PROJEKTDEFINITION. Förstudie Persondatabas

Sidan: 1 (18). PROJEKTDEFINITION Förstudie Persondatabas

Sidan: 2 (18) INNEHÅLL 1. BASFAKTA...4 1.1 Godkännande...4 1.2 Revisionsinformation...4 1.3 Terminologilista...5 2. IDÈ OCH MÅL...6 2.1 Bakgrund...6 2.2 Idé...6 2.3 Mål...6 2.4 Avgränsningar...6 3. LEVERANSER OCH GODKÄNNANDE...7 3.1 Inleveranser...7 3.2 Leveranser och delleveranser...7 3.3 Godkännandekriterier...7 3.4 Leverans- och överlämningsprocedur...7 3.5 Projektavslut...7 4. ORGANISATION...9 4.1 Projektorganisation och bemanning...9 4.2 Ansvarsfördelning och beslutsprocess...10 4.3 Utbildning...12 5. TIDSPLAN OCH RESURSBEHOV... 13 5.1 Projekttidsplan...13 5.2 Beslutspunkter och milstolpar...14 5.3 Resursbehovsplan...14 5.4 Utrustning och lokaler...15 6. ARBETSFORMER... 16 6.1 Produktionsmodeller...16 6.2 Produkt- och dokumentstyrning...16 6.3 Avvikelse och ändringshantering...16 6.4 Projektanalys...16

Sidan: 3 (18) 6.5 Sekretess och säkerhet...17 6.6 Informationsspridning...17 7. EKONOMI... 18 7.1 Kalkyl...18 7.2 Finansiering...18 BILAGOR Bilaga A B C Dokumentnamn

Sidan: 4 (18) 1. BASFAKTA 1.1 Godkännande Projektdefinitionens giltighet bekräftas av underskrifter av respektive part. Uppdragsgivaren är kundens projektansvarig och uppdragstagaren är projektchefen/projektledaren. Projektdefinitionen godkänns i styrgruppen och det bekräftas i ett styrgruppsprotokoll. Projektdefinitionen godkänd av: Uppdragsgivare/Beställare: Uppdragstagare/Projektledare: Bo Egardt genom Jan-Martin Löwendahl (Chalmers Tekniska Högskola) (Sigma nbit AB) Uppdragstagare/Projektchef: Börje Sennung (Chalmers Tekniska Högskola) 1.2 Revisionsinformation

Sidan: 5 (18) Utgåva Datum Kommentar P1.0-1 2001-05-11 Ett första utkast (kap. 1-4) P1.0-2 2001-05-21 Uppdaterat efter synpunkter. Utkast på kap 5. P1.0-3 2001-05-25 Uppdateringar efter synpunkter P1.0-4 2001-05-28 Tillägg & uppdatering kap. 1-4, beräkningar kap 5 och 8 (Excel) P1.0-5 2001-06-01 Tillägg och uppdatering kap. 1-8 P1.0-6 2001-06-05 Tillägg och uppdatering efter synpunkter, kap. 2-8 P1.0-7 2001-06-06 Ändrad tidsplan (kap.5) tillägg kalkyler, kap. 5.3 och 8.1 P1.0-8 2001-06-18 Ändrad efter beslut på möte med Jan-Martin och Börje, 2001-06-18 P1.0-9 2001-07-03 Korrigering i beräkningar P1.0-10 Korrigerad efter möte med Jan-Martin 1.3 Terminologilista Student Personal Alumni Övriga Personinformation Person som studerar på Chalmers/GU Person/personer som är anställd/anställda av Chalmers/GU Person/personer som har erhållit examen från Chalmers Personer som kommer i kontakt med Chalmers (t.ex. bibliotekskunder) Data angående en person från någon av ovanstående grupper

