Datum 2011-10-04 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandling av ramavtal avseende konsulter för utredningar, undersökningar och analyser Dnr 11-8652
Upphandling av ramavtal avseende konsulter för utredningar, undersökningar och analyser Diarienummer 11-8652 Författare Anna-Karin Hellsten Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 Stockholm 08-678 55 00 pts@pts.se www.pts.se Post- och telestyrelsen 2
Innehåll Om PTS 4 1 Upphandlingens syfte och utformning 5 1.1 Upphandlingsprocessen 5 2 Krav på anbudsgivaren 7 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet 7 2.1.1 Beskrivning av företaget 7 2.2 Juridisk ställning 7 2.2.1 Registreringsbevis 7 2.2.2 Skattekontroll 7 2.2.3 Sanningsförsäkran 7 2.3 Ekonomisk ställning 8 2.3.1 Kreditupplysning 8 3 Formella krav 9 3.1 Språk 9 3.2 Acceptans av villkor 9 3.3 Avtalsperiod 9 3.4 Svarsmall 9 3.5 Kommersiella villkor i övrigt 10 3.6 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid 10 3.7 Undertecknande, behörig företrädare 10 4 Allmänna förutsättningar för anbudet 11 4.1 Upphandlingsform 11 4.2 Anbudets form och antal 11 4.3 Frågor och svar 11 4.4 Sekretess 11 4.5 Kontaktperson 12 4.6 Inlämnande av anbud 12 Bilagor till förfrågningsunderlaget: 1a. Kvalificering område a (inkl. svarsmall) 1b. Kvalificering område b (inkl. svarsmall) 1c. Kvalificering område c (inkl. svarsmall + referensbilaga) 1d. Kvalificering område d (inkl. svarsmall + referensbilagor) 1e. Kvalificering område e (inkl. svarsmall + referensbilaga) 2. Ramavtalsutkast 3. Sanningsförsäkran fylls i av anbudsgivaren 4. Svarsmall för förfrågningsunderlag - fylls i av anbudsgivaren Post- och telestyrelsen 3
Om PTS Post- och telestyrelsen (PTS) är den statliga myndighet som bevakar områdena elektronisk kommunikation och post. PTS verkar för att alla i Sverige ska få tillgång till effektiva, prisvärda och säkra kommunikationer. PTS fyra övergripande mål är: långsiktig konsumentnytta långsiktigt hållbar konkurrens effektivt resursutnyttjande säker kommunikation För att nå målen arbetar PTS bland annat med att följa och bevaka utvecklingen inom aktuella områden, meddela föreskrifter, fördela tillstånd, kontrollera att aktuella lagar efterlevs och informera användare och allmänheten. PTS består av ett huvudkontor i Stockholm och fyra lokala tjänsteställen (Kiruna, Luleå, Limhamn och Sköndal). Myndigheten har ca 250 anställda, varav de flesta arbetar vid huvudkontoret. Se vidare www.pts.se. Post- och telestyrelsen 4
1 Upphandlingens syfte och utformning PTS genomför en ramavtalsupphandling med avsikt att ingå ramavtal som ska täcka myndighetens behov av konsulttjänster för utredningar, undersökningar och analyser inom ett antal olika områden. Dessa områden är: a) Tekniska undersökningar inom området radiokommunikation b) Samhällsekonomiska undersökningar inom områdena spektrum, bredbandsinfrastruktur och samhällsomfattande tjänster c) Kvantitativa undersökningar d) Kvalitativa undersökningar e) Tekniska undersökningar avseende tillämpningar och användning av informations- och kommunikationsteknik (IKT) för konsumenter Samtliga områden omfattas av ett och samma förfrågningsunderlag men ska betraktas som separata upphandlingar. Det finns möjlighet att lämna anbud på enbart ett område likväl som anbud som omfattar flera olika områden.. Varje område kommer dock att utvärderas för sig, och det innebär inget mervärde för anbudsgivare som lämnar anbud som omfattar fler än ett område. Olika utvärderingsmodeller tillämpas inom de olika områdena. Ett tilldelningsbeslut kommer att fattas för varje område. Samtliga ramavtal avses innehålla rangordnade leverantörer. För närmare information om vilka krav och vilken utvärderingsmodell m.m. som gäller för respektive område hänvisas till respektive kvalificeringsdokument, se bilaga 1a-e. 1.1 Upphandlingsprocessen När anbud har inkommit kommer PTS att utvärdera dessa. Det innebär att samtliga anbud genomgår nedanstående process. PTS konstaterar vilket eller vilka områden som anbud avser. Varje område kontrolleras och utvärderas för sig. Post- och telestyrelsen 5
Först genomförs den s.k. leverantörskvalificeringen. Det innebär att PTS säkerställer att inlämnade anbud klarar kraven i detta dokument dvs. förfrågningsunderlaget, samt de krav som framgår under avsnitt 2 (Krav på anbudsgivaren) och avsnitt 4 (Formella krav) i respektive kvalificeringsdokument bilaga 1a-e. Anbud som klarar leverantörskvalificeringen går därefter vidare till anbudsprövningen. I denna fas säkerställs att anbud klarar kraven under avsnitt 3 (Krav på tjänsten) i respektive kvalificeringsdokument bilaga 1a-e. Anbud som klarat även anbudsprövningen utvärderas därefter i enlighet med vad som framgår av avsnitt 5 (Utvärdering) i respektive kvalificeringsdokument bilaga 1a-e. När utvärdering har genomförts kommer PTS att fatta ett tilldelningsbeslut för varje område. Antal leverantörer som PTS avser att teckna ramavtal med skiljer sig åt mellan områdena, vanligast är två eller tre leverantörer. Efter fattat tilldelningsbeslut där vinnande leverantörer rangordnats är ambitionen att skriva avtal med de aktuella leverantörerna. Avropsprocessen beskrivs närmare under avsnitt 1.2 (Beskrivning av avropsprocessen) i respektive kvalificeringsdokument, bilaga 1a-1e. Post- och telestyrelsen 6
