Supportdokument från Visma Spcs. Tips för användare av lagermodulen. Copyright 2009 Visma SPCS AB

Supportdokument från Visma Spcs Tips för användare av lagermodulen Copyright 2009 Visma SPCS AB Visma Compact version 5.1.3 april 2009

Innehåll Inledning... 3 Förberedande inställningar... 3 Lagerrörelser... 3 Sammansatta artiklar... 3 Inleverans... 5 De olika sätten att göra inleverans... 5 Alternativ 1: Beställning finns Faktura... 5 Alternativ 2: Beställning finns Följesedel... 6 Alternativ 3: Beställning finns ej Faktura... 8 Alternativ 4: Beställning finns ej Följesedel... 9 Alternativ 5: Alternativ metod... 11 Delleverans av beställning... 12 Beställning finns Följesedel... 12 Beställning finns Faktura... 13 Utleverans... 14 Restorderhantering... 14 Vad är skillnaden mellan lagerändring och inleverans?... 15 Leveransinfo... 15 Vikten av att ange rätt inköpspris... 15 Differens mellan lagerkonto och lagerlista... 15 Inventeringsrutin... 16 Vanliga frågor... 17 Dessa rapporter uppdateras... 18 Visma Compact version 5.1.3 april 2009 2

Inledning Läs gärna igenom detta dokument innan du börjar med lagerbokföring. Vid lagerbokföring integreras redovisningen med reskontra och lager. Det är därför extra viktigt att arbetsgången är riktig. Förberedande inställningar En förutsättning för ett lyckat lagerarbete är att inställningarna är korrekta. Lagerbokföring innebär att alla rörelser in och ut från lagret för en lagerartikel konteras i redovisningen. Om lagerbokföring är aktiverad debiteras lagerkontot vid varuinköp i stället för kontot materialinköp. Lagerbokföring aktiveras genom att du markerar kryssrutan Lagerbokföring på fliken Inställningar som nås via menyvalet Register Företagsinformation. Under förutsättning att lagerhanteringen sker korrekt erhålls ett rättvisande värde på lagerkontot och i lagerlistan. Ange en artikel som lagerartikel genom att markera kryssrutan Lagerartikel på fliken Lager via menyvalet Register Artikelregister Artikelregister om du vill att programmet ska hålla reda på artikelns lagerantal, disponibla antal och reserverade antal. Obs! Se till att det inte finns några beställningar eller ordrar på artikeln innan den markeras som lagerartikel. Artikeln nollställs när artikelkrysset sätts. FIFO väljs genom att markera kryssrutan Använd FIFO-lager på fliken Inställningar som nås via menyvalet Register Företagsinformation. Då kommer programmet att utgå från att de först köpta varorna även säljs först. Vid fakturering hämtas de äldsta inköpspriserna och kvar på lager finns de senast inköpta varorna. Att använda FIFO-lager ställer höga krav på företagets rutiner. Lagerrörelser Om en artikel markeras som lagerartikel uppdateras artikelns lagerantal, disponibla antal och reserverade antal så fort du använder artikelnumret. Vid både inleverans och utleverans är registrering av följesedeln en faktor som markerar rörelser in och ut från lagret. Sparad order ökar fältet Reserverat och minskar fältet Disponibelt. Utleverans av ordern minskar fälten I lager och Reserverat. Vid utleveransen finns möjlighet att skriva ut en följesedel. Sparad beställning ökar värdet i Beställt antal. Inleverans av beställning ökar antal i fälten I lager och Disponibelt samt minskar i fältet Beställt antal. Följesedeln används för att koppla leveransen till rätt leverantörsfaktura. Sammansatta artiklar En sammansatt artikel (strukturartikel) är en artikel uppbyggd av andra artiklar. Denna funktion används av företag som säljer varor som består av flera delkomponenter. Sammansatta artiklar kan vara både vanliga artiklar och lagerartiklar. Den sammansatta artikeln måste också vara lagerartikel om någon av dess komponenter är det för att kunna visa möjlig tillverkningsvolym. För att skapa en sammansatt artikel gör du enligt nedan: 1. Välj Register Artikelregister - Artikelregister. 2. Registrera en ny artikel. 3. Markera kryssrutan Sammansatt artikel på fliken Lager. Nu aktiveras fältet Artikelfördelning nere till höger på fliken Lager. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 3

