BKC Västra Götaland Muharem Idrizovic E-KULTUR (förstudierapport) Förstudien finansierad av Västra Götalandsregionen
Innehållsförteckning 1. Inledning / bakgrund 3 2. Om BKC Västra Götaland 5 3. Upplevt problem 6 4. Syfte 7 5. Vad står e-kultur för? 8 6. Projektets faser 9 6.1 Initiering 9 6.2 Etablering 10 7. Arbetsgång 11 8. Hur länge ska projektet pågå? 11 9. Genomförande, tidplan 12 10. Vad behöver man göra? 13 11. Blogg och Bloggtävling 15 12. Vad man har hittills gjort 16 13. Vilka ska vara involverade? 17 13.1 Projektledare 17 13.2 Redaktör, svenska 18 13.3 Redaktör, bosniska 18 13.4 Webbmaster, designer 18 13.5 Representant från BKC 18 13.6 Representant från Regionen 18 13.7 Revisorer från BKC 18 14. Samarbetspartners 19 14.1 Kultur:Väst 19 14.2 BHLO 19 15. Budget, kostnadsberäkning för projektet 20 16. Risker och riskhantering 21 17. Rapportering och uppföljning 22 18. Rekommendation 22 Sid. 2
1. Inledning / bakgrund Västra Götalandsregionens kulturnämnd har beviljat distriktorganisationen BKC Västra Götaland 30 000 kr för projektet E-kultur (förstudie). Tanken med förstudien var att göra en möjlighetsanalys som skulle ge ett bra beslutsunderlag inför eventuella projektsatsningar. Att genomföra en förstudie inför en projektstart är, i detta fall nödvändigt, eftersom BKC Västra Götaland inte har drivit något liknande projekt tidigare. Utifrån de diskussionerna som har förts inom BKC Västra Götaland och i samband med mindre ungdomsprojekt som har drivits i distriktsorganisationens regi, har man identifierat ett stort behov av samordningsaktiviteter inom kultur, speciellt inom ungdomskultur. Dessutom har man konstaterat att integrationsfrämjande insatser bland bosnier kan bedrivas genom marknadsföringen av det befintliga kulturutbudet i Västra Götalands län. Å andra sidan är bosniernas kulturaktiviteter en del av västsvenska kulturutbudet, men de aktiviteterna måste samordnas och marknadsföras så att fler kan ta del av dem. Frågan var hur man skulle gå tillväga för att hitta en bästa organisationsform för att driva den typen av aktiviteter. Diskussionerna har också handlat om hur dessa kulturaktiviteter kan bedrivas som ordinarie verksamhet. Uppfattningen var att ett så omfattande arbete, som behöver göras i början, kräver mycket mer tid och resurser och insatserna behöver sättas igång under planerade och målstyrda former, vilket kräver en separat organisation. Slutligen kom idéerna om ett kulturprojekt som skulle innefatta alla dessa delar och som skulle på ett relativt billigt sätt motsvara de behov och förväntningar som man hade identifierat tidigare. Projektet E-kultur presenterades för ansvariga inom regionens kulturnämnd och då föddes idén om att en förstudie behövde göras för att klargöra BKC:s möjligheter att genomföra ett sådant projekt. Under perioden juni-augusti 2007 gjorde BKC:s sekreterare och initiativtagare till projektet E-kultur Muharem Idrizovic denna förstudie. Förstudien ska vara ett underlag för ett eventuellt beslut om att starta projektet. Frågor som har behandlats i den här förstudien handlar om följande: - BKC:s möjligheter att driva projektet under projekttiden, - Hur man bygger upp en stabil organisation kring projektet, - Vilka som ska vara involverade. Hur kan man bedriva den operativa verksamheten i projektet separat från BKC:s ordinarie verksamhet och hur man kan integrera projektet i ordinarie verksamheten under och efter projekttiden? - Hur man säkerställer att det finns kontinuitet och kvalitet under projekttiden och att de som ska arbeta med projektet seriöst arbetar med projektet och avsätter den tiden som projektet kräver, - Hur ser hemsidans innehåll ut? - Hur ser målgruppen ut? - Hur man marknadsför sidan? - Projektets budget? 3
- Projektets tekniska lösningar? Kan man använda det som finns på Kultur Väst eller behövs annan typ av teknik och vad den kostar? - Slutligen kommer man att ta ställning om man kommer att driva projektet eller inte. I förstudien kommer att finnas en rekommendation om projektet kommer att drivas och hur ett eventuellt arbete kring projektets genomförande behöver gå till. Diskussionerna har handlat om följande: - Vad det förväntade resultatet bör vara och vad projektet kommer att leverera under och efter projekttiden. - Hur sätter man upp mål som går att beskriva och följa upp? Hur hittar man rätt ambitionsnivå? - Hur länge ska projektet pågå för att det förväntade resultatet ska åstadkomma och de uppsatta målen ska uppnås? - När är det lämpligt att starta och avsluta/överlämna projektet? - Hur säkerställer man att de som ska vara inblandade är klara med vad som förväntas av dem? För att åstadkomma ett gott resultat gäller det att samla personer med olika kompetenser i ett team. Det är viktigt att klargöra de olika roller samt det ansvar och de befogenheter som ska kopplas till de olika rollerna. Medverkande personer kommer inte att arbeta med projektet på heltid. Det gäller att se till