Välkommen till Portalen!... 1 Layout... 1 Lägga till en ny genväg... 1 Redigera en befintlig genväg... 2 Ta bort genväg... 2 E-post... 3 Inkorg... 3 Mottagna e-postmeddelanden med bilagor... 3 Nytt meddelande... 4 Skicka e-postmeddelande med bilaga... 4 Mappar... 5 Sök... 5 Filter... 6 Ny filterregel... 7 Betrodda adresser... 7 Spärrade adresser... 7 Autosvar... 8 Inställningar... 8 Problem... 8 Hjälp... 8 Logga ut... 9 Planering... 10 Adressbok... 10 Ny kontakt... 10 Adressbok... 10 Skapa ny kontaktlista... 10 Sök... 11 Redigera eller ta bort kontakt... 11 Importera/Exportera... 11 Administrera adressböcker... 12 Inställningar... 12 Problem... 12 Hjälp... 12 Kalender... 14 Ny händelse... 14 Kalender... 16 Radera eller ändra bokning... 16 Gå till... 16 Sök... 17 Importera/Exportera... 17 Administrera kalendrar... 17 Inställningar... 18 Problem... 18 Hjälp... 18 Anteckningar... 19 Ny anteckning... 19 Lista anteckningar... 19 Sök... 19 Administrera anteckningsblock... 19
Inställningar... 19 Problem... 19 Hjälp... 19 Uppgifter... 21 Ny uppgift... 21 Ny uppgift via e-posten... 21 Lista uppgifter... 22 Sök... 22 Administrera uppgiftslistor... 22 Inställningar... 22 Problem... 22 Hjälp... 23 IRMA... 24 IRMA... 24 Arbetsplatsregister... 24 Enhet... 24 Platon... 25 Mina ärenden... 25 DockA... 25 Nyregistrera... 25 Partinfo... 26 Underärende... 26 Bevakning... 26 Kontakt... 27 Dokument... 27 Visa dokument... 27 Ändra dokumentinformation... 27 Radera dokument... 27 Ladda upp ny version av dokument... 27 Koppla e-postmeddelande... 28 Skanna dokument... 28 Koppla word-dokument till ärende... 31 Logg... 31 Anteckning... 31 Slutrapport... 32 Sök... 32 Enhetens ärenden... 32 Information... 32 Konton... 32 Filhanteraren... 32 Lösenord... 32 Inställningar... 32
Välkommen till Portalen! Portalen utgör en samlingsplats för bl a din e-post, kalender och din adressbok. Här kommer du även åt Platon (ärendehanteringssystemet) och Docka (dokumenthanteringssystemet). Denna skrift är tänkt att ge dig vägledning för hur du hanterar de olika funktionerna och är uppdelad i kapitel sorterade efter hur menyn i Portalen ser ut (menyn på vänster sida). Under varje menyalternativ finns ytterligare alternativ (klicka på kryssen för att expandera menyn). När du har valt olika alternativ, t ex e-post, finns även en meny överst på sidan, som gäller för just den sida du är på. När du precis har loggat in ser t ex menyn ut så här: Till många utav menyvalen finns det kortkommandon. Detta innebär att du kan nå menyvalet genom tangentbordet istället för att klicka med musen. Tryck Alt + den bokstav som är understruken + Enter. För att t.ex. nå menyvalet Layout (se bild ovan), trycker man Alt + L + Enter. Layout När du loggar in i Portalen för första gången är vissa inställningar redan gjorda, t. ex. de genvägar (till kontakter, e-post, kalender, och uppgifter) som visas under välkomsttexten. Dessa kan du själv redigera, samt ta bort och lägga till genom att trycka på Layout i menyn överst på sidan. På skärmen ser du då ett antal rutor, varav vissa har rubriken Lägg till här: medan andra har olika rubriker samt en knapp som heter Edit. Lägga till en ny genväg 1) Välj en utav de rutor som har rubriken Lägg till här:. Tryck på pilen i rullningslistan och välj vad du vill lägga till. 2) Tryck på Lägg till. Beroende på vad du väljer att lägga till kan du göra ytterligare inställningar.i exemplet nedan har jag t ex valt att visa solens upp- och nedgång. Då får man göra ytterligare specificeringar i form av för vilken plats man vill se solen upp-och nedgång. De svarta pilarna som syns hjälper dig att flytta rutan i förhållande till övriga rutor. 1
