Förfrågningsunderlag 2015-04-30 Upphandlande organisation Upphandling Telge Inköp AB TI 2015-1040 Drift vård och omsorgsboendet Oxbackshemmet Ann-Christin Lindberg 15/14 Sista anbudsdag: 2015-05-27 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag 1.1 INLEDNING 1.1.1 Telge Inköp AB Telge Inköp AB är ett kommunägt upphandlingsbolag som ansvarar för alla upphandlingar inom Södertälje kommun och de kommunägda bolagen i Telge AB. Telge Inköp administrerar även Nykvarns och Salems kommuns upphandlingar. 1.1.2 Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift Svensk lagstiftning och behörig myndighets föreskrift och anvisning gäller vid upphandling. Upphandlingen sker enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHETER 1.2.1 Södertälje kommun Södertälje har ca 92 000 invånare som har tillgång till ett varierat boende både i stadsmiljö och nära naturen Med cirka 6 000 anställda är Södertälje kommun en av Södertäljes största arbetsgivare. För mer information se www.sodertalje.se 1.3 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN 1.3.1 Upphandlingsform Upphandling sker genom förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 1.3.2 Omfattning Denna upphandling avser drift av verksamheten vid vård- och omsorgsboendet Oxbackshemmet enligt förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Den leverantör som Beställaren tecknar avtal med skall på bästa sätt tillgodose Beställarens intressen exempelvis genom att samarbeta med Beställaren för att säkra att Beställarens Utskrivet: 2015-04-30 8:12 Sida 1 av 7
behov tillgodoses på bästa och mest kostnadseffektiva sätt, samt att i övrigt informera om nyheter och föreslå förbättringar. Enligt beslut i Kommunfullmäktige 2001-01-26 21 skall alltid ett egenregi anbud lämnas. Samtliga anbud inklusive anbudet för egenregi kommer att prövas på lika villkor utifrån de värderingsgrunder som föreskrivs i förfrågningsunderlaget. Volym Det beräknade värdet av upphandlingen uppgår till ca 120 200 000SEK exklusive moms under hela avtalstiden. Anbud ska lämnas för hela upphandlingen. En(1) leverantör kommer att antas för hela upphandlingen. 1.3.3 Kontaktperson Namn: Ann-Christin Lindberg E-post: ann-christin.lindberg@telge.se 1.3.4 Elektronisk anbudsgivning Telge inköp strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för anbudsgivaren och för de upphandlande myndigheterna, därför accepterar vi endast elektronisk anbudsgivning genom www.tendsign.com. Support för användning av systemet lämnas/ges av OPIC.com, tfn 013-474 75 20. Supporten har öppet fram till kl.17.00. Användning av upphandlingssystemet är kostnadsfritt för anbudsgivaren. Förfrågningsunderlag hämtas på www.tendsign.com. Anbudsgivare registrerar sig och hämtar handlingar där. Om anbudsgivare inte registrerar sig på tendsign.com utan hämtar handlingarna på annat sätt, t.ex. från annan offentlig databas, kan vi inte garantera att all information kommer alla anbudsgivare tillhanda. För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid besvarande av förfrågan: Svar skall lämnas på därför avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anges. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Bilaga kravspecifikationen skall fyllas i och bifogas anbudet. OBS! Bifogade filer skall vara läsbara i Office 2007 alt. Acrobat reader. I de fall anbuden behöver kompletteras med annan information, typ tabell och grafisk illustration som inte kan skickas elektroniskt, skall informationen läggas i ett neutralt kuvert/paket, förseglat och tydligt märkt "TI 2015-1040 Drift vård och omsorgsboendet Oxbackshemmet" samt skickas till: Telge Inköp Ann-Christin Lindberg Box 633 151 27 Södertälje Kompletterande information, paketerat enligt ovan, kan också lämnas till receptionen på Storgatan 42 öppet vardagar mellan kl. 08.30 och 16.30. 1.3.5 Frågor och svar på förfrågningsunderlaget Utskrivet: 2015-04-30 8:12 Sida 2 av 7
