Informationshanteringsplan Folkhälsonämnden Antagen av folkhälsonämnden 2015-12-09 156 Ersätter dokumenthanteringsplan dnr 2014.0076, 2014-12-10 159
Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bland annat genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom förvaring i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp Syfte Syftet med informationshanteringsplanen är att kvalitetssäkra och underlätta hanteringen av myndighetens information och handlingar, från det att de inkommer och upprättas tills det att de arkiveras eller gallras. Planen fungerar även som gallringsbeslut för de uppräknade handlingstyperna. Instruktioner Dokumenthanteringsplanen är indelade i fyra delar: Kansli, personal och verksamhetsadministration; Protokoll och nämndadministration; Projektadministration; Information. Bevaras Innebär att handlingarna skall bevaras för all framtid. Slutförvaring sker i kommunarkivet. Bevaringsskyldigheten gäller originalhandlingar. Handlingarna förstörs. Sekretesskyddade handlingar förstörs under kontroll. Tidsfristen anger de år som skall förflyta innan gallringen verkställs och avser hela kalenderår. Exempel: handlingar från år 2004 med 2 års gallringsfrist får förstöras först år 2007. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras så snart den förlorat sin betydelse för förvaltningen. Gallring bör ske regelbundet, förslagsvis en gång om året och utföras med försiktighet. Arkivering Vid leverans till kommunarkivet ska handlingarna ligga i arkivkartonger och vara rensade från allt som inte är arkivhandlingar, såsom kopior, oviktiga minnesanteckningar, utkast samt gem, plastfickor med mera. Arkivkartongerna ska vara ordentligt fyllda och innehåll och tid skall stå med blyerts. Leverantören får en leveransreversal efter arkivpersonal gått igenom leveransen. Ansvaret på leverans ligger hos handläggare och/eller arkivredogörare.
Kansli, personal och verksamhetsadministration Vilken typ av handling/information? Var finns den? Hos vem? Vilket system Ja/Nej Bevaras alt gallras Gallringsfrist/till kommunarkiv efter + övriga anmärkningar? Arkivredogörare? Osv. A3 blanketter respektive chef System: G Nej vid inaktualitet Ansvarsbeskrivningar, befogenhetsbeskrivningar, uppdragsbeskrivningar respektive chef Nej vid inaktualitet Anställningsavtal/bevis (underskrivet exemplar) personalavdelningen System: Winlas Nej Bevaras Originaldokument skickas till personakt Personalavdelningen Anställningshandlingar (ansökan, CV, personligt brev och dylikt) bemanningsenheten Nej Ansökningshandlingar som tillhör sökning av vikarie skickas till bemanningsenheten. Bemanningsenheten Anställningshandlingar (ansökan, CV, personligt brev och dylikt) till semestervikariat förvaltningsassistent Nej Ansökningshandlingar som hör till sommarvikariat. Dokumenten gallras vid inaktualitet Förvaltningsassistent
Ansökningar om tjänstledigt personalavdelningen System: Winlas Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Arbetskadeanmälan System: LISA Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Arbetstidsschema Verksamhetsstrateg Nej vid inaktualitet Arkivbeskrivning Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter att ärendet avslutats. Revideras vid behov. Arkivredogörare Avgångsbegäran/beslut Avgångsförmån personalavdelningen personalavdelningen Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Avtal, kontrakt och dylikt nämndsekreterare. Ja Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. 2 år efter avtalstidens utgång om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda
Beslut om godkännande för att driva livsmedelsanläggning Förvaras: Kopia i pärm hos verksamhetschef kost Ja Beslut gallras 2 år efter inaktualitet. Original förvaras hos beslutande myndighet. Verksamhetschef kost Belastningsregisterutdrag vid anställning och vikariat Belastningsregisteutdrag vid semestervikariat bemanningsenheten Förvaring: I pärm hos förvaltningsassistent System: Winlas Nej Bemanningsenheten Nej vid inaktualitet Förvaltningsassistent Debiteringsunderlag, kopior Delegationsförteckning/ delegationsordning Förvaras: Per enhet Nej vid inaktualitet Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter avslutad mandatperiod Nämndsekreterare Delegationsbeslut Ja Bevaras Diarieförs i samlingsärende per år i KAISA. Skickas till kommunarkiv efter avslutat ärende. Nämndsekreterare Diarieförda handlingar Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter att ärendet avslutats Nämndsekreterare Fullmakt för e-post, intyg om sekretess, postöppning Förvaras: I pärm hos förvaltningsassistent Nej vid inaktualitet Förvaltningsassistent
