Datum Dnr

Datum Dnr 540800-0004 1 (53) Användarmanual EASY Enterprise Audit System Revisionshistorik Revision Easy Beskrivning Uppdaterad Datum 1.0 1.0 Första utgåva EK 100130 1.1 2.0 Uppdaterad efter ny funktion EK 110325 1.2 2.2.1 Uppdaterad efter ny funktion OR 120315 1.3 2.4 Ny version av EASY JP 130116 1.4 2.5 Felrättningsutgåva JP 130411 1.5 2.5.1 Ny BankID lösning JP 130611 1.6 2.5.2 Ny funktion: Uppladdning av JP 130628 bilagor i SD för OA/OF 1.7 2.5.4 Uppladdning/borttagning av JP 140415 bilagor i SD för SITHS. Begära komplettering på SD. IE11. 1.8 2.5.5 Ny BankID lösning, processinställningar, automatskapande av självdeklaration JP 141120 Unr: Uppdragsnamn: Version: Skapat datum: Dokument id: Sparat datum: U-Grundmall GE.dot-7

ANVÄNDARMANUAL EASY 2 (53) Innehållsförteckning 1 INLEDNING 5 1.1 Syfte 5 2 ÖVERSIKTLIG BESKRIVNING AV EASY 6 2.1 Struktur 6 2.2 Roller 7 2.3 Arbetsflöden i Easy 9 2.3.1 Förberedande arbetsflöde 9 2.3.2 Arbetsflöde för hantering av ärenden och självdeklarationer 10 2.3.3 Arbetsflöde för hantering av ärenden, självdeklarationer och granskningar 11 2.4 Användargränssnittet i EASY 12 2.5 Flikar 12 2.6 Vyer 14 2.7 Inkomna aktiviteter till dig 15 2.8 Inkomna meddelanden till dig 16 2.9 Information om dig 16 2.10 Knappar 16 3 INLOGGNING 18 3.1 SITHS 19 3.2 BankID 19 3.2.1 Inloggning med BankID på fil/kort 20 3.2.2 Inloggning med Mobilt BankID 20 3.3 Nordea E-legitimation 21 3.4 Val av aktiv roll 21 4 PROCESSINSTÄLLNINGAR 22 5 DOMÄNANSVARIG/DOMÄNFÖRVALTARE 23 5.1 Editera/ta bort domän 23 5.2 Lägg till/ta bort domänförvaltare till en domän 23 5.3 Skapa/editera och ta bort objekt 24 5.4 Skapa/editera och ta bort regelverk 24 5.5 Skapa/editera/inaktivera och ta bort användare 25 5.6 Tilldela användaren roller 26 6 REGELVERKSANSVARIG/REGELVERKSFÖRVALTARE 27 6.1 Skapa/Ta bort/ändra kategorier 27 6.2 Skapa/ Ta bort/ Ändra regler 28 6.3 Skapa/ Ta bort/ Ändra deklarationspunkter 29 6.4 Skapa/ Ta bort/ Ändra kontrollpunkter 30 6.5 Information om regelverket 30 6.6 Exportera regelverk 31

ANVÄNDARMANUAL EASY 3 (53) 6.7 Importera regelverk från Excel 31 6.8 Lägga till eller ta bort regelverksförvaltare för regelverket 32 6.9 Skapa/Ta bort standardfraser 32 6.10 Publicera ett regelverk 33 6.11 Skapa en ny version av ett regelverk 33 7 OBJEKTSANSVARIG/FÖRVALTARE 34 7.1 Editera objekt 34 7.2 Lägga till objektsförvaltare/ta bort objektsförvaltare 34 7.3 Skapa ny verksamhet/editera verksamhet 35 7.4 Lägga till sakkunnig/ta bort sakkunnig 35 7.5 Skapa/Editera ärenden 36 7.6 Godkänna/underkänna svaren i självdeklarationen 37 7.7 Editera självdeklarationen 37 7.8 Addera bilagor till själdeklarationen (SITHS) 37 7.9 Ta bort bilagor till självdeklarationen (SITHS) 37 7.10 Låsa självdeklarationen 38 7.11 Låsa upp självdeklarationen 38 7.12 Godkänn självdeklarationen 38 7.13 Begära komplettering av självdeklaration 38 7.14 Underkänn självdeklaration 39 7.15 Stänga ärendet 39 7.16 Skapa/Editera granskning för ärende 39 7.17 Lägg till/ta bort granskare till en granskning 40 7.18 Publicera granskning för verksamhet 40 7.19 Kommentera granskning 40 7.20 Återremittera granskning 41 7.21 Stänga granskning 41 7.22 Generera granskningsrapport 41 7.23 Lägesbild 41 8 VERKSAMHETSANSVARIG/SAKKUNNIG 43 8.1 Lägga till sakkunnig/ta bort sakkunnig 43 8.2 Visa kontaktinformation för sakkunniga 43 8.3 Besvara frågor i självdeklarationen 43 8.4 Addera och ta bort bilagor till själdeklarationen 43 8.5 Publicera självdeklarationen 44 8.6 Kommentera granskning 44 8.7 Exportera självdeklaration till Excel 44 9 GRANSKNINGSANSVARIG/GRANSKARE 45 9.1 Påbörja granskning 45 9.2 Lägga till/ta bort granskare 45 9.3 Utför granskning 46 9.4 Utföra kategoribedömning 47 9.5 Rapportera granskning till objektsansvarig 48

ANVÄNDARMANUAL EASY 4 (53) 9.6 Editera granskningskommentar 48 9.7 Exportera/Importera granskningsfiler 48 9.8 Algoritm 49 10 ÖVERSIKT ÖVER MEDDELANDEN I EASY 50 10.1 Meddelanden 50 10.2 Aktiviteter 51 10.3 E-post 52 11 SNABBKOMMANDON 53

ANVÄNDARMANUAL EASY 5 (53) 1 Inledning Easy är en rollbaserad administrativ tjänst för distribuerade och repetitiva granskningar av verksamheters och systems uppfyllande (compliance) av valfria standards, regelverk eller andra överenskomna specifikationer t.ex. Sjunet informationssäkerhetsregelverk, VIT-boken och ISO 2700X. Kvalitetssystemet Easy är framtaget för att kunna verifiera att parter som ingår i ett avtal verkligen efterlever avtalet över tiden. Avtalet kan t.ex. beskriva hur en del av verksamheten efterlever övergripande riktlinjer eller hur en tjänsteleverantör uppfyller dina krav på tjänsten. Syftet med Easy är att effektivisera mätning och uppföljning i decentraliserade organisationer. Resultatet kan användas till olika ändamål som t.ex. för certifieringar och för att följa upp kvantifierade kvalitetsparametrar över tid. Easy kan fritt nyttas av alla landsting och kommuner. Säker autentisering via SITHS, BankID och E-legitimation och säker tillgänglighet via Sjunet och Internet. 1.1 Syfte Syftet med dokumentet är att introducera verktyget för att du skall se de möjligheter och begränsningar verktyget ger när det gäller interna och externa granskningar av följsamhet mot ett avtalat regelverk, en standard eller annan kravspecifikation. Efter att ha läst manualen hoppas vi att du kan börja planera för att komma igång med dina granskningar.

