FOTBOLLSPLANER OCH FRIIDROTTSARENA 2016-09-22 DNR KOF 2016-100 Med denna upphandling erbjuder Linköpings kommun (upphandlande myndigheten/beställaren) intresserade (utförare) att lämna anbud på entreprenad avseende drift och skötsel av 31 fotbollsplaner samt friidrottsarenan Campus Valla. 1.0 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Upphandlande myndighet är Linköpings kommun genom Kultur- och fritidsnämnden med organisationsnummer 212000-0449. 1.1 OMBUD Kultur- och fritidskontoret handlägger upphandlingen. Adress: Linköpings kommun, Apotekaregatan 13C, 581 81 Linköping Handläggare: Per Arnöman E-post: per.arnoman@linkoping.se Telefon: 013-20 59 15 2.0 ALLMÄNT 2.1 OBJEKT Upphandlingen omfattar 31 fotbollsplaner med naturgräs, konstgräs samt grus fördelat på 13 anläggningar. I uppdraget ingår även drift, skötsel och städning av omklädningsrum vid tre fotbollsanläggningar. Upphandlingen omfattar även Friidrottsarena Campus Valla (friidrottsanläggning, fotbollsplan samt isoval vintertid). Anläggningarna nyttjas av skolor, föreningar och övriga kunder. 2.2 ALLMÄNNA UPPGIFTER Kultur- och fritidsnämnden i Linköpings kommun ansvarar för upphandling av kultur- och fritidsverksamhet. I detta ingår konst, musik, teater, bibliotek, idrottsanläggningar bad m.m. Upphandlingen avser drift och skötsel av rubricerat objekt, i enlighet med detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Nuvarande entreprenör är den kommunala enheten Idrott & service, 212000-0449. Kommunens egen resultatenhet äger rätt att lämna anbud i upphandlingen. 2.3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Samtliga handlingar ingående i förfrågningsunderlaget kompletterar varandra. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: 1. Upphandlingsföreskrifter (denna handling) 2. Avtalsförlaga 3. Formulär till anbud med Prisbilaga och Skallkravsformulär 4. Kravspecifikation, fotbollsplaner 5. Kravspecifikation, Friidrottsarena 6. Skötselplan fotbollsplaner 7. Avgifter 8. Faktauppgifter 9. Inventarieförteckning 10. Regler för övertagande av inventarier 11. Ritningar 12. Hyresavtal 13. Belastande avtal 14. Måldokument Sid 1(5)
15. Blankettmallar 16. Frågor referenstagning Förfrågningsunderlaget tillhandahålls minst fram t o m tidpunkt för anbudstidens utgång och sänds ut via e-post. Den som begärt att få ta del av förfrågningsunderlaget ansvarar själv för att hålla tillräckligt utrymme tillgängligt i datorn för att kunna ta emot förfrågningsunderlaget som e-post. Eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget under anbudstiden sker genom att PM lämnas via e-post. Dessa hanteras enligt punkt 6.0 nedan. Endast skriftliga kompletteringar/ändringar/förtydliganden lämnade i PM (som numreras) är bindande för beställaren. 2.4 FASTIGHETSRÄTTSLIGA UPPGIFTER Fotbollsplaner Korpvallen, nio 7-manna gräsplaner. Kungsberget, två 11-manna gräsplaner, en med belysning. Lingvallen, 11-manna gräsplan med belysning, 5-manna gräsplan och 7-manna gräsplan. Ryd Solhaga, 11-manna gräsplan och två 7-manna gräsplaner. Rydskogen, 11-manna gräsplan, 7-manna gräsplan med belysning Ryd konstgräs, en 11-manna konstgräsplan. Skarpan, två 11-manna gräsplaner. Skarpan, en 9-manna konstgräsplan Skäggetorp, 11-manna gräsplan. Vidingsjö, tre 7-manna gräsplaner. Vidingsjö Långgatan, 7-manna gräsplan. Vidingsjöskolan, 11-manna gräsplan. Braskens Bro, 11-manna gräsplan Gripvallen, 11-manna grusplan (ej bokningsbar, endast spontanidrott) Friidrottsarena Campus Valla Fastighetsbeteckning: del av Intellektet 1 Gatuadress: Kunskapslänken 3 Fastighetsägare: Akademiska Hus Fastighetsförvaltare: Mats Örjestam Lokalarea: LOA 580 m2 Mark: 40230 m2 2.5 UNDERSÖKNINGSPLIKT Anbudsgivaren ska före avgivande av anbud ha skaffat sig god kännedom om uppdragets omfattning, lokalens/anläggningens skick och de lokala förutsättningar Sid 2(5)
