Kom igång med Smart Bokföring

Innehåll Hogia-ID... 3 Guide - Smart - Registrera dina uppgifter... 4 Startsidan... 7 Guide 2 Bokföring... 8 Inställningar... 10 Organisation... 10 Kontoinställningar... 11 Bokföring... 12 Ingående balans... 12 Bokföring - Grundboken... 13 Favoriter... 14 Använda Favorit... 14 Manuella konteringar... 17 1

Kom igång med Smart Bokföring Innan du startar är det bra att veta detta: Hogia Smart är en helt webbaserad tjänst. All data sparas och administreras på av Hogia kontrollerade servrar. Bokföringslagen kräver att ett företags bokföringsinformation lagras inom Sveriges gränser, därför har vi, trots att din tjänst helt eller delvis hanteras av servrar utanför Sveriges gränser, den slutgiltiga lagringen på Hogias egna servrar i Hogias egna serverhallar. Både Smart och denna guide är enkla i funktionaliteten och framtagna för att utvecklas ständigt och ihop med er så vi skulle uppskatta feedback inte bara på Smart utan även denna guide. Är det något vi missat? Har vi krånglat till något eller är vi för korta i beskrivningen av någonting? Hör av dig till oss på smart@hogia.se och berätta, eller gå in på vårt Smart forum http://kundo.se/org/hogia-smart. Här kan du läsa, skriva, tyck till, diskutera med oss och andra Smarta användare. Du kan även rösta på andras inlägg om du håller med. 2

Hogia-ID Det första du möts av när du går in på Smart är inloggningen. Är du ny användare måste du först skaffa ett Hogia-ID. Har du fler webbaserade tjänster från Hogia kan du redan ha ett Hogia-ID och kan då använda detta för att logga in även här. Har du det inte går du först in på länken Saknar du Hogia ID? Registrera dig här!. Här får du sedan ange din mailadress som även är ditt Hogia-ID. Det är mycket viktigt att du anger en adress som du har tillgång till för det kommer att skickas ett verifieringsmail till denna adress som innehåller en länk du måste klicka på för att få tillgång till Smart. Glöm inte att du även måste ange de tecken som står längst ned i rutan under. 3

När du klickar på Registrera autogenereras ett mail som skickas till dig. Får du det inte inom ett par minuter så kontrollera att det inte fastnat i ditt spamfilter. Klicka på länken så får du ett meddelande att registreringen har gått bra och att du vidarebefordras till inloggningen. Logga in med de uppgifter du angett när du registrerade dig. Du kommer då in i Smart Guide - Smart - Registrera dina uppgifter Direkt när du kommer in i Smart möts du av en Start-up guide. Det första du behöver göra är att registrera dina företagsuppgifter. Smart är kopplat mot PAR (Postens adressregister) och kan baserat på ditt organisationsnummer hämta dina uppgifter så när du fyllt i ditt organisationsnummer behöver du inte bli orolig om det dyker upp en del information om dig. Kontrollera att dessa uppgifter stämmer, redigera om något behöver ändras och spara så registreras dessa uppgifter i Smart på dig. Om inte dina uppgifter fylls i kan det bero på att dina uppgifter inte finns hos PAR (om du t ex är nystartad), då är det bara att fylla i dem 4

manuellt och spara. Får du fram fel uppgifter bör du kontrollera att du angett ditt organisationsnummer rätt. Dessa uppgifter går givetvis att ändra senare i Smart under Inställningar. Det är viktigt att du fyller i rätt uppgifter i fälten så att din information både i Smart och på dina fakturor blir rätt. Valet av bolagsform påverkar i detta läge enbart vilken kontoplan Smart kommer att sätta som standard. Det går givetvis att ändra, lägga till och ta bort konton inuti Smart. 5

I nästa steg skall du skapa ditt första räkenskapsår. OBS!! Det är viktigt att du sätter detta rätt då det inte går att ändra om du börjat lägga in verifikat. Du ställer helt enkelt in perioden genom att markera det datum du vill ha som start- och slutdatum. Perioden får vara mellan 1 och 18 månader. Att ställa in momsperiod påverkar inte din bokföring på något vis, utan är bara ett sätt att hålla koll på när momsredovisningen skall in. Oavsett vilken period du bestämt att du skall redovisa i så går det att ställa in Smart på en annan om du har koll på dina datum som rapporterna skall in själv. Ett bra sätt att hålla koll på sin moms, som dels kan generera pengar tillbaka om du är i uppstart och så småningom kan bli stora utgifter om du inte har kontroll på din redovisning, är att göra funktionen 6

varje månad även om den inte skickas in. Startsidan När du kommer in i Smart första gången är startsidan relativt tom, då du inte gjort något i systemet ännu. De olika delarna på denna sida fylls snart med information. 7