2 Översiktlig beskrivning av EASY 2.1 Struktur ANVÄNDARMANUAL EASY 6 (53) Easy innehåller ett antal olika typer av entiteter. Det finns normalt flera instanser av varje typ av entitet. Nya instanser av entiteter skapas av användare med olika roller i Easy. Domän Ett samlingsbegrepp för ett antal logiskt separerade Objekt, Regelverk och Användare. Exempel på en domän är den Nationella domänen. Regelverk En samling regler som gäller för ett till Regelverket kopplat Objekt. En regel i Regelverket innehåller en eller flera självdeklarationspunkter. För varje självdeklarationspunkt i ett Regelverk finns en eller flera kontrollpunkter. Kontrollpunkterna används vid granskning av en verksamhet. Objekt Erbjuder en tjänst till olika Verksamheter. Exempel på Objekt i Easy är Sjunet och SITHS, som båda hör till den Nationella domänen. Verksamhet En organisation som nyttjar en tjänst som tillhandahålls av ett Objekt. Ärende En entitet som knyter ihop Självdeklaration, Granskning och Verksamhet. Ett ärende är endast synligt för användare med rollerna Objektansvarig och Objektsförvaltare. Självdeklaration En Verksamhets egen beskrivning av uppfyllnad av ett visst Regelverk. Beskrivningen av uppfyllnaden är formaliserad i s.k. självdeklarationspunkter som besvaras i Självdeklarationen av Verksamheten. Granskning Revision av besvarad Självdeklaration mot en Verksamhet, utförd av en verksamhetsextern granskare. Revisionen genomförs mot s.k. kontrollpunkter i Regelverket. För varje självdeklarationspunkt i ett Regelverk finns en eller flera kontrollpunkter.

ANVÄNDARMANUAL EASY 7 (53) Figur 1 - Entiteter i Easy och deras relationer till varandra. Det kan finnas fler relationer mellan entiteter än de som visas i figuren ovan. Ett exempel på det är entiteten Användare som får en relation till andra entiteter genom att man tilldelar olika roller till Användare i Easy. För mer information om vilka roller som finns, se kapitel 2.2. 2.2 Roller I Easy är användarna kopplade till en eller flera av följande roller: Domänansvarig använder Easy för att editera domän och skapa användare till det. Skapar även regelverk och objekt till domänen. Domänförvaltare använder Easy för att skapa användare till domänen. Skapar även regelverk och objekt till domänen. Regelverksansvarig använder Easy för att skapa och underhålla sitt regelverk. Regelverksförvaltare använder Easy för att underhålla regelverk Objektsansvarig använder Easy för att skapa och underhålla objekt och ärenden knutna till ett regelverk. Objektsförvaltare använder Easy för att kontrollera att verksamheterna efterlever det regelverk som objektsförvaltaren har knutit till sitt objekt. Verksamhetsansvarig använder en tjänst som objektsförvaltaren tillhandahåller. Använder Easy för att bevisa sin efterlevnad av det

ANVÄNDARMANUAL EASY 8 (53) regelverk som är kopplat till tjänster de använder. Detta görs genom att fylla i så kallade självdeklarationer i Easy. Verksamhetens sakkunniga besvarar självdeklarationer och kommenterar granskning. Granskningsansvarig - använder EASY för att göra revisioner mot verksamheterna för att kontrollera huruvida de uppgifter verksamheterna lämnat i deras självdeklaration stämmer. Det görs i form av granskningar. Granskare utför och editera granskning. Figur 2 - Entiteter i Easy, med relaterade roller

ANVÄNDARMANUAL EASY 9 (53) 2.3 Arbetsflöden i Easy 2.3.1 Förberedande arbetsflöde Själva kärnan i Easy utgörs av hantering av självdeklarationer mellan rollerna objektsansvarig/objektsförvaltare och verksamhetsansvarig/sakkunnig, samt tillhörande granskningar av kontrollpunkter. Innan man kan börja jobba med självdeklarationer måste man skapa förutsättningarna för att det skall vara möjligt. Det kan göras genom att följa flödet i figur 3. Observera att det finns andra varianter på flödet som också fungerar, exempelvis så kan ett regelverk skapas innan vissa användare skapats och tilldelats roller. Dock måste rollen regelverksansvarig vara tilldelad användare innan man kan skapa ett regelverk, eftersom regelverksansvarig anges vid skapandet av ett nytt regelverk. Värt att nämna är också att ett regelverk knyts till ett objekt i aktiviteten Editera objekt och att endast ett Regelverk kan knytas till ett Objekt. En objektsansvarig kan skapa objektsförvaltare för de objekt han är ansvarig för. Syftet med det är att kunna fördela arbetet på flera personer. En objektsförvaltare har inte alla befogenheter som en objektsansvarig har. För detaljer om det se kapitel 0. Figur 3 Förberedande arbetsflöde för att kunna hantera ärenden, självdeklarationer och granskningar

ANVÄNDARMANUAL EASY 10 (53) 2.3.2 Arbetsflöde för hantering av ärenden och självdeklarationer En självdeklaration skapas i samband med att en verksamhet skapas av objektsansvarig eller objektsförvaltare. Självdeklarationen blir synlig för verksamhetsansvarig och sakkunnig och de kan börja fylla i den. Självdeklarationen blir dock synlig för objektsansvarig och objektsförvaltare först när ett ärende för verksamheten skapats. I figur 4 visas ett normalflöde för arbete med självdeklarationen mellan rollerna objektsansvarig/objektsförvaltare och verksamhetsansvarig/sakkunnig. Notera att det finns många varianter på normalflödet vid arbete med självdeklarationer. Ett ärende är en entitet som är avsedd att hålla ihop självdeklaration och granskning för en specifik verksamhet och därigenom förenkla hanteringen för objektsansvarig och objektsförvaltare. Ett ärende är inte synligt för verksamhetsansvarig och sakkunnig. En verksamhetsansvarig kan lägga till sakkunniga för de verksamheter han/hon är ansvarig för. Syftet med det är att kunna fördela arbetet på flera personer. En sakkunnig har inte alla befogenheter som en verksamhetsansvarig har. För detaljer om det se kapitel 0. Figur 4 Normalflöde för hantering av ärende och självdeklaration

ANVÄNDARMANUAL EASY 11 (53) 2.3.3 Arbetsflöde för hantering av ärenden, självdeklarationer och granskningar Det finns ytterligare en dimension i arbetet med självdeklaration och det är granskning av en besvarad självdeklaration. Granskningen utförs av en extern part utsedd av objektsansvarig. Figur 5 visar ett normalflöde för arbete med en självdeklaration inklusive extern granskning. Objektsansvarig utser en person som är ansvarig för granskningen, granskningsansvarig. Granskningsansvarig kan i sin tur utse granskare för att få hjälp med genomförandet av själva granskningen. En granskare har inte alla befogenheter som granskningsansvarig har. För detaljer om det se kapitel 9. Notera att det finns många varianter på normalflödet. Figur 5 Normalflöde för hantering av ärende och självdeklaration inklusive granskning av själdeklaration