3) Tryck på Spara. Redigera en befintlig genväg. Tryck på edit vid den genväg du vill redigera (när du är i menyvalet Layout ). Samma vy som när du ska lägga till en ny genväg visas. Gör dina ändringar och tryck på Spara. Ta bort genväg Tryck på krysset i högra hörnet (när du är i menyvalet Layout ). 2
E-post Till e-posten kommer du genom att välja E-post i menyn till vänster eller genom att klicka på E-post i genvägen på startsidan i Portalen. Nedan visas en bild på hur menyalternativen i Inkorgen ser ut, och dessa kommer att presenteras en och en. Den översta menyn med Inkorg, Nytt meddelande osv. är en generell meny för hela e-postavdelning och visas oavsett om du är i Inkorgen, eller befinner dig i en mapp eller i ett e-postmeddelande. Inkorg Genväg till Inkorgen. Används om du t ex befinner dig i ett e-postmeddelande eller i en annan mapp och snabbt vill komma tillbaka till Inkorgen. Mottagna e-postmeddelanden med bilagor Nedan visas hur ett mottaget meddelande med bilagor ser ut. Du har två sätt att välja mellan när det gäller att hantera bilagorna. 1) Ladda hem dem en och en genom att trycka på nedladdningssymbolen efter respektive bilaga. Du får då en fråga om du vill öppna eller spara bilagan. 2) Ladda hem alla bilagor på en gång genom att trycka på symbolen efter texten Hämta alla bilagor (som en zip-fil). Även då får du frågan om du vill öppna eller spara. Om du väljer att spara får du ange var du vill att en mapp med filerna ska placeras. Om du väljer att öppna öppnas direkt en mapp där du ser de olika filerna. När du har fått ett e-postmeddelande kan du välja att spara avsändaren i din adressbok. Detta gör du genom att trycka på symbolen i form av en bok efter avsändarens namn (3). 3
Nytt meddelande Öppnar fönster för att skriva nytt meddelande. Tryck på livbojen efter varje rad för att få ytterligare information. Om du vill skicka till en sändlista eller till olika personer som finns i adressboken, välj Adressbok. Där kan du välja listor eller mottagare till fälten Till, Cc och Bcc. Om du får meddelandet Mer än en adress hittat för fältet till när du anger en till-adress kan du trycka på Expandera namn. Då kan du välja mellan de adresser som hittades. Tryck på Stavningskontroll om du vill få förslag på alternativa stavningar av innehållet i ditt meddelande. För att infoga specialtecken, t ex à eller Æ, tryck på Specialtecken och följ instruktionerna. För att lägga till eller ta bort bilagor i ditt e-postmeddelande, tryck på Bilagor eller skrolla längst ner i meddelandefönstret (se nedan för mer information om bilagor). En kopia av ditt e-postmeddelande sparas automatiskt i din Utkorg. Byt mapp för att spara i någon annan mapp. Bocka ur rutan för att inte spara alls. Kryss i rutan Begär läskvitto om du vill få ett kvitto när mottagaren har läst ditt e- postmeddelande. Detta stöds dock inte av alla mailservrar. Skicka e-postmeddelande med bilaga För att lägga till eller ta bort bilagor i ditt e-postmeddelande, tryck på Bilagor i e- postmeddelandet eller skrolla längst ner i meddelandefönstret.. För att bifoga en bilaga tryck på Bläddra och leta fram den fil du vill bifoga. När du har lagt till alla bilagor trycker du på Uppdatera. Du kan alltså bläddra fram alla bilagor du vill bifoga innan du trycker på Uppdatera. De bifogade filerna listas längst ner i e-postmeddelandet. För att ta bort en bilaga sätt ett kryss i rutan Radera och tryck på Uppdatera. 4
Mappar I mappnavigatorn ser du en lista med alla dina mappar. Här kan du skapa, radera och byta namn på mappar. För att utföra någon slags åtgärd, sätt en bock i rutan framför den/de mappar som åtgärden avser och välj vilken åtgärd som ska utföras i åtgärdslistan längst upp på sidan. För ytterligare instruktioner i hur du skapar mappar och undermappar, tryck på livbojen bredvid åtgärdslistan. Sök 5
