Sida: 1 (20)
Sida: 2 (20) Innehåll 1 Basfakta...4 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor...4 1.2 Projektet, sammanfattning...5 2 Idé och mål...6 2.1 Bakgrund...6 2.2 Projektets resultat...6 2.3 Projektidé...7 2.4 Projektmål och målprioritering...7 2.5 Avgränsningar...8 2.6 Förutsättningar och inberoenden...8 3 Leverans och överlämning...8 3.1 Leveransobjekt och godkännande...8 3.2 Överlämning, procedur...11 4 Organisation...12 4.1 Projektorganisation...12 4.2 Ansvar, befogenheter...12 4.3 Lokalisering, utrustning samt lokaler...12 4.4 Bemanning och utbildning...12 5 Tidsplan och resursbehov...13 5.1 Projekttidsplan...13 5.2 Beslutspunkter, milstolpar...13 5.3 Resursbehov...14 5.4 Inköp resultat...15 6 Arbetsformer...16 6.1 Produktionsmodell...16 6.2 Produktion och kravdialog...16 6.3 Dokumentstyrning...16 6.4 Avvikelse- och ändringshantering...17 6.5 Sekretess, säkerhet...17 6.6 Informationsspridning...17 6.7 Möten...18 6.8 Avveckling...18 7 Risker...19 8 Projektkalkyl...19 9 Referenser...20
Sida: 3 (20) Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar P1.0 07-03-28 Första version 1.0-1 07-04-20 Reviderad version 1.0-2 07-06-07 Reviderad version, ny beställare 2.0 08-04-30 Utökad version, nytt direktiv, ny beställare, ny projektledare 2.0-1 08-05-19 Reviderad version, korrigering/tillägg enligt styrgruppens anmärkning, ändring i projektkalkyl 2.0-2 08-07-10 Tillägg av punkt 7 Risker
Sida: 4 (20) 1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor 1.1.1 Godkännande av projektplanen en godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Mats Edvardsson Emma Breding 1.1.2 Definitioner Ord/förkortning/akronym LMS GUL PingPong PingPong AB/ PP AB ITS ITL PIL/ PIL-enheten USA-GUL USA-förvaltn Förklaring Learning Management System, system med mjukvara framtagen för att underlätta e-lärande, kollaborativt lärande, on-line bedömning och återkoppling från lärare till student. De flesta LMS är webbaserade för att underlätta tillgången till lärandets innehåll (och administration) enligt principen när som helst-var som helst-i vilken takt som helst. Göteborgs Universitets Lärplattform Programvaran som används i lärplattformen GUL Leverantör av programvaran PingPong IT-service IT-ledning Enheten för Pedagogisk utveckling och Interaktivt Lärande (universitetsgemensamt organ) Utbildnings- och supportansvarig för pilotgrupp och test-studenter i förstudien av Utbildnings- och supportansvarig inom förvaltningen av GUL
Sida: 5 (20) 1.1.3 Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Kravbeskrivning, SLUSS-projektets rapport XXXXXXXXXXXXX 2 Lösningsbeskrivning Ej framtaget 3 Risklista och handlingsplan/åtgärdslista 1.0, 2008-06-26 4 Informationsmatris P1.0-1, 2008-05-02 5 Projekttidsplan, generell och detaljerad Under utformning 6 Ansvar och befogenheter - projektorganisation 1.0-2 2008-06-09 7 Bemanning, kontaktlista 1.0-2, 2008-06-09 8 Leveranser och leveransprocedur 1.0-1, 2008-05-28 9 Projektdirektiv 1.0-1, 2008-04-09 1.2 Projektet, sammanfattning 1.2.1 Projektets omfattning innebär införande av en universitetsgemensam webbaserad lärplattform vid namn GUL (Göteborgs universitets lärplattform). I projektet ingår införande av plattform, framtagande av förslag till förvaltningsorganisation samt kommunicerande av och information om breddinförandet av GUL. I projektet ingår också att genomföra en förstudie/pilotstudie av programvaran PingPong samt att integrera plattformen mot ett antal administrativa system vid GU. Projektet genomförs av som också är blivande systemägare och förvaltare av lärplattformen GUL. 1.2.2 Framgångsfaktorer Att projektet tilldelas de ekonomiska och personella resurser som krävs. Att förslaget om förvaltningsorganisation följs upp och resulterar i beslut om organisation, bemanning och ansvarsområden. För att skall kunna avslutas optimalt krävs att en befintlig fungerande förvaltningsorganisation kan ta över och att LMS:et GUL kan överlämnas till permanent verksamhet, drift och förvaltning. Att systemet GUL:s fördelar och vinster för verksamheten kommuniceras till användare vid GU. Att GUL:s användare blir goda ambassadörer för systemet innebär gynnsamhet för och dess projektmål. Att verksamheten, i form av fakulteter och institutioner, vid GU i sin tur avsätter resurser för att kunna jobba med och i lärplattformen GUL. Endast genom ett verksamhetsnära nyttjande kan lärplattformen GUL användas till sin fulla potential och därmed ägas av sina användare (GUanställda, studenter och doktorander). 1.2.3 Samband med andra organisationer bedrivs som enskilt projekt men påverkas av ett flertal andra projekt och organisationer vid GU: Projekt GU-kort, Projekt SAMPASS, iom ev användandet av gemensam fotokatalog för GU.