4. Klicka på förstoringsglaset till höger om fältet fördelningsnummer och fönstret Artikelfördelningar öppnas. I detta fönster anger du vad som ingår i den sammansatta artikeln. 5. Skriv in Art.ID eller klicka på Register för att välja artiklar och tryck Enter. 6. Markören står i fältet Mängd och där ska anges det antal av artikeln som behövs för att producera den sammansatta artikeln. 7. Tryck Enter för att komma till nästa rad och skriv in nästa artikel. 8. När alla artikelrader som ska ingå är registrerade klickar du Spara för att den skapade artikelfördelningen ska sparas. Fönstret stängs och du är tillbaka på lagerfliken. Därmed är den sammansatta artikeln skapad. 9. Klicka på Spara. En sammansatt artikel produceras genom knappen Producera. I lagerfliken informeras det om hur många enheter av den sammansatta artikeln som går att producera. Detta antal bygger på disponibelt antal för lagerartiklar. Avräkning av lagerantalet för de ingående lagerartiklarna sker vid produktion av den sammansatta artikeln. Produktion av sammansatt artikel ökar antalet i fälten I lager och Disponibelt för den sammansatta artikeln medan dessa minskar för de ingående artiklarna. Denna information visas enbart för en sammansatt artikel bestående av lagerartiklar. Obs! En sammansatt artikel hanteras precis som övriga artiklar. En inventering på en sammansatt artikel ändrar dess värde men inte komponenternas värden. En sparad order med en sammansatt artikel ökar antalet i fältet Reserverat och minskar i fältet Disponibelt för den sammansatta artikeln men de ingående komponenternas antal påverkas ej. Utleverans av ordern minskar antalet i fälten I lager och Reserverat. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 4

Inleverans Vid inleverans av beställning föreslår programmet som standard att hela beställningen blivit levererad. Om en artikel inte blivit fullt levererad ska du ändra till det antal som levererats. En inleverans kan utföras på olika sätt beroende på om det finns en registrerad beställning eller inte om inleveransen sker mot faktura eller följesedel De olika sätten att göra inleverans Nedan beskrivs fem olika sätt att göra inleverans samt hur kontering sker för respektive sätt. Samma värden för inleveranserna används för att underlätta jämförelse mellan de olika alternativen. Förutsättningarna gäller beställning på 10 stycken av en artikel med inköpspris på 80 kronor och 25 % moms. Beställningens totala belopp inklusive moms är därmed 1 000 kronor. Alternativ 1: Beställning finns Faktura Detta alternativ används när varuleveransen och leverantörsfakturan kommer samtidigt. Beställningen antas vara inbokad. 1. Registrera leverantörsfaktura med fakturabelopp på 1 000 kronor, varav 200 kronor i moms. 2. Tryck Enter tills markören står på rad 3 i kolumnen Konto i konteringsfältet. 3. Klicka på ikonen för inleverans så att fönstret Inleverans öppnas. 4. Välj beställningen från listan i det övre fältet genom att dubbelklicka på raden. Nu syns beställningens artikelrader i nedre fältet med information om leveransdag, mängd samt belopp. 5. Om beloppet ska ändras klickar du på Ändra och skriver in radbeloppet, det vill säga det totala priset Visma Compact version 5.1.3 april 2009 5

