Visma Administration Visma Fakturering Visma Förening Versionsnyheter I denna text får du information om nyheterna i den senaste versionen av programmet. För mer utförlig hjälp om programmet i övrigt, hänvisar vi till hjälptexterna. Tänk på att du kan trycka på tangenten F1 för att få aktuell hjälp och beskrivning av de olika fälten. Dessutom finns ytterligare hjälp att få genom att hämta information och arbetsgångar via Min sida eller på vår hemsida, vismaspcs.se/support. Visma Mobil Scanner I höst lanserar vi den kostnadsfria appen Visma Mobil Scanner. Med appen i din mobiltelefon kan du ta bilder på kvitton och leverantörsfakturor. Sedan skickas dessa digitalt till programmet. Genom att använda appen minskar du risken att kvitton glöms bort. Redovisningsbyrån eller ekonomiavdelningen får in underlagen och kan bokföra dessa direkt. Bilderna kopplar du som underlag till dina verifikationer och leverantörsfakturor. I och med att underlagen kopplas till dina verifikationer och leverantörsfakturor, slipper du leta fram fakturor och kvitton i pärmar om du till exempel behöver kontrollera en kontering. När det kommer in nya underlag att koppla, får du ett meddelande om det när du öppnar programdelen Verifikation respektive Leverantörsfaktura. Tryck F1 och sök på Visma Mobil Scanner för att läsa mer om hur du kommer igång. Visma Administration Webbfakturering Visma Administration Webbfakturering är en ny tjänst som riktar sig till redovisningsbyråer med kunder som vill sköta sin fakturering på egen hand. Med tjänsten sköter kunden sin fakturering på internet, medan redovisningsbyrån fortsätter arbeta med bokföringen i Visma Administration. De fakturor som kunden skapar i Visma Administration Webbfakturering hämtas automatiskt när Visma Administration öppnas via Visma Byråstöd. Läs mer om den nya tjänsten på vismaspcs.se. Godkänna avtal direkt i programmet Du godkänner nu avtalsvillkoren för de olika tjänsterna som Visma Spcs tillhandahåller direkt i programmet, första gången du använder tjänsten.
Periodisering av verifikation Periodisering av verifikation underlättar hanteringen av förutbetalda intäkter och kostnader genom att du, redan när du registrerar verifikationen, anger hur kostnaden ska fördelas över tid. Du kan göra en inställning på dina konton så att dialogen för periodisering visas automatiskt när du använder kontot på en verifikation. På verifikationen kan du välja Kommando Periodisering av verifikation när du står på en rad som du vill periodisera, även om kontot inte är markerat för att föreslå periodisering. När du sedan skapar en ny verifikation som har samma eller senare datum än periodiseringsdatumen, föreslår programmet att du ska utföra periodiseringen. Följ upp dina periodiseringar Under Arbeta med - Bokföring - Periodiseringar har du möjlighet att se periodiseringarna och få information om status för respektive periodisering. Det finns två utskrifter för periodiseringar. Utskriften Periodiseringar visar grunduppgifter för dina periodiseringar. Utskriften Periodiseringar Sammanställning kan användas vid avstämningar, till exempel inför månadsavslut. Alla verifikationer som skapats i Visma Administration och Visma Förening efter uppdatering till version 5.3 kan periodiseras. Tryck F1 och sök på Periodisering för att läsa mer om funktionen. Förbättringar av säkerhetskopia Till version 5.3 har vi gjort flera förbättringar i säkerhetskopieringen. Nytt namn på din säkerhetskopia Från och med version 5.3 namnges säkerhetskopian som du tar i programmet med ett nytt namn. Namnändringen gör det enklare för dig att hitta rätt säkerhetskopia, från rätt företag och rätt datum. Säkerhetskopian