Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Datum: Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: LiU Diarienummer: LiU 1549/06-27 Linköpings universitet genomför en upphandling av frukt och leverans av denna. Ni inbjuds härmed att lämna anbud i enlighet med de förutsättningar som är angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. 1

2 1 Upphandlingsföreskrifter Inledning bakgrund Omfattning Upphandlande enhet Förteckning Frågor avseende förfrågningsunderlaget Upphandlingsform Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudets form och giltighet Anbudsinlämnande Krav på anbudsgivaren Utvärdering Formella krav enligt upphandlingsföreskrifter Kvalificering av anbudsgivare Prövning av anbud mot skallkrav Rangordning av leverantörer Beslut Offentlighet/Sekretess i upphandlingsärenden Kommersiella villkor/avtal... 9 Bilaga 1 Kravspecifikation Bilaga 2 SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter samt Information Bilaga 3 Uppgifter om anbudsgivaren Bilaga 4 Sanningsförsäkran Bilaga 5 Beställningsblankett 2

3 1 Upphandlingsföreskrifter 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet, nedan kallat LiU, inbjuder samtliga intresserade att lämna anbud på ramavtal avseende frukt och leverans av denna. Linköpings universitet har ca anställda (varav ca 2360 på Campus Valla i Linköping, ca 770 på Hälsouniversitetet i Linköping och ca 370 på Campus Norrköping), ca forskarstuderade och ca studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,5 mdr kr. Utbildning och forskning bedrivs inom Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Hälsouniversitet och området för Utbildningsvetenskap. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men ca en fjärdedel finns i Norrköping. Linköpings universitet består från årsskiftet av ca 25 enheter och institutioner. Samtliga enheter och institutioner skall ha möjlighet att beställa på detta ramavtal. 1.2 Omfattning Denna upphandling syftar till att skapa ett ramavtal omfattande frukt och leverans av denna. Upphandlingen består av tre delar. Del 1 omfattar Campus Valla (581 83) i Linköping, del 2 omfattar Hälsouniversitetet (581 85) i Linköping och del 3 omfattar Campus Norrköping (601 74) i Norrköping. Varje del består av två kategorier; kategori A: Frukt sorterad i korgar och kategori B: Osorterad frukt. Anbudsgivarna har möjlighet att välja vilken eller vilka delar och vilken eller vilka kategorier anbudsgivaren vill lämna anbud på. Del Kategori A Kategori B Del 1: Campus Valla Frukt sorterad i korgar Osorterad frukt Del 2: Hälsouniversitetet Del 3: Campus Norrköping Frukt sorterad i korgar Frukt sorterad i korgar Osorterad frukt Osorterad frukt I upphandlingen är lägsta pris det avgörande utvärderingskriteriet för val av leverantör/er/. Linköpings universitet avser att teckna avtal med maximalt tre (3) leverantörer inom varje enskilt volymintervall och leveransintervall per kategori och universitetsområde (alltså maximalt tre leverantörer inom varje ruta i respektive prisutvärderingstabell i bilaga 1). Dessa leverantörer kommer att rangordnas. Utvärderingen för val av anbudsgivare beskrivs närmare i punkt 1.8. Uppskattad total inköpsvolym per år är cirka kg frukt. 3

4 Linköpings universitet förbinder sig inte att beställa för den beräknade inköpsvolymen. Ramavtalet gäller fr.o.m. avtalets behöriga undertecknande från båda parters sida till och med med möjlighet till ett (1) + ett (1) års förlängning. Ramavtalet kan således komma att gälla under maximalt fyra (4) års tid. 1.3 Upphandlande enhet Linköpings universitet Linköping Kontaktperson Elin Liljeblad Tfn +46 (0) elin.liljeblad@liu.se Förteckning Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter och kommersiella villkor (denna skrift) Kravspecifikation (bilaga 1) SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter samt Information (bilaga 2) Blankett Uppgifter om anbudsgivaren (bilaga 3) Blankett Sanningsförsäkran (bilaga 4) Blankett Beställningsblankett (bilaga 5) Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne erhållit fullständigt material Frågor avseende förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om uppdragets innehåll skall sådan begäran ställas skriftligen via e- post till Elin.Liljeblad@liu.se Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas senast Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden/kompletteringar av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på 4

