Förfrågan avser: Labb-utrustning

Förfrågningsunderlag 2010-03 Förfrågningsunderlag 2010-03 Förfrågan avser: Labb-utrustning Beställare Fiber Optic Valley AB Upphandlingsform: Förenklad upphandling Anbud tillhanda senast 2010-09-17 Anbudets giltighetstid 120 dagar efter sista anbudsdag Anbudsmärkning Anbud och omslag märks med Anbud samt ärendenummer 2010-03 Frågor Frågor ställs till Fiber Optic Valley AB snarast möjligt dock senast 2010-09-14 Se administrativa föreskrifter. Bilagor Bilaga 1: Anbudsformulär 2010-03 Fiber Optic Valley Stationsgatan 7 SE-824 43 Hudiksvall Sweden Phone +46 (0)650 55 66 18 Fax +46 (0)650 60 10 05 info@fiberopticvalley.com www.fiberopticvalley.com

Fiber Optic Valley Stationsgatan 7 SE-824 43 Hudiksvall Sweden Phone +46 (0)650 55 66 18 Fax +46 (0)650 60 10 05 info@fiberopticvalley.com www.fiberopticvalley.com 1 Information... 3 1.1 Upphandlingens parter... 3 1.2 Bakgrund... 3 1.3 Syfte med upphandlingen... 3 2 Omfattning... 4 2.1 Volymer och ekonomisk omfattning... 4 2.2 Avtalstid... 5 3 Administrativa föreskrifter... 5 3.1 Upphandlingsförfarande... 5 3.2 Anbudsformulär och anbudets utformning... 5 3.3 Adressering... 6 3.4 Frågor och kompletteringar till förfrågningsunderlaget... 6 3.5 Tilldelningsbeslut... 6 3.6 Sekretess... 6 3.7 Ersättning för anbudsgivning... 7 4 Bedömning av anbud... 7 4.2 Prövning steg 2 (krav på vara eller tjänst)... 8 4.3 Utvärdering - steg 3... 8 5 Avtalsvillkor...10 5.1 Prisändringar...10 5.2 Fakturering och betalningsvillkor...10 5.3 Garantivillkor...11 5.4 Dokumentation...11 5.5 Försäkringar...11 5.6 Leveransbestämmelser/Leveransvillkor...11 5.7 Leveransdress...11 5.8 Orderbekräftelse...11 5.9 Transportemballage...11 5.10 Överlåtelse av avtal...11 5.11 Uppsägning...12 5.12 Omförhandling...12 5.13 Ändringar och tillägg...12 5.14 Hävning...12 5.15 Tvist...13 Bilagor...13

Sida 3 (13) 1 Information Fiber Optic Valley AB erbjuder Er att lämna anbud på de produkter som beskrivs nedan under punkt 2. I detta förfrågningsunderlag benämns Fiber Optic Valley AB som Beställaren och den leverantör som lämnar anbud på utförande av uppdraget för Anbudsgivaren. 1.1 Upphandlingens parter Anbudsgivare = Part som bereder och sänder in anbud Köpare = Fiber Optic Valley AB Leverantör = Part som erhåller kontrakt/ramavtal/avtal Avtalsparter = Köpare och Leverantör 1.2 Bakgrund Fiber Optic Valley AB äger och driver ett antal forsknings- och utvecklingsprojekt inom fiberoptik och bredband som huvudsakligen finansieras av offentliga anslag och projektmedel. Bolaget omsätter cirka 23 miljoner kronor och har 10 anställda. I projekten deltar ett stort antal intressenter från näringsliv, forskning och samhälle. Företaget förvaltar också Fiber Optic Valley Innovationssystem som 2004 utsågs till VINNVÄXT-vinnare av VINNOVA, den myndighet som skall främja svensk innovation. Som regionalt innovationssystem verkar Fiber Optic Valley i regionen mellan Sundsvall och Gävle. Mer information om Fiber Optic Valleys verksamhet finns på www.fiberopticvalley.com 1.3 Syfte med upphandlingen Syftet med upphandlingen är att säkerställa att Fiber Optic Valley AB kan bedriva tänkt verksamhet i det Labb som finns i verksamheten. Vi kan tänka oss att dela uppdraget på flera leverantörer.

