Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Trio Enterprise 3.2
COPYRIGHT NOTICE: No part of this document may be reproduced, distributed, stored in a retrieval system or translated into any language, including but not limited to electronic, mechanical, magnetic, optical, photocopying, manual or other form of reproductions, without the prior written permission of Trio Enterprise AB. For additional copies of this document, please contact Trio Enterprise AB. This document contains proprietary information of Trio Enterprise AB and is protected by copyright law. All Rights Reserved. The information in this documentation is subject to change without notice and is provided as is. Trio Enterprise AB reserves the right to revise the contents or withdraw access to them at any time. Trio Enterprise AB makes no warranty of any kind to this document and shall in no event be liable for errors herein. Copyright Trio Enterprise AB 2011. Documentation: Seroso Last Update: 2011-08-08 Trio Enterprise AB Box 6795 SE-113 85 Stockholm Sweden Telephone: +46 (8) 457 30 00 Fax: +46 (8) 457 31 00 Web: www.trio.com info@trio.com
Innehåll Introduktion 1 Om Trio Present Assistant for Web Browsers... 1 Att komma igång 2 In- och utloggning... 2 Logga in... 2 Logga ut... 3 Startsidan och ikoner... 3 Startsidan i Assistant... 3 Förteckning över symboler och ikoner i Assistant... 4 Frånvarobesked 5 Om frånvarobesked...5 Frånvarosymboler... 5 Snabbknappar... 5 Nytt frånvarobesked... 6 Ta bort frånvarobesked... 7 Ändra inlagda frånvarobesked... 8 Flera samtidiga frånvarobesked... 8 Söka användare 9 Om att söka användare... 9 Snabbsökning... 9 Sökning på namn... 10 Sökning på avdelning... 11 Avancerad sökning...11 Sökbegrepp vid avancerad sökning... 12 Alla uppgifter... 13 Kontaktlistor... 14 Lägga till användare i en kontaktlista... 14 Hantera kontaktlistor... 14 Sekreterarservice... 15 Kolumninställningar i listan med sökresultat... 15 Meddelanden 16 Om meddelanden...16 Tillgängliga meddelandesystem... 16 Skicka meddelanden... 16 Utforskaren 18 Om Utforskaren... 18 Avdelningsträdet... 19 Informationsträdet... 19 Hantera frånvarobesked från Utforskaren... 19 Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Introduktion 1
Inställningar 20 Om vyn Inställningar...20 Lösenord... 20 Telefoninställningar... 21 Snabbknappar... 21 Accessnummer... 22 Schema... 22 Min Information... 23 Tilläggsfunktionalitet 24 Röstbrevlåda... 24 Inställningar för röstbrevlåda... 24 Lyssna på röstmeddelande... 24 Radera röstmeddelande... 25 Skicka SMS... 25 Click-to-call... 25 Vidarekoppling... 26 2 Introduktion Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Introduktion Om Trio Present Assistant for Web Browsers Välkommen till Trio Assistant for Web! Den här applikationen är avsedd för frånvaro- och meddelandehantering och är utvecklad speciellt för kontorsmiljöer. Applikationen, som fortsättningsvis kallas Assistant, är en så kallad klientapplikation och är avsedd för MS Internet Explorer 5.5 och senare versioner, i Windows-miljö. Assistant erbjuder följande tjänster: Frånvarohantering. Med denna tjänst anger du som användare om du är på plats eller om du är på möte, tjänsteresa mm. Du kan också ange om du är tillgänglig på annan plats och när du beräknar vara tillbaka. Söka andra användare. Du kan söka användare, som finns registrerade i systemet, på bland annat namn, avdelningstillhörighet och arbetsuppgifter. Meddelandehantering. Med Assistant kan du skicka textmeddelanden till andra registrerade användare eller till telefonisterna. Meddelandet kan exempelvis väljas att levereras som Presentmeddelande, e-post eller SMS. Beroende på hur systemet och hur det är konfigurerat, har Assistant for Web även följande funktioner: Voicemailhantering. Hantera dina voicemail-inställningar och din röstbrevlåda. Se Röstbrevlåda på sidan 24. SMS till valfritt nummer. Se Skicka SMS på sidan 25. Click-to-call. Ring till andra användare i Present-systemet med hjälp av din Assistant for Web client. Se Click-to-call på sidan 25. Vidarekoppling. Använd Assistant for Web till att vidarekoppla din anknytning. Se Vidarekoppling på sidan 26. Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Introduktion 1