ANVÄNDARMANUAL EASY 12 (53) 2.4 Användargränssnittet i EASY Användargränssnittet består av ett antal flikar, två vyer, aktivitetsruta, meddelanderuta och en informationsruta. Beroende på vilken roll man har visas olika flikar och vyer. Figur 6 Användargränssnitt 2.5 Flikar Användargränssnittet består av ett antal flikar. Alla roller har tillgång till Hemoch Hjälpfliken. Regelverksfliken har flera roller tillgång till men endast regelverksansvarig och regelverksförvaltaren kan arbeta med regelverket. Användargränssnittet består av följande flikar: Hem aktivitetsrutan, meddelanderutan samt vem man är inloggad som visas här. Aktivitetsrutan och meddelanderutan kan visas eller döljas genom att klicka på knappen för expandera/komprimera i nedre högra hörnet. Lägesmätarna visas här om man är inloggad som objektsansvarig eller objektsförvaltare. Regelverk här visas regelverksstrukturen och man kan skapa/editera och ta bort regelverksinnehållet. Användare här visas användarstrukturen och man kan skapa/editera och ta bort användare. Här tilldelas användarna sina roller. Mina Domäner här visas domänstrukturen och man kan även editera och ta bort domän, objekt och regelverk.

ANVÄNDARMANUAL EASY 13 (53) Objekt här visas objektsstrukturen och man kan editera objekt och välja objektsförvaltare till objektet. Man kan även skapa/editera verksamheter. Här tilldelas även sakkunniga till verksamheten. Självdeklaration här visas självdeklarationsstrukturen och självdeklarationen som verksamheten fyller i. Ärende här visas ärendestrukturen och man kan skapa/editera och stänga ärenden. Här kan man även fylla i, godkänna och underkänna självdeklarationen. Här skapas, publiceras och stängs granskningen. Granskning här påbörjas och genomförs en skapad granskning i Easy. Hjälp här visas information om EASY. Här finns också användarmanualen tillgänglig on-line i pdf format.

ANVÄNDARMANUAL EASY 14 (53) Vilka flikar användaren ser i Easy varierar beroende på vilken roll man har loggat in sig som. I nedanstående tabell visas vilka roller som har tillgång till vilka flikar: Flik Roll Domänansvarig Sakkunnig Domänförvaltare Regelverksansvarig Regelverksförvaltare Objektsansvarig Objektsförvaltare Verksamhetsansvarig Granskningsansvarig Granskare Hem X X X X X X X X X X Regelverk X X X X X X X X Användare X X Mina Domäner X X Objekt X X Självdeklaration X X Ärende X X X X Granskning X X Hjälp X X X X X X X X X X Tabell 1 - Roller 2.6 Vyer Det finns två vyer i användargränssnittet trädvyn och editeringsvyn. I trädvyn visas trädstrukturer av Easy-entiteterna, den varierar beroende på vilken flik man har valt. För de olika flikarna visas följande: Regelverksstrukturen (Regelverksfliken)

Användarstrukturen (Användarfliken) Domänstrukturen (Mina Domänerfliken) Objektstrukturen (Ditt Objektfliken) Självdeklarationsstrukturen (Självdeklarationsfliken) Ärendestrukturen (Ärendefliken) Granskningsstrukturen (Granskningsfliken) ANVÄNDARMANUAL EASY 15 (53) I editeringsvyn kan man göra följande, det krävs dock att man är inloggad som en viss roll (se tabell 1 vilken roll som kommer åt vilka flikar): Hantera dina regelverk Administrera användare och roller Administrera objekt Editera ärenden för objektsansvarig Editera självdeklarationen Editera ärenden för verksamhetsansvarig Editera granskningsärenden Alla flikar har en meny som heter Visa, därifrån kan man välja om man vill komprimera eller expandera i trädstrukturen. Markera i trädstrukturen först, välj därefter menyn Visa och något av följande alternativ: Figur 7 Visa menyn Det finns även snabbkommandon för de två valen. Notera att visa-menyn kan skilja sig åt beroende på vilken tabb användaren är i. 2.7 Inkomna aktiviteter till dig I rutan för Inkomna aktiviteter till dig, i fliken Hem, visas meddelanden som berör dig och vad man ska göra. Exempel på aktiviteter kan vara:

Påbörja din granskning av Verksamhet Apoteket x. Granska den publicerade granskningen av x. Uppdatera din självdeklaration för x ANVÄNDARMANUAL EASY 16 (53) Ta bort aktiviteter gör man genom att markera en aktivitet och tryck på knappen med det röda krysset och texten Ta bort markerad aktivitet i rutan Inkomna Aktiviteter Till Dig. 2.8 Inkomna meddelanden till dig I rutan för Inkomna meddelanden i till dig, i fliken Hem, visas meddelanden om vad som händer kring de olika aktiviteterna. Exempel på meddelanden kan vara: En granskning har skapats för x Resultatet är nu tillgängligt för granskning x självdeklaration är nu godkänd Nytt ärende skapat för x Ta bort meddelanden gör man genom att markera ett meddelande och tryck på knappen med det röda krysset och texten Ta bort markerat meddelande i rutan Inkomna meddelanden till dig. 2.9 Information om dig I rutan för Information om dig visas uppgifter om ID-sträng, Autentisering, e- post och vilken aktiv roll man har. Här loggar man även ut. 2.10 Knappar Ett antal knappar används i olika vyer av EASY. Knapparnas funktion förklaras kortfattat nedan. Editera Spara Ångra Ta bort Ladda om sidan

ANVÄNDARMANUAL EASY 17 (53) Generera rapport/exportera Addera post Expandera/komprimera eller

ANVÄNDARMANUAL EASY 18 (53) 3 Inloggning För att komma åt EASY måste användaren autentiseras och auktoriseras genom ett inloggningsförfarande. Inloggning sker genom ett eller flera av följande sätt: SITHS kort BankID Mobilt BankID Tidigare Nordea E-legitimation (numer en del av BankID) Man ansluter till tjänsten via en kompatibel webbläsare: Internet Explorer v7, v8, v9, v10 och v11 Google Chrome v. 9 eller senare Firefox v. 6 eller senare Från och med Easy version 2.5.5 är det möjligt att logga in med Mobilt BankID vilket möjliggör att man kan nå Easy med surfplatta eller mobiltelefon. Easy är dock inte anpassat för dessa typer av enheter och är följaktligen inte testat för dem heller. Det finns av den orsaken en uppenbar risk att man stöter på problem om man försöker jobba med Easy via surfplatta eller mobiltelefon. Logga in i Easy via Sjunet med BankID eller Nordea E-legitimation: https://bankid.easy.sjunet.org Logga in i Easy via Sjunet med SITHS kort: https://easy.sjunet.org Logga in i Easy via Internet med BankID eller Nordea E-legitimation: https://bankid.easy.inera.se Logga in i Easy via Internet med SITHS kort: https://easy.inera.se Logga in i Easy demomiljö över Internet med BankID eller Nordea E- legitimation: https://bankid.demo.easy.inera.se Logga in i Easy demomiljö över Internet med SITHS kort: https://demo.easy.inera.se Domänansvarig måste se till att uppgifter så som HSA-ID för de som använder SITHS kort finns inlagt i EASY. För de som använder BankID eller Nordea E- legitimation måste uppgifter så som personnummer finnas inlagt i EASY. När man byter autentiseringsform mellan BankID och SITHS, måste alltid webbläsaren stängas. Alternativt att välja i Internet Explorer i menyn Verktyg välja Internetalternativ välj då fliken Innehåll och där trycka på knappen "Rensa SSL-tillstånd".

