Kom igång snabbt med Hogia Bokslut 3 Välkommen till Hogia Bokslut I den här introduktionen beskrivs programmet och dess grunder översiktligt. Hogia Bokslut är ett komplett verktyg för att upprätta bokslut2och årsredovisning. En fullständig beskrivning av programmet och dess rapporter hittar du i programmets hjälpsystem. 4 Du kan alltid nå hjälpsystemet genom att välja Hjälp Hjälp om... eller genom att trycka F1 för att söka efter information. Du kan även trycka Ctrl+F1 och komma direkt till aktuell sida i hjälpsystemet. Programmet är ett Windowsanpassat program. Har du tidigare arbetat i Windowsprogram kommer du att känna igen dig. Det finns sammanhangskänsliga menyer när du klickar med höger musknapp. Dessa menyer innehåller således kommandon som direkt relaterar till den del av programmet som du för tillfället arbetar med. Du kan även använda kortkommandon för att navigera snabbare i programmet, läs mer om detta i programmets hjälpsystem. Uppdateringar av programmet För att kontrollera vilken version som är installerad väljer du Hjälp Om... Vi rekommenderar att alltid ha den senaste versionen installerad. Observera att varje ny version av programmet är en fullständig version. Det krävs alltså inte att du har installerat alla tidigare versioner för att kunna installera den senaste. Om du via RSS i programmet prenumererar på supportnyheter om programmet får du till exempel info om när vi släpper en ny version av programmet med info om hur du laddar ner och installerar versionen. Information om RSS-flöden finns under menyalternativet Hjälp Nyheter (RSS). Support För att du ska känna dig helt trygg när du använder programmet ingår programsupporten som en viktig del i serviceabonnemanget. Du kan enkelt själv söka svar på de vanligaste frågorna direkt inifrån programmet under Kundtorget Sök bland frågor och svar (FAQ). Härifrån kan du också ställa supportfrågor. Ytterligare uppgifter om e-postadress och telefonnummer hittar du i programmet under Hjälp Kontakta oss. Du ser vilket kundnamn och licensnummer som programmet är licensierat till under Hjälp Om... Starta programmet För att starta programmet dubbelklickar du på programikonen på skrivbordet. Du kan också starta programmet via Start Program Hogia Hogia Bokslut. Programmet registrerar dig automatiskt som användare via Internet. Allt du behöver göra är att fylla i alla fält korrekt i dialogrutan som kommer upp första gången efter att du har startat programmet och klicka på Registrera. Utan registrering fungerar programmet som en demoversion i 30 dagar från installation. OBS! Du måste vara uppkopplad mot Internet under programregistreringen. Det är viktigt att du anger korrekt e-postadress eftersom du får viktig registreringsinformation skickad dit. Företagsnamn och licensnummer är också viktigt att du fyller i korrekt. 1 hogia.se
Lägg upp Kund Starta Hogia Bokslut Bilden ovan visar startläget i Hogia Bokslut. I det dagliga arbetet är det vanligast att arbeta med befintlig kund/företag. Du ser de senast öppnade kunderna och räkenskapsåren och vilka räkenskapsår som är låsta. Under Arkiv Inställningar kan du välja att låsa räkenskapsår automatiskt eller få en fråga om låsning av räkenskapsåret vid årsrullning. Välj Ny kund... Först får du möjlighet att läsa in en SIE-fil. Vi rekommenderar att alltid importera minst tre år. Har du fem år förses årsredovisningens flerårsjämförelse med fem års värden och det finns också rapporter som kan visa fem år. Det går också bra att gå vidare och skapa kunden utan SIE-fil och importera saldon senare. I nästa steg ska du fylla i uppgifter om företaget. Om du har valt en SIE-fil har uppgifter hämtats från denna. Uppgifterna kan också registreras manuellt. Du kan även här gå förbi uppgifterna och fylla i dem senare. Du ska välja regelverk för upprättandet av årsredovisningen. K3 BFNAR 2012:1 K2 BFNAR 2008:1 K1 BFNAR 2006:1 Övriga (som tidigare) övrig normgivning från Bokföringsnämnden 2