utan moms, som i det här exemplet är 800. Klicka Ok. Obs! Även om beloppet stämmer på samtliga artikelrader måste du trycka på knappen Ändra för att aktivera knappen Spara. Något belopp måste dock inte fyllas i utan du kan trycka Avbryt i fönstret Levererat och därefter kan inleveransen sparas med knappen Spara. 6. Klicka på Spara. Nu är inleveransen sparad och du kan behandla nästa beställning, om fakturan innehåller flera. 7. När alla beställningar är klara klickar du på Avbryt för att stänga fönstret Inleverans. Du står nu åter i fönstret Leverantörsbokning och fakturan är färdigkonterad. Artikelnummer samt antal står angivet i textkolumnen. 8. Spara fakturan. Därmed är både inleverans och fakturabokning färdig. Artikelns inköpspris, lagervärde och värde/st uppdateras i artikelregistret när du sparar. På fliken Transaktioner i artikelregistret skapas en rad med beteckningen Lev.faktura. Alternativ 2: Beställning finns Följesedel Detta alternativ används när artiklarna har blivit levererade och beställningen inbokad, men fakturan inte har kommit eller ska bokföras senare. Detta är ett sätt att snabbt rapportera in artiklarna i lagret. Med hjälp av menyvalet Program Inköp - Inleverans registreras, med stöd av följesedeln, varorna in på lager. 1. Välj menyvalet Program Inköp - Inleverans. 2. Genom att dubbelklicka på avsedd beställning från listan i övre fältet kan du i det nedre fältet se bland annat mängd och belopp för varje artikel. 3. Klicka Ändra om antalet behöver justeras. Priset kan inte ändras i detta läge. Det är preliminärt och hämtas från Beställningen. Ska priset justeras görs detta på beställningen innan inleveransen sker. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 6

4. Spara och Avbryt. Vid inleveransen ökas lagerantalet i artikelregistret med det inlevererade antalet (10 st) och lagervärdet samt inköpspriset uppdateras med värdet från beställningen. Dessutom aktiveras en informationsrad på artikeln som anger att vissa enheter saknar korrekt inköpspris. Denna kommer att försvinna när väl leverantörsfakturan är bokad och det definitiva priset från fakturan är satt. På fliken Transaktioner i artikelregistret skapas en rad med beteckningen Följesedel. Inleveransens kontering enligt standardinställningen framgår nedan. D77 Följesedel/4003/10 1400 Lager 800,00 Följesedel/4003/10 4900 Förändring av lager 800,00 När leverantörsfakturan anländer bokas den som vanligt. Vi antas erhålla rabatt så priset blir 70 kronor i stället för 80 kronor per styck. Det totala fakturabeloppet inklusive moms är således 875 kronor. 1. Registrera leverantörsfakturan med fakturabelopp på 875 kronor, varav 175 kronor moms. 2. Tryck Enter tills markören står på rad 3 i kolumnen Konto i konteringsfältet. 3. Klicka på ikonen för inleverans så att fönstret Inleverans öppnas. 4. Välj rätt beställning från övre fältet. Nu syns beställningens artikelrader i nedre fältet. Klicka på Ändra och skriv in radbeloppet, det vill säga det totala priset utan moms, som i det här exemplet är 700. 5. Klicka på Ok för att stänga rutan Levererat. 6. Spara inleveransen och svara ja på frågan Är du säker? Lagret justeras när du sparar! Visma Compact version 5.1.3 april 2009 7

7. Klicka Avbryt för att stänga fönstret Inleverans. Nu står du åter i fönstret Leverantörsbokning och fakturan är färdigkonterad. Lägg märke till de två raderna som tar ut bokningen av inleveransen. 8. Spara fakturan. Efter det att fakturan blivit inbokad har artikeln fått sitt definitiva inköpspris, lagervärdet har blivit uppdaterat med det korrekta inköpspriset och då släcks informationsraden som anger att vissa enheter saknar korrekt inköpspris på fliken Lager i artikelregistret. På fliken Transaktioner har texten Följesedel ersatts med texten Lev.faktura. Konteringen framgår enligt nedan: Alternativ 3: Beställning finns ej Faktura Det här alternativet kan användas för att rapportera in varor i lagret utan registrerad beställning. Du gör en manuell inleverans i samband med att leverantörsfakturan bokas. 1. Registrera leverantörsfakturan med fakturabelopp på 1 000 kro nor, varav 200 kronor i moms. 2. Tryck Enter tills markören står på rad 3 i kolumnen Konto i konteringsfältet. 3. Klicka på ikonen för inleverans så att fönstret Inleverans öppnas. 4. Kryssa för Manuell inleverans. Du får nu tillgång till fyra nya fält. 5. Mata in värden för Art.ID, Mängd (10 st) och Belopp (800 kronor). 6. Tryck Enter tills texten visas i det nedre fältet. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 8