Eventuella frågor angående denna upphandling (inkl. frågor med anledning av att anbudsgivare finner att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart eller motstridigt) ställs genom www.tendsign.com, enligt instruktion på hemsidan. Svar lämnas enbart genom www.tendsign.com för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information. Frågor gällande förfrågningsunderlaget skall inkomma senast 2015-05-15. 1.3.6 Avropssätt/Beställningssätt Tecknat avtal skall ses som beställning. 1.3.7 Avtalsperiod Avtalsperiod 2016-01-01-2017-12-31 och med möjlighet till ytterligare förlängning i 2 år. Dock ingår det att direkt efter avtalsteckning som är beräknad senast till 2015-06-15 kostnadsfritt påbörja processen för övertagandet avseende avtalets samtliga delar i överenskommelse med Södertälje kommun. Driften övertas av antagen leverantör i skarpt läge from 2016-01-01. 1.4 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 1.4.1 Anbudets form och innehåll Anbud skall vara skrivet på svenska. Anbudet skall innehålla de handlingar och uppgifter som efterfrågas i underlaget. - Svar på frågor ställda i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärd information som efterfrågas i förfrågningsunderlagets olika delar. - Begärda handlingar för kvalificering av anbudsgivare. - Begärda handlingar för utvärdering av anbudet. Svar och efterfrågad information lämnas på markerade platser i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare uppmanas att begränsa svaren till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga ske endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Om anbudet inte är komplett, saknar klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter, eller om anbudet innehållsmässigt ej helt överensstämmer med förfrågningsunderlagets anvisningar kan anbudet komma att förkastas. Reservationer accepteras inte. 1.4.2 Anbudstidens utgång Anbud skall vara Telge Inköp AB tillhanda senast 2015-05-27. 1.4.3 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara bindande i 90 dagar räknat från sista anbudsdag. Vid ev. överprövning är anbudsgivaren bunden av sitt anbud till dess överprövningen är avslutad genom lagakraftvunnet avgörande, dock högst sex månader efter anbudstidens utgång. 1.4.4 Sekretess Enligt sekretesslagen offentlighets- och sekretesslag (2009:400) gäller absolut Utskrivet: 2015-04-30 8:12 Sida 3 av 7
anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats eller att samtliga anbud offentliggjorts. Därefter blir anbud och andra i upphandlingen ingående uppgifter allmän handling om inte omständigheterna föranleder annat eller att Telge Inköp gör en annan sekretessbedömning. 1.5 PRISER Anbudsgivarens pris skall anges nedan. Kommunen ansvarar för kostnader avseende lokalerna. Hyra, mediekostnader, fastighetsdrift samt avskrivningar och ränta på vissa investeringar i lokalerna ansvarar kommunen för och skall inte tas med i anbudet. Priserna är fasta under 12 månader från 2016-01-01. Därefter kommer det att finnas möjlighet att förhandla om nytt pris. Pris får dock inte justeras mer än nivån för kommunens uppräkning av budget. Eventuell ändring av ersättningen skall begäras årsvis och ske senast den 1/5. För att sådan begäran skall beaktas krävs att den sker skriftligt och att motivering till begärd ersättning lämnas. Förlängning av avtal sker på initiativ av Telge Inköp AB. Anbudsgivaren anger pris per dygn Demens: (Fritextsvar) Anbudsgivaren anger pris per dygn Omvårdnad: (Fritextsvar) 1.6 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 1.6.1 Lagar/bestämmelser Leverantören ska förbinda sig att följa det program som kommunfullmäktige kommer att anta under 2015, utifrån Kommunallagens krav på kommunerna från 1 januari respektive 1 juli 2015, gällande riktlinjer, mål, uppföljning och rätt till insyn i verksamhet som är kommunala angelägenheter och som utförs av privata utförare. Leverantör skall under avtalstiden följa samtliga för detta avtal relevanta direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser ex beställarens politiska beslut, äldreomsorgsnämndens mål, policies, riktlinjer och de instruktioner och rutiner gällande avtalsområdet. 