Budget- och prognos- manual HYPERGENE EOS. Servicedesk Tfn: +46(0)

Budget- och prognos- manual HYPERGENE EOS Lunds universitet uppdaterad september2014 Servicedesk Tfn: +46(0)46-222 90 00 E-mail: servicedesk@ldc.lu.se

2 Innehållsförteckning 1 Processen flödet... 3 2 Logga in i EOS... 4 3 Portalen... 6 4 Mina uppgifter... 13 4.1 Mina uppgifter i budgetarbetet... 16 4.2 Mina uppgifter i prognosarbetet... 18 5 Budget intäkter/kostnader - Prognos intäkter/kostnader... 20 6 Budget personalförd - Prognos personalförd... 27 7 Budget inlånad personal - Prognos inlånad personal... 38 8 Budget avskrivningar... 40 9 Budget fördelning indirekta intäkter/kostnader... 42 10 Budget- och prognosrapporter... 46 10.1 Resultat- och balansräkning... 47 10.2 Uppföljning... 60 10.3 Personal översikt... 61 10.4 Personalförd konteringsdifferenser... 67 10.5 Avskrivningar... 68 10.6 Indirekta intäkter/kostnader... 69 10.7 Påläggsprocent... 73 10.8 Påläggsprocent lokalkostnader... 74 10.9 Prognos påläggsprocent... 75 10.10 Bilaga till fullkostnadskalkyl... 76 10.11 Tolftedelsunderlag analys/export... 78 10.12 Översikt kommentarer... 81 11 Kommentarer... 82 11.1 Fliken Kommentar... 82 11.2 Flödeskommentarer... 82 11.3 Kommentar i cell... 82

3 1 Processen flödet Det är viktigt att man på fakultets- och institutionsnivå kan bestämma hur man inom ramen för systemet ska arbeta. Vem som ska göra de olika uppgifterna i budgeten och vem som ska godkänna de olika stegen beslutas på fakultets- och institutionsnivå. Varje budgetprocess föregås av en uppsättningsprocess. Genomgång och uppdatering av inmatare och godkännare görs på fakultet/institution. Samtliga ändringar i uppsättningen kan göras av de personer som har utökad systembehörighet. För denna uppgift finns en separat manual. När samtliga uppgifter på ett kostnadsställe är klarmarkerade och godkända kan kostnadsstället godkännas. När samtliga kostnadsställen kopplade till en institution är godkända kan institutionen godkännas. Slutligen, när samtliga institutioner kopplade till en fakultet är godkända, kan fakulteten godkännas. Kommunikationen i processen, exempelvis att en användare har en ny uppgift att godkänna, sker via e-post.

4 2 Logga in i EOS Du läggs in som EOS-användare i Lucat av den person som är Lucat-ansvarig på din institution. Dagen efter att du har blivit upplagd är det möjligt att logga in i EOS. Du använder nedanstående väg för att logga in i EOS, både i produktions- och testmiljö. Gå in på LUs hemsida - Anställd - Administrera via webben - EOS - EOS inloggning klicka på länken. Längre ner på denna sida Eventuellt får du upp nedanstående inloggningsruta. Vid användarnamn skriver du UW\Lucat-id, t.ex UW\kamn-gfl. Glöm ej UW\! Vid lösenord skriver du ditt Lucat-lösenord.

5 Om du inte lyckas med inloggningen måste du byta lösenord, gå in på följande länk http://lucatuppdatera.lu.se/lucatweb/mainservlet?task=goto_personal_update. Längst ner på sidan kan du byta lösenord. Du kan, om du vill, byta till samma lösenord som du redan har. Prova sedan att logga in i EOS igen. Om du använder webbläsaren Mozilla Firefox ser bilden ut så här. Vid användarnamn skriver du din Lucat-id. Vid lösenord skriver du ditt Lucat-lösenord. Om du inte lyckas med inloggningen måste du byta lösenord, gå in på följande länk http://lucatuppdatera.lu.se/lucatweb/mainservlet?task=goto_personal_update. Längst ner på sidan kan du byta lösenord. Du kan, om du vill, byta till samma lösenord som du redan har. Prova sedan att logga in i EOS igen. Fungerar inte inloggningen, kontakta LU servicedesk, E-mail: servicedesk@lu.se Tfn: 29000

6 3 Portalen I portalen, som är gemensam för budget och prognos, får du följande information - Budgetuppföljning totalt (inkl v-gren 91) - Budgetuppföljning utbildning - Budgetuppföljning forskning I kolumnen till höger hittar du aktuell information samt länkar till manual och kontaktlista för support

7 Rubrikradens högra sida - anger vem som är inloggad - Gå till alla rapporter samt personliga inställningar - Logga ut här loggar man ut - Knappen längst till höger - Sökfunktion används f.n. inte Gå till Under Gå till kan du få fram alla rapporterna, grupperade under Ekonomi, Personal och Indirekta intäkter och kostnader. Utöver rapporterna finns här även Personliga inställningar, där du anger ditt favoritkostnadsställe.

8 Logga ut Här loggar du ut Denna knapp, sökfunktion, används inte för närvarande Rubrikradens vänstra sida - Hem portalen - Uppgifter mina uppgifter - Ekonomi ekonomirapporter, tabeller och diagram - Personal personalrapporter, tabeller och diagram - Indirekta intäkter och kostnader rapporter, tabeller och diagram Uppgifter Här finner du dina uppgifter, dina kommande uppgifter och dina klarmarkerade uppgifter.

9 Under flikarna Ekonomi, Personal och Indirekta intäkter och kostnader finns rapporter och aktuell information Ekonomi Här kan vi följa resultatutveckling, myndighetskapital och bidrag. Här finns ekonomirapporterna listade (förstorad bild)

10 Personal Här kan vi se personalförda heltidsekvivalenter per befattning i budget och prognos Här finns personalrapporterna (förstorad bild) listade;

11 Indirekta intäkter och kostnader Här kan vi se påläggsbokföring fördelat på utbildning och forskning. Här finns rapporterna avseende indirekta kostnader listade (förstorad bild) Vi vill uppmärksamma er på att om man har öppnat en av sina uppgifter, t.ex. prognos intäkter/kostnader och vill öppna samma uppgift men för ett nytt kostnadsställe, måste man först stänga ner fliken med uppgiften (tryck på krysset) för att kunna öppna samma uppgift för ett nytt kostnadsställe. Man kan alltså bara ha en uppgift av samma typ öppen åt gången.

