Tieto BIX-portal Handbok för webbprogrammet E-invoicing Issuer 2.0 sida 1/25
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Registrering för webbprogrammet Invoice Issuer... 3 3 Webbprogrammet Tieto E-invoicing Issuer... 4 4 Hantera grundläggande information om fakturautfärdare... 4 4.1 Åtkomst till grundläggande information om fakturautfärdare... 4 5 Hantera grundläggande information om fakturamottagare... 7 5.1 Offentliga mottagare... 7 5.2 Hantera egna mottagare... 9 5.2.1 Skapa en ny mottagare i din egen lista... 9 5.2.2 Redigera en befintlig mottagare... 10 6 Skapa fakturor... 10 6.1 Obligatorisk information... 10 6.2 Skapa en faktura från grunden... 10 6.3 Fakturautkast... 17 6.4 Skickade fakturor... 18 6.5 Bilagor... 19 7 Spara en skickad faktura på din dator... 20 8 Vanliga frågor om webbprogrammet E-invoicing Issuer... 20 9 Ändringshistorik... 25 sida 2/25
Handbok för webbprogrammet Basic Invoice Issuer 2.0 1 Inledning Syftet med detta dokument är att tillhandahålla grundläggande riktlinjer för användare av Tietos webbprogram E-invoicing Issuer i BIX-portalen. Det här dokumentet innehåller anvisningar för att: hantera grundläggande information om fakturautfärdare hantera grundläggande information om fakturamottagare skapa och skicka en faktura lägga till bilagor kontrollera status för en skickad faktura hämta fakturor för lokal arkivering Webbprogrammet Tieto E-invoicing Issuer har en funktion för onlinehjälp som innehåller mer detaljerad information om fält och innehåll. Demosystemet för webbprogrammet Issuer finns på webbadressen: https://bc.tieto.com/test/einvoiceservice/engine Användar-id: ISSUERDEMO Lösenord: issuerdemo 2 Registrering för webbprogrammet Invoice Issuer Registrering för webbprogrammet Invoice Issuer bygger på inbjudan från köparens organisation. Köparen informerar sina leverantörer om behovet av att inhämta fakturor elektroniskt. Webbprogrammet Invoice Issuer är lösningen för sådana leverantörer som inte har en befintlig lösning för e-fakturor och som inte vill starta ett projekt för sitt faktureringssystem i samband med nätverket för e-fakturor. Köparen tillhandahåller anvisningar till sina leverantörer om olika alternativ för att skicka e-fakturor och samlar även in den nödvändiga grundläggande informationen från leverantörerna för den första registreringsprocessen. När leverantören är registrerad i webbprogrammet E-invoicing Issuer skickas webbadressen samt användar-id och lösenord via e-post. sida 3/25
3 Webbprogrammet Tieto E-invoicing Issuer När användaren har loggat in i webbprogrammet Tieto E-invoicing Issuer visas startsidan. I avsnittet Information ser användaren information om skickade fakturor. 4 Hantera grundläggande information om fakturautfärdare Det är viktigt att en ny fakturautfärdare kontrollerar sin grundläggande företagsinformation efter registrering i programmet. Om det finns några fel ska dessa åtgärdas. Information om fakturautfärdare kopieras automatiskt till de fakturor som skapas. 4.1 Åtkomst till grundläggande information om fakturautfärdare Klicka på fliken Fakturautställare efter inloggning i webbprogrammet Tieto E-invoicing Issuer. sida 4/25
Klicka på Fakturaprofiler på sidan Invoice issuer. Användaren kan ha två olika profiler som används när fakturor skapas. Profilerna kan användas i de fall då utfärdaren har olika standardfall, t.ex. vid försäljning av produkter eller tjänster. På sidan Invoice profile kan du skapa en ny profil genom att klicka på länken Skapa ny profil. Klicka på symbolen i tabellen om du vill redigera en befintlig profil. På profilskärmen kan du skriva in informationen så som du vill att den ska visas i de fakturor som skapas. sida 5/25
Tänk på att spara inställningarna när du är klar med innehållet. sida 6/25
5 Hantera grundläggande information om fakturamottagare Du kan välja fakturamottagaren från den offentliga mottagarlistan och hantera en egen mottagarlista. Det går att kopiera mottagare från den offentliga mottagarlistan till din egen mottagarlista. 5.1 Offentliga mottagare Välj Publika mottagare från menyn till vänster för att komma till skärmen Public receivers. På sökskärmen kan du välja att söka bland offentliga mottagare. Genom att skriva en asterisk (*) i fältet för kundnamn och sedan klicka på knappen Sök visas en lista med alla konfigurerade mottagare i alfabetisk ordning. sida 7/25