Guide 2 Bokföring När du nu vill börja jobba med bokföring (genom att antingen klicka på fliken Bokföring eller på knappen Skapa verifikat ) så möts du igen av just det, en start-up-guide. Återigen hjälper vi dig med rekommenderade inställningar som du antingen ändrar nu eller godkänner. Det går givetvis att ändra inställningar i efterhand i Smart. Du har två val, antingen går du vidare för att se och om du vill ändra inställningarna genom att trycka Nästa. Du kommer då till guiden för att se och ändra i våra rekommenderade inställningar. Varje ruta med en liten nedpil kan öppnas för att se föreslagna konton du kan ändar till. 8

När du är klar klickar du på Slutför. Efter det kommer du till förstasidan för Bokföringen. Hit kommer du även om du valt att acceptera de inställningar vi föreslagit genom att kryssa i rutan Använd standardinställningar på förstarutan. Du kan nu börja jobba med bokföringen. Eftersom det första gången vi går in är det mesta tomt även här men det skall som sagt fyllas på. 9

Inställningar Vill du göra ändringar i inställningarna i efterhand går du in via knappen Inställningar. Organisation Vill du ändra i dina företagsinställningar går du in på Organisation 10

Kontoinställningar Vill du ändra dina kontoinställningar eller kontoplanen går du in på Konton. Här hittar du inställningar för Betalningar, Moms och Kontoplan. Beskrivning av inställningarna för Betalning hittar du i den ordinarie manualen. Moms och kontoplan finns beskrivet ovan i dokumentet. 11

Bokföring Vill du skapa nytt räkenskapsår eller registrera ingående balans gå in på Inställningar - Bokföring Ingående balans Om du kommer från ett annat bokföringssystem och har balanser som skall registreras kan du ställa dessa här. Det går att gå in på denna funktion närsom under året, Smart räknar om årets saldo baserat på det ingående saldo du angett. 12

Smart beräknar de saldon du lägger in och ser till att det är balans Upptäcker Smart att det inte är balans varnas du så du antingen kan gå tillbaka och rätta detta Smart att lägga ev differens på OBSkonto 1799 tills du har tid att ordna detta. Bokföring - Grundboken När du kommer in i bokföringen har du två vägar att komma in för att skapa ett verifikat, antingen via Skapa verifikat i snabbvalsmenyn eller så går du via det lilla plusstecknet längst upp till höger, som betyder skapa nytt och i detta fallet skapa nytt verifikat. Du kommer in i Grundboken där dina Favoriter ligger till vänster. Vill du bokföra som (vanligt utan att använda Favoriter) använder du enbart högersidan och menyn för Favoriter går att minimera genom att klicka på den lilla pilen på vänster sida. 13

Favoriter När favoritmenyn är minimerad syns enbart ramen Favoriter och du kan närsomhelst få tillbaka den genom att klicka på pilen igen. Favoriterna levereras som standard med Smart Bokföring men det går att lägga upp nya, editera befintliga eller ta bort inaktuella. Se mer i instruktionsboken. Använda Favorit När du nu skall börja använda din Favorit klickar du på den och får ange den summan som skall bokföras. 14

Om du slår in 500:- beräknar Smart att 100:- är moms eftersom vi angett att kontot har 25% moms och att inmatningen är inklusive moms. Motkontot 1910 belastas med hela summan så att balans uppnås. Det går givetvis bra att gå in och lägga till fler konteringar med den gröna plusknappen eller ta bort en kontering med den lilla papperskorg -ikonen till höger om raden. 15

Du kan givetvis även ta bort alla konteringarna på verifikatet genom att trycka på knappen Rensa. Trycker du på Spara, sparas verifikatet med de data som angetts. 16

Manuella konteringar Manuella konteringar utan att använda favoriter går givetvis också bra att göra, det är bara att gå in på första konteringsraden och slå in det konto du vill använda. Ange en beskrivande text och en summa i debet eller kreditsidan. Smart lägger automatiskt till en rad med den konterade summan för att skapa balans. Ange vilket konto du vill använda och godkänn så konteras detta. Vill du lägga till fler transaktioner går det bra. Skriv konto, ev beskrivande text och summa i debet eller kredit. Systemet räknar ut mellanskillnaden och lägger den i rätt kolumn. 17

När du nu kommer tillbaka till bokföringens förstasida ser du att Smart lagrat dina verifikat, dels den kontering vi gjorde med hjälp av favoriterna och dels den försäljning vi gjorde manuellt. På den nedre vänstra sidan ser du dina fem senaste verifikat så du vet var du avslutade senast du var inne och kan kontrollera snabbt att du konterat rätt. Den högra visar saldot på de fem försäljningskonton som har högst belopp. KLART! 18