Visma Administration. Välkommen till storfamiljen för småföretagare

Transkript

1 Visma Administration Välkommen till storfamiljen för småföretagare

2 Välkommen till Visma Administration För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi på följande sidor hur det är uppbyggt och fungerar. Tips och råd om ditt program hittar du på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida som du når direkt från programmet. Där hämtar du senaste versionen av programmet, får tillgång till internettjänster, nyheter med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt på Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2

3 Arbeta med Visma Administration/Börja så här Arbeta med Visma Administration I nedanstående illustration får du en översiktlig bild över arbetsflödet i Visma Administration, från det förberedande arbetet med inställningar och register fram till rapportering. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet. Vismas internettjänster och program Inköp Inställningar/ Register Löpande arbete Lager Rapportering Försäljning Bokföring Program från Vismas integrationspartners Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. 3. Slutför installationen. En programikon läggs till på ditt skrivbord. 4. Starta programmet och aktivera ditt program. 3

4 Inställningar/Register Inställningar/Register Registrering av grunduppgifter för leverantör Programleverantören AB För att du ska få ut mesta möjliga av ditt program behöver du göra några grundläggande inställningar och ange vissa grunduppgifter. Du behöver inte göra alla inställningar innan du börjar med det löpande arbetet, men ju fler du gör desto smidigare blir det att arbeta i programmet. Från programmets register hämtas information som stöd för ditt dagliga arbete. När du exempelvis registrerar en leverantörsfaktura hämtas information om betalningsuppgifter för den aktuella leverantören, vilket underlättar registreringen av fakturan. Genom att fylla i uppgifterna i registren så fullständigt som möjligt underlättas också arbetet när du vill ta fram rapporter gällande exempelvis en viss kundgrupp eller artikelgrupp. Adressuppgifter: Alfavägen 6, Stockholm Telefon: Organisationsnummer: Bankgiro: Plusgiro: Registrering av fler uppgifter för kund Kundnummer: 102 Grossisten HB Bankgiro: Plusgiro: Betalningsvillkor: N Leveranssätt: SPE Språk: SV De inställningar du gör under Företagsunderhåll gäller det företag du arbetar i, medan de inställningar du gör under Programunderhåll gäller alla företag. Valuta: Leverantör SEK I kontaktregistret samlar du alla dina affärskontakter, både för kunder och för leverantörer. Härifrån kan du sedan enkelt skicka e-post och sms, både till enskilda kontakter och till grupper. I leverantörsregistret anger du grunduppgifter för leverantören och du har även möjlighet att lägga till egna anteckningar. Kund Vissa uppgifter anges som normalvärden i företagsinställningarna och blir automatiskt inlagda när du lägger till poster i registren. Nästa steg: Inköp 4

5 Löpande arbete Inköp Registrering av leverantörsfaktura med konteringsmall Löpnummer: 536 Med programmet hanterar du dina leverantörsfakturor på ett effektivt sätt. När du registrerar leverantörsfakturor har du möjlighet att använda konteringsmallar. I samband med att fakturorna journalförs sker bokföring av dem automatiskt. När det är dags att betala fakturor finns det möjlighet att göra filöverföring av transaktionerna till din bank. När betalningen är genomförd läser du in återrapporteringsfilerna som du får från banken. Även utbetalningarna bokförs automatiskt när de journalförs. Med Visma Administration 2000 får du hela inköpsrutinen samlad. Genom att göra dina beställningar via programmet får du god kontroll av när lagret väntar påfyllning. När leveransen av varorna sker kan du omvandla beställningen till inkommande följesedel eller leverantörsfaktura. Varorna registreras då på lagret och lagervärdet uppdateras med hjälp av lagerförändringsjournalen. Leverantörsnummer: 109 Konteringsmall: KML 50 Programleverantören AB Mallvärde: Total ,50 Frakt 0 kr Moms ,50 Lista med utbetalningar Storstads Blommor AB Löpnummer: 517 Leverantörsnummer: 119 Status: Överföringssätt: På väg Bensinbolaget AB Löpnummer: 519 Leverantörsnummer: 113 Status: Överföringssätt: Fakturabetalningsservice På väg LB-rutin Konteringsmall I Visma Administration 500/1000/2000 kan du arbeta med utlandsbetalningar. När du kopplat en konteringsmall till en leverantör behöver du bara ange fakturans totala belopp och hur stor del som är frakt och moms. Därefter konteras fakturan enligt konteringsmallens uppgifter. Utbetalningar För att få en bra överblick, kan du välja vilken typ av utbetalningsstatus som ska visas. Nästa steg: Försäljning 5

