Plats Samlingssalen Galaxen. Växjö stadsbibliotek, Västra Esplanaden 7, Växjö Tid Kl. 14.00-16.10 Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Justering Justerare Plats och tid Lena Wibroe (M), ordförande Wirginia Bogatic (V), vice ordförande Ingegärd Hillman (M) Ann Albertsen (C) Gunnar Nordmark (FP), del av 51 samt 52-59 Camilla Albinsson (KD) Ola Löfquist (S) Pontus Samuelsson (S) Maria Alvarez-Serrano (S) Margareta Nordén (FP), ersättare för Gunnar Nordmark (FP) 49-50 samt del av 51 Erik Lunell (M) Anna-Lisa Eneroth (V) Björn W Stålne (M) Ezzedine Ernez (C) Margareta Nordén (FP) del av 51 samt 52-59 Marianne Bengtsson (S) Erica Månsson, förvaltningschef Louise Olofsson, förvaltningssekreterare Ulrika Örnström, administrativ chef, 49-56 Anna-Karin Axelsson, bibliotekschef, 49-56 Peter Johansson, kultursekreterare, 49-56 Margareta Krieg, samordnare litteraturpris till Pär Lagerkvists minne, 49 Wirginia Bogatic (V) Kultur- och fritidsförvaltningen, onsdagen den 25 september 2013 klockan 10.00 Justerade paragrafer 49-59 1(16)
Ajournering Klockan 14.20-15.10 Underskrifter Sekreterare Louise Olofsson Ordförande Lena Wibroe (M) Justerare Wirginia Bogatic (V) Bevis om anslag av protokoll s protokoll från sammanträdet är justerat Anslagsdag 2013-09-26 Anslaget tas ner 2013-10-18 Förvaringsplats för protokollet KULTUR OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen. Underskrift. Louise Olofsson 2(16)
Förteckning över kulturnämndens ärenden 49 Litteraturpris till Pär Lagerkvists minne 2013 50 Allmänhetens frågestund 51 Information 52 Meddelanden och rapporter 53 Redovisning av delegeringsbeslut 54 Delårsrapport för kulturnämndens verksamheter t.o.m. augusti 2013 och prognos för 2013 års budgetutfall 55 Förslag om mångfaldsfestival i Växjö 56 57 KF-uppdrag att undersöka verksamhetsmässiga förutsättningar att införa rätt till heltid Arvodesregistrering och lönespecifikationer i självservice för förtroendevalda 58 s sammanträden år 2014 59 Övrigt 3(16)
49 Litteraturpris till Pär Lagerkvists minne 2013 Dnr KN/2013:127 s beslut 1. Författaren Eva Ström tilldelas Litteraturpris till Pär Lagerkvists minne år 2013. 2. Priset består av ett stipendium om 100 000 kronor. Bakgrund har i 40/2010 instiftat ett litteraturpris till Pär Lagerkvists minne och antagit stadgar för priset. Pristagare utses av en jury som består av ordförande och fyra ledamöter. Priset delas ut vartannat år. Det första utdelningstillfället var den 18 november 2011. Beslutet skickas till För kännedom Pristagaren Juryn för Litteraturpris för Pär Lagerkvists minne Utdragsbestyrkande 4(16)
50 Allmänhetens frågestund Inga frågor ställs från allmänheten. anser frågestunden som genomförd. Utdragsbestyrkande 5(16)
51 Information Dnr KN/2013:1 1. Nuläge, Det fria ordet (projekt författarmuseum) Förvaltningschefen informerar om att förvaltningen ska anställa en projektsamordnare för det fria ordet. Tjänsten delfinansieras av Regionförbundet Södra Småland. (KN 2012:73) 2. Projekt fristadsförfattare Förvaltningschefen informerar om att fristadsförfattaren har gjort ett antal framträdanden som har varit mycket lyckade. (KN 2011:28) 3. Samverkan med Linnéuniversitetet Frågan ligger just nu hos Linnéuniversitetet. (KN 2010:159) 4. Konstutställningsprojekt Schwerin Växjö Kultursekreteraren informerar om att tre konstnärer från vänorten Schwerin ska ställa ut konstverk i Växjö under perioden 16 november 2013-12 januari 2014. (KN 2011:149) 5. Internkontrollplanen Administrativa chefen informerar om att fokus för granskningen under augusti har legat på kundfakturor. Förvaltningens ekonom har inte hittat några avvikelser. 