ANVÄNDARMANUAL EASY 19 (53) 3.1 SITHS De som har SITHS kort kan använda det för att logga in. Vid inloggning anges PIN-koden som finns till kortet. För att SITHS-kortet skall fungera krävs en programvara som heter NetID installerat på datorn. Kontakta SITHS förvaltning för ytterligare information. 3.2 BankID Många banker stödjer BankID. Information om vilka banker som stödjer BankID finns på deras hemsida www.bankid.com. Man behöver ha klienten BankID (eller motsvarande) nedladdad och installerad. Denna finns och ladda ned på bland annat BankID s hemsida, Swedbank eller så kan man söka på nätet efter flera alternativ. Det finns också möjlighet att logga in med Mobilt BankID. Man måste då ha BankID säkerhetsapp installerad på sin mobila enhet. För Android kan den hämtas från Google play (https://play.google.com/store) och för Iphone hämtas den via AppStore. När man väljer att logga in med BankID kommer man till den inloggningssida som visas i figuren nedan. Där väljer man om man vill logga in med BankID på fil/kort eller Mobilt BankID genom att klicka på respektive knapp. BankID på fil/kort används normalt om man loggar in från en PC eller laptop. Man kan dock logga in på en PC eller laptop med Mobilt BankID, men det kräver tillgång till en mobil enhet såsom mobiltelefon eller surfplatta med BankID säkerhetsapp installerad. Beroende på vilket val man gjort så finns beskrivning av fortsatt inloggningsprocedur i ett av kommande två kapitel.

Figur 8 Initial sida för inloggning med BankID ANVÄNDARMANUAL EASY 20 (53) 3.2.1 Inloggning med BankID på fil/kort Om man valt inloggning med BankID på fil/kort, blir man kvar på samma inloggningssida. Ytterligare en textrad visas under knapparna, Klicka här för att öppna ditt lokala BankID-säkerhetsprogram och legitimera dig. Klicka på textraden för att komma vidare. Se figur nedan. Figur 9 Inloggning med BankID på fil/kort Nu öppnas ett nytt fönster där man legitimerar sig genom att skriva sitt lösenord för BankID på fil och klicka på knappen Jag legitimerar mig. 3.2.2 Inloggning med Mobilt BankID Om man valt inloggning med Mobilt BankID, öppnas ett nytt fönster där man anger sitt personnummer med 12 siffror utan bindestreck. Se figur nedan. Man startar därefter BankID säkerhetsapp på sin mobila enhet, exempelvis en mobiltelefon, och trycker OK. Nu kan man ange sin pinkod för Mobilt BankID på sin mobila enhet och därmed slutföra inloggningen med Mobilt BankID.

ANVÄNDARMANUAL EASY 21 (53) Figur 10 Inloggning med Mobilt BankID 3.3 Nordea E-legitimation Nordea E-legitimation fungerade tidigare också som autentiseringsform i Easy. Nordea E-legitimation har numer införlivats i BankID. 3.4 Val av aktiv roll Inloggningsproceduren avslutas genom att man väljer i vilken roll man vill logga in. En användare kan ha flera roller i Easy, men endast en roll kan väljas per inloggning. Rollen man väljer kallas aktiv roll. Om man vill byta aktiv roll så måste man logga ut och logga in på nytt. Figur 11 Val av aktiv roll

4 Processinställningar ANVÄNDARMANUAL EASY 22 (53) På objektsnivå kan man välja att slå på eller stänga av viss funktionalitet i Easy s.k. processinställning. Processinställningar kan endast göras av person som tilldelats rollen systemadministratör i Easy. Inställningar för aktuellt objekt kan ses av objektsansvarig och objektsförvaltare i fliken Objekt, vyn Administrera objekt under rubriken Processinställningar för objekt. Figuren nedan visar vilka processinställningar som är möjliga. En bock i rutan innebär att funktionaliteten är påslagen för aktuellt objekt. Figur 12 Processinställningar för objekt

5 Domänansvarig/domänförvaltare ANVÄNDARMANUAL EASY 23 (53) En domänansvarig/domänförvaltare kan hantera en eller flera domäner. Det är endast den domänansvarige som kan ta bort en domän. Det är endast den domänansvarige/domänförvaltare som har skapat en användare som kan se dess personnummer. Inera väljer ut vilka domänansvariga som skall kunna skapa nya domäner. Domänansvarig kan genomföra följande aktiviteter i Easy: Ta bort domän Lägg till/ta bort domänförvaltare till domän Domänansvarig och domänförvaltare kan genomföra följande aktiviter: Editera domän Skapa/editera/ta bort objekt Skapa/editera/ta bort regelverk Skapa/editera/inaktivera/ta bort användare Tilldela användaren roller För att kunna arbeta med en domän och användarna måste man ha behörighet till Easy och vara inloggad som domänansvarig eller domänförvaltare. 5.1 Editera/ta bort domän Domänansvarig/förvaltare editerar domäner, men endast domänansvarig kan ta bort domäner. Ändra en befintlig domäntitel gör man genom att markera domänen i fliken Mina domäner. Befintlig information om domänen visas i fliken Information i vyn Administrera domän. Tryck på knappen med pennan och utför ändringar. Tryck på knappen Spara, ändringen är nu sparad. Ta bort en skapad domän gör man genom att markera domänen i Domänrutan, då visas domänen i rutan Administrera domän, tryck då på det röda krysset. Domänen är nu borttagen. För att kunna ta bort en domän måste den vara tom. 5.2 Lägg till/ta bort domänförvaltare till en domän Domänansvarig kan koppla domänförvaltare till sin domän. Domänförvaltaren kan utföra alla uppgifter som en domänansvarig kan med undantaget skapa och ändra domän. Koppla domänförvaltare till sin egen domän gör man genom att välja en domän i fliken Mina domäner. Då visas domänen i vyn Administrera domän. Ur listan för valbara domänförvaltare markerar man en användare och därefter trycker man på knappen med den gröna högerpilen. Användaren finns nu med i listan för valda domänförvaltare. Se även kap Skapa/editera och ta bort användare.