Sida 4 (13) 2 Omfattning Upphandlingen avser löpande behov av Labb-utrustning. Exempel på utrustning som ingår i upphandlingen 1. Fiber to fiber Isolator, 1064 nm, HP (3-5W), Polarization dependent 2. Fiber to fiber Isolator, 980 nm, HP (3-5W), Polarization dependent 3. M^2 Beam quality analysis set for the 700-1800nm range. 4. Thermal Power Sensor 0.5-200W. 5. Beam Shutter and shutter controller (GPIB) 6. XYZ axis translation stage with optical fiber SM and MM launch 7. 14-Pin butterfly laser diode mount 8. Achromatic Lens kits with anti-reflection coating 650-1050nm, Ø1" 9. Uncoated fused silica lens kit, Ø1" 10. 2 square colored glass filter kit 11. Fiber pigtailed high power laser diode, >20W, 105/125um, 0.15 NA pigtail fiber at 915nm 12. Fiber pigtailed high power laser diode, >20W, 105/125um, 0.15 NA pigtail fiber at 976nm 13. Fiber pigtailed seed laser at 976nm, P>250mW, Single mode, Polarization dependent 14. Fiber pigtailed seed laser at 1064nm, P>250mW, Single mode, Polarization dependent 15. Fibre Coupled Acustic optic modulator for the 980nm range 16. Fibre Coupled Acustic optic modulator for the 1064nm range Ovanstående punkter är endast en uppskattning av vilka produkter som kommer att inköpas. Ytterligare produkter kan tillkomma. 2.1 Volymer och ekonomisk omfattning Budget Total budget för Labb-utrustning uppgår till 1 miljon kr per år. Inga volymgarantier kan lämnas.

Sida 5 (13) 2.2 Avtalstid Uppdraget är tänkt att påbörjas 2010-10-01 och löpa fram till 2011-12-31 med option för Beställaren att förlänga avtalet ett år. 3 Administrativa föreskrifter 3.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som förenklat förfarande enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling). Beställaren får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Anbudsgivare beaktar speciellt följande: Fullständigt anbud lämnas skriftligt på svenska. Anbud lämnas i tid. Ange företagsnamn och organisationsnummer. Anbudet lämnas som ett undertecknat original. Förbehåll: Angivna kvantiteter och produkter är endast en uppskattning och uttag kommer att ske successivt efter behov. Inga volymgarantier kan lämnas. Vid unika och större projekt kan separat upphandling komma att ske. 3.2 Anbudsformulär och anbudets utformning I bilagan Anbudsformulär finns de krav som ställs i upphandlingen samt de uppgifter och redogörelser som efterfrågas. Svara genom att kryssa i de ja/nej rutor som finns i anslutning till varje krav samt fyll i de uppgifter och redogörelser som efterfrågas. Var extra noga med att skall-kraven uppfyllas. Fyll gärna i svarsfälten elektroniskt men skriv sedan ut och underteckna den. Om anbudsformuläret inte används så bör anbudet följa samma uppställning och numrering. Tänk på att det är innehållet som utvärderas, ingen hänsyn tas till påkostade anbud. Använd hålat A4-papper Använd inte inbundna eller häftade handlingar

Sida 6 (13) Undvik fliksystem om det går, det går att särskilja med gem Samtliga handlingar bör vara sidnumrerade 3.3 Adressering Ansökan märks med aktuellt ärendenummer och skickas till: Fiber Optic Valley AB Anbud 2010-03 Stationsgatan 7 824 43 Hudiksvall 3.4 Frågor och kompletteringar till förfrågningsunderlaget Vid eventuella frågor om upphandlingen ber vi Anbudsgivaren att ringa eller SMS:a till kontaktperson enligt nedan. Vid frågor skall hänvisning göras till ärendebeteckning, rubrik, bilaga etc. Kontaktperson: Elisabeth Stenman, 070-217 96 28 Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor eller av någon annan anledning, kommer detta att publiceras under respektive ärende på Fiber Optic Valleys webbsajt, www.fiberopticvalley.com Anbudsgivare ansvarar själva för att bevaka publicering av kompletteringar samt frågor och svar. 3.5 Tilldelningsbeslut När tilldelningsbeslut i upphandlingen fattats skickas upplysningar till varje anbudsgivare om beslutet och skälen härför. Anbudsgivare är bunden även när anbudsgivare fått upplysningar i tilldelningsbeslutet samt vid eventuell överprövning. 3.6 Sekretess Anbudsgivare som vill skydda uppgifter i anbudet kan i anbudet ange vilka uppgifter han vill skydda och vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs. Beställaren lämnar inget förhandsbesked om uppgifter kommer att sekretessbeläggas.

