Dokumenthanteringsplan Barn- och familjenämnden Antagen 2012-10-XX
Innehållsförteckning Anvisningar.. 3 Administration. 4 Protokoll m.m.... 4 Ekonomi.. 4 Interkommunal ersättning... 5 Personal.. 6 Övrigt.. 7 Förskola/skolbarnomsorg... 9 Grundskola inkl. skolhälsovård och elevvård samt särskola.... 10 Elever/prov/betyg 10 Övrigt 12 Socialtjänst. 13 SoL, LVU m.m.. 13 Familjerätt.. 14 Övrigt. 15 2
Anvisningar Dokumenthanteringsplanens tillämpning Denna dokumenthanteringsplan har till syfte att vara ett stöd i frågan om en befintlig handling ska bevaras eller gallras. Planen ska alltså inte ses som en förteckning över vilka handlingstyper förvaltningen ska producera. Som ett extra stöd till den tjänsteman som hanterar en handling anges också vilka handlingstyper som generellt ska diarieföras. Handlingar som ska bevaras Handlingar som ska bevaras överlämnas till kommunens Centralarkiv i Stadshuset vid tidpunkt som anges i denna dokumenthanteringsplan, och efter samråd med kommunarkivarien. Överlämning gäller originalhandlingar. Kopior av handlingar kan alltid slängas. Diarieförda handlingar När diarieförda handlingar gallras ska notering om detta göras i diariet. Noteringen ska innehålla uppgift om att handlingen har gallrats, datum för gallringen samt hänvisning till det aktuella gallringsbeslutet (t.ex. dokumenthanteringsplanen). Administration 3
Protokoll m.m. Handling Förvaring Gallringsfrist Leverans till Anmärkning Protokoll från Barn- och Närarkiv Bevaras 5 år familjenämnden Protokoll från arbetsutskottet Närarkiv Bevaras 5 år Kallelser och dagordningar till Närarkiv 2 år - sammanträden med nämnd/au Handlingar rörande förtroendemän och Närarkiv 2 år - sammanträden Protokoll från MBL-förhandling Protokoll från samverkansgrupper Protokoll från Närarkiv Bevaras 5 år chefskonferens/ledningsgrupp Sammanställning över delegationsbeslut Ekonomi Handling Förvaring Gallringsfrist Leverans till Anmärkning Inköpsorder, kopior Arbetsrum När faktura godkänts - Följesedlar Närarkiv 2 år - Verifikationer för utbetalning Närarkiv 10 år - Verifikationer inkomna före 1/1 2010 Originalfakturor Närarkiv 10 år - Fakturor inkomna före 1/1 2006 Kvitton från kontantförsäljning Närarkiv 10 år - Underlag för debiteringar Närarkiv 2 år - Statsbidragsansökningar och Närarkiv 10 år - Diarieförs. rekvisitioner Protokoll från anbudsöppning Närarkiv Bevaras 5 år Hemlig handling som ska diarieföras. Beslut om antagande av anbud eller Närarkiv Bevaras 5 år Hemlig handling som ska diarieföras. 4
leverantör Antagna anbud/offerter Närarkiv 2 år efter - Diarieförs. avtalstidens utgång Anbud, ej antagna Närarkiv 2 år - Övriga anbudshandlingar (t.ex. annonsunderlag, Närarkiv 2 år - anbudsinfordran, anbudsvärdering, soliditetsupplysningar, underrättelse om ej antagna anbud) Avtal Närarkiv 2 år efter - Diarieförs. avtalstidens utgång Förteckning över avtal Närarkiv Bevaras 5 år Uppdateras löpande. Skrivs ut årligen per den 31/12 och diarieförs. Beslut om utdelning ur fonder Inventarielistor Närarkiv 10 år Lämnas årligen till centrala förvaltningen. Årlig sammanställning över fördelning av undervisningsresurser Närarkiv Bevaras 5 år Sker genom central förvaltning. Diarieförs. Interkommunal ersättning Handling Överenskommelse om interkommunal ersättning med annan kommun Övriga handlingar avseende interkommunal ersättning (ej fakturor) Förteckning över elever med i annan kommun Förvaring Gallringsfrist Leverans till Anmärkning Närarkiv 5 år Både elev/barn i Eslövs kommun och elev/barn i annan kommun. Diarieförs. Arbetsrum 2 år - Närarkiv Bevaras 5 år Skrivs ut årligen per den 31/12 och diarieförs. Förteckning över elever från annan Arbetsrum 5 år efter avslutad - 5
