KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Servicenämnden Tid Onsdagen den 17 december 2014 kl. 8:15 Plats Magistern Enligt uppdrag Anna Sandstedt Föredragningslista 1. Information från chefer Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: närvarande chefer 2. Attestförteckning, reviderad 141217 Beslutsärende (handlingar bifogas, 6 sid) Föredragande: Yvonne Norman 3. Uppdatering dokumenthanteringsplan Beslutsärende (handlingar bifogas, 17 sid) Föredragande: Martina Adiels Balk 4. Övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB Beslutsärende (handlingar bifogas, 17 sid) Föredragande: Tomas Lexinger, Benny Wennberg 5. Taxa odlingslotter 2015 Beslutsärende (handlingar bifogas, 4 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 6. Uppdrag privata bryggor Beslutsärende (handlingar bifogas, 3 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 7. Granskning av planering och genomförande av fastighetsunderhåll Beslutsärende (handlingar bifogas, 17 sid) Föredragande: Gunilla Svensson
Servicenämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 8. Förstudie förekomsten ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) Beslutsärende (handlingar bifogas, 8 sid) Föredragande: Gunilla Svensson 9. Information energitjänsteprojektet Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Gunilla Svensson 10. Budgetuppföljning efter november Informationsärende (handlingar bifogas, 12 sid) Föredragande: Yvonne Norman 11. Information medarbetarenkät Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Monika Nordh Cangemark 12. Information Kalmar Dämme Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Renate Foks 13. Folkhälsomyndigheten - allmänna råd städning Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Johan Råberg 14. Information möte med revisorer, PwC Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 15. Information från förvaltningschefen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 16. Delegationsbeslut 17. Kännedomsärenden 18. Övriga frågor
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Yvonne Norman 2014-12-09 SFN 2014/1001 0480-450572 Servicenämnden Attestförteckning, reviderad 141217 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta uppdaterad förteckning över beslutsattestanter och ersättare. Bakgrund Uppdatering av attestförteckning med anledning av organisationsförändring inom fastighet/fastighetsförvaltning, administration och support. Yvonne Norman ekonom Bilaga Uppdaterad Beslutsattestanter och ersättare Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen Tel 0480-45 00 00 vx yvonne.norman@kalmar.se
BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE SERVICEFÖRVALTNINGEN Verksamheter och projekt, Rev nämnden 2014-12-17 (gråmarkerade fält = ändrade) 100 VHT/ PROJ BENÄMNING Beslutsattest för Serviceförvaltningens samtliga ansvar och verksamheter Servicenämnden ANSVAR 15XXXXXX BESLUTS- ATTESTANTER Benny Wennberg ERSÄTTARE Yvonne Norman Christina Karlberg 10015 Servicenämnden 151X Benny Wennberg Yvonne Norman Monika Nordh Cangemark 249 Produktionsavdelningen / Gator och vägar 249 Gator och vägar 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 249xx Investeringar 15402X 154021 154022 Projektledare SBK: Carl-Fredrik Nelson Anders Berg Peter Borgebäck Ersätter varandra 24901 Beläggningsunderhåll 15401 Magnus Gustafsson Kristine Reneskog-O Mickael Sjöstrand 24902 Vinterväghållning 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 24903 Barmarksrenhållning 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 24904 Trafikanordningar 1544 Stefan Larsson Anders Stridarv 24905 Vägmärken 1544 Stefan Larsson Björn Wigstedt 24906 Broar och liknande 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 24907 Dagvatten 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 24908 Trafiksignaler 1544 Stefan Larsson Björn Wigstedt 24909 Trafikräkning 1544 Stefan Larsson Björn Wigstedt 24910 Offentliga toaletter 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 24911 Arrangemangsstöd (objekt 04010) 1544 Stefan Larsson Björn Wigstedt 24912 Spårunderhåll 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 24913 Parkering 1544 Stefan Larsson Anders Stridarv 24914 Enskilda vägar 15401 Magnus Gustafsson Kristine Reneskog-O Mickael Sjöstrand 24915 Gatubelysning 15401 Magnus Gustafsson Kristine Reneskog-O Mickael Sjöstrand 24916 Externa arbeten gata 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 24917 Asfaltslagningar efter ledn arbete 15401 Magnus Gustafsson Kristine Reneskog-O Mickael Sjöstrand 24918 Evenemang 1544 Stefan Larsson Björn Wigstedt 24919 Klotter, nedskräpning o vandalism 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 24920 Cykelprojektet 15203 Christina Karlberg Yvonne Norman Monika Nordh Cangemark 24999 Exploatering gata 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 15402X 154021 154022 Projektledare SBK: Carl-Fredrik Nelson Anders Berg Peter Borgebäck Ersätter varandra Sida 1 av 5
VHT/ PROJ 250 BENÄMNING Produktionsavdelningen / Parker ANSVAR BESLUTS- ATTESTANTER ERSÄTTARE 154X Tomas Lexinger Kristine Reneskog-O 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 250xx Investeringar 15402X 154021 154022 Projektledare SBK: Carl-Fredrik Nelson Anders Berg Peter Borgebäck Ersätter varandra 25010 Lekplatser 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25011 Blomsterarrangemang 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25012 Utsmyckning 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25013 Park övrigt 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25019 Öar 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 25020 Växthuset 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25030 Externa arbetsorder 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25031 Externa uppdrag/kontrakt 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25040 Naturmark, skogsparker 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25041 Naturmark, naturreservat 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25042 Naturmark, beteshagar 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25043 Naturmark, fornminnesvård 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25044 Dikesföretag 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25045 Resursarbeten 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 25046 Omhändertagande av fordon 15441 Anders Stridarv Stefan Larsson 25047 Renhållning i naturen 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 154X Tomas Lexinger Kristine Reneskog-O 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 25099 Exploatering park 15402X 154021 154022 Projektledare SBK: Carl-Fredrik Nelson Anders Berg Peter Borgebäck Ersätter varandra 263 Produktionsavdelningen / Miljö, hälsa och hållbar utveckling 263xx Investeringar 154X Tomas Lexinger Kristine Reneskog-O 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 26301 Mudderupplag Hagbynäs 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 26302 Mellanlager 1542 Kristine Reneskog-O Mikael Sjöstrand 26303 Viltvård 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 26304 Kalmar dämme 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 26306 Vassbekämpning 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 26307 Hagbyåns miljövård 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 26339 26342 26339 26342 Kustmiljö Kustmiljö 152 Christina Karlberg Benny Wennberg Yvonne Norman 291 Produktionsavdelningen, Produktionsresurs 29100 Investeringar produktionsresurs 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 29100 Produktionsresurs 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 340 Produktionsavdelningen / Idrotts- och fritidsanläggningar 340xx Investeringar 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Sida 2 av 5