Tips! Om du registrerat fel kan du ändra både antal och belopp genom att markera raden och klicka på knappen Ändra. 7. Spara och tryck Avbryt för att stänga fönstret Inleverans. Du står nu åter i fönstret Leverantörsbokning och fakturan är färdigkonterad. 8. Spara fakturan. Därmed är både inleverans, fakturabokning och kontering färdig. Artikelns lagervärde och värde/st uppdateras när du sparar. På fliken Transaktioner i artikelregistret har en rad med beteckningen Lev.faktura skapats. Alternativ 4: Beställning finns ej Följesedel Detta alternativ kan användas för att rapportera in varor i lagret utan en registrerad beställning. Här rapporteras enbart antalet in, värdet per st är noll. Du gör en manuell inleverans med hjälp av menyvalet Program - Inköp - Inleverans. Fakturan bokas in i ett senare skede. 1. Välj menyvalet Program - Inköp - Inleverans. 2. Ange leverantörs-id i fältet Lev. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 9

3. Kryssa för Manuell inleverans. Du får nu tillgång till två nya fält. 4. Mata in värden för Art.ID och Mängd (10 st). 5. Tryck Enter tills texten visas i det nedre fältet. Tips! Om du registrerat fel kan du ändra antal genom att markera raden och klicka på knappen Ändra. Belopp är noll eftersom inget pris angetts. 6. När du klickar Spara kommer frågan Vill du spara inleveransen., svara ja om du inte vill fylla i följesedelnumret, därefter försvinner raden/artikelraderna från nedre fältet. 7. Klicka Avbryt för att stänga fönstret Inleverans. Om du väljer Program - Inköp - Beställning och bläddrar fram senaste beställningen, kan du se att 10 stycken artiklar blivit levererade till okänt pris. Konsekvensen av inleveransen blir att i artikelregistret ökas lagerantalet med inlevererat antal (10 st). Inköpspriset sätts temporärt till noll och därmed blir lagervärde samt värde/st felaktigt. På artikeln aktiveras en informationsrad som anger att vissa enheter saknar korrekt inköpspris. Denna text kommer att försvinna när leverantörsfakturan är bokad och det definitiva priset är satt. På fliken Transaktioner har en rad med beteckningen Följesedel skapats. Eftersom inleveransen görs utan pris skapas ingen kontering. När fakturan senare anländer bokas denna enligt nedan. 1. Registrera leverantörsfakturan med fakturabelopp på 1 000 kronor, varav 200 kronor i moms. 2. Tryck Enter tills markören står på rad 3 i kolumnen Konto i konteringsfältet. 3. Klicka på ikonen för inleverans så att fönstret Inleverans öppnas. 4. Välj rätt beställning från övre fältet och dubbelklicka på raden. Då visas artikelraderna i nedre fältet. Beloppet är noll eftersom inget pris angetts. Klicka på Ändra och skriv in radbeloppet, det vill säga det totala priset utan moms, som i det här exemplet är 800. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 10

