Nytt i version 16.3 Vi är glada att kunna presentera ännu en ny version av CloudofSweden och den finns nu tillgänglig för dig som kund. Nytt i versionen är: Kom igång med CloudofSweden ROT och RUT-fakturering Fakturadistribution o Printservice o SMS o E-post o Egen utskrift SIE-export Lägga upp nya användare Kostnadsställehantering på rapporter 1
Kom igång med Cloud För att du som användare snabbt och smidigt ska komma igång med programmet så har vi skapat en Kom igång guide där du kan se vad som är klart eller inte klart gällande de viktiga standardinställningarna som behövs för att programmet ska fungera på allra bästa sätt. Efterhand som du kommer igång med programmet så blir de olika stegen grönmarkerade och om du vill kan du ta bort dem genom att klicka på krysset (x) bredvid informationsraden. Guiden visar även annan viktig information exempelvis när din momsrapport senast ska vara inlämnad, belopp för obetalda fakturor, aktivera tjänster osv. 2
ROT och RUT-fakturor Om ditt företag utför arbeten och tjänster (ROToch RUT-arbeten) som ger dina kunder rätt att ansöka om skattereduktion så finns det i CloudofSweden funktionalitet för hela flödet. Allt från att skapa fakturor, ansöka om skattereduktion och skicka in fil till Skatteverket, ta emot betalningar från kund och från Skatteverket osv. Det finns även stöd för hantering om skattereduktionen inte går igenom hos Skatteverket och din kund måste betala resterande del av fakturan. Aktivering och Inställningar Det första du behöver göra är att aktivera funktionaliteten för hantering av ROT och RUT-fakturering. Detta gör du under Inställningar ROT/RUT-faktura. Här fyller du i de procentsatser och maxbelopp som gäller för närvarande, det finns standardvärden angivna som gällde när ditt CloudofSweden konto skapades. Det är dock viktigt att kontrollera regelbundet via skatteverket.se vad det är för regler som gäller. Obs! För att de nya inställningarna ska gälla är det viktigt att du logga ut och loggar in i programmet efter att du har aktiverat tjänsten. 3
Inställningar kundkortet Nästa steg, inställningar på kundkortet, är inte nödvändigt men förenklar hanteringen när du ska fakturera dina kunder. För de kunder som du kanske redan har i ditt kundregister och som kommer att nyttja möjligheten till skattereduktion kan du skriva in uppgifter för som exempelvis personnummer, lägenhetsid mm på förhand. Dessa uppgifter hämtas sedan från kundkortet och finns förifyllda när du skapar nästa faktura. Glöm inte att ange att det är en Privat kund. Det är endast då informationen gällande ROT och RUT-information visas. Exempel på kunduppgifter: När du är klar med kunduppgifterna klickar du på Spara-knappen. 4
Skapa en ROT eller RUT-faktura När det är dags att skapa en ROT eller RUT-faktura gör du det genom att välja Försäljning - Fakturor i vänstermenyn och knappen Skapa ny som finns till höger på skärmen. När du väljer in en kund och har markerat den som en ROT/RUT-kund i kundregistret kommer den förifyllda informationen om kunden att fyllas i automatiskt. Om du inte har fyllt i uppgifterna på kundkortet så går det bra att fylla i dem direkt i fakturavyn. 5
Vidare fortsätter du att fylla i de artiklar som kunden ska faktureras för, - vad du har utfört för arbete, använt för material och eventuellt andra kostnader som tillhör det utförda arbetet. I foten i fakturavyn ser du och kan följa det avdragsgilla beloppet och hur stor skattereduktion det blir för kunden. Dessa uppgifter räknas ut från de inställningar som har gjorts både procentuellt, maxbelopp och uppgifter från kundkortet. När fakturan är klar Spara & bokför du den och kan sedan Skriva ut och skicka den till kunden. För att du lätt ska kunna se vilka som är dina ROT/RUT-fakturor visas de i fakturalistan med en liten hussymbol längst till höger. 6
Skriva ut och skicka faktura Har du aktiverat Fakturadistribution så kan du skriva ut och skicka din faktura på olika sätt. Se avsnittet om Fakturadistribution. Väljer du att själv skriva ut din faktura så klickar du på knappen Skriv ut uppe till höger på skärmen. En PDF-fil skapas som du kan skriva ut och skicka till kunden. 7
