för ensamkommande barn. Det innebär att Köparen kommer att ha ett behov av att löpande anlita tolkar till verksamheten. Språk: Behovet av tolkar på olika språk styrs av de språk som barnen talar. Det innebär att vi inte vet exakt vilka språk som kan komma att bli aktuella. Genom att se till den statistik som Migrationsverket har över vilka nationaliteter barnen har som söker asyl kan vi se att sannolikheten att barnen pratar vissa språk är större än andra. De mest förekommande språken kommer att vara persiska (dari) och somaliska. Andra språk som troligen kan bli aktuella är arabiska, tigrinja och sorani. I övrigt kan det bli aktuellt med samtliga övriga språk som det finns ensamkommande barn talar. Utöver ovan beskrivet behov av tolk ingår i åtagandet även alla andra förekommande tolkningsbehov som t.ex. inom socialförvaltningarnas verksamhetsområde och förekommande översättningstjänster. 2.1.2. Tillgänglighet i språk I anbudet skall anges vilka språk som offererar. I anbudet bör anges om Anbudsgivaren har tillgång till certificerade/auktoriserade tolkar och inom vilka områden i så fall. Vilka språk som offereras? Har anbudsgivaren certificerade/auktoriserade tolkar? (Fritextsvar) Vilka språk som offereras? (Fasta svarsalternativ) SEK 200,00 Betyg 5. Persiska och somaliska samt arabiska och fem ytterligare eller fler språk Betyg 4. Persiska och somaliska samt arabiska och fyra ytterligare språk Betyg 3. Persiska och somaliska samt arabiska och tre ytterligare språk Kravgräns Betyg 2. Persiska och somaliska samt två ytterligare språk Betyg 1. Persiska och somaliska Betyg 0. Ej svar 2.1.3. Tillgäglighet Verksamheter kommer att behöva både telefontolkar och platstolkar (fysiskt påplats). En del av tolkbokningarna kommer att göras några dagar i förväg, men det skall även finnas beredskap för att tillhandahålla en tolk med kort varsel, både över telefon och på plats. Det finns därför ett stort värde i det att kunna få tillgång till både telefontolk och platstolk med en kort varsel. Hur snabbt tolk finns på plats? (Fasta svarsalternativ) SEK 200,00 Betyg 5. Högst en timme Betyg 4. Högst två timmar Betyg 3. Högst fyra timmar Betyg 2. Inom en arbetdag Kravgräns Betyg 1. Tidigast dagen efter Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 7 av 17
Betyg 0. Ej svar Hur snabbt tolk är tillgänglig per telefon (Fasta svarsalternativ) SEK 200,00 Betyg 5. Högst en timme Betyg 4. Högst två timmar Betyg 3. Högst fyra timmar Betyg 2. Inom en arbetdag Kravgräns Betyg 1. Tidigast dagen efter Betyg 0. Ej svar 2.1.4. Uppdragets kvalitetsförsäkring Anbudsgivare skall tillämpa kvalitetssäkring i samband med uppdragets planering, genomförande och uppföljning. Med kvalitetssäkring avses hur Anbudsgivaren agerar för att säkerställa uppdragens kvalitet. Enligt Svensk Standard (SS 020104) definieras kvalitet som alla sammantagna egenskaper hos en produkt (vara eller tjänst) som ger dess förmåga att tillfredsställa uttalade eller underförstådda behov. Dessa behov är underförstått kundens behov. Bakomliggande kundupplevda kriterier är tillgänglighet, serviceberedskap, trovärdighet, kommunikation, kompetens och säkerhet. Här läggs stor vikt på det hur Anbudsgivaren avser att säkerställa att deras tolkar är professionella. Anbudsgivare skall i anbudet redovisa hur den avser att kvalitetssäkra uppdraget med hänsyn till kundupplevda kriterier enligt ovan. Hur avser anbudsgivaren att kvalitetssäkra uppdragets genomförande? (Fritextsvar) Hur avser anbudsgivaren att kvalitetssäkra uppdragets genomförande? (Linjär skala) Enhet: Kravgräns: 1,00 SEK 200,00 2.1.5. Betygsättning av kvalitetssäkring Betyg 5: Kriteium bemöts på ett mycket tydligt sätt i anbudet och överträfar våra krav och önskemål med råge. Det är enkelt att identifiera ett mervärde i beskrivningen. Betyg 4: Bra beskrivning, fullgör våra krav och önskemål, ger klart identifierbart mervärde, upplevs vara av hög klass. Betyg 3: Acceptabel beskrivning, godkänt bemötande av vårt kriterium, ger ett visst men inte helt tydligt identifierbart mervärde. Betyg 2: Mindre bra, svagt svar, svårt att identifiera mervärde. Betyg 1: Klart bristfälligt bemötande av vårt kriterium, vi ser inget mervärde. Anbud utvärderas inte. Betyg 0: Inget svar - anbud utvärderas inte. 2.1.6. Avbokning I anbudet skall framgå lämpliga rutiner och regler för avbokning och för situation då tolk uteblir. Beskriv avbokningsrutin och hantering för situation då tolk uteblilr. (Fritextsvar) 2.1.7. Uppgifter om lokaliteter där uppdraget skall utföras Uppdrag kan komma att ske per telefon och på angiven plats hos Köparen. 2.1.8. Möten I uppdraget skall utan extra kostnad ingå högst två uppföljningsmöten. Är kravet uppfyllt? (Ja/Nej svar) Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 8 av 17