12 Favoritkostnadsställe Här kan du välja ditt favoritkostnadsställe som sedan visas i systemet när du loggat in. Du kan när du vill ändra detta. Du bör ha en institution eller ett kostnadsställe som favorit för att få så bra prestanda som möjligt, inte en hel fakultet. I exemplet nedan har man valt kostnadsställe 809940, sektionen Ekonomi. som favorit. Välj kostnadsställe/motsvarande i rullisten, spara och uppdatera. Glöm inte att uppdatera! Nästa gång du går in i EOS visas ditt favoritkostnadsställe! Spara här

13 4 Mina uppgifter Klicka på fliken Uppgifter. Du får upp 3 flikar: Mina uppgifter, Mina kommande uppgifter och Mina klarmarkerade uppgifter Fliken Mina uppgifter Förstorad, beskuren bild I denna bild visas de uppgifter du har att utföra. I det här fallet finns det 6 uppgifter

14 I nästa flik ser du Mina kommande uppgifter Förstorad, beskuren bild Om du har tilldelats uppgiften att godkänna (en uppgift eller ett kostnadsställe), finns den här tills inmataren klarmarkerat uppgiften. I sista fliken ser du Mina klarmarkerade uppgifter Här finner du de uppgifter du har klarmarkerat. Så länge processen är öppen kan du gå in och titta. Du kan dock inte ändra något i uppgifterna. Om du behöver korrigera något i uppgiften, ber du godkännaren skicka tillbaka uppgiften till dig.

15 Markerar du en av raderna kan du se var dina klarmarkerade uppgifter befinner sig i processen.

16 4.1 Mina uppgifter i budgetarbetet Den person som på ett kostnadsställe haft vissa uppgifter i föregående budget/prognos-process, får per automatik också motsvarande uppgifter i kommande budget/prognos-process. Ska uppgifterna göras av någon annan i kommande budget/prognos-process, registrerar den budget/prognosansvariga in det nya namnet. Så här går du tillväga Budgetansvarig (vanligtvis ansvarig ekonom på institutionen) utser vem på institutionen som ska göra inmatningen för de olika uppgifterna. Det kan vara olika personer på alla uppgifterna. Dock kan varje uppgift bara tilldelas en person. Under Mina uppgifter markera uppgiften Tilldela användare uppgifter och klicka på knappen inmatning/klarmarkering. Under fliken inmatning uppgifter ser du nu att det finns 5 uppgifter som ska tilldelas användare; - Budget intäkter/kostnader - Budget personalförd - Budget inlånad personal - Budget avskrivningar - Budget fördela indirekta intäkter/kostnader Du skriver namn på den person som ska vara inmatare respektive godkännare (vanligtvis samma person) och klicka på Spara. Namn kan även sökas i rullistan. Om inmatare och godkännare är samma person räcker det att skriva namnet i inmatar-fältet, när du sparar fylls godkännare med samma namn i per automatik. När du har tilldelat en inmatare och en godkännare för alla fem uppgifterna, tryck på knappen uppdatera budgetflöde. Uppgifterna skickas nu till respektive inmatare/godkännare. När du har tilldelat användare uppgifter kan du klarmarkera uppgiften tilldela användare uppgifter.

17 I budgetmodulen finns det 6 uppgifter att göra (till skillnad från prognosmodulen, där det finns 4 uppgifter). I budgetarbetet finns även uppgifterna Budget avskrivningar och Budget fördela indirekta intäkter/kostnader. Budgetuppgifterna är följande; Tilldela användare uppgifter - Obligatorisk uppgift, ange inmatare och godkännare för de 5 nedanstående uppgifterna. Observera att alla uppgifterna ska tilldelas eftersom de måste klarmarkeras. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 16. Budget intäkter/kostnader - Obligatorisk uppgift, budget av intäkter och kostnader på underkontogrupps- eller på kontonivå. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 20. Budget personalförd - Obligatorisk uppgift, budget av personal på individnivå. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 28. Budget inlånad personal - Obligatorisk uppgift, budget av inlånad personal på individnivå. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 39. Budget avskrivningar - Obligatorisk uppgift, budgetering av avskrivningar och nya investeringar. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 41. Budget fördelningar av indirekta intäkter/kostnader - Obligatorisk uppgift, fördelning av de indirekta kostnaderna till utbildning, uppdragsutbildning eller forskning samt angivande av funktion (enligt bilaga till fullkostnadskalkylen). Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 43.

18 4.2 Mina uppgifter i prognosarbetet Den person som på ett kostnadsställe haft vissa uppgifter i föregående budget/prognos-process, får per automatik också motsvarande uppgifter i kommande budget/prognos-process. Ska uppgifterna göras av någon annan i kommande budget/prognos-process, registrerar den budget/prognosansvariga in det nya namnet. Så här går du tillväga Budgetansvarig (vanligtvis ansvarig ekonom på institutionen) utser vem på institutionen som ska göra inmatningen för de olika uppgifterna. Det kan vara olika personer på alla uppgifterna. Under Mina uppgifter markera uppgiften Tilldela användare uppgifter och klicka på knappen inmatning/klarmarkering. Under fliken inmatning uppgifter ser du nu att det finns 3 uppgifter som ska tilldelas en användare; - Prognos intäkter/kostnader - Prognos personalförd - Prognos inlånad personal Du skriver namn på den person som ska vara inmatare respektive godkännare (vanligtvis samma person) och klickar på Spara. Namn kan även sökas i rullistan. Om inmatare och godkännare är samma person räcker det att skriva namnet i inmatar-fältet, när du sparar fylls godkännare med samma namn i per automatik. När du har tilldelat alla en inmatare och en godkännare för alla tre uppgifterna, tryck på knappen uppdatera budgetflöde. Uppgifterna skickas nu till respektive inmatare/godkännare. När du har tilldelat användare uppgifter kan du klarmarkera uppgiften tilldela användare uppgifter.

19 I prognosmodulen finns det 4 uppgifter att göra (till skillnad från budgetmodulen, där det finns 6 uppgifter). I budgetarbetet finns även uppgifterna: Budget avskrivningar och Budget fördela indirekta intäkter/kostnader. Dessa två uppgifter finns inte i prognosmodulen. Avskrivningskostnader matar man in i uppgiften Prognos intäkter/kostnader. Indirekta intäkter och kostnader, verksamhetsgren 91, matas in i respektive uppgift i prognosmodulen, på samma sätt som i budgetarbetet. Påläggsprocenten i prognosen överförs från Orfi. Oftast är det samma procent som framräknats i budgetarbetet, men det kan skilja något eftersom man har möjlighet att korrigera. De ändringar som görs i prognosarbetet påverkar de indirekta kostnaderna och/eller påläggsbasen. Differensen vad gäller de indirekta kostnaderna/intäkterna mellan budget/prognos-utfall hamnar på v-grenarna 10 och 30. Prognosuppgifterna är följande; Tilldela användare uppgifter - Obligatorisk uppgift, ange inmatare och godkännare för de 3 nedanstående uppgifterna. Observera att alla uppgifterna ska tilldelas eftersom de måste klarmarkeras. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 18. Prognos intäkter/kostnader - Obligatorisk uppgift, prognos av intäkter och kostnader på underkontogrupps- eller på kontonivå. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 20. Prognos personalförd - Frivillig uppgift, prognos av personal på individnivå. Hur du går tillväga i budget- och prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 28. Prognos inlånad personal - Frivillig uppgift, prognos av inlånad personal på individnivå. Hur du går tillväga i budgetoch prognosarbetet beskrivs i detalj på sidan 39.

