1 Allmänna uppgifter upphandlar - -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. 1.1 Upphandlande myndighet och enheter Härnösands kommun, 212000-2403 Kramfors kommun, 212000-2429 Sollefteå kommun, 211000-2437 Sundsvalls kommun, 212000-2411 Timrå kommun, 212000-2395 Ånge kommun, 212000-2387 Örnsköldsviks kommun, 212000-2445 På uppdrag av ovanstående utförs upphandlingen av: Nygatan 16 891 88 Örnsköldsvik Handläggare: Malin Nyman Upphandlande myndigheter och enheter är nedan kallad beställare. 1.2 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen (2007:1091) om Offentlig Upphandling (LOU). 1.3 Beskrivning/Omfattning Inköp och leverans av biblioteksmedia och läromedel för successivt uttag under avtalstiden. Omfattningen i kronor för biblioteksmedia och läromedel i respektive kommun (baserat på senaste årets statistik, 2011-10-01--2012-09-30). Dessa angivna volymer ska endast ses som en vägledning och kommunernas behov kan komma att ändras under avtalstiden. Härnösand, biblioteksmedia 1 082 075 kr och läromedel 2 098 751 kr Kramfors, biblioteksmedia 1 066 559 kr och läromedel 1 591 250 kr Sollefteå, biblioteksmedia 711 319 kr och läromedel 2 279 598 kr Sundsvall, biblioteksmedia 2 786 901 kr och läromedel 5 954 939 kr Timrå, biblioteksmedia 511 263 kr och läromedel 1 294 872 kr Ånge, biblioteksmedia 553 601 kr och läromedel 910 281 kr Örnsköldsvik, biblioteksmedia 1 800 717 kr och läromedel 4 288 961 kr 1.3.1 Avtalets omfattning för biblioteksmedia Med biblioteksmedia avses bland annat biblioteksutrustade böcker, outrustade böcker, ljudböcker, Talbok/ Daisy, musik, DVD filmer, och TV-spel/PC-spel, utländsk litteratur samt tidningar och tidskrifter för utlåning på offentliga bibliotek. E-böcker är undantagna och ingår inte i denna upphandling. 1
Beställning sker löpande under året. Se bifogade bilagor: Kravspecifikation A, Böcker och ljudböcker Kravspecifikation B, Talbok/ Daisy Kravspecifikation C, Film, spel och musik Kravspecifikation D, Tidningar och tidskrifter. 1.3.2 Avtalets omfattning för läromedel Med läromedel avses allt tryckt material både på svenska och utländska språk med tillhörande komponenter, CD, DVD samt annat elektroniskt undervisningsmaterial för förskola, grundskola, gymnasium, särskola, gymnasiesärskola samt kommunal vuxenutbildning. Skolorna gör i huvudsak sina största beställningar av läromedel på våren innan vårterminen slutar och beställningen ska kunna levereras senast till skolstarten i augusti. Utöver detta sker löpande beställningar under året. Se bifogad bilaga Kravspecifikation E, läromedel. 1.4 Pris och rabatter/påslag Samtliga kostnader ska vara inräknade i anbudspriset. Enligt Lagen om offentlig upphandling får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. 1.4.1 Pris Pris anges utifrån bifogad prisbilaga. Anbudspriser ska anges netto, exkl. mervärdeskatt och i Svensk valuta. 1.4.2 Rabatter/påslag Rabatter/påslag anges utifrån bifogad prisbilaga. 1.5 Avtalstid Kontrakt tecknas genom ramavtal under tiden 2013-04-01-2015-03-31 med möjlighet till förlängning på 1 + 1 år Första förlängningsoptionen löper till och med 2016-03-31 Andra förlängningsoptionen löper till och med 2017-03-31 Om inget annat meddelas senast sex månader innan avtalstidens slut sker automatisk förlängning av avtalet enligt avtalade villkor. När alla förlängningsoptioner nyttjats upphör avtalet automatiskt att gälla. 1.6 Anbudets form 1.6.1 Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas på en, flera eller alla grupper. Samtliga objekt per grupp ska offereras. Utvärdering sker per grupp. Upphandlingen är uppdelad i följande grupper (finns separat kravspecifikation för varje grupp A-E): 2
