KOMMUNLEDNINGSKONTORET / IT-AVDELNINGEN Office 365 Lathund
1 Innehåll Inledning 2 Vad är Office 365? 2 Innehållet i denna lathund 2 Mer information 2 Office 365-portalen 3 Logga in i Office 365-portalen 3 Startsidan i Office 365-portalen 3 OneDrive för företag 4 Arbeta med dokument i OneDrive 4 Öppna dokument i Word Online 4 Öppna dokument i Word 4 Skapa dokument 4 Dela dokument där inloggning krävs 5 Dela dokument utan att inloggning krävs 5 Arbeta med dokument i Word Online 6 Skapa nytt dokument 6 Spara nytt dokument 6 Dela dokument i OneDrive där inloggning krävs 6 Dela dokument i OneDrive utan att inloggning krävs 7 Öppna dokument när du startar Word Online 7 Arbeta med Office-appar 8 Ladda ner Office-appar 8 Aktivera OneDrive 8 Kom igång med Outlook-appen 8 Arbeta med dokument i Word-appen 9 Skapa nytt dokument 9 Spara nytt dokument 9 Dela dokument 10 Öppna dokument 10 Arbeta med dokument i Word (version 2016) 11 Öppna dokument 11 Spara nytt dokument 11 Dela dokument i OneDrive där inloggning krävs 12 Dela dokument i OneDrive utan att inloggning krävs 12 Lagra dokument i OneDrive från andra program än Office 13
2 Inledning Vad är Office 365? Office 365 är samlingsnamnet på ett antal webbaserade molntjänster* som bland annat möjliggör åtkomst till Office och dokument över internet, underlättar delning av dokument och samarbete med andra och erbjuder stor lagringsyta för e-post (50 GB) och dokument (1 TB). I Office 365 kan du arbeta med Office och dina dokument på flera olika sätt beroende på vad du har tillgång till för typ av enhet/er. Du kan arbeta via Office 365-portalen där du har tillgång till Office Online och dina dokument via webbläsaren, det enda som krävs är en enhet med Internetåtkomst. Du kan arbeta på en surfplatta eller en smartphone och få åtkomst till dina dokument via appar, det enda som krävs att du har internetåtkomst och att du har laddat ned de Office-appar du behöver. Du kan arbeta på det traditionella sättet med Office-paketet installerat på en personlig eller delad dator och lagra dina dokument i OneDrive för företag, på datorn kallat P:\. Du kan också lagra dina dokument på enhet M:\ (gäller ej elev) men då är de inte åtkomliga över internet. Innehållet i denna lathund Office 365 innehåller massor med funktioner och möjliga arbetssätt. I denna lathund beskriver vi det som är viktigast för att komma igång. Fokus ligger på hur du arbetar med dokument och vi använder konsekvent Word som exempel men beskrivningarna är lätta att översätta till övriga Office-program. Eftersom systemet uppdateras kontinuerligt så är det inte säkert att grafiskt utseende och bilder alltid stämmer exakt med det du ser på din skärm. Mer information För dig som vill veta mer rekommenderar vi våra IT-tips och guider på Ankaret, Microsoft självstudiekurser på internet eller Hjälp-funktionen i respektive tjänst/funktion. *IT-tjänster/IT-funktioner, exempelvis program eller datalagring, som tillhandahålls över internet och som ägs, driftas och underhålls av part utanför den egna organisationen.
3 Office 365-portalen Office 365-portalen är själva navet i Office 365. Det är här som du har åtkomst till Office Online liksom en mängd andra applikationer och verktyg. Här kan du återskapa dokument som tagits bort av misstag i OneDrive och här kan du installera Office 365-applikationer på din dator, mobil eller surfplatta. Logga in i Office 365-portalen Surfa till https://office.com och klicka på Logga in. Ange din e-postadress och tryck på Enter, alternativt klicka din e-postadress den redan finns där. Om du är inloggad på kommunens nät så kommer du in i portalen direkt, om inte så skickas du vidare till kommunens inloggningssida. Ange lösenord och klicka på Logga in. Startsidan i Office 365-portalen På startsidan i Office 365-portalen hittar du de basappar du har tillgång till. Har du behörighet till mer specifika appar finns dessa under ikonen appar. Office Online Outlook, Word, Excel, PowerPoint och OneNote i webbformat. innehåller alla grundläggande Office-funktioner men saknar vissa mer avancerade funktioner. Nyhetsfeeds Nyhetsflöde där du kan dela idéer genom att skapa inlägg i ett flöde eller följa personer, dokument och taggar om du vill hålla dig uppdaterad om aktiviteter och nyheter. OneDrive Din lagringsyta för dokument i molnet. Om du har dina dokument lagrade i OneDrive är de åtkomliga från alla typer av enheter. Du kan också enkelt dela dem med andra.