6 Löpande arbete Försäljning Gäller inte dig som arbetar med Visma Administration 200 Skapa faktura till Grossisten HB Fakturanummer: 775 Kundnummer: 102 Oavsett vilken programvariant du arbetar med kan du välja att antingen skicka dina fakturor med post, via mejl eller elektroniskt via Visma efaktura. När du har fakturerat dina kunder hjälper programmet dig att bevaka förfallodatum, skicka påminnelser och beräkna eventuell ränta. När dina kunder betalar fakturorna kan du antingen registrera inbetalningarna manuellt i programmet eller läsa in en återrapporteringsfil från din bank. I Visma Administration 1000/2000 kan du som arbetar med order spara ett administrativt steg genom att enkelt göra om dina order till fakturor. Du kan också arbeta med avtalsfakturering. I Visma Administration 2000 finns dessutom möjlighet att arbeta med offerter. De offerter som accepteras omvandlar du smidigt till en order. Artiklar: Bruttobelopp: Momsbelopp: Totalbelopp: st Redovisning Alfa st Redovisning Beta kr kr kr Information på fliken Spårning: Offertnummer: 35 Ordernummer: 117 Verifikationsnummer: B10 Journalnummer: 96 Betaldatum: 20XX Programmet är anpassat för att kunna fakturera husarbete. Du kan redan på ordern förbereda fakturan och få en uträkning av hur mycket husavdrag som kan göras. Programmet ger dig även ett underlag att skicka till Skatteverket. Avtalsmall Avser: Startdatum: Första fakturadatum: Fakturaintervall: Avtalsmall Storkund Storkund 20XX XX månader Skapa faktura På fliken Spårning kan du se vilken journal fakturan finns med på och numret på verifikationen som skapats. Avtalsmall I Visma Administration 1000/2000 finns funktionalitet för avtalshantering. Det innebär att du kan skapa återkommande fakturor till de kunder som faktureras enligt avtal, exempelvis hyror eller serviceavtal. Nästa steg: Lager 6

7 Löpande arbete Lager Gäller inte dig som arbetar med Visma Administration 200 eller 500 Kontroll av lagerreservation för artikel Artikelnummer: 100 Benämning: Redovisning Alfa När du arbetar med lagerfunktionen får du kontroll på artiklarna i ditt lager. Lagret värderas enligt FIFO-principen, vilket innebär att de artiklar du levererar in först på lagret också är de som plockas först när du säljer något. Tack vare detta har du alltid ett korrekt lagervärde i bokföringen. När du köper in artiklar levererar du in dem på lagret antingen via leverantörsfaktura eller manuell inleverans. Du som arbetar med Visma Administration 2000 kan också välja att leverera in dina artiklar via inkommande följesedel. Utleveranser från lagret gör du via order, faktura eller manuell utleverans. Artikelgrupp: 10 Enhet: Kontokod: 1 Streckkod: St Streckkodstyp: EAN 13 Kontroll av FIFO-pris för artikel Artikelnummer/ benämning: 100 Redovisning Alfa I Visma Administration 2000 har du även möjlighet att arbeta med beställningsförslag. Visma Administration 2000 hanterar paketartiklar, vilket innebär att du kan kombinera artiklar som ofta säljs tillsammans och plocka dem som ett paket. På fakturan kan du välja om du enbart vill visa pris och antal för paketartikeln eller specificerat för de enskilda artiklar som ingår. Leveransdatum/Inpris: Totalt lagervärde: XX0823 / 2139 kr XX0817 / 1917 kr XX0816 / 2140 kr XX0810 / 2316 kr kr Kontroll av lagerreservation och FIFO-pris för artikel Om du vill arbeta med streckkoder anger du det i företagsinställningarna. Därefter anger du vilken streckkod respektive artikel har i artikelregistret. I Visma Administration 2000 kan du se när du väntas få in beställda artiklar i lager igen. Under Lagerreservationer kan du se om du har inkomna order som ännu inte är levererade och när du väntas leverera dem till kund. Beställningsförslag Vid beställning hämtar programmet information från lagret om tillgängligt antal. Därefter kontrolleras dessa uppgifter mot dina angivna min-/maxvärden för den aktuella artikeln och beställningsförslaget skapas. Beställningar kan endast skapas i Visma Administration Genom att välja Visa lagervärde enligt FIFO ser du vilket värde artiklarna kommer att levereras ut till. Nästa steg: Bokföring 7