Välj den kontoplan som passar ditt nya företag beroende på vilken kontoplan företaget använder. Aktuell BAS-kontoplan om företaget har kontoplan BAS 97 eller senare. BAS 96 eller tidigare om företaget har kontoplan BAS 96 eller tidigare. Du får också möjlighet att hämta in en kopia av kundens legitimation och spara den. Detta kan också göras senare. I sista steget i Ny kund-guiden får du också möjlighet att direkt hämta texter till Företagsbeskrivningen. Välj Slutför Aktivera sedan Saldomatrisen genom att klicka på Saldomatris i navigeringslistan till vänster på arbetsytan. 3
Navigering i programmet Programmet har ett modernt användargränssnitt som du känner igen dig i om du har arbetat i Windows. Den centrala delen för att navigera mellan olika funktioner är: Navigeringslistan Hittar du till vänster i programfönstret. Dokumentlistan Kolumnen mellan Navigeringslistan och Dokumentfönstret med olika val för en viss funktion i Navigeringslistan. Dokumentfönstret Längst till höger där det mesta av arbetsytan ligger. Navigeringslistan Dokumentlistan Dokumentvyn Du använder Navigeringslistan för att navigera mellan olika delar i programmet. Funktionerna som ligger under Grundfunktioner i Navigeringslistan, är centrala funktioner som påverkar både bokslut och årsredovisning. Med kortkommandot Ctrl + F1 får du hjälp där du befinner dig. När du upprättar bokslut ska du även använda bokslutsdelen i Navigeringslistan. Bokslutsdelen innehåller olika funktioner för hjälp med att upprätta bokslut i programmet. De olika delarna är till viss del integrerade men fungerar också oberoende Grundinformation I Navigeringslistan Grundfunktioner Grundinformation finns uppgifter som du också kan fylla i under Årsredovisning Uppgifter för ÅR mm. Du behöver bara fylla i uppgifterna på ett ställe för att de ska visas på de andra stället. En del uppgifter fylls i automatiskt när du importerar en SIE-fil. Kontrollera uppgifterna och komplettera där det saknas uppgifter. 4
Importera saldon I Navigeringslistan Grundfunktioner Saldomatrisen visas saldon för samtliga konton för max tio år. Under alla konton i saldomatrisen visas också aktuellt resultat före ombokning av årets resultat och om det finns någon differens mellan debet och kredit. Om saldomatrisen är tom måste du importera saldon. Det finns olika sätt att importera saldon, det enklaste sättet är via en SIE fil, andra sätt är via Excel, textfil eller manuell inmatning. Under Saldomatrisen finns ett fönster för att upprätta bokföringsordrar. Fönstret är kopplat till Saldomatrisen och alla ändringar påverkar Saldomatrisen direkt. Det går att göra hela bokslutet från Saldomatrisen men du får betydligt mer hjälp om du gör specifikationer och upprättar bokföringsordrar från dessa. Läs mer under avsnittet om att upprätta Specifikationer nedan. Om du inte redan gjort det ska du nu importera saldon till saldomatrisen via SIE-filer. Du ska importera det äldsta året först. Vi rekommenderar att alltid importera minst tre år. Har du importerat ett år i taget och har fem år i saldomatrisen, förses årsredovisningens flerårsjämförelse med fem års värden och vidare finns i Hogia Bokslut rapporter som kan visa fem år. Du aktiverar importen genom att välja Arkiv Import SIE/Saldon. Det går också att använda verktygsknappen för import 5
Ett annat sätt är att klicka med höger musknapp på saldomatrisen och välja importera från popupmenyn. Nu har du fått upp en dialogbox där du ska välja vilken SIE-fil som ska importeras. Markera filen du vill importera (för det första året). OBS! Detta är viktigt eftersom man inte i efterhand kan importera tidigare år. Har du sparat SIE-filen i någon annan mapp klickar du på Välj mapp och därefter OK när du valt mapp. Markera SIE-filen och klicka på knappen Nästa. 6