Att komma igång In- och utloggning Logga in När du skriver in adressen (som du får av systemadministratören) till Assistant i din webbläsare visas inloggningsrutan. Inloggningsfönstret 1. Ange användarnamn och lösenord. Dessa får du av systemadministratören. Lösenordet kan du dock själv ändra när du väl är inloggad i systemet. Se Lösenord på sidan 20. 2. Rutan Kom ihåg mig visas om funktionen automatisk inloggning via cookie är aktiverad på servern. Om rutan kryssas i så kommer inloggning att ske automatiskt så länge cookien är aktiv på din dator. 3. Klicka på OK. Observera: Om din Assistant använder MS Windows autenticering för automatisk inloggning kommer denna inloggningsdialog inte att visas. Fel vid inloggningen Om du skrivit in fel namn eller lösenord vid inloggningen visas följande dialog: Autentiseringsfel fel vid inloggningen i systemet 2 Att komma igång Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Klicka på OK och gör ett nytt försök att logga in. Om även detta försök misslyckas, kontakta systemadministratören. Logga ut För att logga ut, klicka på Logga ut i huvudmenyn. Bekräfta genom att klicka på OK i dialogen som visas. Startsidan och ikoner Startsidan i Assistant Från startsidan kan du öppna de olika vyer i Assistant där du bl a kan söka i Presentsystemet efter användare och information samt styra när och var du vill bli nådd. Du kan även skicka meddelanden samt göra inställningar för egna meddelandekanaler som du vill att dina inkommande meddelanden ska skickas till. Startsidan visas när du loggat in: Startsidan Från startsidan kan du bland annat: Lägga in ett nytt frånvarobesked, se Nytt frånvarobesked på sidan 6. Söka efter andra användare i systemet, se Söka användare på sidan 9. Hantera meddelanden i din röstbrevlåda Skapa kontaktlistor så att du bekvämt samlar personer som du ofta kontaktar i en eller flera listor, se Kontaktlistor på sidan 14. Bläddra i avdelnings- och informationsträden i Utforskaren, se Utforskaren på sidan 18. Hantera dina inställningar, se Inställningar på sidan 20. Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Att komma igång 3
Förteckning över symboler och ikoner i Assistant Frånvarosymboler Symbol Beskrivning Symbol Beskrivning Lunch Gått för dagen Tjänsteärende Sammanträde Tjänsteresa Deltid Semester Tjänstledig Ute Sjuk Övrigt Övriga symboler (visas bredvid en abonnent i ett sökresultat) Visa alla uppgifter. Klicka för att visa alla uppgifter om en abonnent. Skicka meddelande. Klicka för att skicka ett meddelande till abonnenten via en av meddelandekanalerna Ring upp. Lägg till personen till kontaktlistan. 4 Att komma igång Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Frånvarobesked Om frånvarobesked Frånvarobeskeden i Assistant visar en användares närvarostatus. Frånvaroorsakerna finns listade i Frånvarosymboler på sidan 5. Du anger din närvarostatus genom att lägga in frånvarobesked i systemet på samma sätt som du normalt lägger in bokningar i ett kalendersystem; datum och tid indikerar när din frånvaro börjar och startar. Men frånvarobesked är mer än närvarostatus, de styr även vart dina telefonsamtal går under tiden du är borta. Med Assistants beskedshantering kan du, förutom att se dina egna och andras frånvarobesked också: lägga in, ändra samt ta bort frånvarobesked. lägga in flera frånvarobesked som löper samtidigt. skriva in kompletterande information kring frånvarobeskedet. Frånvarosymboler Följande ikoner används som symboler för olika frånvarobesked. Se även fullständig symbolförteckning i avnsittet Förteckning över symboler och ikoner i Assistant på sidan 4. Frånvarosymboler Symbol Beskrivning Symbol Beskrivning Lunch Gått för dagen Tjänsteärende Sammanträde Tjänsteresa Deltid Semester Tjänstledig Ute Sjuk Övrigt Snabbknappar Snabbknapparna visas i sektionen Mina frånvarobesked på startsidan. Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Frånvarobesked 5