På skärmen med offentliga mottagare kan du välja mottagare och lägga till dem i din privata mottagarlista genom klicka på knappen Lägg till egen lista. sida 8/25
5.2 Hantera egna mottagare Om du vill hantera din egen lista med mottagare klickar du på Egen mottagarlista på huvudmenyn på fliken Fakturautställare. Du kommer till skärmen där din befintliga lista med mottagare finns. Där kan du välja Skapa ny mottagare för att skapa en ny mottagare eller hitta om du vill redigera grundläggande information för en befintlig mottagare. Om du vill ta bort en befintlig mottagare från listan klickar du på symbolen med papperskorgen bredvid alternativet för att redigera. 5.2.1 Skapa en ny mottagare i din egen lista På den här nivån går det även att hämta en mottagare från den offentliga mottagarlistan och göra de ändringar som krävs av grundläggande information i din egen lista eller kopiera mottagaren som den är. sida 9/25
Glöm inte att spara när du har skrivit in önskad information för mottagaren. 5.2.2 Redigera en befintlig mottagare 6 Skapa fakturor När du väljer funktionen för att hantera befintlig mottagarinformation kommer du till samma skärm som när du ska skapa en ny mottagare, men nu är den fylld med befintlig information om den konfigurerade mottagaren. När den grundläggande informationen är korrekt i profilinformationen och du har konfigurerat mottagarna kan du börja skapa och skicka fakturor. Fakturor kan skapas utan mallar genom att bara fylla i all information som krävs, eller så kan du använda utkast eller skickade fakturor som mallar. Du kan även spara dina fakturor som utkast om du inte kan avsluta dem under en session, utan behöver fortsätta senare. Du kan även kopiera grundläggande fakturainformation från en faktura som har skickats tidigare och sedan göra de ändringar som krävs för att skapa en ny faktura. 6.1 Obligatorisk information Innan du skapar en faktura bör du tänka på att vissa fält är obligatoriska i fakturamallen och dessa måste fyllas i. Det kan dock hända att den här obligatoriska informationen inte räcker för din handelspartner. Normalt kräver köpare ytterligare faktureringsinformation som möjliggör mer automatiserade processer för avstämning, matchning och redovisning. Den här typen av information är oftast order- och orderradsidentifiering, konto, kostnadsställe, projekt-id m.m. Vi rekommenderar att du bekantar dig ordentligt med faktureringsanvisningarna från handelspartnern. På så sätt kan du tillhandahålla en god kundservice och det kan även hjälpa dig att få betalt i tid eller till och med i förtid. 6.2 Skapa en faktura från grunden Välj Skapa ny faktura på huvudmenyn på fliken Invoice Issuer. sida 10/25
Sidan Skapa ny faktura öppnas. sida 11/25
Ange grundläggande information för avsändare och mottagare samt en del grundläggande fakturainformation som beskriver fakturatypen (kreditering, debitering, test, inrikes eller utrikes). Här går det även att ange ytterligare information om avsändaren och mottagaren. I den Extra informationen om avsändaren kan du till exempel lägga till bankkonton m.m. I den ytterligare informationen om mottagare går det att ange identifierande information som momsregistreringsnummer, organisationsnummer och kontaktinformation. Vi rekommenderar att framför allt momsregistreringsnummer anges på fakturorna eftersom denna information krävs för att exempelvis kunna hantera skatteavdrag korrekt. sida 12/25
När du är klar med informationen om avsändare/mottagare kan du gå vidare till nästa fas genom att klicka på knappen Fortsätt. Om du måste avbryta arbetet klickar du på knappen Spara som utkast för att spara arbetet så att du kan fortsätta senare. När du är klar med informationen för den första fasen och har klickat på knappen Fortsätt går du vidare till att ange informationen för fas två, som omfattar en beskrivning av det faktiska fakturainnehållet. sida 13/25