namnges med ADMBA_ditt företagsnamn_dagens datum_1.bck. Om du väljer att göra en säkerhetskopia för alla företag namnges filen ADMBA_Alla Företag_dagens datum_1.bck. En systemsäkerhetskopia får namnet SYSBA _dagens datum_1.bck. Precis som tidigare väljer du vilken plats säkerhetskopian ska sparas på. Säkerhetskopior från tidigare programversioner fungerar fortfarande att läsa in i programmet. Programmet kan säkerhetskopiera fler filer Programmet kan från och med version 5.3 säkerhetskopiera fler filer än tidigare. Förbättringen berör främst dig som har många bilder i artikelregistret eller som har många företag som säkerhetskopieras samtidigt. Om du använder Visma Backup AutoStore Om du använder Visma Backup AutoStore för att lagra dina säkerhetskopior från Visma Administration, Visma Fakturering eller Visma Förening och sparar dem i mappen C:\VismaBackup, behöver du ändra överföringen till din lagringsyta. Anledningen är att namnet på varje säkerhetskopia numera är unikt i och med datumet, och om varje unik säkerhetskopia sparas till C:\VismaBackup kommer du att förbruka din lagringsyta fort. Du kan läsa mer om detta på vismaspcs.se/support/visma-backup. 2
Enkel kreditering av leverantörs- och kundfakturor Nu finns ett enkelt sätt att skapa kreditfakturor på leverantörs- och kundfakturor. I menyn Kommando finns numera valet Skapa kreditfaktura, både när du arbetar med leverantörsfakturor och kundfakturor. Valet Skapa kreditfaktura finns även som snabbval. Exportera ett datumintervall av verifikationer När du exporterar verifikationer kan du nu välja om du vill exportera en serie eller alla serier. Du har nu även möjlighet att exportera verifikationer för ett visst datumintervall som du själv väljer. Export av verifikationer i Visma Administration och Visma Förening görs under Arkiv Export Verifikationer. Anpassningar för Visma Avendo Webshop Nu kan du som använder Visma Avendo Webshop tillsammans med Visma Administration 500, 1000 eller 2000, enklare följa och stämma av dina webbshopsorder och webbshopsfakturor.* I order- respektive fakturamodulen kan du välja att endast visa de order respektive fakturor som kommer från webbshoppen. Vill du göra ytterligare urval kan du göra det och t ex välja att se Alla eller Ej fakturerade. Dessutom har den nya kolumnen Betalningsvillkor tillkommit i listläget. Du kan sortera på betalningsvillkor vilket underlättar för dig som vill stämma av gjorda kortbetalningar mot uppgifter från din betalleverantör. Kolumnerna Webborder respektive Webbfaktura har bytt namn till Webbshop BestNr. Kolumnerna visar beställningsnumret som kommer från Visma Avendo Webshop. * För dig som har Visma Administration 500 hanteras beställningar från webbshopen i fakturamodulen. I Visma Administration 1000 och 2000 hanteras beställningar från webbshopen i ordermodulen. Kommentarsfält på offert, order, faktura och avtal Det som tidigare kallades Lokal anmärkning har ersatts av ett kommentarsfält som alltid visas i arbetsbilden för dokumenten offert, order, faktura och avtal. Här kan du som arbetar med dokumentet notera viktiga saker. Kommentaren skrivs inte ut på dokumentet som skickas till kunden, utan används enbart som kom-i-håg för dig som hanterar dokumentet i programmet. Om du skapar en faktura utifrån en order följer kommentaren från ordern med till fakturan. Detsamma gäller om du skapar en order utifrån en offert, eller en faktura utifrån ett avtal. Kommentarer från Visma Avendo Webshop till order och faktura För dig som använder Visma Administration 500, 1000 eller 2000 tillsammans med Visma Avendo Webshop följer nu de kommentarer med som din kund gjorde vid köpet, när du hämtar ordern eller fakturan från webbshopen. Kommentaren skrivs inte ut på dokumentet som skickas till kunden, utan används enbart som kom-i-håg för dig som hanterar dokumentet i programmet. 3