Välj att uppdatera kundinfo. Därigenom hämtas adress mm om informationen finns i SIE- filen. Klicka även på kontrollerna för att få fram förklaring i rutan under. Som standard är det bock i rutan Radera nollkonton. Du raderar inte kontoplanen med detta kommando utan raderar bara konton med saldo 0 som inte ska visas i saldomatrisen. Du har även valmöjligheten efter importen under menyn Saldomatris. Klicka på Nästa. Du får nu upp en dialogruta som visar Avvikelser vid import. Dialogrutan visar resultatet av tre kontroller. Den övre delen visar avvikelser mellan UB i SIE-filen föregående år mot vad som eventuellt finns i saldomatrisen föregående år. Eftersom det i vårt exempel saknas värden i Saldomatrisen föregående år finns det också en differens i denna dialogruta när vi importerar första året. I mitten fönstret visas eventuella differenser mellan IB och UB i SIE-filen. I det nedre fönstret visas vilka konton som är nya för året när du importerar en SIE-fil. Vi jämför vilka konton som finns i saldomatrisen föregående år med de konton som finns i år för företaget. Vid eventuell avvikelse kan du välja att skriva ut direkt eller senare, programmet skapar automatiskt en textfil för respektive avvikelse som sparas i SIE-mappen under Dokument. 7
Klicka på Slutför för att genomföra importen. Du har nu fått in värden för två räkenskapsår. SIE-filer innehåller information om två räkenskapsår och första gången man läser in en SIE-fil kan programmet lägga upp bägge åren. Kontrollera samband Alla konton i Saldomatrisen sorteras i Sambandet in under en kontofångare. Sambandet hittar du i Navigeringslistan Grundfunktioner Samband. Varje rad i Sambandet är en kontofångare. Vilken rad som kontot fångas in under avgörs av kontonumret. Om de konton som används av företaget följer BAS-planen så har de sorterats under rätt kontofångare och några justeringar behövs inte. Om företaget för något konto avvikit från BAS-planen kan det hända att kontot ligger fel och behöver då flyttas till rätt kontofångare. Detta görs enkelt i Sambandet genom att klicka och dra kontot till rätt kontofångare. De konton som är nya för året visas med blå färg i Sambanden. För att ytterligare förtydliga skillnaden mellan konton och kontofångare är de konton som finns sedan tidigare gröna. Funktionaliteten med färger visas i sambandet först efter årsrullning. Det finns olika samband för olika syften till exempel deklaration, sambandet för bokslut heter Årsredovisning EU. Sambandet är en central del i programmet som styr bland annat rapporter och årsredovisning. Det är därför viktigt att alla konton ligger under rätt kontofångare. Skriv ut en rapport För att kontrollera att alla konton ligger rätt i Sambandet kan du skriva ut en rapport. Rapporterna hittar du i Navigeringslistan Grundfunktioner. För att skriva ut en rapport klickar du på skrivarikonen i verktygsfältet. Du kan också välja att exportera en rapport till PDF-fil via ikonen i verktygsfältet. 8
Arbetsgång Arbetsgången är ett verktyg där du får stöd vid upprättandet av ditt bokslut. När du klickar på arbetsgång i Navigeringslistan till vänster får du välja arbetsgång genom att markera den du vill använda. Arbetsgång Bokslut är Hogias grundmall. Arbetsgång Bokslut-företagare är tänkt för företagare. Arbetsgång Bokslut-Reko är tänkt för redovisningskonsulter som arbetar enligt Reko. Denna arbetsgång innehåller förutom bokslutsaktiviteterna även aktiviteter att beakta då du lägger upp en ny kund. I arbetsgången får du en överblick över de olika aktiviteterna i bokslutet. Du klarmarkerar varje avklarat arbetsmoment