6. Internbudget för år 2014 och verksamhetsplan för åren 2015 2016 Administrativa chefen ger en sammanfattning av hela kommunens budget och de riktlinjer som kulturnämnden har fått. (KN 2013:55) 7. Publicering av kulturnämndens diarium på webben Förvaltningssekreteraren informerar om att kulturnämndens diarium är publicerat på kommunens hemsida sedan den 1 september. 8. Förvaltningschefens information Förvaltningschefen informerar om sommarens Dam-EM samt om förslag på ny organisation för kultur- och fritidsförvaltningen. 9. Ordförandes information Ordförande och vice ordförande informerar om diverse möten som de har deltagit i. Utdragsbestyrkande 6(16)
52 Meddelanden och rapporter Dnr KN/2013:2 s beslut lägger samtliga meddelanden och rapporter till handlingarna. Bakgrund Ingegärd Hillman (M) läser dikten Att vara född med otur av Pelle Näver. Kultur- och fritidsförvaltningen redovisar i skrivelse den 6 september 2013 inkomna meddelanden och rapporter. Utdragsbestyrkande 7(16)
53 Redovisning av delegeringsbeslut Dnr KN/2013:3 s beslut godkänner redovisningen av följande delegeringsbeslut: 54 och 61.2012 Bakgrund har överlåtit sin beslutanderätt i vissa ärenden till ordföranden, vice ordföranden och tjänstemän enligt en av kulturnämnden antagen delegationsordning. Beslut som fattas av delegat ska redovisas på kulturnämndens närmast efterföljande sammanträde. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningen har i skrivelse den 6 september 2013 redovisat att delegeringsbeslut är fattat i följande ärenden: Bidrag till kulturföreningar - direktservice Utdragsbestyrkande 8(16)
54 Delårsrapport för kulturnämndens verksamheter t.o.m. augusti 2013 och prognos för 2013 års budgetutfall Dnr KN/2013:17 s beslut 1. godkänner delårsrapporten. 2. Kultur- och fritidsförvaltningen får i uppdrag att vidta nödvändiga redaktionella ändringar i delårsrapporten. Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen har upprättat delårsrapport t.o.m. den 31 augusti och prognos för 2013 års budgetutfall. Utdragsbestyrkande 9(16)
55 Förslag om mångfaldsfestival i Växjö Dnr KN/2013:92 s beslut Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar redan utifrån skrivelsens intentioner och därmed anser kulturnämnden att skrivelsen är besvarad. Reservationer Wirginia Bogatic (V) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen försöker ta hänsyn till mångfald och eftersträvar ett blandat utbud i samband med de offentliga arrangemang som förvaltningen har i uppdrag att genomföra, nämligen Kulturnatten, Valborgsfirande, Vårstad, nationaldagen samt levande julkalender. Att tillföra ytterligare en festival skulle krävas ett budgettillskott eftersom detta inte ryms inom nuvarande konto för offentliga arrangemang. Hur mycket pengar det skulle röra sig om är svårt att säga men som en jämförelse hade Kulturnatten 2013 en budget på cirka 250 000 kr. Intresserade arrangörer har möjlighet att via direktservice söka pengar för att genomföra arrangemang. Mångfald är vid sökande av direktservice en viktig faktor. Under 2013 genomfördes till exempel Växjö Kulturfestival vid Araby Park Arena, med FC Växjö som arrangörer. Detta var en festival som lyfte fram kultur från olika länder och planerar att få en fortsättning 2014. Inför 2014 planeras även en Pridefestival där initiativet kommer från en rad olika organisationer och föreningar i Växjö. Föreningar med långsiktigt kulturstöd från kulturnämnden har idag ett direktiv att jobba i enlighet med kommunens mångfaldsprogram och beakta följande perspektiv i sin verksamhet, demokrati, jämställdhet, integration, funktionsnedsättning, barn och ungdom samt sexuell läggning. Beslutsunderlag Förslag om mångfaldsfestival i Växjö Förvaltningschefens skrivelse den 3 september 2013 Utdragsbestyrkande 10(16)
