FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet:

Transkript

1 Förfrågningsunderlag 1(14) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet genomför en förenklad upphandling av ramavtal för hotellövernattningar. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: Detta förfrågningsunderlag består av: 1. Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren 2. Kravspecifikation 3. Kommersiella villkor BILAGOR: 1. Svarsbilaga Miljödeklaration 2. Svarsbilaga Tillgänglighet 3. SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling 4. Blankett Sanningsförsäkran 5. Blankett Uppgifter om anbudsgivaren 6. Mall för statistikuppgifter 7. Fliksystem för anbudet

2 2(14) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet (LiU) har anställda, 1400 forskarstuderande och studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,7 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. Linköpings universitet har behov av hotellövernattningar i Linköping och Norrköping som inte täcks av utbudet på gällande statliga ramavtal avseende hotelltjänster. LiU behöver ha tillgång till både låg och mellanprishotell med 2 3 stjärnig standard enligt SHR:s klassificering och dyrare alternativ med 4 5 stjärnig standard. Hotellen skall vara belägna i Linköpings eller Norrköpings tätort. Hotellen kommer att nyttjas av anställda och gäster. LiU har besökande forskare som kommer att bo på hotell under längre och kortare perioder. Mot bakgrund av ovanstående genomför LiU en lokal upphandling av hotellövernattningar som ersätter det statliga ramavtalet för det geografiska området. LiU kan inte lämna några garantier av volymer under avtalsperioden. Under 2008 köpte LiU hotelltjänster i Linköping och Norrköping till ett värde av ca 2,1 miljoner kr. 1.2 Omfattning Upphandlingen består av två delar, enligt nedan. Varje del kommer att utvärderas separat. Del 1 Hotell med 2 eller 3 stjärnig standard LiU avser att teckna avtal med 4 7 hotell med 2 eller 3 stjärnig standard, enligt SHR:s klassificering belägna i Linköping LiU avser att teckna avtal med 2 5 hotell med 2 eller 3 stjärnig standard, enligt SHR:s klassificering belägna i Norrköping Del 2 Hotell med 4 eller 5 stjärnig standard LiU avser att teckna avtal med 2 4 hotell med 4 eller 5 stjärnig standard, enligt SHR:s klassificering belägna i Linköping LiU avser att teckna avtal med 2 4 hotell med 4 eller 5 stjärnig standard, enligt SHR:s klassificering belägna i Norrköping

3 3(14) 1.3 Avtalstid Avtal skall gälla fr.o.m t. o. m med möjlighet till förlängning i ytterligare ett (1) år + ett (1) år, om LiU så önskar. Sådan eventuell förlängning skall göras skriftligen av LiU senast tre månader innan förlängningsperiodens början. Avtalet kan således komma att gälla maximalt under fyra (4) års tid. 1.4 Avropsordning Avrop sker genom tillämpning av villkoren i ramavtalet. Beställaren väljer den avtalsleverantör som bäst kan tillgodose beställarens behov vid avropstillfället med hjälp av fördelningsnyckel. Fördelningsnyckeln vid denna upphandling är beställarens behov gällande: geografiskt läge pris Inga andra kriterier kommer att vägas in vid valet av leverantör. 1.5 Upphandlande enhet Linköpings universitet Linköping Kontaktperson: Charlotte Dagnäs charlotte.dagnas@liu.se 1.6 Upphandlingsform Hotelltjänster är att betrakta som B tjänster, därför är denna upphandling en förenklad upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 1.7 Frågor avseende upphandlingen Frågor om upphandlingen besvaras av ovanstående kontaktperson. Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras skall sådan begäran ställas skriftligt per e post. Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas, senast Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. Anbudsgivaren är vidare själv skyldig att kontrollera att denne har erhållit fullständigt material.

