Förfrågningsunderlag för upphandling av Måleritjänster med ärendenummer A f.

Transkript

1 1 Allmänna uppgifter 1.1 Beteckning och benämning Förfrågningsunderlag för upphandling av med ärendenummer. 1.2 Upphandlande myndighet Upphandlingsenheten Nygatan ÖRNSKÖLDSVIK Handläggare: Åke Westin E-post: 1.3 Beskrivning/Omfattning Leverans av Målningsarbeten i kommunens fastigheter för successivt avrop under avtalstiden. Uppdraget är uppdelat i 5 geografiska områden innehållande kommunens fastigheter (se bilaga Driftsgrupper). OBS! Avser inte ÖviksHems fastigheter. Örnsköldsviks kommuns totala behov av måleriarbeten beräknas årligen uppgå till ca kr exkl. moms. Volymen varierar och kan både över och underskridas. Arbeten utförs mot timtid och specifierad materialkostnad enligt AB 04 och självkostnadsprincipen. Vid projekt överstigade 5 bb kan separat uppahndling komma att ske under förutsättning att årsvolymen uppfylls. Det åligger antagen entreprenör att när den egna kapaciteten inte räcker till anlita underentreprenör för att verkställa uppdraget. 1.4 Pris Pris skall anges per timme enligt prisbilagan. Halvt timpris utgår per påbörjad halvtimme. Prisbilagan innefattar kategorin Målare med yrkesbevis/arbetsledning. Samma timpris utgår på kategorierna målare med yrkesbevis/arbetsledning. Målare utan yrkesbevis debiteras som lärling. Vid användning av lärling sker debitering med 75 % av överenskommen ersättning för målare med yrkesbevis/arbetsledning. Anbudspriser skall anges netto, exkl. mervärdeskatt och i Svensk valuta. Samtliga kostnader skall vara inräknade i anbudspriset. Prissättning enligt AB 04;as självkostnadsprincip tillämpas på såväl arbete som material (bilaga utdrag). Enligt "Lagen om offentlig upphandling" får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. 1.5 Miljö Kommunen fäster stor vikt vid att miljöanpassade transporter och produkter offereras. Se miljöbilaga. 1

2 Leverantör/entreprenör som inte bifogat blanketten Allmän miljödeklaration ska på uppmaning insända denna till den upphandlande enheten. 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). 2.2 Avtalstid Kontrakt tecknas genom ramavtal under tiden med möjlighet till förlängning på ett + ett år. 2.3 Sista anbudsdag Anbud skall vara kommunen tillhanda senast För sent inkommet anbud beaktas ej. 2.4 Anbudsbilaga För att prövning av anbud ska kunna ske på ett korrekt sätt skall ev. bifogad bilaga fyllas i. 2.5 Fabrikat Anbudsgivare får lämna anbud på annat likvärdigt fabrikat än vad som (i vissa fall) angivits i anbudsspecifikationen. 2.6 Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas på hela respektive delar av kommunens behov enligt den geografiska indelningen på prisbilagan. 2.7 Alternativa anbud Accepteras ej. Reservationer accepteras inte. 2.8 Anbudets form och innehåll Anbudet: bör innehålla namn på kontaktperson och telefonnummer, om möjligt även e-postadress skall vara skrivet på svenska 2.9 Handlingar som skall medfölja anbudet Prisbilaga Svarsbilaga Allmän miljöbilaga 2.10 Inlämnande av anbud Vi föredrar att ta emot elektroniska anbud framför traditionell postgång och bud. Upphandlingsenheten använder sig av elektronisk anbudsmottagning via e-avrop. Anbud tas ej emot via vanlig e-post (mail) Anbudets giltighetstid 2