20 5 Budget intäkter/kostnader - Prognos intäkter/kostnader Det finns ingen skillnad i denna uppgift mellan budgetarbetet och prognosarbetet. I uppgiften finns sex flikar; - Resultaträkning rapport - Inmatning underkonto inmatning - Inmatning konto inmatning - Inmatade rader rapport - Transaktioner rapport - Kommentar inmatning Resultat räkning Du markerar den rad som du vill göra budget/prognos på. Gå sedan till fliken inmatning underkonto alternativt inmatning konto. Du kan välja att budgetera/prognostisera på underkonto eller på konto. Om du vill kunna göra din uppföljning på kontonivå måste du välja att budgetera/prognostisera på konto. Det är inte möjligt att mata in värden på verksamhetsgren 00.

21 Inmatning underkonto Under denna flik matar du in dina budget-/prognosbelopp på underkonto. Du kan mata in värden i de blåfärgade fälten. Raderna som är vitmarkerade är inte inmatningsbara, ex vis inmatning på verksamhetsgrenarna 10 och 30. Rad i resultaträkning har en väljlista där det nu står Inkomst bidrag. Här kan du välja nästa rad i resultaträkningen utan att växla bild. Inmatning konto Om du väljer att budgetera/prognostisera på kontonivå matar du in dina belopp under den här fliken.

22 Förtydliganden; - Du behöver inte spara efter varje inmatning. - Under rubriken Per.nyckel (rak finns möjlighet att mata in periodisering av kostnaden/intäkten. Rak (12 tolftedelar) ligger som defaultvärde. Du kan välja: Rak, Kvartal och Halvår. Vi rekommenderar att noga överväga att använda de olika periodiseringsnycklarna. Det är viktigt att komma ihåg vilken nyckel man använt när man sedan jämför budget och utfall. - Vid budgetering/prognostisering av kostnader för arvoden och uppdragstillägg måste man i den här uppgiften lägga på sociala avgifter. Det är endast i uppgifterna Budget personalförd, Budget inlånad personal, Prognos personalförd och Prognos inlånad personal som systemet räknar ut och lägger på sociala avgifter.

23 Inmatade rader Här visas de inmatningar du gjort i denna uppgift. Transaktioner Fliken transaktioner ger möjlighet att se kostnadsställets utfallstransaktioner som bokförts i Orfi under innevarande år. I ovanstående fall finns fler transaktioner men för att se alla transaktioner måste du exportera filen till excel.

24 Att se Lupinfaktura i EOS Gå till rapporten Resultaträkning. Markera en rad i RR. I vårt exempel vill vi titta på en Lupinfaktura gällande korttidsinventarier övrigt (konto 648000). Gå till fliken Trans för att se utfallstransaktionerna för kontot 648000 i Orfi. Markera transaktionen för den Lupinfaktura du vill titta på. När du markerat raden får du upp en länk under Faktura bild. Klicka på länken.

25 Du får i nästa vy upp inloggningsrutan i Proceedo där du skriver ditt användarnamn, lösenord och klickar på knappen Logga in Här ser vi nu den Lupinfaktura vi tidigare markerat att vi ville titta på. Längst upp i bild ses rubrikraden (nedan förstorad). Det finns många möjligheter att se och även kunna skriva ut fakturan. När du är klar klickar du här så kommer du tillbaka till Resultat- och balansräkningen och kan om du vill välja att titta på någon annan faktura. Om det finns bilagor inscannade till fakturan, finns det fler länkar.

26 Kommentar Här kan du skriva dina kommentarer. Se även sidorna 80-81 angående kommentarer. Rapporten Översikt kommentarer finner du under fliken Ekonomi eller under Gå till

27 6 Budget personalförd - Prognos personalförd Skillnaden mellan budget och prognos i denna uppgift är; - i budgetarbetet överförs värdet i uppgiften till resultaträkningen per automatik. - i prognosarbetet finns Överför prognos knappen. Denna används i prognosarbetet när du arbetar med personaluppgiften på detaljnivå. Klicka på knappen när inmatningen är klar, då överförs beloppen till resultaträkningen. I uppgiften finns nio olika flikar; - Lägg upp/ta bort nyanställd inmatning - Översikt personal rapport - Inmatning alla uppg/anst inmatning alla uppgifter/anställning - Inmatning lön, omf alla inmatning enstaka uppgift alla anställningar - Inmatning tjänstl alla inmatning enstaka uppgift alla anställningar - Inmatning kontering alla inmatning enstaka uppgift alla anställningar - Kostnadsförd per v-gren rapport - Kostnadsförd per aktivitet rapport - Konteringsdifferenser rapport Under fliken Översikt personal ser du de personer som har sin anställning på ditt kostnadsställe. Dessa uppgifter hämtas från Primula. Personer som inte har någon anställning vid universitetet, t.ex. stipendiater, finns inte med här. Dessa budgeteras/prognostiseras under kontogruppen Personalkostnader & stipendier i uppgiften Budget intäkter/kostnader respektive Prognos intäkter/kostnader. Observera att; - EOS endast lägger upp en grunduppgift per anställning och budgetår och systemet väljer att lägga den på det kostnadsställe som för året håller sista anställningsperioden. Här kan du behöva gå in och justera manuellt. Exempel: Nisse har anställning på kostnadsställe 11111 där han är personalförd. Han slutar den 30 april med en lön på 20.000 kr. Den 1 maj börjar Nisse en ny anställning (samma anst.nr.) personalförd på kostnadsställe 22222 som sträcker sig resten av året, med en lön på 21 000 kr. I EOS skapas bara en grunduppgiftsrad, som sträcker från jan till dec på kostnadsställe 22222 med en lön på 21.000 kr.

28 - Tjänstledigheter. För att en period i Hypergene EOS ska bli markerad som tjänstledig under respektive månad, krävs att man varit tjänstledig den första dagen i månaden. Exempel: Tjänstledig från Primula Tjänstledig i Hypergene Ex 1) 2014-01-01-2014-01-31 Tjänstledig januari Ex 2) 2014-01-02-2014-01-31 Ingen tjänstledighet i januari Ex 3) 2014-01-02-2014-02-01 Tjänstledig i februari, men inte i januari Översikt personal Under Översikt personal -fliken finner du, som tidigare nämnts, alla som har sin anställning på ditt kostnadsställe. I denna bild ser du grunddata från Primula. Inmatningar kan inte göras här, utan görs under fliken Inmatning alla uppg/anst (där all inmatning sker i samma formulär per anställning), alternativt flikarna Inmatning lön, omf alla, Inmatning tjänstl alla samt Inmatning kontering alla (där man matar in uppgifter för alla anställningar i tre olika formulär). Kolumnen Omfattning visar den omfattning anställningen har i Primula. I kolumnerna Jan Dec visas den omfattning personen verkligen belastar ditt kostnadssälle, d.v.s. inklusive eventuell tjänstledighet. Så här går du tillväga om du vill mata in uppgifter per anställning Markera en person på översikten och klicka på fliken Inmatning alla uppg/anst. Under flikarna ser du Anställning och en rullista. Här kan du välja nästa person som du vill jobba med, utan att behöva gå tillbaka till översikten. Se bild sidan 30.