att alla resurspersoner avsätter planerad tid för att arbeta med projektet. Den prioriteringen gör man genom att på ett tidigt stadium förankrar projektet inom basorganisationen med en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter mellan bas- och projektorganisationen. Arbetet med förstudien bedrevs under tiden juni-augusti 2007 och omfattade cirka 160 timmar. Under arbetet användes som källa kursmaterial till kursen Praktisk projektledning, Stockholms universitet. Författarna till kursmaterialet är Bo Rosander och Rolf Lundström. Hela materialet bestående av texter bilder, ljudfiler och mjukvaran MS Project finns hos BKC:s styrelse och används som hjälpreda vid initieringen, planeringen och genomförandet av projekt och i studiesyften. Tanken är att det ska användas under projektet E-kultur. 4
2. Om BKC Västra Götaland Bosniskt KulturCenter BKC Västra Götaland är en distriktorganisation för de fem bosniska församlingarna i Västra Götalands län. Det är en fristående, demokratisk intresseorganisation som arbetar för bosniernas integration i det svenska samhället och som driver utvecklingsprojekt med regionalt mervärde. BKC Västra Götaland har haft en central roll i initieringen och utvecklingen av programaktiviteterna på de områden där medlemsorganisationerna upplever tidigare insatserna som otillräckliga. Det gäller framförallt att hitta nya arbetsmetoder som kan användas för att effektivisera det ideella arbetet i medlemsorganisationerna. BKC Västra Götaland har 3152 medlemmar i fem medlemsorganisationerna (Göteborg 1386, Borås 590, Skövde 576 och Surte / Ale 340, Trestad / Trollhättan 260). BKC Västra Götaland har 1115 medlemmar 7-25 år: Göteborg 415, Borås 239, Skövde 268, Surte / Ale 132, Trestad / Trollhättan 61. Jämställdhet mellan kvinnor och män är en självklarhet inom BKC Västra Götaland och varje medlemsorganisation ska arbeta aktivt för att främja jämställdhet på hemmaplan. BKC Västra Götaland ser till att diskussioner om jämställdheten hålls levande och att varje medlemsorganisation ska erbjudas hjälp av BKC Västra Götaland i sitt jämställdhetsarbete. BKC Västra Götaland konkurrerar inte med befintliga verksamheten i medlemsorganisationerna utan arbetar strategiskt med att förbättra den verksamheten och hitta nya verksamhetsområden. Tyngdpunkten ligger på frågorna som är viktiga för hela regionen och inte bara för en enskild medlemsorganisation. BKC Västra Götaland arbetar kontinuerligt med kompetensutvecklingen bland medlemsorganisationernas aktiva medlemmar. Att motivera de aktiva medlemmarna med nya metoder och tillvägagångssätt för att skapa förutsättningar för förbättrad verksamhet i den egna organisationen. En del nya begrepp har introducerats bl. a. portfolio, coachning och nätverk. BKC Västra Götaland ska inte vara ensam "utförare" utan ska fungera som spindel i nätet i de aktiviteterna som medlemsorganisationerna driver. I vissa fall kan BKC Västra Götaland gå in som arrangör av aktiviteter för att testa en idé som ingen medlemsorganisation riktigt är redo att ännu göra till sin och vara först för att ensamt driva den. BKC Västra Götalands medlemsorganisationer har funnits i cirka tio år. Arbetet har varit ideellt och amatörmässigt. Medlemmarna i de medlemsorganisationerna har blivit mer integrerade i det svenska samhället och därmed ställs högre krav på medlemsorganisationerna vad det gäller kvalitet, effektivitet och attraktivitet. För att skapa moderna och demokratiska organisationer krävs det att alla som är involverade i det ideella arbetet ställer upp på de gemensamma villkoren. Den centrala frågan är vart medlemsorganisationerna är på väg till och kan man påverka den utvecklingen positivt? 5
3. Upplevt problem I varje medlemsorganisation pågår ett mer eller mindre omfattande kulturarbete som bedrivs av amatörer i form av studiecirklar. Hantverk, musik, kulturhistoria och traditionsbevarande aktiviteter har varit dominerande. Det bosniska språket har haft en stark ställning i samtliga medlemsorganisationer. Svenskan kommer in successivt mest i de sammanhang där yngre och medelålders medlemmar är involverade i. I sitt arbete har BKC Västra Götaland varit intresserade av två saker: 1. Hur ser bosniskt kulturutbud ut i Västra Götaland? 