A - Böcker - Böcker och ljudböcker B - Talbok/ Daisy C - Film, musik och spel D - Tidningar och tidskrifter E - Läromedel Avtal kan komma att tecknas med en eller flera leverantörer, dock max en leverantör per grupp (A-E). 1.7 Handlingar som ska medfölja anbudet De webbaserade bilagorna skallkrav och utvärdering ska fyllas i och bifogas anbudet. Bifogad prisbilaga ska fyllas i och bifogas anbudet 1.8 Bevis och intyg Bevis och intyg för att styrka ställda krav kan komma att begäras in. I dessa fall sker det på anmodan. 1.9 Fabrikat Anbudsgivare får lämna anbud på annat likvärdigt fabrikat än vad som (i vissa fall) angivits. 1.10 Information/kommunikation Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. Detta säkerställer du genom att registrera dig hos e-avrop som prenumerant på aktuell upphandling, se www.e-avrop.com. 1.10.1 Frågor och svar under anbudstiden Om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande önskas ska begäran ställas via e-avrop senast 2013-02-26. Frågor och svar kommer sedan att distribueras till samtliga intressenter via e-avrop. Frågor på telefon besvaras ej. 1.11 Förfrågningsunderlagets utformning Eventuella synpunkter på förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor ska påtalas innan tiden för frågor och svars utgång. 1.12 Inlämnande av anbud Upphandlande myndighet använder sig av elektronisk anbudsmottagning via e-avrop. Information om hur du lämnar elektroniskt anbud finns på www.e-avrop.com. Anbud tas ej emot via vanlig e-post eller fax. 1.12.1 Anbudsinlämning En anbudsgivaren kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Anbudsgivaren är registrerad och inloggad på e-avrop 3
Anbudsgivaren är prenumerant på förfrågningsunderlaget Klicka på länken Lämna anbud, OBS! en andra inloggning krävs för att lämna anbud. Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Anbudsgivaren loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades. 1.13 Anbudets form och innehåll Anbudet: bör innehålla namn på kontaktperson och telefonnummer, om möjligt även e-postadress ska vara skrivet på svenska. 1.14 Sista anbudsdag Anbud ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2013-03-05. För sent inkommet anbud beaktas ej. 1.15 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltigt till och med 2013-06-03. 1.16 Avbrytande av upphandling Beställaren äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan saklig anledning inte kan fullföljas. 1.17 Tilldelningsbeslut/besked Efter det att tilldelningsbeslut (beslut om leverantör) fattats upphör den absoluta sekretessen för upphandlingen. Kommunerna kommer genom Örnsköldsviks kommun därefter att skicka ut information till varje anbudsgivare om beslut och skälen till det. Tidigast tio dagar senare kommer skriftligt upphandlingskontrakt med vald leverantör att tecknas. 1.18 Sekretess Anbudsgivare ska i anbudet ange om någon information i anbudet önskas sekretessbeläggas. En tydlig hänvisning om vilka delar som bör omfattas av sekretess och skälen för sekretess ska anges i den webbaserade bilagan skallkrav. gör en sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs ut. Vidare kan kommunens sekretessbeslut komma att ändras efter överklagande. Observera att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad sekretesslagen. 2 Krav på anbudsgivaren Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 1-2 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Leverantören ska vara registrerad för F-skatt eller likvärdigt. 4
2.1 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska ha erforderlig erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget och vara ett företag som har levererat offererade varor till offentlig verksamhet tidigare. 2.1.1 Kompetens Samtliga för uppdraget aktuella personer ska ha erforderlig kompetens för uppdraget. 3 Anbudsprövning Anbudsprövningen sker i två steg: kvalificering av anbudsgivare och anbudsutvärdering. Prövningen kommer att ske utifrån anbudsgivarens skriftliga redogörelse. 3.1 Kvalificeringsfasen Kvalificeringsfasen omfattar formell prövning av anbudsgivarens lämplighet med avseende till dennes: Tekniskt och yrkesmässiga kapacitet Uppfyllande av i förfrågan ställda ska-krav. 3.2 Utvärderingsfasen I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. 3.3 Vinnande anbud Det anbud som har lägst pris ska antas. Varje grupp (A-E) utvärderas separat och det är den anbudsgivare som har lägst utvärderingssumma på respektive grupp som utses som vinnare. 5