2 Krav på anbudsgivaren 2.1 Teknisk förmåga och kapacitet 2.1.1 Beskrivning av företaget Med anbud ska bifogas en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget som innehåller uppgifter om dess verksamhet relevanta för offererat område. 2.2 Juridisk ställning 2.2.1 Registreringsbevis Till anbud ska bifogas kopia av aktuellt registreringsbevis för att visa att anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, är ett registrerat företag. Utländska anbudsgivare ska bifoga liknande dokumentation från behörig myndighet i anbudsgivarens hemland. Som alternativ kan anbudsgivare istället bifoga ett intyg som styrker att anbudsgivaren är ett registrerat företag eller avge en utsaga avseende detta på heder och samvete. 2.2.2 Skattekontroll Anbudsgivaren, och eventuella underleverantörer, ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. För att säkerställa detta kommer PTS att begära in Skatteverkets blankett 4820 Begäran om upplysningar vid offentlig upphandling för samtliga svenska anbudsgivare, samt eventuella underleverantörer. Detta kommer att göras efter anbudsöppningen i samband med leverantörskvalificeringen. Inhämtade uppgifter ska visa att anbudsgivare vid tillfället för kontrollen är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter. Utländsk anbudsgivare ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och socialförsäkringsavgifter i sitt hemland genom att till anbudet bifoga intyg från berörd myndighet i anbudsgivarens hemland. Observera att det är ett ska-krav att intyg/blankett enligt detta stycke inte får vara utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. 2.2.3 Sanningsförsäkran Anbudsgivaren ska uppfylla kraven i bilaga 3, Sanningsförsäkran, underteckna sanningsförsäkran och bifoga den, alternativt lämna en förklaring till varför samtliga krav i sanningsförsäkran inte är uppfyllda. PTS gör i varje enskilt fall en bedömning av lämnad förklaring som ska godtas av PTS för att kravet ska anses vara uppfyllt. Post- och telestyrelsen 7
Observera att det är ett krav att sanningsförsäkran ska vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. 2.3 Ekonomisk ställning 2.3.1 Kreditupplysning Anbudsgivaren ska bifoga ett utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland), som visar anbudsgivarens, och eventuella underleverantörers, finansiella och ekonomiska stabilitet. Kreditvärdigheten i det lämnade intyget ska vara minst två enligt UC:s skala eller motsvarande, om inte anbudsgivaren vid förfrågan kan lämna en förklaring som kan godtas av PTS. Det vill säga ett värde lägre än två kan ändå godtas om en tillfredställande förklaring lämnas som visar att företagets kreditvärdighet är godtagbar. Observera att det är ett ska-krav att intyget om kreditupplysning inte är utfärdat tidigare än tre månader räknat från sista anbudsdag. Detta för att intyget ska vara relevant vid tidpunkten för anbuds inlämnande. Detta krav ska även uppfyllas av eventuella underleverantörer. Post- och telestyrelsen 8
3 Formella krav 3.1 Språk Anbud ska avlämnas på svenska. 3.2 Acceptans av villkor Anbud ska uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta förfrågningsunderlag. För att PTS ska ha möjlighet att utvärdera anbud är det av stor vikt att anbud innehåller samtliga begärda uppgifter. Utelämnas uppgifter kan det komma att tolkas som att kraven ej kan uppfyllas. Likaså kan oklarheter i anbud komma att betraktas som att krav inte uppfylls. Det är därför mycket viktigt att anbud är tydligt och fullständigt, eftersom det annars kan komma att leda till att anbud förkastas. Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) medger endast marginella förändringar av det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Därför är det viktigt att anbudsgivare avger sitt anbud baserat på förutsättningarna som angivits i förfrågningsunderlag med bilagor, främst kvalificeringsdokument och bifogade avtal (bilaga 1a-e och 2). Anbud med reservationer mot villkoren i förfrågningsunderlaget med bilagor kan komma att förkastas. 3.3 Avtalsperiod Avtalsperioden ska gälla för en tid av ett år räknat från och med att avtal undertecknats av båda parter, dock tidigast från och med den 18 december 2011. Avtalsperioden kan därefter förlängas med ett år i taget, om PTS senast två månader före avtalsperiodens utgång skriftligen begär detta, eller senare om båda parter godtar det. Förlängning kan dock som mest ske för sammanlagt tre år. Maximal avtalsperiod kommer således att kunna uppgå till fyra år. 3.4 Svarsmallar För att tydliggöra för PTS vilka av förfrågningsunderlagets krav som uppfylls respektive inte uppfylls ska anbudsgivare fylla i den svarsmall som finns bifogad i bilaga 4 och lämna in den tillsammans med sitt anbud. Svar ska markeras genom att anbudsgivare sanningsenligt markerar med ett kryss i respektive ruta Uppfylls/Uppfylls ej. Post- och telestyrelsen 9