Sidan: 6 (18) 2. IDÈ och MÅL 2.1 Bakgrund Chalmers har idag en mängd olika register och system som hanterar personinformation. Dessa är idag inte synkroniserade med varandra, och hålls inte uppdaterade. Detta leder till att det finns många ställen att leta på, det blir svårt att veta vilken kvalitet personinformationen har, och många vet inte var ändringar skall hanteras. Avsaknaden av gemensamma sökfunktioner gör det svårt att använda registren. 2.2 Idé Vi vill identifiera en ny lösning som gör det enklare att ha konsistens och kvalitet i informationen, och skapa möjlighet att bygga vidare med nya gemensamma funktioner. Detta projekt, som är en förstudie, syftar till att undersöka möjligheter, förutsättningar och hinder att utveckla och införa ett gemensamt personinformationssystem. 2.3 Mål Projektets övergripande mål är att ta fram erforderliga underlag för att kunna ta beslut om att identifiera, utveckla och införa ett gemensamt personinformationssystem. Projektresultatet levereras i en projektrapport. Projektets mål är att: Övrigt o kartlägga den nuvarande hanteringen av personinformation. (Försök identifiera alla system, men låt endast en utvald delmängd av dessa ligga inom projektets ramar.) o beskriva ett förslag på hur hanteringen kan förbättras. Förstudien skall genomföras på ett sådant sätt att lösningsförslag blir förankrade. Bland annat skall lösningar förankras hos dem som äger information för vilken uppdatering eventuellt kommer att flyttas. 2.4 Avgränsningar Följande ingår inte i detta projekt: Framtagning av en kravbeskrivning på ett personinformationssystem. Framtagning av en konstruktionslösning på ett personinformationssystem. Framtagning av någon prototyp (på personinformationssystem). Projektets uppdragsgivare ansvarar för att projektet får tillgång till personer med kunskap om befintliga system och arbetssätt. Projektet avgränsas till att endast innefatta en delmängd av de system som hanterar personinformation på Chalmers.

Sidan: 7 (18) 3. LEVERANSER och GODKÄNNANDE 3.1 Inleveranser Följande förutsättningar gäller för projektet i form av inleveranser, resurstillgångar, mm: o Tillgång till personer med kunskap om det nuvarande arbetssättet rörande respektive system. 3.2 Leveranser och delleveranser Projektet har en leverans, bestående av en projektrapport med följande innehåll: Nulägesbeskrivning Projektrapporten skall innehålla: Specifikation av vilka system som berörs. Översikt på systemägare/kontaktpersoner för systemen i specifikationen. En beskrivning av nuvarande arbetssätt relaterade till de system som väljs ut inför workshopen. Översiktlig värdering av vad som är bra och dåligt med nuvarande system och arbetssätt. Lösningsförslag för Verksamheten Projektrapporten skall innehålla: Förslag på önskat arbetssätt när det gäller uppdatering och underhåll av personuppgifter. Lösningsförslag till hur arbetssättet kan förändras till det önskade. Bedömning av genomförbarhet enligt levererade lösningsförslag. Projektdefinition för framtagning av lösning. Denna projektdefinition innehåller en kostnadsuppskattning för framtagningen av lösningen. 3.3 Godkännandekriterier Levererad projektrapport skall godkännas av styrgruppen. Underlaget skall leva upp till målen beskrivna i sektion 2.3. 3.4 Leverans- och överlämningsprocedur Resultatet från förstudien kommer att levereras till styrgruppen. 3.5 Projektavslut o Projektet är avslutat när: o Godkännande skett enligt leverans- och överlämningsproceduren (se kapitel 3.4)

Sidan: 8 (18) o Allt inlånat material är återlämnat och personliga arbetsexemplar är makulerade o All projektdokumentation är arkiverad o Förstudierapporten godkänd av styrgruppen

Sidan: 9 (18) 4. ORGANISATION 4.1 Projektorganisation och bemanning Styrgrupp Kvalitetssäkring Referensgrupp Projektledning (PC, PL, och Inf.) Projektgrupp Styrgrupp: Ordförande: Jan-Martin Löwendahl Projektchef: Projektledare: Kvalitetssäkring: Informatör: Börje Sennung, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB Projektgrupp: Börje Sennung, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB Referensgrupp: Peter Alehammar Per Andersson Christer Bernérus Stellan Englén Hasse Freij Annika Josefsson Kate Larsson

Sidan: 10 (18) Darío López-Kästen Tore Lund Michael Morin Stig-Arne Nordin Ulf Redsäter Inga-Lill Schragen Anna Stedt Erik Stenvall Ann-Marie Strand Gunilla Walther Paul Waserbrot Karin Weber 4.2 Ansvarsfördelning och beslutsprocess 4.2.1 Styrgrupp Ansvar o Säkerställa att projektets resultat är i linje med Chalmers verksamhet. o Säkerställa projektresultatet genom att tillföra de resurser som krävs för att få fram resultatet. o Förankra projektresultatet i högskolans ledning och IT-beredningen. Befogenheter o Avsluta projektet o Godkänna och ändra projektdefinitionen o Tillsätta analysgrupp och initiera projektanalyser 4.2.2 Projektchef Ansvar o Genomföra projektet inom ramarna i denna projektdefinition o Säkerställa att projektet har ändamålsenliga metoder och hjälpmedel o Identifiera och införa förbättringar i arbetssättet o Rapportera och informera om projektläget