för respektive aktivitet och får på så sätt status Klar för hela aktiviteten. Om du vill kan du högerklicka på en punkt och välja att dölja punkten. Du kan skriva anteckningar i rutan längst ner och får då en liten penna som symbol till vänster om den aktuella punkten. Du kan klicka på länkarna till höger i bild för att komma direkt till exempel import av SIE-fil. Du kan skriva ut arbetsgången eller exportera till pdf-fil, från respektive snabbknapp i verktygsfältet. Gå igenom Bokslutsprocessen (Bokslutskontroller) I bokslutsprocessen får du hjälp med vilka kontroller, avstämningar och beräkningar du behöver göra för de olika posterna i redovisningen. Du kan också göra anteckningar i direkt anslutning till bokslutskontrollfrågorna och skriva ut färdiga rapporter. Bokslutsprocessen kan användas integrerat med Specifikationerna (se nedan) eller användas isolerat. Du kan också låta bli att använda Bokslutsprocessen och upprätta bokslutet helt från Specifikationerna. Ett tredje alternativ är att du upprättar bokslutet med bokslutsspecifikationer och i efterhand skriver anteckningar om vad som gjorts i Bokslutsprocessen. Bokslutsprocessen är en del i Hogia Bokslut där du kan få hjälp att kvalitetssäkra ditt bokslut genom att dokumentera svaren på ett antal frågor som finns med till balans- och resultatposterna. Bokslutskontrollfrågor.bdb har tagits fram av Hogia. Det finns också möjlighet att skapa ett eget program för bokslutskontrollfrågor. 9
Upprätta Specifikationer (avstämning av konton) Målet med bokslutsarbetet är att alla tillgångar och skulder ska vara avstämda. Med det menas att saldot på alla tillgångs- och skuldkonton ska stämmas av mot något underlag som motsvarar verkligheten. Detta kan till exempel vara ett kontoutdrag från en bank för posten checkräkningskredit, eller kundreskontra för posten kundfordringar. Till din hjälp för att stämma av kontona finns Bokslutspecifikationer. Med specifikationerna specificerar du vad som finns på olika konton och de är utformade olika beroende på vilket konto som ska specificeras. Många specifikationer ger mycket bra hjälp med aktuella procentsatser och det finns också omfattande stöd för beräkning av olika tillgångar och skulder. Specifikationerna Skatteskuld/fordran och Obeskattade reserver är beroende av aktuellt resultat så dessa bör du vänta med till sist. Specifikationer för maskiner och inventarier skapas automatiskt från inventarieregistret. Men särskilda specifikationer för inventarier finns om man inte använder inventarieregistret i programmet. Se avsnittet nedan om hur du uppdaterar inventarieregistret. För att öppna och skapa specifikationer kan du antingen klicka på Översikt specifikationer i Navigeringslistan eller på Specifikationer. Öppna bokslutsspecifikationer Klicka på Översikt specifikationer i Navigeringslistan. Om du inte tidigare öppnat Bokslutsprocessen blir du nu uppmanad att välja vilket program för bokslutskontrollfrågor du vill använda. Se Gå igenom Bokslutsprocessen (Bokslutskontroller) ovan. Första gången du skapar en specifikation skapas en fil där specifikationerna lagras. När du bytt år och ska börja skapa specifikationer för det nya året kan du välja att kopiera specifikationerna för det föregående året. Detta sparar mycket jobb eftersom det även är många belopp som överförs och flyttas till rätt kolumn på det nya året. Om det är första gången du öppnar specifikationer ska du normalt utgå från en ny fil. Välj Ny fil och klicka sedan på OK. 10