VHT/ PROJ BENÄMNING ANSVAR BESLUTS- ATTESTANTER ERSÄTTARE 340xx Idrotts- och fritidsanläggningar 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 493xx Enhet Kost skola 49300 Kostchef skola 1572X Ann-Sofie Eriksson Johan Råberg 49300 Kökschef, Norra kommundelen 15721 Jörgen Nilsson 49300 Kökschef, Norra centralorten 15722 Mats Lindell 49300 Kökschef, Mellersta centralorten 15723 Ann-Jeanette Wetterling 49300 Kökschef, Södra centralorten 15724 Bo Gustavsson 49300 Kökschef, Mellersta kommundelen 15725 Magnus Bolander 49300 Kökschef, Södermöre 15726 Jörgen Folkesson Kökscheferna är ersättare för varandra samt kostchef Ann-Sofie Eriksson 510xx Enhet Kost omsorg 510xx Kostchef omsorg 1573X Karolin Gleisner Johan Råberg 510xx Kökschef omsorg, Norra delen 15731 John Eliasson Stefan Hildingsson 510xx Kökschef omsorg, Södra delen 15732 Stefan Hildingsson John Eliasson 810 Produktionsavdelningen / Kommersiell verksamhet 810xx Investeringar 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 81001 Upplåtelse allmän platsmark 1544 Stefan Larsson Anders Stridarv 81002 Odlingslotter 1541 Ronny Erixon Bengt Andersson 81003 Produktionsskogar 154X Tomas Lexinger Magnus Gustafsson 81004 Mark sjöbodar/landfästen 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström 81005 Torghandel 1544 Stefan Larsson Anders Stridarv 85510 Vindkraft 85510 Vindkraft 15123 Björn Adolfsson Gunilla Svensson Yvonne Norman Fastighet Fastighet 1512X 155X Gunilla Svensson Benny Wennberg Yvonne Norman 91000 Fastighetssamordnare/ Fastighetsförvaltare 91000 Fastighetssamordnare/ Fastighetsförvaltare 15122 15123 Göran Persson Björn Adolfsson Gunilla Svensson Yvonne Norman 91001/02 Enhet Bygg 91001/02 Enhet Bygg 1551X Gunilla Svensson Peder Hultgren Yvonne Norman 91004/06 Enhet Drift och Service 91004/06 Enhet Fastighetsservice 1552X Kenneth Hinsegård Gunilla Svensson Yvonne Norman 91008-10 Enhet Lokalvård 1571X Peter Gertsson Johan Råberg Yvonne Norman 91008 91010 Enhet Lokalvård 15711 15712 15713 15714 15715 Thomas Long Ann-Cathrine Stolpe Ylva Wallin Linnea Jönsson Kerstin Carlsson Ersätter varandra samt lokalvårdschef Peter Gertsson 91009 Lokalvård intern utb 15714 Linnea Jönsson Peter Gertsson Sida 3 av 5
VHT/ PROJ 910 91011 91016 91021 91026 91031 91036 91041 91046 91051 91054 91060 91065 91070 BENÄMNING Fastighetsförvaltning DRIFT Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Gemensamhetsanläggningar Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder ANSVAR 15122 15123 1552X BESLUTS- ATTESTANTER Göran Persson Björn Adolfsson Kenneth Hinsegård ERSÄTTARE Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman Gunilla Svensson Yvonne Norman 91012 91017 91022 91027 91032 91037 91042 91047 91052 91055 91061 91066 91071 AVHJÄLPANDE UNDERHÅLL Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Gemensamhetsanläggningar Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder 15122 15123 1552X Göran Persson Björn Adolfsson Kenneth Hinsegård Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman Gunilla Svensson Yvonne Norman 91013 91018 91023 91028 91033 91038 91043 91048 91053 91056 91062 91067 91072 PLANERAT UNDERHÅLL Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Gemensamhetsanläggningar Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder 15122 15123 15519 15512 15513 15514 15516 15517 15518 1552X Göran Persson Björn Adolfsson Peder Hultgren Toni Sjöö Hans Gunnarsson Dan Söderström Bo Oscarsson Magnus Laneborg Mats Borg Kenneth Hinsegård Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman Gunilla Svensson Yvonne Norman 91015 91020 91025 91030 91035 91040 91045 91050 91059 91064 91069 91074 HYROR/ARRENDEN Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder 15122 15123 Göran Persson Björn Adolfsson Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman 91057 Bidrag till enskilda vägar, lantegendomar 15123 Björn Adolfsson Göran Persson Gunilla Svensson Yvonne Norman Sida 4 av 5
VHT/ PROJ 91080 91081 91082 91083 91084 91085 91086 91087 91090 91091 91092 BENÄMNING INVESTERINGAR Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Lantegendomar Bostadsrätter Bostäder ANSVAR 15519 15512 15513 15514 15516 15517 15518 BESLUTS- ATTESTANTER Peder Hultgren Toni Sjöö Hans Gunnarsson Dan Söderström Bo Oscarsson Magnus Laneborg Mats Borg ERSÄTTARE Projektledarna ersätter varandra samt Gunilla Svensson Yvonne Norman 9207x IT-avdelningen 9207x IT-avdelningen 158X Robert Carlsson Madeleine Ljungberg 92080 92080 Förvaltningsledning Förvaltningsledning 151X Benny Wennberg 92081 Administration SF 92081 Administration SF 152X Christina Karlberg 92082 Enhet upphandling 92082 Enhet upphandling 1515X Björn Hedbäck Yvonne Norman Christina Karlberg Monika Nordh Cangemark Yvonne Norman Monika Nordh Cangemark Maria Klevborn Yvonne Norman 92083 Försäkring / Skadereglering 92083 Försäkring / Skadereglering 15123 Björn Adolfsson 1515X Björn Hedbäck Gunilla Svensson Yvonne Norman Benny Wennberg Yvonne Norman 92084 92084 E-portal E-portal 1536X Per-Gunnar Fransson 92085-88 Enhet Förråd 92085-88 Enhet Förråd 1531X Annika Eckefors 92089 Samlastningscentral 92089 Samlastningscentral 1536X Per-Gunnar Fransson 92090-94 Enhet Transport 92090-94 Enhet Transport 1534X Peter Hermansson 92095-98 Enhet Verkstad 92095-98 Enhet Verkstad 1535X Peter Carlsson 92099 Bilpoolen 92099 Bilpoolen 15200 Christina Karlberg Johan Råberg Anders Johansson Yvonne Norman Johan Råberg Per-Gunnar Fransson Yvonne Norman Johan Råberg Anders Johansson Yvonne Norman Johan Råberg Camilla Svensson Yvonne Norman Peter Hermansson Camilla Svensson Johan Råberg Benny Wennberg Yvonne Norman Sida 5 av 5
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Martina Adiels Balk 2014-12-08 SFN 2014/0992 0480-450574 Servicenämnden Uppdatering dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Servicenämnden fastställer förvaltningens dokumenthanteringsplan. Bakgrund Vid den interna revisionen av kvalitets- och miljöledningssystemet framkom att nedanstående dokumenttyper saknades i vår dokumenthanteringsplan: Utgående ansökningar till myndigheter Riskbedömning Inspektion av småbåtshamnar Dokumenthanteringsplanen har nu utökats med dess dokument. Martina Adiels Balk Kvalitets- och miljösamordnare Bilaga Serviceförvaltningens dokumenthanteringsplan Serviceförvaltningen Administration Tel 0480-45 00 00 vx martina.adiels-balk@kalmar.se
SERVICEFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Benny Wennberg Administrationschef Christina Karlberg 2014-12-17 1 (16) Serviceförvaltningens dokumenthanteringsplan Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Förvaltningsgemensamt Direktupphandlingsprotokoll Public 360 Respektive handläggare/ Server Direktupphandlingar under 15 000 kr. Förenklad- och öppen upphandling Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anbudssammanställningar Public 360 Public 360 5 år Bevaras Anbud/offerter, antagna Public 360 Public 360 5 år Bevaras Anbud/offerter, ej antagna Kronologisk Respektive handläggare Orderbekräftelser Kronologisk Respektive handläggare Kontrakt och avtal av rutinmässig Kronologisk karaktär, t.ex. hyres-, städavtal Anmärkning Avdelning 5 år Bevaras Skickas till upphandlingsenheten enligt rutin Hur görs en direktupphandling 2 år 2 år 2 år 2 år efter upphörandet Övriga kontrakt och avtal Kronologisk 5 år Bevaras Kontakta upphandlingsenheten. Gäller belopp över ett visst värde enligt info på www.kalmar.se
2 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv efter Kommunarkiv efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning Serviceavtal Kronologisk Vid inaktualitet Garantibevis Kronologisk Vid inaktualitet Beställningar/Rekvisitioner Kronologisk 2 år Gäller även till centralförrådet Handlingar av vikt för ärendets belysning, utredningar och projekt Utredningens namn 5 år Bevaras Arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse In- och utgående skrivelser av rutinmässig karaktär Kronologisk Vid inaktualitet Vid inaktualitet Lagervärdesrapport årsskifte Artikelnummer Ekonomienhet 10 år Bokslutsbilaga KLK Förråd, verkstad, produktion Inventarieförteckning Kronologisk Respektive chef 10 år Riskbedömning Sociala medier- skärmdump Sociala medier inlägg och kommentarer Handlingar inkomna endast för kännedom. Respektive chef Vid inaktualitet Public 360 Server 5 år Bevaras Skärmdump skrivs ut 1 per år eller vid stora förändringar Kronologisk ordning Handläggare 5 år Vid inaktualitet Handläggare gallrar Vid inaktualitet Förteckning över konst Konstnärens namn Konstansvarig Vid inaktualitet Polisrapporter/polisanmälningar Kronologisk Respektive chef 2 år Stölder diarieförs from 2014-10-01 Ansökningar i samband med kulturminnesmärkta byggnader. Public 360 Registrator 5 år Efter 5 år till byggarkiv hos fastighet.
3 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Utgående ansökningar till myndigheter Public 360 Registrator 5 år Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning E-post, sms och meddelanden i röstbrevlådor av ringa betydelse eller tillfällig art Övrig E-post, sms och meddelanden i röstbrevlådor som tillhör/startar ärenden. Kronologisk Vid inaktualitet Kronologisk 5 år Bevaras Gallras efter utdrag på papper för diarieförning eller arkivläggning i akt. Förvaltningsledning Samverkansgrupp Central Public 360 Efter 5 år Bevaras Samverkansgrupp Lokal Public 360 Efter 5 år Bevaras Utgående skrivelser Kronologisk Handläggare 2 år Tillfälliga och av ringa betydelse Egna enkäter Kronologisk Respektive chef Vid Svarsformulär inaktualitet Egna enkäter - sammanställning Public 360 Handläggare 5 år Bevaras Rekvisitionsblock (använda) Inlåst Handläggare 2 år Registering/Diarie Diarieförda handlingar Public 360 / Diarieplansordning Skrivelser av ringa betydelse eller tillfällig art. Rutinskrivelser, in- och utgående Protokollskopior, utdrag, cirkulär, arbets- eller informationsmaterial av tillfällig art. Server / Registrator Kronologiskt Handläggare Vid inaktualitet Vid inaktualitet Systematisk ordning Handläggare Vid inaktualitet 5 år Bevaras Hos handläggare under beredning av ärendet. Diarieförda handlingar får gallras om handlingen har annan gallringsregel i detta dokument. Se kommungemensam verksamhetshandbok, Dokumenthanteringsplan: Handlingar av ringa och tillfällig betydelse
4 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv efter Kommunarkiv efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Cookiefiler och globalfiler Systematisk ordning Handläggare Vid inaktualitet Annons, sammanställning över sökanden och information om tjänstetillsättning Public 360 Handläggare Administration Anmärkning Avdelning Om funktionen är aktiverad Spontana jobbansökningar Kronologisk ordning Registrator Vid Besvaras via standardbrev inaktualitet Debiteringsrapport/debiteringsunderlag från förrådet Kronologisk Handläggare 10 år Ersätter kundrapport Medgivandeblankett, post och e-post Närmaste chef När e-kontot avslutas. EU-projekt EU-projekt Verksamhetsledningssystem Verksamhetshandbok, förvaltningens delar. Doc Control (tom 2013) Public 360 (from 2013) Server Gallras vid inaktualitet Revisionsrapporter Kronologisk Server 5 år Medgivandeblankett, post och e-post Enligt kommungemensam rutin Dokumenthantering i EU-projekt På papper vart 3:e år from 2013. Ledningens genomgång Kronologisk Server 5 år Bevaras Finns tillsammans med ledningsgruppsprotokoll. Sammanställning över Kronologisk/ Server Förbättringar/avvikelser/klagomål. Streamflow 5 år Kemikalielistor Systematisk Respektive arbetsplats Server Säkerhetsdatablad Alfabetisk Respektive arbetsplats Server Ajourhålles Enligt kommungemensam rutin för Kemikalielista. 10 år Enligt kommungemensam rutin för Kemikalielista.
5 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Brandskyddsrond, blankett Kronologisk Brandskyddsansvariga/Brandskyddskontrollant Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning 5 år Ett ex till förvaltningens brandskyddssamordnare Ekonomiadministration Drifts och investeringsbudget Public 360 Förvaltnings ekonom Årsrapport /Verksamhetsberättelse Public 360 Förvaltnings ekonom Budgetuppföljning Public 360, månadsvis (vid nämnd) Förvaltnings ekonom Kodplan Årsvis Server Ajourhålles i datorprogram Bokföringsorder Verifikationsnummer Handläggare 10 år ordning Kassaredovisning Ekonomiavdelningen KL Handkassa, kvitton Kronologisk Verifikationsskåp 10 år Resultatlista efter internkontroll Kronologisk ordning Förvaltningsekonom/Server 2 år Försäljning/köp bostadsrätt Alfabetisk Förvaltningsekonom Domar Kronologisk Förvaltningsekonom Kontoutdrag Pg 4872501-4 Kronologisk Förvaltningsassistent hyror Kontoutdrg BG 595-0027 Kronologisk Förvaltningsassistent hyror 5 år Bevaras Diarieförs med nämndsprotokoll, Ej bilaga, hänvisa till diariet 5 år Bevaras Diarieförs med nämndsprotokoll Ej bilaga, hänvisa till diariet 5 år Bevaras Diarieförs med nämndsprotokoll Ej bilaga, hänvisa till diariet Aktuellt kodplan finns kontinuerligt uppdaterad på förvaltningens hemsida. Kostens försäljningskassor. Vid inaktualitet Efter Diarieförs fr o m 2010-06-01 preskription 2 år 10 år Sista utgallringsår 2022. 2 år 10 år Upphör från och med 2011. Arkiveras till 2021.
