Föreskrifter. Information om enheten. Upphandlingen. Den upphandlande myndigheten:

Transkript

1 Föreskrifter Information om enheten Den upphandlande myndigheten: Umeå energi är ett energi- och kommunikationsföretag som siktar på att göra en stark varumärkesresa, där vi tydligt ska kraftsamla och växla upp vår kommunikation för att nå nya höjder. Vi söker nu er som vill vara med på den resan och bidra med att uppnå våra höga varumärkesmål och stärka vår marknadsposition. Umeå Energi har en tydlig lokal profil med bra utgångsvärden, men här finns en stor potential att bygga ett ännu tydligare varumärke med starka mervärden. Vi är verksamma inom fem affärsområden; Värme, Elnät, Elhandel, Umenet och Sol, Vind och Vatten. Vi erbjuder fjärrvärme och fjärrkyla för ett gott inomhusklimat, samt el, bredband och kabel-tv. Vi säljer energi till cirka privat- och företagskunder i hela landet, där huvudmålgruppen återfinns på den lokla marknaden. Vi hjälper också våra kunder med energianalyser och energispartips. Koncernen har ca 300 medarbetare och omsätter 1,8 miljarder kronor. Umeå Energi är både miljö- och arbetsmiljöcertifierat (ISO 14001, OHSAS 18001) Läs gärna mer om oss på Upphandlingen inbjuder till anbudsgivning gällande - -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar med diarienummer Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. Syfte Löpevägen Syftet är att säkerställa Umeå Energis varierande och komplexa behov av tjänster inom kommunikation för de närmaste två åren. Uppskattat värde 1,3 MSEK i byråarvode. Omfattning För detta avtalsområde efterfrågas leverantörer som utifrån givet kreativt koncept och kanalval ska bidra med formgivning och produktion av kommunikations- och reklammaterial. Umeå Energis behov omfattar allt från framställning av platsannonser, foldrar, annonser, banners, kampanjinslag på koncernwebbplats, flash/html5, produktblad, utskick (vykort, kuvert, brev), skyltar, årsredovisning, fakturabilagor, personaltidning (delvis), roll-ups och uppdatering av befintliga trycksaker - allt enligt vår grafiska profil. Uppdragen kan komma med mycket kort varsel så det är viktigt att anbudsgivaren har resurser att kunna leverera snabbt, ofta bara inom några dagar. Leverantören kommer jobba mycket nära Umeå Energis andra upphandlade byråer och med befintliga interna resurser. 1

2 Uppdrag inom detta delområde omfattar hela det utbud av tjänster som krävs för att kunna producera grafisk material. Formgivning Originalarbete Skribent Digitala produktioner, tex animationer, banners och landningssidor Bildhantering Illustrationer Informationsgrafik för alla kanaler Redigering och omarbetning av befintlig text Korrekturhantering Upphandlingens form Öppet förfarande enligt LUF (lag 2007:1092) Avtals typ Tjänster med en leverantör där samtliga villkor är fastlagda. Avtals form Avtal kommer att tecknas enligt specificerad avtalsform i så kallat helt avtal. Det betyder att vinnande bud måste kunna leverera hela omfattningen av den tjänst som efterfrågas. Anbudet ska vara bindande till och med Alternativa anbud Accepteras ej. Anbud skall utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Reservationer accepteras inte. Sekretess För hos den upphandlande enheten förvarade handlingar gäller enligt 31 kap. 16 offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) ett visst skydd för uppgifter om enskildas affärs- och driftförhållanden. När upphandlingen har slutförts är den upphandlande myndigheten skyldig att pröva en begäran om att få ut handlingar med beaktande av den ovan redovisade bestämmelsen. Leverantörer som önskar att viss uppgift i anbudet sekretessbeläggs bör ange det i anbudet, med information om vilken skada leverantören lider om den uppgiften blir känd. Observera att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad sekretesslagen. Volymer Angivna volymer gäller utan förbindelse under avtalstiden. Denna förfrågan Tillhandahållande av förfrågningsunderlag 2

