VK101S v1.0 060208, 2010-12- 16Förfrågningsunderlag.doc 1 (9) Förfrågningsunderlag Servicetjänster i Hemtjänsten enligt LoV Biståndsbedömda serviceinsatser och 8 Egna timmar för personer över 80 år Socialförvaltningen Vingåkers kommun, 643 80 Vingåker Parkvägen 8 Tel vx 0151-191 00 Fax 0151-191 27 E-post: social@vingaker.se www.vingaker.se Pg 95 81-0 Bg 624-8371
2 Innehållsförteckning 1. Allmän orientering 3 1.1 Bakgrund 3 1.2 Verksamhet som avses 3 1.3 Socialnämnden är ansvarig 4 1.4 Omsorgssekreterarens roll 5 1.5 Kvalitetssäkring och opartiskhet 5 1.6 Hel eller delad ansökan 5 1.7 Tilläggstjänster 5 2 Antagande av Leverantör 5 2.1 Ansökans form och innehåll 6 2.2 Avtalstid 6 2.3 Offentlighet och sekretess 6 2.4 Rättelse och förtydligande av anbud 6 2.5 Avlämnande av ansökan 6 2.6 Prövning av ansökan 7 2.7 Underrättelse om beslut 7 2.8 Förfarande om ansökan icke godkänns 7 2.9 Turordning på uppdragen 7 3 Obligatoriska krav 7 3.1 Intyg från myndigheter 7 3.2 Skatter och avgifter 8 4 Kännedom om lagstiftning och mål 8 4.1 Arbetsgivaransvar 8 4.2 Försäkringar 9 4.3 Yrkeskunnighet och kompetens 9 4.4 Identifikation 9 4.5 Tystnadsplikt och sekretess 9 4.6 Nyckelhantering 9 4.7 Samverkan kring brukaren 9 5 Miljöpolicy 9 5.1 Rengöringsprodukter och lokalvårdsmaterial 9 6 Leverantörens finansiella ställning 10 6.1 Leverantörens förmåga och kapacitet 10 7 Kommersiella villkor 10 7.1 Kontaktperson 10 7.2 Ersättning 10 7.3 Moms 11 7.4 Prisjustering 11 7.5 Fakturering 11 7.6 Brukarens avgift 11 8 Kontraktsvillkor 11 8.1 Kontrakt 11 2 (9) Bilagor; Bilaga 1 Ansökan Bilaga 2a Uppgifter om Företaget Bilaga 2b Presentation Bilaga 3 Kontrakt Bilaga 4 Serviceavtal mellan brukare och utförare
3 Förfrågan, Ansökan om deltagande i Valfrihetssystemet 3 (9) 1. Allmän orientering I detta avsnitt ges en allmän orientering om valfrihetssystemet och de verksamheter som omfattas. 1.1 Bakgrund Kommunfullmäktige i Vingåker har beslutat att införa ett valfrihetssystem för brukare av biståndsbedömda servicetjänster samt servicetjänster utan biståndsbedömning för invånare över 80 år. Detta förfrågningsunderlag beskriver de tjänster som ingår i valfrihetssystemet samt krav för att bli godkänd som leverantör för dessa tjänster. När en leverantör blivit godkänd skrivs avtal mellan leverantören och Vingåkers kommun. Samtliga krav skall vara uppfyllda under hela kontraktsperioden. Företag, fortsättningsvis kallade leverantörer, kvalificerar sig genom att godta de krav och förutsättningar som här anges. Leverantören presenterar sig och redovisar vilka servicetjänster som erbjuds. Alla aktuella leverantörspresentationer finns med på kommunens webbplats och i en servicekatalog. Brukaren väljer leverantör inom ramen för eget val. Brukaren har därutöver stora möjligheter att påverka utformningen av serviceinsatserna. Är brukaren inte nöjd med sitt val av leverantör kan byte ske. 14 dagar är uppsägningstiden från brukaren som också meddelar Vingåkers kommun om aktuellt leverantörsbyte. 