6 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Följesedlar Fakturor, externa, pappersformat samt scannade Avstämnings- och debiteringslistor kundfakturor och intern debiteringar. Ekonomisystem Första giltighetsdatum Verksamhet Serviceförvaltning Överföring till Närarkiv Kommunarkiv Gallring Anmärkning efter efter efter Avdelning Om följesedeln innehåller kompletterande uppgifter till fakturan ska följesedeln skannas och originalet arkiveras tillsammans med pappersfakturan. Är fakturan komplett gallras följesedeln vid inaktualitet. Verifikations Verifikationsskåp Efter 2 år 10 år Sista utgallringsår 2021. (Papper) nummer ordning /Inköp och faktura Årsvis, kronologisk Eget arkiv/server 10 år Debiteringslistor Kronologisk Förvaltningsassist ent hyror/ IT-samordnare Bevakning och reglering tomträtt indexreglering hyror Tomträttskontrakt (kopior) (Debiteringsunderlag) Ärendedokument Kronofogdemyndigheten Kronologisk Förvaltningsassistent hyror Fastighetsbeteckning Förvaltningsassistent hyror Alfabetisk Förvaltningsassistent hyror Avskrivning av fordran Kronologisk Förvaltningsassistent hyror 1 år 10 år Vid inaktualitet 2 år Original till KLK Mark- o plan Vid inaktualitet Efter preskription av fordran 7 år (Enl Skatteverkets uppgift) Personaladministration Anställningsbeslut Kontrolluppgifter tomträttsavgälder Alfabetisk Förvaltningsassistent hyror Fastighetsbeteckning Tidrapporter, arbetad tid - Expand Ekonomi 2 år tuggas kostnadsfördelning Enhet bygg, fritid, gata och park Fastighetstaxering (deklarationer) Alfabetisk Förvaltningsekonom 5 år efter ny (Enl Skatteverkets uppgift) taxering Personalredogörare Original till KLK
7 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Löneunderlag - tex ledighets- och semesteransökningar, tjänstgöringsrapporter, reseräkningar Kronologiskt Personalredogörare/ självservice Körjournaler (egen bil i tjänst) Kronologiskt Personalredogöra re/självservice Beslutsmeddelande särskilda anställningsformer, avisering om utbetalt belopp samt rekvisition av bidrag från arbetsförmedlingen Läkarintyg Särskilt högriskskydd, AMOS Arbetsskadeanmälningar, kopior Sjukförsäkran (AGS-KL), kopior Alfabetisk/ personnummer Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning 2 år tuggas 2 år tuggas 2 år 2 år Sekretess Personnummer 2 år Original till KL-kontor, personalenheten Anmälan av tillbud och risk, blankett Närmaste chef 2 år Rehabiliteringsärenden Adato Se kommungemensam verksamhetshandbok Dokumenthanteringsplan: Rehabiliteringsärenden Alfabetisk Dokumentation av kompetens (kurser o dylikt) och behörigheter Anteckningar från medarbetar- och lönesamtal samt personalenkäter och individuella kompetens- och utvecklingsplaner. Alfabetisk Personalredogörare Närmaste chef Inlåst Personalredogörare Personalredogörare/chef Närmaste chef Inlåst 2 år Vid inaktualitet 5 år alt vid avslut av tjänst Introduktion av nyanställd, checklista. Alfabetisk Närmaste chef Vid inaktualitet Sekretess
8 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Befattningsbeskrivningar/ Funktionsbeskrivningar, delegering för chefer Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Alfabetisk Närmaste chef 2 år efter anställningens upphörande Anmärkning Avdelning tuggas Utdrag ur belastningsregistret Närmaste chef Vid Dokumentet giltigt ett år inaktualitet Bisyssla, underskriven blankett Närmaste chef Vid inaktualitet Flextidsrapport Kronologisk Närmaste chef 2 år tuggas Egen uppsägning av tjänst (egen begäran, pension), blankett Bilavtal Personalredogörare Servicenämnden Dagordning presidiemöte Kronologisk Nämndssekreteraren Efter giltighetens utgång 2 år Original till KLK Kallelse nämndsmöte Public 360 Nämndssekreteraren Protokoll nämndsmöte Public 360 Närarkiv 5 år Bevaras Inbundna men innehållsförteckning till kommunarkiv. Delegationsbeslut (Förteckning till nämnd.) Kännedomsärenden (Förteckning till nämnd.) Public 360 Public 360 Nämndssekreterare/ Närarkiv Nämndssekreterare/ Närarkiv Övrigt Servicebladet information till förv. Kronologisk Förvaltningsinformatör Bevaras Bevaras 1 gång/år Bevaras
9 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Årsavtal och kontaktuppgiftsregister uthyrda torghandelsplatser Kontrakt odlingslotter Kronologisk Assistent Transportcentral Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Anmärkning Avdelning Kronologisk Närarkiv 7 år 7 år krav från skattemyndigheten då det inte är ett måste med F-skattebevis 2 år efter uppsagt kontrakt Kontrakt småbåtsplatser Kronologisk Teknisk assistent 2 år efter uppsagt kontrakt Kontrakt uppläggningsplatser Kronologisk Teknisk assistent 2 år efter uppsagt kontrakt Pressreleaser Kronologisk Enhetschef kommunikation och hållb. Egenproducerat informationsmaterial Systematisk ordning Handläggare 1 gång/år 5 år Fotografier (byggnader och anläggningar) Pressklipp serviceförvaltningens verksamhetsområde Systematisk ordning Handläggare Bevaras Digitala bilder på G: Kronologisk Registrator 5 år Förvaltare Kontrakt förvaltade fastigheter och förhyrda lokaler/lägenheter Efter objekt Närarkiv hos ITsamordnare Omedelbart 10 år efter avtalets upphörande Bevaras Kopia till förvaltningsassistent hyror Akter. Förvaltade fastigheter ritningar och historik. Alfabetisk Arkivskåpet, mappar 5 år efter inaktualitet Ex på handlingar: Brandskyddsprotokoll, hyresräkningar, ritningar, fotografier. (Mkt kopior) Bevakningsrapporter Kronologisk IT-samordnare Efter 2 år Avser Rådmannen och Magistern Byggenhet
10 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Anbuds/offert förfrågan Objektsnummer Handläggare/ Server Anbudsprotokoll Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter 10 år efter besiktning 10 år efter besiktning Anbud, antagna Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning 10 år efter besiktning Anbud, ej antagna Handläggare 2 år Bankgarantier Särskilda varugarantier Omedelbart Efter garantibesiktning Kronologisk ordning Närarkiv/teknisk administratör Projekts/Objektsnummerordning Handläggare Leverantörskontroll vid upphandling Projekts/Objektsnummerordning Handläggare Beställningsskrivelse Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning Leverantörsbedömning Digitalt/alfabetisk - ordning Handläggare Besiktningsprotokoll Registerkod Handläggare Efter garantibesiktning Relationsritning över fastigheter och anläggningar Digitaliserade ritningar och CADritningar Registerkod Närarkiv Efter garantibesiktning 10 år efter besiktning Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter 2 år, efter slutbesiktning Bevaras Efter avtalstid Bevaras Bevaras Återsänds efter garanti utgång Bevaras Vid rivning Bevaras Anmärkning Avdelning Ex förlängd garanti papptak, glaspartier mm Efter avtalstid För sålda objekt följer ritningarna med fastigheten. Motsvarande dokumentation samt urval av ritningar kopieras och bevaras. Objekt nr Server Vid rivning Bevaras För sålda objekt följer ritningarna med fastigheten. Motsvarande dokumentation samt urval av ritningar kopieras och bevaras.