Avsnittet med fakturainformation innehåller information om rubriktyp för hela fakturan. Du kan ange produkt-/tjänstespecifik information på fakturaraderna. Innehållet för betalningsreferens beror på vilket betalningssystem som används. Syftet är att inkludera referensinformation som löper genom fakturan till betalningen och kontosaldot. För SEPA-betalningar föreslår vi att modellen med ISO-referensnummer används (http://www.europeanpaymentscouncil.eu/article.cfm?articles_uuid=b303b34 D-E931-237D-188CABF013DA89FB). Beroende på land och vilken bank som används kan det dock finnas lands- eller bankspecifika anvisningar för betalningsreferensinformation. Om du är osäker på vad du bör använda och hur bör du rådfråga din bank. sida 14/25
Klicka på länken Lägg till detaljer -symbol i tabellen om du vill lägga till information på radnivå. Systemet öppnar en mall där mer detaljerad information kan läggas till på radnivå, till exempel orderreferens. Du kan klicka på länken Visa extra faktura information om du vill ange ytterligare information. Här kan du ange information angående betalningsanvisningar, leverans och referensinformation. sida 15/25
När du är klar med själva fakturainnehållet i fas två klickar du på knappen Fortsätt. Systemet sparar fakturan som ett utkast och du får se hur fakturan kommer att se ut, och du kan välja att skicka eller redigera den. Om du väljer att redigera kommer du tillbaka till skärmen för fakturainnehåll i fas två. Om du väljer att skicka försöker systemet att skicka fakturan och du får information om status. sida 16/25
6.3 Fakturautkast Klicka på Fakturautkast på huvudmenyn för att få en lista över dina fakturautkast. Det finns två huvudfunktioner på skärmen. Du kan antingen välja att redigera om du vill fortsätta med arbete du har avbrutit eller så kan du välja att kopiera om du vill använda ett fakturautkast som en mall för att skapa en ny faktura. sida 17/25
6.4 Skickade fakturor Om du vill se fakturor som har skickats klickar du på Skickade fakturor på huvudskärmen. En sökfiltrering visas med de fakturor du har skickat tidigare. Om du klickar på knappen Sök visas den faktiska listan med skickade fakturor. Skärmen för skickade fakturor är mycket användbar även för annat än att bara skapa fakturor. sida 18/25
Vi rekommenderar att du efter att ha skapat och skickat en faktura även kontrollerar listan med skickade fakturor för att se till att den faktura du just skickat syns i listan. Det går även att göra anteckningar i säljfakturan om du vill göra noteringar till dig själv eller lämna anvisningar till redovisningstjänsten. 6.5 Bilagor Det går att lägga till bilagor till den elektroniska fakturan. Klicka på länken Lägg till bilaga längst ned till höger. I fönstret för bilagor beskriver du syftet med bilagan samt bläddrar till och väljer en fil som ska bifogas. sida 19/25
Filnamnet för bilagan kan innehålla siffrorna 0 9, stora bokstäver A Z, små bokstäver a z samt punkt (.), bindestreck (-) och understreck (_). Inga andra tecken tillåts, t.ex. får inte ett mellanslag användas i en bilaga. Vi avråder från långa namn på bilagor, 50 tecken bör räcka. Kontrollera eventuella detaljerade anvisningar från fakturamottagaren, t.ex. vilka fakturatyper de godkänner osv. 7 Spara en skickad faktura på din dator Det går även att hämta den skickade fakturan i både XML-format och visualiserat PDF-format på din dator för arkivering, utskrift m.m. 8 Vanliga frågor om webbprogrammet E-invoicing Issuer 1) F: Det går att skapa en ny faktura eller till och med flera samtidigt från en fil i så kallat TEAPPSXML-format som verkar vara ett xml-filformat. Vilken beskrivning har detta format? S: Detta är en debiterad tjänst, så förtaget måste bli kund hos Tieto innan man kan börja överföra. TEAPPSXML är Tietos eget fakturaformat som är offentligt tillgängligt. Det används i stor utsträckning i Norden av program och tjänsteleverantörer för e-fakturering. Dokumentationen består av schema-fil, dtd-fil, exempelfaktura och implementeringsguide. Dokumentationen för den