kommun med i Eslövs kommun Personal Handling Förvaring Gallringsfrist Leverans till Anmärkning Annons avseende ledigförklarad tjänst Offentliga Jobb 2 år efter - anställningsbeslutet Tjänsteansökningar som ej avser viss ledigförklarad tjänst Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras inom 12 månader efter att svar har lämnats. Tjänsteansökningar till ledigförklarad tjänst (personligt brev, CV samt Offentliga Jobb 2 år efter anställningsbeslutet - Kan inkomma via Offentliga Jobb, post eller e-post. kopior av betyg m.m. avseende sökande som ej fått tjänsten) Tjänsteansökningar (personligt brev, CV m.m. från den som fått tjänsten) Offentliga Jobb/Personalakt Bevaras - Original lämnas till löneenheten, KLK, för hantering och förvaring. Sammanställning av sökande till viss Offentliga Jobb 2 år efter - tjänst Tjänsteansökan (personligt brev, CV, betyg m.m. från den som ej fått tjänsten och överklagat beslutet) anställningsbeslutet Anställningsbevis Personalakt Bevaras - Lämnas till löneenheten, KLK, för hantering och förvaring. Diarieförs om anställningstiden överstiger 6 månader. Utdrag ur belastningsregistret Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras när utdraget beaktats och anteckning påförts anställningsbevis. Personaladministration. Alla övriga handlingar som ska bevaras (sekretessförbindelse, tjänstledigheter, kopior av utfärdade intyg, betyg m.m.) Personalakt - Lämnas till löneenheten, KLK. Svar på om företrädesrätt önskas eller Pärm hos 1 år - 6
ej (varselbesked) bemanningen Tjänstgöringsrapporter KLK - Original till löneenheten, KLK. Semesterlistor Arbetsrum 1 år - Läkarintyg vid sjukskrivning mer än 14 dagar (lämnas till arbetsledaren) Original t. FK, kopia inlåst på 2 år eller i rehabakt (digital/pappersform) - Arbetstagaren skickar själv originalet till Försäkringskassan. arbetsrum Läkarintyg vid sjukskrivning högst 14 Inlåst på 2 år - dagar (lämnas till arbetsledaren) arbetsrum Rehabiliteringsutredning Adato/rehabakt Bevaras 2 år efter sista anteckning Dokumentation av systematiskt arbetsmiljöarbete Hälsobokslut Anmälan om arbetsskada/tillbud KLK Bevaras 5 år Original förvaras på KLK (löneenheten), kopia i närarkivet. Sammanställning av arbetsskador/tillbud Likabehandlingsplan eller annan plan mot kränkande behandling Övrigt Handling Förvaring Gallringsfrist Leverans till Anmärkning Korrespondens av rutinmässig eller Arbetsrum Vid inaktualitet - kortvarig betydelse Elektroniska handlingar (e-post av Server Vid inaktualitet - rutinmässig eller kortvarig betydelse) Meddelanden i röstbrevlåda som är av kortvarig betydelse Telefon Vid inaktualitet - När meddelandet avlyssnats och eventuellt svar lämnats. Korrespondens som inte är av 7
rutinkaraktär Elektroniska handlingar som skrivits ut Server Efter utskrift - Pappershandlingen förvaras i diariet. för diarieföring Ett exemplar av allt Närarkiv Bevaras 1 år informationsmaterial som framställs Diarieplan Närarkiv Bevaras 5 år Skrivs ut årligen per den 31 december och sätts först i diariet. Närarkiv Bevaras 5 år Skrivs ut årligen per den 31 december och sätts först i diariet. Diarium eller annat register över inoch utgående korrespondens Diarieförda handlingar som ej gallras Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförda handlingar av trivial art Närarkiv 5 år - (dvs. som ej tillför uppgifter till ärendet) Cookies Server 1 månad - Inkomna cirkulär och information av Arbetsrum Vid inaktualitet - olika slag Statistiska uppgifter som lämnats till Närarkiv Bevaras 5 år SCB Resultat av uppföljningar och Närarkiv (central Bevaras 5 år Diarieförs. utvärderingar Godkännande av och avtal med enskilda förskolor, fritidshem och pedagogisk omsorg Redovisningar, uppföljningar och analyser av verksamhet och kvalitet Betygssammanställningar Sammanställningar över resultat på nationella prov fr.o.m. år 2000 Närarkiv (central Närarkiv (central Närarkiv (central Bevaras 5 år Bevaras 5 år Bevaras 5 år 8