1.2 Verksamhet som avses Vingåkers kommun har det yttersta ansvaret för att de som bor och vistas i kommunen får den hjälp och det stöd de behöver och har rätt till. Serviceinsatserna i hemtjänsten är ett sådant stöd. Biståndsbedömda serviceinsatser. Serviceinsatser genom biståndsbeslut enligt SoL 4 kap.1. De biståndsbedömda serviceinsatserna innebär hjälp med; Städning, Tvätt och klädvård, Inköp. I maj 2010 var det 126 personer som hade biståndsbedömda service -insatser och servicen som gavs uppgick till totalt 635 timmar. Stödet från biståndsbedömarna beviljas i ett Rambeslut uttryckt i timmar per månad. Utgångspunkten är att den enskilde har behov av bistånd i socialtjänstlagens mening och är kapabel att själv bedöma behovet av stöd. En redovisning av vilka insatser som har gjorts skall bifogas med timredovisningen. Sekretess enligt SoL råder. Egna timmar För de kommuninnevånare som är 80 år och äldre erbjuds 8 servicetimmar utan krav på biståndsbeslut. Timmarna debiteras enligt särskild taxa. De Egna
4 timmarna är max åtta per hushåll och månad och omfattar följande insatser som den enskilde kan välja mellan: Städning Tvätt och klädvård Inköp Enklare trädgårdsskötsel (gräsklippning, lövräfsning, rensning av rabatt, häckklippning, rensning av hängränna på envåningshus) Snöskottning/halkbekämpning Aktiviteter (promenader, spela spel, korsord etc.) Enklare matlagning/bakning Ledsagning (till läkare, teater, bibliotek, frisör etc.) Tillfällig skötsel av husdjur (hund/katt) Fönsterputs De egna timmarna kan användas utifrån den enskildes behov och önskemål och regleras genom överenskommelse mellan leverantören och brukaren. Servicetjänsterna omfattar ej sådant som kräver specialistkunskaper som hantverkskompetens, klippning av fruktträd och liknande. De egna timmar ska ses som en del av det serviceinriktade arbetssättet, där stor tilltro läggs på individens förmåga att själv bedöma innehållet i sitt behov av service/stöd för att klara det dagliga livet och möjlighet att välja vem som skall utföra servicen. En genomförandeplan skrivs mellan brukaren och leverantören. Planen redogör för, när och hur insatserna ska utföras och vilken tid som beräknas. Genomförandeplanen undertecknas av båda parter. Brukaren betalar endast för utförd tid och leverantören får betalt för samma tid. Verkställighet av planen ska påbörjas senast 10 dagar efter undertecknande. Leverantören svarar för att servicemetoderna är lämpliga vid aktuellt tillfälle och ändrar metod utifrån brukarens önskemål. Initiativförmåga och självbestämmande ska stimuleras. Om behovet av serviceinsatser överskrider åtta timmar per månad ska en biståndsprövning enligt SoL göras. 4 (9) 1.3 Socialnämnden är ansvarig Antagande av nya leverantörer sker löpande. Socialnämnden prövar ansökan mot kraven i förfrågningsunderlaget och lämnar skriftlig underrättelse efter en handläggningstid som normalt är 4-6 veckor. Socialnämnden får utesluta en ansökan på omständigheter som anges i 7 kap 1 Lagen om valfrihetssystem (LOV). Godkännandet blir bindande när kontraktet är undertecknat. Kontrakt kommer att tecknas med alla sökande leverantörer som uppfyller de krav som anges i förfrågningsunderlaget med bilagor. 1.4 Omsorgssekreterarens roll En grundläggande princip för valfrihetssystemet är att Vingåkers kommun ska behandla alla leverantörer på likvärdigt och icke-diskriminerande sätt. Omsorgssekreterarna får en delvis ny roll där fokus läggs på information, uppsökande verksamhet och uppföljning. 1.5 Kvalitetssäkring och opartiskhet Kommunen kommer att genomföra regelbundna brukarenkäter som sedan kommer att redovisas som underlag för brukarnas val. Leverantören ska ha ett systematiskt kvalitetsarbete som bland annat innehåller rutiner för klagomål och hantering av avvikelser.