Sida: 6 (20) Projekt GU-GAD GUL kommer att integreras mot den kommande gemensamma användardatabasen. Projekt KP-avveckling (kommande) Projekten GUL-KP är starkt beroende av fungerande kommunikation och samordning. är en förutsättning för Projekt KP-avveckling:s start, men de två projekten har ett ömsesidigt beroende trots att de inte kommer att genomföras parallellt. Organisationen Kursportalens förvaltning Samröre med systemförvaltningen av Kursportalen iom dess avveckling. Där införandet av GUL är en förutsättning för Kursportalens avveckling. Organisationen Enheten för pedagogisk utveckling och interaktivt lärande/ PIL Samarbete GUL-PIL iom ansvarsfördelning av utbildning och support för GUL:s användare (undervisande personal/administratör). Organisationen GU:s portal, Medarbetar- och Studentportalen GUL kommer att funktionsintegreras i portalen. Organisationen CTH/Chalmers Båda lärosätena kommer att använda och utveckla samma programvara för sin respektive lärplattform. 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Beslut om att köpa in ett universitetsgemensamt LMS togs utefter den utredning som gjorts av myndigheten Nätuniversitetet angående de svenska universitetens behov av IT-stöd för utbildning samt utifrån den utvärdering som gjorts av Kursportalen vid Göteborgs universitet. Utredningarna påvisade att dagens kursportal inte uppfyller de krav som verksamheten har på IT-stöd för undervisningen vid GU. Beslut om ett universitetsgemensamt LMS fattades av rektor 2006-12-11 och tilldelades ansvar för införande-projektet GUL samt systemägarskapet och förvaltningen av lärplattformen GUL. Vid upphandlingen av PingPong beslutades att Göteborgs universitet ska ingå i PAUG, PingPong Academic User Group, ett nätverk för systemansvariga, lärare och IKT-stöd från universitet och högskolor i Sverige, som använder programvaran PingPong. Detta innebär att GUL-användarna vid Göteborgs universitet i o m medverkan och representation i PAUG har en möjlighet att ha synpunkter på systemet gentemot leverantören samt att påverka utvecklingen av programvaran. Införandet av lärplattformen GUL ska uppfylla effektmålen: 1. Att möjliggöra och erbjuda ett system med IT-stöd för distans-, nät- och campusutbildning, inom all utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå. 2. Att tillmötesgå verksamhetens önskemål om att få ett gemensamt system/lms. 3. Att underlätta för GU att erbjuda varierade undervisningsformer. 4. Att öka GU:s tillgänglighet gentemot studenterna i form av den virtuella lärmiljön. 5. Att öka GU:s konkurrenskraft gentemot andra lärosäten med egna lärplattformar. 6. Att verka i enlighet med GU:s miljöpolicy och ge möjlighet till ett mer miljövänligt sätt att bedriva undervisning. 7. Att ersätta Kursportalen, då portalen inte uppfyller de krav som verksamheten har på IT-stöd för undervisningen vid GU. 2.2 Projektets resultat I skall ingå följande resultat:
Sida: 7 (20) Införa och erbjuda LMS:et GUL som ett pedagogiskt verktyg till samtliga fakulteter och institutioner för att kunna nyttjas inom utbildning på grund-, avancerad- och forskarnivå. Genomföra tekniska integrationer i GUL gentemot andra administrativa system. Genomföra förstudie av LMS:ets programvara och dess användarvänlighet gentemot lärare, studenter och administratörer. Ta fram förslag på GUL:s förvaltningsorganisation (förvaltnings-, utbildnings- och supportansvar) för den fas då LMS:et tas i bruk och övergår i permanent verksamhet. Förslaget skall sedan fastslås, beslutas och förankras bland de funktioner som tilldelas förvaltningsansvar. Kommunicera införandet av GUL och dess effekt till fakulteter och institutioner. 