Bilden ovan visar hur söksidan för att söka efter e-postmeddelanden ser ut. 1) Börja med att välja vilket sökkriterium du vill använda. I bilden har jag valt Från. Andra val är t ex Till, textinnehåll eller olika ankomstdatum. 2) Ange den text du vill söka efter i ruta 2. 3) Välj vilka mappar som ska sökas igenom. Om du vill att sökningen ska göras i alla tillgängliga mappar, tryck på Välj alla. 4) Tryck på Sök. Filter Under filter kan du hantera dina spärrade och betrodda adresser samt skapa egna regler. Betrodda adresser och Spärrade adresser är automatiskt aktiverade. Filtreringen sker i den ordning som reglerna står, så i exemplet nedan genomförs först regeln Betrodda adresser, vilken kollar om adressen står på min lista av speciellt godkända adresser. Om den gör det, genomförs aldrig de efterkommande reglerna. Om adressen inte finns under Betrodda adresser kollas om den istället finns under Spärrade adresser. Om den inte gör det genomförs regel tre, vilket är en regel som jag har gjort själv. 6
För att byta ordning på reglerna, fyll i rutan längst till höger med den plats som regeln ska ha. Om jag t ex vill att min egenkomponerade regel ska genomföras först, skriver jag 1 i rutan efter regeln, och trycker sedan på pilen i samma rad. Om du vill skapa en egen regel, tryck på Ny regel. Bilden nedan visas då. Ny filterregel 1) Ge din regel ett namn. I exemplet har jag döpt regeln till Frågor om handboken. 2) Välj om alla dina angivna kriterier ska vara uppfyllda (bocka i Alla följande ) eller om det räcker att något utav kriterierna är uppfyllda (bocka i Någon utav följande ). 3) Ange sedan vilka kriterier som gäller genom att först välja vilket fält som ska kontrolleras (i exemplet har jag valt att ärende ska innehålla ordet handboken ) 4) Välj vad som skall ske med ett meddelande som uppfyller kriteriet. I exemplet har jag valt att sådana meddelanden ska levereras till en mapp som heter Frågor om handboken. 5) Du kan även välja om meddelande som uppfyller kriteriet skall markeras på något särskilt sätt (du kan välja mellan sedd, viktigt, besvarat samt att radera meddelandet). När du är klar trycker du på Spara. Din nya regel hamnar då i regellistan som visades på föregående sida. Betrodda adresser Regeln Betrodda adresser är en lista där du kan lägga adresser som är betrodda. Om du t ex får ett e-postmeddelande som hamnar i din spam-mapp, kan du bocka för det meddelandet och klicka på Betrodda adresser så kommer inte fler e-postmeddelande från den avsändaren att hamna i spamen. Om du klickar på själva regeln så ser du vilka adresser som ligger i din lista. Där kan du även manuellt lägga till adresser. Spärrade adresser Regeln Spärrade adresser är en lista där du kan lägga spärrade adresser. Om du t ex får ett spam-mail till din inkorg kan du bocka för det meddelandet och trycka på Spärra adress. Adressen hamnar då i listan Spärrade adresser men själva e-postmeddelandet ligger kvar i Inkorgen. För att e-postmeddelandet ska tas bort måste du trycka på ikonen som ser ut som en tratt (se bild); då verkställs dina filterregler. Om du klickar på själva regeln så ser du vilka adresser som ligger i din lista. Där kan du även manuellt lägga till adresser. 7
Autosvar Autosvar innebär att de som skickar e-postmeddelande till dig automatiskt får ett e- postmeddelande tillbaka. Detta kan du använda när du är borta en längre tid och vill att de som skickar e-postmeddelande till dig skall få veta att du inte är på jobbet. För att aktivera automatsvar bockar du bara för Sätt/installera automatsvar och klickar på Spara. Du kan ändra det ifyllda ärendet och meddelandet om du vill, t ex ange när du kommer tillbaka. För att avaktivera klickar du i Ta bort automatsvar och trycker på Spara. På Portalens första sida finns en ruta som talar om huruvida ditt automatsvar