5 All kommunal personal, exklusive egen regins omvårdnadspersonal, är skyldig att hålla sig strikt neutral i förhållande till de olika utförarna. 1.6. Hel eller delad ansökan Ansökan om att bli antagen som leverantör kan omfatta en eller flera tjänster ur servicekatalogen eller avgränsas till visst geografiskt område. (Se ansökningsblankett, Bilaga 1 ). Ansökan kan avse enbart Vingåkers tätort med en radie på 3 km eller hela kommunen eller annat geografiskt område som i så fall noga ska preciseras i ansökan. Leverantören ska även ange kapacitetstak i timmar. 5 (9) 1.7 Tilläggstjänster Privata leverantörer kan erbjuda tilläggstjänster (T.ex. olika RUT -tjänster) enligt enskild överenskommelse med respektive brukare. Detta blir då en affär mellan leverantör och brukaren och fakturering sker direkt till brukaren. Tilläggstjänsterna kan Leverantören presentera i Servicekatalogen där varje leverantör presenteras. 2. Antagande av leverantör En leverantör måste ansöka om godkännande för att få utföra serviceinsatser inom hemtjänsten. Ansökan skall vara utformad enligt gällande förfrågningsunderlag. Anbud skall göras på kommunens särskilda blankett, enligt Bilaga 1. Ansökan om att bli Leverantör av hemtjänst och Bilaga 2 Uppgifter om företaget. På bilagorna finns mer information om vilka handlingar som skall bifogas med ansökan. Upphandlingsformen genomförs enligt Lag om valfrihetssystem (LOV). Upphandlingen har ingen given sluttid och pågår så länge som den annonseras på Kammarkollegiets Webbplats. Annonsering sker löpande på den nationella databasen www.valfrihetswebben.se. och på Kommunens hemsida www.vingaker.se. På dessa webbsidor finns även förfrågningsunderlag med bilagor. Ansökningsförfarandet medger inte förhandling varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt förfrågningsunderlaget uppfylls. 2.1 Ansökans form och innehåll Ansökan skall vara skriftligt, avfattad på svenska samt undertecknad av behörig företrädare hos sökanden (se Bilaga 1). 2.2 Avtalstid Avtalstidens längd och omfattning anges i det upprättade Kontraktet mellan parterna. Se bilaga 3. Avtalstidens längd om inte annat anges uppgår till 3 år med ömsesidig möjlighet till uppsägning dock med 3 månaders varsel. 2.3 Offentlighet och sekretess För inkomna handlingar gäller offentlighetsprincipen. Det innebär att allmänheten har rätt att ta del av dem. Vill den som ansöker att uppgifter i ansökan skall omfattas av sekretess så ska det anges i ansökan. För biståndsbedömda insatser gäller socialtjänstens sekretess. 2.4 Rättelse och förtydligande av anbud Rättelse av felskrivning eller något annat uppenbart fel i ansökan får göras. Vingåkers kommun får också begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. Vid fel eller tveksamhet kan sökande komma att kontaktas för förtydligande och komplettering.
6 2.5 Avlämnande av ansökan Ansökan skickas/lämnas i slutet kuvert märkt: " LOV" Till Vingåkers kommun Kommunstyrelsen, nämndservice Veronica Pettersson 643 80 Vingåker Öppettider måndag, onsdag, torsdag 07.30-16.15 tisdag 07.30-18.00 och fredag 07.30-15.15 kan ansökan lämnas på Parkvägen 8 Vingåker. 6 (9) 2.6 Prövning av ansökan Prövning av nya ansökningar sker fortlöpande. Prövningen omfattar kvalificering av sökanden och obligatoriska krav på ansökan. För mera information om LoV se hemsidan www.vingaker.se 2.7 Underrättelse om beslut När beslut fattats om huruvida sökande godkänts i valfrihetssystemet underrättas aktuell leverantör om beslutet och skälen för detta. Underrättelse om beslut lämnas normalt med e-post. Sökanden ska därför ange e-postadress/postadress. 