Sidan: 11 (18) Befogenheter o Styra tilldelade resurser enligt denna projektdefinition o Vid behov ändra projektets organisation o Initiera projektanalyser o Genomföra eventuella omförhandlingar angående projektet 4.2.3 Projektledaren Ansvar o Skapa rutiner för projektets genomförande o Producera, leverera och överlämna rätt resultat o Säkerställa att överenskomna metoder och hjälpmedel används o Planera, leda, följa upp, sammanställa och styra produktionsarbetet o Godkänna inleveranser o Utveckla, förvalta och hushålla med resurserna Befogenheter o Nyttja och styra de tilldelade produktionsresurser o Avvisa inleveranser som avviker från överenskommet innehåll och överenskommen kvalitet o Föreslå funktioner och egenskaper hos det tilltänkta personinformationssystemet för diskussion i referensgruppen Ansvar 4.2.4 Informatör o Vara bollplank till projektledaren o Deltaga i förberedelser inför möten och aktiviteter o Upprätta och underhålla projekt- och resultatbibliotek o Spridning av projektinformation till berörda Befogenheter o Att föra in och plocka ut produkter till och från projekt- och resultatbibliotek 4.2.5 Analysgrupp - kvalitetssäkring Ansvar o Genomföra projektanalyser o Rapportera resultatet och analysgruppens bedömningar till styrgruppen och projektledningen

Sidan: 12 (18) Befogenheter o Genomföra projektanalyser med tillgång till projektledningen, nyckelpersoner, projekt- och resultatbiblioteket. o Identifiera, dokumentera och rapportera avvikelser från överenskommet arbetssätt till projektledningen och styrgruppen. Ansvar 4.2.6 Projektgrupp o Gemensamt arbeta fram ett lösningsförslag. 4.2.7 Referensgrupp Ansvar och befogenheter o Utgöra remissinstans för lösningsförslagen för förvaltningen från projektgruppen o Förankra lösningsförslagen i sin hemmaorganisation 4.2.8 Teknikgrupp I detta projekt finns ingen teknikgrupp. 4.3 Utbildning Projektgruppens medlemmar behöver ingen utbildning för detta projekt. Projektarbetet innebär utbildning och kunskapsspridning i sig.

Sidan: 13 (18) 5. TIDSPLAN och RESURSBEHOV 5.1 Projekttidsplan 5.1.1 Projektplan Observera att ambitionsnivån i projektet får anpassas till den tid som finns till förfogande. Detta görs med hänsyn till prioriteringarna på systemen i tabell 1, samt prioriteringarna på delleveranserna i kap. 3.2. Projektplan löp v 1 2 3 4 5 6 7 8 Aktiviteter v nr datum 19 20 21 22 23 24 25 26 1. Definiera förstudieprojekt X X 2. Kartlägg nuläge X X X 3. Förbered workshop (WS) X X 3. Workshop (WS) 11/ 6 X 4. Sammanställ efter WS X 5. Definiera kommande arbete X X 6. Gruppbemanning till kommande arbete X Referensgruppsmöte 11/ 6 Ref Styrgruppsmöte & Beslutspunkter SG1 SG2 Tabell 1: Plan över projektets aktiviteter. X = Enskilt arbete och/eller projektmöte, SG = Styrgruppsmöte, Ref = Referensgruppsmöte 5.1.2 Kommentarer till aktiviteterna ovan 1. Definiera förstudieprojekt: Ta fram en projektdefinition för förstudieprojektet. Görs som enskilt arbete och under ett antal möten med projektledningen. 2. Kartlägg nuläge: Identifiering av berörda system, samt dess systemägare / systemrepresentanter. 3. Förbered workshop: Ta fram agenda för workshopen och förbered gruppövningen som är en del av workshopen. Görs som enskilt arbete och genom projektmöte. 3. Workshop: Genomför en workshop med referensgruppen i syfte att presentera och förankra projektidén, samt att beskriva nuläge och önskat läge.