11 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Underhålls-/Arbetsplaner Objekt nr Server Vid inaktualitet I samband med försäljning av en Vid Bevaras fastighet skall vissa handlingar försäljning överlämnas till köparen. Anmärkning Avdelning Incit Xpand Motsvarande dokumentation samt urval av ritningar kopieras och bevaras. Upphandling Förfrågningsunderlag TendSign Handläggare Bevaras EU-annonser TendSign Handläggare Bevaras Upphandlingsprotokoll Public 360 Public 360 Bevaras Anbudsutvärdering Public 360 Public 360 5 år Bevaras Anbud - antagna Public 360 Public 360 5 år Bevaras Anbud ej antagna Årsvis/ärendebeteckning Respektive 2 år handläggare Avtal och kontrakt Public 360 Public 360 Bevaras Originalhandlingar scannas Fullmakt/uppdragsbeställning Public 360 Public 360 Bevaras Tilldelningsbeslut TendSign Eget arkiv Bevaras Överklaganden Public 360 Public 360 Bevaras Överklagande parts anbud Public 360 Public 360 Bevaras Korrespondens Årsvis, alfabetisk Handläggare Minst 2 år Inköpsorder Årsvis kronologisk Eget arkiv 5 år Orderbekräftelser Årsvis kronologisk Eget arkiv 2 år
12 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Försäkringshandlingar Kronologisk Eget arkiv 2 år efter Direktupphandlingsprotokoll från förvaltningarna för sammanställning upphörande Vid inaktualitet Leverantörsuppföljningar Alfabetisk Eget arkiv Löpande, vid inaktualitet Anmärkning Avdelning (Respektive förvaltning ska diarieföra dessa protokoll så upphandlingen behöver inte arkivera sina kopior) Lokalvård Kundregister, städ Kronologisk Förvaltningsekonom Löpande, vid inaktualitet Städavtal Kronologisk Handläggare 10 år efter uppsägning Tillfälliga städuppdrag Kronologisk Handläggare Efter 10 år Digitalt och datorskriven lista till enhetschef lokalvård Kostenhet Handlingar rörande egenkontroll av Kronologisk Kök Efter 5 år livsmedelshantering, ex temperaturjournaler, mikrobiologisk provtagning, kalibrering av termometrar. Matsedlar Kronologisk Kök Efter 5 år Bevaras 1g/år digitalt Portionsjournaler (Digitalt) Kronologisk Kök Efter 2 år Anticimexrapporter (NOMOR) Kronologisk Kök Efter 2 år Fastighetsservice Leverantörsbedömning Alfabetisk Server Efter avtalstid
13 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Protokoll, besiktning av lekredskap Kronologisk, Objekt Teknisk administratör Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Besiktningsprotokoll Eget arkiv 2 år Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter 2 år Anmärkning Avdelning Arbetsorder/tidrapport Kronologisk Teknisk 2 år administratör Drift- och skötsel instruktioner Register kod Närarkiv samt resp. anläggning Efter slutbesikt Vid inaktualitet Energistatistik Server/Närarkiv 10 år Bevaras Enligt RA-FS 1995:2 Transportcentral Egna prislistor Årsvis, kronologisk Eget arkiv 10 år Externa prislistor Årsvis, kronologisk Eget arkiv 5 år Bokföringsunderlag (KomMa) Årsvis, kronologisk Eget arkiv 10 år Körrapporter Årsvis, Eget arkiv 6 år nummerordning Körjournaler från bilpoolen Kronologisk Eget arkiv 6 år Registreringshandlingar avförda fordon Försäkringsbesked fordon och försäkringsskadeärenden Registreringsnummer Eget arkiv Vid inaktualitet ordning Årsvis, alfabetisk Eget arkiv 2 år efter upphörande Verkstad Bokföringsunderlag (KomMa) Årsvis, kronologisk Assistent 10 år Arbetsorder Kronologisk Assistent 6 mån Lagervärdesrapport årsskifte (inkl. inventeringslistor) Artikelnummerordning Handläggare 10 år Bokslutsbilaga KLK ekonomienhet
14 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Centralförråd Artikelregister Årsvis, alfabetisk Handläggare Vid inaktualitet Bokföringsunderlag (KomMa) Årsvis, kronologisk Eget arkiv/server 10 år Följesedlar bil till faktura Årsvis, alfabetisk Handläggare + Paka 10 år Kundföljesedlar Nummerordning Handläggare + Paka 2 år Följesedlar vid personalköp Årsvis, alfabetisk Handläggare 2 år Inventeringslistor Per inventering Handläggare 10 år Fakturaunderlag, externkund Kronologisk Handläggare Efter 10 år Personalköpsrekvisitioner Alfabetisk Handläggare Efter 10 år Anmärkning Avdelning Produktion Arbetsritningar Systematisk Arbetsledaren 5 år Bevaras Ej bygglovspliktiga, en översiktsritning av objekt bevaras. Arbetsmiljöplaner Objektsordning Arbetsledaren 1 år efter inaktualitet Beläggningsprogram Kronologisk Entreprenadingenjör Bevaras Sammandrag ingår i nämndshandlingar Ansökan om bidrag till enskilda vägar Alfabetisk Entreprenadingenjör 5 år Sammandrag ingår i nämndshandlingar Områdesordning 5 år Bevaras Naturreservat, bestämmelser/beslut Public 360 Produktionschef Skogsbruksplaner Områdesordning Arbetsledare 5 år Bevaras 5 år Bevaras Skötselplaner Områdesordning Arbetsledare
15 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Grävtillstånd (ansökan mm) Systematisk Entreprenadingenjör Broregister, bevaras ej till KA (Datareg batman) Grönytor, områdes ordning, bevaras Odlingslotter, båtbojar ajourhålles Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter 2 år Anmärkning Avdelning Odlingslotter Bosse Jonsson växthus Inspektion av småbåtshamnar Public 360 Handläggare 5 år Registrering endast vid avvikelser. Trafik, markupplåtelse och evenemang TME Lokala trafikföreskrifter/beslut Gatunamn el dylikt Assistent trafik 5 år Bevaras På delegation från SBN. Public 360 Lokala trafikföreskrifter inkl tillfälliga Gatunamn el dylikt Extern databas Vid inaktualitet Övriga dispenser Alfabetisk Assistent trafik 3 år efter inaktualitet Muntliga dispenser Gatunamn el dylikt Kronologiskt Gemensam server 3 år Transporttillstånd Alfabetisk Assistent trafik 3 år efter inaktualitet Trafikanordningsplaner (ansökningar mm) Systematisk Handläggare 1 år efter inaktualitet Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Alfabetisk Assistent trafik Public 360 Nyttoparkeringskort Alfabetisk Assistent trafik 3 år efter 3 år efter inakualitet inaktualitet 3 år efter inaktualitet Parkeringstillstånd för miljöbilar Kronologisk Handläggare ekonomi Boendeparkeringstillstånd Reg.nr. Extern databas 3 år efter inaktualitet Tillståndsansökningar gällande upplåtelse av allmän mark (remisser mm) OSL 26 kap 1 Kolla med Lotta! Alfabetisk Assistent trafik 3 år Original hos polisen