2.3 Projektidé skall möjliggöra att organisationen Göteborgs universitet erbjuds en gemensam webbaserad kommunikations- och lärplattform, med integration mot administrativa system och med funktionsintegration i GU:s portal. Projektet skall också möjliggöra att plattformen efter införandet vid GU kan övergå i permanent verksamhet och förvaltning. Tidigt i projektet skall pilotstudie av programvaran genomföras för att systemets kommande användare skall få chans att testa och lära känna arbetet i ett LMS och just programvaran PingPong. Projektet utgår från att dessa testpiloter senare kan utgöra en del av de ambassadörer ute i verksamheten som projektet behöver för att lyckas. One-liner: any-time, any-where, any pace GUL is the virtual place! 2.4 Projektmål och målprioritering 2.4.1 Projektmål Målet med Projektet GUL är att hela Göteborgs universitet ska ha tillgång till en gemensam lärplattform, ett pedagogiskt stöd för olika undervisningsformer inom utbildningen på grund-, avancerad- och forskarnivå. Efter projektets slut skall lärplattformen övergå i permanent systemförvaltning och skall ses som en del av GU:s ordinarie verksamhet. Tidpunkt: (Breddinförande av GUL) 2008-10-01, (överlämning/övergång till förvaltning) 2009-03- 31 Resultat: Kostnad: 1. Breddinförande av lärplattformen GUL 2. Överlämning till förvaltningsorganisation 3. Övergång till permanent verksamhet 1.700.000 1.900.000 SEK 2.4.2 Målprioritering Prioritering: 0,5 Resultat 0,3 Tidpunkt 0,2 Kostnad Summa: 1,0
Sida: 8 (20) 2.5 Avgränsningar omfattar testning och införande av ett LMS med befintlig funktionalitet i programvaran PingPong. Efter projektets slut, i o m permanent systemförvaltning, rekommenderas systemförvaltaren att arbeta vidare med att visa på ytterligare och/eller kommande funktionalitet i systemet för användare. I ingår inte avveckling och utfasning av Kursportalen. Denna del skall ses som ett separat projekt utanför. 2.6 Förutsättningar och inberoenden Projektet är beroende av följande inleveranser : Att projektet tilldelas de ekonomiska och personella resurser enligt projektplan inför projektstart och under projektets gång (2007-02-01 2009-03-31). Att projektets förslag om förvaltningsorganisation följs upp och resulterar i beslut om organisation, bemanning och ansvarsområden (inför VT09, senast 2009-03-31). Att fakulteter och institutioner vid GU parallellt med projektet avsätter egna resurser för att kunna jobba med och i lärplattformen GUL (för projekt GUL: 2007-09-01 2008-06-30, för ordinarie verksamhet: fr o m 1 juli 2008). Att integrationsarbetet är slutfört och testat inför pilotstudien för GUL-adminstratörerna (sommaren och förhösten 2008). Att utförandeorganisationen IT-service har personella resurser för utförandet av GULintegrationerna samt driftsöverlämning och slutleverans från leverantören PingPong AB (fr o m 1 april 2008). Att promgramvaruleverantören PingPong AB har personella resurser för att genomföra både integrationsarbetet och slutleveransen enligt avtal. 3 Leverans och överlämning 3.1 Leveransobjekt och godkännande 3.1.1 Leveranser Lev. nr. Beskrivning Mottagare Ansvarig 1 Installation av erforderlig maskinvara (produktionsmiljö). IT-service PingPong AB 2 Utbildning genomförd. Arbetsgrupp 1, styrgrupp, projektledning PingPong AB 3 Utbildning (1) genomförd. Centralsupport/ USA-GUL PingPong AB 4 Utbildning (2) genomförd. Pilotgrupp PingPong AB, USA- GUL 5 Fortlöpande pilotutbildning via webbstuga och support via mejl och telefon. Pilotgrupp, test-studenter USA-GUL
Sida: 9 (20) 6 Pilotstudie av programvaran och dess användarvänlighet genomförd. 7 Riskanalys genomförd, prioriteringslista och handlingsplan framtagen. 8 Installation/skapande av referensmiljö test- och utvecklingsmiljö. 9 Utvärdering av pilotstudie genomförd och sammanställd. 10 Intressentanalys reviderad och sammanställd. 