Kravgräns Ja Nej 2.1.9. Krav på specifik utrustning Leverantörens till uppdraget dedikerade tolkar skall vid aktuta fall kunna nås via mobiltelefon. Är kravet uppfyllt? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.1.10. Kontoroll och rapportering Leverantören skall halvårsvis till Mora kommuns Inköpscentral rapportera statistik på utförda uppdrag. Statistiken skall vara uppdelad per avropande myndighet eller enhet. Är kravet uppfyllt? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 9 av 17
3. Förfrågningsunderlag 3.1. Allmän information 3.1.1. Inbjudan till anbudsgivning Mora kommuns inköpscentral upphandlar i sitt eget namn ramavtal avseende tolkoch översättningstjänster. 3.1.2. Upphandlande myndighet Mora kommuns Inköpscentral är den upphandlande myndighet för denna upphandling. 3.2. Administrativa föreskrifter 3.2.1. Upphandlingens form Upphandlingen sker som en öppen upphandling. 3.2.2. Obligatoriska krav (skall-krav) Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, så kallade skall-krav. Förutsättningen för att ett anbud kan prövas, utvärderas och antas är att dessa skall-krav är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller skall-kraven kommer att förkastas. Skall-kraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad vara eller tjänst. Avtalsvillkor är ett skall-krav i denna upphandling. 3.2.3. Helt eller delat anbud Anbud skall omfatta persiska och somaliska och minst 2 ytterligare språk. Mora kommuns Inköpscentral förbehåller oss rätten att teckna ramavtal med flera leverantören för att uppnå täckning över förekommande språken och för att säkerställa kontinuerlig tillgång till översättnings- och tolktjänster. 3.2.4. En eller flera leverantörer Ramavtal kommer att tecknas med flera levernatörer enligt 5 kap 5 LOU. 3.2.5. Anbudstidens utgång Observera att försent inkommet anbud kommer ej att prövas. Anbudet skall ha ankommit till Mora kommuns Inköpscentral senast 2012-01-05 3.2.6. Anbudets giltighetstid Vid eventuell rättslig prövning av Mora kommuns Inköpscentralens tilldelningsbeslut skall anbudens giltighetstid automatiskt förlängas till 14 dagar efter det datum förvaltningsrätten/kammarrättens dom vunnit laga kraft. Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud t.o.m. 60 dagar efter anbudstidens utgång. Har anbudsgivaren förstått och uppfyller kravet? (Ja/Nej svar) Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 10 av 17
Kravgräns Ja Nej 3.2.7. Elektroniskt anbudsförfarande Mora kommuns Inköpscentral använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet TendSign. Anbudsgivare som vill delta skall lämna in elektroniskt anbud via systemet TendSign. Anbudsgivare får genom TendSign: Tillkommande information. Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet En tydlig information om inte alla obligatoriska krav (skall-krav) är uppfyllda. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSigns support på 013-47 47 570 vardagar kl. 08.00 17.00. Har anbudsgivaren förstått kravet och uppfyller detta? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.2.8. Upplysningar under anbudstiden Frågor under anbudstiden skall ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Mora kommuns Inköpscentral besvarar frågor via samma funktion. Frågor beträffande denna upphandling kan ställas fram till 2011-12-10 Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar De som inte registrerat sig i systemet har skyldighet att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen. 3.2.9. Elektronisk signering av anbud och avtal Anbud skall lämnas undertecknat med ChamberSigns elektroniska signatur av behörig anbudslämnare. Registrering av CSignkonto: Gå till https://www.csign.se/tendsign/default.aspx för att registrera ett CSignkonto. Anslutning sker med hjälp av en e-legitimation. Om du inte är firmatecknare enligt Bolagsverket måste du styrka din behörighet med en fullmakt som du postar eller faxar till ChamberSign. Registrering av CSignkonto är personligt och behöver endast göras en gång. När du har registrerat ett CSignkonto ska du gå tillbaka till VISMA TendSign för att lämna in ditt anbud eller signera avtalet. Behöver ni ytterligare instruktioner mejla ChamberSigns kundtjänst på info@chambersign.se vardagar 8-17.Se till att i god tid skapa de konton som behövs. Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 11 av 17