2.8 Förfarande om ansökan inte godkänts Om kommunen beslutat att inte godkänna en sökande leverantör och denne anser att kommunen handlat fel kan en begäran om rättelse sändas till Förvaltningsrätten i Södermanland. Vid avslag lämnas besvärshänvisning tillsammans med beslutsmeddelandet 2.9 Turordning på uppdragen Då nya brukaren icke väljer får leverantörerna uppdragen i turordning enligt lista. De brukare som vid det planerade införande av LOV den 1/3 2011 redan har biståndsbedömda serviceinsatser genom kommunens hemtjänst behöver inte välja utförare om brukaren inte så önskar. 3. Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav. Förutsättningen för att en ansökan skall kunna godkännas är att dessa krav är uppfyllda. Ansökan som inte uppfyller kraven kommer inte att godkännas. 3.1 Intyg från myndigheter Sökanden skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Sökanden bifogar om möjligt följande handlingar till ansökan, som bevis på att kravet uppfylls: Registreringsbevis från bolagsverket Kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet (motsvaras i Sverige av Bolagsverket). 3.2 Skatter och avgifter Företaget skall ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter i hemlandet eller annan stat inom ESS-området, eller i något väsentligt hänseende ha låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av ovanstående. Sökanden skall för att verifiera att belastningar inte föreligger
7 enligt ovanstående fylla i efterfrågade uppgifter och underteckna blanketten Uppgifter om företaget Bilaga 2. 4. Kännedom om lagstiftning och mål för verksamheten Leverantören och dennes anställda ska ha kännedom och kunskap om mål- och kvalitetskrav för verksamheten samt följa gällande lagar, förordningar och allmänna råd. En obligatorisk Introduktionsutbildning om en dag för ansvarig kontaktperson hos leverantören där Lagen om Valfrihetssystem och andra lagar som styr verksamheten, regler och praxis redovisas kommer att genomföras. Ansvarig för utbildningen är Vingåkers kommun. 7 (9) 4.1 Arbetsgivaransvar Leverantören har arbetsgivar- och driftansvar och är ansvarig för att: gällande svensk rätt och tillämplig EG-rätt skall följas Leverantören skall mot anställd personal följa branschen gällande kollektivavtalsvillkor, exempelvis avseende pensioner och försäkringar. Omedelbart vidtaga erforderliga åtgärder mot personal som misstänks för att ha begått brott riktade mot enskilda personer inom verksamheten eller uppträtt påverkade av alkohol och/eller droger Förebygga att skador inträffar som kan drabba personal, brukare och närstående bland annat genom att arbetsmiljön håller en nivå i enlighet med arbetsmiljölagen Vingåkers kommun inbjuder personal hos leverantören att deltaga i av kommunen anordnade studiedagar för hemtjänstpersonal. 4.2 Försäkringar Leverantören ska ha ansvarsförsäkring som täcker person- och sakskada som han, eller annan för vilken han ansvarar, orsakar p.g.a. fel eller försummelse 4.3 Yrkeskunnighet och kompetens Verksamhetsansvarig för hemtjänst i form av service ska ha god kompetens för sina arbetsuppgifter. Personalen ska vara serviceinriktad samt ha utbildning och erfarenhet för att utföra uppdraget. 4.4 Identifikation Leverantören och deras personal är skyldig att bära en synlig fotolegitimation vid uppdrag för Vingåkers kommun 4.5 Tystnadsplikt och sekretess Leverantören är skyldig att tillse att personal känner till och följer reglerna om tystnadsplikt enligt socialtjänstlagen 15 kap 1 4.6 Nyckelhantering Leverantören skall ha rutiner för hantering av brukarens nycklar. Det skall finnas rutiner för signering vid utlämning och återlämning av nycklar. Förlust av nycklar skall omedelbart redovisas för brukaren. Kostnad för låsbyte skall bäras av leverantören. 4.7 Samverkan kring brukaren Leverantören skall vid behov delta i samverkan mellan huvudmännen Samarbete med närstående och legal företrädare utifrån brukarens behov och godkännande. Någon extra ekonomisk ersättning utgår ej. Planering/samverkan där brukaren deltar räknas som utförd tid.