som råder. Beställaren uppmanar således anbudsgivaren att noga studera lokal/anläggning på plats före avgivande av anbud. För visning av lokal/anläggning kan tid överenskommas med: Fotbollsplaner Handläggare: Per Arnöman Telefon: 013-20 59 15 E-post: per.arnoman@linkoping.se Friidrottsarena Campus Valla Handläggare: Hans Mayer Telefon: 013 20 71 08, 070-673 60 32 E-post: hans.mayer@linkoping.se 2.6 INVENTARIEFÖRTECKNING De inventarier som ingår i lokalen/anläggningen, förutom de som ingår i fastigheten enligt hyresavtalet, redovisas i bifogad bilaga Inventarieförteckning. 2.7 UPPGIFTER OCH STATISTIK FÖR NUVARANDE DRIFT Eventuella uppgifter över nuvarande bemanning, besöksstatistik m.m. redovisas i separat bilaga som bifogas detta förfrågningsunderlag. Uppgifterna är ungefärliga och baseras på nuvarande entreprenörs uppgifter med de förutsättningar som gällt under dennes tid som driftentreprenör. 3.0 AVTALSTID Avtalstiden för uppdraget är 3 år. Uppdraget ska genomföras under perioden 2017-07-01 till och med 2020-06-30. Beställaren har rätt att förlänga avtalstiden med upp till 2 år, med 1 års förlängning i taget. D v s som längst till och med 2022-06-30. Beställarens rätt att förlänga avtalet måste ske senast 1 december året före. 4.0 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen sker genom förenklat förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det är därför av avgörande betydelse att anbudsgivaren lämnar bästa pris och fördelaktigaste villkor direkt i anbudet. 5.0 ANBUDET 5.1 FORM OCH INNEHÅLL Anbud ska vara skrivet på svenska. Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal kvalificeringskrav och obligatoriska krav. Samtliga krav måste vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna ingå i den slutliga värderingen. Anbudsgivare som inte uppfyller kraven kommer att uteslutas från utvärdering i upphandlingen. De svar som anbudsgivaren lämnar i sitt anbud på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven är underlag för den prövning och utvärdering av inkomna anbud som den upphandlande myndigheten genomför. Det är ytterst viktigt att anbudet innehåller alla efterfrågade uppgifter, särskilt med tanke på mycket begränsade möjligheter att efter anbudstidens utgång inhämta eller avlämna kompletterade uppgifter. Sid 3(5)
Anbudet ska utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Ett icke komplett anbud kan komma att förkastas utan särskild prövning. 5.2 HELT ELLER DELAT ANBUD Avtal kommer att tecknas med en anbudsgivare för hela åtagandet. 5.3 ANBUDSPRISER Priser ska offereras i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt. Anbudsgivare ska ange den fasta ersättning för vilken denne kan utföra beskrivet uppdrag. Ersättningen anges i Anbudsprisbilaga, sid 1 och 2. Utöver fast ersättning utgår för fotbollsplaner en rörlig, prestationsrelaterad, ersättning som beräknas i enlighet med vad som beskrivs i avtalet. 5.4 RESERVATIONER Anbudet ska utformas helt enligt förfrågningsunderlaget, reservationer, alternativa eller så kallade sidoanbud accepteras inte. 5.5 GILTIGHETSTID Anbudet ska vara giltigt till och med den 2017-04-01. 