4 4(14) 1.8 Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje punkt i underlaget. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall krav, bör krav eller begäran om att anbudsgivaren ska ange eller beskriva någonting. Skall kraven måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas. Bör kraven är viktiga att uppfylla och kan vara avgörande vid valet av leverantör. Detta gäller även de fall där något skall anges eller beskrivas. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning Anbudets giltighet Anbudet skall: vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 4 (sanningsförsäkran). Observera att den leverantör som är anbudsgivare i upphandlingen måste vara LiU:s motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande. vara inkommet till Linköpings universitet, Registrator senast Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. vara bindande till och med , vilket skriftligen skall bekräftas i bilaga 5 (uppgifter om anbudsgivaren). Vid eventuell överprövning skall anbudets giltighetstid per automatik förlängas med sex (6) månader Anbudets form Anbudet skall vara skrivet på svenska vara paketerat i slutet kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr LiU inges i original och två (2) kopior, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia. Innehålla svarsbilaga för del som anbudet gäller Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärderingen Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Linköpings universitet Registrator Linköping

5 5(14) Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid Besöksadress är Hus Origo, Mäster Mattias väg, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller telefax accepteras inte, eftersom sekretessen då inte kan garanteras. 1.9 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven (avsnitt 1.8) beträffande disposition, giltighet, form och inlämnande är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud Leverantörskvalificering Här kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning. Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att han/hon är fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran om upplysning (bilaga 3). Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet, enligt angivet fliksystem, bilaga 7. Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Registreringsbevis Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga kopia på aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet. Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga, fullständigt ifylld, blankett Sanningsförsäkran (se bilaga 4). Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga fullständigt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren (bilaga 5) Prövning och utvärdering av anbud Denna prövning sker i två led. I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skall krav, som återstår i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. I det andra ledet bedöms anbuden med hänsyn till utvärderingskriterierna nedan. De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer att antas. Anbuden värderas efter kriterierna med olika viktning enligt nedan.

6 6(14) UTVÄRDERINGSKRITERIUM VIKT Pris, enkelrum inkl. frukost 60 % Övriga krav 40 % De ställda kriterierna kommer att utvärderas på följande sätt. Pris Prisuppgifter skall anges i kravspecifikationen. Dessa kommer att jämföras inom respektive del och poängsättas så att lägst pris får 10 poäng. Övriga anbud poängsätts enligt modellen: lägst summa/offererad summa x 10. Resultatet kommer att viktas med viktfaktorn för pris. Det är pris per enkelrum inklusive frukost som utvärderas. I de fall där frukost offereras separat kommer belopp för logi och frukost summeras för jämförelse. Övriga krav Bedömning av övriga krav baseras på uppgifter lämnade i kravspecifikationen. Inom respektive område kan ett maximalt antal poäng erhållas. Normering av poäng kommer att göras innan viktfaktorn appliceras för att uppnå jämförbarhet. Det sker enligt följande modell: erhållen poängsumma/maximal poängsumma x 10. Resultatet kommer sedan att viktas med viktfaktorn för övriga krav. Val av leverantörer. Efter viktning av de olika kriterierna räknas en totalsumma fram. Denna totalsumma blir sedan grunden för urvalet. Om två anbudsgivare hamnar på samma poäng kommer de att prioriteras enligt följande: 1: Bäst poäng på pris, 2: Bäst poäng på övriga krav. Besök kan komma att göras hos tänkta ramavtalsleverantörer innan avtal tecknas Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagna leverantörer.

7 7(14) 1.11 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av s k kommersiell sekretess efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskemål om kommersiell sekretess. Sådant önskemål skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att sådant önskemål inte garanterar sekretess och att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