ANVÄNDARMANUAL EASY 24 (53) Ta bort en domänförvaltare gör man genom att markera en användare ur listan för valda domänförvaltare och därefter trycka på knappen med den gröna vänsterpilen. Användaren finns nu med i listan för valbara domänförvaltare. 5.3 Skapa/editera och ta bort objekt Domänansvarig/förvaltare skapar, editerar och tar bort objekt. Skapa ett objekt görs under fliken Mina domäner, välj Skapa nytt objekt ur menyn Objekt. I vyn Administrera domän fyller man i titeln och objektsansvarig i fliken Information, tryck därefter på knappen Spara. Det nya objektet finns nu med i vyn Domän. Ångra skapandet av nytt objekt gör man genom att trycka på knappen Ångra. Figur 13 Skapa objekt Ta bort ett skapat objekt gör man genom att markera objektet i vyn Domän, då visas objektet i vyn Administrera domän, tryck då på det röda krysset i fliken Information. Objektet är nu borttaget. För att kunna ta bort ett objekt måste det vara tomt. Ändra ett befintligt objekts titel eller objektsansvarig gör man genom att markera objektet i vyn Domän, befintlig information om objektet visas i fliken Information i vyn Administrera domän. Tryck på knappen med pennan och utför ändringar. Tryck på knappen Spara och ändringen är nu sparad. 5.4 Skapa/editera och ta bort regelverk Domänansvarig/förvaltare skapar, editerar och tar bort regelverk. Skapa ett regelverk görs under fliken Mina domäner. Välj Skapa nytt regelverk ur menyn Regelverk. I fliken Information i vyn Administrera domän fyller man i titeln och väljer regelverksansvarig. Tryck därefter på knappen Spara. Det nya regelverket finns nu med i vyn Domän. Ångra skapandet av nytt regelverket gör man genom att trycka på knappen Ångra.

ANVÄNDARMANUAL EASY 25 (53) Figur 14 Skapa regelverk Ta bort ett skapat regelverk gör man genom att markera regelverket i vyn Domän, då visas regelverket i vyn Administrera domän. Tryck då på det röda krysset och regelverket är nu borttaget. För att kunna ta bort ett regelverk måste det vara tomt. Ändra titel eller ansvarig för ett befintligt regelverk gör man genom att markera regelverket i vyn Domän. Befintlig information om regelverket visas i fliken Information i vyn Administrera domän. Tryck på knappen med pennan och utför ändringar. Tryck på knappen Spara, ändringen är nu sparad. 5.5 Skapa/editera/inaktivera och ta bort användare Som domänansvarig/förvaltare kan man skapa användare till domänen man har skapat. Detta gör man under fliken Användare. Välj Skapa ny användare i menyn Administrera användare. I vyn Administrera användare och roller visas följande bild:

Figur 15 Administrera användare och roller ANVÄNDARMANUAL EASY 26 (53) Välj domän och fyll i fälten Förnamn, Efternamn, Tillhörighet, HSA ID, Personnummer, E-post och Telefon Välj om användaren skall vara Globalt valbar och/eller Domänskapare. Tryck på knappen Spara ändringar. För att logga in med SITHS-kort måste HSA ID vara angivet och för inloggning med alternativ autentisering behöver personnummer vara angivet. Domänansvarig kan välja att göra en användare globalt valbar. Användaren blir då synlig i samtliga domäner. Ta bort en användare gör man genom att markera användaren i Användarrutan, då visas användaren i vyn Administrera användare och roller, tryck då på det röda krysset i fliken Information. Användaren är nu borttagen. För att kunna ta bort en användare måste den vara inaktiv dvs. inte ha någon roll tilldelad (se kap 4.6 Tilldela användaren roller). Ändra en befintlig användare gör man genom att markera en användare i vyn Användare, befintlig information om användaren visas i vyn Administrera användare och roller. Tryck på knappen med pennan i fliken Information och utför ändringar. Tryck på knappen Spara, ändringen är nu sparad. 5.6 Tilldela användaren roller Som domänansvarig/förvaltare kan man koppla användare till de olika rollerna. I de domäner man inte är ansvarig för ser man endast vilken/vilka roller en användare har och kan inte göra några ändringar. Koppla användare till en roll gör man under fliken Användare. Markera en användare i vyn Användare. I vyn Administrera användare och roller visas en lista av valbara roller i fliken Valda roller, markera en roll och tryck därefter på knappen med den gröna högerpilen. Den valda rollen finns nu med i listan valda roller. Vill man ta bort en roll från en användare väljer man en roll i listan valda roller och trycker därefter på knappen med den gröna vänsterpilen. Rollen har nu flyttats till listan med valbara roller. Om man vill göra en användare inaktiv så får man se till att användaren inte har någon roll tilldelad.

ANVÄNDARMANUAL EASY 27 (53) 6 Regelverksansvarig/regelverksförvaltare Som regelverksansvarig/förvaltare hanterar man ett eller flera regelverk. Ett regelverk består av kategorier, regler, deklarationspunkter och kontrollpunkter. Regelverket skapas av domänansvarig eller domänförvaltaren, därefter kan regelverksansvarig och regelverksförvaltaren skapa kategorier, regler, deklarationspunkter och kontrollpunkter. Regelverksansvarig/ regelverksförvaltare kan genomföra följande aktiviteter i EASY: Skapa/Ta bort/ändra kategorier Skapa/ Ta bort/ Ändra regler Skapa/ Ta bort/ Ändra deklarationspunkter Skapa/ Ta bort/ Ändra kontrollpunkter Exportera regelverk Importera regelverk från Excel Lägga till eller ta bort regelverksförvaltare för regelverket (endast regelverksansvarig) Skapa/Ta bort standardfraser Publicera ett regelverk Skapa en ny version av regelverket För att kunna arbeta med regelverket måste man ha behörighet till EASY och vara inloggad som regelverksansvarig/förvaltare. Regelverket måste även vara opublicerat. För att ändra ett publicerat regelverk måste man skapa en ny version av regelverket. 6.1 Skapa/Ta bort/ändra kategorier En kategori är en huvudgruppering för en regel, d.v.s. den beskriver det område som regeln omfattar. En kategori innehåller en eller flera regler. Nedan beskrivs hur man skapar kategorier för ett regelverk: I vyn för regelverk börjar man med att skapa en ny kategori i regelverket genom att markera ett regelverk. Välj därefter Skapa ny kategori i menyn Kategori. Då visas vyn Hantera Dina Regelverk, fyll i titel och beskrivning. Tryck därefter på knappen Spara. Följande meddelande visas i en informationsruta: Den nya kategorin är nu inlagd i regelverket. Den nya kategorin syns nu även i vyn Regelverk under det regelverk där man har skapat den nya kategorin. Det finns även en Ångra knapp ifall man vill ta bort den ifyllda texten.