11 Kommunikationsplan framtagen och klar. 12 CAS-inloggning/ CAS-ifiering av prod- och test-miljö genomförd. Systemägare GUL, projektbeställare, styrgrupp Projektbeställare, styrgrupp Systemägare GUL, systemförvaltare/systemansvarig GUL Projektbeställare, styrgrupp Projektbeställare, styrgrupp Projektbeställare, styrgrupp Systemägare GUL, systemförvaltare/systemansvarig GUL Projektledning, USA-GUL Projektledning, analysledare, referensgrupp PingPong AB, ITservice Projektledning, USA-GUL PingPong AB, IT-service 13 GU-anpassning av programvaran profil, skin och serveradressbyte beslut och leverans. Systemägare GUL, systemförvaltare/systemansvarig GUL Projektledning Projektledning Projektledning, PingPong AB, IT-service 14 Beslut om villkor för back-up fattat, hantering och lösning framtagen. 15 Migrering/flytt Sahlgrenskas miljö (och därmed GU:s ) till central server genomförd. 16 Omstrukturering av Sahlgrenskas och GU:s miljö, synkronisering genomförd. 17 Förvaltningsorganisationsplan (inkl utbildnings- och support ansvarig) framtagen. Systemägare GUL, systemförvaltare/systemansvarig GUL Systemägare GUL, systemförvaltare/systemansvarig GUL Systemägare GUL, systemförvaltare/systemansvarig GUL Styrgrupp,, (PIL-enheten), Systemägare GUL, systemförvaltare/systemansvarig GUL Projektledning, ITservice PingPong AB, ITservice Projektledning, Waldo Robles, PingPong AB Projektledning, (projektbeställare)
Sida: 10 (20) 18 Integration mot andra (adm) system i test- och produktionsmiljön för GUL lösningsförslag formulerat, integration genomförd. 19 Funktionsintegration av GUL i Medarbetar- och Studentportalen, lösningsförslag framtaget, integration genomförd. 20 Acceptanstestning i test- och därefter i produktionsmiljö genomförd. 21 Informationskampanj om GUL, etapp 1, enligt Kommunikationsplanen, påbörjad. 22A 22B Utbildning av administratörsutbildare genomförd. Utbildning (3) inför breddinförandet påbörjad. 23 Beslut fattat enligt förslag om förvaltningsorganisation för GUL. Funktioner/bemanning utsedd. 24 Breddinförande av GUL uppnått LMS:et tillgängligt för samtliga användare vid GU. Systemägare GUL, systemförvaltare/systemansvarig GUL Systemägare GUL, systemförvaltare/systemansvarig GUL Systemägare, systemförvaltare Målgrupper enligt intressentanalysen, fakultets- och institutionsrepresentanter för GUL USA-GUL, USA-förvaltn, PIL-enheten GU-anställda (undervisande personal och administratörer)., PIL-enheten GU-anställda, GU-studenter, projektbeställare, projektägare Ping Pong AB, IT-service, projectledning tillsammans med systemförvaltare Ladok, Palasso, GUkonto IT-service, projektlednin g tillsammans med systemförvaltare Portalen IT-service, systemförvaltare Ladok, Palasso, GUkonto Projektledning, PILenheten, repr fr Studentinformationsenheten, USA-GUL PingPong AB PIL-enheten, USA-GUL, USA-förvaltn, repr fr Styrgrupp, systemägare GUL, Gemensamma Förvaltn chef Projektledning, styrgrupp
Sida: 11 (20) 25 Informationskampanj om GUL, etapp 1, enligt Kommunikationsplanen slutförd. 26 Slutrapport framtagen, projektavslut beslutat. Målgrupper enligt intressentanalysen, fakultets- och institutionsrepresentanter för GUL Projektbeställare, projektägare Projektledning, PILenheten, Studentinformationsenheten, USA-GUL Styrgrupp, projektledning 3.1.2 Leveransprocedur För mer detaljerad beskrivning av leveranser, mottagare/ansvarig, kriteria för godkännande och leveransprocedur, se bilaga Leveranser och leveransprocedur. 3.2 Överlämning, procedur Efter styrgruppens godkännande av projektets resultat, införandet av LMS:et GUL, sker överlämning av lärplattformen till förvaltningsorganisationen för GUL. Det ansvar som tidigare legat inom projektorganisationen ansvar för teknisk drift, systemansvar, utbildningsansvar och supportansvar förs nu lämpligen över till funktioner inom den permanenta förvaltningen av GUL. Om projektets förslag till GUL-förvaltning har hörsammats och lett till beslut, med utnämning av förvaltningsfunktion/roller och bemanning, kommer överlämning av projektresultat att kunna ske optimalt. Efter styrgruppens godkännande av överlämning av ansvar följer slutrapport och projektets avslut. Avslut sker enligt styrgruppens beslut.