Inaktivera kunder, leverantörer och artiklar Det finns nu möjlighet att inaktivera registerposter som inte används. Om exempelvis en leverantör markerats som inaktiv, är den inte valbar i olika listor. I Visma Administration och Visma Fakturering gäller det registren för kunder, leverantörer och artiklar. Funktionen finns också för motsvarande register i Visma Förening och där dessutom för registret medlemmar. Nya kontoplaner Visma Administration och Visma Förening innehåller de nya kontoplanerna för år 2012. I Visma Förening finns från och med denna version även Riksidrottsförbundets BASkontoplan och K1-kontoplan. Nya prisfilter MOEL har gjort förändring i sina prisfilter. Lundagrossisten har bytt prisfilter. EIO har fått två nya grossister, TB EL och Net Access, som ingår i deras grossistprisfil. HUS-ansökan innehåller fakturanummer och summeringsruta I filen för HUS-ansökan följer nu fakturanummer med. HUS-ansökan innehåller nu dessutom en summering av ansökans totala belopp. Urval Betaldatum på Leverantörsreskontralista På utskriften Leverantörsreskontralista finns nu urvalet Betaldatum. Det innebär att du kan skriva ut en reskontralista som enbart tar med leverantörsfakturor som exempelvis betalats inom ett visst datumintervall. Spårning av faktura på följesedel I Visma Administration 2000, arbetsfönstret för Inkommande följesedlar, finns en ny kolumn längst ut till höger som heter Fakturans löpnr. Här visas löpnumret på de leverantörsfakturor där följesedelsraderna finns upplockade. På leverantörsfakturan, fliken Följesedlar, finns motsvarande kolumn. Även här visas löpnumret på de leverantörsfakturor där följesedelsraderna finns upplockade. Om raderna är upplockade på flera olika fakturor ser du det eftersom löpnumren då varierar. 4
Kolumnen Typ hjälper dig att skriva villkor På alla ställen i programmet där du fyller i villkor för att exempelvis styra vad som kommer med på utskrifter, finns nu kolumnen Typ. Här står det Txt, Dat, Num eller J/N. Txt innebär att fältet för villkor ska innehålla alfanumeriska tecken. Dat innebär fältet för villkor enbart godkänner att datum skrivs här. Num innebär att fältet enbart får innehålla siffror. J/N innebär att du skriver J eller N (ja eller nej) i fältet för villkor. I programmets F1-hjälp kan du läsa mer om hur du skriver sökvillkor. Övningsbolagen I samband med uppdatering av ditt program följer det med en uppdaterad version av Övningsbolaget. Du kan även under året hämta nya övningsbolag på vismaspcs.se under rubriken Support. Övningsbolaget uppdateras tre gånger per år. I Visma Förening uppdateras Idrottsföreningen en gång per år. Adress, telefonnummer och öppettider Kontakta oss Visma Spcs AB Supportavdelningen 351 94 VÄXJÖ Support: 0470-70 62 00 Växel: 0470-70 60 00 Fax: 0470-70 60 10 E-post: support@vismaspcs.se Internet: www.vismaspcs.se/support Öppettider Visma Spcs supportavdelning har öppet måndag fredag, 08.00 17.00 under perioden september maj. Under perioden juni augusti har vi öppet måndag fredag, 08.00 16.00. För dig som har avtal på något av nedanstående program har vi utökade öppettider på tisdagar och torsdagar till 18.00 under perioden september-april. Visma Administration Visma Avendo eekonomi Visma Bokföring Visma Compact Visma Eget Aktiebolag Visma Enskild Firma Visma Fakturering Visma Förening Visma Lön Visma Tid De utökade öppettiderna gäller även dig som har någon av våra tjänster Visma Resa & Utlägg, Visma Stämpla, Visma Sms och Visma Webbtid. 5