1.6.2 Registrering, skatter och avgifter Anbudsgivare skall vid kvalificeringen samt under avtalstiden uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Telge Inköp AB har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Telge Inköp AB med hjälp av Skatteverket har möjlighet att ta fram information om anlitade leverantörer och deras underleverantörer för att se att företagen är registrerade för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter. Om anbudsgivare är från ett annat land än Sverige, som inte är registrerad hos Bolagsverket, skall till anbudet bifoga kopia på registerutdrag från motsvarande register som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är etablerad. 1.6.3 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha tillräckligt stabil ekonomisk och finansiell ställning för att kunna Utskrivet: 2015-04-30 8:12 Sida 4 av 7
genomföra uppdraget. Riskklassificering skall vara minst 3(UC)/A(Soliditet)/motsvarande klassificering eller högre. Om Anbudsgivaren har lägre riskklassificering eller ovanligt låga respektive negativa nyckeltal utifrån branschgenomsnittet och/eller negativt resultat skall Anbudsgivaren ändå anses uppfylla ovanstående krav om man i anbudet lämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet alt genom ev ställande av ekonomisk garanti. Telge Inköp AB förbehåller sig rätten att själva kontrollera dessa uppgifter genom att ta en kreditupplysning, ta egna referenser samt att i efterhand infordra bevis. 1.6.4 Anbudsgivare som har nystartat företag Anbudsgivare som har nystartat företag eller ej kan visa rating av annan orsak skall i anbudet visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning genom att redovisa, till exempel aktiekapital/annat, kundunderlag och tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti (t ex bankgaranti eller koncerngaranti eller liknande) samt redovisa referens till bank/finansiär som skall gälla tills efterfrågad rating har uppnåtts. 1.6.5 Teknisk förmåga, kapacitet och erfarenhet Anbudsgivaren skall ha tillräcklig teknisk förmåga och kapacitet för att kunna genomföra det uppdrag som upphandlingen avser samt erfarenheter av liknande komplexa uppdrag. Anbudsgivaren förutsätts ha ingående kännedom om efterfrågad verksamhet samt vara insatt i den lagstiftning som gäller för verksamheten samt kommunens mål- och kvalitetsdokument. Beskriv ovanstående: (Fritextsvar) 1.6.6 Företagetspresentation Beskrivning av företagets organisation, ägarstruktur, tjänster/verksamhet samt företagets resurser. Beskriv ovanstående: (Fritextsvar) 1.6.7 Försäkringsbevis Antagen Leverantör skall teckna och under avtalstiden upprätthålla erforderliga försäkringar för verksamheten så att inga ersättningsanspråk kan riktas mot uppdragsgivaren eller mot den enskilde. Detsamma gäller för eventuella underleverantörer som Anbudsgivaren anlitat för att fullfölja avtalet. Bevis om att försäkringar med innehåll enligt ovan har tecknats och betalats överlämnas på anmodan till Beställaren senast inom fyra veckor från avtalets tecknande. I annat fall äger Beställaren rätt att teckna försäkringarna på Anbudsgivarens bekostnad. 1.6.8 Referenser Anbudsgivaren skall i anbudet lämna en referens på tidigare likvärdiga uppdrag utförda senast tre år tillbaka. Referensen skall vara namngiven med företagsnamn, organisationsnummer, namngiven kontaktperson hos leverantör samt kontaktuppgifter inkl telefonnummer samt mailadress, beskrivning av utfört uppdrag och tidsperiod då uppdraget utfördes. Referenserna skall kunna styrka: Utskrivet: 2015-04-30 8:12 Sida 5 av 7