Exempel på en ROT-faktura: 8
Alternativt så väljer du att skicka fakturan via e-post, SMS eller printtjänst som du kan läsa mer om under rubriken Fakturadistribution. Fakturan bokförs direkt när du skickar den via Fakturadistribution. Inbetalningar När kunden har betalat sin del av fakturan registrerar du betalningen genom att välja Inbetalningar under Försäljning i vänstermenyn. 9
Markera den eller de fakturor som du vill registrera betalning för och kontrollera att föreslaget datum och belopp stämmer. I detta exempel, där det handlar om en ROT/RUT-faktura så ska kunden endast betala sin del av totalbeloppet, alltså exkluderat skattereduktionen. Vill du ändra något så gör du det per rad/betalning innan du väljer att registrera och bokföra betalningen. En verifikation skapas och betalningen går nu över i läget där betalning från Skatteverket väntas komma efter att ansökan av skattereduktionen har beviljats av Skatteverket. Notis! Om du har valt att använda BGC:s tjänst Bankgiro Inbetalningar (BgMax-fil) för dina betalningar så kommer de betalningar som matchar korrekt att vara klara för att registreras/bokföras direkt. De betalningar som eventuellt inte matchas på grund av exempelvis felaktigt totalbelopp registrerar du manuellt. Ansöka om Skattereduktion När kunden har betalat sin del av fakturan och du har registrerat betalningen i programmet kan du skapa och skicka in Ansökan om skattereduktion till Skatteverket. Välj ROT/RUT-faktura under Försäljning i vänstermenyn. En lista över skapade ROT/RUT-fakturor visas. Genom att klicka på de olika filtren som finns i vyn så ser du vilka som är ansökta eller inte. 10
För att skicka iväg en fil till Skatteverket välj fliken Ej ansökta. Markera de fakturor du vill exportera i filen till Skatteverket och klicka på knappen Skapa fil längst ned till höger på skärmen. Filen sparas på din dator och du kan sedan läsa in den på Skatteverkets tjänst för ROT och RUT-arbeten. När besked om de ansökta fakturorna har kommit från Skatteverket ska du registrera dessa som betalningar. Beskedet kan du se antingen via Skatteverkets tjänst eller via ett brev som kommer till ditt företag via posten. Välj Inbetalningar under Försäljning i vänstermenyn. En lista över möjliga betalningar visas och du markerar de fakturor du ska registrera som betalda. För fakturor där besked om skattereduktion ska registreras klickar du på knappen Skattereduktion betalning och en modal öppnas. 11
Här registrerar du det belopp som Skatteverket beviljat för den här fakturan/personen. Finns det flera personer i hushållet som ansökt om skattereduktion så registrera du det belopp som är beviljat per person. Dessa visas som enskilda egna rader i modalfönstret. När du har sparat betalningen så kommer du tillbaka till listan och om hela skattereduktionen har blivit betald så blir knappen grön. Klicka sedan på knappen Registrera betalning längst ned till höger. Obs! Om endast delar av skattereduktionen är beviljad så ska kunden betala resterande belopp av fakturan. Detta görs genom att skicka en påminnelsefaktura till kunden. Läs mer om detta under rubriken ROT och RUTpåminnelser. Om det finns fler inbetalningar från dina kunder som du ska registrera i listan så registerar du även dessa och klickar sedan på knappen Registrera betalning längst ned till höger. 12
Påminnelser ROT/RUT-fakturor Om en kund/person fått avslag helt eller delvis på sin ansökta skattereduktion så ser du det i beskedet från Skatteverket. Du registrerar då hur mycket skattereduktionen blev och sparar betalningen. Om det blev helt avslag registrerar du 0 (noll) kronor. Resterande del av fakturabeloppet finns nu som en påminnelsefaktura som är klar att skicka till kunden. Välj Påminnelser under Försäljning i vänstermenyn. En lista över påminnelser visas. Genom att klicka i den lilla vita rutan längst till vänster på raden markerar du de påminnelser du vill skicka Du kan ändra påminnelsedatum i datumfältet längst till höger på raden. Dagens datum föreslås. När du är klar väljer du knappen Skriv ut längst ned till höger på skärmen. En PDF-fil med dina påminnelser skapas. När kunden har betalat påminnelsen så registerar du betalningen i betalvyn som finns under Försäljning Inbetalningar. 13
