Sammanträdesprotokoll Blad 1 (5) Plats och tid Beslutande Onsdag 13 maj 2015, kl 9.10-11.30 Sjögatan 28, Sammanträdesrum A 319 Catharina Fredriksson, ordförande Dag Bergentoft Birgitta Luoto Patrik Edström Björn Johansson, tjänstgörande suppleant för Patrik Renfors Övriga deltagare Ingela Wahlstam, suppleant Leif Thor, suppleant Birger Svensson, ordförande Kustbostäder AB Charlotte Johansson, VD Per Alm, VD dotterbolagen Lisa Sollenborn, sekreterare Magnus Pettersson, ekonomichef Oxelösunds kommun Peter Söderman, PWC Underskrifter Sekreterare Lisa Sollenborn Paragrafer 13-29 Ordförande Catharina Fredriksson Justerande.. Dag Bergentoft
Sammanträdesprotokoll Blad 2 13 Mötets öppnande Ordföranden förklarar mötet öppnat. Presentationsrunda av närvarande ledamöter och suppleanter. Björn Johansson tjänstgör eftersom Patrik Renfors inte är närvarande. 14 Val av justerare Dag Bergentoft utses att justera dagens protokoll. 15 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs med tillägget fastställande av ägarombud för dotterbolagen. 16 Fastställande av ordförande och vice ordförande Kommunfullmäktige har 2015-04-01 33 utsett Catharina Fredriksson till ordförande och Patrik Renfors till vice ordförande i Oxelösunds kommuns förvaltnings AB. Beslutet gäller under innevarande mandatperiod till slutet av den bolagsstämma som följer efter nästa val till Kommunfullmäktige. Styrelsen fastställer Catharina Fredriksson som ordförande och Patrik Renfors som vice ordförande i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. 17 Föregående protokoll Föregående styrelseprotokoll läggs till handlingarna. 18 Val av sekreterare Styrelsen utser Lisa Sollenborn till sekreterare. 19 Firmateckning Dnr Förab 2015.9 Förslag på firmatecknare har varit bifogad kallelsen. Styrelsen beslutar att bolagets firma tecknas förutom av styrelsen i förening, också av styrelsens ordförande Catharina Fredriksson eller vice ordförande Patrik Renfors, i förening med verkställande direktören Charlotte Johansson samt av verkställande direktören Charlotte Johansson beträffande löpande förvaltningsåtgärder enligt kap 8 36 i Aktiebolagslagen.
Sammanträdesprotokoll Blad 3 20 Arbetsordning för styrelsen Dnr Förab 2015.10 Förslag till arbetsordning för styrelsen har varit bifogad kallelsen. Styrelsen fastställer föreslagen arbetsordning med tillägget att styrelsen ska fastslå av Kommunfullmäktige utsedda ägarombud till dotterbolagen. 21 VD-instruktion Dnr Förab 2015.11 Förslag till instruktion för VD har varit bifogad kallelsen. Styrelsen fastställer föreslagen instruktion för VD. 22 Attestreglemente Dnr Förab 2015.12 Förslag till attestreglemente har varit bifogad kallelsen. Styrelsen fastställer föreslaget attestreglemente. 23 Ägarombud för dotterbolagen Kommunfullmäktige har utsett Mayvor Lundberg som ägarombud och Linda Hägglund som ersättande ägarombud i Kustbostäder i Oxelösund AB och Oxelö Energi AB. Styrelsen fastställer i enlighet med Kommunfullmäktiges beslut Mayvor Lundberg som ägarombud och Linda Hägglund som ersättande ägarombud i Kustbostäder i Oxelösund AB och Oxelö Energi AB. 24 Ekonomiskt utfall per april Dnr Förab 2015.5 VD presenterar ekonomiskt utfall per april. Styrelsen lägger ekonomirapporten till handlingarna. 25 Avkastningsplan Dnr Förab 2015.13 Magnus Pettersson och Peter Söderman informerar om framtaget förslag till avkastningsplan. Avkastningsplanen är ett led i den översyn och revidering av styrdokument för de kommunala bolagen som har gjorts det senaste året. På nästa sammanträde ska avkastningsplanen beslutas. Till dess behöver nivåerna sättas, övervägningar kring avkastningstrappa och riskpremier göras samt förslag till fortsatt process tas fram. Redovisning av bolagens behov framöver kring konsolidering etcetera behöver också tas fram.
Sammanträdesprotokoll Blad 4 26 Företagspolicy och övriga ägardirektiv Förabs stämma har tagit emot reviderad företagspolicy och övriga ägardirektiv. Styrelsen tar emot och antar företagspolicy och övriga ägardirektiv samt vidarebefordrar desamma till dotterbolagen. 27 Info/lägesrapport dotterbolagen Dotterbolagens VD Per Alm berättar om verksamheterna i bolagen, organisation, styrdokument, ekonomi och vad som är på gång. KBAB - Gällande ekonomin så följer den på det stora hela planen. - Nyproduktion Bolaget inväntar förhandsbesked för bygglov för fastighet på Norra Malmgatan. Förfrågningsunderlag för Norra Malmgatan pågår. Detaljplanearbete för området i Frösäng pågår. Diskussioner förs med PEAB och HSB om att eventuellt blockhyra några lägenheter på Villabacken. Bolaget har tittat på koncept en Bo klok och NCC Design Quattro för Malmgatan. Upphandling måste göras. - Arbete pågår med att avyttra Hantverkshuset. OEAB - Gällande ekonomin så är prognosen att budgeten kommer att klaras. - Bixia Uppgörelse görs när Växjö energi AB kliver av. Aktierna löses in av Bixia och en fondemission kommer att genomföras. Oxelösund jobbar för ett minskat borgensåtagande. I Bixia fortsatt fokus på resultatet och att sänka kostnaderna. - Bixia ProWin AB (vindkraftbolag) Elprisutvecklingen styr bolagets ekonomi och är en utmaning. - Fjärrledning Oxelösund Nyköping. Har gjort ett omtag i processen och det finns nu två spår. Huvudspår just nu en större ledning som klarar 60 MW. Trepartsuppgörelse ska göras. - Taxor Fjärrvärme-, renhållnings- och elnätstaxorna ska vara oförändrade. Förslag att höja VA-taxan med 2 % och anslutningsavgiften med 10 %. Styrelsen tackar för informationen. 28 Utbildning för nya styrelsen VD Charlotte Johansson presenterar planerad utbildning för Förab:s styrelse. 8 juni på ordinarie sammanträde övergripande om koncernen och styrdokument. 3 och 10 september Förab bjuds in till Kustbostäders och Oxelö Energis utbildning. 13 oktober på ordinarie sammanträde ränteswappar. Ordföranden informerar också om årets sammanträdestider. 8 juni kl. 9.00 13 oktober kl. 13.15 21 december kl. 9.00
Sammanträdesprotokoll Blad 5 29 Informationssammanträde I samband med Kommunfullmäktiges sammanträde 10 juni genomförs det årliga informationssammanträdet för Kommunfullmäktige och allmänheten som Förab ska anordna. Hamnen kommer också att delta.