29 Underlag lön och omfattning Lön: Reviderad lön: Januari-december: Kommentar: Beloppet är den månadslön, exklusive sociala avgifter, som finns i Primula just nu. EOS-systemet räknar själv ut de sociala avgifterna. En schablon för löneförhöjning är inlagd i systemet. Här finns möjlighet att ändra lönebeloppet om man vet att ändringen är omfattande. Här fylls omfattning i. Varje månad ska fyllas i. 100 % ligger som defaultvärde. Har den anställde en annan omfattning ändrar du till denna. Här kan du skriva en kommentar, t.ex. Klar eller OK. Denna information går över till översikten. På så sätt har du markerat att denne persons uppgifter är klara och genomgångna. Obs! Om du vill korrigera redan skriven och sparad text i kommentaren, kan du trycka på F2 och därefter korrigera. Du behöver alltså inte skriva om hela raden. När dessa uppgifter är ifyllda och klara, trycker du på spara i rubrikraden längst till höger. Underlag tjänstledighet och annan ledighet Om personen ska vara tjänstledig under året, fyller du i procentsiffran i den eller de månader som är aktuella. Känner du till att någon anställd är långtidssjukskriven eller har annan ledighet, kan du lägga in den frånvaron här också. När dessa uppgifter är ifyllda och klara, trycker du på spara i rubrikraden längst till höger. Underlag kontering Kontering fylls i här. Du kan använda flera konteringsrader men totalprocenten måste bli 100 %. Om den anställde har en omfattning på exempelvis 80 % ska lönekonteringen vara 100 %. Du konterar alltså 100 % av de 80 % som vederbörande tjänstgör. Samma princip som i Primula. Du fyller i kostnadsställe, verksamhetsgren och aktivitet samt en procentsiffra för varje månad. Du kan här även kontera en av dina anställda på ett annat kostnadsställe (du lånar ut en av dina anställda till ett annat kostnadsställe inom Lunds universitet). Du väljer kostnadsställe i rullistan. Kontering av verksamhetsgren och aktivitet behöver inte anges här. Det kostnadsställe som lånar in din person kommer i stället att kontera personen. Du behöver alltså endast fylla i kostnadsställe (mottagarens) och omfattning i procent (alla månader). När detta har sparats dyker denne person upp som inlånad personal på mottagarens kostnadsställe. Glöm inte att stämma av med det kostnadsställe som du lagt kontering på! När dessa uppgifter är ifyllda och klara, trycker du på spara i rubrikraden längst till höger. Använd knapparna; Lägg till rad när du behöver fler konteringsrader Kopiera rad när du behöver en konteringsrad som är i stort sett identisk med någon som redan finns och använda den som underlag för kontering med små korrigeringar Ta bort rad när du vill ta bort en hel konteringsrad

30 Konteringar för kostnadsstället personalförd längst ner på bilden Här fyller du inte i någonting, utan dessa rader visar den kontering och omfattning du tidigare matat in och sparat. Anställning rullista På bilderna är personnummer, namn och kostnadsställe borttaget i manualen. Dessa uppgifter kommer per automatik upp när du öppnat detta fönster. Det som matas in och sparas under denna flik, sparas samtidigt under de berörda flikarna: Inmatning lön, omf alla anst, Inmatning tjänstl alla anst och Inmatning kont alla anst.

31 Så här går du tillväga om du vill mata in grund-, tjänstledighets- eller konteringsuppgifter var för sig med alla anställningar i samma vy. Klicka på fliken Inmatning lön, omf alla. Du får upp kostnadsställets alla anställningar och matar här in endast grunduppgifter såsom omfattning per månad och eventuellt reviderad lön. Spara. De inmatade uppgifterna sparas även under fliken Inmatning alla uppg/anst. Klicka på fliken Inmatning tjänstl alla. Mata in eventuella tjänstledigheter för alla anställningar. Spara. De inmatade uppgifterna sparas även under fliken Inmatning alla uppg/anst.

32 Klicka på fliken Inmatning kontering alla. Under den fliken matar du in anställningarnas lönekonteringar. Spara. De inmatade uppgifterna sparas även under fliken Inmatning alla uppg/anst. Har anställningen mer än en kontering finns personen på flera rader. Du kan lägga till, kopiera och ta bort konteringsrad. Det gör du i rubrikraden. Lägg till rad: ställ markören vid den anställning där du vill lägga till en ny konteringsrad och klicka på knappen Lägg till rad. Du får nu en ny konteringsrad längst ner på sidan. Välj namn i rullistan, kontera och ange omfattning. Spara. När du sparat lägger sig konteringsraden intill den andra/de andra konteringsraderna för den anställning det avser. Kopiera rad: ställ markören vid den anställning där du önskar kopiera konteringsraden. Klicka på knappen Kopiera rad. Du får nu upp en identisk konteringsrad under den du markerat. Korrigera kontering m.m. och spara. Ta bort rad: ställ markören på den konteringsrad du vill ta bort, klicka på knappen Ta bort rad och spara.

33 Fliken Lägg upp/ta bort nyanställd ger möjlighet att mata in och ta bort planerade nyanställningar under året. Här matar du in en planerad nyanställd under budgetåret. Ange namn, befattning och lön. Det du skriver i kommentarfältet kommer att finnas som information under fliken Översikt personal. (I detta exempel ska Nisse Nilsson, datachef med 42 000 i månadslön anställas från 1 november). Spara. Du går nu till fliken Översikt personal och finner Nisse Nilsson som du nyss matat in, längst ner i förteckningen. Markera raden och gå till fliken Inmatning alla uppg/anst.

34 Under fliken Inmatning alla uppg/anst anger du omfattning, eventull tjänstledighet och kontering. Glöm ej spara efter varje del (knappen längst ut till höger) spara För att inte få konteringsdifferenser har vi valt att lägga kontering alla 12 månaderna trots att personen (Nisse Nilsson) i det här fallet planeras börja sin anställning november. Väljer du att kontera från november månad (när det är tänkt att Nisse ska börja), uppstår en konteringsdifferens i systemet. Denna kan du bortse från. Fliken Inmatning kontering alla Om du väljer att korrigera lönekonteringarna under fliken Inmatning kontering alla så finns den nyanställde längst ner på listan. Du kan alltså göra alla anställningars lönekontering här, även den du lagt upp som nyanställd.