Förskola/skolbarnomsorg Handling Förvaring Gallringsfrist Leverans till Anmärkning Dokumentation över förskolas pedagogiska Närarkiv (cent- Bevaras 5 år Diarieförs. inriktning och verksamhet ral Utredningar gällande pedagogisk Arbetsrum 5 år efter pedagogisk - omsorg omsorg upphört Statistik över köer och beläggning inom förskolan Närarkiv Bevaras 5 år Diarieförs en gång per år per den 1 januari. Ansökan om förskoleplats Arbetsrum 1 år efter - placering/inaktualitet Placeringsmeddelande och svar på Arbetsrum Vid inaktualitet Gallras när placeringen är gjord. placeringsmeddelande Inkomstuppgift Närarkiv 3 år efter inkomståret - Förvaras hos Placeringsenheten första året, därefter i närarkiv. Rapporter/listor över barnens närvaro Arbetsrum 2 år - Uppsägning av förskoleplats Arbetsrum 1 år - Schema Arbetsrum När uppgiften registrerats - i Procapita Minnesanteckningar från Närarkiv Vid inaktualitet - Gallras senast när barnet slutar. föräldrasamtal Beslut gällande enskilda barn, särskilt Närarkiv (central Bevaras 5 år efter sista Diarieförs. stöd, förturer m.m. anteckning Handlingar angående nedsättning av Närarkiv (central Bevaras 5 år Diarieförs. barnomsorgsavgift Handlingar avseende egentillsyn i Arbetsrum 5 år - förskolekök Beskrivningar, uppföljningar och analyser av verksamhet och kvalitet (systematiskt kvalitetsarbete) (central Beslut om tilläggsresurser 9
Grundskola inkl. skolhälsovård och elevhälsa samt särskola Elever/prov/betyg Handling Förvaring Gallringsfrist Leverans till Anmärkning Underlag för elevregistrering, såsom Arbetsrum När uppgiften registrerats - personavier, flyttningsanmälan etc. i Procapita Elevkort Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Beslut om att få gå om årskurs Vårdnadshavares begäran om att ett Närarkiv När eleven slutat - barn ska få börja skolan som 6-åring n Klasslistor (slutliga listor med in- och Närarkiv Bevaras 5 år utflyttningar noterade) Sammanställning över elevtal Närarkiv Bevaras 5 år Ledighetsansökningar Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras efter läsårets slut. Frånvaroregistrering för elever Arbetsrum Vid läsårets slut - Gallras senare om t.ex. hög frånvaro. Skolkataloger Arbetsrum Bevaras 5 år Redovisning av urvalet för elevens val Arbetsrum Bevaras 5 år Förteckning över PRAO-placeringar Arbetsrum Bevaras 5 år Förteckning över elever som haft Arbetsrum Bevaras 5 år efter avslutad modersmålsundervisning Beslut om placering i särskild undervisningsgrupp, skoldaghem eller om anpassad studiegång Protokoll från klass- eller elevhälsokonferenser Protokoll från andra konferenser om pedagogiska frågor eller elevhälsa Beslut om åtgärdsprogram inklusive underlag samt åtgärdsprogram Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Diarieförs. Diarieförs. 10
Individuella utvecklingsplaner Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Barnhälsovårdsjournaler, hälsokort/elevhälsojournaler och Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad underlag från logoped Psykologiska undersök- Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad ningar/sammanfattningar av tester Sammanställning över resultat från kommunövergripande test och nationella prov Närarkiv (central Bevaras 5 år Diarieförs. Elevers svar på skriftliga prov Arbetsrum Vid inaktualitet Gallras när läraren bedömer att underlaget inte längre behövs. Samtliga svar på centrala och Närarkiv Bevaras 5 år nationella prov i svenska Svar på centrala och nationella prov i Närarkiv 5 år - andra ämnen än svenska Betyg (betygskatalog), intyg om måluppfyllelse Närarkiv Bevaras 10 år och omprövning av betyg Betygssammanställningar på Ro-nivå Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras när handläggningen är avslutad. Betygssammanställningar, kommunövergripande Intyg om avgång från (om Närarkiv Bevaras 10 år slutbetyg ej ges) Anmälan till prövning med bilagor Arbetsrum 2 år - Intyg om prövning Närarkiv Bevaras 10 år Anteckningar från utvecklingssamtal Arbetsrum Vid inaktualitet - Gallras då läraren ej har behov av dem. Intyg om anpassad studiegång Närarkiv Bevaras 10 år Beslut om tilläggsresurser Skriftliga omdömen Närarkiv Bevaras 5 år Enkätsvar Arbetsrum Vid inaktualitet Gallras då sammanställning till nämnden gjorts. Personbevis Närarkiv Vid inaktualitet - Gäller enbart särskola. 11