2. Hur mycket av det befintliga kulturutbudet i Västa Götaland konsumeras av bosnier? Med det befintliga kulturutbudet menas majoritetskulturen (den svenska kulturen i Västra Götaland, framförallt kulturutbudet i de offentliga institutionerna). Vad det gäller det bosniska kulturutbudet så kan man konstatera att det finns ett stort behov av samordning av de olika aktörers arbete. På så sätt kan kulturen bli tillgänglig för fler och att man kompletterar kulturutbudet med det som saknas. Ett stort problem är skillnader mellan större och mindre orter. Vad det gäller bosniernas konsumtion av ur det befintliga skattefinansierade kulturutbudet är situationen mer oklar. Det behövs mera resurser att marknadsföra den svenska kulturen bland bosnier och att skapa intresse för det gemensamt finansierade kulturutbudet. Tanken med Projektet E-kultur och hemsidan är att man både samordnar arbetet kring kulturaktiviteterna bland bosnier och i medlemsorganisationerna och att man marknadsför västsvenska kulturutbudet bland bosnier i Västra Götaland. BKC Västra Götaland och dess medlemsorganisationer bedriver och kommer att bedriva kulturaktiviteter och vissa lösningar och idéer kan genomföras direkt inom ramen för den ordinarie verksamheten. Tankar och idéer som kring projektet E-kultur kräver en större arbetsinsats, bättre styrning och samordning och därför väljs projekt som arbetsform. Projektet E-kultur Marknadsföring av västsvenska kulturen på bosniska Samordning och marknadsföring av bosniska kulturaktiviteter på svenska 6
4. Syfte Syften med projektet E-kultur är: - Skapa intresse för kultur hos ungdomar i Västra Götalands län. - Skapa en struktur inom BKC Västra Götaland som ska under och efter projekttiden vara grund för strategiskt arbete med samordning och marknadsföring av kulturutbudet i regionen. - Ungdomar i Västa Götalands län ges möjlighet till eget kulturskapande genom att kunna publicera sina texter och bilder samt få information om kultur och kulturevenemang i Västra Götalands län. - Ungdomarnas känslor och upplevelser tas på allvar och stimuleras genom aktiviteter inom kulturområden. - Ungdomar ska förstå att kulturer inte är statiska och oföränderliga. I stället för att reproducera och bevara det som tidigare har skapats ska ungdomarna uppmuntras till kreativitet, tolerans och nytänkande. Vuxnas syn på kultur påverkar ungdomarnas. Om föräldrarna anser att det viktigaste är att ungdomarna bevarar kulturyttringar som tidigare generationer skapat så finns det lite utrymme till kreativitet och nyskapande. Eftersom ungdomarna lever i en föränderlig värld där många kulturer möts och berikar varandra är det viktigt att ungdomar lär sig hantera den mångfalden i en tolerant, kreativ och nyskapande anda. Detta projekt bygger delvis på tidigare erfarenhet från projektet Vuxna Förebilder mötesplaster för jämlikar som BKC Västra Götaland drivit under 2006. Projektet handlade om att skapa mötesplatser för dialog och erfarenhetsutbyte mellan barn, ungdomar och vuxna, mötesplatser för dialog och dubbelspårig erfarenhetsutbyte på jämlika och demokratiska villkor. Projektet e-kultur bygger på en gemensam struktur och en målstyrd process där bosniska kulturutbudet samordnas och västsvenska kulturutbudet marknadsförs bland bosnier. Hemsidan fungerar som mötesplats, där ungdomar formulerar sina kulturyttringar, möter varandra och hämtar inspiration och information om kultur. Under projektet skapas en struktur för samordning och marknadsföring av kultur. Ansiktet utåt är en hemsida för ungdomar. Hemsidans innehåll ska handla om kultur och ungdomar ska kunna hämta information om kultur inom områden som dans, bild, film, design, drama/teater, skrivande och musik, inredning, mode. Hemsidan ska orientera ungdomar inom dessa kulturområden och skapa intresse för kultur så att ungdomar uppmuntras att både konsumera och producera kultur. Projektet pågår i 2 år. Därefter utvärderas projektet och fattas beslut hur projektet ska integreras i organisationens ordinarie ungdomsverksamhet. 7
5. Vad står e-kultur för? E K U L T U R E står för elektroniskt. Projektet är helt Internetbaserat. För ungdomar är Internet den mest självklara mötesplatsen. Hemsidan ska inte ersätta aktiviteter inom kulturområden som bedrivs på olika orter i länet, utan den ska samordna aktiviteterna och vara komplement till aktiviteterna. Samtidigt ska man involvera i kulturarbetet de som hellre stannar hemma eller bor på orter där kulturutbudet är något mindre. K står för kultur, inom områden som dans, bild, film, design, drama/teater, skrivande och musik, inredning, mode. K står också för kreativitet. Ungdomar ska inspireras av varandra och ungdomarnas kreativitet bör uppmuntras. K står för känslor. Ungdomar ska uppmuntras att sätta ord på sina känslor i en skapande process och ungdomarnas känslor bör tas på allvar. U står för ungdomar. Projektet riktas helt mot ungdomar. Inom BKC Västra Götaland är ungdomar en intressant och högprioriterad målgrupp. U står också för utveckling. BKC driver utvecklingsprojekt med olika teman. L står lätt och lättillgängligt. Kulturen ska vara lätt att konsumera och den ska vara lättillgänglig. Oavsett var i länet man bor ska man ha tillgång till samma kulturutbud. Ungdomarna har goda datakunskaper och har det lätt att konsumera kulturen via Internet. T står för tolerans. Sverige är ett mångkulturellt land. Här möts människor från olika kulturer. Men Sverige är ett land där unga människor integreras i globala nätverk och på så sätt blir mer toleranta. Kunskap om olikheter är tillgänglig och möjlighet att utveckla egna livsstilar som är sammansatta och globala. Ungdomar hämtar idéer från många olika ställen och blir mer toleranta. U står för utbildning, i skolan finns inget ämne kulturvetenskap. Hemsidan ska fungera som ett effektivt inlärningsverktyg och integreras i ämnen som finns i skolan; samhällskunskap, svenska/hemspråk, historia, bild. Syftet är att lära sig om kultur, men också lära sig producera kulturprodukter. R står för regionalt. Projektet riktas mot ungdomar i länet. Den avgränsning är självklar och nödvändig med tanke på projektets omfattning, målgruppen och organisationen som driver projektet. På hemsida ska finnas material om kulturutbudet i länet med fokus på ungdomskultur. 8