Avtal med antagen leverantör kommer också att signeras elektroniskt med behörig avtalstecknare. 3.2.10. Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om Anbudsgivare upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende eller att ställda krav i förfrågningsunderlaget är orimliga eller konkurrensbegränsande är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas skriftligen via frågefunktionen i TendSign, detta skall ske i ett så tidigt skede som möjligt innan anbudstidens utgång. 3.2.11. Anbudets utformning Hela anbudsförfarandet genomförs på svenska och anbudet skall lämnas elektroniskt via TendSign. Det är viktigt att anbudsgivare noga följer de anvisningar som anges i förfrågningsunderlaget. De möjligheter som finns till förtydligande och komplettering av anbud finns angivna i LOU och är begränsade. Anbud som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att anbudsgivaren ges tillfälle till förtydligande eller komplettering. Anbudet skall utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Anbud som lämnas för sent kan inte prövas. 3.2.12. Anbudssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av anbudssekretess fram till den tidpunkt då tilldelningsbeslut fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutas. Anbudsgivare som vill att sekretess ska råda efter det att anbudssekretessen upphört bör skriftligen inkomma med begäran om sekretess. Begäran bör innehålla en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas Anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att uppgifter som rör priser och andra utvärderingskriterier endast i undantagsfall är av sådan karaktär att det kan sekretessbeläggas. Ange här om sekretess begärs enligt ovan beskrivning. (Fritextsvar) 3.2.13. Anbudsöppning Anbudsöppning sker i enlighet med LOU. 3.2.14. Rättelse och förtydligande av anbud Den upphandlande myndigheten kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning/felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Den upphandlande myndigheten kan också begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar sker elektroniskt på ett motsvarande sätt som frågor/svar under anbudstiden. 3.2.15. Tilldelningsmeddelande Meddelande om vilken anbudsgivare som har vunnit upphandlingen (s.k. tilldelningsmeddelande) kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 12 av 17
upphandlingen samt till andra som begär det. Tilldelningsmeddelandet skickas via e-post. I upphandlingsverktyget TendSign registrerar anbudsgivaren en kontaktperson som användare av systemet och därmed också som kontaktperson för upphandlingen. Kommunikation under upphandlingen, inkluderande tilldelningsbesked, sker till denna kontaktperson hos anbudsgivaren. Den e-postadress som anbudsgivaren uppgett i upphandlingsverktyget kommer att användas. Anbudsgivaren uppmanas kontrollera att rätt e-postadress är angiven och tillse att denna e-postadress bevakas löpande. Anbudsgivarens registrerade användare i TendSign skall vara behörig att lämna anbud för företagets räkning. På begäran skall detta kunna styrkas. 3.2.16. Upphandlingskontrakt Efter att tilldelningsmeddelande har skickats ut och aktuell tidsfrist avtalsspärr (minst 10 dagar från att tilldelningsmeddelandet skickats) löpt ut kommer upphandlingskontrakt att tecknas med antaget företag, under förutsättning att domstol inte innan avtalets tecknande i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare inte får avslutas eller att upphandlande myndighet efter överprövning åläggs att vidta rättelse eller att göra om upphandlingen. Upphandlingskontraktet utgörs av ett skriftligt avtal som undertecknas av parterna. Upphandlingskontraktet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Upphandlingskontraktet är ett giltigt avtal först när båda parter skrivit under. 