16 (16) Kommun KALMAR Myndighet Servicenämnd Serie, handlingar Arkivläggning/Placering Förvaringsplats löpande år Flyttning av fordon (alla ingående handlingar) Första giltighetsdatum Överföring till Närarkiv Kommunarkiv efter efter Verksamhet Serviceförvaltning Gallring efter Reg.nr och plats Trafiktekniker 5 år Signalanläggningar dokumentation Gatunamn Handläggare Vid inaktualitet Kontaktcenter Ärendehantering Streamflow Streamflow Ajourhålles Anmärkning Avdelning IT Nybeställning av anknytning Nilex Nilex Vid Beställning av fakturadelning mobiltelefoni samtal och/eller surf inaktualitet. Kronologisk Handläggare 10 år Gallras 10 år efter avslutad användning av fakturadelning. Ändringsbegäran för telefonkatalogen Nilex Nilex Vid inaktualitet. Ansvarsförbindelse IT-resurser (blankett) Respektive chef Vid inaktualitet
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger 2014-12-03 SFN 2014/0986 0480-450446 Servicenämnden Övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB Förslag till beslut Servicenämnden beslutar överta belysningsanläggningen och ger i uppdrag till förvaltningschefen att teckna övertagandehandling för övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB. Bakgrund Kalmar kommun har cirka 12 400 allmänna belysningar i parker och på gator. Drygt 7 500 av dessa ligger inom Kalmar Energis nätområde för Kalmar stad. Resterande ligger i huvudsak inom EON:s nätområde för övriga tätorter och landsbyggd. Sedan 2009 gäller det befintliga avtalet med Kalmar Energi om gatubelysning inom Kalmar Energis nätområde. Servicenämnden beslutade den 12 december 2012 att ställa sig bakom en avsiktsförklaring som syftar till ett övertagande av belysningsanläggningen. Ett övertagande möjliggörs genom att Kalmar Energi separerar belysningsnätet från elstationerna. Efter årsskiftet 2014/2015 kan då Kalmar kommun, inför verksamhetsåret 2015, handla upp drift- och underhållsåtgärder. Tomas Lexinger Produktionschef Bilagor Skrivelse 2014-12-03 Övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB Utkast överlåtelseavtal av vägbelysningsanläggning Serviceförvaltningen Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Södra Långgatan 39 Tel 0480-45 00 00 vx Fax anna.sandstedt@kalmar.se
Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger 2014-12-03 SFN 2014/0986 0480-450446 Övertagande av belysningsanläggning från Kalmar Energi AB Bakgrund Kalmar kommun har ca 12 400 allmänna belysningar i parker och på gator. Drygt 7500 av dessa ligger inom Kalmar Energis nätområde för Kalmar stad. Resterande ligger i huvudsak inom EONs nätområde för övriga tätorter och landsbyggd. Sedan 2009 gäller det befintliga avtalet med Kalmar Energi om gatubelysning inom Kalmar Energis nätområde. Servicenämnden beslutade den 12 december 2012 att ställa sig bakom en avsiktsförklaring som syftar till ett övertagande av belysningsanläggningen. I avsiktsförklaringen angavs en nödvändig investeringsplan för 2012-2022 baserat på följande förutsättningar: 1. Medel för att kunna fullgöra sitt ansvar som ägare av anläggningen. 2. Gemensamma åtaganden i befintligt avtal. 3. Medel för att anpassa anläggningen efter nya föreskrifter och förutsättningar. 4. Medel som krävs för att behålla anläggningens status och motverka skenande underhållskostnader. Nödvändigt beslut fattades av kommunfullmäktige avseende investeringsbudgeten för investeringsplanen. Fram till årsskiftet 2014/2015 har Kalmar Energi fullt ut genomfört separeringen vilket möjliggör att Kalmar kommun, inför verksamhetsåret 2015, kan handla upp drift- och underhållsåtgärder. Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Tomas.Lexinger@kalmar.se
SFN 2014/0986 2 (6) Separeringen innebär att belysningsanläggningen har ett eget belysningsskåp. Tidigare var anläggningarna indragna direkt mot stationer. Belysningsanläggningen är belysningsskåp och vidare ut till belysningspunkterna. Ett belysningsskåp installerats vilket separerar belysningsnätet från elstationen, Se röd ring i bild ovan, Varje belysningsskåp har från och med 2015 elmätare och tändsystem med eget abonnemang för mätt elanvändning. Skåpen har även plats för ytterligare tändsystemkompletteringar till exempel för nattsänkning. Tidigare var inte mätt elanvändning möjlig och all tändning skedde från tre föråldrade tändstationer som via el-puls skickade signal för tänd och släck. Belysningsskåpen är i antal ca 80 stycken och kan i praktiken även fungera som eluttag för andra behov. En tanke som väckts på senare tid är att dessa på väl valda plaster kan vara möjliga elbilsparkeringar. Ca 80 platser med belysningsskåp
SFN 2014/0986 3 (6) Belysningsbudgeten 2014 avseende energi, drift och reparationer ligger på 7 787 mkr där det prognostiserade utfallet förväntas hamna på ca 8 600 mkr. Ett underskottsproblem i budget som funnits under många år och har inte rymt några reinvesteringar. Av dessa är ca 5 250 mkr Kalmar Energis belysningsnät. Samtliga driftkostnader och investeringar i Kalmar Energis belysningsanläggning bekostas av Kalmar kommun. Kalmar Energi belysning 2014 kr Underhåll 808 140 Driftledning 618 996 Kabelfel 674 746 Reinvestering 0 Nätavgift 579 896 Elhandel 2 575 114 Summa 5 256 892 Prognos utfall 2014 Under 20 år har antalet ljuspunkter i Kalmar ökat med cirka 25%. Den ökade kostnaden i antal samt ökade elpriser har med framgång begränsats med utbyte till andra belysningskällor. Högtrycknatrium med lägre effekt har ersatt tex lysrör och kvicksilver. Vid ingång på år 2014 fanns cirka 808 kvicksilverbelysningar kvar. Av dessa återstår cirka 600 som huvudsak finns i Kalmar Energis nätområde och centrala Kalmar. Kostnader för vägbelysningar beror på ambitionsnivå, lagar och föreskrifter, säkerhet och tillgänglighet, energieffektivitet kontra el-prisutveckling samt samordning mellan investeringar och drift. Kalmar kommun har en ambition att utveckla hur belysning ska vara och fortsatt bygga ut i en under framtagning belysningsplan för att sedan utvecklas till en strategi kommande år. Det arbetet måste ske så att den årliga budgetramen kan innehållas. Som en del i att hålla de ökade kostnaderna nere, kan i lämpliga delar, efter övertagandet, drift och underhåll upphandlas. Till det måste investeringar i nya belysningar ge mycket lägre driftkostnader. LED-belysningar är en möjlig lösning tillsammans med ny teknik till exempel reglerat val av mängd ljus utifrån behovet där ny teknik ger fler möjligheter. Att ta bort belysningar ska också vara ett val till exempel på vägar för att priorietera GC-vägar. Reinvesteringar enligt belysningsplanen är ett måste på grund av att flera delar i belysningsanläggningen är gammal vilket kraftigt driver upp kostnaderna för årligt underhåll. Stor del av mängden felanmälningar på kommunens belysningsanläggningar kan härledas till att den är gammal och måste bytas ut. Det gäller belysningsarmaturer, stolpar och markkablage.