Följesedlar, beställningsbekräftelser beställaren Nej vid inaktualitet Informationshanteringsplan Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter att ärendet avslutats. Uppdateras årligen och vid behov. Nämndsekreterare Inkomna handlingar Ja / Bevaras Inkomna pappershandlingar som är av värde men som ej tillhör ärende registreras som övrig post i KAISA. efter 2 år. Inkomna elektroniska handlingar som är av värde och ej tillhör ärende registreras som övrig post i KAISA. efter 2 år. Inkomna handlingar som hör till ärende diarieförs i ärendet och levereras till kommunarkivet efter ärendet avslutats. Nämndsekreterare Inspektionsrapporter, livsmedelstillsyn verksamhetschef kost Nej vid inaktualitet Original förvaras hos myndighet Verksamhetschef kost Inventarieförteckningar, Inventeringar respektive chef Nej efter 2 år. Verksamhetschef kost
Kontrollrapporter, salmonella personal Kostintyg/Intyg om specialkost Förvaras: I pärm hos verksamhetschef kost respektive verksamhet Nej efter 2 år Verksamhetschef kost Nej Original finns hon BUN. vid inaktualitet Verksamhetschef kost Körjournaler Förvaras: I närarkiv Nej efter 2 år Nämndsekreterare Matkuponger, kvittenser över utdelade förvaltningsassistent Nej efter 2 år Förvaltningsassistent Matsedlar /G Ja Bevaras Bevaring av matsedel från varje verksamhet för vecka 37. Samlas årsvis i ärende och skickas till kommunarkivet per år. Gallring av övriga matsedlar vid inaktualitet Verksamhetschef kost Minnesanteckningar handläggare /G Ja Bevaras Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. Diarieförs i tillhörande ärende om sådant eller i samlingsärende om sådant krävs. Skickas till arkiv vid avslutat ärende alt årsvis. vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda
Närvarolistor från utbildningar och avdelningsmöten handläggare Nej vid inaktualitet Postlistor Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv årsvis Nämndsekreterare Rutinbeskrivningar Rehabiliteringsutredningar handläggare System: G respektive chef System: Adato Utskrift från diariet en gång per månad. Samlingsärende skickas årsvis. Nej Gallring vid inaktualitet Enskild handläggare Nej Bevaras Ansvarig chef skickar kopia till personakt Personalavdelningen Samrådsremiss, detaljplaner och dylikt Ja Remisser och detaljplaner gallras vid inaktualitet, originalhandling förvaras hos utskickande myndighet Statistik Förvaras: Per enhet Ja Bevaras Sammanställningar bevaras. Statistikunderlag gallras vid inaktualitet Tjänstgöringsbetyg respektive verksamhetschef Nej vid inaktualitet Verksamhetschef
Tjänstgöringsintyg löneenheten Nej Bevaras Kopia skickas till personakt Löneenheten Utbildning, som förvaltningen håller informatören/handläggare Nej Bevaras Bevaras om det har betydelse för verksamheten eller tillförsakfråga i ärende Utredningar handläggare Ja Bevaras Bevaras om det har betydelse för verksamheten. Skickas till kommunarkivet efter avslutat ärende Övrig post i KAISA registrator Ja efter 2 år. Övrig post ska endast innehålla korrespondens av kortvarig betydelse. Registrator
Protokoll och nämndadministration Förhandlingsprotokoll och fackliga framställningar (Enskilda fall) personalavdelningen Nej Bevaras Skickas till personakt Personalavdelningen Nämndens budget Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år Nämndens handlingar Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år Nämndsekreterare Nämndens Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år verksamhetsbeskrivningar Nämndens årsberättelser Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter 1 år Protokoll, Folkhälsonämnden Protokoll, Samverkan Förvaras: Original i arkivskåp Förvaras: Original i arkivskåp Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter 1 år Nämndsekreterare Ja Bevaras Skickas till kommunarkivet efter 1 år Nämndsekreterare Protokoll, Ledningsgrupp Nej Bevaras om det har betydelse för verksamheten, annars gallring vid inaktualitet Protokoll, Arbetsplatsträff Nej Bevaras om det har betydelse för verksamheten, annars gallring vid inaktualitet