5. Spara inleveransen och svara ja på frågan Är du säker? Lagret justeras när du sparar! samt klicka Avbryt för att stänga fönstret Inleverans. Nu står du åter i fönstret Leverantörsbokning. 6. Spara fakturan. Efter att fakturan blivit inbokad, har artikeln fått sitt definitiva inköpspris, då släcks informationsraden som anger att vissa enheter saknar korrekt inköpspris på fliken Lager i artikelregistret. Samtidigt har lagervärde och värde/st blivit uppdaterat. På fliken Transaktioner har texten Följesedel ersatts med texten Lev.faktura. Konteringen sparas i redovisningen när fakturan sparas. Alternativ 5: Alternativ metod Detta alternativ används för att snabbt rapportera in artiklarna i lagret på fliken Lager i artikelregistret. Lagervärdet uppdateras direkt, så det är viktigt att ange rätt inköpspris redan nu. 1. Välj menyvalet Register - Artikelregister - Artikelregister. 2. Välj artikeln du vill göra inleveransen för. 3. På fliken Lager klicka på knappen Lagerändring. 4. Välj Inleverans vid Typ. Registrera Antal (10 st) och Belopp (800 kronor). När du trycker Enter visas Ink.pris. Om du inte har totalbeloppet, kan du registrera Ink.pris (per st) och då visas istället Belopp när du trycker Enter. 5. Klicka Ok och svara Ja på kontrollfrågan. Vid inleverans uppdateras lagret omedelbart. Värden för antal I lager och värde/st sätts definitivt. På fliken Transaktioner skapas en rad med beteckningen Inleverans. Denna text kommer inte att förändras när fakturan bokas. Inleveransen bokas så här: D78 Inleverans/2001/10 1400 Lager 800,00 Inleverans/2001/10 4010 Inköp material och varor 800,00 Fakturan från leverantören bokas i ett andra steg utan att göra inleverans. 1. Registrera leverantörsfakturan med fakturabelopp på 1 000 kronor, varav 200 kronor i moms. 2. Tryck Enter tills leverantörsfakturan är färdigkonterad med 4010 som kostnadskonto. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 11

3. Spara fakturan. Obs! Denna leverantörsfakturabokning påverkar inte lagret utan syftar främst till att boka bort inleveranskonteringen på konto 4010. Konteringen av fakturan framgår nedan. D79 FA2076/leverantör 2440 Leverantörsskulder 1 000,00 FA2076/leverantör 2640 Ingående moms 200,00 FA2076/leverantör 4010 Inköp material och varor 800,00 Delleverans av beställning Vid delleverans av en beställning betraktas den levererade delen av beställningen som klar och det skapas en ny beställning för de artiklar som restnoteras. Anta att du har registrerat en beställning på 40 stycken av en artikel. Beställningen får ett beställningsnummer t ex 2017. Leverantören levererar dock endast 30 stycken vid den första leveransen och 10 stycken kommer att levereras senare. Det levererade antalet överensstämmer alltså inte med antalet på beställningen. Du kan alltså inte boka fakturan i samband med inleverans (Alternativ 1) eftersom det inte går att ändra antalet med detta inleveranssätt. Du måste med andra ord först göra en separat inleverans med det antal som levereras (30 styck) för att registrera in leveransen i lagret och sedan boka fakturan i samband med inleverans (Alternativ 2). Faktura på resterande 10 styck bokas i samband med inleverans (Alternativ 1). Beställning finns Följesedel 1. Öppna fönstret Inleverans via menyvalet Program - Inköp - Inleverans och leta upp beställningen. 2. Dubbelklicka på raden så att innehållet i beställningen visas i nedre delen av fönstret. 3. Markera den avsedda artikelraden och klicka på knappen Ändra. 4. Ange det levererade antalet, det vill säga 30 och klicka Ok. 5. Klicka Spara. Då försvinner beställning nummer 2017 från rutan Inleverans och en beställning på de restnoterade 10 artiklarna skapas med ett nytt beställningsnummer, exempelvis 2018. 6. Klicka Avbryt för att stänga fönstret Inleverans. Under Program Inköp - Beställning kan du bläddra fram båda beställningarna, en med status Levererat och en med status Ej levererat. 7. I nästa steg bokas fakturan. Mata in fakturabelopp för 30 styck i fönstret Leverantörsbokning och tryck Enter tills markören står på rad 3 i kolumnen Konto i konteringsfältet. 8. Klicka på ikonen så att fönstret Inleverans öppnas. I det övre fönstret syns både beställning 2017 och 2018. 9. Markera beställning 2017 och kontrollera att beloppet är korrekt. Lägg märke till att beställningen avser 30 stycken. Klicka på Ändra följt av Avbryt för att aktivera knappen Spara. 10. Spara. Beställning nummer 2017 försvinner då från listan i övre fönstret. 11. Tryck Avbryt för att stänga Inleverans. 12. Fakturan är färdigkonterad i Leverantörsbokning. Spara fakturan. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 12