6. Projektets faser 6.1 Initiering Projektet befinner sig nu i initieringsfasen. Projektet har initierats efter den interna planeringen av aktiviteterna i samband med Ungkulturår 2007. I regeringsförklaringen 13 september 2005 aviserade dåvarande statsministern att 2007 kommer att vara ett barnkulturår. Under 2006 pågick förberedelserna kring temaåret Ungkultur 07. För att stärka barnkulturens ställning och synliggöra barn- och ungdomskultur bjöds in olika aktörer för att delta i Ungkultur 07. BKC har fått inbjudan från Västa Götalandsregionens kulturchef att skicka in uppgifter om planerade aktiviteter till Regionens barnkultursamordnare. Under tiden blev det regeringsskifte och planerna kring Ungkultur 07 stoppades. BKC Västra Götaland fortsatte med planeringen av aktiviteterna tillsammans med ansvariga handläggare på regionens kultursekretariat. Idén om projektet E-kultur presenterades i början av 2007 och i mars 2007 lämnade BKC in en ansökan om projektmedel för att göra en förstudie. Förstudien ska ge svar om BKC Västra Götaland kan genomföra ett konkret, väl organiserat och målstyrt arbete i projektform som ska leverera det som idén om projektet E-kultur står för. Under initieringsfasen testades olika alternativförslag om arbetet kan bedrivas inom ramen för den ordinarie verksamheten. Det gav en första uppfattning om hur omfattande arbetet behöver vara, vilken arbetsform det kräver samt vilka resurser behövs. Under initieringsfasen kommer den förstudierapporten att presenteras för BKC styrelse. Om styrelsen beslutar om att driva projektet kommer en ansökan om projektmedel att lämnas in till Västra Götalandsregionens kulturnämnd i september 2007 för ett beslut i december 2007. Under perioden september december 2007 fortsätter man planeringen kring en eventuell projektstart. Man utgår ifrån denna förstudierapport och ser över den egna organisationen hur man bäst kan starta projektet i början av 2008. Man tar emot intresseanmälan, analyserar dem och säkerställer man att det finns tillgång till kompetenta och motiverade projektdeltagare vid en eventuell projektstart. Under initieringsfasen ansvarar BKC styrelse för projektet eftersom ingen projektledare har ännu inte utsetts i formell mening. Initieringsfasen pågår tills kulturnämnden fattar sitt beslut. Om det blir avslag avslutas planeringen kring projektstarten. 9
6.2 Etablering Om Regionens kulturnämnd beviljar projektmedel för projektet E-kultur startar etableringsfasen, den initiala planeringen påbörjas och själva starten planeras. Projektadministrativa styrdokument tas fram (projektbeskrivningen kompletteras, tidoch resursplaner uppdateras, projektdirektiv formuleras). Styrgrupp, projektledare och andra projektmedlemmar utses. Projektet startar inte från noll. Diskussioner kring förstudien har lett till nya insikter och lösningar. Man har identifierat ytterligare faktorer som kan påverka projektet, samtidigt som fler involveras och nya möjligheter och idéer kommer till. Under ett projektseminarium i början av februari tar man fram kravspecifikation för projektet. En tydlig roll- och ansvarsfördelning förankras hos projektmedlemmarna och en verksamhetsplanering görs. Syftet med projektseminariet är att samla projektdeltagarna och bilad ett team som ska lösa uppgifter tillsammans, förstå sin roll i projektet och kunna reflektera kring projektet. Följande tas upp under projektseminariet: - Klarläggande av mål och ramar för projektet. - Beskrivning av projektorganisationen, funktioner, roller och bemanning. - Redovisning av redan identifierade delmål, milstolpar och beslutspunkter. - Diskussion och dokumentation av ytterligare mål. - Diskussion kring förväntningar och farhågor. Har någon varit med i liknande projekt tidigare som lyckats eller misslyckats? Det behöver komma fram i ett tidigt stadium så att man kan hantera det. - Fördelning av ansvar, befogenheter och arbetsuppgifter. - Diskussion kring spelregler som gäller: dokumentation, mötesformer, rapportering, förhållningssätt till varandra inom gruppen, förhållningssättet till uppdraget, uppföljning, övriga administrativa insatser. - Strukturering och planering av arbetet. - Start av arbetet. Det är viktigt att använda en enkel projektmodell och att alla förstår sin roll och uppgift och därmed kan fokusera på produktionen i stället för att hela tiden söka sin roll i projektorganisationen. En enkel projektmodell som fungerar är bättre än komplicerad som inte fungerar eller tar lång tid och mycket energi från projektdeltagarna. Projektarbetet bör bedrivas utifrån tre perspektiv: - Det mänskliga perspektivet hur man drar nytta av all kompetens och förmåga hos individer och team. Det handlar om att lyfta fram projektmedlemmar som projektets viktigaste tillgång. En projektkultur som baseras på ett gemensamt förhållningssätt och en samsyn på temaarbete är en förutsättning för att projektorganisationen ska kunna dra nytta av individernas samlade kompetens och kapacitet. 10