55 fortsättning Yrkanden Lena Wibroe (M) med instämmande av Gunnar Nordmark (FP): Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar redan utifrån skrivelsens intentioner och därmed anser kulturnämnden att skrivelsen är besvarad. Wirginia Bogatic (V) med instämmande av Ola Löfquist (S): Bifall till skrivelse med förslag om mångfaldsfestival i Växjö. Beslutsordning Ordförande ställer yrkandena mot varandra och finner att kulturnämnden beslutar enligt Lena Wibroes yrkande. Beslutet skickas till Vänsterpartiet Socialdemokraterna Utdragsbestyrkande 11(16)
56 KF-uppdrag att undersöka verksamhetsmässiga förutsättningar att införa rätt till heltid Dnr KN/2013:74 s beslut Denna skrivelse återredovisas för vidare ställningstagande i kommunstyrelsens organisations- och personalutskott. Bakgrund har av kommunfullmäktige fått i uppdrag att undersöka sina verksamhetsmässiga förutsättningar inom givna ekonomiska och organisatoriska ramar för att införa rätt till heltid för samtliga medarbetare samt att redovisa de aktiviteter/åtgärder som skulle vara lämpliga inom respektive verksamhet för att uppnå 100 % heltidsanställningar. Genomsnittlig sysselsättningsgrad inom kulturnämnden redovisar vid delårsbokslut per den 31 mars 2013 en genomsnittlig sysselsättningsgrad om 94,1 %, vilken ökat under senare år. Vid årsbokslut 2011 var motsvarande siffra 92,2 % respektive 93,5 % vid årsbokslut 2012. Aktuell fördelning inom kulturnämnden har per den 31 mars 2013 totalt 77 tillsvidareanställda personer, bestående av 61 kvinnor respektive 16 män. Genomsnittlig sysselsättningsgrad är per den 31 mars 2013 för kvinnor 94,4 % och för män är motsvarande siffra 92,8 %. Totalt har nämnden sjutton deltidsanställningar, varav fjorton innehas av kvinnor och tre av män. Vid en analys av underlaget framkommer att tre av sjutton personer med deltidsanställningar slutat sitt arbete inom förvaltningen under första halvåret 2013. Detta gör att genomsnittlig sysselsättningsgrad ökat till 95 % per den 31 juli 2013. De deltidsanställningar som återfinns inom kulturnämnden är i huvudsak placerade inom biblioteksenheten (12 av 14). För nio deltidsanställda inom biblioteksenheten är anledningen till sysselsättningsgraden att personerna ursprungligen anställts på biblioteksfilial. Arbetssättet och organisationen har förändrats inom biblioteksenheten under senare år. Tidigare utgjorde placering Utdragsbestyrkande 12(16)
56 fortsättning och arbetsställe ramar för erbjuden sysselsättningsgrad, vilket innebar lägre sysselsättningsgrad för de som anställdes och placerades på filialer eftersom öppettider och därmed resursbehoven var betydligt mindre där än på stadsbiblioteket. Nu anställs all personal på biblioteksenheten i sin helhet och de tjänstgör både på filial och på stadsbiblioteket. I några fall beror aktuell deltidsanställning på att personen ifråga har beviljats partiell varaktig sjukersättning från Försäkringskassan på grund av medicinska arbetshinder, varefter tjänsten omreglerats för att motsvara personens arbetsförmåga. För övriga deltidstjänster har resursbehov och resurstillgång styrt sysselsättningsgraden. Ingen av de nu deltidsanställda