Sida: 12 (20) 4 Organisation 4.1 Projektorganisation Beställare Styrgrupp Referensgrupp/ PILOT Referensgrupp/RISK ANALYS Projektledning Referensgrupp/INTE GRATION Projektgrupp 1 Projektgrupp 2 Projektgrupp 3 4.2 Ansvar, befogenheter Se bilaga Projektorganisation-roller. 4.3 Lokalisering, utrustning samt lokaler Projektet bedrivs vid, Göteborgs universitet, med projektmöten i lokaler vid och IT-service. Projektet förfogar över programvaran PingPong samt utbildningslokaler i form av datasalar med datorer med installerad webbläsare och Internetuppkoppling i Nya Pedagogen, Västra Hamngatan 25 och på Gemensamma förvaltningen, Vasagatan 33. 4.4 Bemanning och utbildning 4.4.1 Bemanning Se bilaga - Bemanning, kontaktlista. 4.4.2 Utbildning För att kunna genomföra har delar av projektorganisationen (projektledning, styrgrupp, arbetsgrupp 1, del av pilotgrupp) genomgått utbildning i programvaran PingPong i programvaruleverantörens regi.
Sida: 13 (20) 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Projekttidsplan För mer detaljerad tidplan, se bilaga - Projekttidsplan generell och - Projekttidsplan detaljerad. 5.2 Beslutspunkter, milstolpar Följande beslutspunkter (BP) och milstolpar (MS) är definierade: Datum BP MS Beskrivning 2007-03-27 BP4 MS1 Godkännande av projektplan, start av genomförandet MS2 MS3 Installation av erforderlig programvara genomförd Utbildning 1 genomförd 2007-04-18 BP5:1 MS4 Beslut om genomförande och godkännande av projektplan 2007-05-XX MS5 Utbildning 2 genomförd 2008-05-07 BP5:2 MS6 Beslut om godkännande av projektdirektiv och reviderad projektplan, godkännande av fortsatt åtagande 2008-06-30 MS7 Pilotstudie för lärare och studenter genomförd 2008-06-XX MS8 Riskanalys genomförd 2008-06-XX MS9 Intressentanalys reviderad, kommunikationsplan påbörjad 2008-06 2008-08 2008-06 2008-08 2008-06 2008-08 2008-06 2008-08 2008-06 2008-09 2008-06 2008-09 BP6:1 MS10 Godkännande av leverans referensmiljö BP6:2 MS11 Godkännande av leverans CAS, GU-profil, back up-hantering BP6:3 MS12 Godkännande av leverans migrering, serverflytt, adressbyte BP6:4 MS13 Godkännande av leverans GUL-integrationer BP6:5 MS14 Godkännande av leverans acceptanstestning av integrationer BP6:6 MS15 Godkännande av leverans funktionsintegration i Portalen 2008-07 2008-09/10 BP6:7 MS16 Godkännande av leverans förslag Förvaltningsorganisation för GUL 2008-09-30 BP6:8 MS17 Godkännande av leverans utvärdering av pilotstudie 2008-09-XX MS18 Pilotstudie för administratörer genomförd 2008-08 2008-10 2008-08 2008-12 MS19 MS20 Utbildning av GULadmin-utbildare genomförd Utbildning 3, första omgången, genomförd 2009-03-31 MS21 Förvaltningsorganisation för GUL fastställd, förankrad och bemannad
Sida: 14 (20) 2008-12-31 MS22 Informationskampanj, etapp 1, avslutad 2009-01/03 MS23 Slutrapport för framtagen 2009-01/03 BP7 MS24 Projektets överlämning av leverans till förvaltning 2009-01/03 BP8 MS25 Projektets avslut enligt beslut 5.3 Resursbehov 5.3.1 Kompetensslag Roll Resursbehov Projektledning 100 %, jan 2008 - feb/mars 2009 Styrgrupp Förankring/ kommunikation av projektet Analysledning risk- och intressentanalys Projekt- o arbetsgrupp 1 GU-anpassning Projekt- o arbetsgrupp 2 GULintegrationer/ITS Projekt- o arbetsgrupp 3 utbildning o support Referensgrupp pilot Referensgrupp riskanalys Referensgrupp GUL-integrationer Samordning projektledning IT-service 1 mötestillfälle/månad (3 h), därutöver tid för dokumentgranskning, korrespondens samt genomgången GUL-utbildning 2 heldagar Del av projektledningen Del av projektledningen C:a 30 h samt 2 heldagars utbildning Workshop 9 h Planeringsmöten/samordning ITSprojektledning X h Installation av programvara X h Referensmiljö X h