En snabbknapp är en genväg till sparade inställningar för en vald typ av frånvarobesked. Du kan till exempel skapa en snabbknapp för frånvarobeskedet Lunch med en förinställd inställning för varaktighet och inställningar för vart dina samtal ska gå medan du är och äter. Se avsnittet Snabbknappar på sidan 21. När du väl har skapat en snabbknapp, lägger du enkelt in ett nytt frånvarobesked genom att bara klicka på snabbknappen. Tips! Det går att lägga snabbknappen på datorns skrivbord genom att dra den dit med hjälp av musen. Nytt frånvarobesked Så här väljer du ett nytt frånvarobesked bland de fördefinierade alternativen: 1. Från Startsidan, klicka på Nytt. (Du kan förstås också använda en lämplig snabbknapp om du konfigurerat en sådan.) Du kan även lägga in nya frånvarobesked från Utforskaren. Klicka på Frånvarobesked i den vänstra ramens trädstruktur och klicka därefter på Nytt under ditt namn i den högra ramen. Följ sedan stegen nedan. Vyn för Nytt frånvarobesked 2. Välj en frånvaroorsak ur listrutan med frånvaroorsaker (klicka på listrutans pil för att visa hela listan). 6 Frånvarobesked Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
3. Välj start- respektive sluttid. Du kan skriva in datum manuellt, men när du klickar i något av datumfälten visas även en kalender där du kan klicka på önskat datum. När du klickat på ett datum stängs kalenderfönstret automatiskt. Kalendern i Nytt frånvarobesked. Du navigerar i kalendern med hjälp av pilarna vid sidan om månadens namn. < och > flyttar en månad bakåt respektive framåt i tiden medan << och >> gör motsvarande med år. 4. Välj från listboxen Telefonbehandling hur dina samtal ska hanteras medan frånvarobeskedet är aktivt. 5. Det är valfritt att fylla i fälten Alternativt svarsställe och Information. Texten du skriver i fältet Information visas i sökresultat, men texten i Alternativt svarsställe visas endast för telefonister. 6. Välj om du vill att telefonen ska öppnas automatiskt när du återkommer; bocka i så fall för kryssrutan Öppna telefonen automatiskt. 7. Om du vill kan du spara inställningarna för frånvarobeskedet som en snabbknapp. Ge i så fall snabbknappen ett beskrivande namn i fältet Om Du vill spara som snabbknapp. 8. Klicka på Spara. Ta bort frånvarobesked För att ta bort frånvarobeskedet manuellt, gör så här: 1. Gå till Startsidan. 2. Klicka på knappen Ta bort. Nästa steg kommer bero på om du har ett eller flera aktiva frånvarobesked. Tips! På varje rad med ett frånvarobesked finns knappen för att snabbt ta bort ett frånvarobesked. som du kan klicka på 3. Har du bara ett aktivt frånvarobesked får du en kontrollfråga om du verkligen vill ta bort frånvarobeskedet. Bekräfta genom att klicka på OK. Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Frånvarobesked 7
4. Har du flera aktiva frånvarobesked öppnas istället en vy där du kan markera vilket eller vilka frånvarobesked som ska tas bort. 5. Bekräfta genom att klicka på OK. Ändra inlagda frånvarobesked För att ändra frånvarobesked, gör så här: 1. Gå till Startsidan. 2. Klicka på vid det frånvarobesked du önskar ändra. Ersätt de gamla uppgifterna i dialogrutan med de nya. (Se informationen under Nytt frånvarobesked på sidan 6.) 3. Spara de nya uppgifterna genom att klicka på Spara. Flera samtidiga frånvarobesked Assistant ger möjlighet att lägga in flera samtidiga, parallellt löpande, frånvarobesked. Men oftast kan bara ett besked anges i taget som i Alla uppgifter-fönstret eller vid röstbesked. Då gäller följande prioritet: Frånvaro har företräde framför närvaro. Frånvarobeskedet med den längst varande aktualitetstiden har företräde. Exempel 1: Du är på tjänsteresa en dag, är åter på din arbetsplats nästa dag, och har lunch mellan 12 och 13. Ett samtal till dig under lunchtid kommer att få röstbeskedet att du arbetar hemifrån och är åter dagen därpå. Exempel 2: Du lägger först in ett frånvarobesked om sammanträde 3 timmar från 10.00 till 13.00. Dessutom lägger du in en lunch mellan 11.00 och 12.00. Ett samtal till dig under lunchtid kommer att få röstbeskedet att du är på sammanträde och träffas åter 13.00. 