35 Ta bort Nyanställd Gå till fliken Lägg upp/ta bort nyanställd Markera raden för den person du vill ta bort (i detta exempel Nisse Nilsson ). Tryck på knappen Ta bort rad och spara. Personen tas nu bort både här och på översikten.

36 Vi ser nu att Nisse Nilsson inte längre finns kvar på översikten ( Projektassistent är längst ner i listan över nyanställda). Under fliken Kostnadsförd per v-gren kan du se de totala kostnaderna för personalen på ditt kostnadsställe, d.v.s. både personer som du har med i översikten och eventuellt inlånade personer som du har hanterat i uppgiften Budget inlånad personal respektive Prognos inlånad personal. Personalen ses med personnummer, namn och sorterat på de olika verksamhetsgrenarna. Längst ner på bilden ses anställningarna sorterat på befattning och verksamhetsgren.

37 Kostnadsförd per aktivitet visar den budgeterade kostnaden per aktivitet. I tabellen till höger kan du, efter att ha markerat en aktivitet i vänsterkolumnen, även se vilka personer som är budgerade på just denna aktivitet samt kostnaderna för dessa. Personnr och namn borttagna Konteringsdifferenser är ett stöd för att stämma av om någon person blivit konterad med avvikelse från 100 procent. I detta exempel finns avvikelser på några personers konteringar. Detta är exempel på de personer som inte är konterade till 100 % alla månaderna.

38 7 Budget inlånad personal - Prognos inlånad personal Skillnaden mellan budget och prognos i denna uppgift är; - att den är obligatorisk i budgetarbetet men frivillig i prognosarbetet - i prognosarbetet finns Överför prognos knappen. Denna används i prognosarbetet när du arbetar med uppgiften Inlånad personal på detaljnivå. Klicka på knappen när inmatningen är klar, då överförs beloppen till resultaträkningen. I uppgiften Budget/prognos inlånad personal syns de personer som är inlånade från andra kostnadsställen. Personerna visas här antingen för att de är konterade på ditt kostnadsställe i Primula eller för att någon på ett annat kostnadsställe har konterat dem på ditt kostnadsställe under budget/prognosarbetet. Följande flikar finns i denna uppgift; - Översikt personal rapport - Inmatning kontering inmatning - Kostnadsförd per v-gren rapport Under fliken översikt personal ser du i exemplet nedan att fyra personer från andra kostnadsställen visas som inlånade på ditt kostnadsställe (personnummer och namn borttaget i utbildningsmaterialet). Per Markera i översikten raden för den person du vill kontera och gå till fliken inmatning kontering.

39 Inmatning kontering Under denna flik konterar du personen på den verksamhetsgren/aktivitet som ska belastas. Om du vill ha en annan omfattning än den som finns angiven, går det bra att ändra. Sätt noll procent om du inte önskar låna in den här personen. Vi förutsätter att man, precis som förut, håller kontakt med aktuellt kostnadsställe och att man är överens om omfattningen av in- och utlåningen. När dessa uppgifter är ifyllda och klara, trycker du på spara i rubrikraden längst till höger. Datum kommer att sättas när denna uppgift låses för inmatning. Observera att det kostnadsstället där personen är anställd (och lånar ut) har ansvaret för att personen blir fullständigt konterad. Kostnadsförd per V-gren I tredje fliken ser du en förteckning på inlånade som finns budgeterade/prognostiserade, sorterade på befattning respektive namn.

40 8 Budget avskrivningar Denna uppgift finns endast i budgetarbetet. I prognosarbetet korrigerar du beloppen i uppgiften Prognos intäkter/kostnader Här finns två flikar: - Nya investeringar inmatning - Avskrivningar rapport Under fliken Nya investeringar budgeterar du planerade inköp av anläggningstillgångar. Tänk på att även budgetera inköp som planeras för de resterande månaderna innevarande år! Du matar in - en beskrivning på den nya anläggningen - v-gren och aktivitet som ska belasta kostnaden - anskaffningskostnad - anskaffningsmånad, du kan välja månaderna januari december samt Innevarande år. Eftersom avskrivningarna körs månaden efter anskaffningen ska du använda Innevarande år om du vill att avskrivningen ska starta i januari månad. - avskrivningstiden, där samma regler gäller som anges i orfi-manualen. - kommentar, exempelvis Bil till exkursioner. Detta behöver inte anges. När du matat in alla dina planerade, nya investeringar, trycker du på knappen spara. De inmatade investeringsbeloppen summeras och läggs till längst upp under fliken Avskrivningar och benämns Nya investeringar.

41 Under Avskrivningar finner du de aktuella avskrivningarna summerat och sorterat per v-gren. Datan hämtas från Orfi och motsvarar det du får fram i rapporten framtida avskrivningar. Längst upp i tabellen ser du de nya investeringarna. Totalt blir avskrivningskostnaderna 1 501 tkr för budgetåret i det här exemplet. I det här exemplet uppgår avskrivningskostnaderna för de nya investeringarna detta budgetår till 370 tkr.

42 9 Budget fördelning indirekta intäkter/kostnader Uppgiften Fördelning indirekta intäkter/kostnader görs enbart i budgetarbetet. Påläggsprocenten i prognosen överförs från Orfi. Oftast är det samma procent som den framräknade i budgetarbetet, men det kan skilja något eftersom man har möjlighet att korrigera i Orfi. De ändringar som görs i prognosarbetet påverkar de indirekta kostnaderna och/eller påläggsbasen. Differensen vad gäller de indirekta kostnaderna/intäkterna mellan budget och prognos hamnar på v- grenarna 10 och 30. Indirekta intäkter och kostnader, verksamhetsgren 91, matas in i respektive uppgift i prognosmodulen, på samma sätt som i budgetarbetet. Denna arbetsyta har tre olika flikar; - Fördelning resultaträkning, här fördelar du alla intäkter och kostnader utom personal - Fördelning personal, här fördelar du manuellt de personer som har budgeterats på v-gren 91 - Fördelning schablon personal, här fördelar du flera personer med samma procent och funktion - Fördelningsbokningar, här kan du se hur intäkterna och kostnaderna fördelats Fördelning resultaträkning De siffror som du finner här, är de som du tidigare i budgetarbetet konterat på v-gren 91 utom de personalkostnader som läses över från Primula. För dessa kostnader finns en egen flik Fördelning personal. Kolumnen Budget 2013 visar det totalt budgeterade beloppet per kontogrupp. När beloppet fördelats ser du detta angivet i både procent och belopp för kolumnerna utbildning, uppdragsutbildning och forskning. Kontogrupper Beloppen på kontogruppsraden, där kostnader eller intäkter på verksamhetsgren 91 förekommer, finns med här. Kontogruppen lokalkostnader ska budgeteras som kärnverksamhet utom den del av lokalkostnaden som tillhör stödverksamheten (ekonomens rum etc). Stödverksamhetens lokalkostnader konteras på v-gren 91. I följande exempel har driftskostnader markerats. När du markerar raden (blir gulmarkerad) dyker bilden med Inmatning fördelning intäkts/kostnads kategorier upp längst ner på bilden.

