TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magnus Levin 2014-12-09 ON 2014/0111 53510 Omsorgsnämnden Ekonomisk rapport efter november Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner den ekonomiska rapporten för november. Bakgrund Omsorgsnämnden har beslutat om månatliga ekonomiska rapporter. Driftredovisning Verksamhet/tnkr (netto) Budget 2104 Årsprognos 2014 Tillfällig stängning Smedängen +12 076 Avveckling av Lagerträdet +1 622 Driftstart Varvsholmen -10 000 Driftstart om- och nybyggn Jungmansgården -900 Förvaltningsgemensamt 22 919 +/-0 Administration 26 296 +/-0 Volymer resursfördelad hemtjänst +4 900 SoL - övergripande 22 298 +400 Team 1 - norr 47 546-1 300 Team 2 - norr 77 262-5 100 Team 3 - norr 45 352-4 300 Team 4 - norr 61 121-3 700 Team 5 - söder 53 966-1 600 Team 6 - söder 47 385-3 700 Team 7 - söder 47 909 +1 700 Team 8 gemensam verks 101 406 +1 000 HSL 71 182-1 000 Avvikelse mot budget totalt 624 642-9 902 Omsorgsförvaltningen V-Chef_Avd Chef Adress Box 848, 391 28 Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 35 25 Magnus.Levin@kalmar.se
ON 2014/0111 2 (4) Fortsatt mycket ansträngt budgetläge Omsorgsförvaltningens ekonomiska läge efter november är något bättre jämfört med oktober och beräknas nu till -9,9 mnkr. Personalkostnaderna var även för november fortsatt lite högre än förväntat. Orsakerna till detta beskrives under verksamhetsområde norr och söders budgetrapporter nedan. Kostnaderna för hjälpmedel är betydligt högre än budgeterat och det förklarar hela det beräknade underskottet om 1 mnkr för HSL-verksamheten. Volymer hemtjänsttimmar I bilaga 1 redovisas utvecklingen av beviljade hemtjänsttimmar. För december redovisas en ökning. Budgetrapport norra verksamhetsområdet Analys - åtgärder Verksamhetsområde Norr går mot ett stort underskott för 2014. Samtidigt pågår ett intensivt arbete i enheterna för att hitta lösningar och komma i budgetbalans inför 2015. Flertalet av 16 enheter i norr kommer att klara uppdraget, men svårigheter finns i de 7 enheter som haft möjlighet att önska 100 % i Rätt till heltid. Enhetschefen har svårt att själv besluta om hur årsarbetstiden ska användas, då flexibiliteten är svårtolkad. Sammanfattningsvis innebär det att vi har överflödig personaltid till en stor kostnad men tiden kan inte alltid användas när verksamheten behöver. Åtgärder som är vidtagna för att komma i budgetbalans är: Enskilda verksamhetsuppföljningar för varje enhetschef med stöd av ekonomer, personalutvecklare och verksamhetschef Intensivt arbete med att minimera överskottstid i schemaläggning med hjälp av schemaadministratörer Översyn av planering i hemtjänst (Laps Care) och schemaläggning parallellt i vissa enheter Speciellt chefsstöd av Time Care-konsult i vissa enheter för att hitta lösningar Utöka antalet delade arbetspass för att använda arbetstid maximalt Bemanna med rätt antal tjänster för att klara teamets frånvaro och därmed undvika pooltimmar som har en hög kostnad i jämförelse. Förväntat läge Förutsättningen för att klara budget i balans är att hitta ett flexibelt arbetssättför medarbetarna utifrån verksamhetens behov. I samtliga enheter är detta ett måste. Om nuläget består med resurser och avtal kan nästa års budgetutfall se betydligt bättre ut med de åtgärder som är vidtagna. Budgetrapport södra verksamhetsområdet Analys åtgärder Södra verksamhetsområdet har förbättrat sin årsprognos sedan förra månaden men visar fortfarande på ett underskott. Samtliga enheter med ett undantag ligger i balans på månadsbas. I den enhet som inte har balans finns ett bortfall av ärenden vilket motsvarar flera årsarbetare och de är i nuläget inne i en omställning för att anpassa personal och schema för detta nya läge.