- Det projektorganisatoriska perspektivet vem gör vad i projektet med en tydlig roll- och ansvarsfördelning. - Projektflödesperspektiv- handlar om att samordna alla enskilda arbetsinsatser för att på ett framgångsrikt sätt genomföra projektet och uppnå projektmålet. 7. Arbetsgång Under januari 2008 ska rekryteringen av projektdeltagare vara klar. Projektet startar formellt första februari. I början av februari träffas projektdeltagarna på ett projektseminarium och arbetet sätts igång. Sista detaljerna kring projektets aktiviteter och milstolpar har definierats. Det är viktigt att styra projektet så att det finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning och att alla vet vad de ska göra och när. Projektledarens roll är att följa upp och rapportera vad som har gjorts, vad som återstår att göra och hur lång tid det tar. Det är viktigt att låta projektdeltagarna arbeta kreativt och inte låta textproduktionen styras i detalj. Projektledaren är ansvarig att saker blir gjorda i tid inom den bestämda budgetramen, men alla projektdeltagare måste känna delaktighet och frihet att kunna skapa och producera fritt inom ramen för projektet. Under februari 2008 är arbetet i gång. Projektdeltagarna har förstått sina roller och uppgifter och alla gör vad de ska. 8. Hur länge ska projektet pågå? För att projektet ska kunna leverera det planerade resultatet behövs tid för att bygga upp en struktur kring samordningen och marknadsföringen av kulturutbudet i Västa Götalands län. Det behövs minst 2 år för att göra det. Under första året arbetar man intensivt för att bygga upp informationsstoftet och förankra projektet hos såväl projektdeltagarna som medlemsorganisationerna. Första året avslutas med att producerat material publiceras och att det utförda arbetet analyseras. 11
9. Genomförande, tidplan Under perioden mars september 2008 byggs projektet upp. Redaktörerna arbetar intensivt för och producerar texter som publiceras i början av oktober 2007. Arbetet fortsätter efter publiceringen. Under perioden oktober 2008 januari 2009 startar arbetet med markandsföringen av hemsidan. I januari 2009 arbetar projektledaren med en självvärdering av projektet och presenterar resultatet för styrgruppen/beställaren. Därmed avslutas projektets första år. Genomförandefasens huvudaktiviteter under projektets första år : Aktivitet Tidplan Ansvarig Bemanning av projektet, projektdeltagare utses januari 2008 BKC:s styrelse Projektseminarium, projektdeltagare träffas februari 2008 Projektgruppen Textproduktion, redaktörer skriver texter på svenska mars september 2008 Redaktörer och bosniska Webbsidans uppbyggnad och arbete med mars september 2008 Webbmaster / designer webbsidans tekniska och estetiska delar Publicering, uppdatering och marknadsföring av oktober 2008 januari 2009 Webbmaster / designer webbsidan Textproduktion, redaktörer skriver texter på svenska oktober 2008 januari 2009 Redaktörer och bosniska Bloggtävling, bloggar tas emot och publiceras på oktober 2008 januari 2009 Besökare av hemsidan hemsidan Månadsvis rapportera om projektet till beställaren / mars 2008 / december 2008 Projektledare styrgruppen Månadsvis träffas för planering och avstämning mars 2008 / december 2008 Projektledare Vinnare i bloggtävlingen utses Självvärdering av projektet och presentation av resultatet till beställaren / styrgruppen januari 2009 januari 2009 Projektgruppen Projektledare 12
10. Vad behöver man göra? BKC Västra Götaland driver kulturaktiviteter för ungdomar, i första hand i form av mindre och större regionevenemang. Dessa aktiviteter drivs i projektform där varje aktivitet har ett tama och efter avslutat projekt planeras en ny aktivitet. För att lyckas med projektet E-kultur behöver projektet avskiljas från distriktets och föreningarnas ordinarie kulturverksamhet. En ny projektgrupp behöver bildas. Utifrån diskussionerna som har förts inom BKC:s styrelse och medlemsorganisationer råder ett stort intresse av att vara med i projektet. Det finns gott om idéer hur man kan starta, utveckla och driva projektet. En tänkbar modell för projektets E-kultur organisation kan vara följande: Västra Götalands kulturnämnd Kultur Väst Redaktör, bosniska BKC:s styrelse BKC:s revisorer Projektledare, ansvarig utgivare Webbmaster, designer BKC:s medlemsorganisation Redaktör, svenska Projektledare har fortlöpande kontakter med andra projektdeltagarna (redaktörerna och webbmastern). En gång i månaden träffar BKC:s styrelse och lämnar en skriftlig rapport. Rapporten skickas till Regionens kulturnämnd/kultursekretariatet en gång i månaden. Rapporten innehåller en verksamhetsdel och en ekonomidel. Rapporterna ska granskas av styrelsen och vid behov av revisorerna. I slutet av projekttiden granskar revisorerna hela projektet. En skriftlig rapport presenteras till Regionens kulturnämnd/kultursekretariatet och BKC:s styrelse. Inför varje styrelsemöte med projektledaren skickas en inbjudan till Kultursekretariatet. 13