senaste versionen TEAPPSXML 2.7.2 finns på http://www.tieto.com/what-we-offer/cloud-services/business-information-exchange/einvoicing-services/teappsxml-descriptions Fyll i prenumerationsformuläret om du är intresserad av denna tjänst. Tieto förbereder ett avtal som omfattar prisinformation baserat på den information du lämnar i prenumerationsformuläret och skickar den till dig för godkännande och underskrift. Prenumerationsformuläret finns här: http://www.tieto.com/what-we-offer/cloudservices/business-information-exchange/e-invoicing-services/standard-e-invoicingsolution/standard-e-invoicing-service-subscription sida 20/25
2) F: När jag skapar en faktura i webbprogrammet Tieto Einvoicing Issuer måste jag fylla i följande mottagarinformation: - Receiver Name, - Business ID, - Electronic address, - einvoice intermediator. Vilken information ska jag skriva in i fälten ovan? S: Tietos enheter och dess adresser (för e-fakturor) finns på Tieto.com: http://www.tieto.com/archive/materials/misc/invoicingadresses/tieto%20invoicing%20addresses_08052012.pdf 3) F: Vi har fått brevet Send electronic invoices to Tieto med följande möjligheter: a) Skicka e-fakturor till Tieto via din befintliga operatör eller bankanslutning b) Använda Tietos webbprogram E-invoicing Issuer för manuell fakturering utan kostnad c) Ingå ett tjänsteavtal för e-fakturor med Tieto Hur fortsätter vi? S: Fyll i registreringsformuläret som finns här: http://www.tieto.com/what-we-offer/cloudservices/business-information-exchange/e-invoicing-services/tieto-e-invoicing-issuer-webapplication/issuer-registration Information om programmet för e-fakturor http://www.tieto.com/what-we-offer/cloudservices/business-information-exchange/e-invoicing-services/tieto-e-invoicing-issuerweb-application 4) F: Vi har försökt utfärda fakturor genom webbprogrammet Tieto Invoice issuer men det fungerar inte. Kan ni hjälpa oss? S: Användarhandboken för webbprogrammet Invoice Issuer finns här: http://www.tieto.com/what-we-offer/cloud-services/business-information-exchange/einvoicing-services/tieto-e-invoicing-issuer-web-application/highlights/related-material/einvoicing-issuer-web-application-userguide/issuer%20portal%20user%20guide%20version%201.pdf För att kunna utfärda fakturor behöver du även kundens adress för e-fakturor. Tietos adresser för e-fakturor finns här: http://www.tieto.com/archive/materials/misc/invoicingadresses/tieto%20invoicing%20addresses_08052012.pdf?version=5 sida 21/25
5) F: Jag har provat demowebbplatsen Tieto E-invoicing Issuer web application". Där hittade jag ett nytt filformat som jag aldrig har sett förut som hette TEAPPSXML. Hur skapar jag TEAPPS-filer? S: För att kunna skapa och skicka elektroniska fakturor behöver leverantören bara ange den information som krävs för fakturan i lämpliga fält i webbprogrammet Tieto Invoice Issuer och trycka på knappen SÄND. Leverantören behöver inte fundera på TEAPPSfiler eller format. Programmet skapar en elektronisk faktura automatiskt som skickas till mottagaren. 6) F: Mitt företag har inte möjlighet att skicka e-fakturor. Jag undrar därför vad jag ska göra eller om det finns någon möjlighet att skicka fakturor via pdf eller som utskrivna fakturor istället? S: För leverantörer som inte kan skicka e-fakturor föreslår kunden att leverantören använder webbprogrammet Invoice Issuer som inte kostar något och är lätt att använda. Om du vill registrera dig för webbprogrammet E-invoicing Issuer kan du fylla i formuläret som finns här: http://www.tieto.com/what-we-offer/cloud-services/business-informationexchange/e-invoicing-services/tieto-e-invoicing-issuer-web-application/issuer-registration 7) F: Kan ni förklara vad "business ID" är, som ska skrivas med siffror. S: Detta är ett unikt id-nummer för ett företag (t.ex. organisationsnummer) och kan variera mellan olika länder. Normalt hanteras det av någon registreringsmyndighet i landet, t.ex. Handelskammaren. 