Beställning finns Faktura 1. Efter viss tid levereras resterande 10 styck. Fakturan på dessa bokas in i samband med inleverans. 2. Gå in i Program Leverantörsreskontra - Leverantörsbokning. Registrera in fakturan på vanligt sätt och tryck Enter efter fakturabelopp tills markören står på rad 3 i kolumnen Konto i konteringsfältet. 3. Klicka på ikonen för inleverans så att fönstret Inleverans öppnas. 4. Välj beställningen från listan i det övre fältet och kontrollera att rätt belopp visas på beställningens artikelrader i nedre fältet. Om beloppet ska ändras klickar du på Ändra och skriver in radbeloppet, det vill säga det totala priset utan moms. Även om beloppet är korrekt på alla artikelrader måste du trycka på Ändra följt av Avbryt för att aktivera knappen Spara. 5. Spara inleveransen. 6. 7. Tryck Avbryt för att stänga fönstret Inleverans. Leverantörsfakturan är färdigkonterad. Spara fakturan. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 13

Utleverans Första steget i kontakt med kund kan vara att registrera en offert. En offert påverkar inte reserverat antal i lager. En offert kan omvandlas till order genom att du går in på den avsedda offerten i fönstret Offert/Order och klickar på ikonen Offert till Order. Ett fönster öppnas där du har möjlighet att ändra orderdatum och planerad leveransdag. (Dagens datum föreslås som orderdatum.) Genom att klicka på Ok görs offert om till en order och därmed ökar reserverat antal för aktuella lagerartiklar och disponibelt antal sjunker i artikelregistret. Den skapade ordern kan redigeras och varje gång den sparas kommer värdena i Artikelregistret att uppdateras. I fönstret Utleverans, som nås via menyvalet Program - Offert/Order - Utleverans kan du registrera att en order har levererats. Dubbelklicka på avsedd order och dess artikelrader visas i nedre fönstret. Precis som vid inleverans föreslår programmet som standard att hela ordern har blivit levererad. Om en artikel inte blivit fullt levererad ska du klicka på Ändra och skriva det antal som faktiskt levererats. När korrekta värden är ifyllda klickar du på Leverera och får möjlighet att skriva ut en följesedel. Är ordern slutlevererad försvinner den från orderregistret. Vid utleverans av ordern skapas automatiskt en faktura som har status Ej utskriven. Restorderhantering Vid delleverans görs ordern om till en restorder. Restnoteringarna ligger kvar på ordern som har samma ordernummer men har fått status Restorder. Ofta är det inte känt när resten av artiklarna ska levereras och därför töms fältet Lev.dag på restordern. När du vet vilken dag du kan leverera artiklarna fyller du i datumet på restordern och sparar. Fyller du inte i ny leveransdag visas inte restordern på listorna Plocklista och Orderlista. Obs! En restorder får aldrig expeditionsavgift när den levereras och blir en faktura. Vid utleveransen skapas en faktura med levererat antal respektive restnoterat antal på olika rader. Vid utleverans av restordern skapas en ny faktura med det restnoterade antalet. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 14