8 Löpande arbete Bokföring Ny verifikation med konteringsmall Verifikationsnummer: A48 Konteringsmall: KML 12 I bokföringen samlas alla affärshändelser. För de flesta händelser som rör dina inköp, din försäljning eller ditt lager skapas automatiskt verifikationer i bokföringen varje gång du godkänner journaler i programmet. Du kan välja att bokföra en verifikation per journal eller en verifikation per affärshändelse i journalen. Fördelen med att bokföra en verifikation per affärshändelse är att det blir lättare att söka upp en enskild händelse för avstämning mot exempelvis leverantörsreskontran. Det finns dock händelser som du behöver registrera manuellt, till exempel uttag ur kassan, skattedeklarationer och överföringar mellan konton. Vid manuell registrering kan du använda dig av konteringsmallar, vilket underlättar konteringen av händelser som är återkommande. Konteringsmallarna kan också användas för att skapa periodiseringar och fördelningar. Verifikationsserie: Verifikationstext: Belopp: A Manuella Avdragsgill extern representation 25 % 780 kr Avstämning av leverantörsskulder Avstämningsdatum: 20XX Avstämning gjord: Konto: 2440 Differens: 20XX ,60 kr Differensen uppstod efter: 20XX Momskontroll Period: 20XX XX Vid månadsavslut är det bra att använda programmets momskontroll och avstämningsfunktion för att kontrollera att det inte finns några avvikelser. Omsättning försäljning: Beräknad moms: Redovisad moms: Avvikelse: ,25 kr ,56 kr ,56 kr 2 150,00 kr Ny verifikation Genom att använda konteringsmallar för återkommande affärshändelser sparar du tid och säkerställer att händelsen alltid konteras på samma sätt. För att få bättre överblick av dina verifikationer kan du använda dig av olika verifikationsserier. Avstämning Genom att använda dig av avstämningsfunktionen får du en snabb kontroll på eventuella avvikelser. Momskontroll För att få mer information kan du dubbelklicka på de avvikelser programmet eventuellt hittar. Nästa steg: Integration 8