är aktiverat eller inte. Inställningar När du väljer inställningar i e-post-menyn visas nedanstående sida. Här finns de olika inställningar du kan göra för din e-post. Ingen närmare beskrivning av dess kommer att ges, så du får leta dig fram eller ringa till IT för instruktioner om det är någon inställning du vill ändra. Problem Om du har ett problem av något slag kan du rapportera det under länken Problem. Meddelandet skickas då till IT-enheten, vilka återkommer till dig i frågan. Skicka gärna in även synpunkter, förslag eller frågor i allmänt. Hjälp Under rubriken Hjälp finns hjälpavsnitt för många av funktionerna i Portalen. Öppnar du hjälpen listas alla hjälpavsnitt som finns för den funktion du är inne på, d v s är du i e-posten listas alla hjälpavsnitt för e-posten, är du i kalendern listas alla hjälpavsnitt för kalendern. Texten i hjälpavsnitten är desamma som finns vid livbojarna som finns lite varstans i Portalen. 8
Logga ut Loggar ut dig från Portalen. 9
Planering Under menyvalet planering finns adressboken, kalendern, anteckningar och uppgifter. Adressboken och kalender har i sin tur egna undermenyer. Dessa gås igenom i tur och ordning nedan. Adressbok Startsidan i adressboken är söksidan. Läs mer om det under Sök. Bilden nedan visar menyalternativen för adressboken. Ny kontakt När du ska lägga till en ny kontakt får du först välja vilken adressbok som kontakten ska ligga i. Ange sedan den information om kontakten som ska sparas och tryck på Lägg till. Adressbok Under Adressbok kan du se alla adressböcker som du har tillgång till. Automatiskt visas STs adressbok när du öppnar sidan. Vill du se någon annan adressbok väljer du vilken du vill se i rullningslistan till höger. Visningen av kontakter i adressboken är indelad efter alfabetet. När du öppnar en adressbok listas initialt alla som börjar på A. För att se någon annan bokstav, välj vilken bokstav du vill se i alfabetet längst ner på sidan. Du kan även välja Alla ; då listas hela den aktuella adressboken. Det är även här du skapar nya kontaktlistor (se nästa kapitel). Både enskilda kontakter samt kontaktlistor listas i alfabetiskt ordning i adressboken. Du kan dock välja att se bara kontakter eller kontaktlistor genom att trycka på länkarna bredvid rullningslistan (se bild). Skapa ny kontaktlista Så här gör du för att skapa en ny kontaktlista: 1) Välj från vilken adressbok du vill hämta kontakter. Om du vill ha kontakter från olika adressböcker, eller från en adressbok som innehåller så många adresser att den blir uppdelad alfabetiskt på flera sidor, får du först hämta kontakter från den ena adressboken eller sidan och sen hämta kontakter från den andra. Om du ska lägga till många kontakter från t ex STs adressbok, kan det vara ett tips att trycka på länken alla, så listas alla kontakter i adressboken på en sida så slipper du ovanstående problem. 10
2) Öppna sedan rullningslistan där det står till en kontaktlista. Om kontaktlistan redan finns så listas den längst ner i rullningslistan. 3) Markera den adressbok (av de adressböcker som listas under texten Skapa en ny kontaktlista i: ) kontaktlistan ska ligga. 4) Tryck på Lägg till. 5) Du får nu upp en ruta där du ska döpa kontaktlistan. Ange ett namn och tryck på OK. 6) Den adressbok i vilken du valde att skapa kontaktlistan visas nu. Sök I sökfönstret kan du välja mellan att söka på namn, e-post, titel, enhet, arbetsområde eller uppdrag. Fyll sedan i söksträngen och välj från vilken adressbok du vill söka. Om du väljer Avancerad sökning kan du söka i alla fält som man har möjlighet att spara information i, samt söka på flera fält samtidigt. Redigera eller ta bort kontakt Sök först reda på den kontakt du vill redigera eller ta bort. Du kan sedan välja mellan att öppna kontakten i redigeringsläge (tryck på symbolen med ett papper och en penna framför kontakten) eller markera kontakten och tryck på Radera eller Ändra. Du kan markera flera kontakter och sedan trycka på Radera eller Ändra. Det innebär dock inte att raderingen och ändringen sker samtidigt på alla valda kontakter, utan för varje kontakt blir du tillfrågad om du vill ändra informationen eller radera. Importera/Exportera För att importera/exportera adressböcker följ hänvisningarna samt läs i hjälpen för avsnittet. Om du behöver hjälp kontakta IT-enheten. 11