ANVÄNDARMANUAL EASY 28 (53) Figur 16 Kategori Ta bort en skapad kategori gör man genom att markera kategorin i vyn Regelverk, då visas kategorin i vyn Hantera Dina Regelverk, tryck då på det röda krysset. Kategorin är nu borttagen. Ändra en befintlig kategori gör man genom att markera kategori i vyn Regelverk, befintlig information om kategorin visas i vyn Hantera dina regelverk. Tryck på knappen med pennan och utför ändringar. Tryck på knappen Spara. Följande meddelande visas i en informationsruta: Uppdatering av regelverksnoden är nu sparad. 6.2 Skapa/ Ta bort/ Ändra regler En regel beskriver någonting som skall följas för att regeln ska vara uppfylld. En regel innehåller en eller flera deklarationspunkter. Nedan beskrivs hur man skapar regler för ett regelverk. För att kunna skapa regler måste det finnas minst en kategori skapad. Markera den kategori man vill att regeln ska tillhöra. Välj Skapa ny regel i menyn Regel. Då visas vyn Hantera dina regelverk, fyll i titel, referens och beskrivning. Tryck därefter på knappen Spara. Följande meddelande visas i en informationsruta: Den nya regeln är nu inlagd i regelverket. Den nya regeln syns nu även i vyn Regelverk under den kategori man har skapat den nya regeln. Det finns även en Ångra knapp ifall man vill ta bort den ifyllda texten.

ANVÄNDARMANUAL EASY 29 (53) Figur 17 Regel Ta bort en skapad regel gör man genom att markera regeln i vyn Regelverk, då visas regeln i vyn Hantera dina regelverk, tryck då på det röda krysset. Regeln är nu borttagen. Ändra en befintlig regel gör man genom att markera regeln i vyn Regelverk, befintlig information om regeln visas i vyn Hantera dina regelverk. Tryck på knappen med pennan och utför ändringar och därefter tryck på Spara. Följande meddelande visas i en informationsruta: Uppdatering av regelverksnoden är nu sparad. 6.3 Skapa/ Ta bort/ Ändra deklarationspunkter En deklarationspunkt är en fråga kopplad till en överliggande regel gällande regelns uppfyllnad. En deklarationspunkt innehåller en eller flera kontrollpunkter. Nedan beskrivs hur man skapar deklarationspunkter för ett regelverk. För att kunna skapa deklarationspunkter måste det finnas minst en regel skapad. Markera den regel man vill att deklarationspunkten ska tillhöra. Välj Skapa ny deklarationspunkt i menyn Deklaration. Då visas vyn Hantera dina regelverk, fyll i titel och beskrivning. Markera även i rutorna om något av följande krav krävs: Skall krav, Detaljerat svar krävs eller Deklarations bilaga krävs. Tryck därefter på knappen Spara. Följande meddelande visas i en informationsruta: Den nya deklarationspunkten är nu inlagd i regelverket. Den nya deklarationspunkten syns nu även i vyn Regelverk under den regel man har skapat den nya deklarationspunkten. Det finns även en Ångra knapp ifall man vill ta bort den ifyllda texten. Figur 18 Deklarationspunkt Ta bort en skapad deklarationspunkt gör man genom att markera deklarationspunkten i vyn Regelverk, då visas deklarationspunkten i vyn

ANVÄNDARMANUAL EASY 30 (53) Hantera dina regelverk, tryck då på det röda krysset. Deklarationspunkten är nu borttagen. Ändra en befintlig deklarationspunkt gör man genom att markera deklarationspunkten i vyn Regelverk, befintlig information om deklarationspunkten visas i vyn Hantera dina regelverk. Tryck på knappen med pennan och utför ändringar och därefter tryck på Spara. Följande meddelande visas i en informationsruta: Uppdatering av regelverksnoden är nu sparad. 6.4 Skapa/ Ta bort/ Ändra kontrollpunkter En kontrollpunkt är ett område att kontrollera gällande den överliggande regelns uppfyllnad. Nedan beskrivs hur man skapar kontrollpunkter för ett regelverk. För att kunna skapa kontrollpunkter måste det finnas minst en deklarationspunkt skapad. Marker den deklarationspunkt man vill att kontrollpunkten ska tillhöra. Välj Skapa ny kontrollpunkt i menyn Kontroll. Då visas vyn Hantera dina regelverk, fyll i titel och beskrivning. Ange även vilken viktning (1-4) och nivå (Liten, Medium eller Hög) kontrollpunkten ska ha. Tryck därefter på knappen Spara. Följande meddelande visas i en informationsruta: Den nya kontrollpunkten är nu inlagd i regelverket. Det finns även en Ångra knapp ifall man vill ta bort den ifyllda texten. Figur 19 Kontrollpunkt Ta bort en skapad kontrollpunkt gör man genom att markera kontrollpunkten i vyn Regelverk, då visas kontrollpunkten i vyn Hantera dina regelverk, tryck då på det röda krysset. Kontrollpunkten är nu borttagen. Ändra en befintlig kontrollpunkt gör man genom att markera kontrollpunkten i vyn Regelverk, befintlig information om kontrollpunkten visas i vyn Hantera Dina Regelverk. Tryck på knappen med pennan och utför ändringar och därefter tryck på Spara. Följande meddelande visas i en informationsruta: Uppdatering av regelverksnoden är nu sparad. 6.5 Information om regelverket

ANVÄNDARMANUAL EASY 31 (53) Som regelverksansvarig/förvaltare kan man se information om regelverk. Detta kan man se under fliken Regelverk. Markera ett regelverk i vyn Regelverk, expandera fliken Information i vyn Hantera dina regelverk. Följande information visas: Regelverkets titel Kommentar till nuvarande regelverksversion Regelverksansvarig Nuvarande version på regelverket Domän Status för den aktuella versionen av regelverket 6.6 Exportera regelverk Som regelverksansvarig/förvaltare kan man exportera sitt regelverk till en Excelfil. Markera ett regelverk, i vyn Regelverk. I fönstret Hantera dina regelverk expanderar man fliken Funktioner för import och export av regelverk och trycker därefter på knappen Exportera regelverk till Excel. Nu skapas en Excelfil med regelverket i som man får spara ned på lämpligt ställe. 6.7 Importera regelverk från Excel Som regelverksansvarig/förvaltare kan man importera ett regelverk i Excel format till EASY. För att kunna importera ett regelverk måste man ha skapat ett regelverk, regelverket får ej innehålla några underliggande noder för då visas inte knappen Importera regelverk från Excel. Den Excel-fil man vill importera måste vara stängd. Importera ett regelverk genom att markera ett regelverk i vyn Regelverk. I vyn Hantera dina regelverk expanderar man fliken Funktioner för import och export av regelverk och trycker därefter på knappen Importera regelverk från Excel. Uppladdning av filen sker och en informationsruta visar att regelverket är uppdaterat.