9 Löpande arbete Integration Anmärkningskontroll av kund Företagsuppgifter Grossisten HB Programmet kan integreras med många av Vismas övriga program och tjänster. vis finns det möjlighet att göra kreditupplysningar på dina kunder och leverantörer direkt från programmet. Med Visma Sms skickar du enkelt meddelanden från kontakt-, kund- och leverantörsregistren. Du kan även skicka meddelanden direkt från kunddokumenten, exempelvis från dina fakturor. Du som arbetar med Vismas löneprogram kan enkelt föra över lönekonteringarna till din bokföring. För dig som arbetar med Visma Tid finns koppling för överföring av order- och fakturaunderlag, vilket underlättar när du ska skapa fakturor till dina kunder. Organisationsnummer: Bolagsform: Handelsbolag Postadress: Storgatan 55 Postnummer/Ort: STORSTAD Resultat anmärkningskontroll Status: Aktiv Antal ansökningar: 10 Summa ansökningar: kr Antal anmärkningar: 1 Visma Administration kan också integreras med produkter från andra programleverantörer. På vismaspcs.se hittar du en översikt av licensierade leverantörer, som är utbildade för att skapa program som du kan koppla till Visma Administration via Visma Integration. Summa anmärkningar: Datum för senaste anmärkning: Skuldsaldo: Skuldsaldo datum: Utmätning: 500 kr 20XX kr 20XX Nej Anmärkningskontroll av kund Med hjälp av kreditupplysningen i programmet gör du snabbt en kontroll av dina kunder och på så sätt minskar risken att du säljer till en kund som saknar betalningsförmåga. Du väljer om du vill göra en anmärkningskontroll eller en komplett kreditupplysning. Du kan också använda funktionen för att läsa in adressuppgifter för dina kunder och leverantörer i respektive register. Import av fakturaunderlag Vid import av fakturaunderlag från Visma Tid specificeras både nedlagd tid och utlägg för material på fakturan. Nästa steg: Rapportering 9

10 Rapportering Rapportering Kundreskontralista Kundnummer: 102 Grossisten HB Med programmet följer ett stort antal rapporter. De bokföringsrapporter som du har nytta av vid månadsskiften och årsavslut, skrivs enkelt ut från ett och samma ställe. Vid löpande arbete hjälper statistikrapporter, förfallolistor och reskontralistor dig att ha kontroll på din försäljning, dina betalningar och ditt kassaflöde. För dessa rapporter kan du välja vilken period som ska visas. För statistikrapporterna kan flera val göras för att anpassa dem ytterligare efter ditt företags behov, exempelvis om jämförelse med föregående år ska göras eller vilka kolumner som ska visas. Med programmet följer en rapportgenerator där du kan läsa in ytterligare rapporter. I Visma Administration 2000 kan du även skapa egna rapporter med hjälp av rapportgeneratorn. Antal fakturor: 3 Fakturerat: kr Krediterat: 0 kr Betalat: 0 kr Bortskrivet: 0 kr Kundfordran: kr Förfallolista leverantörer Löpnummer: 517 Leverantörsnummer: 119 Leverantörsnamn: Storstads Blommor AB Oavsett vilken del av programmet du arbetar i har du åtkomst till alla rapporter och utskrifter via Alla utskrifter. Förfallodatum: Belopp: XX kr Kundreskontralista Vid utskriften väljer du hur detaljerad kundreskontralistan ska vara. Här visas den fullständiga kundreskontralistan för Grossisten HB. Förfallolista leverantörer Förfallolistan visar alla obetalda fakturor som förfallit till betalning. 10

11 Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för dig med avtal Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Du kan förenkla ditt företagande ytterligare genom att använda ett antal smarta internettjänster. Det gör du direkt via internet eller ännu hellre som en integrerad funktion i ditt program. på vad du kan göra är: kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms och rapportera reseräkningar och arbetstider. Läs mer på vismaspcs.se/ produkter. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av. Med Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon E-post support@vismaspcs.se Hemsida Telefon E-post avtal@vismaspcs.se Telefon E-post sales@vismaspcs.se Hemsida produkter Telefon E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida Visma Spcs butiker Göteborg Malmö Stockholm Växjö Första Långgatan 7, Göteborg Neptuniplan 9, Malmö Kungsbron 18, Stockholm Sambandsvägen 5, Växjö Telefon Telefon Telefon Telefon E-post butiken.gbg@vismaspcs.se E-post butiken.malmo@vismaspcs.se E-post butiken.sthlm@vismaspcs.se E-post butiken.vxo@vismaspcs.se Sommaröppettider juni augusti se Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 8, 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se