har anmält intresse för höjning av sysselsättningsgrad. Slutsats och eventuella aktiviteter/åtgärder arbetar aktivt utifrån verksamhetens ekonomiska och organisatoriska förutsättningar för att kunna erbjuda samtliga medarbetare en heltidstjänst, vilket återspeglas i den fleråriga positiva utveckling avseende sysselsättningsgrad nämnden redovisar. I samband med årliga medarbetarsamtal tar chefer upp frågan med deltidsanställda om önskemål att höja sysselsättningsgrad finns och vid behov att rekrytera till lediga tjänster gör arbetsgivaren en bedömning av om det finns möjlighet att utifrån verksamhet och organisation erbjuda befintlig personal höjd sysselsättningsgrad istället. Vid ny- eller ersättningsrekrytering strävar förvaltningen alltid principiellt efter att erbjuda heltidstjänster. Några särskilda åtgärder för att skapa bättre förutsättningar för rätt till heltid bedöms därför inte behövas. Inom kultur- och fritidsförvaltningen pågår för närvarande en översyn av organisation och ledningsstruktur, där förändringar kan komma att ske inom kulturnämndens verksamhetsområde. Arbetsgivaren kommer vid sådana förändringar att bedöma möjligheterna att erbjuda befintlig personal utökad sysselsättningsgrad samt att vidhålla principen att vid nyrekrytering erbjuda heltidstjänster. Beslutet skickas till Kommunstyrelsens personal- och organisationsutskott För kännedom Personalkontoret Utdragsbestyrkande 13(16)
57 Arvodesregistrering och lönespecifikationer i självservice för förtroendevalda Dnr KN/2013:96 s beslut 1. Arvodesregistrering för kulturnämndens förtroendevalda ska övergå till Växjö kommuns självservicesystem. Övergången till ny arvodeshantering ska ha genomförts senast 1 juni 2014. 2. ger kultur- och fritidsförvaltningen i uppdrag att tillsammans med personalkontoret planera och genomföra utbildning för nämndens förtroendevalda. Bakgrund Det har funnits ett intresse att hantera arvodesregistreringen för sammanträde elektroniskt i stället för på papper. För att den förtroendevalde själv ska kunna göra detta behövs tillgång till personalsystemets självservicerutin PS Självservice. I Självservice kan den förtroendevalde registrera sina arbetade tider och även få tillgång till sina lönespecifikationer från Växjö kommun. Den förtroendevalda kan se alla lönespecifikationer bakåt i tiden och den kommande utbetalningen. Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott har den 11 juni 2013 40 beslutat att förtroendevalda från och med oktober 2013 enbart får lönespecifikationen i Självservice och att samtliga nämnder ska ha arvodesregistrering i Självservice. Förändringen kan införas stegvis, dock senast den 1 juni 2014. De förtroendevalda bör få en kort introduktion i Självservice för att kunna titta på sina lönespecifikationer. Detta innebär att papperspecifikationen inte längre behöver skickas ut, vilket är lämpligt ur ett miljöperspektiv. Beslutet skickas till För åtgärd/verkställighet Personalkontoret Utdragsbestyrkande 14(16)
58 s sammanträden år 2014 Dnr KN/2013:110 s beslut sammanträder på onsdagar följande datum under 2014: 12 februari, 12 mars, 23 april, 14 maj, 18 juni, 27 augusti, 17 september, 15 oktober, 12 november och 10 december. s sammanträden börjar klockan 14.00. Bakgrund Kultur- och fritidsförvaltningen har tagit fram förslag till sammanträdestider år 2014 för kulturnämnden. I januari och juli har inga sammanträden planerats in. Utdragsbestyrkande 15(16)
59 Övrigt Vid dagens sammanträde ställs inga övriga frågor. Utdragsbestyrkande 16(16)