Vad är skillnaden mellan lagerändring och inleverans? För att manuellt förändra antal och/eller värde på lagret kan funktionerna lagerändring eller inleverans användas. De båda funktionerna kan verka ganska lika både till funktion och till resultat, men det finns en principiell skillnad. Lagerändring används till exempel vid svinn, medan inleverans skall användas när du erhållit varor från leverantören. De båda åtgärderna påverkar olika bokföringskonton. Eftersom syftet med en lagerändring är att förändra antal och/eller värde på en lagerartikel, används lagerjusteringskontot som motkonto till lagerkontot. En inleverans använder du när varor anländer från leverantören och därför krediteras inköpskontot. Båda dessa konton kan ändras på rad 32 respektive 27 i Reserverade konton. Som nås via menyvalet Register Reserverade konton. Leveransinfo En användbar finess vid registrering av order eller beställning är möjligheten att under inbokningens gång undersöka framtida in- och utleveranser för den aktuella lagerartikeln. När du registrerar en order eller beställning och matar in artikeln kan du högerklicka på artikelraden och på så sätt få fram fönstret Leveransinfo som syns nedan. Lägg märke till att både order och beställning visas. Det är med andra ord enkelt att hålla reda på när och med hur stor kvantitet varor ska levereras in respektive ut från lagret. I menyvalet Register- Företagsinformation-Inställningar kan du på raden Antal dagar bakåt i transaktionslistor ange vilket datumintervall som du vill se. Vikten av att ange rätt inköpspris När du gör en kreditnota ska alltid mängden vara negativ och inte priset, annars påverkas både täckningsbidrag och lagermängd felaktigt. Exempelvis fås ett negativt täckningsbidrag om en kreditnota anges med negativt pris. Det är också viktigt att ange rätt mängd och belopp vid lagerändring och inleverans. I rutan Inleverans/Lagerändring skall du inte trycka Ok utan att ha matat in rätt värde för Belopp och Inköpspris/st då detta leder till felaktiga värden i lagret. Differens mellan lagerkonto och lagerlista Det kan uppstå differenser mellan saldot på lagerkontot och lagerlistan. orsakerna till att differenser uppstår: Nedan följer två av de vanligaste Fakturor har inte överförts till redovisningen och därmed inte påverkat lagerkontot. Saldot på lagerlistan uppdateras däremot i och med att faktura skapas och sparas, antingen via utleverans av order eller via direkt inmatning av faktura i fönstret Kundfakturering. Motsvarande differens uppstår inte vid beställning då både Lagerlistan och lagerkontot uppdateras vid inleverans. Registrerade och överförda fakturor som innebär leverans av ett större antal än vad som finns disponibelt. Detta leder alltså till negativt antal i lager. Gör du efter detta en inleverans med förändrat inköpspris uppstår en differens mellan lagerkonto och lagerlista. Lägg märke till att denna differens uppstår på grund av utleverans av varor som inte finns i lager. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 15

Inventeringsrutin Obs! Ta en säkerhetskopia innan du registrerar inventeringen. Om något blir fel kan du då enkelt återgå till ursprungsläget och sedan göra om registreringen. Notera att under tiden du gör inventeringen skall du inte arbeta i programmet, det vill säga inga in- och utleveranser ur lager får ske. 1. Gör färdigt alla ut- och inleveranser som måste göras innan inventeringen påbörjas. Stoppa alla ut- och inleveransregistreringar under inventeringen. 2. Kör menyvalet Register-Omräkna statistikregister. 3. Skriv ut Inventeringslistan från Utskriftscentralen. Inventeringslistan innehåller alla artiklar som är markerade som lagerartiklar i artikelregistret. Det antal som finns på inventeringslistan är det antal som ska finnas i lager inklusive de som finns på order och som ej är utlevererade samt de som är inlevererade från en följesedel. Antalet multiplicerat med det aktuella lagervärdet/st gör totalt lagervärde. 4. Börja med att inventera artiklarna på alla ordrar som inte är utlevererade, om de ligger på en annan plats än det ordinarie lagret. Räkna därefter den vanliga lagerplatsen. 5. Kontrollera att värde/st är korrekt för alla artiklarna. 6. Gå in i Register-Artikelregister-Lagerinventering för att lägga in de inventerade värdena, antal och värde/st. Om lagervärdet i bokföringen är korrekt kan du kryssa i Boka ej i redovisning för att endast justera lagerantal och värde i lagret. Var noga med att lägga in rätt inventeringsdatum, så att artiklarna uppdateras vid rätt tidpunkt. 7. När alla värden är inlagda, klicka på Spara. Nu är inventering sparad och justering gjord i lagret och redovisningen (om du inte klickat i Boka ej i redovisning). Tips! Om lagret är stort kan det vara lättare att inventera del av lagret vid några återkommande tillfällen s.k. rullande inventering istället för att göra hela lagret på en gång. Då behöver verksamheten inte stå still så länge plus att leveransavbrotten blir mindre. Red ut eventuella konstigheter med pris och antal innan inbokning av inventeringslista. Efter inbokning av inventeringslistan är lagret korrekt. Om Omräkna statistikregister används börjar den från senaste inventeringsinmatningen, som ska vara korrekt, och tittar framåt. För att underlätta inventeringen går inventeringslistan att sortera på id, namn, grupp, lev id eller lagerplats. För att underlätta vid inventering kan du ta hjälpa av en del rapporter och utskrifter som finns i programmet. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 16