Sida 7 (13) 3.7 Ersättning för anbudsgivning Ersättning för anbudsgivning lämnas inte. 4 Bedömning av anbud Anbudet kommer att bedömas i tre steg enligt följande: 1. Kvalificering, (krav på företaget). 2. Prövning (krav på varan eller tjänsten). 3. Utvärdering (bedömning av angivna kriterier) Anbud måste klara kraven i steg 1 för att gå vidare till steg 2. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Om samtliga skall-krav inte uppfylls kan anbudet 4.1.1 Finansiell och ekonomisk ställning (Kvalificering) Anbudsgivaren skall ha fullgjort lagstadgade skyldigheter avseende registreringar och betalningar för sociala avgifter och skatter. I de fall Anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra delar av uppdraget skall även underleverantören uppfylla dessa krav. Beställaren kommer att begära in erforderliga uppgifter om bl.a. skatter sociala avgifter från Skatteverket. Kopia på högst 3 månader gammalt registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet (för svenska företag Bolagsverket) ska uppvisas på begäran. Beställaren kan vid behov komma att själv kontroller anbudsgivarens ekonomiska stabilitet genom kreditupplysningsföretag eller att begära in årsredovisning. För nystartat företag kan Beställaren komma att begära in verksamhetsplan, budget för verksamheten eller liknande. Anbudsgivare som bedöms vara i ej godtagbar riskklass/låg kreditvärdighet kan komma att uteslutas om inte anbudsgivaren lämnar en godtagbar förklaring till varför han hamnat i denna riskklass.

Sida 8 (13) Ifyllt anbudsformulär utan reservationer (se bilaga 1). 4.1.2 Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren bör ha erfarenhet av liknande åtaganden. För att styrka detta kan lämpligen tre referenser lämnas från liknande uppdrag och förteckning över uppdrag som genomförts. Beställarens egen erfarenhet av Anbudsgivaren räknas också som referenser. Beställaren förbehåller sig också rätten att inhämta egna referenser. 4.2 Prövning steg 2 (krav på vara eller tjänst) De anbudsgivare som blivit godkända i steg 1 går vidare till prövningsfasen. Prövning kommer att ske av samtliga skallkrav i förfrågningsunderlaget. 4.3 Utvärdering - steg 3 De anbudsgivare som blivit godkända i steg 1 och steg 2 går vidare till utvärderingsfasen där utvärdering sker enligt det mest ekonomiskt fördelaktiga med hänsyn till kriterierna nedan. Anbuden får anbudspoäng enligt en femgradig skala (1-5) under varje kriterium. Anbudspoängen viktas beroende på kriterium. Det anbud som erhåller flest viktade anbudspoäng efter utvärderingen kommer att antas. Beställaren bildar en referensgrupp som sköter utvärderingen av anbud. Utvärderingen av nedan uppräknade kriterier, ej inbördes rangordnade, kommer att ske enligt följande procentuella fördelning: 1. Pris 40-60 % 2. Redogörelser 60-40 %

Sida 9 (13) 4.3.1 Pris Vikt: 40 60 % Pris kommer att jämföras på 10 stycken produkter (likvärdiga) som kommer att väljas ut från Anbudsgivarens bifogade prislista. Priserna skall baseras på listpriser minus rabatt. Uträkning sker enligt formeln: Anbudspoäng = 5 ((Anbudsgivarens pris Lägsta anbudspris) / (Lägsta anbudspris * 0,2)) 4.3.2 Redogörelser Vikt: 60 40 % Här görs bedömning av anbudsgivarens redogörelser enligt bilaga 1 Anbudsformulär, ej uppställda efter angelägenhetsgrad. Poängbedömning kommer att ske från 0-5 för varje kriterium. Detta resulterar i ett medelvärde. Utvärdering sker av ovanstående två punkter på följande sätt: 0 poäng ej godkänd 2 poäng godkänd 3 poäng bra 4 poäng mycket bra 5 poäng utmärkt