3.3. Krav på leverantören 3.3.1. Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha tillräcklig finansiell och ekonomisk ställning samt stabilitet och kapacitet i ekonomiskt hänseende för att kunna utföra uppdraget och uppfylla ett långsiktigt avtal. Anbudsgivaren skall ha en kreditvärdighet vid anbudstillfället motsvarande lägst riskklass 3 enligt UC:s riskklasser eller annan motsvarande kreditvärdighetsbedömning. I de fall lägre riskklassificering redovisas skall Anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om Anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomisk stabilitet, ex. via modebolag eller bankgaranti. Till anbudet skall Anbudsgivaren bifoga bevis (t ex UC eller motsvarande rating) på Anbudsgivarens ekonomiska ställning att kraven vid anbudstillfället uppfylls. Beskriv hur svaret är uppfyllt. (Fritextsvar) 3.3.2. Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall ha en organisation med teknisk förmåga och kapacitet som säkerställer att förekommande uppdrag och leveranser kan genomföras. Som bevis skall anbudsgivaren ge en beskrivning av kompetens och resurser för uppdraget med redovisning av tilltänkt uppdragsorganisation. Persiska och somaliska är tillsamans med ytterligare 2 andra språk är minmikrav på Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 13 av 17
Leverantörens språkliga kompetens. I anbudet skall anges de språk i vilka Anbudsgivaren har erfarna och kvalificerade tolkar. Anbudsgivaren skall beskriva sin kompetens (t ex gm CV) och resurser samt den tilltänkta organisationen för uppdraget. (Fritextsvar) 3.3.3. Registreringsbevis Kopia av aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket skall insändas efter begäran av Mora kommuns Inköpscentral. För utländska anbudsgivare bifogas liknande registreringsbevis från motsvarande myndighet i anbudsgivarens hemland. 3.3.4. Skattekontroll Mora kommuns Inköpscentral kommer via Skatteverket kontrollera att anbudsgivaren inte har skulder avseende skatter och sociala avgifter. Blankett SKV 4820 behöver inte bifogas anbudet. Uppgifter från Skatteverket kommer att begäras in som styrker att anbudsgivaren uppfyller ovanstående krav. Då begäran om sådana uppgifter endast är tillämpbar i Sverige skall utländsk anbudsgivare kunna visa motsvarande dokumentation som intygar att föreskrivna registreringar och betalningar är fullgjorda i hemlandet. Om anbudsgivare inte uppfyller detta och inte kan lämna godtagbar förklaring kommer anbudet inte att gå vidare tillfortsatt utvärdering. Vill anbudsgivaren ge ett svar angående detta krav? (Fritextsvar) 3.3.5. F-skattebevis Anbudsgivaren skall har giltigt F-skattsedel under hela avtalsperioden och vara registrerad som arbetsgivare, kopia av aktuellt bevis skall insändas efter begäran till Mora kommuns Inköpscentral. 3.3.6. Krav enligt LOU Anbudsgivare skall med heder och samvete intyga att den är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 1, 2 och 3 Anbudsgivaren försäkrar att skäl för uteslutning enligt LOU 10 kap 1, 2 och 3 saknas. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.3.7. Referenser Anbudsgivare skall ha referenser från motsvarande uppdrag. I anbudet skall kontaktuppgifte till referenser anges. Mora kommuns Inköpscentral förbehåller sig rätten att även infordra och beakta andra, och egna, referenser än de av anbudsgivaren angivna. Mora kommuns Inköpscentral förbehåller sig även rätten att utöver lämnade referenser använda egna eventuella erfarenheter av anbudsgivaren. Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 14 av 17
Referens 1. Ange företagsnamn och en beskrivning av uppdraget. (Fritextsvar) Referens 1. Ange namn på kontaktperson, telefonnummr och e-postadress (Fritextsvar) Referens 2. Ange företagsnamn och en beskrivning av uppdraget. (Fritextsvar) Referens 2. Ange namn på kontaktperson, telefonnummr och e-postadress (Fritextsvar) 3.3.8. Elektronisk fakturering Mora kommuns Inköpscentral inför e-handel första kvartalet 2012. Mora kommuns Inköpscentral följer den öppna standard för elektronisk handel som finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor. Antagen Leverantör skall leverera elektroniska filer enligt nedan. Beställning: Kan ske på något av följande sätt. Integrerad