43 De 7 170 tkr i exemplet som budgeterats som driftskostnader, ska nu fördelas mellan utbildning, uppdragsutbildning och forskning samt mellan de 6 funktionerna (i enlighet med bilagan till fullkostnadskalkylen). Totalt ska summan för kategorin blir 100 %. Skälet till denna fördelning, även i funktioner, är att vi härmed får fram alla uppgifter som behövs till bilaga till fullkostnadskalkyl. Bilagan till fullkostnadskylen ligger som en rapport i EOS. Inmatningen ska göras för alla kontogruppsraderna där det finns belopp. I kolumnen Klart får du en grön markering när allt stämmer. För varje underkontogrupp ska summa fördelning vara 100 % när du är klar. Skulle du få upp en annan procentsiffra, dyker en varningstext upp. Vill du ha mer information klickar du på frågetecknet längst upp till höger. När du är klar med alla fördelningarna under denna flik, ska du klicka på knappen fördela indirekta intäkter/kostnader. Kostnaderna fördelas nu till v-grenarna 10 och 30. Efter varje inmatad kontogruppskategori ska du spara. Fördelning resultaträkning Här fördelas alla intäkter och kostnader i resultaträkningen, utom de personalkostnader som lästs över från Primula. Dessa kostnader finner du under flikarna Fördelning personal och Fördelning schablon personal. Nedan ett exempel på fördelning av de indirekta intäkterna och kostnaderna under fliken Resultaträkning på ett kostnadsställe. Här finns knappen fördela indirekta intäkter/kostnader. Här klickar du när du är klar med alla fördelningarna under denna flik. Summan av fördelningarna per underkontogrupp ska bli 100 %. När du matat in procentsatserna för en underkontogrupp ska du spara.

44 När du klickar på nästa flik fördelning personal dyker personal, som lästs över från Primula och/eller det du budgeterat på v-gren 91, upp. (I undervisningsmaterialet är namn och personnummer borttagna.) Du gör fördelningen av lönekostnaderna på varje person och på samma sätt som under fliken fördelning resultaträkning. Se exemplet nedan. Glöm inte att klicka på fördela indirekta intäkter/kostnader när du matat in värden på de personer under denna flik som ska fördelas manuellt. Fördelning schablon personal Du har också möjlighet att göra en schablonfördelning av de indirekta personalkostnaderna, där du anger samma fördelningsprocent på många personer. Antingen kan du schablonfördela alla, manuellt fördela alla, eller manuellt fördela en del personer och resterande schablonfördelas. I exemplet ovan har fem personer manuellt fördelats mellan utbildning, uppdragsforskning och forskning. De övriga finner du under fliken Fördelning schablon personal. Här anger du en och samma fördelning för resterande personer. Se exempel nästa sida. Glöm inte att spara och klicka på knappen Fördela indirekta intäkter/kostnader

45 Fördelningsbokningar Här kan du se hur dina indirekta intäkter och kostnader fördelats, både på v-grenar och på konto. De 7 170 tkr som fanns budgeterade som driftskostnader i förra exemplet, har nu fördelats till v-gren 10 respektive 30 och med konto 990700. 45 % till utbildning (v-gren 10) 3 226 tkr och 55 % till forskning (v-gren 30) 3 943 tkr. Här ser du ett exempel på en hjälptext som du får fram genom att klicka på frågetecknet i den öppna fliken.

46 10 Budget- och prognosrapporter I portalen kan du välja olika rapporter för att få en sammanställning/uppföljning av din budget och prognos. Under flikarna Ekonomi, Personal och Indirekta intäkter och kostnader finns de rapporter som hör hemma under respektive uppgift/område. Rapporterna finns samlade under Gå till. Budgetrapporter Prognosrapporter alla rapporter utom Prognos påläggsprocent Resultat- och balansräkning Personal översikt Personalförd konteringsdifferenser Prognos påläggsprocent Alla dessa rapporter kan exporteras till excel eller som pdf-fil.

47 10.1 Resultat- och balansräkning I denna rapport finns möjlighet att välja kontostruktur; RR Institution RR Officiell Balansräkning RR Gem förv RR projekt Används av institutioner (samma finns i kuben) Enligt uppställning i årsredovisningen (används centralt och av fakulteterna) Balanskonton Används endast av gemensam förvaltning Resultaträkning där ej likvidpåverkande konton är exkluderade (exempelvis periodiserings- och aktiveringskonton) Under måttuppsättning kan du välja om du vill se Budget, Prognos eller Balans

48 För att åskådliggöra de olika valmöjligheterna visas exempel på rapporter framtagna under varje flik. Konto Här finns knapparna för export till excel eller pdf De olika kolumnerna motsvarar (från vänster) Utf 2012 Utfall föregående år, här 2012 Utf 2013 Jan-Dec Utfall vald period, här januari-december 2013 Bud 2013 Jan-Dec Budget vald period, här januari-december 2013 Avvikelse bud-utfall Avvikelse utfall jmf med budget Bud 2013 Budget föregående år, här 2013 Prognos 2013 Prognos, här 2013, senast fastställda prognos Avvikelse prog-utfall Avvikelse utfall jmf med prognos Bud 2014 (pågående) Aktuell budget Längre ner i rapporten kan du utläsa påläggsbasen med samma kolumnrubriker som ovan. Sist i rapporten finns årets ingående myndighetskapital, förändring av MK (kapitalflytt) under period samt utgående MK period (här december 2013)

49 Konto/V-gren Markera det kostnadsställe du vill titta på. Klicka på fliken Konto/V-gren. Under rubrikraden ser du Mått och en rullista. Här har du olika valmöjligheter. I detta exempel har vi valt Budget 2014 (pågående). Om du ändrar inklusive fördelningar till exklusiva fördelningar, kan du se värden på v-gren 91. Du kan se de budgeterade siffrorna på verksamhetsgren 91 om du väljer Exklusive fördelningar i rullistan Fördelning. Verksamhetsgrenarna 10 och 30 saknas här. Väljer du Inklusive fördelningar ser du hur de indirekta kostnaderna fördelats ut till verksamhetsgrenarna 10 och 30. Det är på dessa verksamhetgrenar vi ser över- respektive underskott liksom i Orfi.

50 Konto/period Här kan du följa budget eller utfall månad för månad. Du gör ditt val under Mått period. I nedanstående exempel har vi valt Utfall 2013.