Redaktör svenska bevakar kulturaktiviteter bland bosnier i Västra Götalands län och skriver artiklar på svenska om det bosniska kulturutbudet i länet och om den bosniska kulturen. Redaktören har kontakt med projektledaren och medlemsorganisationerna. Redaktörens huvuduppgift är att producera texter på svenska och marknadsföra det bosniska kulturutbudet och den bosniska kulturen på svenska. Redaktör bosniska bevakar kulturaktiviteter och kulturutbudet i Västra Götalands län, i första hand det som publiceras via Kultur Väst. Även andra kulturhändelser från andra delar av Sverige som handlar om majoritetskulturen kan vara intressanta. Webbmastern får texterna av projektledaren och publicerar dem på hemsidan www.e-kultur.se Webbmastern ansvarar också för den estetiska delen av det som produceras under projekttiden och ser till att hemsidan ser bra ut och ansvarar för tekniska lösningar av hemsidan. 14
11. Blogg och Bloggtävling Redan från början fanns en fråga som man ville ha svar på: Hur engagerar man ungdomar så att de blir delaktiga i projektet och börjar producera och publicera sina texter på projektets hemsida? Svaret blev: Sidan behöver innehålla en bloggdel så att ungdomar kan skicka in sina bloggar och kommentera varandras bloggar. Redan från hemsidans första publiceringsdag behöver det framgå att bästa bloggare kommer att utses i slutet av projekttiden och att priser kommer att utdelas. Tanken med bloggtävlingen är att få så många som möjligt att delta och skriva så mycket och så bra det går. Varför just en bloggtävling och inte en novelltävling? Ungdomar bloggar för att få sin röst hörd. Bloggandet sker på ungdomarnas villkor. Till skillnad från klassiska noveller är bloggar friare till sin form och sitt innehåll. Språket är också mycket firare och enklare. Därför vågar fler skriva bloggar och publicera dem. Det är inte bara många som skriver bloggar, det är många som läser bloggar också. Bloggandet är tillgängligt för många ungdomar, det engagerar, bjuder till diskussion och skapar debatt, alltså fyller en viktig funktion i ett demokratiskt samhälle. Om man väljer en klassisk novelltävling i stället kan det låta som en skolaktivitet där det finns redan bestämda former hur en novell ska se ut och vad den ska innehålla. Noveller förknippas med goda skriv- och läsvanor och skrivs oftast av en mindre grupp duktiga elever och det kan avskräcka en del ungdomar från att delta. Tanken är att så många som möjligt ska vara med och skriva. Hur och när utses vinnare? Projektgruppen analyserar alla bloggar och poängsätter dem utifrån olika kriterier: - Kreativitet - Nyskapande - Stil - Antal besök - Kommentarer från besökare Vinnare utses i januari 2009. Priser: Fösta pris: presentkort 5000 kr Andra pris: presentkort 3000 kr Tredje pris: presentkort 2000 kr För att delta i bloggtävlingen ska man vara under 25 år och bosatt i Västra Götalands län. 15
12. Vad man har hittills gjort Under sommaren 2007 har styrelsen informerat medlemsorganisationerna om planer kring projektet E-kultur. Intresset har varit stort och vid första granskningen konstaterades att BKC Västra Götaland med sina medlemsorganisationer kan utan problem genomföra projektet och uppnå önskat resultat. Tekniska, estetiska och litterära lösningar har diskuterats och man har hittat en idérikedom bland medlemmar och entusiasm för att vara med i projektet. Resultatet är en hemsida som har gjorts för att testa hut man kan driva projektet tekniskt, estetiskt och litterärt. Hemsidan www.bkc-vg.se är fortfarande under uppbyggnad och kommer att fungera som BKC:s officiella hemsida. Om projektet E- kultur kommer att starta kommer en ny hemsida att byggas med följande adress www.e-kultur.se och den kommer att marknadsföras som egen hemsida och eget projekt. 16