4 Webbplatser Samarbetsyta för exempelvis ett projekt med deltagare såväl inom som utom den egna organisationen. Här finns möjlighet att samla dokument, anteckningar, uppgifter, konversationer med mera. Delve En tjänst som hjälper dig att hitta och sammanställa den information som troligtvis är mest relevant för dig för tillfället, i Office 365. Video YouTube i Office 365. En plats där du kan söka, ladda upp och dela videor. Har stöd för uppspelning på alla typer av enheter. Sway - Med Sway kan du skapa och dela interaktiva rapporter, presentationer, personliga berättelser med mera. Sway-presentationer är lätta att dela och de fungerar bra att visa på alla typer av enheter. OneDrive för företag OneDrive är din lagringsyta för dokument i molnet. Om du har dina dokument lagrade i OneDrive är de åtkomliga från alla typer av enheter som har internetåtkomst. Du kan också enkelt dela dem med andra. När du lagrar i molnet får du automatisk backup (säkerhetskopiering) av dina dokument. Det som kan vara bra att känna till är att det finns ett antal begränsningar kopplat till lagringen i OneDrive. Man kan bland annat inte ha filer större är 10 GB, fil- och mappnamn kan inte innehålla specialtecken (\ / : *? " < > # %) eller vara längre än 250 tecken. Läs mer i IT-tips. Arbeta med dokument i OneDrive Öppna dokument i Word Online Klicka på dokumentet i OneDrive. Dokumentet öppnas med skrivskydd och du måste klicka på Redigera dokument för att kunna arbeta i det. När du gör det kan du välja om du vill redigera i Word Online eller i Word. Det senare kräver att Word finns installerat på din enhet (dator, surfplatta, telefon). Öppna dokument i Word Högerklicka på dokumentet i OneDrive och välj Öppna i Word. Detta fungerar bara om du arbetar på en dator där Word är installerat. Skapa dokument I den mapp där du vill ha dokumentet lagrat, klicka på Nytt. Klicka på den typ av dokument du vill skapa, exempelvis Word-dokument så startas online-applikationen för denna dokumenttyp. Skriv din text. Namnge ditt dokument genom att klicka på Dokument i rubrikraden, ange önskat namn och tryck på Enter. OBS! I online-applikationerna sparas dokumenten med automatik. Om du inte namnger ditt dokument enligt ovan får du ett dokument sparat som heter Dokument.
5 Dela dokument där inloggning krävs Högerklicka på dokumentet och välj Dela. Ange e-postadressen för de personer du vill dela dokumentet med. Ange vilken behörighet personen/erna ska ha i fältet under. Klicka på Dela. Nu får personen/erna ett e-postmeddelande med en länk till det dokument du delat ut. Vid klick på länken öppnas dokumentet i Word Online. Dela dokument utan att inloggning krävs Högerklicka på dokumentet och välj Skaffa en länk. Klicka på nedåtpilen i fältet som anger typ av länk och välj något av alternativen där ingen inloggning krävs. Klicka på nedåtpilen vid utgångsdatum och ange hur länge länken ska vara giltig. Klicka på Kopiera och sedan på Stäng. Klistra in länken i ett e-postmeddelande och skicka till de mottagare som du vill ska komma åt ditt dokument utan att logga in.
6 Arbeta med dokument i Word Online Klicka på Word online. Skapa nytt dokument Klicka på Nytt tomt dokument eller annan valfri mall. Namnge ditt dokument genom att klicka på Dokument i rubrikraden, ange önskat namn och tryck på Enter. Spara nytt dokument I Word Online sparas dokumenten med automatik, därför är det viktigt att du namnger ditt dokument i samband med att du skapar det, enligt ovan. Dela dokument i OneDrive där inloggning krävs Klicka på Dela. Ange e-postadressen för de personer du vill dela dokumentet med. Ange vilken behörighet personen/erna ska ha. Klicka på Dela. Nu får personen/erna ett e-postmeddelande med en länk till det dokument du delat ut. Vid klick på länken öppnas dokumentet i Word Online.
7 Dela dokument i OneDrive utan att inloggning krävs Klicka på Dela. Klicka på Skaffa en länk. Klicka på nedåtpilen i fältet som anger typ av länk och välj något av alternativen där ingen inloggning krävs. Klicka på nedåtpilen vid förfallodatum och ange hur länge länken ska vara giltig. Klicka på Kopiera och sedan på Stäng. Klistra in länken i ett e-postmeddelande och skicka till de mottagare som du vill ska komma åt ditt dokument utan att logga in. Öppna dokument när du startar Word Online Öppna något av de senast använda dokumenten genom att klicka på namnet under rubriken Senaste. Eller klicka på Öppna från OneDrive för företag eller OneDrive Gävle kommun (båda namnen förekommer). Bläddra dig fram till önskat dokument och klicka på det för att öppna. Öppna dokument när du är inne i Word Online Klicka på Arkiv.