8) F: Varför får inte referensen innehålla mellanslag? Min normala referens är: "Christina Johansson/302339". S: Det finns en begränsning som gör att betalningsreferensen inte får innehålla mellanslag som beror på de aktuella produktkraven. Vi ser inte exemplet på en normal referens som en betalningsreferens, utan en orderreferens. När du skapar en faktura går det att skriva in detta på sida 2 -> Extra faktura information -> Referens nummer -> Fältet Fakturamottagarens ordernummer. 9) F: Var ska jag skriva in frasen "Tjänsten underställd omvänd betalningsskyldighet moms ska redovisas av mottagaren enligt Artikel 196 i Rådets direktiv 2006/112/EG." i betalningsvillkoren? S: Vi ska lägga till ett fält för detta i framtida versioner. Under tiden går det att skriva in denna text på sida 2 -> Invoice Information -> Fältet Free text 10) F: Var ska jag skriva in den här texten för det polska skatteverket: "Usługi nie podlegają VAT zgodnie z art. 27 ust. 3 pkt. 2 Podatek rozlicza nabywca."? sida 22/25
S: Om den här texten gäller för en eller flera särskilda artiklar på fakturan kan du skriva det på fakturaraderna (för den aktuella artikeln/artiklarna) -> Lägg till detaljer -> Extra information på fakturaraden-> Fältet "Fri text". Om den här texten gäller för hela fakturan kan du skriva in det på sida 2 -> Faktura Information -> Fältet Fri text. 11) F: Var ska jag skriva: "Moms redovisas av köparen, handel inom EU (omvänd skatteskyldighet)" S: Den här texten kan skrivas in på sida 2 -> Invoice Information -> Fältet Free text 12) F: Var ska jag ange namnet på mitt företag? Det finns ingen ruta på sida 2. Ska jag låta det stå på sida 3, i Invoice recipient? S: Du behöver inte ange namnet på ditt företag. När du loggar in på portalen identifierar den ditt företag automatiskt, eftersom vi redan har konfigurerat namnet på ditt företag när du registrerades. Portalen skriver automatiskt namnet på företaget på den faktura som du skapar. 13) F: Jag har skickat en förfrågan till er från Inexchange (en av operatörerna i Tietos Interconnection Network, så den här frågan kan gälla alla operatörer som ingår i Tietos Interconnection Network) så att vi kan börja skicka elektroniska fakturor till er, men jag har inte fått något svar. Vad ska jag göra härnäst? Jag har pratat med Inexchange/operatören som säger att de kan se att den har skickats på rätt sätt. S: Vi har pratat med InExchange/operatören och du får ett svar inom kort. 14) F: Hur lägger man till ett avrundat värde när en ny faktura skapas? S: Se stegen och skärmbilden nedan för information om att lägga till ett avrundat värde när en ny faktura skapas: 1) På andra sidan i processen för att skapa en ny faktura klickar du på länken Visa extra faktura information när du har skrivit in fakturainformationen och fakturaraderna (artiklarna). Vi tänker oss att det totala beloppet inklusive moms är = 915,60 2) Då öppnas (visas) avsnittet Betalningsinformation och andra avsnitt under detta på samma sida. 3) Under avsnittet Betalningsinformation anger du avrundningsvärdet i fältet, t.ex. 0,40 4) Klicka nu på länken Räkna om. I exemplet ändrar detta det totala beloppet inklusive moms till 915,00 Obs! Avrundning kan anges mellan -9,99 och 9,99. sida 23/25
15) F: Vilka webbläsare är kompatibla med webbprogrammet Invoice Issuer? S: Internet Explorer, Firefox och Chrome är de tre webbläsare som BC-portalen är kompatibel med. Varför? Dessa är de vanligaste webbläsarna i Europa, där vi förväntar oss att de flesta av våra leverantörer finns (se kartan nedan från http://gs.statcounter.com/#browser-eu-monthly-201203-201205-map). Det finns 16 filtyper som kan bifogas. Detta är filtyperna: txt, html, htm, xml, gif, jpg, jpeg, png, tiff, tif, xsl, xls, xlsx, pdf, doc, docx. sida 24/25
9 Ändringshistorik Version Datum Författare Granskat av Godkänt av Ändringshistorik V1.0-1 utkast V1.0-1 utkast V1.0-1 utkast 2011-10-23 Tapani Turunen 2011-10-24 Tuija Lompolojärvi 2011-10-31 Tapani Turunen <name> <name> Första versionen Kommenterad version Reviderad version för språkkontroll V1.0-1 2011-11-01 Birute Surplyte V 2.0-1 2012-10-16 Tapani Turunen V.2.0-1 2014-07-22 Birute Surplyte Första version för publicering Frågor och svar tillagt, nytt utseende, namn Updaterad version sida 25/25