ANVÄNDARMANUAL EASY 32 (53) Figur 20 Informationruta uppdatering regelverk 6.8 Lägga till eller ta bort regelverksförvaltare för regelverket En regelverksansvarig kan utse en eller flera regelverksförvaltare till ett regelverk. Regelverksförvaltare lägger man till genom att markera ett regelverk i vyn Regelverk och expandera fliken Regelverksförvaltare i vyn Hantera dina regelverk. Markera en valbar regelverksförvaltare i rutan Valbara regelverksförvaltare, tryck därefter på knappen med den gröna högerpilen. Regelverksförvaltaren finns nu i rutan Valda regelverksförvaltare och inte i rutan Valbara regelverksförvaltare. Ta bort en regelverksförvaltare gör man genom att markera en regelverksförvaltare i rutan Valda regelverksförvaltare, tryck därefter på knappen med den gröna vänsterpilen. Regelverksförvaltaren finns nu i rutan Valbara regelverksförvaltare och inte i rutan Valda regelverksförvaltare. 6.9 Skapa/Ta bort standardfraser Standardfraser används för att beskriva avvikelser i en granskning på kategorinivå. Regelverksansvarig/förvaltare skapar standardfraser som en granskare sedan kan välja för en avvikelse på kategorinivå, t.ex. EJ UPPFYLLD. Skapa standardfraser gör man genom att markera ett regelverk, i vyn Regelverk. I vyn Hantera dina regelverk expanderar man fliken Standardfraser. Skriv in en fras i textrutan och tryck på knappen Lägg till standardfras. Standardfrasen visas i en tabell nedanför. Man kan ta bort en

ANVÄNDARMANUAL EASY 33 (53) standardfras genom att markera en befintlig standardfras i tabellen och trycka på knappen Ta bort standardfras. 6.10 Publicera ett regelverk För att publicera ett regelverk markerar man ett regelverk i vyn Regelverk. Välj därefter Publicera regelverk i menyn Regelverk. Ett informationsfönster visas om att regelverket publicerats och att berörda objektsansvariga är notifierade. 6.11 Skapa en ny version av ett regelverk För att skapa en ny version av ett regelverk markerar man ett regelverk i vyn Regelverk. Välj därefter Skapa ny version i menyn Regelverk, samt om det är en liten eller stor förändring av regelverket. Ett informationsfönster visas om att en ny version av regelverket skapats. En version av ett regelverk anges på formatet n.m, där n och m är heltal. n används då man gör en större förändring av en version av ett regelverk och m när man gör en mindre förändring. Exempelvis så blir första versionen av ett regelverk 1.0. Om man gör en större förändring så blir nästa version 2.0. Om man däremot gör en mindre förändring så blir nästa version 1.1.

7 Objektsansvarig/förvaltare ANVÄNDARMANUAL EASY 34 (53) För att kunna arbeta med objekt/ärenden/självdeklarationer måste man ha behörighet till EASY och vara inloggad som objektsansvarig eller objektsförvaltare. Objektsansvarig/förvaltare har behörighet till Regelverksfliken, men kan endast läsa i de befintliga regelverken. Som objektsansvarig/förvaltare kan man hantera objekt och verksamheter under fliken Objekt. Objektsansvarig/förvaltares kan genomföra följande aktiviteter: Editera objekt Lägga till/ta bort objektsförvaltare (endast objektansvarig) Skapa/Editera verksamhet Lägga till/ta bort sakkunnig (endast objektansvarig) Som Objektsansvarig/förvaltare kan man hantera ärenden och självdeklarationer och detta gör man under fliken Ärenden. Objektsansvarig/förvaltares uppgift är att: Skapa/Editera ärenden Stänga ärendet (endast objektansvarig) Godkänna/Underkänna svaren i självdeklarationen (endast objektansvarig) Underkänn självdeklaration (endast objektansvarig) Godkänn självdeklaration (endast objektansvarig) Editera självdeklarationen Addera/ta bort bilagor till självdeklaration Skapa ny granskning för ärendet Publicera granskning för verksamheten (endast objektansvarig) Kommentera granskning Återremittera granskning Stänga granskning 7.1 Editera objekt Objektsansvarig/förvaltare kan editera objektets titel. Skapa och ta bort objekt gör domänansvarig och domänförvaltare. Editera objektets titel gör man genom att markera ett objekt i vyn Objektet. Information om objektet visas i fliken Information i vyn Administrera objekt där man kan editera genom att trycka på knappen med pennan. Om inget regelverk är valt gör man det genom att välja ett regelverk ur listan vid Regelverk och trycka på knappen Spara. Ångra ändringen gör man genom att trycka på knappen Ångra. 7.2 Lägga till objektsförvaltare/ta bort objektsförvaltare

ANVÄNDARMANUAL EASY 35 (53) Objektsansvarig kan lägga till och ta bort objektsförvaltare. Markera ett objekt i vyn Objekt, i vyn Administrera objekt visas information om objektet. Expandera fliken Objektsförvaltare, markera den objektsförvaltare som man vill lägga till i rutan Valbara objektsförvaltare och tryck på knappen med den gröna högerpilen. Objektsförvaltaren finns nu med i rutan för Valda objektsförvaltare. För att ta bort en objektsförvaltare markera man en objektsförvaltare i rutan Valda objektsförvaltare och tryck därefter på knappen med den gröna vänsterpilen. Objektsförvaltaren finns nu med i rutan för Valbara objektsförvaltare. 7.3 Skapa ny verksamhet/editera verksamhet Objektsansvarig/förvaltare kan skapa en ny verksamhet för ett objekt under fliken Objekt. Detta gör man genom att markera ett objekt i vyn Objektet, välj Skapa ny verksamhet ur menyn Verksamhet. I vyn Administrera objekt fyller man i verksamhetens titel, ansvarig och typ av verksamhet, tryck därefter på knappen Spara. Ångra skapandet av ny verksamhet gör man genom att trycka på knappen Ångra. Figur 21 Skapa verksamhet Editera en verksamhet gör man genom att markera en verksamhet i vyn Objektet, i vyn Administrera objekt trycker man på knappen med pennan och utför ändringar. Tryck på knappen Spara för att spara ändringen eller knappen Ångra om man ångrar ändringen. 7.4 Lägga till sakkunnig/ta bort sakkunnig Lägga till sakkunnig till verksamhet gör man genom att markera en verksamhet i vyn Objektet, i fliken Sakkunniga i vyn Administrera objekt finns en ruta med Valbara sakkunniga. Välj en sakkunnig och tryck på knappen med den gröna högerpilen. Den sakkunnige finns nu i rutan för Valda sakkunniga.

ANVÄNDARMANUAL EASY 36 (53) Ta bort sakkunnig från verksamheten gör man genom att markera en verksamhet i vyn Objektet, i fliken Sakkunniga i vyn Administrera objekt finns en ruta med Valda sakkunniga. Välj en sakkunnig och tryck på knappen med den gröna vänsterpilen. Den sakkunnige finns nu i rutan för Valbara sakkunniga. 7.5 Skapa/Editera ärenden Objektsansvarig/förvaltare skapar och administrera ett ärende dvs. självdeklarationen och eventuellt granskning. Skapa ett ärende görs under fliken Ärenden. Markera ett förvaltningsobjekt i vyn Ärenden och välj därefter Skapa nytt ärende ur menyn Ärenden. I vyn Editera ärenden för objektsansvarig fyller man i Titel, Verksamhet, Kommentarer från objektsrepresentant på ärende och tryck på Spara, se figur 13. Figur 22 Skapa ärende Det nyskapade ärendet finns nu med i vyn Ärenden under det aktuella förvaltningsobjektet. Editera ett ärende gör man genom att markera ett ärende i vyn Ärende, i vyn Editera ärenden för objektsansvarig trycker man på knappen med pennan och utför ändringar. Tryck på knappen Spara för att spara ändringen eller knappen Ångra om man ångrar ändringen. I fliken Ärenden kan man välja vilka ärenden som skall visas. Välj lämpligt alternativ i menyn Filtrering. Valbara alternativ är Visa stängda ärenden, Dölj stängda ärenden och Visa endast ärenden med öppna/initierade självdeklarationer. Status på en självdeklaration visas genom en ikon framför ärendet i fliken Ärenden. Gul markering innebär att självdeklarationen är initierad, grön innebär besvarad självdeklaration och grå markering indikerar att självdeklarationen är stängd.