8 Öppna något av de senast använda dokumenten genom att klicka på namnet under rubriken Senaste använda dokument. Om det dokument du vill öppna inte finns under Senast använda dokument klicka då på länken längst ner i listan för att komma till din OneDrive. Arbeta med Office-appar Ladda ner Office-appar Office-apparna laddas ned från App Store. Om du skulle tappa åtkomsten/kontakten till någon av Officeapparna, öppna Företagsportalen och logga in (om du inte redan är inloggad), tryck på din enhet under Mina enheter och tryck på Synkronisera. Aktivera OneDrive Innan du kan börja använda Office 365 på din surfplatta måste du aktivera OneDrive. Starta OneDrive-appen. Ange din e-postadress och tryck på OK så skickas du vidare till en annan inloggningssida. Ange lösenord (samma som när du loggar in på en dator) och tryck på Logga in. Nu aktiveras OneDrive. Kom igång med Outlook-appen När du startar Outlook-appen första gången så möts du av en välkomstguide bestående av flera sidor. Tryck på Kom igång för att starta den. Sist i guiden får du upp en sida där det står att du ska lägga till ett konto. Tryck på Lägg till ett konto. Tryck på Office 365. Ange din e-postadress och tryck på OK så skickas du vidare till en annan inloggningssida. Ange lösenord (samma som när du loggar in på en dator) och tryck på Logga in. Välj om du vill låta Outlook skicka notiser till dig eller inte. Nu kan du börja jobba i Outlook.
9 Arbeta med dokument i Word-appen När du startar Word-appen första gången så möts du av en välkomstguide bestående av flera sidor. Sist bland dessa sidor kommer det en inloggningssida. Tryck på Logga in. Ange din e-postadress och tryck på Nästa. Ange lösenord (samma som när du loggar in på en dator) och tryck på Logga in. Nu kan du börja jobba med dokument. Tryck på Skapa och redigera dokument. Får du upp en eller flera nyhetsrutor, tryck på Klar för att gå vidare. Skapa nytt dokument Tryck på Nytt. Tryck på Tomt dokument eller annan valfri mall. Spara nytt dokument Tryck på vänster-pilen för att komma till Spara som. Tryck på OneDrive för företag eller OneDrive Gävle kommun (båda namnen förekommer), ange namn i fältet Namn och tryck på Spara.
10 Dela dokument Tryck på Dela. Tryck på Bjud in kontakter. Ange e-postadressen för de personer du vill dela dokumentet med. Ange vilken behörighet personen/erna ska ha. Tryck på Skicka. Nu får personen/erna ett e-postmeddelande med en länk till det dokument du delat ut. Vid klick på länken öppnas dokumentet i Word Online. Om mottagaren inte har tillgång till Office 365 så kan han/hon klicka på gästlänken i e-postmeddelandet och öppna dokumentet i läs-läge. Öppna dokument Tryck på Öppna. Tryck på OneDrive för företag eller OneDrive Gävle kommun (båda namnen förekommer). Bläddra dig fram till önskat dokument och tryck på det för att öppna. Tryck på Redigera för att kunna redigera ditt dokument.
11 Arbeta med dokument i Word (version 2016) När du startar Word 2016 första gången får du upp följande dialogruta. Markera Open Office XML format och klicka på OK. Öppna dokument Klicka på Arkiv. Klicka på Öppna andra dokument. Klicka på OneDrive för företag eller OneDrive Gävle kommun (båda namnen förekommer). Bläddra dig fram till önskat dokument och öppna som vanligt. Spara nytt dokument Klicka på Arkiv.
12 Klicka på Spara som och välj lagringsställe, exempelvis OneDrive för företag eller OneDrive Gävle kommun (båda namnen förekommer) om du vill lagra i molnet. Dela dokument i OneDrive där inloggning krävs Klicka på Arkiv. Klicka på Dela och Dela med personer. I fältet Bjud in andra, ange e-postadressen för de personer du vill dela dokumentet med. Ange vilken behörighet personen/erna ska ha. Klicka på Dela. Nu får personen/erna ett e-postmeddelande med en länk till det dokument du delat ut. Vid klick på länken öppnas dokumentet i Word Online Dela dokument i OneDrive utan att inloggning krävs Klicka på Arkiv. Klicka på Dela och Dela med personer. Klicka på Hämta en delningslänk.
13 Ska information kunna redigeras av de du delar dokumentet med, klicka på Skapa en redigeringslänk och sedan Kopiera bredvid den. Räcker det med att de kan se informationen klickar du på Kopiera vid länken som skapats med automatik (under behörighet att visa). Stäng fönstret och klistra sedan in länken i ett e-postmeddelande och skicka till de mottagare som du vill ska komma åt ditt dokument utan att logga in. Lagra dokument i OneDrive från andra program än Office Om du vill lagra dokument/filer i OneDrive från andra program än Office-programmen väljer du enhet P:\. Enhet P:\ motsvarar OneDrive för företag lokalt på din dator.