Till respektive kvalificeringsområde finns även svarsmallar som ska fyllas i. Observera att svarsmallen ska fyllas i fullständigt, vilket innebär att för alla krav ska det markeras antingen JA eller NEJ. Markering av NEJ tolkas som att aktuellt krav inte uppfylls/aktuellt villkor inte accepteras, vilket kan leda till att anbudet förkastas. Svarsmallen kan skrivas ut och fyllas i för hand alternativt fyllas i med hjälp av Excel innan utskrift sker. 3.5 Kommersiella villkor i övrigt Bifogat utkast till ramavtal ska gälla, se bilaga 2. Smärre ändringar kan komma att göras i samband med avtalsteckning. 3.6 Sista anbudsdag och anbudets bindningstid Skriftligt anbud ska vara PTS tillhanda senast den 14 november 2011 och ska vara bindande t.o.m. den 14 mars 2012. För det fallet att upphandlingen begärs överprövad ska anbud vara bindande ytterligare sex månader. 3.7 Undertecknande, behörig företrädare Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Post- och telestyrelsen 10
4 Allmänna förutsättningar för anbudet 4.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). 4.2 Anbudets form och antal Anbud bör upprättas i lika ordningsföljd som förfrågningsunderlaget inklusive kvalificeringsdokument samt hänvisa till de punkter som anges i detta material. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. Anbud och informationsmaterial önskas i två exemplar, ett original och en kopia. Handlingar och intyg enligt punkterna 2.2.1 och 2.3.1 kan lämnas i ett exemplar. 4.3 Frågor och svar PTS vill uppmana och uppmuntra anbudsgivare att ställa frågor kring alla eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget och dess bilagor. Under anbudstiden är det möjligt att med ledning av ställda frågor rätta och tydliggöra det annonserade underlaget. Efter anbudstidens utgång är möjligheterna till sådana tydliggöranden mycket små. Frågor angående förfrågningsunderlaget och övriga däri ingående handlingar ställs skriftligen via e-post eller post till upphandlingsjurist Anna-Karin Hellsten. E-post: anna-karin.hellsten@pts.se Postadress: PTS, att Anna-Karin Hellsten, Box 5398, 102 49 Stockholm PTS vill ha alla frågor senast den 7 november för att kunna publicera svaren så att de kommer samtliga anbudsgivare till del. Inkomna frågor kommer att besvaras genom publicering på PTS hemsida www.pts.se/upphandling. Det är upp till varje anbudsgivare att själv hålla sig informerad om den information som PTS publicerar på hemsidan. 4.4 Sekretess Anbud som lämnas in till PTS omfattas av absolut sekretess till dess att alla anbud eller erbjudanden offentliggjorts, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts, dvs. i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats (se 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Efter att tilldelningsbeslut har fattats gäller enligt 31 kap. 16 samma lag sekretess bl.a. hos myndighet för uppgift om affärs- eller Post- och telestyrelsen 11
driftsförhållande för enskild, som [ ] har trätt i affärsförbindelse med myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Ni ges härmed tillfälle att ange vilka uppgifter som ni anser känsliga från sekretessynpunkt samt av vilken särskild anledning ni kan antas lida skada om dessa röjs. Observera dock att PTS inte är bunden av er bedömning utan kommer att företa en självständig prövning. 4.5 Kontaktperson Anbud bör innehålla uppgift om vem hos anbudsgivaren som är kontaktperson för anbudet och kontaktuppgifter till denne. Om leverantören önskar kontakt via e-post bör adress för detta anges. 4.6 Inlämnande av anbud Anbud i anonymt slutet kuvert märkt Anbud Upphandling av ramavtal, Dnr 11-8652, Område X (ange områden som omfattas av anbudet) insändes till: Registrator Post- och telestyrelsen Box 5398 102 49 STOCKHOLM Anbud kan även lämnas till PTS reception på Valhallavägen 117 i Stockholm. Receptionen har öppet kl. 08.00-17.00 varje helgfri vardag, med undantag för vissa vardagar före helgdag. Stockholm den 4 oktober 2011 Anna-Karin Hellsten Upphandlingsjurist Charlotte Murray Upphandlingschef Post- och telestyrelsen 12