katalog kan användas i formaten PRO FF V6, PRO XML V6 eller EDIFACT D96 PRICAT (ESAP 6.3) Leverantörens webbshop kan vara baserad på OCI 3.0, OCI 4.0 eller cxml Egen hanterad katalog kan skickas i excel Faktura: Skall vara integrerad och skickas i något av följande format. EDIFACT D96 INVOIC (ESAP 6.3, ESAP 9.1), cxml, Svefaktura, FINVOICE, OIO UBL, e2b XML. Fakturan skall vara referensbaserad, orderbaserad eller abonnemangsbaserad. För de mindre leverantörerna kommer en portal för order och faktura att kunna erbjudas. Leverantören skall ange i vilket format man önskar skicka. Elektroniska filer skall levereras senast 1 månad efter ingånget avtal börjat gälla. Frågor angående detta kan ställas till Pär-Olof Grannas, 0250-26133 eller per-olov.grannas@mora.se Anbudsgivaren skall beskriva hur denne med hänsyn till i denna förfrågan ställda krav kan hantera elektronïska fakturor. (Fritextsvar) 3.3.9. Kvalitetssäkrings- och miljöledningssystem Leverantören skall ha någon form av system för kvalitetssäkring och miljöledning. Anbudsgivaren skall beskriva sitt system för kvalitetssäkring och miljöledning alterantivt bifoga dokument/intyg/certifikat om dessa. (Fritextsvar) 3.4. Kravspecifikation Vg se förfrågans del "Kravspecifikation tjänster". Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 15 av 17
3.5. Anbudsprövning och anbudsutvärdering Anbudsprövning och utvärdering kommer att genomföras i följande steg: 1. Kvalificering av anbudsgivaren. 2. Prövning av obligatoriska krav (skall-krav) 3. Utvärdering av anbud. De olika stegen beskrivs under följande punkter. 3.5.1. Steg 1 - Kvalificering av anbudsgivaren Kvalificering av Anbudsgivaren sker gentemot med de krav som angivits under kapitel 3, Krav på leverantör. De svar som Anbudsgivaren lämnat utgör grund för kvalificeringen. Anbudsgivare som uppfyller angivna krav går vidare till steg 2 i anbudsprövningen. 3.5.2. Steg 2 - Prövning av obligatoriska krav (Skall-krav) I detta steg prövas om Anbudsgivaren uppfyller obligatoriska krav (skall-krav). De svar som Anbudsgivaren lämnat utgör grund för prövningen. Anbudsgivare som efter prövning uppfyller samtliga obligatoriska krav går vidare till steg 3 i anbudsutvärdering. 3.5.3. Steg 3 - Utvärdering av anbud Det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt kommer att antas baserat på nedanstående kriterier. 1. Anbudspris - nedan beskrivet och av anbudsgivaren ifyllt anbudpris innehållande samtliga med uppdraget förenade kostnader. 2. Tillgänglighet på plats - beskrivet under "Krav på tjänster". 3. Tillgänglighet per telefon - beskrivet under "Krav på tjänster". 4. Tillgänglighet i språk - beskrivet under "Krav på tjänster". 2. Uppdragets kvalitetssäkring - bedömning av förslag avseende kvalitetsförsäkring, förankring, aktiviteter och med hänsyn till SS 020104 (1-5 poäng). En utvald referensgrupp kommer att göra en samlad bedömning av hur varje anbud svarar mot de utvärderingskriterier som beskrivs i förfrågan och poängsättning sker från 0 till 5. Om ett anbud erhåller max poäng ges anbudet ett maximalt mervärde som subtraheras från anbudspriset och ett jämförelsesumma erhålls. Anbudet med det lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Mervärdesmetoden bygger på principen att de utvärderingskriterier utöver pris som bedöms i utvärderingen, ges ett mervärde i kronor och att detta värde anges i förfrågningsunderlaget. Härigenom läggs grunden för en medveten och affärsmässig avvägning mellan priset och angivna utvärderingskriterier. Dessutom klargör den upphandlande myndigheten för anbudsgivarna vilket ekonomiskt värde som tillmäts de olika utvärderingskriterierna. För mer information klicka på länken nedan. https://tendsign.com/public/sv-se/merv%c3%a4rdesmodell.pdf 3.5.4. Anbudspris Summan av fasta månadspriser för Mora respektive Orsa avseende samtliga avtalsår inklusive optionsår och innehållande samtliga med uppdragens genomförande förenade kostnader. Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 16 av 17
Fyll i priser i matrisen! (Prismatris) Specifikation Kvantitet Enhet Fast timpris år 1 (kalenderår) 1,00 timme Fast timpris år 2 (kalenderår) 1,00 timme Fast timpris år 3 (kalenderår) 1,00 timme Fast timpris optionsår (kalenderår) 1,00 timme Utskrivet: 2011-11-17 20:55 Sida 17 av 17