Administrera adressböcker Här kan du dela ut rättigheter till dina adressböcker, m a o ge andra användare tillgång till din adressbok samt kontaktlistor. För att dela ut rättigheter till en adressbok, välj i listan vilken adressbok du ska administrera. Tryck på Ändra efter behörigheter. På den sida som då visas (se bild), ange användarnamnet på den person som du vill dela ut din adressbok till i rutan under Individuella användare. Sätt sedan kryss för vilka rättigheter användaren ska få (visa, läs, ändra, radera). Tryck på spara. Upprepa proceduren för att lägga till flera användare. När användaren som du har gett rättigheter tittar i sin adressbok, kan den nu välja att se den adressbok du har delat ut. Alla adressböcker som man har möjlighet att se listas uppe i högra hörnet när man väljer Adressbok i menyn överst på sidan. Inställningar Här finns de olika inställningar du kan göra för din adressbok. Ingen närmare beskrivning av dess kommer att ges, så du får leta dig fram eller ringa till IT för instruktioner om det är någon inställning du vill ändra. Problem Om du har ett problem av något slag kan du rapportera det under länken Problem. Meddelandet skickas då till IT-enheten, vilka återkommer till dig i frågan. Skicka gärna in även synpunkter, förslag eller frågor i allmänt. Hjälp Under rubriken Hjälp finns hjälpavsnitt för många av avsnitten i Portalen. Öppnar du hjälpen listas alla hjälpavsnitt som finns för det alternativ du är inne på, d v s är du i e-posten listas alla hjälpavsnitt för e-posten, är du i kalendern listas alla hjälpavsnitt för kalendern. Texten i hjälpavsnitten är desamma som finns vid livbojarna som finns lite varstans i Portalen. 12
13
Kalender När du öppnar kalendern är det automatiskt satt att den ska visas i månadsvy. Om du vill se någon annan vy kan du välja mellan flikarna som visar Dag, Arbetsvecka, Vecka, Månad, År samt Min enhet. Dessa val kan du även göra direkt under Kalender i menyn på vänster sida (när du expanderar menyn, se bild till vänster). Om du vill byta startvy, d v s den vy som alltid visas när du öppnar kalendern, kan du gå in på inställningar, välja Användargränssnitt och välja vilken vy du vill ha under rubriken Välj vy som visas vid start:. Ny händelse När du ska lägga till en ny händelse kan du a) välja Ny händelse i menyn till vänster, under kalender, b) klicka på pluset på den dag du vill boka eller c) välja Ny händelse i menyn överst på sidan om du befinner dig i kalender. Bilden ovan visas då. Nedan beskrivs hur du sedan går till väga. 1) Den titel du ger bokningen är den som kommer att synas i kalendern. Om du inte anger någon titel så kommer istället den kategori du väljer att visas som titel. Kategorierna utgörs av samma alternativ som finns för att koda telefonen, och telefonen blir följaktligen även kodad efter den kategori som du väljer. Varje kategori har en egen färg, som visas när du sedan tittar på dina bokningar. Ange även plats och status om du vill. 14