Ansökningar och beslut om in- och utskrivningar vid särskola Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Handlingar i överklagningsärenden Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Gäller särskola. Diarieförs. Testprotokoll, särskola Närarkiv 2 år - Gäller särskola. Utredningar (psykologiska, Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Gäller särskola. pedagogiska, sociala och medicinska) inför beslut om inskrivning i särskola Journaler med sammanfattande Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Gäller särskola. anteckningar Pedagogiska journaler med bilagor Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Gäller särskola. Intyg om genomgången utbildning Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Gäller särskola. Studieomdömen Närarkiv Bevaras 5 år efter avslutad Gäller särskola. Övrigt Handling Protokoll från lokal samverkansgrupp, t.ex. skola-fritids, skola-näringsliv Ansökningar och beslut om skolskjuts samt överklagande av sådant beslut Protokoll från olika sammankomster om pedagogiska frågor med personal, föräldrar och elever (samverkansorgan) Lokala arbetsplaner och andra dokument över planeringen av skolans arbete Förvaring Gallringsfrist Leverans till Anmärkning Närarkiv 5 år Diarieförs. Arbetsrum Bevaras 5 år Arbetsrum Bevaras 5 år Diarieförs. 12
Dokumentation över Arbetsrum Bevaras 5 år Diarieförs. utvecklingsprojekt Beskrivningar och analyser av verksamheten och dess kvalitet (systematiskt kvalitetsarbete) (central Handlingar angående studieresor, Arbetsrum Bevaras 5 år skolresor och lägerskolor Handlingar angående friluftsdagar, bad Arbetsrum 2 år - och utflykter Handlingar angående kulturell Arbetsrum 2 år - verksamhet Handlingar angående SYV och PRAO Arbetsrum Vid inaktualitet Gallras när handläggningen avslutats. Informationsblad etc. från skolan Arbetsrum 1 år - Villkor för premier och stipendier (urkund) Närarkiv Bevaras När urkundet inte gäller längre Underlag för fördelning av stipendier Arbetsrum 2 år - och premier Förteckning över utdelade stipendier och premier Foton från skolor (skolans urval) Arbetsrum Bevaras 5 år Kopia av hemsida Närarkiv Bevaras 10 år Informationsavdelningen bränner arkivbeständig CD 1 g/år eller vid större förändringar. Socialtjänst SoL, LVU m.m. Handling Personakter socialregistret. Placeringar i familje- resp. HVB-hem Förvaring Gallringsfrist Leverans till Närarkiv Bevaras 5 år 13 Anmärkning
Personakter socialreg. Övr ärenden Närarkiv Bevaras 5 år personer födda dag 5, 15 och 25 Personakter socialregistret. Ej Närarkiv 5 år - placeringar, ej födda dag 5, 15 el 25 Förfrågan angående förekomst i Närarkiv 5 år - socialregister Polisrapporter som ej ligger till grund Närarkiv Vid inaktualitet Gallras när rapporten hanterats. för insats Beslut att ej inleda utredning Närarkiv 5 år - Diarieförs. Begäran om polisregisterutdrag Närarkiv Vid inaktualitet - När svar inkommer Polisregisterutdrag Närarkiv 5 år - Utredning av familjehem och Närarkiv 5 år efter senaste - kontaktperson/kontaktfamilj uppdraget Anmälan enligt 14 kap. 1 SoL Närarkiv 5 år - Bevaras i akt om den lett till placering. Familjerätt Handling Förvaring Gallringsfrist Leverans till Faderskap Närarkiv Bevaras 5 år Adoption Närarkiv Bevaras 5 år Vårdnad, boende och umgängesutredningar Närarkiv Bevaras 5 år på begäran av tingsrätt, personer födda dag 5, 15 och 25 Vårdnad, boende och umgängesutredningar Närarkiv 5 år - på begäran av tingsrätt, personer ej födda dag 5, 15 eller 25 Familjerätt, ej anledning till öppnande Närarkiv 2 år - av ärende Samarbetssamtal efter remiss från Närarkiv Bevaras 5 år domstol, personer födda dag 5, 15, 25 Anmärkning 14
Samarbetssamtal efter remiss från Närarkiv 5 år - domstol, personer ej födda dag 5, 15 eller 25 Avtal om boende, vårdnad, umgänge, personer födda dag 5, 15 och 25 Närarkiv Bevaras 5 år efter att den unge fyllt 18 år Avtal om boende, vårdnad, umgänge, Närarkiv 5 år efter att den - personer ej födda dag 5, 15 eller 25 unge fyllt 18 år Namnärende, personer födda dag 5, 15 Närarkiv Bevaras 5 år eller 25 Namnärende, personer ej födda dag 5, Närarkiv 5 år - 15 eller 25 Äktenskapslicens, personer födda dag Närarkiv Bevaras 5 år 5, 15 och 25 Äktenskapslicens, personer ej födda Närarkiv 5 år - dag 5, 15 eller 25 Medlingsanteckningar Närarkiv Vid inaktualitet - Gallras när medlingen avslutats. Övrigt Handling Beskrivningar, uppföljningar och analyser av verksamhet och kvalitet (systematiskt kvalitetsarbete) Förvaring Gallringsfrist Leverans till Anmärkning 15