Sidan: 14 (18) 4. Sammanställ efter WS: Renskriv och skicka ut mötesanteckningar till alla deltagare, och eventuellt till andra berörda instanser. Sammanställ en gemensam bild av nuläget och av det önskade läget som en del av projektrapporten. 5. Definiera kommande arbete: Planering av hur vi går vidare efter förstudien. Innebär framtagning av en projektdefinition för personinformationssystem. Görs genom enskilt arbete och projektmöte. 6. Bemanning till kommande arbete: Bemanna projektgrupp och styrgrupp till framtagningen av lösning, samt kalla och boka in dessa personer på aktuella möten. Görs som enskilt arbete. 5.2 Beslutspunkter och milstolpar 5.2.1 Beslutspunkter 01-05-10 Styrgruppsmöte 1 (sg1): o Start av projektet. o Ställa resurser till projektets förfogande. 01-06-18 Styrgruppsmöte 2 (sg2): o Genomgång av projektets leveranser. 5.3 Resursbehovsplan TIMKALKYL arbetsveckor tim per vecka timmar i projektet Externa resurser Projektledning 8 16 128 Informatör 8 16 128 Kvalitetssäkring 8 4 32 Summa externa resurser (tim) 288 arbetsveckor tim per vecka timmar i projektet Interna resurser Projektchef 8 6 48 Styrgruppsmedlemmar 6 Referensgruppsmedlemmar 76 Summa interna resurser (tim) 130 Totalsumma resurser (tim) 418

Sidan: 15 (18) 5.3.1 Beräkningar Projektchef 8v * 6 timmar 48 timmar Styrgrupp 1 pers * 2 möten * 3 timmar 6 timmar Referensgrupp 19 pers * 1 möten * 4 timmar 76 timmar 5.4 Utrustning och lokaler 5.4.1 Utrustning Ingen speciell utrustning behövs 5.4.2 Lokaler Vasa hus 8, för alla projektets planerade möten.

Sidan: 16 (18) 6. ARBETSFORMER 6.1 Produktionsmodeller Projektets arbetsformer beskrivs av tabell 1 med tillhörande aktivitetsbeskrivningar. 6.2 Produkt- och dokumentstyrning Här beskriver Du hur Du håller ordning och reda på både projekt- och produktdokument. Du beskriver hur de olika dokumenttyperna identifieras, förvaras och hanteras vid ändringar. Här beskriver Du också hur Du hanterar olika utgåvor av produkterna och vilka krav som finns på spårbarhet till användare av olika utgåvor av produkterna. 6.2.1 Projektdokument Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. För att identifiera version och utgåva av projektdefinitionen (PDF:en) används följande kodning: P1.0-3, vilket betyder preliminär version 1.0, utgåva 3. I kapitel 1.2 (Revisionsinformation) kan läsas vilka ändringar som gjorts sedan den förra utgåvan. 6.2.2 Produktdokument Dokumenten identifieras av produktbenämning, dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Detta projekt kommer att generera ett produktdokument i form av en förstudierapport. 6.3 Avvikelse och ändringshantering Om den föreslagna ändringen i ett projekt- eller produktstyrande dokument är inom ramen för projektet, tas beslut om genomförande i projektgruppen. Om den föreslagna ändringen i ett projekt- eller produktstyrande dokument inte är inom ramen för projektet, tas beslut om genomförande av projektchefen i samråd med styrgruppen. 6.4 Projektanalys 6.4.1 Projekt Kvalitetssäkring kommer att ske genom att kvalitetssäkraren: o följer projektet kontinuerligt genom avstämningar och planeringsmöten med projektledare och informatör samt uppföljning av framarbetade resultat. o genomför en projektgranskning med projektgrupp och styrgrupp.

Sidan: 17 (18) 6.4.2 Produkt Lösningsförslag granskas av referensgrupperna. 6.5 Sekretess och säkerhet All projektinformation är öppen för personer på Chalmers. 6.6 Informationsspridning Här beskriver Du hur projektinformation sprids internt och externt. Du redovisar hur projektdokumentationen skall distribueras och när och hur muntlig information lämnas. Protokoll från projektmöten, referensgruppsmöten och styrgruppsmöten samt övriga Projektdokument, skall läggas ut på webben på följande adress: www.ita.chalmers.se/ita/persondatabas Till berörda personer skickas ett mail som beskriver var informationen finns. Alla dokument som görs tillgänglig för personer på Chalmers skall vara i PDF-format. 6.6.1 Mötesstruktur Nedan redovisas de regelbundna möten som finns i projektet. Styrgruppsmöten Vid uppstart och avslut av projektet. Referensgruppsmöten Möten för att förankra projektgruppens arbete och samla in synpunkter. Projektledningsmöten Avstämningsmöten hålls med jämna mellanrum.

Sidan: 18 (18) 7. EKONOMI 7.1 Kalkyl Sigma nbit AB fakturerar Chalmers 200 000 SEK för det utförda arbetet inom denna förstudie. 7.2 Finansiering Projektet finansieras av prorektor Bo Egardt inom ramen för stiftelsen, IT-infrastruktur satsning 2001.