5 Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne har erhållit fullständigt material. 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling är en öppen upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU, SFS 1992:1528). Avtal sluts genom upphandlingskontrakt. 1.6 Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds returnera komplett ifyllda bilagor 1 till 4. Detta utgör anbudet. Kraven i kravspecifikationen (bilaga 1) är formulerade som skall-krav. Dessa krav skall vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas vidare. Observera att ofullständiga anbud kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning Anbudets form och giltighet Anbud skall: vara undertecknat av behörig företrädare för företaget. Observera att den anbudsgivare som är lämnar anbud i upphandlingen också måste vara LiU:s motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande vara inkommet till Linköpings universitet, Registrator, senast Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e-post, telegram eller fax accepteras inte vara bindande till och med , vilket skriftligen skall bekräftas i bilaga 3 vara skrivet på svenska vara inkommet i slutet kuvert/paket som skall vara tydligt märkt med Anbud Dnr: LiU 1549/06-27 inges i ett original och en kopia Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Postadress: Besöksadress: Linköpings universitet Linköpings universitet Registrator Registrator, Hus Origo (Öppettider: mån-fre ) Linköping Linköping 5

6 Det finns en brevlåda vid ingången till hus Origo men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och är för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om mottaget anbud kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. 1.7 Krav på anbudsgivaren Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att denna är fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att själv fylla i blanketten SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter (se bilaga 2). Blanketten sänds sedan för ytterligare ifyllnad till Skatteverket, Härnösand. Blanketten kan även skickas via fax eller Skatteverket kan svara på frågor, telefon Den ifyllda blanketten skall sedan bifogas tillsammans med anbudet till Linköpings universitet. Blanketten får ej vara äldre än tre (3) månader räknat från anbudstidens utgång. För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på- eller översatt till svenska. Sanningsförsäkran - Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga fullständigt ifylld blankett Sanningsförsäkran (se bilaga 4) Uppgifter om anbudsgivaren - Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga fullständigt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren (se bilaga 3) 6

7 1.8 Utvärdering Formella krav enligt upphandlingsföreskrifter Först och främst kontrolleras att de formella kraven enligt upphandlingsföreskrifterna i p. 1.6 ovan är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från vidare bedömning. Nästa steg är kvalificering av anbudsgivare, därefter prövas anbudet mot skallkraven och allra sist rangordnas leverantörerna utifrån angivet anbudspris Kvalificering av anbudsgivare I detta steg kontrolleras om de krav som ställs på anbudsgivaren under p. 1.7 är uppfyllda. Om något av de ställda kraven ej uppfylls, upplysningar saknas eller är felaktiga kan anbudet komma att uteslutas från vidare bedömning Prövning av anbud mot skallkrav Därefter kontrolleras att samtliga ovillkorliga krav, skall-krav, som anges i bilaga 1, är uppfyllda. Om anbudsgivaren inte uppfyller samtliga skall-krav kommer anbudsgivaren att uteslutas. De anbud som uppfyller skall-kraven och som har angett pris i tabellen i bilaga 1 kommer därefter att rangordnas i förhållande till angivet pris Rangordning av leverantörer I upphandlingen är lägsta pris det avgörande utvärderingskriteriet. Anbudsgivaren ombeds att i tabellen under prisutvärdering i bilaga 1 lämna pris/kg frukt efter de förutsättningar som anges i bilaga 1. Priset skall anges exklusive moms, men inklusive samtliga kostnader som leverantören har för detta uppdrag som exempelvis frakt. Priset som anges skall vara fast under det första avtalsåret. Linköpings universitet avser att teckna avtal med maximalt tre (3) leverantörer inom varje enskilt volymintervall och leveransintervall per kategori och universitetsområde (alltså maximalt tre leverantörer inom varje ruta i prisutvärderingstabellerna i bilaga 1). Dessa kommer att rangordnas i förhållande till angivet pris. Om fler än en leverantör har angivit samma pris kommer den leverantör som har lägst medelpris per kolumn (= antal leveranstillfälle/vecka) att rangordnas först och således tillfrågas först vid beställning Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med aktuella leverantörer. 1.9 Offentlighet/Sekretess i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Sekretesslagen (SFS 1980:100) till dess alla anbud eller erbjudanden offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den 7

8 som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren och att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskemål om kommersiell sekretess. Sådant önskemål skall inkomma med anbudet och innehålla precisering av vilka uppgifter som avses och vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 8