att Anbudsgivaren uppfyllt ställda tid- och kostnadskrav att Anbudsgivaren uppfyllt ställda miljö- och kvalitetskrav Ange referensuppdrag enligt ovanstående beskrivning: (Fritextsvar) 1.6.9 Uppförandekod för leverantörer Södertälje kommun och dess bolag arbetar för en hållbar utveckling och har därför infört en uppförandekod för leverantörer. Uppförandekoden för leverantörer specificerar de minimistandarder som Södertälje kommun och dess bolag förväntar sig av sina leverantörer. Genom att godkänna uppförandekoden för leverantörer binder anbudgivaren sig att sträva efter att leva upp till dessa minimistandarder. Bilaga: Uppförandekoden för leverantörer Bilaga: Enkätfrågor 1.6.10 Underskrift av anbud och sanningsförsäkran Vi lämnar härmed anbud i rubricerad upphandling och vårt anbud uppfyller samtliga ställda krav i förfrågningsunderlaget inklusive samtliga bilagor samt intygar att företaget är fri från hinder för deltagande enligt LOU 10 kap 1 och 2. Ange behörig företrädare för anbudet. Samtliga efterfrågade dokument är bifogade anbudet såsom ex ifylld kravspecifikation. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Ange behörig företrädare för företaget: (Fritextsvar) 1.7 KRAV PÅ VARA/TJÄNST Mer detaljerad beskrivning finns i separat dokument som följer med underlaget. 1.8 ÖPPNING AV ANBUD Inkomna anbud öppnas, planerat dagen efter sista anbudsdag. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär får dock även handelskammar representanter närvara, förutsatt att anbudsgivaren ansvarar för kostnaderna för sådana representanter. 1.9 PRÖVNING AV ANBUD Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de ställda krav i förfrågningsunderlaget och de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Arbetet med att utvärdera de inkomna anbuden kommer att genomföras i tre steg enligt nedan: 1.9.1 Kontroll av anbudsgivaren Kontroll av att anbudsgivare uppfyller de administrativa skallkraven som återfinns i avsnitt 4 samt de krav som framgår av LOU 10 kap. och val av deltagare utifrån LOU kap.11. 1.9.2 Kontroll av krav på vara/tjänst Utskrivet: 2015-04-30 8:12 Sida 6 av 7
Kontroll av att de krav som ställs på vara/tjänst är uppfyllda och att anbudsgivaren har accepterat kommersiella/avtalsvillkor. I detta steg kontrolleras även att anbudsgivaren har lämnat ett komplett anbud och detta anbud inte innehåller några reservationer. De anbudsgivare som uppfyller steg 1 och 2 går vidare till steg 3, utvärdering enligt nedan. 1.9.3 Utvärdering Det anbud med lägst totalpris Demens och Omvårdnad tillsammans enligt nedanstående utvärderingsmodell kommer att antas som leverantör: Demens Pris per dygn x 18 platser x vikt 0,60 =XX Omvårdnad Pris per dygn x 36 platser x vikt 0,40=YY Dvs totalt lägsta pris enligt YY+XX antas som vinnare. 1.10 AVBRYTANDE AV UPPHANDLING/ ÖVERGÅNG Upphandlingen eller delar av denna kan komma att avbrytas eller övergå till förhandlad upphandling om sakliga skäl föreligger. Exempel på sakliga skäl är om vi upptäcker allvarliga fel eller brister i förfrågningsunderlaget, om ingen anbudsgivare uppfyller kraven eller om endast en anbudsgivare kvalificerats i upphandlingen eller priset för högt i förhållande till vad som beräknats eller om förutsättningarna för upphandlingen väsentligen ändrats (t.ex. p.g.a. politiska beslut). 1.11 TILLDELNINGSBESLUT Upplysning om tilldelningsbeslut kommer så snart utvärderingen är klar att skickas till samtliga anbudsgivare. 1.12 AVTALSTECKNING Fr o m dagen efter utskick av upplysning om tilldelningsbeslut gäller en avtalsspärr om 10 dagar. Avtal kommer, om inte domstol beslutat om annat eller att det framkommit annat skäl till att ändra tilldelningsbeslutet, att tecknas snarast efter avtalsspärrens utgång. Avtalet blir bindande först när avtalet undertecknats av parterna. Utskrivet: 2015-04-30 8:12 Sida 7 av 7