ON 2014/0111 3 (4) Fyra enheter visar enligt prognos på en årsbudget i balans, ytterligare två enheter visar på en möjlig budgetbalans till årsskiftet. Flertalet enheter visar på att de åtgärder som har vidtagits har haft effekt på budgetutfallet. Det vi har konstaterat i de genomförda verksamhetsuppföljningarna i söder är att enheter som har budgetbalans också har bra kvalitet på de variabler vi följer. Man har inte fler delade turer, inga inställda ärenden och arbetar med sin kontinuitet. Sjukfrånvaron visar generellt höga värden inom demensomsorgen och lägst inom hemtjänsten och vi ser i statistiken att vi går mot en sjukperiod med influensa och förkylningar vilket inverkar på budget. Samtliga enheter har åtgärder för att nå en förbättrad balans i budget och följer noga att det inte ska påverka kvaliteten för omsorgstagarna. Flexibilitet i schema och viss rörlighet är gynnsamt för ekonomin men även för en bättre arbetsmiljö i och med att man kan öka grundbemanningen, slippa för mycket vikarier och få mer hälsosamma scheman. Förväntat läge Södra verksamhetsområdet ligger i sin procentuella förbrukning inte högre än vid förra året vid samma tidpunkt trots att vi fått full effekt i år av rätten till heltid och har ett stort team som fått 100% tjänster. Detta team, med fyra enheter, har svårast att hitta schemalösningar för en budget i balans. Vi har genomfört stora strukturförändringar och personalomflyttningar och prövar flera nya sätt att arbeta på för att öka kvaliteten för omsorgstagarna och hitta till en budget i balans. Denna typ av genomgripande förändringar är kostnadsdrivande i det korta perspektivet. En framgångsfaktor i det team som under lång tid haft sin budget i balans är att de har sin egen timpool. Om inget oförutsett händer och åtgärderna kan genomföras och har effekt bör södra verksamhetsområdet förbättra sina utfall ytterligare något inför bokslut. Gemensam verksamhet Totalt för gemensamt är ett plus på ca 1 mnkr. Träffpunkterna gör ett plus och där har intäkterna ökat mer än budgeterat. Personalkostnaderna går också plus. Vikarietäckningen vid sjukdom och semester har effektivt planerats för att kunna hålla budget. Sysselsättningsgraderna är anpassade efter rätt önskad sysselsättningsgrad. När det gäller dagverksameter för dementa så går den verksamheten också plus på personalkostnader och det handlar om en effektiv planering och att anpassa verksamheten efter det behovet. Nattpatrullerna gör också ett mindre plus men har i dagsläget ett stort tryck på insatser nattetid. Nattpatrullerna jobbar enligt önskad sysselsättningsgrad. Teknikenheten har också anpassat sina sysselsättningsgrader till önskad sysselsättningsgrad och med effektiv planering har enheten klarat personalbudgeten och går plus. Hälso- o sjukvårdsverksamheten - HSL För HSL-verksamheten beräknas ett underskott på båda sjuksköterskeenheterna men för hemsjukvårdsenheten beräknas ett överskott. Kostnaderna för hjälpmedel har ökat mycket mera än beräknat och kostar mycket mera än 2013. Totalt är prognosen för verksamheten 1 mnkr.
ON 2014/0111 4 (4) Förslag till ytterligare åtgärder Idag, 8/12, erhåller vi uppsägning av avtalet Rätt till heltid, deltid en möjlighet. Detta ger helt andra förutsättningar för bemanning och schemaplanering. En analys pågår för att ta ut ny färdriktning och detta kommer att redovisas vid januarisammanträdet. Thomas Tryggvesson Förvaltningschef Magnus Levin Chef ekonomiavdelningen Bilagor Beviljade hemtjänsttimmar tom nov Bil 1 Bokförda kostnader för övertid efter 11 månader Bil 2 Bokförda kostnader för timanställda efter 11 månader Bil 3 Ansvarig
Bilaga 1 Beviljade hemtjänsttimmar 2014 jmf med år 2011-2013 Tim/mån 52000 51000 50000 49000 48000 47000 46000 45000 44000 43000 42000 41000 2011 2012 2013 2014 40000 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Månad Antal omsorgstagare dec 2013:1 108 dec 2014: 1 138
Bokförda kostnader för övertid 2014 jmf 2012 o 2013 Bilaga 2 700 600 500 Tkr 400 300 2012 2013 2014 200 100 0 Mån
Bokförda kostnader för timanställda 2014 jmf 2012 o 2013 Bilaga 3 3500 3000 2500 2000 Tkr 1500 2012 2013 2014 1000 500 0 januari februari mars april maj juni juli augusti september oktober november december Mån