9 2 Kommersiella villkor/avtal Avtalets omfattning Leverantören skall under avtalsperioden tillhandahålla frukt och leverans av denna i enlighet med beskrivning i avtalshandlingarna. Avtalshandlingar/rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Det av parterna signerade avtalet (motsvarande de kommersiella villkoren i förfrågningsunderlaget) 2. Eventuella bilagor till det av parterna signerade avtalet 3. et, daterat Bilagor till förfrågningsunderlaget (för förteckning, se punkt i förfrågningsunderlaget) 5. Leverantörens anbud Avtalstid Ramavtalet gäller fr.o.m. avtalets behöriga undertecknande från båda parters sida till och med med möjlighet till ett (1) + ett (1) års förlängning. Ramavtalet kan således komma att gälla under maximalt fyra (4) års tid. Förlängning skall ske på LiU:s begäran senast en (1) månad före avtalstidens utgång. Avtalen som sluts i samband med beställning kan gälla under maximalt så lång tid som det underliggande ramavtalet gäller. Kontaktpersoner Vardera parten skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget. Leverantörens kontaktperson skall framgå av bilaga 3 till förfrågningsunderlaget. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast. Bilaga 3 till förfrågningsunderlaget skall i sådant fall uppdateras snarast. Parterna skall verka för en optimering av avtalet samt för att information om avtalet sprids för att utöka nyttjandet av avtalet. Underleverantör Leverantören ansvarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. Utförande Leverantören skall ha en organisation med tekniska och ekonomiska resurser som säkerställer att uppdraget kan genomföras. Leverantören skall utföra uppdraget fackmannamässigt samt tillhandahålla hög service, god tillgänglighet och kommunikationsförmåga. Frukten som levereras till Linköpings universitet skall hålla en hög kvalitet. Beställningsrutiner, leverans Alla beställningar på detta ramavtal skall ske direkt till leverantören med hänvisning till detta avtal, Dnr LiU 1549/ Vid beställning skall Beställningsblankett användas (se bilaga 5 till förfrågningsunderlaget). Beställare skall vända sig till den leverantör som är rangordnad först per volymintervall och leveransintervall inom det universitetsområde och den kategori som 9

10 beställningen avser. Kan den första leverantören inte leverera skall beställaren vända sig till nästa leverantör i samma volymintervall. Rangordningen presenteras på Beställaren har rätt att välja hur långt leveransavtalet skall vara och hur mycket som ska levereras. Leverantören har fyra (4) vardagar på sig att besvara beställningsblanketten per e-post. Besvaras den inte har beställaren rätt att vända sig till nästa leverantör i ordningen. Fakturering/följesedel och betalning Fakturering skall ske en gång per månad. Faktureringsavgift och/eller andra ej överenskomna tillägg godkännes ej. Fakturor/följesedlar skall alltid innehålla referens och namn på beställaren. Betalning sker trettio (30) dagar netto, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. LiU scannar idag mottagna fakturor för vidare elektronisk hantering. För ett läsbart resultat av scanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. Priser och prisreglering I anbudet angivet kilopris, för definierade produkter, skall vara fast under det första avtalsåret. Därefter får prisjustering ske en gång årligen, vilken skall följa förändring i Konsumentprisindex (KPI) för livsmedel (basmånad februari 2007). Prisjustering måste meddelas upphandlingschef vid LiU skriftligen minst en (1) månad innan den börjar gälla. Vid en eventuell förlängning av avtalet sker prisjustering enligt samma modell. Förändringar vars resultat enligt beräkning ovan understiger 2 % justeras inte. Eventuellt nytt pris kommer att presenteras på Uppsägning och hävning Avtalet kan sägas upp av endera parten med tre (3) månaders uppsägningstid om motparten åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. Avtalet kan sägas upp av endera parten och träda i kraft trettio (30) dagar efter det att motparten har mottagit uppsägningen om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtager godtagbar rättelse. LiU har rätt att omedelbart häva ingånget avtal om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Alla uppsägningar skall ske skriftligt. 10

11 Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam. Force Majeure Part är ej ansvarigt för dröjsmål eller skada som beror på omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet skall anses lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehållet i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören själv vidtager eller är föremål för sådan konflikt eller därmed liknande omständighet. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet skall utan oskäligt dröjsmål skriftligen underrätta motparten därom. Information och omförhandling Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. Parterna får påkalla omförhandling av ingånget avtal om förhållandena under avtalsperioden väsentligt skulle komma att avvika från vad som gällde när avtalet träffades. Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 11