Exempel på en Påminnelsefaktura ROT/RUT. 14
Fakturadistribution När du ska skicka fakturor till dina kunder kan du välja olika sätt att distribuera dem. I CloudofSweden finns det möjlighet att skicka dem med e-post, printtjänst, SMS eller egen utskrift. E-post innebär att fakturan skickas till din kund via angiven e-postadress på kundkortet. Fakturan bifogas som en pdf-fil och ett meddelande talar om att fakturan kommer från ditt företag. Printtjänst innebär att fakturorna skickas via CloudofSweden till ett tryckeri som skriver ut, kuverterar, frankerar och postar dina fakturor. SMS innebär att fakturan bifogas som en länk i SMS-meddelandet. Din kund ser ditt företagsnamn som avsändare och kunden klickar på länken och en pdf-fil öppnas. Egen utskrift innebär att du själv skriver ut fakturan och skickar den till kunden. Aktivera Fakturadistribution av fakturor Under Inställningar - Faktura finns aktiveringsfunktionen. När du har valt att aktivera tjänsten gör du dina val för standardinställningar, det utskriftsalternativ som du vanligtvis kommer att använda. Du kan dock alltid, när du skriver ut fakturor, välja en annan utskriftsmetod än standard. 15
Skriv ut och distribuera fakturor När du har skapat en faktura och du ska skicka den till din kund finns det flera alternativ att skicka fakturan. I inställningar kan du ange det vanligaste sättet du vill skicka dina fakturor på, dock kan du alltid vid varje enskild utskrift välja hur fakturan ska skickas just den här gången. Du kan välja att skicka med e-post, SMS eller till printservice. Fakturan bokförs samtidigt som du väljer att skicka fakturan. Egen utskrift av faktura Vill du själv skriva ut och skicka fakturan till din kund så gör du det på den vanliga utskriftsknappen uppe till höger på skärmen. Priser vid fakturadistribution Följande priser gäller för fakturadistribution. Print B-post 7.90 kr/st exkl moms Print B-post färg 8.90 kr/st exkl moms Extra sida 1.00 kr/st exkl moms Extra sida färg 1.00 kr/st exkl moms Print A-post 8.90 kr/st exkl moms Print A-post färg 9.90 kr/st exkl moms Extra sida 1.00 kr/st exkl moms Extra sida färg 1.00 kr/st exkl moms SMS-faktura 2.00 kr/st exkl moms 16
SIE-export Om du vill läsa in din bokföring i exempelvis ett Skatteprogram eller Bokslutsprogram så kan du exportera ut en SIE-fil för detta ändåmål. SIE-export finns under Import/Export till vänster i Menyraden. Välj vilket år du vill exportera samt om du vill exportera flera år. Filen skapas och sparas på din dator och du kan exempelvis bifoga den i ett e- postmeddelande till din redovisningsbyrå. 17
Kostandsställehantering på rapporter Om du vill koppla vissa intäkter och kostnader exempelvis till en speciell enhet eller avdelning i ditt företag, då kan du välja att bokföra på kostandsställen. Du lägger upp dina kostnadsställen under Inställningar Kostnadsställen i menyn till vänster. När du skapar kund- eller leverantörsfakturor kan du välja vilket kostnadsställe som intäkten eller kostnaden ska bokföras på. Se nedan exempel på en kundfaktura. När du ska skriva ut rapporter kan du välja vilket kostnadsställe rapporten ska skrivas ut för. Exempelvis Resultatrapporten. På rapporten visas nu alla händelser som bokförts på ett visst kostnadsställe enligt givna urval. 18
Lägga upp nya användare Om ni är flera personer i företaget som ska arbeta i programmet så kan du lägga till fler användare genom att klicka på ditt Företagsnamn högst upp till höger på skärmen. Då visas en Dropdown-list och du väljer Användaradministration och därefter Skapa ny: Skriv in e-postadressen till den nya användaren: Fyll sedan i användaruppgifter för den nya användaren: Den nya användaren får via angiven e-postadress personliga inloggningsuppgifter för att kunna logga in och kan direkt börja använda programmet. 19