Sida 10 (13) 5 Avtalsvillkor Denna upphandling avslutas genom att Fiber Optic Valley AB tecknar avtal med den eller de Anbudsgivare som tilldelas uppdraget i upphandlingen. Anbudsgivaren blir därmed Leverantör. Uppdraget är tänkt att påbörjas 2010-10-01 och pågå till 2011-12-31 med option för Beställaren att förlänga avtalet årsvis. Pris anges exklusive mervärdesskatt. 5.1 Prisändringar Det angivna prispålägget i Bilaga 1 (Anbudsformuläret) gäller för hela avtalsperioden. Andra angivna priser t.ex. avseende service och reparationsarbeten skall vara fasta i ett år från avtalstecknandet. Därefter kan leverantören begära en prisförändring. Detta skall ske skriftligt, med underlag som styrker förändringen. Begäran om förändring skall vara Köparen tillhanda senast 6 veckor före eventuell förändring. Om överenskommelse ej träffas, äger båda parterna rätt att skriftligen säga upp gällande avtal med iakttagande av uppsägningstid på 3 månader. Under uppsägningstiden gäller de gamla avtalsvillkoren. Retroaktiv prishöjning godkänns ej. 5.2 Fakturering och betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter fakturans ankomstdag och fullgjord, godkänd leverans. Fakturan skall vara i SEK. Faktura skall skickas löpande till Beställaren. Fakturering sker enligt Beställarens önskemål och instruktioner. Utöver krav enligt svensk skattelagstiftning ska fakturan förses med uppgifter om: Kundnummer Följesedelnummer Produktnummer och ev. annan relevant information Pris, inklusive och exklusive moms Om fakturan saknar dessa uppgifter kommer den att returneras till Leverantören för komplettering. Dröjsmålsränta enligt räntelagen. I de fall dröjsmålsränta krävs skall det vara en räntefaktura per för sent betald faktura, inte i form av samlingsfaktura.

Sida 11 (13) Fakturerings-, uppläggnings-, expeditionsavgift, frakter, påminnelse- eller andra avgifter godkänns inte och får inte debiteras. 5.3 Garantivillkor Minst 2 års garanti. 5.4 Dokumentation Användarmanualer skall medfölja leverans, alternativt kan tydlig hänvisning göras till hemsida. 5.5 Försäkringar Leverantören är ansvarig för skador som uppstår när arbete utförs. Försäkring skall därför finnas hos Leverantören. Bevis om försäkring skall på begäran skickas till Beställaren. 5.6 Leveransbestämmelser/Leveransvillkor Krav och villkor i detta förfrågningsunderlag med bilagor gäller. 5.7 Leveransdress Leverans sker till adress enligt överenskommelse med Beställaren vid beställningstillfället. 5.8 Orderbekräftelse Orderbekräftelse med pris och leveranstid skall vara beställaren tillhanda senast två dagar efter ordertillfället. 5.9 Transportemballage Emballage ingår i priserna. 5.10 Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Beställarens skriftliga medgivande.

Sida 12 (13) 5.11 Uppsägning Om Leverantören under avtalsperioden inte uppfyller de åtaganden som avtalet omfattar skall skriftlig erinran ske av Beställaren. Om Leverantören efter fyra veckor efter erinran skickats fortfarande inte uppfyller sina åtaganden kan uppsägning ske med 3 månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor och priser att gälla. 5.12 Omförhandling Part får påkalla omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar parternas gemensamma förutsättningar. Anmälan om omförhandling skall ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse. 5.13 Ändringar och tillägg Parterna skall skriftligen komma överens om ändringar och tillägg. 5.14 Hävning Beställaren har rätt att omedelbart häva avtalet om Leverantören: är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning, föremål för ackord eller tillsvidare inställt betalningar eller har näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation etc. är dömd för brott avseende aktuell yrkesutövning är belastad med allvarliga fel i yrkesutövning är i skuld för skatter och avgifter är i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker eller bristerna avseende betalning upprepas bryter mot antidiskrimineringslagstiftning eller för övrigt har sådana ekonomiska svårigheter att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden.

Sida 13 (13) 5.15 Tvist Tvist mellan Beställaren och Leverantören i anledning av ingånget avtal löses av Tingsrätt med tillämpning av svensk rätt. Hudiksvall 2010-09-06 Fiber Optic Valley AB Bilagor 1. Anbudsformulär