13. Vilka ska vara involverade? Projektgruppen består av följande personer: - Projektledare, ansvarig utgivare - Redaktör, svenska - Redaktör, bosniska - Webbmaster - Representant från BKC - Representant från kulturnämnden - Revisor 13.1 Projektledare Projektledare är ansvarig utgivare för hemsidan och i övrigt ansvarig för projektet. Projektledarens arbetsuppgifter: - Ansvarar för projektet och leder projektet mot uppsatta mål inom projektets tidoch budgetram. - Coachar och inspirerar medverkande personer och ser till att samverkan mellan de alla inblandade fungerar och att god samarbetsanda skapas. - Tillsammans med BKC:s styrelse ansvarar för projektets bemanning och budget. - Ansvarar för att allt material som produceras inom projektet håller ett visst kvalitetsmått. - Rapporterar regelbundet till beställaren och ansvarar för att skriftliga rapporter och annat beslutsunderlag presenteras till beslutsfattarna i god tid. - Bestämmer tillsamman med övriga i projektet innehållet och inriktningen på vad som produceras inom projektet enligt projektbeskrivningen. - Har brinnande intresse för kulturfrågor och ungdomsfrågor, kan uttrycka sig i skrift på svenska och bosniska och har god samarbetsförmåga. 17
13.2 Redaktör, svenska - Producerar texter på svenska. Texterna handlar om det bosniska kulturutbudet i Västra Götalands län och bosnisk kultur i övrigt. - Har regelbunden kontakt med projektledaren och övriga projektdeltagare. - Har kontakt med bosniska föreningar och privatpersoner i Västra Götaland och bevakar kulturlivet i länet. - Är i kontakt med ungdomar och försöker komma i kontakt med ungdomar som ägnar sig år skapande verksamhet för att få så mycket som möjligt publicerat på hemsidan. - Har brinnande intresse för kulturfrågor och ungdomsfrågor, kan uttrycka sig i skrift på svenska och bosniska och har god samarbetsförmåga. 13.3 Redaktör, bosniska - Producerar texter på bosniska. Texterna handlar om det kulturutbudet i Västra Götalands län och svensk kultur i övrigt. - Har regelbunden kontakt med projektledaren och övriga projektdeltagare. - Har kontakt med Kultur Väst och andra kulturinstitutioner i Västra Götaland och bevakar kulturlivet i länet. - Har brinnande intresse för kulturfrågor och ungdomsfrågor, kan uttrycka sig i skrift på svenska och bosniska och har god samarbetsförmåga. 13.4 Webbmaster, designer - Bygger och uppdaterar hemsidan. - Har regelbunden kontakt med projektledaren och övriga projektdeltagare. - Ansvarar för den tekniska och estetiska delen av hemsidan. - Marknadsför hemsidan på Internet. 13.5 Representant från BKC - Bjuds in när projektgruppen när projektgruppen sammanträder. 13.6 Representant från Regionens kulturnämnd/kultursekretariat - Bjuds in när styrelsen samanträder och projektledaren rapporterar om projektet. 13.7 Revisorer från BKC - Granskar projektet i slutet av projekttiden och vid behov. - Underrättas om viktiga beslut i projektet. 18
14. Samarbetspartners 14.1 Kultur:Väst Västra Götalandsregionens kulturnämnd står bakom Portalen Kultur:Väst. Kultur:Väst bevakar kulturlivet i hela Västra Götaland. På webbsidan finns en kalender där man hittar artiklar och reportage om kultur i Västra Götaland. Inom projektet E-kultur kommer man att arbeta med material som publicerats på webbsidan Kultur:Väst. Delar av det materialet översätts till bosniska, publiceras på projektets webbsida och på det sättet marknadsförs västsvenska kulturutbudet och västsvenska kulturarvet bland bosnier i Västra Götaland. Å andra sidan kommer kalendariet på Kultur:Västs webbplats att användas för att sprida information om de kulturaktiviteter och evenemang som bedrivs i bosniska föreningar i länet. Det finns också en hemsida för ungdomar KulturUngdom vars innehåll också är mycket intressant för projektet. 14.2 BHLO Bosnisk Hercegovinska föreningarnas länsorganisation i Västra Götaland (BHLO) är en distriktorganisation för bosniska föreningar i Västra Götalands län. BHLO har cirka 2000 medlemmar i tiotals medlemsorganisationer. Arbetet består bland annat av kulturverksamhet, ungdoms- och skolverksamhet, samt informationsarbetet. BHLO:s verksamhetsplan och verksamhetsidé inom kultur ligger i linje med BKC:s och idéer som projektet E-kultur står för. Idén om projektet har presenterats för BHLO:s styrelse och responsen har varit positiv. BHLO:s styrelse är intresserad av att delta i projektet som samarbetspartner och medsökande av projektmedel. Trots att BKC själv kan driva projektet vore det mycket bättre att driva projektet i samarbete med BHLO. Dessa två bosniska distriktsorganisationer som bedriver olika typer av kulturaktiviteter med ett gemensamt kulturprojekt skulle nå nästan 100 % av bosnier organiserade i någon bosnisk förening i Västra Götalans län. 19
15. Budget, kostnadsberäkning för projektet Den minimala bemanningen i projektet omfattar 4 tjänster; en projektledare, två redaktörer och en webbmaster. Varje tjänst omfattar 40 timmars arbete per månad vilket motsvarar 25 % av en heltidstjänst. Månadskostnad för varje tjänst är lön 6000 kr + arbetsgivaravgift 1945 kr, totalt 7945 kr per tjänst och månad. Den totala lönekostnaden under projekttiden 12 månader blir 381 360 kr. Utöver lönekostnader tillkommer andra kostnader 82 000 kr: Lön, Projektledare 95 340 Lön, Redaktör svenska 95 340 Lön, Redaktör bosniska 95 340 Lön, Webbmaster 95 340 Resor, projektgruppen 24 000 Internet, telefon 8 000 Datautrustning 30 000 Bloggtävling, priser 10 000 Hemsida 5 000 Övriga kostnader, projektseminarium, revisorer 5 000 TOTALT 463 360 Den totala kostnaden för projektet löner + andra kostnader blir 463 360 kronor. 20