2) Ange först startdatum och starttid. Välj sedan mellan att ange slutdatum och sluttid eller att ange varaktighet (kryssa i Slut eller Varaktighet ). Ange sedan om du vill att ett alarm kopplas till bokning samt om telefonen ska kodas. Det är alltid ifyllt att alarm inte ska sättas samt att telefonen ska kodas, så det är endast om du inte önskar något utav detta som du måste göra ett annat val. 3) Ange en beskrivning rörande bokningen om du vill. Beskrivningen syns inte i månadsvyn över din kalender, så om du vill ange information om din bokning som ska vara tillgänglig utan att du öppnar bokningen, är det ett tips att skriva den informationen som titel istället. 4) Du kan även generera inbjudningar till andra som ska delta i bokning (endast STanställda). Låt säga att du är sammankallande till ett möte och har bestämt ett datum. Fyll i bokningen och tryck sedan på Ändra deltagare. Då kommer du till en sida där du kan välja Adressbok och vidare kan välja vilka deltagare som ska bjudas in. Gå sedan tillbaka till sidan för bokningen och kryssa i rutan Skicka uppdatering/inbjuda. Nu kommer ett e-postmeddelande att skickas till de deltagare du har valt, där de ser all information om bokning. I detta e-postmeddelande kan deltagarna sedan välja att acceptera eller att avböja inbjudan (se nedan). Då en deltagare har svarat på inbjudan får du i din tur ett e-postmeddelande där det står vad deltagaren har svarat. I det e-postmeddelandet kan du välja att uppdatera bokningen med deltagarens svar. I själva bokningen finns även en lista med de inbjudna deltagarna samt deras svar på inbjudan. Om du sedan väljer att ta bort bokningen ur din kalender, får även deltagarna ett e-postmeddelande om detta, i vilket de kan välja att ta bort bokningen även ur sin egen kalender. 15
5) Om bokningen du gör är en upprepande händelse kan du ange detta genom att trycka på Fäll ut efter Upprepning (valfri). Där ges du då möjlighet att ange vilket intervall händelsen sker med, och alltså göra alla bokningar på samma gång. Observera dock att kodning av telefonen inte fungerar då. Avsluta genom att trycka på Spara. Kalender En genväg till din valda kalendervy, d v s dag, vecka, arbetsvecka eller månad. Det är samma som visas när du först går in i kalendern. Det är förvalt att månadsvyn ska visas (se bild nedan). Radera eller ändra bokning För att ändra i en bokning trycker du på pennan som visas efter bokningen (se bild ovan). Då visas bokningen i redigerbara fält. Ändra det du vill ändra och tryck på Spara. Du har även alternativet Spara som ny, vilket resulterar att bokningen blir en helt ny bokning. Den gamla bokningen finns då kvar som den var innan. För att radera en bokning trycker du på krysset efter bokningen (se bild ovan). Symbolerna för ändra och radera syns i alla vyer utom årsvyn. Gå till Trycker du på Gå till visas en miniatyrkalender där du snabbt kan välja vilken dag du vill gå till (se bild). 16
Sök Under Sök kan du söka efter gjorda bokningar. Ange titel och/eller beskrivning och ange inom vilket tidsspann du vill söka. Klicka sedan på sök och sökresultatet listas. Välj Avancerad sökning om du vill kunna ange andra kriterier. Där kan du t ex söka på kategori, d v s de kategorier du anger i kalender när du gör bokningen (sammanträde, tjänsteresa o.s.v.) samt specificera tidsspannet ytterligare. Importera/Exportera Du kan importera filer i formaten kommaseparerade, Outlook och vcalender/icalender. De exportformat som stöds är kommaseparerade och icalender. Administrera kalendrar Här kan du skapa nya kalendrar samt dela ut rättigheter till dina kalendrar. För att skapa en ny kalender, ange namn och tryck på Skapa. För att dela ut rättigheter till en kalender, välj i listan vilken kalender du ska administrera. Tryck på Ändra efter behörigheter. På den sida som då visas (se bild under Administrera adressbok ), ange användarnamnet på den person som du vill dela ut din kalender till i rutan under Indivduella användare. Sätt sedan kryss för vilka rättigheter användaren ska få (visa (användaren ser endast att det finns en bokning, men inte vad den innehåller), läs, ändra, radera). Tryck på spara (eller upprepa proceduren för att lägga till flera användare). När användaren som du har tilldelat rättigheter tittar i sin kalender, kan den nu välja att se din kalender. Alla kalendrar som man har möjlighet att se listas uppe i högra hörnet när man väljer att se sin egen kalender. 17