Migrering av Sahlgrenskas miljö 8 h CAS-inloggning/CASifiering 40 h Systemintegrationer 80 h Funktionsintegration/portalen X h Back-up hantering X h Profilhantering/GU-anpassning 40 h Driftsöverlämning och slutleverans 95 h Utbildning 2 heldagar samt 50 %-tjänst, sept 2007-mars 2008, 100 %-tjänst april-dec 2008 (2 pers) 2 utbildningstillfällen à 3 h samt eget arbete 2-3 mötestillfällen à 3 h samt eget arbete Deltagande i 2 workshops 9 h 15 %, jan-juni 2008 (ITS-projektledning) Palasso/GU-konto Förvaltning Deltagande i integrationsarbete c:a 40 h Beställningsmöte systemförvaltare-projekt GUL c:a 3 h
Sida: 15 (20) Ladok Förvaltning Deltagande i integrationsarbete c:a 40 h Beställningsmöte systemförvaltare-projekt GUL c:a 5 h 5.3.2 Utrustningsslag behöver utrustning i form av datautrustning samt mötes- och utbildningslokaler vid Göteborgs universitet. För användarutbildning i GUL behövs tillgång till dator med webbläsare samt Internet-uppkoppling. 5.4 Inköp resultat Maskinvara/server/installation leverantör PingPong AB (enligt faktura) Drift och underhåll leverantör PingPong AB (172.800 SEK/år) Campuslicenser, 30 000 leverantör PingPong AB (455.000 SEK/år) Utbildning för toppsupport och förvaltare leverantör PingPong AB (2-3 fria tillfällen enligt avtal, extra tillfällen därutöver enligt avtal) Utbildning för lärar- och administratörsutbildare leverantör PingPong AB (beräknad kostnad: 12.000 SEK/dag, enligt avtal)
Sida: 16 (20) 6 Arbetsformer 6.1 Produktionsmodell Produktion av projektresultat sker som: Möten med arbetsgrupper och projektgrupper Rådgörande möten med referensgrupper Driftsättning av IT-system enligt fastställd ITS-modell Integration mot administrativa system enligt fastställd ITS-modell Start av systemförvaltning enligt organisationsförslag 6.2 Produktion och kravdialog Produktion Projektet kommer att genomföras dels med stöd av den införande-modell som är framtagen av PingPong AB, dels med stöd av PPS, den fastställda arbetsformen för IT-relaterade projekt inom GU. Kravdialog, förankring För att Projektet GUL ska lyckas krävs det projektet och dess resultat är väl förankrat i verksamheten. Det förekommer idag mättnad inför nya system i verksamheten vid GU och det är därför av största vikt att GUL är väl prövat och att alla integrationer fungerar vid breddinförandet. Projektet har därmed definierat ett antal krav: Projektet ska vara väl känt. Verksamheten ska känna till och att ett nytt LMS/system är på väg. Systemet ska fungera när det släpps. De integrationer som utlovas (med t ex Ladok) ska fungera och vara testade vid breddinförandet. Systemet ska vara pedagogiskt prövat. Pilotgruppen kommer att testa GUL för sina aktiviteter/undervisning. Gruppens arbete är viktigt för att skapa goda förebilder i hur man kan använda GUL som ett pedagogiskt stöd i sin undervisning. Piloterna är viktiga som ambassadörer i projektets arbete med att inspirera och stimulera till användande av GUL. Systemet ska ha en verksamhetsnära support. Projektet ser det som viktigt att verksamheten vid GU har en nära väg till support och användarutbildning. Med support menas i detta fall inte enbart teknisk support utan även pedagogisk support, där användaren kan få råd och stöd i hur pedagogiska mål i undervisningen ska kunna uppfyllas med hjälp av GUL. Kravdialog förs kontinuerligt under projektets gång av projektledaren gentemot projektbeställare, projektägare och styrgrupp. 6.3 Dokumentstyrning Projektets styrdokument projektdirektiv, projektplan och dess bilagor samt mötesprotokoll och beslutsunderlag för styrgruppen sammanställs av projektledaren. Dokumenten versionshanteras och övergår i slutgiltig fastställd version efter godkännande av styrgruppen.