8 Frånvarobesked Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Söka användare Om att söka användare Det finns flera sätt att söka användare i Assistant: Varifrån? Hur då? Se Snabbsökning på sidan 9. Se Avancerad sökning på sidan 11. Snabbsökning Vill du göra en sökning på endast namn eller avdelning, se "Snabbsökning" på sidan 9. Om du däremot vill söka användare men inte känner till personens namn eller avdelning kan du använda den mer detaljerade Avancerad sökning. Här kan du göra kombinerade sökningar med följande sökbegrepp : För- och efternamn Anknytning Avdelning Kundgrupp Titel Ärende (beskriver användarens handläggnings- och/eller kompetensområde) Rum Passningsställe (anknytning/telefonnummer som en uppringande person kan lämna meddelande på) Mobiltelefon Assistant har dessutom ett antal extrafält som ditt företag kan använda för att lägga in andra tänkbara sökbegrepp, som till exempel bostadsadress eller hemtelefon. I Assistants snabbsökningsfält, som är nåbart från alla vyer, kan du söka användare på namn och avdelning. Snabbsökningsfältet Vid sökning på namn anges detta i sökfältet enligt formen {efternamn} {kommatecken eller mellanslag} {förnamn} Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Söka användare 9
eller endast {kommatecken eller mellanslag} {förnamn} Vid sökning på avdelning använder du punkt i ditt sökbegrepp. Organisationen skrivs in i sökfältet enligt formen {punkt} {avdelning} För sökning där du kan kombinera flera sökbegrepp, se "Avancerad sökning" på sidan 11. Gör så här för att utföra en snabbsökning: 1. Skriv in ditt sökbegrepp i snabbsökningsfältet enligt instruktionerna i "Sökning på namn", "Sökning på avdelning" eller Sökning med jokertecken". 2. Tryck Retur. Sökresultatet visas i en lista. Du har nu följande valmöjligheter: Finns den du söker i resultatlistan och nu önskar du o se användarens alla uppgifter? o Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad. skicka ett meddelande till användaren? Klicka på bland valknapparna längst till höger på användarens rad. Vill du ändra kolumnerna i sökresultatet? Klicka på som finns underst i listan med sökresultatet. Se även Kolumninställningar i listan med sökresultat på sidan 15. Vill du istället göra en avancerad sökning? Klicka på högst upp på sidan. För att läsa mer om detta, se Avancerad sökning på sidan 11. Med Assistants sökfunktion behöver du inte skriva in ett fullständigt namn eller avdelning för att få tag på önskad användare. Oftast räcker det med några tecken. Finns flera användare som passar in på din sökning så listas alla träffar i fältet under sökfältet. Sökning med jokertecken Du kan använda dig av jokertecken i din sökning: Frågetecken (?) representerar ett tecken i den position som du skriver in den. Procenttecken (%) eller asterisk (*) representerar okänt antal tecken. Sökning på namn Om du ska söka efter Conny Johansson kan du, beroende på hur mycket uppgifter du har om personen, exempelvis använda dessa alternativ: Text i sökfönster Johansson,Conny Joh, Conny %son Conny Johansson?onny Johansson????? Johansson J,C J C Kommentar Om du kanske är osäker på om efternamnet är Johannesson eller Johansson I exemplet här vet du kanske bara att personen har ett sonnamn i efternamn Frågetecknet representerar en bokstav. Du kanske tvekar mellan förnamnen Ronny, Conny och Sonny Du vet att förnamnet innehåller högst fem bokstäver. Listar alla Johansson Listar alla med efternamn som börjar på J och förnamn på C 10 Söka användare Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
,%y,conny Conny Du känner bara till att förnamnet slutar på y Om du glömt efternamnet. Sökning på avdelning Genom att börja ditt sökbegrepp med en punkt anger du att du söker på avdelningstillhörighet. Precis som vid namnsökning får du träffar på alla användare där din sökterm ingår som del av (avdelnings)namnet: Text i sökfönster.sales Kommentar ger träffar på exempelvis Sales Europe Sales manager Sales promotion.s ger träffar på exempelvis Sales System development Support Avancerad sökning Gör så här för att göra en avancerad sökning: 1. Klicka på Avancerad sökning högst upp i Assistant fönstret. Vyn för Avancerad sökning öppnas: Vyn för Avancerad sökning i Assistant 2. Fyll i värden i sökfälten: vyn Avancerad sökning har flera sökfält som kan användas var för sig eller i kombination med varandra. Den text du anger i sökfälten till vänster kommer att sökas efter i de fält som du väljer i listrutorna till höger. Läs avsnittet Sökbegrepp vid avancerad sökning på sidan 12 för information om hur skriver in text för sökning Observera: Ju fler sökfält du använder, desto snävare görs sökningen. 3. Vill du i din avancerade sökning även använda ärende som sökbegrepp, fortsätt enligt stegen i avsnittet Specifikt för sökning på ärende på sidan 12. I annat fall kan du nu klicka på Sök för att starta sökningen. 4. Du ser nu sökresultatet i en lista, precis som resultatet av en snabbsökning. Du har nu följande valmöjligheter: Finns den du söker i resultatlistan och nu önskar du Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Söka användare 11