8 5. Miljöpolicy Miljöfrågorna har stor betydelse i kommunens arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Det är viktigt att miljöfrågorna integreras i det dagliga arbetet. Leverantören ska ha ett eget miljöprogram samt ha kunskap om Vingåkers kommuns miljöpolicy. I ansökan skall ovanstående krav bekräftas. Frågor som gäller miljö besvaras av: Miljöinspektörer Åsa Lund och Mia Andersson Tel: 0151-19316 e-post asa.lund@vingaker.se mia.andersson@vingaker.se 8 (9) 5.1 Rengöringsprodukter och lokalvårdsmaterial Vanligtvis tillhandahåller brukaren rengöringsprodukter. Tvättmedel tillhandahåller brukaren då tvätt sker i brukarens tvättmaskin eller tvättstuga. Leverantören kan tillhandahålla rengöringsprodukter och övrigt lokalvårdsmaterial enligt överenskommelse med brukaren. 6. Leverantörens finansiella och ekonomiska ställning Godkänd leverantör skall ha en sådan organisation och erfarenhet att denne kan förväntas kunna genomföra uppdraget. Leverantörens ekonomiska styrka skall vara tillräcklig i förhållande till uppdragets storlek. Detta visas genom årsredovisningen och för nya företag krävs en bankreferens. 6.1 Leverantörens förmåga och kapacitet Godkänd leverantör skall förfoga över tillräckliga tekniska och personella resurser för att kunna genomföra uppdraget. På bilaga 1 Ansökningsblankett anges eventuellt kapacitetstak, d.v.s. det högsta antal timmar som sökande kan åta sig att utföra. Referenser på verksamhetsansvarig skall lämnas. 7. Kommersiella villkor 7.1 Kontaktperson I ansökan anges sökandens kontaktperson, som svarar på eventuella frågor om ansökan. 7.2 Ersättning Ersättningen utgår i efterskott, 30 dagar efter inlämnad redovisning, för faktisk utförd tid hos brukaren i enlighet med inlämnad tidrapport från och med den dag verkställigheten påbörjades. Biståndsbedömda serviceinsatser anges i en Ramtid/månad. Egna timmarna är maximalt 8 timmar/hushåll för kommuninvånare fyllda 80 år. Ersättning till utförare sker i båda fallen utifrån faktisk utförd tid. Ekonomisk timersättning till leverantören utgår; 1.) Tätorten Vingåker 332 kronor Som tätort räknas Vingåker med 3 km i en radie från Åbrogården. 2.) Övriga kommunen Vingåkers kommun 352 kronor För inköp och ärenden utgår en schabloniserad ersättning motsvarande 45 minuter/brukare/tillfälle. Vid två eller flera förrättningsställen är den schabloniserade tiden 75 minuter/brukare/tillfälle.
9 Ersättningen inkluderar samtliga kostnader för utförande av beviljade insatser. Den skall undertecknas och skickas som kopia till kommunen senast 14 dagar efter det att uppdraget påbörjats. Ersättningen skall täcka den tid som tillbringas tillsammans med brukaren i brukarens hem. Tid (s.k. kring tid) som går åt till förflyttning, planering, samverkan med andra aktörer och personalens kompetensutveckling, transporter, lokaler, maskiner, förbrukningsmaterial och övriga kostnader ingår i den angivna timersättningen se ovan. Samma ersättning utgår till Vingåkers kommuns egenregi med undantag för administrativa overheadkostnader och momskompensation. 9 (9) 7.3 Moms Ersättningen som anges inkluderar lagstadgad moms. Grunderna för den ekonomiska ersättningen anges i Bilaga 3 Kontrakt. 7.4 Prisjustering Ersättningen justeras årsvis efter beslut i Socialnämnden. 7.5 Fakturering Faktura till Vingåkers kommun skall inkommit senast den 7:e i varje månad och avse föregående månad. Underlaget är tidsrapporter som är undertecknade och godkända av brukaren. 7.6 Brukarens avgift Brukaren betalar till Vingåkers kommun en avgift enligt fastställd taxa för biståndsbedömda insatser respektive Egna timmar. Underlag utgöres av faktisk utförd tid enligt tidsrapport där såväl brukaren som leverantören har godkänt och signerat. 8. Kontraktsvillkor Leverantören skall acceptera de kommersiella villkoren i sin helhet i detta Förfrågningsunderlag. 8.1 Kontrakt Då Vingåkers kommun lämnat sitt godkännande kan kontrakt tecknas mellan Vingåkers kommun och leverantören. 8.2 Bilagor. Bilaga 1. Ansökningsblankett 2. Uppgifter om företaget 3. Kontrakt 4. Serviceavtal Informationsfolder och presentation av företagen/utförarna