Översikt specifikationer I Översikt specifikationer ser du för varje specifikation vilket/vilka konton som är knutna till specifikationen och saldot på dessa. Du ser också vilket belopp som redovisats på specifikationen. Differensen på kontot/kontona och specificerat belopp visas i kolumnen ospecat belopp. En röd ruta före specifikationsnamnet indikerar då att kontot/kontona inte är avstämda. Om beloppet på specifikationen stämmer med beloppet på kontot/kontona är ospecat belopp noll, och rutan är då gul vilket indikerar att kontot är avstämt. Med en bock i rutan före den färglagda rutan kan man då klarmarkera specifikationen och rutan ändrar då färg från gul till grön. När alla rutorna är gröna är bokslutet klart och du kan påbörja upprättandet av årsredovisning. I Översikt specifikationer får du god överblick över vilka konton som inte är avstämda. Specifikationer Om du klickar på Specifikationer i Navigeringslistan, visas upplagda poster och specifikationer i en dokumentlista vilket underlättar navigering mellan specifikationer. Huvudspecifikation Till varje post finns en huvudspecifikation, där du ser vilka konton som finns till posten, vilket styrs av Sambandet. Du ser den när du klickar på posten. På fliken Kontokommentarer får du möjlighet att skriva kompletterande information om de olika kontona. När du sedan skapat nytt räkenskapsår i företaget kan du få med dig dessa texter från föregående år. Detta väljer du när du öppnar specifikationerna första gången efter att ett nytt år är skapat. Du ser i Dokumentlistan och Översikt specifikationer vilka poster du gjort kommentarer till genom en symbol i form av en penna. Fliken Bokslutskontrollfrågor speglar Bokslutsprocessens Utförandeflik. Här kan du svara på dina bokslutskontrollfrågor. Du ser dina svar även i Utförandefliken i Bokslutsprocessen. På fliken Val av bokslutskontrollfrågor har du möjlighet att redigera, lägga till och ta bort frågor, motsvarande flik finns i Bokslutsprocessen. Det är Bokslutsprocessen som utgör grunden, där du bland annat tar ut olika rapporter och årsrullning av bokslutskontrollfrågorna görs i Bokslutsprocessen under fliken Underhåll. Du kan koppla ett/flera dokument till en kontokommentar genom att ställa dig i cellen under rubriken Ref/Ant och klicka på knappen Ref/Ant, I den underliggande dialogen väljer du att koppla aktuellt dokument, till exempel till Kundfordringar, reskontrajournalen som skrivits ut till pdf-fil. Du kan även koppla ett dokument till en bokslutskontrollfråga, görs från fliken Bokslutskontrollfrågor när du markerat aktuell fråga och klickar på knappen Dokument. Kopplas på samma sätt som beskrivits ovan. 11
Du ser de kopplade dokumenten till kontokommentarer i Dokumentlistan i en undermapp till respektive post, Kopplade dokument och de kopplade dokumenten till bokslutskontrollfrågor i fönstret under fliken Bokslutskontrollfrågor samt på utskrift av Huvudspecifikation. 12
Lägga till specifikationer Om du högerklickar på en post kan du också välja Lägg till specifikation. I dialogrutan kan du välja någon av de specifikationer som finns valbara för posten. Efter att du valt specifikation ska du i den följande dialogrutan välja vilket konto specifikationen avser. Därefter klickar du på OK och specifikationen läggs upp i dokumentfönstret. En del specifikationer lägger automatiskt upp andra specifikationer när dessa skapas. Det skapas ett träd av specifikationer som är länkade (Grafisk översikt). Du får möjlighet att ange konto för varje specifikation som läggs upp. I huvudet på varje specifikation visas bland annat vilka konton som är knutna till specifikationen. För att ändra konto som är knutet till en specifikation högerklickar du på fältet konto i specifikationen och väljer Lägg till/ta bort konton. 13