51 Rullistan Fördelning saknar betydelse här då vi inte tittar på respektive verksamhetsgren utan endast totalen. Nederst i rapporten kan du se budget, prognos eller utfall i en periodgraf. Markera exempelvis Resultat -raden i tabellen. Välj ett eller flera mått att visa i en periodgraf. I vårt exempel har vi valt utfall 2012 och utfall 2013. Du får nu upp värden i en periodgraf och under denna en tabell med samma värden per månad. För att välja nya mått i periodgraf måste du klicka på knappen Rensa mått i periodgraf nedan. Kst Här ser du resultat av utfall, prognos eller budget per fakultet inom LU. Om du vill se underliggande kostnadsställen klickar du på pilen framför kostnadsstället i rapporten.

52 V-gren I denna rapport ser du resultatet för det kostnadsställe du valt fördelat på respektive v-gren samt summerat på utbildning och forskning. Vi har i exemplet nedan valt Exklusive fördelningar för att få värden även på v-gren 91. Koncernkod Under denna flik ser du Externa och Interna koncernkoder. Du kan endast i uppgifterna mata in en extern koncernkod 80000, men finns det utfall på andra koncernkoder så kan du se dem här i rapporten.

53 Aktivitet Markera ett kostnadsställe och klicka på fliken Aktivitet. Här har du möjlighet att följa utfall, budget och prognos per aktivitet. För att se rapportens alla kolumner utan att scrolla horisontellt, har vi valt att klicka bort vänsterkolumnen Kostnadsställe struktur. Det gör du här. Om du klickar på pilen en gång till får du tillbaka kolumnen. Finansiär Denna rapport visar utfall per finansiär på det kostnadsställe du valt att titta på.

54 Rapportkod Denna rapport visar utfall på rapportkoder. Trans Under denna flik kan du få fram alla utfallstransaktionen från Orfi. Du kan söka månad ackumulerat och år. Du får alltid transaktioner fr.o.m. januari samma år. Vill man begränsa antalet transaktioner, kan man i kolumnerna Konto eller Konto/v-gren markera en kontogrupp eller ett konto och trycka på fliken Trans. Då får du fram endast detta urval. Nedan har vi valt konto 350000.

55 Det är möjligt att sortera transaktioner. Om du vill se transaktionerna i kronologisk ordning klickar du på Bokföringsdatum, det dyker upp en pil. Pil upp visar transaktionerna med äldsta datum överst. När du klickar på pilen igen ändrar den riktning. Pil ner visar de senaste transaktionerna överst.

56 Här är det möjligt att gruppera transaktioner. Klicka på kugghjulet och du får upp denna ruta. Jag vill gruppera konto 551100 på aktivitet och markerar rutan Aktivitet, drar den upp till raden Gruppera på och släpper. Klicka därefter på knappen Verkställ. Nu har systemet grupperat och summerat konto 551100 per aktivitet. När du är klar klickar du på knappen Stäng.

57 Du kan filtrera värden genom att klicka på filterikonen. Du får upp nedanstående väljruta. I väljrutan markerar du hur du vill filtrera. I detta exempel vill vi bara titta på verksamhetsgren 35. Markera med en bock i den rutan och klicka sedan på knappen Verkställ. Om du vill ändra eller återgå till utgångsläget klickar du på knappen Rensa. Här ser du resultatet. Endast transaktioner med verksamhetsgren 35 visas nu.

58 Budget Trans Budgettransaktioner visar de transaktioner på ett kostnadsställe som du eller någon annan matat in. Längst till höger i bild finns rubrikerna sparad och sparad av. Prognos Trans Här finner du prognostransaktioner. Dels de som föreslås till kommande prognos och dels de transaktioner du själv matar in under prognosarbetet. Datum och namn finns sparat på de rader du matat in (borttaget i det här materialet).

59 Inställningar Här kan du bl.a. välja att visa budget och prognos från föregående processer i rapporterna. (Samma möjlighet har funnits tidigare, men låg då som rullistor ovanför flikarna)

60 10.2 Uppföljning I rapporten Uppföljning kan du göra uppföljning inom utbildning, forskning och totalt. Du kan jämföra budget med utfall och se avvikelser i belopp och procent.

61 10.3 Personal översikt I alla exempel av personalrapporter i detta material har personnummer och namn tagits bort. Fliken Anställning Du markerar det kostnadsställe du vill titta på. I detta exempel är de totalt budgeterade personalkostnaderna 63 085 077 kr. Du kan här välja om du vill se; - Kostnadsförd (exklusive utlånad, inklusive inlånad) - Personalförd (inklusive utlånad) - Utlånad - Inlånad - All personal (personalförd, kostnadsförd, inlånad och utlånad) Obs! Om du väljer All personal (personalförd, kostnadsförd, inlånad och utlånad) och markerar en institution med avdelningar eller en hel fakultet, ser du både kostnadsförd + inlånad och utlånad personal för alla kostnadsställena som ligger under vald institution respektive fakultet. Detta innebär att det blir dubbla värden på personal som är utlånad och inlånad inom vald institution eller fakultet. Konteringen kan då bli mer än 100 %. Valet All personal (personalförd, kostnadsförd, inlånad och utlånad) är tänkt att ge en helhetsbild för varje individ. Vill man veta kostnaden för institutionen väljer man i stället Kostnadsförd (exkl utlånad, inkl inlånad)

62 Konto: Du väljer här om du vill se; Lön och lönebikostnader Lön Lönebikostnader. Måttuppsättning: Här kan du välja; EOS EOS jmf utfall Primula för att se budgeterad lön per person för att se budgeterad lön per person jämfört med utfall från Primula. Primula uppdateras här efter varje lönekörning.

63 Fliken Verksamhetsgren Under denna flik ser du budgeterade kostnader fördelade på: Alla V-grenar, Utbildning, Forskning och Gemensam. Om du klickar på pilen framför rubriken i respektive kolumn ser du fördelning på respektive verksamhetsgren. I exempel nedan har man valt att klicka på pilen framför Utbildning och fick då fram verksamhetsgrenarna 11 och 54. För att komma tillbaka till ursprungsläget, klicka på pilen en gång till. Fliken Befattning Här ser du kostnaderna fördelade per person och befattning med totalen längst upp.

64 Fliken Aktivitet Under fliken aktivitet ser vi kostnadsställets alla aktiviteter och till höger i samma vy finns alla anställda. Nedan ser vi nio personer som är konterade på ovan vald aktivitet med totalsumman längst upp.

65 Fliken Detalj I I denna rapport ser du; - Personnummer och namn - Om personen är personalförd eller inlånad - På vilket kostnadsställe personen är personalförd - På vilket kostnadsställe personen är konterad - Befattning - Omfattning (i januari månad) - Netto omfattning (omfattning minus tjänstledighet i januari månad) - Kontering (verksamhetsgren och aktivitet) - Månadslön - Lön per månad och totalt i kronor eller i procent Här väljer du om du vill se siffrorna i kronor eller i procent. I detta exempel har vi valt kronor. Nedan ser vi budgeterad lön i procent per månad.