o o se användarens alla uppgifter? Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad. skicka ett meddelande till användaren? Klicka på bland valknapparna längst till höger på användarens rad. Vill du ändra kolumnerna i sökresultatet? Klicka på som finns underst i listan med sökresultatet. Se även Kolumninställningar i listan med sökresultat på sidan 15. Specifikt för sökning på ärende För att använda ärenden som komplettering till de övriga sökfälten i Avancerad sökning, fortsätt enligt stegen nedan. 4. Vill du söka efter specifika ärenden använder du fritextfältet Ärendesökning för att skriva namnen på de ärenden du söker, förutsatt att du kan namnen, annars klickar du på knappen Hämta ärenden. Fältet till vänster fylls då med de ärenden som finns inlagda i systemet och med knapparna Lägg till, Ta bort och Rensa bestämmer du vilka ärenden som sökningen ska omfatta. 5. Klicka på Sök för att starta sökningen. 6. Du ser nu sökresultatet i en lista, precis som resultatet av en snabbsökning. Du har nu följande valmöjligheter: Finns den du söker i resultatlistan och nu önskar du o se användarens alla uppgifter? o Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad. skicka ett meddelande till användaren? Klicka på bland valknapparna längst till höger på användarens rad. Vill du ändra kolumnerna i sökresultatet? Klicka på som finns underst i listan med sökresultatet. Se även Kolumninställningar i listan med sökresultat på sidan 15. Sökning med jokertecken Du kan använda dig av jokertecken i din sökning: Frågetecken (?) representerar ett tecken i den position som du skriver in den. Procenttecken (%) representerar okänt antal tecken. Med Assistants sökfunktion behöver du inte skriva in ett fullständigt namn eller avdelning för att få tag på önskad användare. Oftast räcker det med några tecken. Finns flera användare som passar in på din sökning så listas alla träffar i fältet under sökfältet. Sökbegrepp vid avancerad sökning Här är en förteckning över de sökbegrepp som kan användas vid avancerad sökning i Assistant. Tänk på att alla data som börjar med de bokstäver/siffror du angett kommer att räknas som träffar vid sökningen. Sökbegrepp Kommentar Exempel Förnamn Ange minst ett tecken i förnamnet. Sökning på Conny :,Conny,C 12 Söka användare Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Efternamn Anknytning Avdelning Kundgrupp Ange minst ett tecken i efternamnet Ange minst en siffra i anknytningen. Ange minst ett tecken i avdelningen Ange minst ett tecken i kundgruppen. Sökning på Johansson: Joh Johans%on J%n Sökning på anknytning 3036: %36 3%6 30 3 Sökning på Utvecklingsavdelningen: Utv U Sökning på Göteborgskontoret: Göteborgsk Göt Titel Ange minst ett tecken i titeln Sökning på Säljare: Säljare Säl S Mobiltelefon Passningsställe Placering Ärende Ange minst ett tecken i mobilnumret Ange minst ett tecken i passningsstället Ange minst ett tecken i placeringssbeteckningen. Sökbegrepp vid avancerad sökning Se Specifikt för sökning på ärende på sidan 12. Sökning på mobilnumret 0708-123456: 0708%1234 %123456 0708 070 Sökning på anknytning 3036: 3036 30 Sökning på Lena Svensson: Svensson,L S Lena Sökning på A110: A110 A1 Se Specifikt för sökning på ärende på sidan 12. Om du fått felaktigt resultat av din sökning: tänk på att sökningen baseras på samtliga sökbegrepp. Om du bara vill använda några av sökbegreppen måste du alltså rensa de övriga fälten. Alla uppgifter En användares alla uppgifter visas när du klickat på bland val-knapparna. Dessa knappar ger dig även möjlighet att skicka meddelanden. Läs mer om detta i avsnittet Skicka meddelanden på sidan 16. Val-knapparna i Assistant. Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Söka användare 13
1. Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad. 2. Vyn Alla uppgifter visas nu. Du kan bland annat se personens avdelningstillhörighet, telefonnummer (anknytning såväl som mobiltelefon)och eventuellt frånvarobesked (både aktivt och framtida). OBS! Alla uppgifter-fönstret är endast avsett för läsning. Uppgifterna där har lagts in av din administratör (gäller ej uppgifter om frånvaro). Kontaktlistor Om du skapar en eller flera kontaktlistor slipper du söka upp andra användare i systemet när du vill komma i kontakt med dem eller se deras närvarostatus. Lägga till användare i en kontaktlista 1. Sök upp användaren du vill lägga i en kontaktlista. 2. Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad. 3. Bekräfta att du vill lägga till personen i din kontaktlista genom att klicka på OK. 4. Personen läggs nu till bland dina kontaktlistor men kommer tills att du ändrar det ligga i kategorin Utan lista. Hantera kontaktlistor 1. Klicka på bland val-knapparna för den användare som du vill lägga i en specifik kontaktlista. 2. Välj en befintlig kontaktlista från listan Välj kontaktlista. Vill du skapa en helt ny lista att lägga kontakten i så skriver du bara in namnet på den nya kontaktlistan i fältet för detta. 3. Klicka på Spara. Radera en kontaktlista När alla kontakter i en lista tagits bort raderas listan automatiskt. 14 Söka användare Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Sekreterarservice Sekreterarservice fungerar som utökade rättigheter, vilka tilldelas en användare som ska sköta andra abonnenters frånvarobesked. Om du är registrerad som sekreterare åt någon annan användare (administreras av Systemadministratören) kan du hantera dennes frånvarobesked via Frånvarobesked i Utforskaren. Där finns varje användare du är sekreterare åt i en gren under dina egna frånvarobesked. När du markerar en användares gren i mappstrukturen kan du hantera dennes frånvarobesked på samma sätt som du hanterar dina egna. Se kapitlen "Frånvarobesked" på sidan 5 för mer detaljerad information om hur du hanterar frånvarobesked. Kolumninställningar i listan med sökresultat Genom att klicka på som finns underst i listan med sökresultatet kan du välja vilka kolumner som ska visas i din sökresultatslista. Gör så här för att komma till vyn Kolumninställningar: 1. I ett sökresultat, klicka på. 2. De kolumner som finns tillgängliga visas i den vänstra listan och de som visas i sökresultatet finns i den högra listan. Markera ett kolumnnamn i någon av listorna och reglera vilka som visas eller ej genom att klicka på Lägg till>> respektive <<Ta bort. Ordningen de visas i väljer du med knapparna Flytta upp respektive Flytta ner. 3. Klicka på Spara. Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Söka användare 15
Meddelanden Om meddelanden Med Assistant kan du skicka meddelanden till alla användare som är registrerade i systemet. Meddelandena skickas antingen som Presentmeddelanden eller som omstyrda meddelanden till andra meddelandesystem. OBS! Med Trio Present Assistant for Web är det inte möjligt att ta emot meddelanden. Tillgängliga meddelandesystem Assistant kan kopplas till ett stort antal olika meddelandesystem utöver PresentOffice eget. Vilka meddelandekanaler du kan välja bland beror på vilka uppkopplingar som ditt företag valt. Vanliga alternativ är e-post och SMS-meddelanden. Observera: När du väljer SMS är det viktigt att komma ihåg att SMS-meddelanden bara kan innehålla 160 tecken. Endast de 160 första tecknen i ditt meddelande kommer därför att nå mottagaren. Skicka meddelanden Så här gör du för att skicka meddelanden: 1. Sök fram den användare som du vill skicka meddelande till. Om du är osäker, se Söka användare på sidan 9. 2. Klicka på bland val-knapparna. 16 Meddelanden Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Vyn Meddelande 3. Skriv in ditt meddelande. 4. Välj en eller flera adresser ur listan för sändingsalternativ. 5. Klicka på Skicka-knappen för att sända meddelandet. Tips: Från vyn Alla uppgifter kan du skicka e-post till andra användare genom att klicka på deras e-postadress i listan av uppgifter. Ett nytt e-postformulär till den valda användaren öppnas då i din e-postklient (Outlook, Lotus Notes el. dyl.). Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Meddelanden 17