Grafisk översikt I dokumentlistan (Specifikationer) som visas när du klickat på Specifikationer finns Grafisk översikt längst upp. Den grafiska översikten visar alla specifikationer grafiskt och även vilka länkar som finns mellan specifikationer. Du kan också se en grafisk översikt över specifikationerna under varje post. Genom att klicka och dra kan du länka av och på specifikationer som är kopplingsbara. Håller du muspekaren på aktuell specifikation ser du hela namnet på specifikationen. I den grafiska översikten är de specifikationer, där det finns fält med värden som följer med över till Hogia Skatt vid övergång inifrån programmet, markerade med Hogia Skatts logga. I respektive specifikation är fälten markerade med ett rosa streck. Öppna en specifikation För att öppna en specifikation som finns upplagd väljer du att högerklicka på denna och väljer Öppna i dialogrutan som visas. Det går också att dubbelklicka. Specifikationen visas i Dokumentfönstret och är färdig för ifyllnad. Om du behöver hjälp med hur du fyller i någon specifikation anger du bara Ctrl + F1 och hjälpsidan för aktuell specifikation visas. Lägg till post Om en post inte finns med på grund av att det till exempel saknas saldo kan du vilja lägga till denna. Detta kan hända till exempel om du tidigare inte har haft obeskattade reserver men i år vill göra en avsättning till Periodiseringsfond. För att lägga till post i specifikationer högerklickar du i Översikten och väljer Lägg till post. I dialogen markerar du den/de poster du vill lägga till. 14
Skapa bokföringsorder från Specifikationer För att skapa bokföringsorder från en specifikation klickar du på knappen i verktygsfältet. Du får då förslag på en bokföringsorder på hela beloppet i specifikationen. Om du sätter en bock i rutan ospecat belopp, får du istället ett förslag på bokföringsorder som utgår ifrån att det endast är det ospecade beloppet som inte är bokfört. Du kan också komprimera bokföringsordern om samma belopp visas på flera rader samt teckenvända beloppen i bokföringsordern. Uppdatera inventarieregistret Inventarieregistret är kopplat till specifikationer som kommer att läggas upp automatiskt om du skapar en inventariedatabas. Specifikationerna ligger i ett träd med tre olika specifikationer kopplade och visar planmässiga och skattemässiga avskrivningar. Det går också att lägga upp specifikationer för inventarier utan inventarieregister och då finns det även en specifikation för årets anskaffningar för varje år som inventarier anskaffats. Specifikationerna med årets anskaffningar kommer att raderas om du lägger upp ett inventarieregister. Det är därför viktigt att du är överens med din revisor/redovisningskonsult om ni ska använda programmets inventarieregister eller de manuella inventariespecifikationerna. Skapa inventariedatabas Inventarieregistret öppnas med valet Inventarieregister i Navigeringslistan. Om det är första gången som du öppnar inventarieregistret får du frågan om att du vill skapa inventariedatabas. Du svarar Ja på frågan. I nästa dialogruta kommer du att uppmanas att ange räkenskapsåret för när det första inventariet anskaffades. Det är en bra ide att ange detta eftersom du då slipper lägga upp alla åren efterhand. Nedan visas Översikten för upplagda inventarier innan några inventarier registrerats. 15
Lägga till inventarier För att lägga till en inventarie, väljer du Arkiv Lägg till. Du kan också välja kortkommandot Alt + N eller klicka på knappen i verktygsfältet. I fönstret som visas ska du ange uppgifterna för inventarierna. De uppgifter som är obligatoriska anges med en asterix (*). Du kan välja att importera befintliga inventarier via Excelimport. Lämpligt om det finns många inventarier i företaget som ska läggas in. Läs mer om hur du gör under menyvalet Hjälp. När du stänger och sparar inventarieregistret, efter att du har lagt upp dina inventarier har det skapats ett träd med specifikationer under posten där kontot ligger upplagt, vanligtvis inventarier. Detta visas i den grafiska översikten. Du når den grafiska översikten genom att först klicka på Specifikationer i Navigeringslistan och sedan på den grafiska översikten (markerad med tre gula prickar) som ligger under posten. Upprätta årsredovisning När du upprättar årsredovisning ska du använda Årsredovisningsdelen i Navigeringslistan. 16