SFN 2014/0986 4 (6) Typ Ålder Antal 2000-2014 1762 1990-2000 1319 1980-1990 1010 1970-1980 1263 1960-1970 1000 1900-1960 985 Kartläggning av ålderstrukturen på gatustolparna i Kalmars nät. Livslängden på stolparna är cirka 40-80 år. Äldre stolpar bedöms ha en längre livslängd då de har robustare konstruktion. Vissa typer av stolpar som inköptes under 90-talet har en felkonstruktion vid fundamentet vilket gör att vatten samlas vid fundamentet och bildar en rostring som leder till att stolparnas livslängd förkortas markant. Absolut minimum inom närmaste 5 åren bedöms till minst 20 stolpar/år. Värsta utfall skulle ligga på 1500 kkr/ år vilket ger en takt på ca 150 stolpar/år. Efter 2020 behövs en högre utbytestakt.
SFN 2014/0986 5 (6) Typ Ålder sträcka >1985 [N1XV] 77,7 km 1970-1985 [EKKJ] 128,2 km 1965-1975 [EKCJ] 30,8 km < 1965 [ECCJ] 64,8 km Kartläggning av kabelålder i Kalmars nät Mängden kostsamma kabelfel har ökat drastiskt under åren. Majoriteten av felen cirka 75-80 % härrör till kabel gult område. Vid modernisering av denna kabel kommer mycket av nuvarande kabelfel försvinna. Utfallet av registrerade kabelfel: År Antal fel Kostnad 2010 13 239,9 2011 36 527,9 2012 36 355,6 2013 55 568,2 2014* 41 674,7 */t.o.m. nov Sammanfattningsvis i ovan delar innebär ett övertagande: - Investeringar görs i egna anläggningar - Drift och underhåll kan upphandlas i lämpliga delar - Kortare handläggningstid för felanmälan
SFN 2014/0986 6 (6) Övertagandehandlingar Avtal (bifogat) Överlåtelse av vägbelysningsanläggning tecknas mellan Kalmar Energi Elnät AB och serviceförvaltningen. Utöver detta avtal kommer Kalmar Energi att offerera följande tjänster som avtalas separat: 1. Belysningsavtal nätavgift 2. Avtal om upprätthållande av dokumentation av belysningsanläggning 3. Avtal om driftledning av belysningsanläggning 4. Belysningsavtal timavrop tjänster
AVTAL OM ÖVERLÅTELSE AV VÄGBELYSNINGSANLÄGGNING mellan Kalmar Energi Elnät AB och Serviceförvaltningen Kalmar Kommun
Avtal om överlåtelse av vägbelysningsanläggning Detta avtal om överlåtelse av vägbelysningsanläggning ( avtalet ) har träffats vid avtalets undertecknande i december 2014 mellan: (A) Kalmar Energi Elnät AB, org. Nr: 556182-7543, med adress Box 822, 391 28 KALMAR, ( säljaren ); och (B) Serviceförvaltningen Kalmar Kommun, 212000-0746 med adress Box 611, 391 26 KALMAR, ( köparen ). 1 Bakgrund 1.1 Säljaren och Köparen är sedan en längre tid överens om att en överlämning av vägbelysningsanläggningen ska ske vid årsskiftet 2014/2015. Praktisk förberedelse för att möjliggöra överlåtelsen har pågått under innevarande år genom att vägbelysningsanläggningen har separerats och flyttats ut från säljarens nätstationer. De senaste åren har parterna tillsammans drivit anläggningen i enlighet med beskrivningen i bilaga 2 vilket lett fram till detta avtal. 1.2 Parterna önskar nu träffa bindande avtal enligt vilket köparen ska förvärva vägbelysningsanläggningen enligt villkoren i detta avtal. 2 Överlåtelse av verksamhet 2.1 Säljaren överlåter och köparen förvärvar genom detta avtal vägbelysningsanläggningen som definieras i bilaga 1till detta avtal. 3 Underhåll och drift fram till tillträdet 3.1 Säljaren ska driva vägbelysningsanläggningen på normalt sätt och utan att vidta annat än sedvanliga underhållsåtgärder fram till tillträdesdagen. 4 Köpeskilling 4.1 Vägbelysningsanläggningen säljs till Serviceförvaltningen, Kalmar Kommun, för bokfört värde vilket är 0 kr. 2
5 Betalning Betalning av köpeskillingen till säljaren ska ske mot faktura i samband med tillträdet. Då bokfört värde i detta fall är noll (0) kronor anses betalning fullgjord i samband med detta avtals undertecknande. 6 Äganderätt och tillträde 6.1 Äganderätt till vägbelysningsanläggningen övergår från säljaren till köparen vid tillträdesdagen. 6.2 Datum för Köparens tillträde till vägbelysningsanläggningen är 2015-01-01. 7 Garantier 7.1 Säljaren garanterar att på tillträdesdagen: 7.1.1 säljaren har full äganderätt till vägbelysningsanläggningen och att det därmed inte är pantsatt, belastat med äganderättsförbehåll, lösöresköpskontrakt eller liknande rättigheter samt att det inte heller omfattas av företagsinteckning; 7.1.2 vägbelysningsanläggningen uppfyller tillämpliga lagar och förordningar; 7.1.3 övriga avtal som krävs för vägbelysningsanläggningen finns och är träffade på för branschen normala villkor; 8 Ansvarsbegränsning 8.1 Säljarens ansvar är begränsat till vad som framgår av garantierna i punkten 7. 8.2 Anspråk grundade på säljarens garantier enligt punkt 7, ska av Köparen skriftligen göras gällande till säljaren inom tolv (12) månader från 2015-01-01. 9 Försäkring Säljaren ansvarar för att vägbelysningsanläggningen omfattas av fullgod försäkring fram till tillträdesdagen. Därefter övergår ansvaret för detta till Köparen. 3