Inställningar Här finns de olika inställningar du kan göra för din kalender. Ingen närmare beskrivning av dess kommer att ges, så du får leta dig fram eller ringa till IT för instruktioner om det är någon inställning du vill ändra. Problem Om du har ett problem av något slag kan du rapportera det under länken Problem. Meddelandet skickas då till IT-enheten, vilka återkommer till dig i frågan. Skicka gärna in även synpunkter, förslag eller frågor i allmänt. Hjälp Under rubriken Hjälp finns hjälpavsnitt för många av avsnitten i Portalen. Öppnar du hjälpen listas alla hjälpavsnitt som finns för det alternativ du är inne på, d v s är du i e-posten listas alla hjälpavsnitt för e-posten, är du i kalendern listas alla hjälpavsnitt för kalendern. Texten i hjälpavsnitten är desamma som finns vid livbojarna som finns lite varstans i Portalen. 18
Anteckningar Här kan du skapa olika anteckningsblock och anteckningar. Ny anteckning Klicka på Ny anteckning om du vill skapa en anteckning. Skriv själva anteckningen och välj i vilket anteckningsblock den ska ligga. Du kan välja mellan de anteckningsblock som du själv har skapat (se Administrera anteckningsblock). Lista anteckningar Visar en lista på dina sparade anteckningar. Sök Ange en söksträng samt ange om sökninge skall sek i första raden eller hela texten. Klicka på Sök. Administrera anteckningsblock I Administrera anteckningsblock kan du skapa nya anteckningsblock samt redigera dina befintliga. För att skapa ett nytt block skriv namnet på det nya blocket i rutan under Anteckningsblockets namn. Ange en beskrivning om du vill och tryck på Skapa. För att dela ut rättigheter till ett anteckningsblock, välj vilket anteckningsblock du vill dela ut under Dina anteckningsblock. Tryck därefter på Rättigheter. På den sida som då visas (se bild under Administrera adressbok ), ange användarnamnet på den person som du vill dela ut ditt anteckningsblock till i rutan under Individuella användare. Sätt sedan kryss för vilka rättigheter användaren ska få (visa, läs, ändra, radera). Tryck på spara (eller upprepa proceduren för att lägga till fler användare). När användaren som du har gett rättigheter öppnar Anteckningar, kan den nu välja att se det anteckningsblock som du har delat ut. Alla anteckningsblock som man har möjlighet att se listas uppe i högra hörnet när man väljer att öppna Anteckningar i Portalen. Inställningar Här finns de olika inställningar du kan göra för dina anteckningar. Ingen närmare beskrivning av dess kommer att ges, så du får leta dig fram eller ringa till IT för instruktioner om det är någon inställning du vill ändra. Problem Om du har ett problem av något slag kan du rapportera det under länken Problem. Meddelandet skickas då till IT-enheten, vilka återkommer till dig i frågan. Skicka gärna in även synpunkter, förslag eller frågor i allmänt. Hjälp Under rubriken Hjälp finns hjälpavsnitt för många av avsnitten i Portalen. Öppnar du hjälpen listas alla hjälpavsnitt som finns för det alternativ du är inne på, d v s är du i e-posten listas alla hjälpavsnitt för e-posten, är du i kalendern listas alla hjälpavsnitt för kalendern. Texten i hjälpavsnitten är desamma som finns vid livbojarna som finns lite varstans i Portalen. 19
20