Uppgifter för ÅR mm I Navigeringslistan Årsredovisning Uppgifter för ÅR mm finns inställningar för årsredovisningen. Du ska ange de inställningar som gäller för ditt företag. Tänk på att inställningarna kan påverka vilka noter som är förvalda automatiskt. Om du anger att företaget är mindre än 50/40/80, så kommer till exempel inte noten för nettoomsättning med automatiskt eftersom den bara behöver användas för större företag. Det är också viktigt att ange rätt bolagsform eftersom samma årsredovisningsmall används för de olika bolagsformerna och denna anpassas efter vilken inställning som gjorts. Här finns också möjlighet att välja att göra ett årsbokslut, för de mindre företag, till exempel enskilda firmor och handelsbolag utan juridiska personer som delägare, som får avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut i stället för en årsredovisning. Antalet uppgifter i dokumentlistan som ska fyllas i blir då betydligt färre och det finns sedan ett utskriftsalternativ som heter Årsbokslut. I årsbokslutet ingår en 1:a-sida, resultaträkning, balansräkning samt tilläggsupplysningar. Förvaltningsberättelse och kassaflödesanalys ingår inte. Vidare finns möjlighet att välja att upprätta din årsredovisning enligt BFNAR 2012:1 (K3), huvudregelverk för icke noterade företag, eller BFNAR 2008:1 (K2), frivilligt regelverk för mindre företag. Uppgifterna under Uppgifter för ÅR mm, FVB/RR/BR/KFA och Tilläggsupplysningar anpassas då till aktuellt regelverk. 17
FVB/RR/BR/KFA I Navigeringslistan Årsredovisning FVB/RR/BR/KFA anger du vilka avsnitt och texter du vill ha med i förvaltningsberättelsen. Resultatdisposition Du ska också fylla i resultatdispositionen. Det är viktigt att du fyller i resultatdispositionen för föregående år eftersom detta påverkar både noten eget kapital och specifikationen för eget kapital. Vinstdisposition Under vinstdisposition anger du förslag till beslut om vinstutdelning. Resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys Det är viktigt att du stämmer av att beloppen är korrekta i din Resultaträkning, Balansräkning och Kassaflödesanalys. Du kan om du ställer dig i en grön cell med siffror och högerklickar välja att se kontofångare, där även kontofångare med 0-saldon. Om du då konstaterar att något konto ligger fel eller saknas är det till samband Årsredovisning EU som du går och flyttar kontot. 18
Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Du ska också fylla i Ställda säkerheter och ansvarförbindelser som länkas till Balansräkningen inom linjen och beviljade krediter som länkas till noter. Tilläggsupplysningar I Tilläggsupplysningar anger du vilka texter du vill ha med i Allmänna upplysningar. Det finns ett förvalt antal texter som du kan ändra direkt i texten. För Årsbokslut krävs färre redovisningsprinciper samt noter. Programmet har anpassats till detta, vilket syns under Tilläggsupplysningar när du valt Årsbokslut. K3 respektive K2 har särskilda krav för redovisnings- och värderingsprinciper samt noter, programmet anpassas även till dessa krav. Tilläggsupplysningar innehåller alla uppgifter som behövs för ifyllnad av noter. Det finns ett förvalt antal noter som är beroende på de inställningar du gjort för din årsredovisning. Om du vill ändra de noter som valts kan du ta bort/lägga till en bock i den not du vill ändra. De noter du ändrat är markerade med blått. Vid direktutskrift finns möjlighet att flytta noter och importera noter. Flytta en not gör du genom att markera den aktuella noten och klicka på knappen Upp alternativt Ner. Eventuell förändring av notnumrering ändras med automatik vid flytt av noter. Importera en not gör du genom att markera en not och klicka på knappen Importera not. Observera att vid excelutskrift av årsredovisningen är det inte möjligt att flytta eller importera noter. 19