10 Force majeure 10.1 Part är befriad från påföljd för frånvaron av visst förhållande eller underlåtenhet att följa viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet som ligger utanför parts kontroll och som förhindrar fullgörande därav. Med sådan omständighet avses bland annat nytillkommen eller ändrad lagstiftning och/eller praxis, krig, krigshandling, konflikt på arbetsmarknaden och därmed jämställda omständigheter av samma betydelse. Så snart hindret upphör skall avtalsenlig förpliktelse fullgöras. 11 Tvist 11.1 Tvister med anledning av detta avtal skall avgöras slutligt i allmän domstol. Bilagor: Bilaga 1, Omfattning belysningsanläggning Bilaga 2, Tidigare avsiktsförklaring Detta avtal har upprättats i 2 exemplar, varav parterna tagit var sitt. Kalmar Energi Elnät AB Kalmar Kommun Serviceförvaltnignen Marie Simonsson (vice ordf) Anna Karlsson (Vd) Benny Wennberg 4
Bilaga till överlåtelseavtal vägbelysning (sid 1 av 4) Mängd och typ av kabel i vägbelysningsnätet samt antal ljuspunkter Kabeltyp Summa (m) Ljuspunkter Summa (st) 2x10 2223 7438 2x2,5 750 2x6 696 3x1,5 EKK 24 3x10/10 115838 3x16/16 9070 3x2,5/2,5 3381 3x35+25 29 3x6/6 27206 3x70/21 1071 4G10 73250 4G16 4432 4G50 317 4x10 16480 4x2,5 774 4x6 42906 5G10 4926 ALUS_2x25 474 VBL_Tagen_ur_drift 110 Summa 303957
Bilaga till överlåtelseavtal vägbelysning (sid 2 av 4) Antal belysningscentraler och ID/Littera i dokumentationsdatabasen ID Klass Klass Littera 2612362 163 GB-central tändpunkter GB001 2657081 163 GB-central tändpunkter GB006 2623754 163 GB-central tändpunkter GB008 2671932 163 GB-central tändpunkter GB009 2361994 163 GB-central tändpunkter GB011 2665368 163 GB-central tändpunkter GB013 2634766 163 GB-central tändpunkter GB015 2659769 163 GB-central tändpunkter GB016 2599900 163 GB-central tändpunkter GB020 2621128 163 GB-central tändpunkter GB022 2600432 163 GB-central tändpunkter GB023 2601558 163 GB-central tändpunkter GB024 2616664 163 GB-central tändpunkter GB027 2657662 163 GB-central tändpunkter GB029 2611548 163 GB-central tändpunkter GB030 2612815 163 GB-central tändpunkter GB031 2660582 163 GB-central tändpunkter GB032 2668124 163 GB-central tändpunkter GB033 2633320 163 GB-central tändpunkter GB035 2614932 163 GB-central tändpunkter GB039 2672891 163 GB-central tändpunkter GB041 2665497 163 GB-central tändpunkter GB042 2655719 163 GB-central tändpunkter GB044 2599870 163 GB-central tändpunkter GB046 2661877 163 GB-central tändpunkter GB048 2672983 163 GB-central tändpunkter GB049 2666769 163 GB-central tändpunkter GB050 2669865 163 GB-central tändpunkter GB052 2639561 163 GB-central tändpunkter GB053 2618204 163 GB-central tändpunkter GB054 2639463 163 GB-central tändpunkter GB055 2633877 163 GB-central tändpunkter GB056 2670932 163 GB-central tändpunkter GB058 2675270 163 GB-central tändpunkter GB059 2674559 163 GB-central tändpunkter GB060 2662863 163 GB-central tändpunkter GB061 2662585 163 GB-central tändpunkter GB063 2612226 163 GB-central tändpunkter GB065 2599125 163 GB-central tändpunkter GB068 2665011 163 GB-central tändpunkter GB069 2664360 163 GB-central tändpunkter GB070 2664024 163 GB-central tändpunkter GB071 2664550 163 GB-central tändpunkter GB072 2625832 163 GB-central tändpunkter GB073 2620538 163 GB-central tändpunkter GB075
Bilaga till överlåtelseavtal vägbelysning (sid 3 av 4) 4850006 163 GB-central tändpunkter GB083 2617377 163 GB-central tändpunkter GB084 2678378 163 GB-central tändpunkter GB086 2608203 163 GB-central tändpunkter GB087 2679057 163 GB-central tändpunkter GB087 2608681 163 GB-central tändpunkter GB089 4760671 163 GB-central tändpunkter GB092 2672344 163 GB-central tändpunkter GB094 2672129 163 GB-central tändpunkter GB095 2678904 163 GB-central tändpunkter GB098 2676510 163 GB-central tändpunkter GB099 2616917 163 GB-central tändpunkter GB102 2672544 163 GB-central tändpunkter GB105 2666977 163 GB-central tändpunkter GB107 2680277 163 GB-central tändpunkter GB123 5038501 163 GB-central tändpunkter GB127 2615113 163 GB-central tändpunkter GB130 2682008 163 GB-central tändpunkter GB143 2615742 163 GB-central tändpunkter GB146 2619225 163 GB-central tändpunkter GB150 2618061 163 GB-central tändpunkter GB155 2616017 163 GB-central tändpunkter GB167 2679411 163 GB-central tändpunkter GB171 4590135 163 GB-central tändpunkter GB173 2681371 163 GB-central tändpunkter GB174 2618069 163 GB-central tändpunkter GB175 2609050 163 GB-central tändpunkter GB179 2660752 163 GB-central tändpunkter GB182 2682257 163 GB-central tändpunkter GB191 2680849 163 GB-central tändpunkter GB193 2622943 163 GB-central tändpunkter GB195 2673972 163 GB-central tändpunkter GB205 2699953 163 GB-central tändpunkter GB210 4449879 163 GB-central tändpunkter GB230 2613453 163 GB-central tändpunkter GB320 2609847 163 GB-central tändpunkter GB441 2615181 163 GB-central tändpunkter GB488 4741118 163 GB-central tändpunkter GB503 2617088 163 GB-central tändpunkter GB505 2615971 163 GB-central tändpunkter GB506 2615970 163 GB-central tändpunkter GB507 2504648 163 GB-central tändpunkter GB509 4567327 163 GB-central tändpunkter GB510 5038024 163 GB-central tändpunkter GB520 2623542 163 GB-central tändpunkter GB521 2487535 163 GB-central tändpunkter GB650
Karta över vägbelysningsnätet Bilaga till överlåtelseavtal vägbelysning (sid 4 av 4)