Uppdaterad 18/2-2011 Ilona Hedin/Maj-Len Holm Innehållsförteckning 1. Registrering av försäljningsorder... 1 Fliken Order... 2 Fliken Faktura... 3 Fliken Leverans... 3 Fliken Detaljer... 3 2. Uppläggning av ny mall för huvud- eller bottentext i försäljningsorder... 6 Fliken Texter... 6 3. Ta bort en rad på försäljningsorder... 9 4. Manual för kopiering av försäljningsorder... 9 5. Fakturering... 11 6. Inomstatlig kundfakturering... 13 7. Kreditfaktura... 14 1. Registrering av försäljningsorder När du ska fakturera en kund börjar du med att göra en försäljningsorder. Klicka på Logistik Order/fakturering - Försäljningsorder - Registrering/underhåll av försäljningsorder. Bilden för registrering/underhåll av försäljningsorder består av 7 flikar. För att överhuvudtaget komma vidare med försäljningsordern måste vissa saker fyllas i i orderfliken. 1
Fliken Order Börja med att fylla i kundnummer. Känner man inte till kundnumret kan man få fram en sökbild genom att trycka på F9-tangenten. Man kan börja eller avsluta kundnamnet med *. Skriv t.ex. 311000*och tryck på Sök-knappen eller F7. Dubbelklicka på den kund du vill ha. Är kunden inte upplagd, kontakta Ekonomiavdelningen så att de lägger upp den i kundreskontra. När du skrivit in rätt kundnummer, tabba då vidare till följande fält: Att ansvarig och säljare är samma person (under interna referenser). Här finns en rullningslist där man väljer vilken person som skall stå som ansvarig. Saknas personen du skall sätta som Att ansvarig/säljare kontakta då ekonomiavdelningen så hjälper de till och lägger upp personen. Att ansvarig står som Vår Referens på kundfakturan. Beställare: Här anges kundens referensnamn eller kod och den kommer att stå med på fakturan under Er referens uppe till vänster. Extern referens: Det som skrivs här blir vår verifikationstext (den text som skrivs på fakturan syns inte på verifikationen i huvudboken). Anger du kostnadsställe här i Order bilden går det inte att ändra den senare i konteringsbilden. Lämna därför båda Kst och Proj tomt. Perioden är oftast den perioden som är öppen och den kommer upp automatisk. Best datum är dagens datum. Status: Om man ångrar en order eller inte ska fakturera den parkerar man eller spärrar den genom att välja Status (se rullist). Motpart: Motparten kommer upp automatiskt beroende på vilken kund har valts. 2
Fliken Faktura Fliken faktura innehåller endast betalningsvillkor. Här kan du ändra från 30 dagar ner till 10 dagar och upp till 60 dagar. Betalningsvillkoren styrs annars som huvudregel från kundupplägget. Här kan du också ändra valuta som ska kunden faktureras i. Fliken Leverans Under leveransadress kan du (tillfälligt för den fakturan) lägga till eventuellt tillägg/specifikation i adressen, t.ex. c/o-adress, särskild avdelning etc. Fliken Detaljer I denna flik registrerar man vad det är som ska faktureras. Här finns en ruta där man ska ange vad som faktureras och även konteringen för detta. Första gången du skall göra en order finns inte alla fält som du behöver med i fliken. Börja med att skriva in den artikel du ska fakturera. Artikelnummer är det samma som intäktskontot men med en extra siffra på slutet. Det finns alltså ett artikelnummer upplagt för samtliga intäktskonton, dock ej för bidrag eftersom dessa inte ska faktureras utan rekvireras. Artiklarna får du fram snabbast när du står i rad Artikel och trycker du F9 och sedan F7-tagenten eller Hjälp och fälthjälp på verktygsmenyn. Välj artikel och dubbelklicka raden så kommer du tillbaks till konteringsbilden. Se nästa bild. 3
Efter att du fyllt i artikelnumret klickar du på Arkiv i menyn och väljer Fönsteralternativ. Här kan du med hjälp av kryss välja vilka fält som skall finnas i detaljfliken. Kryssa i vad du tycker att du behöver använda varje gång när du fakturerar. Sätt en bock i används som förslag och klicka på spara. Du får en fråga om vad du vill kalla konteringsmallen. Du kan kalla den vad som helst t.ex. Min konteringsmall. 4
Nu är det dags att göra färdigt försäljningsordern. I fältet Beskrivning står i utgångsläget namnet på den artikel du har valt. Det är denna beskrivningstext som kommer ut som text på fakturan så det är bra att ändra denna till en text som säger lite mer om vad som sålts. Markera fältet Beskrivning och skriv över texten. Det får inte plats så mycket text på denna rad. För att kunna skriva ytterligare text dubbelklickar du i fältet och kommer då in i ett antal undermenyer (flikar). Välj fliken 4. Spec för att fylla på ytterligare text. Denna text kommer som en undertext till det du skrev i beskrivningen tidigare. På både texten i beskrivning och spec. kan man välja teckensnitt och storlek genom att klicka på Format och sedan Teckensnitt. Mellanlagra med F11 och stäng bilden med det nedre krysset till höger. Enhet anges med ST, ANT eller timmar. Enheten kommer upp automatisk beroende på vilken artikel nummer anges. Antal anges hur många ST, ANT eller timmar som ska faktureras. Enhetsprisen anges manuellt. Net.val.bel är lika med Antal x Enhetspris. 5