Dölja nollrader I programmet finns möjligheten att bestämma vilka rader som ska komma med i utskriften av årsredovisningen. Programmet väljer automatiskt de rader som ska visas, bland annat de rader som har belopp på sig men du kan själv genom att bocka i/ur rutan vid raden bestämma vilka som ska komma med. De rader du manuellt har ändrat får en stjärna för att visa att det har skett en manuell korrigering. Denna funktion finns för resultatdispositionen, balans- och resultaträkningen, ställda säkerheter och ansvarsförbindelser, kassaflödesanalysen och noter. Om du högerklickar kan du välja att bocka i/ur alternativet Dölj nollrader, då kan du redan ifrån denna vy i programmet se hur utskriften kommer att se ut. Alternativt klickar du på ikonen Dölj nollrader i verktygsfältet. Du kan också smidigt förhandsgranska till exempel din Resultaträkning direkt från dokumentlistan genom att klicka på Förhandsgranska resultaträkning. Motsvarande val finns av förhandsgranska finns för övriga delar i årsredovisningen. Kontroller Innan du skriver ut årsredovisningen bör du klicka på Kontroller i Navigeringslistan under Bokslutsdelen och Årsredovisningsdelen. Det är bokslutskontroller som varnar dig för felaktigheter eller saker som kan ha missats. 20
Utskrift av årsredovisningen Följande förutsättningar måste vara uppfyllda för att årsredovisningen ska vara klar att skrivas ut. Bokslutet ska vara klart, även årets resultat ska vara bokfört. Alla konton ska ligga under rätt kontofångare i sambandet. Alla nödvändiga uppgifter och inställningar ska vara ifyllda i Uppgifter för ÅR mm, FVB/RR/BR/KFA och Tilläggsupplysningar. Resultatdisposition för föregående år ska vara ifyllt samt i de fall utdelning ska ske, förslag till vinstutdelning under vinstdisposition. Det finns två alternativa sätt att skriva ut årsredovisningen, via en direktutskrift inifrån programmet. Inställningen finns under Grundinformation Arbeta med. Default kommer bocken för Direktutskrift årsredovisning vara ibockad. Eller via en Excel-mall som är länkad till programmet. (Du kan oavsett bocken alltid skriva ut via Excel-mallen.) Inställningarna för utskrift av årsredovisningen görs under Uppgifter för ÅR mm Utskriftsinställningar Årsredovisning. Väljer du direktutskrift finns ingen begränsning av antal tecken som kan skrivas in i förvaltningsberättelsen, väljer du däremot att skriva ut via Excel finns en begränsning av antal tecken. Vid utskrift via Excel, klicka på Info rutan för respektive område för att se antal tecken du kan skriva in (varierar mellan de olika avsnitten). Vid direktutskrift finns möjlighet att göra enklare formateringar av text i förvaltningsberättelsen. För mer info se avsnittet om Förvaltningsberättelse i Hjälpen. Det finns möjlighet att redigera årsredovisningen i Word, detta görs när du valt Export till fil (bilden nedan). Du kan läsa mer om hur du gör under Infoknappen till höger i vyn samt i hjälpen som du kommer till genom att trycka Ctrl + F1 i vyn. 21
Direktutskriften hittar du på tre ställen enligt nedanstående bild. 22
Excel utskriften hittar du på tre ställen enligt följande två bilder. Integrering med andra program I Hogia Bokslut finns det finns verktygsknappar för att starta: Hogia Transaktionsanalys Proffs Hogia Kvalitetsanalys Hogia Analys Hogia Beslutsstöd Hogia Skatt Hogia Ekonomi Hogia Kund och Uppdragshanterare Hogia-gruppen Hakenäs 444 28 Stenungsund 0303-666 00 hogia.se