3 Anbud skall vara bindande t o m Frågor och svar Om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande önskas skall begäran ställas via e-avrop senast Frågor och svar kommer sedan att distribueras till samtliga intressenter Förfrågningsunderlagets utformning Eventuella synpunkter på förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor skall påtalas innan anbudstidens utgång. Vid inkommet anbud anses förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor vara accepterat. 3 Krav på anbudsgivaren Enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, äger kommunen rätt att utesluta anbudsgivare från deltagande, som efter kontroll visar sig vara i konkurs eller likvidation, föremål för ansökan om konkurs eller tvångslikvidation etc., dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga dom, står i skuld för socialförsäkringsavgifter och/eller andra skatter och avgifter eller är belastad med allvarliga fel i yrkesutövningen. Upphandlande enhet (kommunstyrelsen eller annan nämnd) har skyldighet att vid varje enskild större tjänsteupphandling eller byggentreprenad vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Vidtagna åtgärder ska vara förenliga med EG's upphandlingsdirektiv och EG-rättens grundläggande principer. Om entreprenören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för entreprenörens anställda för uppdraget. Detsamma ska gälla för eventuella underentreprenörer som entreprenören anlitat för att fullgöra avtalet. På begäran av upphandlande enhet ska entreprenören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle entreprenören brista i fullgörandet av detta åtagande äger upphandlande enhet häva avtalet om bristen är väsentlig. 3.1 Ansvarsförsäkring Skall vara enligt AB Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska ha teknisk förmåga och kapacitet samt kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Beskriv tänkt upplägg och bemanning samt bifoga företagsbeskrivning. Anbudsgivarens målare skall inneha yrkesbevis eller vara lärling. Målare utan yrkesbevis räknas som lärling. Lärling skall alltid handledas av handledare med yrkesbevis. Kravet på kapacitet varierar för respektive område enligt fastighetsbestånd. Anbudsgivaren skall senast tre dagar innan avtalstecknande visa att den personal som kommer att utföra uppdrag åt Örnsköldsviks kommun och bolag har de erfarenheter och kompetens som krävs för utförande av grunduppdraget. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis att kraven uppfylls bifoga: Exempel på uppdrag liknande detta som har utförts av anbudsgivaren under de senaste två åren. Referenter ska anges med namn, arbetsplats och telefon. 3

4 4 Anbudsprövning Anbudsprövningen sker i två steg: kvalificering av anbudsgivare och anbudsutvärdering. Prövningen kommer att ske utifrån anbudsgivarens skriftliga redogörelse. 4.1 Kvalificeringsfasen Kvalificeringsfasen omfattar formell prövning av anbudsgivarens lämplighet med avseende till dennes tekniskt och yrkesmässiga kapacitet och uppfyllande av i förfrågan ställda skallkrav. 4.2 Utvärderingsfasen I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. 4.3 Vinnande anbud Det anbud som har lägst pris skall antas. 4.4 Anbudet kan förkastas Anbud kan förkastas om begärda uppgifter är ofullständiga, om leveransföretaget inte är registrerat för redovisning, samt om företaget inte betalat skatter eller avgifter. 4.5 Tilldelningsbeslut Efter det att tilldelningsbeslut (beslut om leverantör) fattats upphör den absoluta sekretessen för upphandlingen. Kommunen kommer därefter att skicka ut information till varje anbudsgivare om beslutet och skälen till det. Tidigast tio dagar senare kommer skriftligt upphandlingskontrakt med vald leverantör att tecknas. 5 Kommersiella villkor 5.1 Svefaktura Leverantörer som kan leverera Svefaktura skall om beställare så önskar medverka till att detta införs inom 3 månader från det att beställaren begärt att få fakturorna elektroniskt. Leverantörer som inte redan vid avtalets tecknande kan leverera elektroniska fakturor enligt SFTI Svefaktura-standard skall på vara beredd att införa detta inom 6 månader. 5.2 Resor och traktamente Ersättning för rese- och traktamentskostnader för resor till och från arbetsplats inom resp. geografiskt område (se bilaga Driftsgrupper samt bilagda kartor) skall vara inkalkylerad i timkostnaden. För resor till och från arbetsplats utanför resp. geografiskt område äger leverantör rätt att ta ersättning för resekostnader (dock ej traktamentskostnader) enligt nedan: 50 kr/mil för resekostnader Milersättningen börjar gälla fr.o.m. att man lämnar sitt geografiska område och avslutas vid återkomst till området. 5.3 Leveransvillkor Material skall vara fritt levererat. 5.4 Inställesetid Framförhållning vid beställning ska eftersträvas till 2 veckor före beräknad leverans och uppdrag. 4