Utforskaren Om Utforskaren I Utforskaren har du tillgång till: företagets avdelnings- och informationsträd. dina frånvarobesked (samt frånvarobeskeden för dem du ev. är sekreterare för. (Mer info om sekreterarfunktionen hittar du i avsnittet Sekreterarservice på sidan 15.) Du navigerar genom att klicka på de symboler och som finns till vänster om de mappar som innehåller undermappar. Klick på ett öppnar mappen (vars symbol byts till ett ). Ett klick på ett stänger mappen igen. OBS! Utforskaren är endast avsedd för läsning. Uppgifterna där har lagts in av din administratör (gäller ej uppgifter om frånvaro). Vyn Utforskaren 18 Utforskaren Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Avdelningsträdet Avdelningsträdet i Utforskaren Informationsträdet I Utforskaren, klicka på eller för att öppna Avdelningsträdet. Här visas avdelningsstrukturen i trädform och du navigerar genom att klicka på de och symboler som finns till vänster om de mappar som innehåller undermappar. Klick på ett öppnar mappen (vars symbol byts till ett ). Ett klick på ett stänger mappen igen. Informationsträdet i Utforskaren Information i Utforskaren visar en trädstruktur med informationsposter. I Utforskaren, klicka på eller för att öppna Informationsträdet. När du klickar på en posts huvudnivå i trädstrukturen i den vänstra ramen så visas de olika poster den innehåller i den övre högra ramen. När du klickar på en av dessa visas postens detaljerade information i den understa högra ramen. Hantera frånvarobesked från Utforskaren Hanteringen av egna frånvarobesked kan nås även från Utforskaren (förutom från Min Startsida). För att läsa mer om detta, se Nytt frånvarobesked på sidan 6. Om man har sekreterarrättigheter för en annan användare är det från Utforskaren hanteringen av dennes frånvarobesked sker. Läs mer om detta i avsnittet Sekreterarservice på sidan 15. Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Utforskaren 19
Inställningar Om vyn Inställningar Klicka på Inställningar i huvudmenyn för Assistant. I denna vy får du en samlad översikt över dina: Lösenord, se Lösenord på sidan 20. Telefoninställningar, se Telefoninställningar på sidan 21. Snabbknappar, se Snabbknappar på sidan 21. Röstbrevlåda, se Röstbrevlåda på sidan 24. Accessnummer, se Accessnummer på sidan 22. Vidarekoppling, se Vidarekoppling på sidan 26. Schema, se Schema på sidan 22. Min Information, se Min Information på sidan 23. Lösenord Lösenordssektionen i vyn Inställningar Skriv in ditt nuvarande lösenord i det översta fältet. Därefter skriver du in det nya lösenordet i nästa fält (lösenordet får vara max 18 tecken), och till sist verifierar du med att skriva in det nya lösenordet en andra gång i det understa lösenordsfältet. Du kan om du önskar fortsätta att redigera dina inställningar, såsom exempelvis meddelandekanaler, i annat fall klicka på Spara när du är klar med ändringarna. 20 Inställningar Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Telefoninställningar Telefoninställningarsektionen av vyn Inställningar Använd de personliga telefoninställningarna för att hantera vart dina samtal ska gå för vart och ett av frånvarobeskedstyperna. 1. Välj en typ av frånvarobesked ur listan. 2. Välj ett av alternativen som anger vart telefonsamtalen ska gå för den här typen av frånvarobesked. 3. Klicka på Spara Snabbknappar Snabbknapparna visas på vyerna Startsidan och Utforskaren. De kan också dras till datorns skrivbord för att användas som genvägar. En snabbknapp är en genväg till sparade inställningar för en vald typ av frånvarobesked. När du väl har skapat en snabbknapp, lägger du enkelt in ett nytt frånvarobesked genom att bara klicka på snabbknappen. Ny Snabbknapp 1. Klicka på. Detta öppnar vyn Inställningar för Snabbknapp. Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Inställningar 21