Projektadministration Projektdokumentation (egna projekt) Förvaras: Per enhet/ Projektägare/ projektledare Ja Bevaras Skickas till kommunarkiv efter avslutat projekt Bevaring av: Avtal/kontrakt (ex med sammarbetspartner); projektansökan; budget (tilldelade resurser, fastställda ramar, budgetansvar, attestregler); ekonomisk redovisning; beslut; projektdirektiv; projektplan; förstudierapport; delrapport; utvärdering; slutrapport; korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser, sakfrågor eller som på annat sätt är av vikt; minnesanteckning som tillför sakuppgifter eller på annat sätt är av vikt; övrig projektdokumentation av tillfällig eller ringa betydelse Projektledare/ Projektägare vid ärendets avslut, om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda Projektansökan (extern) Förvaras: Per enhet/ Projektägare/ projektledare Ja Vid ej antagen ansökan sparas ansökanmed motivering av svaret så länge det är relevant. Gallring vid inaktualitet vid inaktualitet Projektledare/ Projektägare
Information Broschyrer och informationsblad (egna) utgivare/ informatör System: G Nej Bevaras Skickas till kommunarkivet en gång per år. Avstämning sker mellan handläggare och informatör, där handläggaren lämnar dokumenten till informatören som i sin tur ansvarar för överlämning till kommunarkivet. Informatör Dokument av ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. Enkätundersökningar, förvaltningens egna handläggare Ja Bevaras Bevaring av sammanställning, resultat, rapport och kopia på ett enkätformulär. Skickas till kommunarkivet efter ärendet avslutats Gallring av besvarade enkäter och underlag vid inaktualitet Enkätundersökningar, förvaltningen besvarar externa handläggare Ja Bevaras Om det är av vikt för verksamheten eller sakfråga bevaras kopia på enkätformulär och svar. Skickas till kommunarkivet efter ärendet avslutats
Sociala medier (inlägg, kommentarer), sidor förvaltningen driver själv Facebook och Instagram Nej Kommentarer i sakfråga läggs in i DF respons och behandlas enligt regler för inkomna synpunkter (se nedan) Övrig information av ringa vikt gallras vid inaktualitet. Informatör Fotografier System: M Nej Bilder som tillför ärende eller är av vikt för verksamheten bevaras. Skrivs ut i färg på licensierade skrivare och skickas till kommunarkivet efter 5 år. Informatör Bilder som är av ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Inkomna synpunkter System: DF respons/kaisa Ja Bevaras Registreras i DF Respons och vidarebefordras till handläggare för besvarande. Samlingsärende årsvis i KAISA med synpunkter och svar alternativt rapportsammanställning. Nämndsekreterare/ Informatör Skickas till kommunarkivet per år. Kurs och konferensinbjudningar, inkomna registrator/handläggare Nej Vidarebefordras till berörd personal/politiker och gallras vid inaktualitet /Registrator
Kurs och konferensinbjudningar (egen producerade) handläggare/informatör Nej Bevaras Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. Skickas till kommunarkivet när ärendet avslutats. vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppnådda. Nyhetsbrev, inbjudningar, informationsbrev (inkomna) registrator Nej Vidarebefordras till berörd personal/politiker och gallras vid inaktualitet /Registrator Nyhetsbrev, inbjudningar, informationsbrev (egna) informatör/handläggare Nej Bevaras Bevaras om den har betydelse för verksamheten eller tillför sakfråga i ärende. vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppnådda. Informatör/ Pressklipp Förvaras: I pärm hos informatör Nej Bevaras Skickas till kommunarkivet efter 5 år Informatör Samtycke till publicering av bilder Skadlig kod och skräppost (SPAM) informatör Nej Gallring vid inaktualitet Informatör Mottagare Nej Gallring sker omedelbart av respektive mottagare /Registrator
Trycksaker, egenproducerat informatör/handläggare Nej Bevaras Ett exemplar skickas till kommunarkivet en gång per år. Gallring sker av inbjudningar, annonser och dylikt vid inaktualitet Informatör/ Övrig korrespondens, mail med mera handläggare/mottagare Nej Bevaras Bevaring av korrespondens som tillför sakuppgift till ärende eller på annat sätt är av vikt för verksamheten. Vidarebefordras till diariet för diarieföring / Mottagare vid inaktualitet om ovan angivna kriterier ej är uppfyllda