Uppgifter Detta är en fullt utrustad uppgiftshanterare som stödjer privata och gemensamma uppgiftslistor, är integrerbar med kalendern samt erbjuder funktioner såsom prioritering, kategorisering, angivning av datum, sökning och utskrifter. Ny uppgift För att skapa en ny uppgift väljer du Ny uppgift. Ge uppgiften ett namn samt ange vilken uppgiftslista den ska ligga i samt om den ska kategoriseras. Du skapar själva eventuella uppgiftslistor samt kategorier (du har dock en uppgiftslista automatiskt). För att skapa en ny uppgiftslista gå till Mina uppgiftslistor i menyn, och för att skapa en ny kategori, välj Ny kategori i rullningslistan för kategorier när du skapar en ny uppgift. Du kan alltså skapa en ny kategori samtidigt som du skapar en ny uppgift, men en ny uppgiftslista måste du skapa innan du skapar uppgiften. Ny uppgift via e-posten Du har även möjlighet att lägga ett e-postmeddelande som en uppgift. För att göra detta ska du befinna dig i det e-postmeddelande som du vill spara som en uppgift. Öppna sedan rullningslistann som heter Meddelandet till. Längst ner visas de uppgiftslistor du har tillgång till. Välj aktuell uppgiftslista och välj sedan Flytta eller Kopiera. 21
Lista uppgifter Lista uppgifter visar alla uppgifter som du har. Längst upp till höger på sidan kan du välja vilka uppgiftslistor som ska listas (markera en eller flera, inställningen sparas). I listan visas alla uppgifter oavsett om de är slutförda eller inte. Men du kan även välja någon utav flikarna Ej slutförda uppgifter samt Slutförda uppgifter för att se endast något utav alternativen. En uppgift blir slutförd när du själv väljer att markera den som slutförd.. För att markera uppgiften som slutförd, sätt en bock i rutan framför uppgiften. När en uppgift är slutmarkerad visas uppgiften som överstruken. Om ett angivet datum för en uppgift passeras, rödmarkeras uppgiften För att ta bort en uppgift helt, välj redigera uppgift genom att klicka på symbolen som ser ut som ett block vid uppgiften. Där kan du ändra samt radera uppgiften. Sök Ange en söksträng samt välj om du vill söka på namn, beskrivning eller kategori. Administrera uppgiftslistor Under Mina uppgiftslistor kan du redigera, skapa nya, ta bort samt dela ut rättigheter till dina uppgiftslistor. För att redigera en uppgiftslista välj vilken lista du ska redigera i rullningslistan under Dina uppgiftslistor. Sen kan du byta namn, ange en beskrivning samt dela ut rättigheter till andra användare. För att dela ut rättigheter till en uppgiftslista tryck på Behörighet. På den sida som då visas (se bild under Administrera adressbok ), ange användarnamnet på den person som du vill dela ut din uppgiftslista till i rutan under Individuella användare. Sätt sedan kryss för vilka rättigheter användaren ska få (visa, läs, ändra, radera). Tryck på spara (eller upprepa proceduren för att lägga till fler användare). När användaren som du har gett rättigheter öppnar Lista uppgifter, listas nu även uppgifterna i det uppgiftsblock som du har delat ut. Avsluta genom att trycka på Ändra. För att skapa en ny uppgiftslista ange ett namn på den nya listan i fältet under Namn på uppgiftslistan. Ange en beskrivning om du vill. Efter att du har tryck på Skapa kan du dela ut behörigheter till listan genom att välja den för redigering. Om du vill ta bort en uppgiftslista väljer du vilken lista du vill ta bort i rullningslistan under Dina uppgiftslistor samt trycker Radera. Inställningar Här finns de olika inställningar du kan göra för dina uppgifter. Ingen närmare beskrivning av dess kommer att ges, så du får leta dig fram eller ringa till IT för instruktioner om det är någon inställning du vill ändra. Problem Om du har ett problem av något slag kan du rapportera det under länken Problem. Meddelandet skickas då till IT-enheten, vilka återkommer till dig i frågan. Skicka gärna in även synpunkter, förslag eller frågor i allmänt. 22