5 Vid speciella akuta arbeten (färdigställt arbete inom ett par dagar) har leverantören rätt att debitera 10 % extra påslag på beloppet ex. moms. Detta skall framgå vid beställning. 5.5 Förseningar Leveranser som kommer att ske för sent skall meddelas beställaren snarast efter det att detta blir känt. Om förändringen av leveranstidpunkten är, eller beräknas bli avsevärd, har beställaren rätt att häva köpet. Leverantören skall ersätta beställaren för kostnader som uppstår pga. förändring av leveranstidpunkten. 5.6 Uppföljning av utförda arbeten Parter ska årligen träffas för genomgång av utförda arbeten för att dokumentera upplevelser av följande punkter; Prissättning, korrekt bedömning. Bemötande, vid beställning, reklamationer, m.m. Tider - utförande, inställelse, framförhållning. Kvalitet på utfört arbete, produkter. Fakturering, korrekta priser, tider.m.m. Övrigt, övriga tillkommande frågor. Ovanstående protokollförs efter godkännande av parterna för arkivering i kommunens avtalsdatabas. 5.7 Allmänna bestämmelser Leveransbestämmelser: För leveranserna skall Allmänna bestämmelser AB04 gälla. 5.8 Kvantitet De angivna kvantiteterna av kommunens ungefärliga behov kan variera och således över eller underskridas. 5.9 Garantier Skall vara enligt AB Fast pris Pris skall vara fast t.o.m Efter fastprisperioden kan prisjustering ske en gång per år enligt index E84:2112 med juli som basmånad Prisvillkor Prisändringar efter fastprisperioden skall innan de träder i kraft skriftligen, senast 2 veckor före prisändringens ikraftträdande, tillställas upphandlingsenheten för godkännande. Om prisförändring inte kan accepteras äger part rätt att häva avtalet med 30 dagars uppsägning Statistik 5

6 Statistikuppgifter skall sändas till kommunen på begäran och efter avtalstidens slut. Statistik ska specificeras med antal tim och summa respektive material på artikelnivå med antal och summa Kommunens bolag och stiftelser Kommunens bolag och stiftelser skall äga rätt att köpa varor enligt samma avtal Rutiner vid beställning av tjänster Vid beställning av tjänster ska beställaren lämna följande uppgifter till leverantören: Beställarens namn Kontaktperson på arbetsplatsen (om annan än beställaren). Telefonnummer till beställaren och eventuell kontaktperson. En tydlig beskrivning av vilken tjänst som ska utföras och var. Eventuella extratjänster "när leverantören ändå är på plats" måste godkännas av beställaren innan tjänsten utförs. Förslag till lämplig tidpunkt när arbetet ska utföras. Fakturaadress, se nedan Beställaren ska kräva detta av leverantören, innan arbetet ska utföras: Leverantören ska innan arbetet påbörjas ta kontakt med beställaren eller kontaktpersonen. Vid arbetets slut ska samma person få en arbetsorder/följesedel med information om tidsåtgång (timmar angivna med siffror och text), materialåtgång och utförd tjänst som ska godkännas. Om leverantören lämnar arbetsplatsen ska beställaren/kontaktpersonen meddelas. Beställaren ska efter arbetet avslutats godkänna: Att tjänsten har utförts och håller rätt kvantitet och kvalitet. Tidsåtgång Materialåtgång Leverantörens skyldigheter: Kräva ovanstående information från beställaren. Ovanstående rutiner för tjänster ska följas Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar efter erhållen faktura med materialspecifikation och godkänd leverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter medges inte, ej heller delfakturering. Faktura ska i ett ex. sändas till angiven adress. En faktura per beställning Avtalets handlingar Om innehållet i nedan angivna handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning. Skriftliga ändringar och tillägg i avtal 6

7 Avtal Förfrågningsunderlag med bilagor Anbud Ändringar och tillägg i avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling som undertecknas av båda parter Hävning av avtal Part skall äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse. Detta under förutsättning att parterna under dokumenterade möten påtalat missförhållandet och det trots det inte åtgärdats Tvist Tvist på grund av avtalet ska avgöras av svensk domstol, om inte parterna enas om skiljeförfarande. 7