Vanliga frågor Hur kan jag skriva ut en lista med både inköpspris och försäljningspris? Välj menyvalet Register - Artikelregister - Artikelpriser. Då öppnas ett fönster där du klickar på knappen Sök. Listan kan du sedan skriva ut direkt genom att högerklicka och välja Skriv ut. Varför kommer vissa order inte med på rapporten ORDERSTOCK, ORDER men finns med på ORDERSTOCK, ARTIKEL? Rapporten ORDERSTOCK, ORDER visar inte order om den inte kan levereras, vilket däremot rapporten ORDERSTOCK, ARTIKEL gör. Varför visas inte restordern på listorna Plocklista och Orderlista? Ingen leveransdag är ifylld på restordern. Varför kommer inte vissa artiklar med på lagerlistan? De har noll som värde/st i artikelregistret eller är inte markerade som Lagerartikel i Artikelregistret. Har fönstret Lagerinventering öppet och accepterar det värde som står i kolumnen mängd men vill ändra värdet i kolumnen A pris. Varför uppdateras inte A pris när jag sparar? Du kan inte ändra värde/st utan att ändra mängd. Gör en lagerändring med antalet 1 följt av lagerändring med antalet -1. Du gör utleverans av en order till en kund som har samlingsfakturering och väljer att inte skriva ut följesedel i samband med utleveransen. Varför får jag blankt papper när jag senare skriver ut rapporten FÖLJESEDEL via Utskriftscentralen? Du måste ta bort markeringen för Ej färdig och sedan spara. Fakturan får då status Ej utskriven och därefter kan följesedeln skrivas ut. Visma Compact version 5.1.3 april 2009 17

Dessa rapporter uppdateras Kundorder: Vad göra Vad händer Vilka rapporter uppdateras Offert Offert skapas och blir en kostnads- Offertlistan sammanställning för kunden. Utskrift offert Omvandla offert till order Utskrift order Utleverans av order Utskrift faktura Överför till bokföringen Offerten skrivs ut på papper eller digitalt. Order skapas, artiklar reserveras i artikelregistret Ordern skrivs ut på papper eller digitalt Artiklarna levereras ut från lager, följesedel och faktura skapas Fakturan skrivs ut på papper eller digitalt. Uppgifterna från fakturan förs in i redovisningen och reskontran Plocklistan, Orderlistan, Ut- och inleveransplan, Orderstock order, Orderstock artikel, Lagerprognos, Lagerlista, Bristlista, Lagerfliken Inventeringslista, Lagertransaktioner, Kund/artikel statistik, Artikel/kund statistik, Lagerlistan, Bristlistan Hantera fakturor Fakturalistan, Kvartalsstatistiken, Lagertransaktioner, Hantera fakturor, Kundreskontralistor, RR, BR plus alla övriga redovisningsrapporter Leverantörsbeställning: Vad göra Vad händer Vilka rapporter uppdateras Beställning Utskrift beställning Inleverans av beställt antal Registrering av leverantörsfaktura, inleverans av värdet/st Beställning skapas. Artikeln visar beställt antal i artikelregistret. Beställning skrivs ut på papper eller digitalt. Mottagna produkter registreras in i inleveransbilden och uppdaterar antalet i artikelregistret. Leverantörsfakturan registreras. Artiklarnas värdet/st läggs in och uppdaterar artikelregistret. Beställningslista, Bristlista, Ut- och inleveransplan Beställningslista, Lagerlista, Bristlista, Inventeringslista, Lagertransaktioner, Inleveransplan Lagerlista, Inventeringslista, Lagertransaktionslista, Leverantörsreskontralistor, RR, BR plus alla övriga redovisningsrapporter Visma Compact version 5.1.3 april 2009 18