Sida: 17 (20) Analysdokument sammanställs av projekt- och analysledaren och resulterar i rapporter utan versionshantering. Rapporterna delges styrgrupp och projektbeställare. Samma princip gäller för läges- och statusrapporter sammanställning av projektledare, delgivning av rapport till styrgrupp och projektbeställare. Övriga projektdokument kallelser, mötes- och minnesanteckningar, protokoll och diskussionsunderlag sammanställs av projektledaren och/eller arbets- och projektgrupper. Versionshantering tillämpas inte för dessa dokument och dokumenten behöver heller inte fastslås och godkännas av projektets styrgrupp. 6.4 Avvikelse- och ändringshantering Avvikelser från projektplanen rapporteras av projektledaren till styrgruppen och Projektkontoret. Styrgruppen beslutar i sin tur om åtgärder och hantering. Ändring av projektplan (dvs tidsramar, leveranser, projektorganisation) initieras av projektledaren, meddelas styrgrupp och Projektkontoret samt beslutas av styrgruppen. 6.5 Sekretess, säkerhet Dokument som produceras vid riskanalys bör inte spridas till allmänheten. Likaså är de projektdokument (t ex protokoll, rapporter och anteckningar) som bifogas i e-post och/eller läggs ut i lärplattformen GUL endast tillgängliga för de medlemmar som ingår i resp grupp inom projektet. Dokumenten kan dock rent tekniskt spridas vidare till annan part. Spridning av dessa dokument bör ske efter personligt avvägande om spridningens lämplighet och dess påverkan på projektets genomförande och resultat. Projektets styrdokument projektdirektiv, projektplan och dess bilagor kan och får med fördel spridas till allmänheten eller annan part, eftersom projektets genomförande och mål bör vara allmänt känt. 6.6 Informationsspridning Projektinformation kommer att spridas både GU-internt och externt. Huvudkanaler för spridning av skriftlig information är via projektets hemsida, mejl, distribution av dokument och publicering i lärplattformen GUL. Media för GU-anställda och studenter/doktorander kommer också att nyttjas i spridandet av information. Muntlig information om projektet sker via informationsmöten och telefon. Se bilaga Informationsspridning, matris. Projektets hemsida, http://www.sa.adm.gu.se/enhetenforadministrativasystem/gulgoteborgsuniversitetslarplattform, skall publicera aktuell information och projektrelaterade dokument och länkar. Likaså kommer själva lärplattformen GUL att användas för informationsspridning till de grupper som verkar inom projektet. Styrgrupp och referensgrupp (riskanalys och pilot) har t ex egen kommunikationsyta i GUL. Annan kanal att nyttja för informationsspridning till t ex administratörer är Kursportalens meddelandefunktion.
Sida: 18 (20) 6.7 Möten Möte Syfte/resultat Former/plats Ansvarig/delt agare Styrgruppsmöten Godkänna projektresultat och Uppföljnings- Styrgrupp fatta beslut enligt och Projektledning beslutspunkter beslutsmöten Frekvens/tid Regelbundna möten, c:a 1 gång/månad Arbetsgruppsmöten -projektgrupp 1 Besluta om GU-anpassning av GUL, ta fram integrationsbeskrivning, formulera villkor för användning av GUL. Arbetsmöten Arbetsgrupp 1 Projektledare 2 utbildningstillfällen, samt 4 arbetsmöten Arbetsgruppsmöten -projektgrupp 2 Att genomföra integration mellan GUL och andra administrativa system Arbetsmöten Arbetsgrupp 2 Projektledare Varierar beroende på uppdrag Arbetsgruppsmöten -projektgrupp 3 Arbetsgrupp 3 4-8 utbildningstillfällen/månad Referensgruppsmöten - riskanalys - integrationsplan - pilotstudie Att genomföra pilotstudie med ansvar för utbildning och support av pilotgruppen Att utgöra expertis, med uppdrag att ta fram beslutsunderlag och därmed agera rådgivande till projektledning och styrgrupp Utbildning via webbstuga, support via mejl/telefon Arbetsmöten Referensgrupp Projektledare Varierar beroende på uppdrag 6.8 Avveckling För avveckling av projektet krävs att förvaltningsorganisation framtagits för lärplattformen GUL, samt att roller inom organisationen tillsatts och bemannats. För optimalt nyttjande av lärplattformen krävs att medel från Gemensamma förvaltningen varje år tilldelas systemförvaltaren för permanent och ordinarie verksamhet och drift. För avslut av projektet krävs godkännande av överlämning och avslut från styrgruppen.