På samma faktura kan man ibland behöva fakturera för olika artiklar eller tjänster (olika artikelnummer) eller artiklarna kan ha olika pris. Då kan man lägga till fler rader genom att klicka på Ny rad uppe på verktygsfältet. Det går också att radera rader om det blev fel genom att markera raden och välja Redigera/radera rad. 2. Uppläggning av ny mall för huvud- eller bottentext i försäljningsorder Fliken Texter Det går att lägga upp mallar för huvud- eller botten text i försäljningsorder genom att välja Flik 5. Texter. Huvudtexten kommer överst på fakturan och kan skrivas med fetstil. Bottentexten kommer under alla artikelraderna. För att spara huvud och bottentexter gör du som följer: Skriv in den text du vill använda i det stora fältet Skriv sedan ett namn på den Huvud/Botten text som du vill spara Välj Verktyg, Redigera och Spara mallen. Så är mallen sparad! 6
Nästa gång när du fakturerar kan du enkelt välja huvudtext eller bottentext i rullningslistan som du tidigare hade sparat. 7
Det går att ta bort textmallar också. Gå in på Verktyg/Redigera och välj ta bort textmallar. Välj den textmall du vill ta bort och tryck på OK 8
3. Ta bort en rad på försäljningsorder Om du vill ta bort en artikelrad som blivit felaktig på din försäljningsorder så går det inte bara att ta bort den (efter när man har sparat ordern) utan du måste först ändra status från N till P (parkerad). Detta går att göra även om du har kört testfakturan. När orderraden har fått status P kommer den inte med på fakturan. S Status för orderraden Giltiga värden: N Normal P Parkerad (restorder) D Delfakturerad F Fakturerad T Avslutad Orderrader som har status D kan du inte sätta till T. 4. Manual för kopiering av försäljningsorder När du ska skriva flera kundfakturor med samma text kan du kopiera ordern så att du slipper skriva samma saker flera gånger, t ex en kurs ska debiteras ut till alla deltagare. Gör så här: Skriv den första ordern med texter och kontering precis som vanligt, skriv upp vilket ordernummer du har. När du skall göra nästa order fyller du i första fliken som vanligt. När du kommer till fliken Detaljer går du till Verktygsmenyn och väljer Kopiera. En bild kommer fram där du ska ange dokumenttyp: Försäljningsorder samt Dokumentnummer d v s vilken ordernumret du vill kopiera. Om du sätter en bock i Behåll kontering får du med hela konteringssträngen också. Klicka på OK och dina orderdetaljer kommer fram. Se bild nästa sida. 9
Bilden nedan visar hur det kan se ut när du har kopierat in alla orderdetaljer. Sedan lagrar du ordern och får ett nytt ordernummer. På det sättet får du samma belopp, text och kontering på flera order till olika personer/företag. Spara sedan ordern för att få ett nytt ordernummer. 10
5. Fakturering När du är färdig med försäljningsordern kan du välja att antigen fakturera skarpt direkt eller att göra en testfaktura först. Testfaktura För att göra en testfaktura klickar du på Fakturering i menyn. Välj testkörning faktura/testkörning pappersfaktura och följande bild kommer upp. Ange från vilket ordernummer och till vilket ordernummer du vill göra testfaktura. Obs för myndigheter (oftast statliga) som har elektronisk fakturahantering väljer du Testkörning Svefaktura. Välj variant eller klicka på + tecknet bredvid Testkörning fakturor. Tryck F12 eller Spara för att göra beställningen. Gå in under Underhåll av beställda rapporter som finns som ikon på verktygsraden. När testfakturan (SO09) har fått status T kan du dubbelklicka på raden och får då upp första testfakturan på skärmen. Klicka på skrivaren så får du ut den på papper. 11
Om det är några ändringar som du vill göra kan du gå tillbaka till försäljningsordern och ändra där. Här syns både huvudtexten och bottentexten på Faktura test som lades tidigare in. Fakturering När fakturan är färdig för att skickas till kund, gå då vidare och välj Fakturering. Beställ utskriften på samma sätt som testfakturan. Spara rapporten och skriv ut den under Underhåll av beställda rapporter. Rapporten heter SO13. Se bild på nästa sida. 12
6. Inomstatlig kundfakturering De inomstatliga kundfakturorna skall skickas elektronisk via fakturaväxel. Nedan följer några saker som är viktiga att tänka på. Det är viktigt att ha en referenskod för kunden. För att få rätt referenskod måste kontakt tas med kunden. När försäljningsordern registreras skall referenskoden skrivas in i fältet Beställare i Orderfliken. Koden kan skrivas på vilken rad som helst. När försäljningsordern är färdig välj Fakturering/Fakturering Svefaktura och spara. Fakturan går direkt till kunden via fakturaväxel. Om man vill ha pappersutskrift, ta kopia av fakturan. 13
7. Kreditfaktura När du skall göra en kreditfaktura gör du på samma sätt som en debetfaktura. Skillnaden är att du sätter minus (-) tecken framför beloppet när du registrerar försäljningsordern. Då känner systemet av att det skall vara en kreditfaktura. Flikarna Info och Noteringar används ej. 14