ANVÄNDARMANUAL EASY 37 (53) 7.6 Godkänna/underkänna svaren i självdeklarationen För att kunna godkänna självdeklarationen måste verksamhetsansvarig ha fyllt i självdeklarationen och publicerat den. Välj fliken Ärenden, markera en deklarationspunkt som tillhör en självdeklaration. I vyn Editera ärenden för objektsansvarig kan objektsansvarig bedöma om deklarationspunkten ska underkännas, godkännas eller anges som inte tillämbar genom att markera ett av alternativen. Om en deklarationspunkt godkänns blir det en grön markering framför deklarationspunkten i vyn Ärenden och röd om man underkänner den. Om deklarationspunkten anges som inte tillämpbar blir det en grå markering. Om man för pekaren över en deklarationspunkt i vyn Ärenden så visas den regel, med rubrik och beskrivning, till vilken deklarationspunkten relaterar. 7.7 Editera självdeklarationen Editera en självdeklaration gör man genom att markera en självdeklaration i vyn Ärenden, i vyn Editera ärenden för objektsansvarig trycker man på knappen med pennan och utför ändringar. Tryck på knappen Spara föra att spara ändringen eller knappen Ångra om man ångrar ändringen. 7.8 Addera bilagor till själdeklarationen (SITHS) Objektansvarig/objektförvaltare i SITHS organisationen har möjlighet att addera och ta bort bilagor till en självdeklaration. Denna möjlighet finns inte för objektansvarig/objektförvaltare i Sjunet organisationen. Bilagor till en självdeklaration adderas genom att markera en självdeklaration i vyn Ärenden. Expandera fliken Ladda upp bilagor i vyn Editera ärenden för objektansvarig, klicka på knappen Uppdatera och välj en fil att ladda upp. Uppladdningen startas genom att klicka på knappen Starta uppladdning. När uppladdningen är klar kommer bilagan att synas i självdeklarationen i vyn Ärenden. 7.9 Ta bort bilagor till självdeklarationen (SITHS) Objektansvarig/objektförvaltare i SITHS organisationen har möjlighet att addera och ta bort bilagor till en självdeklaration. Denna möjlighet finns inte objektansvarig/objektförvaltare i Sjunet organisationen. Objektansvarig i SITHS organisationen kan ta bort bilagor i ärenden som är stängda med självdeklarationen arkiverad.

ANVÄNDARMANUAL EASY 38 (53) En bilaga till en självdeklaration tas bort genom att markera en bilaga i en självdeklaration i vyn Ärenden. Expandera fliken Självdeklaration för Verksamhetsnamn i vyn Editera ärenden för objektansvarig och klicka på knappen Ta bort (röda krysset i övre högra hörnet). Ett fönster för konfirmering av borttagning dyker upp på skärmen. 7.10 Låsa självdeklarationen En besvarad självdeklaration kan låsas av objektansvarig/objektförvaltare för att förhindra att ändringar införs under tiden man behandlar självdeklarationen. Självdeklarationen låses genom att välja fliken Ärenden, markera en självdeklaration samt välja Lås besvarad självdeklaration ur menyn Självdeklaration. 7.11 Låsa upp självdeklarationen Självdeklarationen låses genom att välja fliken Ärenden, markera en självdeklaration samt välja Lås upp självdeklaration ur menyn Självdeklaration. 7.12 Godkänn självdeklarationen För att kunna godkänna självdeklarationen måste verksamhetsansvarig fyllt i självdeklarationen och publicerat den. Objektsansvarig måste även ha godkänt svaren i självdeklarationen. Välj fliken Ärenden, markera en självdeklaration, välj Godkänn självdeklaration ur menyn Självdeklaration. Ett Informationsfönster visas och e-post är skickat för att underrätta verksamhetsansvarig om att självdeklarationen är godkänd. I vyn Editera ärenden för objektsansvarig visas nu att statusen på självdeklarationen är godkänd. 7.13 Begära komplettering av självdeklaration För att kunna begära komplettering på självdeklarationen måste verksamhetsansvarig ha fyllt i självdeklarationen och publicerat den. Välj fliken Ärenden, markera en självdeklaration, begär komplettering på självdeklarationen genom att välja Begär komplettering på självdeklaration ur menyn Självdeklaration. Ett Informationsfönster visas och e-post är skickas för att underrätta verksamhetsansvarig om att komplettering begärts på självdeklarationen. I vyn Editera ärenden för objektsansvarig visas nu att statusen på självdeklarationen är öppen.

7.14 Underkänn självdeklaration ANVÄNDARMANUAL EASY 39 (53) För att kunna underkänna självdeklarationen måste verksamhetsansvarig ha fyllt i självdeklarationen och publicerat den. Välj fliken Ärenden, markera en självdeklaration, underkänn självdeklarationen genom att välja Underkänn självdeklaration ur menyn Självdeklaration. Ett Informationsfönster visas och e-post är skickad för underrätta verksamhetsansvarig om att självdeklarationen är underkänd. I vyn Editera ärenden för objektsansvarig visas nu att statusen på självdeklarationen är öppen. 7.15 Stänga ärendet När en självdeklaration är godkänd kan man stänga ärendet. Välj fliken Ärenden. Stäng ärendet genom att markera självdeklarationen i vyn Ärenden, välj Stäng ärende ur menyn Ärenden. I vyn Editera ärende för objektsansvarig är statusen på självdeklarationen ändrad till stängd och i fönstret Ärenden är det stängda ärendet grått. 7.16 Skapa/Editera granskning för ärende Om man vill granska en självdeklaration så får man skapa en granskning för ett existerande ärende. Välj fliken Ärenden, markera ett ärende och välj Skapa ny granskning för ärende i menyn Granskning. Nedanstående ruta visas, fyll i Titel, välj granskningsansvarig, nivå och kategorigränsvärde och fyll i objektsförvaltarens kommentar. Tryck därefter på Spara, vill man ångra skapa ny granskning så tryck på knappen Ångra. Det nya granskningsärendet visas nu i vyn Ärenden. Ett informationsfönster visas och e-post är skickat för underrätta granskningsansvarig att objektsansvarig har skapat en granskning.