8 8(14) 2 Kravspecifikation Beskrivning av utförande skall krav och bör krav Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall krav, börkrav eller att anbudsgivaren ombeds ange eller beskriva något. Anbudsgivare ombeds fylla i nedanstående kryssrutor, samt att ange beskrivning där sådan efterfrågas. I svarsrutorna står angivet, rörande frågor som kommer att utvärderas, vilken poäng anbudsgivaren kan erhålla på respektive fråga. Observera att ej ifylld ruta tolkas som ett nej svar. Kravspecifikationen är uppdelad enligt del 1 och del 2. Kryssa i vilket delområde anbudet omfattar: Del 1 Hotell med 2 eller 3 stjärnig standard i Linköping eller Norrköping Del 2 Hotell med 4 eller 5 stjärnig standard i Linköping eller Norrköping Del 1 Hotell 2 eller 3 stjärnig standard Samtliga anbudsgivare som lämnar anbud inom del 1 skall fylla i nedanstående krav: Skall krav: De kommersiella villkoren i p. 3 i förfrågningsunderlaget skall accepteras i sin helhet. Hotellet skall vara lokaliserat inom tätorten Linköping eller Norrköping Rumsstandard skall som lägst vara motsvarande SHR standard 2 stjärnig eller 3 stjärnig nivå. Ange vilken:.. Leverantören skall endast fakturera kostnader förknippade med boendet, vilket ska anges i anbudet. Kostnader som gäst förorsakat som exempelvis barkostnader, telefon etc, skall gäst själv bekosta. Det skall finnas rökfria rum LiU önskar en miljö fri från pornografi. Om betalkanaler med pornografisk film erbjuds på hotellet skall dessa stängas av vid ankomsten i de rum som nyttjas av LiU. Ja Nej Bör krav Övriga krav Ja Nej Poäng Det bör finnas rum med tillgång till internetaccess Ange antal:. Det bör finnas rum som är allergisanerade motsvarande astma och allergiförbundets standard Ange antal:. Hotellet bör bedriva ett aktivt miljöarbete, exempelvis svanen märkning eller motsvarande. Uppgifter skall redovisas i bilaga 1, Miljödeklaration, under flik

9 9(14) Det bör finnas rum som är anpassade för funktionshindrade 0 6 gäster. Uppgifter skall redovisas i bilaga 2 Tillgänglighet, under flik 3. När LiU har gäster som stannar en längre period, en vecka eller mer, bör det var möjligt att komma överens om ett lägre dygnspris än för en kortare vistelse. Då LiU ibland har gäster som stannar under längre perioder uppskattar vi om matlagningsmöjligheter/pentry i samband med boendet kan erbjudas. Ange eventuell kostnad för detta:. Det bör finnas någon form av måltidsmöjligheter på hotellet. Måltid utöver frukost ingår i rumspris Restaurang öppen för lunch (motsv) Restaurang öppen för middag/vickning (motsv) Enskild övernattning bör kunna avbokas utan kostnad med kort varsel. Möjlighet att avboka enskild hotellövernattning utan kostnad: Svara endast med ett kryss, maximal poäng är 6. Senast kl 15:00 angiven ankomstdag 6 Senast kl.9:00 angiven ankomstdag 4 Senast kl.18:00 dag före angiven ankomstdag 2 Senast kl. 18:00 2 dagar före angiven ankomstdag 0 Statistik bör lämnas ett halvår innan avtalsperiodens slut till LiU:s kontaktperson. Information utformas i enlighet med Bilaga 6. Pris Nedanstående priser skall anges i SEK, exklusive moms. Enkelrum Per person i dubbelrum Frukost, per person om ej ingår ovan Antal rum SEK, exkl. moms

10 10(14) Del 2 Hotell 4 eller 5 stjärnig standard Samtliga anbudsgivare som lämnar anbud för del 2 skall fylla i nedanstående krav: Skall krav De kommersiella villkoren i p. 3 i förfrågningsunderlaget skall accepteras i sin helhet. Hotellet skall vara lokaliserat inom tätorten Linköping eller Norrköping Rumsstandard skall som lägst vara motsvarande SHR standard 4 stjärnig eller 5 stjärnig nivå. Ange vilken Det skall finnas rökfria rum LiU önskar en miljö fri från pornografi. Om betalkanaler med pornografisk film erbjuds på hotellet skall dessa stängas av vid ankomsten i de rum som nyttjas av LiU. Ja Nej Bör krav Övriga krav: Det bör finnas rum med tillgång till internetaccess Ange antal: Det bör finnas rum som är allergisanerade motsvarande astma och allergiförbundets standard Ange antal:.. Hotellet bör bedriva ett aktivt miljöarbete, exempelvis svanenmärkning, eller motsvarande. Uppgifter skall redovisas i bilaga 1, Miljödeklaration, under flik 2. Det bör finnas rum som är anpassade för funktionshindrade gäster. Uppgifter skall redovisas i bilaga 2 Tillgänglighet, under flik 3. Enskild övernattning bör kunna avbokas utan kostnad med kort varsel. Möjlighet att avboka enskild hotellövernattning utan kostnad: Ja Nej Poäng Svara endast med ett kryss, maximal poäng är 6. Senast kl 15:00 angiven ankomstdag 6 Senast kl.9:00 angiven ankomstdag 4 Senast kl.18:00 dag före angiven ankomstdag 2 Senast kl. 18:00 2 dagar före angiven ankomstdag 0 Statistik bör lämnas ett halvår innan avtalsperiodens slut till LiU:s kontaktperson. Information utformas i enlighet med Bilaga 6.