16. Risker och riskhantering Interna risker är sådana risker som ligger inom projektets möjligheter till kontroll. Det är i första hand personella faktorer som kan medföra vissa risker i projektet. Vid sammansättningen av projektgruppen måste man utgå ifrån såväl kompetensen som personliga egenskaper. Eftersom projektgruppen inte kommer att vara stor finns ett mindre behov av formalia, men det är lättare att sammansvetsa gruppen och få större engagemang. Det är också att planera och kontrollera om arbetet går i rätt riktning. En risk kan vara att en projektdeltagare betyder mycket i en mindre projektorganisation och det gör projektorganisationen mer sårbar. Genom att motivera och uppmuntra projektdeltagarna är viktigt, men man måste också klargöra vad som behöver göras och inom vilken budget- och tidsram. Det kan uppstå situationer som medför att man måste ersättningsrekrytera projektdeltagare. Då gäller det att så snabbt som möjligt att introducera ny medarbetare och hjälpa honom/henne att hitta sin plats och känna sig välkommen i gruppen. Som projektledare har man ett jättestort ansvar att se till att alla involverade känner sig delaktiga och att ingen behöver lämna gruppen för att man känner sig motarbetad och åsidosatt. Det gäller att tänka kreativt och hinna med att producera i tid. En av de största riskera är att man rekryterar projektledare med fel ledaregenskaper som hävdar sig själv på andra deltagares bekostnad. Projektledaren måste vara lyhörd, kreativ och engagerad och ha tillräckligt med tålamod och att på ett förtroendegivande sätt coacha andra projektdeltagare mot gemensamma mål. När man bemannar projektet behöver man tänka på att alla projektdeltagare behöver komplettera varandra och att de har sinsemellan klara roller. De ska vara överens om normer och spelregler och det ska råda en öppen atmosfär där man ha respekt för varandra och där konstruktiv kritik kan ges och tas emot. Projektseminarium är ett bar tillfälle att förankra uppdraget och tydliggöra roller och ansvar. Det är ett tillfälle att umgås med varandra och skapa en vi-känsla. Eftersom projektdeltagarna är projektet största och viktigaste tillgång är det naturligt att det är just där största riskerna finns. Vad det gäller ekonomin finns inte lika stora risker eftersom man utgår ifrån en nästan statisk kostnadsutveckling, bestående av fasta och kända utgifter. Det ska inte förekomma några oförutsedda utgifter som ska skapa risker för projektet. Ändå är det viktigt att man vid månadsavstämningar går igenom ekonomin så att man säkerställer att budgeten hålls. Projektledarens uppgift är att arbeta med riskanalyser. I stället för att arbeta med problem ska man arbeta med risker och hantera dem innan risker hinner bli problem. I en riskanalys tittar projektledaren in i framtiden och ställer sig följande frågor: - Vilka hot kan det finnas på vägen mot målet? - Hur kan dessa risker tänkas påverka resultatet och vilka blir konsekvenserna om de inträffar? - Hur kan hoten elimineras eller effekterna mildras om de trots allt inträffar? Efter genomförd analys tar man fram tillsammans med styrelsen en riskhanteringsplan och vidtar konkreta åtgärder för att eliminera eller minimera riskerna. 21
17. Rapportering och uppföljning För att fånga upp vad som sker i projektet, följa upp och jämföra utfallet med planerna krävs det att projektledaren regelbundet informerar berörda parter genom skriftliga rapporter. Månadsrapporterna ska innehålla följande: uppföljning av kostnader, resultatet, tidplanen, eventuell riskanalys och en kort lägesbeskrivning, dvs. ett generellt omdöme om hur arbetet går. När projektet närmar sig sitt slut överlämnar projektledaren en slutrapport till styrelsen. Slutrapporten ska innehålla en utvärdering av projektet. Man behöver utvärdera själva projektarbetet och påvisa om projektarbetet har lett till de konkreta målen har förverkligats. Slutrapporten ska innehålla följande: - Sammanfattning: Vad gick bra? Varför? Vad gick mindre bra? Varför? - Jämförelse: Analys och jämförelse mellan faktiskt resultat och förväntat resultat. - Analys av projektadministrationen. När man gör en utvärdering av projektet ska man utgå ifrån Integrationsverkets skrift FIDO. Slutrapporten ska man överlämna till styrelsen och avveckla projektet. 18. Rekommendation I enlighet med de slutsatser som har dragits i förstudien rekommenderas följande: - BKC Västra Götaland bör starta och driva projektet enligt förstudien och ansöka om projektmedel hos Västra Götalandsregionen under september 2007. - För att få bästa möjliga resultat bör projektet drivas i samarbete med Kultur:Väst och BHLO enligt beskrivningen i förstudien. - Projektet behöver pågå i två år för att tillräckligt många ska kunna ta del av kulturutbudet i Västra Götalands län. 22