3 e-avrop är vår allmänt tillgängliga databas för upphandlingar. Här kan Ni som leverantör kostnadsfritt bevaka nuvarande och kommande upphandlingar från och andra organisationer i regionen. Förfrågningsunderlaget hämtas av presumtiv anbudsgivare på Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. Klicka på länken nedan för att komma till våra aktuella upphandlingar: Registrering för utlämning av underlag För att kunna hämta underlaget måste du registrera dig på e-avrop om du inte redan gjort det. Vi rekommenderar att du registrerar ett konto i god tid innan anbudstiden löper ut. Klicka på länken nedan för att registrera ett konto på e-avrop: Om du vill veta mer om hur registreringen går till klickar du på nedanstående länk: Frågor och svar under anbudstiden Alla frågor rörande denna upphandling ska ställas elektroniskt. Ni ställer er fråga via upphandlingens annons på e-avrop. Frågor måste ställas senast den för att bli besvarade. Frågor som inkommer efter detta datum kommer inte att besvaras. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt till alla som redan hämtat ut underlaget från Frågor som besvarats publiceras i upphandlingens annons. I och med att Ni har en bevakning av upphandlingen får du även samtliga besvarade frågor via e-post. Klicka på länken nedan för mer information om Frågor & Svar: Anbudets lämnande Anbudsansökan ska lämnas elektroniskt av inloggad användare via e-avrops annons. Ni kan men bör inte lämna anbud för tidigt. Sista dag för frågor är Det kan således inkomma en fråga till och med detta datum som innebär att vi måste ändra eller omformulera våra skallkrav eller vår utvärdering för att förtydliga vårt underlag. Anbud som inkommit måste då kompleteras/göras om för att vara giltiga. Ni bör av den anledningen vänta med att lämna anbud till en eller ett par dagar före sista anbudsdag som är den Om Ni trots allt lämnat anbud i ett tidigt skede och underlaget förändras så mycket att Ni måste kompletera ert anbud eller inkoma med ett nytt anbud meddelas Ni per e-post. Ni kan alltid kontrollera ert anbud genom att logga in på e-avrop.com klicka på Mina anbud och där ifrån gå vidare till det aktuella anbudet och kontrollera det. Status framgår av inlämningssidan. Klicka på länken nedan för mer information om hur Ni lämnar elektronsikt anbud: När du lämnat anbud elektroniskt via e-avrop 3

4 När Ni klickat på knappen Skicka i anbudsinlämningen genereras ett inlämningsbevis som sammanställer det Ni just skickade. På detta inlämningsbevis finns instruktioner för hur Ni ska hantera inlämningsbeviset under rubriken Underskrift. Läs instruktionen noga och säkerställ att Ni följer den. Om anbudsinlämning och hur anbud skyddas Anbudsinlämning En leverantör kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att: Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Anbudsöppning En upphandlare kan öppna leverantörens anbud förutsatt att: Anbudets form och innehåll Anbudet skall följa förfrågningsunderlaget Pris Sista anbudsdag ej passerat Leverantören är registrerad och inloggad på e-avrop Leverantören är prenumerant på förfrågningsunderlaget Sista anbudsdag ej passerat Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades Sista anbudsdag har passerat Upphandlaren är registrerad och inloggad på e-avrop Upphandlaren är registrerad som upphandlare på den myndighet som publicerat förfrågningsunderlaget Upphandlaren har tillgång till informationen i inlämningsbeviset Vara uppställt i enlighet med fastställda formulär innehållande de uppgifter som anges i formulären Vara undertecknat av behörig Vara prissatt i SEK Vara skriftligt och avfattat på svenska Pris skall anges enligt bilaga Anbudsformulär och medsändas som bilaga till anbudet. Priset skall anges exklusive mervärdesskatt. Anbudstidens utgång Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast den För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Anbudets giltighetstid 4

5 Anbud skall vara giltigt till och med Anbudsöppning Anbudsöppning är planerad till den Varje leverantör som lämnat e-anbud meddelas i samma ögonblick som anbudet öppnas. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. Tilldelningsbeslut/besked Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar. Tilldelningsbeskedet går automatiskt till den person som lämnat anbudet och är planerad till den Förutsättning för bindande avtal Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal (upphandlingskontrakt) upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter. Avtalsspärr När en upphandlande myndighet har meddelat tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under en viss tid. När tilldelningsbeslutet skickats elektronisk (t.ex. via e-post), vilket Umeå Energi gör, gäller avtalsspärren i 10 dagar. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbesked skickats. Avtalsspärren innebär både ett förbud mot att ingå avtal och en bortre tidsgräns för när en leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. Krav på leverantör Anbudsgivare skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av bevisning/verifiering som krävs Uteslutningsgrunder Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 1 LUF föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. kommer att göra erforderliga kontroller att grund för uteslutning inte föreligger. Registrering av leverantör Leverantören ska vara registrerad i bolagsregister eller motsvarande för den typ av verksamhet upphandlingen avser. F-skatt Observera att tilldelningsbeskedet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal. Om den upphandlande myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren gjort sig skyldig till något av de i paragrafen angivna brotten ska anbudsgivaren uteslutas om inte särskilda skäl finns. Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 2 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Leverantören ska vara registrerad för F-skatt. Anbudsbedömning Om anbudsgivare inte utesluts på ovanstående grunder så bedöms inkomna anbud i två steg, en kvalificeringsfas och en utvärderingsfas. 5

6 Kvalificeringsfas I kvalificeringsfasen bedöms både anbudsgivaren och anbudet utifrån angivna krav i bilaga Kvalificering. Där har samtliga kvalificeringskrav som ställs på leverantören i denna upphandling samlats. Utvärdering av anbud Av de kvalificerade anbudsgivarna kommer anbudet med de mest ekonomiskt fördelaktiga priset att antas som vinnare. Av utvärderingsbilagan framgår hur anbuden kommer att utvärderas. 6