66 Fliken Detalj II Denna rapport är exakt samma som Detalj I, förutom; - att omfattning, - att tjänstledighet, - att netto omfattning, här kan ses per månad

67 Fliken Detalj i Primula Denna rapport visar samma som rapporten Detalj I EOS men är utdrag från Primula (namn och personnummer borttaget här). 10.4 Personalförd konteringsdifferenser Här kan vi se en samlad bild av personalförda konteringsdifferenser

68 10.5 Avskrivningar Här finns flikarna - Analys - Avskrivningar/investeringar - Nya anläggningar/investeringar Analys Under fliken Analys ser vi den totala kostnaden för avskrivningarna, sorterat per v-gren. Anläggningar/investeringar Denna bild visar alla dina anläggningstillgångar och avskrivningskostnader/v-gren samt kostnaden för nya anläggningar/investeringar som du budgeterat. Nya anläggningar/investeringar Här visas de nya anläggningar/investeringar du matat in under budgetarbetet.

69 10.6 Indirekta intäkter/kostnader Denna rapport visar 1) resultaträkning samtliga verksamhetsgrenar 2) resultaträkning gemensam verksamhet 3) resultaträkning utbildning 4) resultaträkning forskning Med kolumnerna - Budget exklusive fördelning (det du budgeterat på v-gren 91) - Nerförd (indir kostn som fördelats från ovanliggande nivåer) - Fördelning (ger den procentuella fördelning som du matat in i uppgiften) - Budget (i process) Flikarna - Resultaträkning - Fördelningsbokningar Allt ligger i en rapport, scrolla ner för att se samtliga resultaträkningar. Nedanstående bild är ett exempel från budgetprocessen 2014. Resultaträkning Här ser vi resultaträkning samtliga verksamhetsgrenar. För att se v-gren 91 och fördelningen till v-grenarna 10 och 30, se följande resultaträkningar.

70 Resultaträkning Gemensam verksamhet visar budgeterade indirekta intäkter och kostnader samt att det som budgeterats har fördelats. Resultaträkning Utbildning visar, förutom budgeterade intäkter och kostnader för kärnverksamheten, även hur mycket gemensamma kostnader och intäkter som budgeterats/fördelats till utbildning (v-gren 10).

71 Resultaträkning Forskning visar, förutom budgeterade intäkter och kostnader för kärnverksamheten, även hur mycket gemensamma kostnader och intäkter som budgeterats/fördelats till forskning (v-gren 30). Om vi tittar på resultaträkning Gemensam verksamhet ser vi att de gemensamma intäkterna/ kostnaderna i detta exempel är totalt 22 963 tkr. Dessa har fördelats till utbildning (v-gren 10) med 14 603 tkr (64 %) och till forskning (v-gren 30) med 8 360 tkr (36 %) som tillsammans blir 22 963 tkr.

72 Fördelningsbokningar Under denna flik ser vi hur de indirekta intäkterna/kostnaderna har fördelats per verksamhetsgren och med vilket konto. Med Nerfördelningsbokningar menas indirekta kostnader på ovanliggande nivåer, I det fallet: universitetsgemensamma- och fakultetsgemensamma kostnader. Dessa uppgifter matas in av fakultetsekonomerna (och institutionsekonomerna med institutionsgemensamma kostnader när det finns avdelningar med avstämningsnivå (4 nivåer).

73 10.7 Påläggsprocent I denna rapport ser vi vilken påläggsprocent (exklusive direkta lokalkostnader) som verktyget räknat fram samt underlag för denna beräkning. Följande flikar finns - Påläggsprocent - Underlag Påläggsprocent Här finner vi påläggsprocenten för de indirekta intäkterna/kostnaderna, fördelat på utbildning, uppdragsutbildning och forskning samt summerat på de olika nivåerna universitets-, fakultets-, institutions- och eventuellt avdelningsnivå. Underlag Under denna flik får vi det aktuella beloppet fördelat på samma sätt som den procentuella fördelningen. I tabellen under ser vi beräkningsunderlaget. De gemensamma kostnaderna och fördelningsbasen (fördelat på utbildning, uppdragsutbildning och forskning).

74 10.8 Påläggsprocent lokalkostnader I denna rapport ser vi vilken påläggsprocent för de direkta lokalkostnaderna som verktyget räknat fram samt underlag för denna beräkning. Följande flikar finns - Påläggsprocent - Underlag Påläggsprocent Här ser du procentpåslaget för de direkta lokalkostnaderna fördelat på utbildning, uppdragsutbildning och forskning. Underlag Under denna flik ser vi de direkta lokalkostnaderna och fördelningsbasen fördelat på utbildning, uppdragsutbildning och forskning.

75 10.9 Prognos påläggsprocent Dessa värden läses över från Orfi. Nedan ser vi samma rapport men har här klickat på pilen framför Summa och får då ytterligare kolumner som delar upp procentsiffran på universistetsgemensamma, fakultetsgemensamma, institutionsgemensamma och eventuellt avdelningsgemensamma kostnader.

76 10.10 Bilaga till fullkostnadskalkyl sid 1

77 Bilaga till fullkostnadskalkyl sid 2

78 10.11 Tolftedelsunderlag analys/export Rapport som används av fakultetsekonomerna Rapporten har följande flikar; - Indirekta kostnader analys - Indirekta kostnader export - Anslag analys - Anslag export Indirekta kostnader analys Här har vi valt att titta på konto 994030, fakultetsgemensamma kostnader forskning för samhällsvetenskapliga fakulteten.

79 Indirekta kostnader export

80 Analys anslag Här ser vi anslagsfördelning konto 300000 inom den konstnärliga fakulteten. Anslag export

81 10.12 Översikt kommentarer Rapporten Översikt kommentarer hittar du under Ekonomi eller under Gå till i portalen. Välj kostnadsställe i vänsterkolumnen. Välj även budgetår och budgettyp. Markera den kommentar du vill titta på eller skriva ut (i ovanstående exempel är kommentarerna borttagna). När du valt och markerat kommentaren, ser du den nedan i rapporten. Om kommentaren är lång kan du behöva scrolla för att se hela. Vill du skriva ut kommentaren klickar du på Skriv ut kommentar.

82 11 Kommentarer 11.1 Fliken Kommentar Här kan du lägga alla dina kommentarer. Dessa kan också skrivas ut rapporten Översikt kommentar 11.2 Flödeskommentarer Du kan lägga dina kommentarer här. Det går däremot inte att skriva ut dem. Du kan efter budgetarbetet finna både uppgifter och flödeskommentarerna i Mina klarmarkerade uppgifter 11.3 Kommentar i cell Du kan lägga en kommentar i en cell i uppgiften budget intäkter/kostnader (på samma sätt som i excel). Högerklicka i en cell. Du får upp en ruta klicka på kommentera

83 Du får nu upp nedanstående ruta där du skriver din kommentar. När du sparat, ser du kommentaren genom att lägga markören över aktuell cell, alternativt högerklicka på cellen och klicka på kommentera.