2. Välj de inställningar som ska gälla för de frånvarobesked som du senare skapar med hjälp av den här snabbknappen. Om du behöver mer information om de olika valen och inställningarna, se Nytt frånvarobesked på sidan 6. 3. Skriv in ett beskrivande namn för knappen i fältet Namn på knappen. 4. Klicka på Spara. Tips! Du kan även skapa en snabbknapp i samband med att du lägger in ett frånvarobesked, se Nytt frånvarobesked på sidan 6. Accessnummer Ett accessnummer är ett telefonnummer som du kan ringa från utan att behöva ange någon kod. Du kan lägga in upp till tre accessnummer i systemet. Schema 22 Inställningar Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Scheman är med ett visst intervall återkommande frånvarobesked. Du lägger in dem i systemet precis som ett vanligt frånvarobesked med tillägget att du även anger startrespektive eventuellt slutdatum, samt vilket intervall frånvarobeskedet återkommer med (period). Min Information I vyn Min Information hanterar du uppgifter om dig själv i Present-systemet. Ändringar du gör kommer att granskas av en administratör och det är först sedan denne godkänt ändringen som informationen i systemet uppdateras. Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Inställningar 23
Tilläggsfunktionalitet Röstbrevlåda Använd Assistant for Web för att hantera dina voicemail. Inställningar för röstbrevlåda För att hantera inställningarna för din röstbrevlåda, klicka på Inställningar och sedan på knappen Röstbrevlåda. Vyn för Inställningar för röstbrevlåda Observera: Ytterligare inställningar kan visas beroende på inställningar i servern. Lyssna på röstmeddelande 1. Välj det röstmeddelande du vill lyssna på ur listan med meddelanden. 2. Välj under Lyssna på röstmeddelande om du vill lyssna på meddelandet i din telefon (ange anknytningen i anknytningsfältet) eller om du vill lyssna på meddelandet via datorn (för att göra detta behöver du ett ljudkort och hörlurar/högtalare). Det nummer, som lämnat meddelandet, visas i kolumnen Från, men för externa nummer visas normalt inte inledande nollor. 24 Tilläggsfunktionalitet Användarhandbok Trio Present Assistant for Web
Observera: Om du använder funktionen Mobile Extension ska du ange ditt mobilnummer i anknytningsfältet då du vill lyssna på meddelande via telefon. 3. Klicka på på raden för det meddelande du vill avlyssna. 4. Meddelandet spelas upp. Radera röstmeddelande 1. Välj det röstmeddelande du vill radera ur listan med meddelanden. 2. Klicka på. Skicka SMS Om SMS finns som en länk på huvudmenyn, är systemet konfigurerat så att du kan skicka SMS till valfritt nummer, dvs. även till mottagare utanför Present-systemet. Observera: Kom ihåg att SMS-meddelanden bara kan innehålla 160 tecken. Endast de 160 första tecknen i ditt meddelande kommer därför att nå mottagaren. Så här gör du för att skicka SMS: 1. Klicka på SMS i huvudmenyn i Assistant. 2. Skriv din meddelandetext. Återstående antal tecken visas under meddelanderutan. 3. Ange till vilket SMS-nummer meddelandet ska skickas till. 4. Klicka på Skicka för att sända meddelandet. Vyn för SMS Click-to-call Om knappen finns bland valknapparna i din Assistant, är har du möjlighet att ringa upp en annan användare i systemet. Val-knapparna i Assistant. 1. Klicka på bland val-knapparna. Användarhandbok Trio Present Assistant for Web Tilläggsfunktionalitet 25
2. Vyn Ring till visas nu. Vyn Ring till 3. Välj nummer att ringa från respektive till genom att klicka på pilen i listrutorna och välja önskat nummer. Du kan även skriva in ett telefonnummer manuellt i fältet för detta. Observera: Om du använder funktionen Mobile Extension ska du ange ditt mobilnummer som det nummer du vill ringa från. 4. Klicka på Ring upp. Först kommer din egen telefon att ringa, och först när du lyfter luren kommer samtalet att kopplas till mottagarens telefon. Vidarekoppling Om det finns en sektion i Inställningar om Vidarekoppling (se bilden) kan du skicka dina samtal vidare till en annan telefon. Detta gör du genom att ange ett telefonnummer i fältet för vidarekoppling. Bocka för kryssrutan innan du sparar om du vill ta bort en tidigare gjord vidarekoppling. Observera: Den här versionen av Assistant har inte stöd för att visa status på vidarekopplingar, d v s om det finns en aktiv vidarekoppling och till vilket nummer. Är du osäker om/vart telefonen är vidarekopplad, ta bort ev. vidarekopplingar genom att bocka för kryssrutan och därefter spara. Lägg därefter in en ny vidarekoppling. 26 Tilläggsfunktionalitet Användarhandbok Trio Present Assistant for Web