11 11(14) Pris Nedanstående priser skall anges i SEK, exklusive moms. Antal rum SEK, exkl.moms Enkelrum, inkl. frukost Per person i dubbelrum

12 12(14) 3. Kommersiella villkor 3.1 Avtalshandlingar/Rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet Förfrågningsunderlaget, daterat Leverantörens anbud 3.2 Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m t.o.m LiU har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) + ett (1) år. Eventuell förlängning skall göras skriftligen senast tre månader innan förlängningsperiodens början. 3.3 Fakturering och betalning Fakturering skall ske i efterskott. Krav på förskottsbetalning får inte ställas. Expeditions och/eller faktureringsavgift får ej tas ut. Betalning sker 30 dagar efter mottagen ostridig faktura. Skulle tvist uppstå angående del av fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå dröjsmålsränta enligt räntelagen. LiU scannar idag mottagna fakturor för vidare elektronisk hantering. För ett läsbart resultat av scanning krävs att fakturan är tydlig, till exemplet att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. För att få en ytterligare smidigare hantering kommer LiU successivt att gå över till att ta emot elektroniska fakturor och förväntar sig att leverantören verkar i en sådan riktning. Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer och namn på beställaren. Faktureringsadress: Linköpings universitet Fakturasupport Linköping Ref: 1234 Nils Nilsson 3.4 Avropsordning Avtalen i denna upphandling är ramavtal med alla villkor fastställda. Vid avrop styrs valet av leverantör enligt särskild fördelningsnyckel enligt köparens specifika behov gällande geografiskt läge och pris vid var tid.

13 13(14) 3.5 Bokning Bokning kan göras av LiU anställd eller resebyrå med hänvisning till detta avtal. Bokning kan göras via telefon, e post, Internet eller fax. Bokning skall bekräftas av Leverantören. 3.6 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 3.7 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 3.8 Information Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. 3.9 Kontaktpersoner Vardera part skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. Samråd mellan kontaktpersonerna skall ske så snart behov uppstår. Leverantörens kontaktperson skall framgå av bilaga 5, Uppgifter om anbudsgivaren till förfrågningsunderlaget. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast. Leverantören skall utan oskäligt dröjsmål kunna ersätta personal som beställaren anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter Avbokningsregler I enlighet med vad som angetts i leverantörens anbud Force majeure Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på omständigheter utanför Leverantörens kontroll, som svensk eller utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om Leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd Omförhandling Parterna får påkalla omförhandling av ingånget avtal om förhållandena under avtalsperioden väsentligt skulle komma att avvika från vad som gällde när avtalet träffades Priser och prisreglering Priserna angivna i Leverantörens anbud skall vara fasta under det första avtalsåret. Därefter får prisjustering ske årligen, vilken skall följa förändring i SCB:s konsumentprisindex (KPI, basmånad april 2009). Prisjustering måste meddelas LiU skriftligen minst tre (3) månader innan den börjar gälla. Vid en eventuell förlängning av avtalet sker prisjustering enligt samma modell. Förändringar vars resultat enligt beräkning ovan understiger 2% justeras inte.

14 14(14) Erbjuder hotellet/ konferensanläggningen speciella priser som är fördelaktigare än det normala avtalspriset, skall det fördelaktigare priset gälla. Eventuella bonuspoäng/frinätter skall avräknas i priset alternativt tillfalla LiU Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. Avtalet kan sägas upp av part med tre (3) månaders uppsägningstid om motpart åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om Leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.