Sida: 19 (20) 7 Risker 7.1 Riskanalys Riskanalys har genomförts april-juni 2008 av både projekt och resultat, (P) och LMS:et GUL (R). Riskanalysen genomfördes av projektledningen, med hjälp av universitetets säkerhetssamordnare Carin Norlin och en referensgrupp om 18 personer, med representation från systemförvaltning, PIL-enheten, projektbeställare, fakultets- och studentrepresentant, Sahlgrenska akademin, ITL, ITS och universitetets jurist. Analysarbetet resulterade i ett framtagande av risk- och prioriteringslista, samt handlingsplan/åtgärdsförslag. Riskanalysens resultat överlämnades den 2 juli till projektets styrgrupp. 7.2 Risker som identifierats Se bilaga Risklista med åtgärdsförslag för mer detaljerad beskrivning av risker/risktyp, sannolikhet och påverkan, åtgärder, status och ansvariga för åtgärder. Här följer de risker som identifierats och bedömts som högst prioriterade enligt riskanalysen: Tidsplanen för breddinförande av GUL vid GU förskjuts med mer än två månader LMS:et GUL kan inte hantera lärarundantaget avseende upphovsrätten eller att annans skyddade material används LMS:et GUL används på olika sätt av institutionerna LMS:et GUL används på felaktigt sätt vad gäller lagring och arkivering av information Personella brister hos Ladokgruppen vid får konsekvenser för GULanvändare som ej får tillgång till GUL vid kursstart Hög arbetsbelastning för institutionsadministratör, med konsekvens att kursregistrering i Ladok försenas, gör att GUL-användare ej får tillgång till GUL vid kursstart Flera IT-relaterade projekt kräver samma typ av resurser hos ITS vilket orsakar resursbrist Integrationer mellan GUL och andra (administrativa) system fungerar inte Fungerande förvaltningsorganisation för GUL saknas inför vårterminen 2009 Undervisande personal får inte tillräcklig support (från PIL-enheten) GUL-administratörer får inte tillräcklig support (från ) LMS:et GUL kan inte hantera problematiken med skyddad identitet hos användarna LMS:et GUL saknar idag öppna sidor för allmänheten Övergripande regelverk för hur funktioner som både finns/används i GUL och övriga ITtjänster ska användas saknas idag Belastningstester för LMS:et GUL är inte gjorda på GU
Sida: 20 (20) 8 Projektkalkyl Nr Typ av kostnad Beskrivning Belopp (2008-04-30) 1A Projektledning Personell resurs för ledning av 1B Utbildning och support Personell resurs för utbildning och support under testfas/pilotstudie och inför breddinförande. 2 Teknisk konsultation Integrationer, CAS-ifiering, referensmiljö, back-up hantering, GU-anpassning, driftöverlämning/slutleverans. 3 Drift och underhåll av programvara Årlig kostnad för drift och underhåll av programvaran av leverantören i kundens driftmiljö. 100 % tjänst eller 462.000 SEK 50-100 % tjänst eller 200.000 SEK Belopp (2008-05-30) 100 % tjänst eller 462.000 SEK 50-100 % tjänst eller 200.000 SEK 108.000 SEK 400-600.000 SEK, prel bedömning 57.600 SEK 172.800 SEK 4 Licenser Årlig licenskostnad 455.000 SEK 455.000 SEK 5 Utbildning Utbildning av användarutbildare 12.000 SEK/ utbildnings-dag X Summa budgeterade kostnader, äskade medel Enligt tilldelade medel 12.000 SEK/ utbildnings-dag 1.207.270 SEK 1.207.270 SEK X Summa totala kostnader Enligt kalkyl 1.282.600 SEK 1.689.800 1.889.800 SEK X Differens Tilldelade medel totala kostnader - 75.330 SEK - 482.530 682.530 SEK 9 Referenser Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum 1 Införandeplan, Ping Pong AB XXXXXXXXXXXXXXXXX 2 Uppdragsbeskrivning/ avtal Dnr B 6 5021/06 3 Rektorsbeslut, sammanträde 2006:21 2006:21, 2006-12-11 4 Kursportalens förvaltningsgrupp sammanträde Protokoll 32, 2006-10-18 5 Kursportalens förvaltningsgrupp sammanträde Protokoll 33, 2006-12-19 6 Kravspecifikation SLUSS-projektet XXXXXXXXXXXXXXXXX