6.0 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN Eventuella frågor och begäran om förtydligande med anledning av upphandlingen ska ställas senast 10 dagar före anbudstidens utgång. Detta sker via e-post till beställarens ombud enligt punkt 1.1 i denna handling. Svar och kompletteringar kommer att tillställas samtliga som begärt ut förfrågningsunderlaget. Svar och kompletteringar ges senast 6 dagar före anbudstidens utgång. De som hämtat förfrågningsunderlaget på annat sätt än via e-post direkt ställt till beställarens ombud måste själva kontrollera om några svar, förtydliganden eller kompletteringar lämnats. 7.0 ANBUDSTIDENS UTGÅNG Anbud ska avges senast den 2016-11-30 enligt punkt Lämnande av anbud nedan. 8.0 LÄMNANDE AV ANBUD Anbud ska lämnas skriftligt i två undertecknade exemplar samt nedsparade på bifogat USB- minne eller CD-skiva. Anbud ska märkas Anbud drift och skötsel av fotbollsplaner och friidrottsarena, Dnr KOF 2016-100. Anbud ska lämnas/sändas i tillslutet kuvert utan firmalogga till: Linköpings kommun Kultur- och fritidskontoret Apotekaregatan 13C 581 81 Linköping 8.1 ANBUDSGIVARENS BEGÄRAN OM SEKRETESS Linköpings kommun lyder under offentlighetsprincipen. Detta innebär att allt inkommit material efter tilldelningsbeslut som huvudregel blir offentlig handling. Vissa uppgifter kan dock lyda under sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Om det finns uppgifter som anses lyda under sekretess och för att underlätta Sid 4(5)
eventuell sekretessprövning av anbudet ombeds anbudsgivaren ange skriftligen i anbudet vilka delar samt på vilken grund som uppgifterna anses omfattas av sekretess. Linköpings kommun kan dock inte garantera sekretess utan en sekretessprövning kommer ske i de fall anbudet begärs ut. 9.0 ANBUDSPRÖVNING 9.1 KVALIFICERINGSFAS Inkomna anbud kommer först att genomgå en kvalificeringsfas vilket innebär: Kontroll att anbud har inkommit i rätt tid Kontroll att anbudsgivaren insänt samtliga efterfrågade handlingar Kontroll att anbudsgivaren uppfyller uppställda kvalificeringskrav. 9.2 KONTROLL AV OBLIGATORISKA KRAV De anbudsgivare som klarat kvalificeringsfasen går vidare till nästa steg i anbudsprövningen, kontroll av att anbudsgivarens anbud uppfyller uppställda obligatoriska krav. 9.3 UTVÄRDERING AV ANBUDEN Det anbud som vid utvärderingen har lägst pris kommer att antas. 9.4 TILLDELNINGSBESLUT Beslut meddelas varje anbudsgivare skriftligt. Avtal är bindande/uppkommer först sedan skriftligt upphandlingskontrakt undertecknats av både Beställare och Utförare. Tilldelningsbeslut innebär inte en sådan accept som medför att avtal träffats med antagen Utförare. 9.5 REFERENSTAGNING Referenser kommer att inhämtas enligt bilaga Frågor referenstagning. 9.5.1 Anbudsgivaren ansvarar för att: - Ange relevanta referenspersoner med alla kontaktuppgifter i bilaga Referensuppdrag anbudsgivare - Kontrollera att angiva referenspersoner finns tillgängliga på de kontaktuppgifter som anges. - Meddela angiven referensperson att hon/han kan komma att kontaktas av Beställaren under tiden som anbudet är giltigt i syfte att ge referenser. 9.5.2 Beställaren ansvarar för att: - Sända frågorna via e-post till alla referenspersoner (minst 1) och informera om när svar önskas. - Om svar ej erhålls från referensgivare har Beställaren rätt, men ej skyldighet, att kontakta referenspersonen för information. Den informationen kommer sedan att användas i kvalificeringen, erhålls ej svar blir det 0 poäng för den referensen. - Vid undantagsfall när referenspersonen inte finns tillgänglig pga. sjukdom eller annan oförutsägbar orsak som anbudsgivaren inte kunnat känna till vid dagen för anbudsinlämningen och antalet referenspersoner inte räcker till kontaktar Beställaren anbudsgivaren för ytterligare referensperson. Sid 5(5)